采购部体系建设组织架构工作流程细则制度Word格式.docx

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采购部每月应对供应商的质量、交期、配合度或服务进行评估（统计时段为上月结日—本月月结日）于次月10日前实施供应商月评估经采购经理核准后提交财务部，对于月交货少的供应商可以按季度进行评估。

4、实施采购计划

（1）加快采购资金周转率

（2）提高采购成本降低率

（3）提高供货及时性

（4）减小原料供应警戒线与差额比率

（5）降低运输成本

5、制定帐物管理办法

（1）依据公司现状制订符合公司要求的原材料帐物管理办法

（2）根据各部门所报计划制定备品备件帐管理办法，满足生产需求6、部门业务合作方法

（1）与仓库的合作方法

①货物入厂后，采购员与仓库人员做好沟通工作，确认物品到仓合格后，应及时向仓库人员寻要入库单。

②备品、备件、辅料现金购买后，先到仓库办理入库手续，再到财务核对报帐

（2）与财务室的合作办法：

①给原材料供应商的付款、购货用现金采购依采购申请单，由总经理签字，再到财务室办理请款。

②紧急物资采购由供应商开具的票据核查无误后，由部门经理→总经理签字→财务经理签字付款。

（3）与生产合作方法：

各车间所需材料及物资，需填写物资采购申请单，由车间经理签字并确认仓库有没有，库存没有后交到生产部，在填写申请单时，要把名称、规格、参数、型号、数量，哪里用，急不急，车间那个部门都要写清楚。

（4）与营运合作方法：

营运开业店铺通知后提前准备开业物资准确发放开业店铺。

7、统计、分析

（1）随时对库存进行核查、盘存。

（2）定期对市场进行调查、分析。

采购部岗位部署及职责

采购部经理：

1人

1、执行采购战略，制定并完善采购部门的规章制度，经总经理审批后执行

2、根据企业经营计划，制订物资采购计划与采购预算，以满足经营活动的需要，降低库存成本

3、监督并参与大批量订货业务的洽谈工作，监督采购合同的执行和落实情况

4、参与开发、选择、处理与考核供应商，建立供应商档案管理制度，对不合格供应商进行处理

5、负责采购进度控制，指导监督跟单、催货工作，进行采购交期管理，确保采购及时

6、审核年度、季度、月度需求计划，统一采购，减少开支，提高资金运营效率

7、组织对采购物资的国内外市场行情进行跟踪，负责采购价格的控制工作，并预测价格变化趋势

8、主持采购招标、合同评审工作，签订采购合同，监督执行情况，建立合同台账

9、负责采购物资的废料、质量事故的预防与处理工作，定期编制采购报告并呈总经理审阅

10、负责进行紧急采购，参与采购物资的验收，出现问题及时与供应商联系，协商处理办法

11、负责采购人员的绩效、培训等管理工作

12、负责本部门的日常管理以及和与其他部门间的协调工作

13、大型事故索赔案件处理

采购部主管：

1、分派采购人员及助理的日常工作。

2、负责次要原料或物料的采购。

3、协助采购人员与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等。

4、采购进度追踪。

5、审核一般物料采购案。

6、市场调查。

7、定期开展供应商考核

8、较大索赔案件处理

采购助理：

1、请购单、验收单登记。

2、订购单与合约的缮记。

3、交货记录及稽催。

4、访客的安排与接待。

5、采购费用的申请与报支。

6、进出口文件及手续的申请。

7、电脑作业与档案管理。

8、行政对接工作。

采购员：

3人（负责公司所有原辅材料、杂物、设备、配件等采购工作）

A（原材料）

B（辅料）

C（杂物、设备）

1、主经办一般性物料采购。

2、查访厂商。

3、与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等。

4、跟踪供应商执行工作。

5、确认交货日期。

6、一般返货、退货、索赔案件处理。

7、收集价格情报及替代品资料

采购部人员岗位工作细则

一、采购经理工作细则

每月：

1、制定采购部每月工作方向和工作部署。

2、召开月度总结会议对不符合的工作进行体系修正。

4、根据企业经营计划，制订物资采购计划与采购预算，以满足经营活动的需要，降低库存成本

5、参与开发、选择、处理与考核供应商，建立供应商档案管理制度，对不合格供应商进行处理

6、审核每月部门薪酬审批工作

7、审核月度资金流动报表

8、负责采购进度控制，指导监督跟单、催货工作，进行采购交期管理，确保采购及时

9、审核采购部人员的绩效、培训等管理工作

10、负责本部门的日常管理以及和与其他部门间的协调工作

每周：

1、查看核实采购申请计划单

2、审核每周采购资金流动

3、审核采购流程运行情况、修正采购管理体系

4、跟踪大宗采购细节

5、根据数据进行每周市场调查和分析

6、主持每周工作总结、工作计划会议

采购主管工作细则

1、安排部门人员的日常工作。

2、全面监管原辅材料的质量、批次原料到货的采购进度。

3、负责月末各家供应商账务的审核。

4、负责部门全月的考核，工资表的制作。

5、负责蔬菜、肉类及各种原材料的价格波动掌握，统计使用总量并做出下月预估量。

6、负责原材料供应商的资质审核工作。

7、负责下属员工的业务，学习的培训工作。

8、负责本部门的日常管理以及和与其他部门间的协调工作

1、审核周采购计划申请单。

2、每周一次-两次的市场调研工作。

3、负责每个批次原材料到货的抽样检查。

4、监管原辅材料的合格证件，批次的质检报告。

5、协助采购员与供应商对物资价格的谈判，付款方式及发货日期的沟通。

6、负责每周周采购进度的跟踪。

7、召开周总结会议。

8、负责同行政部门的对接工作。

每日：

1、负责监督每天蔬菜及各种原材料的质量检验工作。

2、督促财务跟进库房的出入库进度，现金账务的及时清理工作。

3、监管同库房的沟通，确保生产的顺利进行。

4、监管审核当日生产报的原料采购单据。

二、采购助理工作细则

1、每月月末与各家供应商核对供应商款项，准确无误后，制作转款款项汇总，并发给采购部主管及财务，以备转款。

2、制作本部门考勤汇总表，发给部门主管，作为工资的核算依据。

3、统计当月的现金账目

4、统计当月蔬菜、肉类、海鲜、面粉等各类原材料的总用量

5、不断开发新的供应渠道和供应商，加强对新老客户的走访和调查。

1、每周六要求各库管员清点库存，将需要日采、周采、月采、季采的各类原物料报送给采购助理，采购助理根据报货情况，制作采购申请单，经由采购部主管及经理的审核同意后报送给公司总经理，由总经理批复同意后方可进行采买。

2、每周填写一次蔬菜价格波动表，并发给部门主管与财务各一份。

3、每周与各家供应商核对一次应转款金额.

4、物流助理周休的时候，协助物流助理打印订货单、加货单及将这些单子按区域分类并填写各家店铺的发盒数、反盒数及到货的时间统计表。

（如有落单情况，则每次对采购助理进行负激励50元）

5、周、月、季度例会后，整理会议记录，并发给部门主管及经理各一份。

6、每周至少两次走访大河及沈阳相关供货市场，进行市场调研，了解市场行情，并提交调查报告。

每天：

1、每日保持与库管员有效沟通，保证库房的库存充足，库存不足时及时报货给供应商（若库存断货，报货不及时，延误生产，则每次对采购助理进行负激励50元）

2、将每日的采购入库单进行归类整理存档。

3、保证采购员采买回来的原物料及各种调料、设备等及时准确入库，并对采购员手中的原始入库单据进行初步审核，准确无误后交到库房助理处打印采购入库单（若办理入库不及时，丢单拉单，造成账务差错，则每次对采购助理进行负激励50元）

4、每日去车间查看蔬菜及各类原材料的品质，若有问题及时与供应商沟通解决。

5、每日16:

00给各家供应商报第二天的生产用量（如有忘报、错报情况，则每次对采购助理进行负激励50元）

根据采购助理每月的实际工作情况，若没有任何工作失误，则对其进行正激励300元。

三、采购员工作细则

1、保证各类原辅材料质量。

2、每月的日采、周采、及紧急采购工作的准确无误。

3、调查生产所用的蔬菜、肉类、海鲜、豆油、面粉等原材料的价格波动情况。

4、每月不定期的同流通部经理及采购助理到沈阳走访市场、了解各类设备、配件、五金电料、日杂等市场行情，进行询价、比价、议价及订购作业。

1、每周一到大河市场进行周采工作。

如：

腐竹、绵糖、砂糖、笋丝、海带丝、海裙带、大盐、精盐、花生米、白芝麻等（如有漏买落买情况，且延误生产，则对采购员进行负激励50元）。

2、每周二周三进行设备、零件、器材、办公用品、微量药品等物料的统计购买，涉及到外地商家发货的，与其电话沟通好发货时间及物流配送方式。

3、每周至少两次走访大河及沈阳相关供货市场，进行市场调研，了解市场行情，并提交调查报告。

4、每周日同采购助理一起统计下周需要采购的原料及物料。

1、根据前一天有需求部门（如技术部、设备部）报送的采购申请单，负责早采工作（如有漏买落买情况，且延误生产，则对采购员进行负激励50元）。

2、每天采购回厂的各类原物料，协同库管员及采购助理一起办理入库手续，保证原始入库单据清晰且完整，交到采购助理处进行初审。

3、建立现金账目，确保账目记录清晰准确，每日与财务对账，做到当日账当日清。

4、配合需求部门进行紧急采购的工作。

根据采购员每月的实际工作情况，若不出现任何工作失误，则对其进行正激励300元。

采购部物资分类及监管

一类原材料：

面粉、猪肉（倒3：

7肉、1：

9肉）、牛肉、海鲜类、蔬菜类、豆油、干香菇、小料配属（魔厨高汤、天添鲜、A/B料、辣也鲜）；

责任人：

采购主管（BBB）、采购助理（CCC）、采购员DDD

监管人：

流通经理（AAA）、总部财务：

（XXX）

行政部：

XXX

二类原材料：

附属调料（干调类）：

小批量调料、餐巾纸、碗类、包材盒、袋类。

采购主管（BBB）、采购员EEE

流通经理：

（AAA）、财务（OO）

三类原材料：

日杂、设备配件。

采购员FFF

采购部主管（BBB）、采购助理（CCC）、财务（OO）

采购部门的职能

1、分析公司原材料市场品质、价格等行情

2、寻找物料供应来源，对每项物料的供货渠道加以调查和掌握。

3、与供应商洽谈并安排工厂参观，建立供应商的资料。

4、要求报价，进行议价，有能力可进行估价并作出比较。

5、采购所需的物料。

6、查证进厂物料的数量与品质。

7、对供应厂商的价格、品质、交期、交量等作出评估。

8、掌握公司主要物料的市场价格起伏状况，了解市场走势，加以分析并控制成本。

9、依采购合约或协议控制、协调交货期。

10、呆料与废料的预防与处理。

采购流程细则

（申报、询价、预采、审核、入库、核实）

一、收集信息

采购部门采购人员通过多方走访市场，了解采购物资的市场行情，掌握其价格变动趋势，并做以分析整理。

二、申请与订购

㈠采购单申请流程

1、采购单及其提报规定

（1）请购单应按照要求填写完整、清晰，发送电子邮件形式由总经理审核批准后报采购部门；

（2）固定原材料物资申购按照“物资采购审批单”的格式进行填写发送电子邮件形式提报；

（3）辅助材料设备及工程项目申购按照“物资采购审批单”的格式填写发送电子邮件形式提报；

（4）日常零星采购按照公司印制的按照“物资采购审批单”的格式填写发送电子邮件形式提报；

（5）请购部门在提报请购单时应要求采购部主管以上人员签字，请购部门备份；

（6）涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行发送电子邮件形式提交，为提高效率该清单的书面文档也需一并提交；

（7）请购单的更改和补充应以书面形式由总经理签字后发送电子邮件形式报采购部。

2．公司物资请购单的提报部门

（1）公司经营生产的原材料物资、劳保、杂货由生产部门提报；

（2）公司生活及办公的物资、固定资产、服务或其他生活及办公项目由行政部提报；

（3）公司各部门专用的物资由各部门自行提报。

（如工程、设备等由设备部申请提报）

㈡采购部接收请购单作业流程

1、请购的接收要点

（1）采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请购单是否经过公司领导审批；

（2）接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，图纸及技术资料不全不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则；

（3）通知仓库管理人员核查请购物资是否有库存；

（4）对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。

2、《采购申请单》的分发规定

（1）对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理；

（2）对于紧急请购项目应优先处理；

（3）无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门；

（4）重要的项目和专业物资采购前应征求其他相关部门领导的建议。

3、采购周期的规定

（1）单次采购金额预算在5000元以下的零星采购项目或预算在1万元以下采购的物资及产品的采购由采购员负责采购助理监督，周期不应超过3--5天；

（远途和定制除外）

（2）单次采购金额预算在1万元以下的项目比价采购由采购助理负责采购采购主管监督，采购周期不应超过5--7天；

（3）单次采购金额预算在2万元以下的项目比价采购由采购主管负责采购，采购经理负责监督，采购周期不应超过7--10天；

（4）单次采购金额预算在2万元以上的项目采购部由采购经理亲自负责采购，公司总部负责监督，采购周期不应超过15--30天；

（5）请购部门应按照以上

（1）-（4）条中规定的时间提前提写请购单采购部如未能按时完成采购任务时应向相关部门说明原因；

（6）遇到紧急采购应汇报总经理采取快速优先采购的策略；

4、库房固有物品的申请与订购：

库房负责人应为每种库存物品设定合理的安全库存，在库存量接近或低于此安全库存时，即需要库管员及时报货，以补充库房里的存货。

库管员报货时，应填写一份《采购申请单》，并注明：

（1）货品名称、规格型号、具体品牌、厂家；

（2）平均每日/每周/每月消耗量；

（3）库存数量；

（4）提供本次订货数量建议。

填写完成的采购申请单交到库房负责人手中，经其审核可行后，将此采购申请单统一交到采购助理手中，由其制作采购申请汇总表，经由采购部主管或经理签字确认，上交到总经理处批复同意后，采购员方可进行采买工作。

2、新增物品的申请与订购：

如因生产需要，需要紧急采购，应由申请人填写《紧急采购申请单》，经其直属领导、总经理审批同意后，将此《紧急采购申请单》送交采购部，采购助理与采购员应按《紧急采购申请单》内容要求，寻找至少三家供货商，经过多面权衡比较，成本分析，选定最合适供应商，提出采购意见，经采购部经理批准后，采购部立即组织实施采购。

3、以旧换新设备和物品的申请与订购：

如有部门欲更新替换旧有设备或旧有物品，应先填写一份《物品报损单》给财务部及总经理审批。

经审批后，将此份《物品报损单》和《采购申请单》一并送交采购部，采购助理须在采购申请单内注明以下资料：

（1）货品名称，规格；

（2）最近一次订货单价；

（3）最近一次订货数量；

（4）确认本次订货数量。

4、固定供应商原材料的申请与订购：

蔬菜、肉类、海鲜、腊肉、皮蛋、面粉等原材料的采购申请，根据当日店铺的报货情况，预测第二日用量，由生产部门填写每日的《生产原材料申购单》以邮件形式发给流通部经理和主管，由采购助理当日以电话落单。

三、询价、比价、议价与评估

1、通过多途径（直接生产厂商、代理商、经销商、网络、传媒）询问采购物料价格，了解整体行情；

2、采购人员选定至少三家以上的合格供应商（有资质、有能力、有信誉、有经验），并将所购物料的名称、规格、品牌、材质要求、数量等相关信息以口头或书面的形式告知供应商，并要求其报价；

并要求其提供准确的供应商名称、地址、联系方式，签名并加盖公章；

3、采购部门根据几家合格供应商提供的报价单，在保证产品质量与服务标准的前提下，再对其进行价格谈判控制；

4、经过整体评估，确保采购物料的单价最合理，可有效的控制成本，提高产品的市场竞争力。

细则如下：

（一）、询价及其规定

1．询价需要认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，技术参数，遇到问题应及时的与请购部门沟通；

2．属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中统一采购；

3．对于紧急请购项目应优先处理；

4．所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价，原则能不通过其代理或各种中介机构询价就最好的；

5．对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品；

6．遇到重要的物资、项目或预估单次采购金额大于2万的采购情况，询价前应先向总经理汇报在做处理。

7．询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价；

8．除固定资产外单次采购金额在1000以下项目可以自行采购；

单次采购金额预算金额在1000元以上的所有项目都应要求至少三家上的供应商参与比价采购，比价项目应至少邀请三家以上单位参与；

单次采购金额预算价格在1万元以上的项目应由采购部主管组织询价，采购经理参与监督；

单次采购金额预算价格在2万元以上的项目由采购经理负责备报总经理核实后采购；

9．比价采购所邀请的单位均应具备一定资质和实力，具有提供或完成我公司所需物资和项目的能力；

11．在询价时遇到特殊情况应书面报请总经理批示。

（二）、比价、议价

1．对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认；

2．对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出；

3．收到供应单位第一次报价后应向采购经理汇报情况，设定议价目标或理想价格后报告总经理；

4．重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等；

5．参考目标或理想目标价格与以合作单位进行价格及条件的进一步谈判。

（三）、比价、议价结果汇总

1．比价、议价汇总前应汇报采购部经理，征得同意后方可汇总；

2．比价、议价结果汇总应按照《比价汇总表》的格式完整列出报价、工期、付款方式及其他价格条件、列出以选用单位及选用理由，按照一定顺序逐一审核；

3．如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理。

四、索样与决定

采购部门不仅需要控制采购成本，更要保证采购物料的质量，因此，与供应商索取样品，衡量各家供应商提供的样品质量就显得尤为重要。

1、采购部门要求供应商将样品发至其指定地点；

2、由公司总经理、采购经理、相关技术人员及品控质管负责人共同研究协议，哪种产品更适合本公司；

3、最终决定使用哪家供应商的产品由总经理审批签字后方可生效。

五、催交与验收

采购部门有权利协调并督促供货厂商按采购合同约定的期限交付所订货物，采购人员催交工作的重点是及时发现问题，采取有效的控制和保证措施，确保进度按计划进行。

采购物资验收时涉及到品质控制和库房职能，根据原物料《质量鉴别标准与方法》，公司品控部门对到货的原物料进行验收：

1、验收合格后，通知库房部门办理入库手续；

2、验收不合格的原物料，及时与供货商沟通，要求其给予退换货处理。

由于质量验收不合格而造成生产延误或公司其他损失的供应商，则要求其按照公司实际损失给予经济赔偿，并处以罚款。

验收与入库细则

1．验收

（1）固有采购物资到达时，采购部应及时的通知质检部门进行验收；

（2）对于不同类型的物资的验收标准参照公司质检部门的相关规定执行；

（3）变更品种或厂家的物资以及订购物资应在第一时间报请质检部门进行质检、验收；

（4）质检部门在接到采购部报验通知后应及时报验，并出具报验结果证明书，对于质检不及时延误生产部门使用或不能入库的情况质检部门应负主要责任；

（5）用于公司生活和办公的物资不在公司质检部质检范围之内。

2．入库

（1）公司所有的生产材料、设备及外协加工物资入库前均应通过质检部门的检验或验收；

（2）订购物资在运达公司后采购部应及时通知请购部门，由请购部门及时安排卸货与搬运；

（3）质检部门未及时验收的订购物资，仓库在收到送货清单后应将其作为暂存物资接受；

（4）质检部门已经验收的产品仓库应及时的入库，并及时出具入库清单；

（5）外协加工件应按照原材料入库；

（6）质检合格后的固定资产及服务按照公司财务规定不入库。

六、整理付款

1、每月月末采购助理要与固定转款的供应商核对当月的供货数量及应转款金额；

2、按照规定时间制作出转款明细表，提交付款申请，经采购部经理及财务部负责人签署同意后，方可付款。

关于付款方式，采购部门应与供应商沟通，必须遵循“货到付款”的原则，严格控制原物料的采购预付货款。