企业公司办公室工作手册.docx
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公司系统办公室工作手册
公司系统
办公室工作手册
二〇一八年
公司系统主要负责人座谈会
-19-
目录
第一编综述 1
第一节各级办公室的功能和定位 1
第二节办公室工作的基本要求 3
第二篇办公事务 7
第一节会议管理 7
第二节公文管理 33
第三节文字工作 80
第四节资质证章管理 83
第五节工作督办 89
第六节信息工作 94
第七节重大事项报告 98
第八节行政值班 101
第九节信访工作 103
第十节保密工作 108
第十一节档案管理 135
第十二节新闻宣传 144
第十三节对外捐赠 161
第三篇行政事务 162
第一节公务接待 162
第二节车辆管理 177
第三节物业管理 194
第四节固定资产管理 201
第一编综述
第一节各级办公室的功能和定位
办公室工作范围主要包括人事管理、公文管理、会务工作、督查督办、综合协调、公务接待、机要保密、档案管理等方方面面的工作，是公司承上启下、联接左右的综合办事机构，是推动企业各项工作高效运转的桥梁和纽带，是企业的行政中枢，在企业内部管理中发挥着至关重要的作用。
第二节办公室工作的基本要求
一、工作理念
（一）办公室工作无小事（核心理念）
办公室是企业的综合管理部门，在企业中处于特殊和重要位置，是领导的决策支持机构，是企业中各项工作、信息和管理职能的交汇处，也是企业对外的窗口。
肩负着参谋助手的重要使命，肩负着服务、协调、督办的重要职责，肩负着推动全局工作的重要任务。
办公室工作事关领导决策部署的落实，事关工作全局，要求办公室员工牢记这一理念，以高度的责任感、使命感和严肃认真的态度做好每项工作。
（二）牢牢把握“三条原则”（原则理念）
参谋不越位：
发表观点直言坦诚，提出问题实事求是，当好参谋角色，到位不越位。
听话不传话：
准确领会领导意图，正确传达领导指示，严格保守秘密，做到不乱传话，守口如瓶。
协调不主导：
按照组织安排和领导意图协调落实具体工作，不以个人主观意志主导工作。
（三）做到“五个不让”（行为理念）
不让领导布置的工作延误：
领导布置的工作要按期保质完成，不拖沓、不推诿、不延误。
不让工作差错发生在岗位：
工作积极负责，认真细致，精通业务，规范程序，严格依法依规办理各项工作，不出差错。
不让需要办理的文件积压：
各类文件收发、传阅及时，按期督办，分类科学，并将文件办理情况定期通报。
不让外来办事人员受冷落：
外来办事人员到机关咨询办理业务，要做到来有迎声，走有送声，热情接待，耐心办事，让人满意。
不让企业的形象受到损害：
举止文明，礼貌待人，作风严谨，办事公道，不利于团结的话不说，有损于形象的事不做。
（四）始终坚持“四个面向”（服务理念）
面向领导：
积极主动为领导服务，在文稿起草、调查研究、提供信息、督查督办、提出对策性建议等方面，当好领导的“参谋部”和“智囊团”，优质高效落实领导安排的各项工作。
面向部门：
积极为部门开展工作服务，做好对部门的综合协调和后勤保障，帮助部门加强外部关系的沟通协调，有效地协调好各部门之间的关系。
帮助部门完成重要专业会议、重大活动的策划组织，高效推进公司各项工作和部门工作顺利开展。
面向基层：
发挥桥梁纽带作用，加强对具体工作的帮助指导，发挥示范导向作用，积极帮助基层单位协调重大关系，帮助反映和解决热点、难点、重点问题。
面向员工：
全力为员工工作、学习、生活提供优质服务，持续提高和改进服务质量，创造健康、舒适、安全的工作环境。
二、素质要求
（一）思想素养：
讲政治，讲责任，讲奉献，讲自律。
（二）业务素养：
懂政策，善协调，能沟通，知识全面，业务精通。
（三）心理素养：
正直，豁达，坚韧，亲和。
（四）能力素养：
具备三种能力——学习创新能力、综合协调能力、解决问题能力。
做好办公室工作的具体要求
一、牢记理念
深刻认识、理解办公室工作理念，不断总结归纳工作经验，把握规律，指导实践。
二、注意方法
超前规划，重点突出，统筹兼顾，规范标准，注重协调，强力推进，追求卓越。
三、抓好专业
健全制度，建立标准，规范流程，加强培训，夯实基础，强化考核，不断提升。
四、讲究艺术
（一）统筹兼顾的艺术。
抓住关系全局的大事，盯紧领导关注的要事，处理好日常工作。
（二）综合协调的艺术。
原则性与灵活性并重，维护团结，解决问题，善于处理领导间、部门间、上下级间的矛盾与分歧。
（三）应急处理的艺术。
超前谋划，做好预案，沉着应对，处置有序，处理有据。
（四）外部公关的艺术。
精心策划，锲而不舍，方圆相济，有礼有节。
五、勇于创新
（一）创新是永恒的主题。
不断解放思想、不断创新，才能不断进步。
（二）坚持追求卓越、追求完美的品质。
（三）明确创新的内涵。
管理创新、机制创新、服务创新、作风创新。
（四）实现创新的途径。
思考、借鉴别人好的经验和做法。
自觉、主动适应新形势发展变化。
不断发现问题，想办法解决问题。
第二篇办公事务
第一节会议管理
一、工作目标及主要作用
会议制度是对企业一系列重要会议进行体系化安排的规则集合，是企业工作规则的重要内容，直接反映企业治理机制，关系企业运转效能。
会议管理的主要目的是：
规范公司各类会议议事规则和决策行为,不断提高科学决策水平,促进公司健康发展。
二、总体工作要求及注意事项
（一）熟悉本单位的会议制度体系，根据任务特点选用恰当的会议形式、确定参会人员范围。
（二）周密部署，会议前期策划书保持动态调整（重要、大型会议要有备用方案）。
严格按照公司保密规定，做好会议保密管理。
（三）起草重大、重要会议材料，应充分征集专业部门及分管领导的意见。
在征集方式及时间的把控上，综合办公室主任应亲自督办，积极发挥协调作用，同时，注意减少会议材料篇幅，控制印制数量。
（四）会议筹备要厉行节约，不铺张浪费，不超标安排食宿。
三、几类会议的组织规则
（一）董、监事会、股东会议
按照《公司法》和公司章程具体规定进行。
（二）总经理办公会议
1.会议组织
召集主持：
总经理
参会：
公司领导班子成员。
列席：
各部室负责人，根据议题内容，由主持人确定与议题相关的人员。
记录：
办公室秘书
承办：
综合办公室
时间：
一般每月一次，也可由总经理根据实际情况，临时动议召开。
2.会议要求
（1）会议的议题文件可由相关职能部门起草。
议题文件起草应在充分调查研究的基础上，科学论证，理据充分，意见建议明确。
（2）议题内容起草完成并提交会议研究之前，应征得提出议题建议的公司领导同意，并与参加会议的公司领导充分沟通。
（3）会议材料、记录、纪要、决定均为公司商业秘密，按照公司商业秘密管理规定执行。
（4）总经理办公会会议纪要由总经理签发，印发范围为公司领导班子成员及各部门，会议材料、记录由办公室秘书保存，定期归档。
（5）总经理办公会议决定的事项由各分管领导进行督办。
（三）年度（年中）工作会议
1.会议组织
召集主持：
总支书记
参会：
公司领导班子成员，公司各处、室、分指以上负责人，所属单位主要负责人，公司其它相关人员。
承办：
办公室
时间：
每年年初（年中）
2.会议要求
（1）公司年度（年中）工作会主报告由办公室负责组织起草。
专题材料由相关职能部门负责准备，报分管领导审查。
会议材料提交总经理办公会议审议。
（2）年度（年中）工作会议召开后15个工作日内，由办公室分解下达年度（年中）重点工作任务分解。
（四）月度工作例会
1.会议组织
召集主持：
总支书记
参会：
公司领导班子成员，各处、室、分指负责人。
记录：
办公室秘书
承办：
综合办公室
时间：
每月*日（遇节假日及特殊情况顺延）
2.会议要求
（1）公司月度工作例会材料分别由相关职能部门负责准备，报分管领导审查，办公室汇总。
（2）月度例会会议纪要由总经理签发，印发范围为公司领导班子成员及公司各处室、各分指。
办公室负责会议决定事项的督办工作。
（五）领导班子碰头会
1.会议组织
召集主持：
总经理
参会：
公司领导班子成员，办公室负责人列席。
根据会议内容，可由主持人确定其他人员列席。
记录：
办公室秘书
承办：
办公室
时间：
每月一次，月度例会的前一周左右召开。
2.会议要求
（1）会议形成备忘录，不做跟踪督办。
（2）办公室传达重点工作安排精神，各部门据此研究制订下月重点工作安排。
（六）专题会议
1.会议组织
召集主持：
公司分管领导
参会：
根据会议内容，由主持人确定参加会议的部门及人员。
记录：
专业部门工作人员
承办：
专业部门
时间：
不定期，由分管领导根据工作需要安排。
2.会议要求
（1）会议由有关专业部门负责组织。
（2）会议结束后，由专业部门整理形成会议纪要，由主持会
议的公司领导签发。
四、常用会议管理模板
1.会议策划书模板。
二〇××年×××会
策
划
书
×××处（室）
二〇××年××月××日
分管领导部门
批准：
审核：
审核：
起草：
目录
会议安排 -×-
日程安排 -×-
职责分工 -×-
会议安排
一、会议目的
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××………。
二、会议议程
时间：
20××年××月××日××:
××-××:
××
地点：
×××
主持:
×××
参会：
×××
会议议程：
1.主持人宣布会议开始
2.××××（×分钟）
3.××××（×分钟）
4.××××（×分钟）
5.主持人宣布年中工作会结束
日程安排
××月××日（星期×）
××:
××（时间）××（事项）
地点：
××
陪同人员（参加人员）：
×××、×××
××:
××（时间）××（事项）
地点：
××
陪同人员（参加人员）：
×××、×××
××月××日（星期×）
××:
××（时间）××（事项）
地点：
××
陪同人员（参加人员）：
×××、×××
××:
××（时间）××（事项）
地点：
××
陪同人员（参加人员）：
×××、×××
职责分工
一、××部
1.××××（事项）。
2.××××（事项）。
二、××部
1.××××（事项）。
2.××××（事项）。
2.会议费用预算书模板。
会议费用预算
一、会议名称：
××××
二、会议简况：
计划于××年××月××日在××召开会议，参会人员××人，会期××天。
三、费用预算
总费用合计：
（）元
1.住宿费：
小计（）元
套间：
（）元/间﹡（）间﹡（）天=（）元
标间：
（）元/间﹡（）间﹡（）天=（）元
2.餐费：
小计（）元
工作餐：
（）元/人﹡（）人﹡（）天=（）元
宴请：
（）元/桌﹡（）桌=（）元
3.交通费：
小计（）元
机票：
（）元/人﹡（）人=（）元
租车费：
（）元/天·辆﹡（）天﹡（）辆=（）元
4.会场布置费：
小计（）元
会场租赁（）元，投影租赁（）元，音响租赁（）元，鲜花（）元，背景板（）元……
5.资料费：
（）元/人﹡（）人=（）元
6.其他费：
7.服务费和税金：
……
经办人：
经办部门负责人：
综合办负责人：
财务处负责人：
公司领导：
3.会议通知模板。
会议通知
会议
名称
会议
时间
报到时间
会期
地点
主持
参加
人员
内容
列席
要求
联系人及联系方式
4.会议文件模板。
20××年××会议文件之×
×××××××××××××××
——在××会议上的报告（或讲话）
×××
20××年××月××日
同志们：
这次会议的主要任务是：
××××××××××××××××××××××××××××。
下面，我向大会作工作报告（或我讲几点意见）。
一、××××××××××××
（一）××××××××××××
（二）××××××××××××
二、××××××××××××
（一）××××××××××××
（二）××××××××××××
同志们，××××××××××××××××××××××××××××（勉励或寄予希望）！
5.会议指南模板。
×××年×××会
会
务
指
南
二〇××年××月●**
35
目录
日程安排 -×-
会议议程 -×-
参会人员名单及住宿安排 -×-
会议座次安排 -×-
会议就餐安排 -×-
会议文件清单 -×-
温馨提示 -×-
会务常用电话 -×-
日程安排
××月××日（星期×）
××:
××（时间）××（事项）
地点：
××
陪同人员（参加人员）：
×××、×××
××:
××（时间）××（事项）
地点：
××
陪同人员（参加人员）：
×××、×××
××月××日（星期×）
××:
××（时间）××（事项）
地点：
××
陪同人员（参加人员）：
×××、×××
××:
××（时间）××（事项）
地点：
××
陪同人员（参加人员）：
×××、×××
会议议程
时间：
20××年××月××日××:
××-××:
××
地点：
××××
主持:
×××
参会：
×××
会议议程：
1.主持人宣布会议开始
2.××××（×分钟）
3.××××（×分钟）
4.××××（×分钟）
5.主持人宣布年中工作会结束
参会人员名单及住宿安排
序号
姓名
性别
单位及职务
房间号
1
2
3
4
5
6
7
8
9
会议座次安排
（一）
主席台
第一排：
×××
×××
×××
×××
×××
×××
×××
×××
第二排：
×××
×××
×××
×××
×××
×××
×××
×××
第三排：
×××
×××
×××
×××
×××
×××
×××
×××
第四排：
×××
×××
×××
×××
×××
×××
×××
×××
（二）
×××
×××
×××
×××
×××
×××
×××
×××
×××
×××
×××
×××
×××
×××
×××
×××
×××
×××
会议就餐安排
（一）
×号桌
×××
×××
×××
×××
×××
×××
（二）
（二）
第一桌：
×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××
第二桌：
×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××
第三桌：
×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××
第四桌：
×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××、×××
会议文件清单
文件之一：
××××××××
文件之二：
××××××××
材料之一：
××××××××
材料之二：
××××××××
温馨提示
日期
天气现象
气温
风向
风力
×日星期×
白天
夜间
×日星期×
白天
夜间
紫外线强度：
××。
空气污染扩散条件指数：
××。
穿衣指数：
××。
舒适度指数：
××。
会务常用电话
会务协调：
单位×××××
联系电话：
××××××
材料组：
单位××××
联系电话：
××××××
会务组：
单位××××
联系电话：
××××××
6.会议督办单及回执单模板。
工作任务督办单
xx[xxxx]x号
××：
根据××××××（×××会议）的安排，现对以下重点工作进行督办，请认真落实。
一、××××××（工作任务）
主办部门：
×××
协办部门：
×××
完成时限：
xxxx年xx月xx日
联系人：
电话：
（部门印章）
xxxx年xx月xx日
××××××××××××
抄送：
×××××××办公室×××年×月×日印发
签发人：
×××（共印×份）
【说明】：
督办单按发出部门简称编号，如：
财务〔2018〕X号。
工作任务督办回执单
我部门本月承办的督办工作共xx项，实际完成xx项，正在进行xx项，申请延期xx项。
具体情况汇总如下：
一、本月办结的督办任务
（一）xx[xxxx]xx号（工作任务督办单编号）
1.××××××（工作任务）
要求完成时限：
xxxx年xx月xx日
办理结果：
×××××××××××××××××××××。
2.××××××（工作任务）
要求完成时限：
xxxx年xx月xx日
办理结果：
×××××××××××××××××××××。
……
二、正在进行的督办任务
（一）xx[xxxx]xx号（工作任务督办编号）
1.××××××（工作任务）
要求完成时限：
xxxx年xx月xx日
本月进展情况：
×××××××××××××××××××××。
2.××××××（工作任务）
要求完成时限：
xxxx年xx月xx日
本月进展情况：
×××××××××××××××××××××。
三、申请延期的督办任务
（一）xx〔xxxx〕xx号（工作任务督办编号）
1.××××××（工作任务）
要求完成时限：
xxxx年xx月xx日
已完成情况及申请延期的原因：
×××××××××××××××××××××。
2.××××××（工作任务）
要求完成时限：
xxxx年xx月xx日
已完成情况及申请延期的原因：
×××××××××××××××××××××。
联系：
××××××
电话：
××××××
（部门印章）
xxxx年xx月xx日
抄送：
×××××××办公室×××年×月×日印发
部门：
×××签发人：
×××（共印×份）
【说明】：
除特别要求外，督办回执单应于每月28日反馈给督办部门。
第二节公文管理
一、工作目标及主要作用
公文是贯彻落实上级要求、安排部署工作、推动问题处理的重要工具。
公文管理的主要目的是：
帮助领导及时、妥善处置各类重要文件。
对上确保准确达意，对下确保政令畅通。
二、总体工作要求及注意事项
（一）公文管理是办公室年度考核的重要内容，应确保实现双“零”目标：
对上实现“零”退办，对下确保“零”失误。
（二）确保行文效率
1.规范公文使用，严格控制发文。
能以协同、传真、邮件、电话等形式进行的工作，一般不以正式文件形式进行。
凡是有国家规定的，不再单独制发文件。
对上级要求强制要求执行的文件，一律不再转发，改为直发各单位执行。
2.严格控制抄送范围。
所属单位向公司行文时，不得抄送公司领导或本部各部门。
向本部各部门行文时，不得抄送公司或公司领导。
（三）增强行文效力
1.严格执行公文标准，形式合规，避免退办。
2.语言精炼、规范、高效，言简意赅，主旨清晰，避免套话、空话、废话。
3.注重时效。
应明确办理时限要求并进行考核，迅速处置，不积压、不拖延。
对重点公文，应全程跟踪、提醒。
（四）规范公文管理
1.公文在撰制、办理及归档过程中，各环节都必须符合公文管理的有关规范和标准，确保公文处理的严肃性和准确性。
2.公文正文不得编插图片，应作文字化处理，确有必要可在附件中处理。
3.严禁一文多请示，不得在非请示性公文中夹带请示事项。
4.对涉及国家秘密和商密的公文，要严格遵守国家保密法和企业保密制度的规定，严格管理。
（五）定期考核通报
各单位综合办公室应对公文工作情况定期通报，并建议各单位将公文工作纳入对所属部门（单位）绩效考核。
三、主要流程环节
收文办理：
签收、登记、审核、拟办、分发、传阅、批办、承办、催（督）办、归档、销毁。
发文处理：
拟制、会签、审核、签发、编号、校对、印制、用印、分发、归档。
各环节主要工作方法及注意事项：
（一）收文办理
1.审核
上级单位来文不存在审核问题。
主要审核下级单位及部门来文的规范性等，不合格公文予以退办。
2.登记
对来文进行签收登记，主要包括来文单位、时间、文号、标题等，要求公文要素等全面准确，符合归档要求，并便于查阅。
3.拟办
拟办是整个公文管理链条中非常重要的一环，要求拟办人员必须把握全局工作，把握领导和部门职责分工，把握重要业务知识，要求拟办准确，避免失误。
建议由综合办公室负责人承担。
4.分送
文件呈送公司领导，并经领导批示后，公文管理人员应根据领导批示意见将公文分送至承办部门，在来文或领导批示时间内完成相关工作。
重要公文或时间要求较为紧迫的公文，可在呈送领导的同时发送承办部门，并催促提醒相关职能部门加快办理。
5.承办
文件分送至承办部门后，综合办公室应对重要公文及领导提出明确办理时限的公文进行全过程跟踪督办。
6.归档
文件流转结束后，纸质、电子版应同时归档。
（二）发文处理
1.拟制
拟制公文应主旨突
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