2项目采购采买管理规定Word文档下载推荐.docx
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2014年月日
2
技术管理部
3
商务采购部
4
施工管理部
5
安全环保部
6
MTO项目组
7
烯烃分离项目组
8
PP项目组
9
空压制氮项目组
10
总变项目组
11
厂前管理区项目组
说明：
（1）本程序文件知识产权属富德常州甲醇制烯烃项目部所有，XX许可或批准，不得对项目部以外任何组织或个人提供；
任何外部组织或个人擅自获取、使用、转让本程序文件的行为均属侵权。
（2）本程序文件执行解释权在项目控制部。
1总则
为了加强对项目工程服务、设备、材料自行采购采买活动的管理，规范项目采购采买行为，保证项目采购采买工作合法、有序、有效地进行，根据《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国招标投标法实施细则》和《机电产品国际招标投标实施办法》等相关法律法规以及集团的有关规定，制定本管理规定。
2适用范围
本管理规定适用于项目建设阶段所有工程建设项目所涉及的工程服务、设备、材料等项目自行采购的邀请招标采购、询价采购、直接采购、竞争性谈判和直接谈判采购等采买活动。
3采购工作策略及原则
针对本项目建设特点，项目采购采买工作必须遵循《项目采购管理规定》中规定的采购策略和采购原则。
要充分考虑设计变更对采买工作计划的影响，制定出合理的、切实可行的采买工作计划，保证项目建设的进度。
为确保项目高质量建成，认真执行项目质量计划，坚持质量保证原则，严把监造、检验和验收等质量控制环节。
在满足项目工程服务、设备、材料质量和进度要求的前提下，最大限度的节省采购费用和流通费用，提高项目建设的经济效益。
严格实行“货比三家、公平竞争”的采购原则，建立采买程序化作业流程和制约机制，加强对供应商的选择、询报价、合同、订单审核环节的管理，最大限度维护项目利益；
严明采买工作纪律，杜绝个人行为，采买及相关人员应当廉洁奉公，遵纪守法、严格自律。
4采购工作的归口管理与职责
4.1采购工作的归口管理
采购工作是在项目主任的领导下，在项目分管商务采购副主任具体指导下，在项目各部门、各项目组的支持下，由项目商务采购部负责。
商务采购部是项目采买和商务工作的管理部门，是项目采购管理与实施的责任归口部门。
负责项目工程招投标、合同管理、EPC承包商采购管理、保险安排等商务管理工作及项目采购管理工作。
4.2采购职责分工（详见表1）
表－1采购职责分工表
采购工作事项
项目各部门
项目组
财务部
分管副主任
项目主任
董事长
项目总体统筹计划
采购部分的编写（项目采购策略、采买计划的制定）
负责
支持
审批
批准
采买需求计划
编制满足可采买性要求的需求计划
编制满足可采买性要求的请购技术文件
采购策划
框架协议下采购
采买预估金额＞1000万元人民币
采买预估金额≤1000万元人民币
备案
询价/招标
询价/招标文件编制
询价/招标工作组织
评标组织
技术评标办法
商务评标办法
项目评标委员推荐
评标结果报批
询价采购评标报告报批
采买金额＞1000万元人民币
采买金额≤1000万元人民币
合同审批
框架协议下采购合同审批
付款审批
计划编制及动态跟踪
周报、月报、总结及各专项报告编报
供应商管理
编制项目合格供应商名录
组织对合格供应商进行分级、分类
组织对供应商的动态管理
5采购方式
5.1国外进口设备/材料的采购方式
国外进口设备、材料采买，除国家有关部门另有批复外，特别是涉及免税设备的，将严格按照国家有关规定执行。
由项目委托具有国家商务部颁发的“国际招标机构”甲级（不受委托金额限制）、乙级（一次性委托金额4000万美元以下）和预乙级（一次性委托金额2000万美元以下）资格的机电产品国际招标代理公司，采用国际公开招标的形式完成采买。
5.2国内设备/材料的采购方式
5.2.1邀请招标
为了缩短采买周期，减少招标费用，针对性国内外的工程承包服务、设备材料供应资源市场，公司项目采购一般采用邀请招标方式进行采购。
5.2.2框架协议下的采购
所采购的设备/材料属于项目框架协议范围内的，要根据框架协议中规定的技术标准、技术要求和货物的单价进行采购。
如遇价格有浮动时，可按框架协议规定的价格调整原则进行调整，调整方案必须按项目采购审批管理权限规定进行审
批。
5.2.3询价采购
询价采购指对三家以上的投标商提供的报价进行比较，以确保价格具有竞争性的采买方式。
5.2.4竞争性谈判
竞争性谈判是在投标商不足三家、只有两家时采用的一种采买方式。
5.2.5独家采购
适用范围：
（1）只能从唯一承包商或供应商处采购的；
（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他承包商或供应商处采购的；
（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处采购。
独家采购指在适当的条件下向单一承包商或供应商征求建议或报价进行的采购，又称单一来源采购，是一种没有竞争的采买方式。
采用独家采买方式必须要通过公司项目主任组严格审批才能实施。
5.2.6合同下的追加采购（设备材料类采购）
合同下的追加采购是由于设计变更或原合同采购量不能满足项目建设的需要所进行的一种补充采购方式。
追加采购金额原则上不能大于30万元，且追加采购金额不能大于原合同金额的5%。
如果不符合以上任何一个条件，请购单位要重新编写请购文件，执行请购程序；
如符合以上两个条件，追加请购单需项目组/部门经理签字确认，由项目主任组主任批准。
6采购计划
6.1工程服务类采购
由项目控制部的进度控制人员根据项目总体建设进度，制订科学合理的项目采购总体进度计划；
由项目控制部的费用控制根据询价结果、项目概算，制订费用控制目标。
项目控制部∕项目组和商务采购部将依照正式发布的计划，分别按期提交技术询价书和商务询价书，如期开展招标、询价工作，确保采购工作按计划完成。
6.2设备/材料采购
设备/材料采购计划由项目组根据设计文件、设计进度，提出采购设备/材料需求计划，然后由商务采购部根据项目控制部制定的项目总体建设进度，制订科学合理的设备/材料采购进度计划；
相关部门将依照此计划，分别按期提交技术询价书和商务询价书，如期开展招标、询价工作，确保采购工作按计划完成。
7合格承包商、供应商的选择
根据项目合格的工程承包服务商名单、合格供应商名单，结合项目的具体情况，由商务采购部负责组织，相关部门参加，对拟投标的承包商、供应商进行资格预审。
项目承包商、供应商原则上在项目的合格承包商、供应商名单内选取，不足的增补。
增补的原则详见《项目合格承包商、供应商管理规定》（编号XXX）。
8采买流程
8.1需求计划
由商务采购部接收项目组/部门的工程服务、设备材料“需求计划”，对“需求计划”内容（完整性、合理性、准确性）进行审核，并向商务采购工程师下达采购任务。
下达采购任务时应明确任务完成的时间和采购内容。
“需求计划”由项目组、技术管理部编制，应包括以下主要内容：
（1）需求计划文件；
（2）设备/材料需求明细表（设备/材料类采买）；
（3）项目执行要求、业主管理规定（工程服务类采买）；
（4）承包商、供货厂商提交资料表；
（5）进度、费用控制指标；
（6）设备材料的规格书、数据表（设备/材料类采买）；
（7）工程承包服务技术文件
（8）要求供应商提供的由设计院确认的图纸资料清单和时间（设备/材料类采买）；
工程承包服务技术文件
（9）适用的标准、规范；
（10）其他相关资料和文件。
8.2承包服务商、供应商的资质预审
8.2.1商务采购部在接收到采购需求计划后，从《公司项目合格承包服务商、供应商名单》内选出潜在的合格承包服务商、供应商进行资质预审。
预审合格的承包服务商、供应商名单形成邀请招标/询价采购的短名单。
8.2.2如《公司项目合格承包服务商、供应商名单》中缺项，无“需求计划”中需要的承包服务商、供应商类，商务采购部应从中石油、中石化、神华煤化工等项目合格承包服务商、供应商名单中选取，并进行预审，必要时由商务采购部组织对承包商、供应商进行实地考察。
8.2.3对于即不是《公司项目合格承包服务商、供应商名单》，也不是中石油、中石化、神华煤化工项目合格承包服务商、供应商名单的承包服务商、供应商应严格审查，并对由其承包建成的项目、供货建成的项目进行实地考察，听取用户的意见，形成考察报告，报公司项目主任组审批。
8.3采购策划
8.3.1商务采购工程师依据“需求计划”编写“招标/询价方案审批表”，主要内容包括：
拟选择的承包商和供应商、采买方式（主要有：
邀请招标、框架协议下的采购、询价采购、独家采购和合同下的追加采购五种形式），商务采购工程师按照项目审批流程进行采购方案审批会签工作。
8.3.2采买策划的审批
采购策划审批权限及关联表：
（见表－2）
表－2采购策划审批权限及关联表
大于1000万元人民币
●
▲
1000万元人民币（含1000万）以下
8.4交流
接收采购需求计划后，项目商务采购部负责组织商务、技术交流。
交流的对象是招标/询价短名单内的承包服务商、供应商。
商务交流主要就招标工程的中交时间、货物交货期、付款方式、质保期和备品备件等内容与潜在合格的承包商、供应商进行交流；
技术交流以项目组、技术管理部为主体，商务采购工程师参加技术交流。
商务、技术交流后应编写交流报告，交流报告由商务采购部统一保管、备案，并报公司项目分管副主任。
8.5招标方案批准后的五种采购工作流程
8.5.1邀请招标
（1）招标文件的编写和会签
采购方案批准后，商务采购工程师负责编写招标文件的商务部分及商务招标文件项目内会签、审批工作；
项目组/部门、技术管理部负责招标文件技术部分的编写和项目内会签、审批工作。
商务采购部负责汇总招标文件的商务和技术部分，形成完整的招标文件，并负责招标文件发布。
（2）招标、开标、评标、评标报告、评标结果审批、中标通知书的发出由项目商务采购负责组织、协调项目相关项目组/部门完成此项工作。
（3）由商务采购部负责评标委员会成员提名，并报主管商务项目副主任批准。
（4）合同谈判
（a）商务采购部负责组织合同谈判工作；
（b）在开标之前，项目组/技术管理部负责技术谈判，与承包服务商、供应商签订技术协议后，项目组/技术管理部负责技术协议会签、审批工作，技术协议签字版提交商务采购部4份原件、2份复印件。
（c）商务采购部依据确认的签字版技术文件进行商务谈判；
（d）谈判达成一致后，商务采购工程师编写谈判会议纪要（谈判过程记录表），谈判会议纪要作为合同会签、审批的附件随同合同文件会签、审批，并下发中标通知书。
（5）采购合同/订单的编写
商务采购工程师根据招标文件中采购合同/订单范本和谈判会议纪要编写采购合同/订单文本。
8.5.2框架协议
采买方案批准后,商务采购工程师负责编写框架协议招标文件的商务部分及商务招标文件项目内会签、审批工作；
项目组/部门、技术管理部负责招标文件技术部分的编写及项目内会签、审批工作。
商务采购部负责汇总招标文件的商务和技术部分。
（2）框架协议招标、开标、评标、评标报告、评标结果审批、中标通知书的发出由项目招标部门负责组织完成此项工作。
（3）谈判
（a）商务采购部负责组织框架协议谈判工作；
（b）项目组、技术管理部负责技术谈判，与供货商签订技术协议后，项目组负责技术协议会签、审批工作，技术协议签字版提交商务采购部4份原件、2份复印件。
（c）商务采购部依据确认的签字版技术文件进行商务谈判。
（d）谈判达成一致后，商务采购工程师编写谈判会议纪要（谈判过程记录表），谈判会议纪要作为框架协议会签的附件随同框架协议文件会签、审批，并下发中标通知书。
（4）框架协议的编写
商务采购工程师根据招标文件中框架协议范本和谈判会议纪要编写框架协议文本。
框架协议中包含采购订单范本。
（5）框架协议下的采购
由项目商务采购部或EPC承包商采购部根据需求计划文件，依据框架协议中的采购订单格式编写采购订单。
如由项目商务采购部执行框架协议，采购订单将进行本规定的8.6～8.7条款进行合同会签、审批程序。
8.5.3询价采购
（1）询价文件的编制
根据采购策划，商务采购工程师负责询价文件商务部分的编制及项目内会签、审批工作。
项目组/技术管理部负责询价文件技术部分的编制及项目内会签、审批工作。
（2）询价函的发出
采购方案批准后，由商务采购部向在采购方案中批准的承包服务商、供应商发出询价函。
发出询价函后，商务采购工程师负责逐一落实各报价对象的报价意愿，在收到报价对象要求延时报价申请时，应向商务采购部经理报告。
如一旦同意延长报价截止期，应立即将新的报价截止日期同时通知所有的询价对象。
如不同意延时报价，则应尽快给予明确的答复。
（3）接收报价文件
（a）发出询价后，采买工程师应与接受询价的承包服务商、供应商保持联系，以便了解其工作情况；
临近报价截止日期前一周应提醒报价对象，以免超过截止日期。
（b）在报价期间，所有承包服务商、供应商均应获得同等的信息和资料，对于某个承包服务商、供应商所提问题的澄清或答复，必须同时转告其他所有的报价对象。
（c）应当要求报价承包服务商、供应商将商务报价文件与技术报价文件分开包装，并严格密封。
（a）商务采购部接受报价之后，应有专人保存直至开标日，并送到开标会场。
报价截止日期后收到的任何报价书均被视为废标，并应原封退还给报价对象。
（b）在发出询价和接受报价过程中，商务采购部应做好报价的登记保管工作，并填写《询报价登记表》。
如遇有承包服务商、供应商放弃报价等意外情况，应及时报告商务采购部经理，并提交商务采购工程师予以处理。
（4）技术评审
a）技术评审包括但不限于以下内容：
工艺的先进性、技术先进性、效率、公用工程消耗指标、优质材料、、相关业绩、操作费用、售后服务、机械保证期、最终确认图纸交付日期、设计特点等
b）如果在技术人员技术评审中对报价存在疑问，可进行技术澄清。
专业技术人员可通过电话、传真、邮件等方式对技术报价中存在的疑问进行技术澄清。
必要时，还可由商务采购工程师组织召开技术澄清会议或技术谈判，相关技术人员参加。
技术澄清会议或谈判召开后，当双方取得一致性意见时应形成会议纪要，由所有参与人员共同签署。
项目组/部门应与所有满足要求的询价承包商、供应商签订技术协议。
c）如果技术澄清后对商务报价有影响，可以允许询价厂商在规定的时间内进行重新报价，二次商务报价可采取密封报价或传真报价，形式由商务采购部确定。
d）项目组/部门认为某些关键工艺技术或关键、重要设备需要在正式发出询价前，可以邀请潜在的合格承包服务商、制造厂商来与有关的设计人员进行技术交流，技术澄清，施工方案、制造方案论证，事后应形成会议纪要，由参会人员代表签署。
不需要进行技术评审的设备或材料可略去此步骤。
e）委托代理机构招标部分的技术评审由专家组负责。
（5）商务开标
当商务采购工程师收到签署有效的《技术评审结论表》后，将在规定的开标日期内对密封的商务报价进行统一开标工作。
所有参与开标人员应对开标信息严格保密；
开标信息除本项目应合法需要知道的人员以外，其他任何人均绝对无权了解有关价格的任何信息；
同时填写《开标报价一览表》。
（6）商务评审
a）商务采购工程师检查商务报价书中是否已全部满足询价提出的所有要求，并已明确列出各项费用。
同时审查商务条款，并审查各询价厂商由于具体情况不同而产生的差价。
b）商务评审前还应进行商务澄清。
一般问题的澄清由商务采购工程师负责，重大差异或价格的澄清应由商务采购部经理主持、审定。
重要问题澄清后应形成书面文件，由双方签字确认有效。
c）在采购周期内无论何时，如果收到这样确认的信息，商务采购部有权决定是否剥夺此询价厂商的参与资格。
●询价厂商出现不良的财政状况。
●新近出现的技术原因证明询价厂商丧失了资格。
●近期不满意的业绩或严重的质量问题。
●询价厂商提出了一个不可接受的商务条件等。
d）商务采购部根据商务评审结果和技术报价评审结果推荐侯选中标单位，根据项目授权上报公司/集团。
e）委托代理机构招标部分的商务评审由专家组负责。
（7）最终商务谈判
a）一般情况下，经过评审推荐承包服务商、供应商即为中标单位。
但在最终确定中标单位前，还应进行最终的商务谈判，在澄清有关问题并取得一致协议后才最终确定中标单位。
有关问题如下，但不限于此：
●技术部分
●标准与规范
●技术上差异的统一确认
●技术条件的澄清
●商务部分
●双方责任划分
●工程承包范围/供货范围（备品备件、随机工具）
●价格组成及将来的变更信息
●双方联络方式、渠道
●设计、施工/制造进度表
●工程中交/货物交货日期
b）商务采购工程师根据谈判结果负责合同文件的编制和合同会签工作，原则上询价文件和合同文件应由同一商务采购工程师完成。
8.5.4竞争性谈判
（1）谈判
采买方案获准后，由商务采购部负责组织谈判工作。
a）项目组/部门、技术管理部负责技术谈判，与承包商、供应商签订技术协议后，项目组负责技术协议会签、审批工作，技术协议签字版提交商务采购部4份原件、2份复印件。
b）商务采购部依据确认的签字版技术协议分别与两家投标商进行商务谈判，从中选择报价合适的一家投标商做为拟选定的中标人。
c）谈判达成一致后，商务采购工程师编写会议谈判纪要（谈判过程记录），谈判会议纪要作为合同会签的附件随同框架协议文件会签。
（2）合同的编写
商务采购工程师依据采购合同/订单范本和谈判会议纪要编写采购合同文本。
8.5.5独家采购
采购方案获准后，由商务采购部负责组织谈判工作。
b）商务采购部依据确认的签字版技术协议进行商务谈判。
d）谈判达成一致后，商务采购工程师编写会议谈判纪要（谈判会议纪要），谈判会议纪要作为合同会签的附件随同框架协议文件会签。
8.5.6合同下的追加采购
采购方案获准后，由商务采购工程师依据原合同的技术协议和分项报价表起草合同增补合同/订单（变更），并进行项目内会签工作。
8.6合同∕订单会签流程
由商务采购工程师汇总采购合同/订单/框架协议、技术协议后，进行项目内会签。
会签主要涉及的部门和领导有：
商务采购部——项目组/技术管理部——项目技术分管副主任——项目采购分管副主任——项目主任——董事长。
必要时请技术管理部（如重大设计变更确认）、项目控制部（如超概算需费用控制部门会签）、集团有关部门（如高价中标、特殊采购方式等）、法律事务负责人（如标准合同条款变动等）会签、审批。
8.7合同∕订单∕框架协议审批
合同/订单/框架协议审批时必须附以下文件：
●签字版的采购方案审批表；
●签字版谈判过程记录表（签字扫描版）等支持文件；
●中标单位审批表（呈文审批）
●合同会签单（如非网上会签）；
●其他支持性说明或文件（原件扫描版）。
注：
合同文本在网上会签时要同时附在签报中，并转化成PDF格式。
8.8四种主要采购方式及流程图
详见流程图
（一）～（三）。
9采购订单/合同的移交
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