高清视频会议系统实施方案文档格式.doc
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照明设备
日光灯（）三基色灯（）
会议室背景颜色（墙壁，桌椅，窗帘）：
会议室窗帘配备了遮光布？
有（）没有（）
显示
设备
背投（）
数量（）
电视机（）
数量（）
投影（）
显示器（）
等离子屏（）数量（）
接口类型（）
音响
设备
调音台：
有（）无（）；
调音台空余输入输出接口数量：
（）
调音台的接口类型（）
摄像机
是否已有高清摄像机：
有（）没有（）
安放
位置
视频终端安放位置：
音视频矩阵有否（）其距离视频终端设备（）
控制室
有（）否（）
视频终端与连接设备的距离
到调音台距离（）米；
是否有布线：
到已有摄像头距离（）米；
有（）没有（）
到电源接口距离（）米
到网络信息点距离（）米
信息点到网络机房距离（）米
会议室或控制室内是否有计算机：
1.1.4现场安装调试
设备到达安装现场后，由我公司技术人员和用户共同清点完毕后，工程实施小组的工程师将开始设备安装调试工作。
项目组将有包括项目经理在内的多名工程师参加项目实施，他们负责现场视频会议系统设备的安装和调试，完成后同时填写项目安装调试报告。
我们在设备安装和调试的同时，将对使用单位的设备操作和维护人员进行现场培训，同时为每个会场提供一套完整的技术资料。
重庆市XXXX集团有限公司高清视频会议系统项目实施任务书
项目名称
项目编号
项目经理
填写日期
其它执行人
任务的内容、完成的标志
序号
任务的内容
任务完成标志
具体完成情况
1
熟悉设计方案
掌握项目需求
2
安装准备
现场培训资料，文档
3
勘察用户的安装现场
填写安装环境调查表
4
设备交货，到货验收
到货验收单
5
设备安装
就位
6
设备调试
可以参加会议
7
现场培训
用户能够独立使用该设备
8
工作日志
日志报告
9
系统联调
运行稳定
10
系统验收
验收报告
项目经理签字
签字日期
部门经理签字
节点单位项目实施任务书
安装地点
施工人员
安装准备工作
了解会场状况填写安装环境调查表，现场培训资料
与各会场联系人确认安装计划和行程
日志记录
可以参加会议，填写功能验收单
系统联调，联系用户进行配合
系统试运行，经常与用户进行沟通，了解使用情况，及时发现并排除问题
保证系统的正常运行
系统最终验收，联系用户进行配合
施工人员签字
71
重庆市XXXX集团有限公司高清视频会议系统项目安装调试报告
用户信息
单位名称：
联系人：
联系人电话/传真：
电子邮箱：
地址：
视频终端设备配置信息
主机名称：
会场名：
IP地址：
子网掩码：
网关：
电视机设置数目：
1（）2（）3（）4（）
图形显示器使用：
电视机（ ）显示器（ ）
视频源：
1（）2（）3（）4（）
内置多点功能状态：
打开（ ）关闭（ ）
自动应答：
打开（ ）关闭（ ）
允许远程监视：
系统密码：
有（ ）无（ ）
有密码，密码为：
MCU配置信息
控制接口IP地址：
H.323服务名：
IP模块IP地址：
工程信息
开工时间：
完工时间：
设备安装人：
视频会议终端外围设备连接情况：
电视机（ ）投影机（ ）等离子电视（ ）显示器（ ）
音箱（ ）调音台（ ）录像机（ ）辅助摄像机（ ）
视频终端设备及外围设备连接示意图：
MCU设备连接示意图：
1.1.5到货验收
在合同设备到达用户指定的地点后，用户与我公司代表将共同开箱验货，依标书要求对全部设备的型号、规格、数量、外型、包装及资料、文件（如装箱单、保修单、随箱介质等）的验收，当出现损坏、数量不全或产品不对等问题时，我公司将负责解决；
同时按标书技术部分要求对其产品的性能和配置进行测试检查，并做出测试方案和测试报告，保证所有硬件设备在标书中所规定的地点和环境下，实现正常运行，并达到标书要求的性能和产品技术规格中的性能。
系统联调的主要任务内容：
系统视频、音频和数据图像效果，会议方式模拟，视频会议系统与网络系统的融合效果，使系统运行稳定。
视频会议设备和会议室设备的融合。
在完成系统联调工作后，我公司将配合用户按照验收测试计划共同对视频会议系统进行现场验收测试，对设备技术指标和系统总体性能进行验收。
系统验收后，签署系统验收文件：
工作描述
时间点
参与人员
工作成果
测试方案编写
启动阶段，实施方案完成之后
技术实施经理/实施组工程师
测试方案（重点是描述测试项、测试方法）
测试计划编写
测试计划（重点是描述测试时间、人员、测试项、测试方法）
到货验收
设备到货之后
到货验收报告
设备安装测试
实施阶段，设备加电配置完成之后
实施组工程师
加电验收报告
实施阶段，视频会议会议室设备安装调试完成后
视频会议系统系统联调测试报告
验收
系统验收之前，对系统安装、测试及演习情况进行汇总分析
1.1.6培训工作
现场培训：
在工程实施阶段，我公司工程师除了进行现场的安装调试工作外，还会对各会场指定的系统操作使用人员和维护管理人员进行现场培训。
我们提供完整详细的培训资料，保证用户能够正确掌握设备的使用方法，熟练地进行安装、维护及检修等工作。
集中培训：
对系统相关使用和维护人员进行集中的系统培训。
集中培训将根据用户要求安排时间和制定培训细节。
1.1.7技术支持与售后服务
工程验收后，系统将进入技术支持与售后服务阶段，由我司客户服务中心对系统进行技术支持与售后服务工作，同时我司有专职的服务经理专门负责本项目的售后服务。
1.1.8交付的技术文件和施工文件
在项目实施期间，我们将根据用户的要求、依据ISO9001的规范，编写和整理各类技术文档和项目实施文档；
在项目完成时将全部技术文档汇集成册交付给用户。
我们将提供全套的中文技术文件，包括：
l系统设计说明书
l设备安装指南、操作手册、管理员手册和维护手册
l项目系统拓朴图
l视频会议管理规定建议
l视频会议现场操作规程
l我们将提供中文项目实施文档，包括：
l安装环境调查表
l项目实施进度记录
l安装调试报告
l到货验收单
l培训记录
l视频会议系统IP地址分配表
l安装竣工图
l系统最终配置图、线缆连接图、对线表
l工程竣工报告
l事故应急预案
l设备厂商联系名录
l技术支持和售后服务计划
l售后服务人员联系名录
同时，我司交付文档还包含以下：
种类
文档名称
项目管理
项目工作说明书
项目计划
项目开发计划
项目进展报告
项目周报
会议纪要
项目验收报告
设备验收
IT资源验收单
项目实施
规划设计方案
项目实施方案
项目测试
灾难应急预案
灾难应急预案演练报告
项目验收
项目初验报告
项目终验报告
项目售后服务及保修说明
项目资料交接单
培训
培训教材
培训效果调查单
运维
用户手册
日常维护手册
系统安装部署手册
系统操作维护手册
数据备份与恢复手册
用户说明书/操作手册
二次开发部分的源代码
1.1.9项目实施的管理
为了对项目实施工作进行有效管理，并能及时控制、调整、解决实施中的问题，我们将在实施过程中执行以下管理措施：
定期项目小组会议
定期的项目小组会议贯穿整个项目的实施过程，由项目经理负责召集相关人员定期召开：
审查项目进程
l解决存在问题
l检查落实后续的工作
l分解目标，细化任务
l分解目标，细化任务，将项目实施过程分为三个阶段，实施前期、实施中期和实施后期，并细化每一阶段的工作，将每一项工作分配到项目组成员，由该成员负责完成该项工作。
l全过程文档记录
文档和质量管理小组和系统设计小组确定在各个阶段要提交的所有文档，并监督这些文档在实施过程中的应用，项目组成员在项目实施过程中将认真填写相关文件和记录。
l定期汇报制度和及时汇报制度
l项目实施全过程采取项目每日报制度；
l对货物运输情况采取每日汇报制度；
l对现场安装调试情况、系统联调情况采取每日汇报制度；
l对系统试运行情况采取每日汇报制度；
l对各种应急情况采取实时直报项目经理制度。
l项目组成员每天将自己完成的项目信息通过电子邮件的方式发送给项目经理，以便项目经理可以及时掌握项目进展情况，遇到问题可以及时协调；
并可以及时安排和调整第二天的工作。
现场实施规范
各实施小组在进驻项目现场后，将严格遵守用户的各项规章制度和管理规定。
1.1.10项目实施应急方案
我司已经针对本项目制定了详尽的设计、实施方案。
同时，针对各类突发事件，我们设计了相应的预防与解决措施，提供了完整的应急处理流程。
应急流程。
我们要求项目实施过程中，实施人员直接将突发情况报告项目经理，项目经理对突发事件做出判断，安排相关小组处理。
如属软件问题，安排系统设计小组以最快的方式向实施人员提供没问题的软件；
如属硬件和货物问题，安排商务小组以最快的方式向实施人员提供备用的设备或部件。
同时，由系统设计小组将故障情况通报项目实施小组，保证所有实施人员可以尽快获得相关信息，避免同一情况的再次发生。
系统设计小组也将这些情况放置到该项目网站上，以备查阅。
应急处理措施
项目实施过程中不可避免会出现各种各样的问题，我们考虑到这一情况，在系统设计时增加了对系统关键环节、关键设备的技术分析和保障措施，特别是设计了相应的预防措施，努力做到以预防为主。
针对工程实施中可能遇到的各种各样的风险，我司总结多年项目实施经验，针对一些可能出现的情况，制定了一系列预防处理措施，举例如下：
事件
预防措施
处理
货箱清点，缺箱、少箱
做好装箱单
包装箱做好密封
提前与运输部门协调；
备件库提取备件；
核查货物装运过程；
场地不符合安装条件
做好安装环境调查；
协调用户尽快解决；
先保证系统开通；
或调整安装计划，先安装其它会场；
设备安装过程中出现问题
发货前做好加电测试
采用最快方式发往安装地点；
工程师现场更换故障设备或部件；
1.1.11项目实施过程中ISO9001质量保证
我司于2015年10月通过了ISO9001质量管理体系认证，树立了以服务客户为中心的思想。
我司凭借多年从事系统集成工作的经验，总结实际工作的切身体会与正反两方面的经验教训，逐步形成了一套以ISO9001质量体系标准为基础的系统集成工程管理流程与规范。
公司通过对《ISO9001质量管理体系文件》的编写、评审、试运行，修改、再评审、再修改，正式运行，集思广益、博采众长形成了独具特色、切实可行的管理体系—ISO9001质量管理体系，并使用相应的实施方法和手段，在多个大型视频会议项目中得到了应用，取得了良好的效果。
为了保证整个工程能够自始至终有序地进行和保质保量按计划地完成，我们组织了一批具有较为扎实的项目管理理论知识和丰富的系统工程实践经验的项目管理人员、ISO9001质量管理人员、工程技术人员，他们将遵循ISO9001质量管理体系要求，规范项目的业务过程，降低和消除项目风险，保证项目实施的质量和工期。
项目质量控制的关键在于项目实施过程的科学性、实施人员的技术水平和完善的质量监督管理体系。
我们要求工程师依照安装任务书和设备说明书进行施工，施工期间保证工程师遵守用户方制度和纪律，并按照用户的办公时间作息。
1.1.12项目实施质量控制表
1.1.13项目风险控制
由于各种客观因素的影响，必然存在一定的实施风险，因此，必须进行全面的风险分析、并建立一套切实可行的风险控制机制及应对措施。
1、识别风险
针对本项目情况，详细分析相应的项目实施计划，参考以往类似项目的实施经验，分析各类风险因素，识别项目潜在风险及其征兆。
2、量化风险
对各类已知风险进行量化分析，如估计风险的影响力（如范围、程度等），判断风险发生的可能性，并采用专门的量化工具、按一定的规则综合估算各类风险的风险值。
3、制定风险应对措施
制定风险管理方案，针对不同的风险因素制定不同的风险应对措施，如消除风险发生的起源避免风险发生、设定风险预算投入降低风险发生概率、制定防范计划或后备措施减缓/消除风险的影响等。
下表是关于“广东电网有限责任公司电力调度控制中心视频会议系统备调平台设备加装（增容）”的风险分析及应对措施：
注：
H――高；
M――中；
L――低
4、风险应对措施实施控制
根据制定的风险管理方案，在项目过程中对风险事件做出回应：
当变故发生时，风险识别，风险量化，并按照风险应对措施采取相应的项目活动。
另外，项目的风险极其复杂，就算最彻底和最复杂的分析,也不可能完全识别出所有风险并事先做出应对措施，因此，必须实施和重复进行风险控制。
风险分析
编号
风险
影响度
HML
可能性
到货或清关延期
H
L
测试点场地不具备安装测试条件
M
测试点设备DOA
某些安装点场地不具备安装条件
客户应用不一致，测试时不能含盖
设备运输过程中造成设备有损
风险识别
根据项目情况分析，可以识别出项目主要风险如下：
（1）设备风险
风险来源：
项目涉及视频会议设备、语音设备等多种产品。
风险描述：
货物不能及时到达；
货物到达不齐；
货物错发；
包装损坏加电自检通不过；
设备在试运行期间出现故障。
（2）时间风险
项目实施工期短，所涉及的产品比较多，各系统之间需要项目配合。
比较短的时间内要完成整个项目工作。
（3）技术风险
实施目标较高。
搭建一个技术先进的、稳定可靠安全的视频会议应用平台，并实现招标方对系统的全部。
（4）系统维护风险
新系统的维护。
对于客户来说，在短时间内新建了一个系统。
如何维护好这样系统是一个的挑战。
风险对应策略
在整个货物采购，交货的过程中，我们质量控制组有专人负责整个流程各个环节的监控。
项目协调组会协调厂商及时组织生产，协调货运代理及时运送货物到达口岸。
商务组及时、积极运作报关手续，保证货物提前或及时入关。
我公司工程师将按照设备清单清点货物，并做详细记录，如果发生货物少发，多发，错发情况时，经双方确认后形成一个备忘录，由我们负责在用户满意的时间内尽快更换补齐或者更换。
如果发现包装有明显的破损或异常时，应记录包装破损程度，并照相；
检查并记录外包装上的振动标志和倾斜标志是否变红；
记录设备外表是否有损坏现象；
由工程师决定是否决定加电测试；
填写开箱验货报告；
对于包装破损，或者加电自检有问题的设备，我们有充足的备品、备件库，将在指定的时间内，迅速更换全新的备品备件。
设备在试运行期间如果出现故障，我们将查明故障原因并根据故障的实际情况，采取调试软件系统，更新配置或者整机系统等手段重新测试。
（2）时间风险对策；
详细的进度计划。
在项目实施周期较短的情况下，与各方共同制定一个详尽可行的进度计划非常必要。
在进度计划中，确定需要完成的任务、任务的开始和结束时间以及相关的责任人，这样便于对项目进行监控。
可以在项目实施时间有所偏差时及时赶工，保证进度要求。
到货期保证措施。
保持与各厂商的沟通并及时向客户汇报到货进度；
以及时解决商务操作中出现的问题，保证设备的到货期。
l多个实施小组并行工作
l成立多支实施小组，分别负责以下工作：
l视频会议系统的安装调试；
l会议室显示系统的安装调试；
l会议室音响系统的安装调试；
l资源保证措施。
重庆市XXXX有限公司及各供应商提供必备的资源。
确保有充分可以使用的资源。
部分工作提前进行
项目启动后即开始编写设备安装环境准备表并发送至客户方项目组。
确保在设备进场前完成环境准备工作。
我司提前编制采购计划，确定采购物品并跟进相应的到货期。
在设备采购期内，项目组与用户相关人员充分沟通，完成需求调研、设计方案、实施方案和测试方案的编写和确认工作。
（3）技术风险对策
投标方案的考虑
在投标方案中选择产品和制定方案时，即考虑到产品的可用性和方案的先进型与可行性。
确保给出的产品性能满足需求，方案先进可行。
设计方案、实施方案的编写与确认
项目启动后即开始需求调研，然后编写设计方案、实施方案，并且征求各方意见。
确保方案细化可行。
测试方案的确认。
在实施方案编写的同时即准备测试方案，确保各测试项覆盖全面，测试结果有效。
（4）维护风险对策
我司在产品和方案的选择上已经考虑到系统维护的简易性；
在售后服务支持上，我司提供完备的支持服务，确保用户7×
24小时都可以得到相应的支持服务；
我司制定了完备的服务方案，为客户提供培训服务。
确保客户理解、掌握相应的技术，为客户今后的维护工作提供便利。
我司编制初步的系统运维文档，并与客户共同讨论确定。
5.1.9交货期保证措施
对于项目来讲，要保证保质保量的如期完工，就需要有一套完整的项目管理流程，确保采购的货物能够如期到货，并要保证货物的质量。
为了能够使该项目正常运行，就需要保证货物的交货期，具体我们采取以下措施
一、货物的采购
首先，合理安排订货和交货，是项目施工能够按计划进行的保障。
我司长期与各设备厂商、软件厂商合作，熟知订货、进关等工作流程，能够很好地协调货物的生产和运输问题。
我们在合同签订之前，即与设备供应商联系设备定购事宜，使设备供应商可以提前安排生产计划，在定单正式生效时，合同设备可以马上进入交货流程，满足设备交货进度的要求。
我们与用户签订合同后，将立即和设备厂商进行商务洽谈，确保项目中所有硬件、软件如期、安全地到达指定地点。
其次，准备足够的资金，保证供货商能够按时交货。
二、货物的运输
在备货期间，我们将保持与各厂商的联系，密切跟踪货物生产、运输情况。
同时，我公司以到货情况跟踪表的形式，每天向项目领导小组通报一次货物情况。
在进行设备运输时，我们将考虑设备安装地点的可能运输方式和运输周期，制定合理的设备运输计划，保证合同设备安全按时地抵达指定地点；
设备运输采用门对门方式，由用户指定的收货人收货。
在设备的运输过程中，我们将严格按标准进行包装，包装符合远距离运输、防潮、防震、防锈和防野蛮装卸等要求，能确保货物安全无损地运抵目的地。
我们将在设备装运发货24小时内，传真通知用户以下信息：
运抵的货单编号、产品名称、包装箱数目、运抵地点以及确切发运日期、存储要求及其它注意事项。
设备到货后，我们将在发往指定交货地点之前，对设备进行加电测试。
三、交货承诺
对重庆市XXXX集团有限公司高清视频会议系统项目设备交货，我公司承诺如下：
1.保证所有货物为全新设备。
2.保证最终交付给客户的设备无质量问题。
3.保证按交货计划及时将货物运至客户指定现场，不影响工程进度。
1.2实施流程、目标和任务时间、人力安排
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