5S在财务管理中的应用Word文档下载推荐.docx
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清洁(SEIKETO)活动的中心内容是通过标准化管理以维持整理、整顿、清扫后的最佳状态;
素养(SHITUKE)活动的中心内容是教育员工养成遵守5S规定和制度的习惯。
二、财务部门5S活动的具体内容
(一)
内部管理活动
1、
人员
整理
⑴
对通过视觉、听觉、嗅觉、触觉等途径接受的信息加以甄别,区分真的与假的、善意的与恶意的、有用的与无用的等;
⑵
整理自己的工作方法、思维方式、生活态度、思想品德等内在涵养,区分好的与差的、先进的与落后的、积极的与消极的等;
⑶
检查自己的着装(鞋、帽、服装、工作牌等)、语言、动作等外在表现,区分干净的与肮脏的、得体的与不合时的等;
整顿
⑷
对外来信息进行整顿加工,去伪存真,对有用信息分类陈列,以方便取用;
⑸
对自己的工作方法、思维方式、生活态度、思想品德等内在涵养中好的、先进的、积极的部分加以发扬,;
⑹
对自己的着装、语言、动作等外在表现加以修饰,以健康的、得体的、美好的形象对外展示;
清扫
⑺
对外来信息中没用的部分加以清理扫除;
⑻
对自己内在涵养中坏的、落后的、消极的部分或改正或屏弃;
⑼
对自己外在表现中不健康的、不得体的、不美好的部分加以改正;
清洁
⑽
经常做整理、整顿、清扫的循环,始终保持对外来信息的去伪存真、吐故纳新、分类整理的机制;
⑾
经常做整理、整顿、清扫的循环,始终保持对内在涵养的扬长避短机制;
⑿
经常做整理、整顿、清扫的循环,始终保持外在形象的健康、得体、美好;
素养
⒀
对每个员工进行长期的5S教育、CI和公司规章制度教育;
⒁
每个员工坚持“日三省乎己”,并积极投身于“每日两次(班前班后各一次)三分钟5S、每周一次5分钟5S、每月一次10分钟5S”活动。
2、
办公桌、办公椅
检查是否有闲置桌椅,是否有破损桌椅;
检查桌椅下是否经常打扫,是否干净整洁;
检查桌椅是否均粘有物品标签;
检查桌面,是否整齐、干净,是否有不该置于桌面的物品或资料;
检查抽屉内是否干净,资料或物品是否摆放整齐、合理;
将办公室内桌椅摆放整齐;
将桌椅下方打扫干净,必须置于桌椅下方的物品必须堆放整齐;
整理桌椅标签,缺失的补齐,污损的更换刷新;
⑼
将桌面的物品或资料,分类整理后合理摆放,机密资料不能置于桌面,应收藏于抽屉或存档;
将抽屉内物品分类分区整理摆放;
将闲置桌椅、破损桌椅清理出现场,或报废或交回物品管理部门;
清扫桌椅下方地面,将桌椅下方不洁物品、过期物品、私人物品清理出现场;
清扫桌面,将过期资料、无效资料清除,属于机密资料的应予销毁;
⒁
清扫抽屉,将过期资料、无效资料清除,属于机密资料的应予销毁;
⒂
每天反复进行整理、整顿和清扫的3S小循环,以保持办公桌椅的干净、整洁;
⒃
随时自我检查,互相检查,定期不定期进行抽查;
⒄
对不符合的情况进行纠正;
⒅
⒆
3、
会计资料
整理文件,区分有用与无用;
整理文件,区分不再使用与正在使用;
整理文件,区分未处理、正在处理与已经处理;
文件柜应按存放文件的分类统一规划与标识;
未处理完的文件应分类、摆放整齐;
处理完的文件应分类放入文件夹;
不再使用的文件应分类整理归档;
文件夹应有相应标识,每份文件均应有编号;
所有文件均应建立电脑索引;
对于无用的文件应区别不同密级进行清理销毁;
破损文件应及时修复
4、
计算机等办公设备
检查是否有闲置设备,是否有破损设备;
设备是否定期检查保养;
设备内部、下方是否经常打扫,是否干净整洁;
检查设备是否均粘有物品标签;
将办公室内设备摆放整齐,并做到位置固定、标志明显、拿放方便;
将设备内部和下方打扫干净,衬垫物叠放整齐;
整理设备标签,缺失的补齐,污损的更换刷新;
对设备定期检修;
将闲置设备、破损设备清理出现场,或报废或交回物品管理部门;
清扫设备内部和下方,将灰尘、脏物清理出来;
每天反复进行整理、整顿和清扫的3S小循环,以保持办公设备的干净、整洁;
5、
公共场所、公共设施
检查是否有破损或污秽的公共场所或设施(门、窗、地板、天花板、墙壁、过道、洗手间等);
公共场所、公共设施是否定期检查保养;
应有标志的公共场所、公共设施是否有明显标志;
将公共场所、公共设施打扫干净;
整理公共场所、公共设施标志,缺失的补齐,污损的更换刷新;
对公共场所、公共设施定期检修;
破损或污秽的公共场所与设施应清理,或报废或提请修理;
清扫公共场所、公共设施,将灰尘、脏物清理出来;
每天反复进行整理、整顿和清扫的3S小循环,以保持办公公共场所、公共设施的干净、整洁;
⒀
(二)财务管理活动
财务管理活动主要包括:
财务分析、财务计划、投资管理、流动资金管理、股利分配管理、资本管理、并购与控制、重整与清算、成本管理与控制等管理活动。
现以流动资金管理中现金管理和应收账款管理为例说明5S活动在财务管理活动中的应用:
现金(资金)管理
检查现金存量的分布情况(库存现金、各种银行存款、在途现金、三月内到期的短期投资等)是否合理;
检查现金的支出是否在计划内,是否合理,收入计划执行情况等;
⑶
检查现金的短缺与溢余;
调整现金存量的分布形式,使之比例适当;
根据事业计划的变更及时调整现金收支计划;
准确估计和使用现金的浮游量;
加速催收账款,保证并增加现金流入;
积极筹措资金,弥补现金的短缺;
对于不合理或超计划的支出予以否定与整肃;
妥善处理现金的富余量;
每天反复进行整理、整顿和清扫的3S小循环,以保证现金管理的有序、规范;
应收账款管理
检查客户档案是否健全;
经常核对会计核算记录,检查有无漏入帐、错入帐、误入户头等现象;
按月向客户发送对帐单,核对有无未达账项;
进行账龄分析,按账龄长短对客户进行排序;
建立健全客户档案;
根据营销策略、客户资信等因素制定收账政策;
根据营销合同的收款条件、结算方式、付款时间等条款及时催收账款;
针对账龄分析的结果正确评估发生坏账的可能性;
对于无望收回的款项,应及时清理核销;
对于资信极差的客户,应建议停止交易转入诉讼程序;
每天反复进行整理、整顿和清扫的3S小循环,以保证应收账款核算与管理的有序、规范;
在具体的财务部门的管理实践中,5S活动是否能实施成功,主要看第5个S(素养)实施得如何。
只要5S的精神能根植于每位员工的心中,5S活动就一定能取得成效。