Excel制表技巧.docx

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Excel制表技巧

Excel制表技巧  ------录入技巧（底色为绿色的部分为常用或较重要的）快速录入口诀是组团精神

Part1快速输入一些特殊符号1,2,3,4,5,6,16,18,23,

1.快速填入相同内容 选中多个单元格后，输入字符，然后按Ctrl+Enter组合键，即可在选中的每个单元格中填入上述相同的字符。

2.输入重复数据 　　 Excel支持自动填充功能，要输入重复数据，可以再一个单元格输入以后，再自动填充一下就行了。

但如果要输入重复数据的单元格是离散的，或要输入的重复数据是星期几、几月几日等，自动填充功能就不能完成任务了。

其实你可以先选中所有要输入重复数据的单元格，然后输入该数据，最后在按住Ctrl键后打回车键。

 好用上面针对连续单元格，下面针对不连续的

3.快速复制上单元格选中下面的单元格，按Ctrl+ '（'为西文的单引号）组合键，即可将上一单元格的内容快速复制下来。

4.快速输入系统日期 按下Ctrl+；组合键，即可快速输入系统日期。

5.文本数字输入技巧 一般情况下，在单元格中输入的任何数字，均以“右对齐”格式放置，而且Excel会把综当成数字来处理。

如果你要输入文本格式的数字，除了事先将单元格设置为文本格式外，只要在数字前多输一个’（单引号）即可。

另有妙用的'号 　在输入11位及以上数字（如身份证号码）时，在数字前面加上一个英文状态下的“'”，即能正常显示，反之以科学计数法显示。

此时，该单元格格式为文本形式，其“数值”只能排序，不能用于函数计算。

 Excel中快速输入前面带0的数字 　 如果直接在单元格输入前面带0的数字如“001”，则确定后单元格内显示“1”，前面的0被丢掉了。

解决的一般办法是先选中所有需要输入前面带0数字的单元格，再在任一被选中的单元格上单击右键，选“设置单元格格式”，在弹出的对话框中单击“数字”标签，再在“分类”框中选“文本”即可。

但这样操作无疑是比较麻烦的，最简单的办法是：

在输入数据时先打一个单引号，再输入前面带0的数字，前面的0就不会被丢掉了。

如：

要输入“001”则在单元格内键入“‘001”即可。

 　 这个例子就是上面理论的运用

6.分数输入技巧　　如果事先将Excel单元格设置为“分数”格式，即可在其中输入2/3.5/6这样的分数数据。

除此以外，可以在“常规”单元格中按“0空格分数”的格式输入分数，如输入的“0□2/3 ”（□表示空格）即可显示“2/3”，并按15 位的数字精度进行数据处理。

不过，此法输入的分母不能超过99，否则输入结果显示为0。

快速输入分数 在单元格中输入“0 3/4”（注意：

中间有一个空格），则显示为分数（3/4），反之则会显示为日期（3月4日）。

7.输入法快速切换技巧  单击“数据”→“有效性”，打开“数据有效性”对话框中的“输入法模式”选项卡，选中“模式”下拉列表中的“打开”，最后单击“确定”按钮。

只要选中了某种输入法有效的单元格，已经设置的输入法就会被自动激活。

 Puzzle？

8.在Excel中限定可输入数值的范围学生的考试成绩通常位于0—100之间，在用Excel登记学生的成绩时，为了防止出错，我们可以设置一个范围：

选中保存成绩的单元格区域，打开“数据有效性”对话框，在“设置”标签下，按“允许”右侧的下拉按钮，在随后弹出的快捷菜单中，选择“小数”选项，然后在下面分别输入最小值（“0”）和最大值（“100”）；切换到“输入信息”标签中，设置提示信息；切换到“出错警告”标签下，设置出错提示及处理方法。

全部设置完成后，确定返回。

以后再输入成绩时，当输入的成绩不在0—100之间时，系统会给出相应的提示，并拒绝接受录入的数值。

注意：

不进行“输入信息”和“出错警告”设置，不影响此有效性的使用。

9.信息快速添加技巧 如果要给单元格数据的尾部添加信息，可以选中该单元格然后按F2键。

光标就会在数据尾部出现，输入数据后回车即可。

10.参数快速插入技巧 如果知道所使用的函数名称，但又不了解它的参数使用方法，可以在编辑栏（函数后面）中输入等号及函数名，然后按Ctrl+A键，Excel自动打开参数输入对话框，就能直接输入各个参数了。

 Puzzle？

11.快速编辑技巧如果想对Excel单元格中的内容进行编辑，只须用鼠标双击需要编辑的位置，光标就会插入十字光标的双击点。

用鼠标双击Excel工作表的标签（即sheet1等的），直接输入文字并回车，可以快速修改标签的名称。

12.重复操作  要想将某一单元格（或区域）的格式（字体、字号、行高、列宽等）应用于多个位置，可以将上述单元格（或区域）选中。

然后双击“格式刷”按钮，鼠标拖过要设置格式的若干区域，完成后再次单击“格式刷”结束操作。

13. 绘制多个简单图形如果要绘制多个“直线”或“椭圆形”等，可以双击Excel“绘图”工具栏上的相关按钮，接着就可以重复绘制图形了。

若想在双击某个按钮后取消这个功能，只需单击该按钮或按一下Esc键。

14.轻松实现多行文本输入  Excel默认单元格输入一行文本，实现多行文本输入的简单方法是：

当你需要在单元格中开始一个新行时，只要按 Alt+Enter组合键即可，从而在一个单元格中输入两行乃至多行文本。

15.读出来帮你校对  Excel增加了一个“文本到语音”功能，它可以朗读单元格中的数据。

你只要将word文件粘贴到工作表中，单击“工具”、“语音”子→命令，就可以打开“文本到语音”工具栏。

选中工作表中需要朗读的区域，单击工具栏中“按行”或“按列”朗读按钮。

再单击“朗读单元格”按钮，Excel就会读出所菜单元格区域中的所有内容。

其中汉字和数字的朗读比较准确，英语单词只能分解为字母逐个读出，但用于一般校对已经足够了。

 Puzzle？

好像不能用

16.数据同步滚动  如果你需要同时观察距离较远的两列数据，可以按以下方法操作：

将鼠标移到水平滚动条右端的拆分框上，变成双向光标后水平拖动，即可用竖线将当前工作表分割为左右两个窗格。

拖动其中的滚动条使需要观察的数据可见，此后即可按常规方法使两列数据同步滚动。

如果需要取消竖直分割线，只须用鼠标双击它就可以了（竖线的出现是等双向光标后拖动水平滚动条右端拆分框才出现）如何撤销？

17.小数点或零输入技巧 要想让Excel自动填充固定位数的小数点或固定个数的零，可以进行如下设置：

单击“工具”菜单中的“选项”，打开“编辑”选项卡，选中“自动设置小数点”复选项。

如果需要自动填充小数点，应在“位数”框中输入（或选择）小数点右面的位数（如“2”）。

如果需要在输入的数字后面自动填充零，则应在“位数”框中输入减号和零的个数（如“-3”）（好用以免少打了几个零）

　　 若采用前一种设置，则输入268后显示2.68。

若采用后一种设置，则输入268后显示268000。

18.自动调整小数点  如果用户有一大批小于1的数字要录入到工作表中，那么请在开始录入前进行如下设置，录入速度会因此而提高数倍：

选择“工具”→“选项”，单击“编辑”标签，选中“自动设置小数点”复选框，在“位数”编辑框中微调需要显示在小数点后面的位数，用户可以根据自己的需要进行输入，单击“确定”按钮即可。

 好用设置时设7位只输入87自动显示0.0000087

19.快速输入含小数点的数字  当需要输入大量带有小数点的数字时，例如0.0987，通常是分别输入“0”、“.”、“0”、“9”、“8”、“7”共5个数字，不仅容易出错，而且效率也很低。

　　 其实，可以利用Excel中的自动设置小数点的功能，从而达到提高输入速度的目的。

3所示，打开“工具→选项→编辑”标签页，首先勾选“自动设置小数点”复选框，再在“位数”编辑框中设置小数点右边的位数就行了。

这样，带小数点的数字时，就只需要直接输入数字，而可以省略小数点的输入，它会在回车键后自动定位！

和上面一样

20.格式定义法 有时需要给输入的数值加上单位（如“元”等）,少量的可以直接输入，而大量的如果一个一个地输入就显得太慢了。

通过“自定义”单元格格式的方法来达到自动给数值添加单位的目的：

如，选中需要添加单位的单元格，选择“格式”→“单元格”，打开“单元格格式”对话框，单击“数字”标签，选中“分类”下面的“自定义”选项，再在“类型”下面的方框中输入“#平方米”，按下“确定”按钮，以后在上述单元格中输入数值（仅限于数值!

）后，单元（平方米）会自动加在数值的后面。

好用

（以上16-19原理相同）

21.在单元格区域内换行 将某个长行转成段落并在指定区域内换行。

例如：

A10内容很长，欲将其显示在A列至C列之内，步骤为：

选定区域A10:

C12（先选A10），选择“编辑”菜单之“填充”的“内容重排”，A10内容就会分布在A10:

C12区域中。

此法特别适合用于表格内的注释。

22.本项中原理相同都是用替换原理但操作方法不一样

多次输入的特殊符号 有时在一张工作表中要多次输入一些特殊符号（如◆），非常麻烦，对录入速度有较大的影响，可以采用一次性替换的方法来解决：

首先用户可以在需要输入特殊符号位置的地方用一个字母来代替（如*），请注意这个字母不能是表格中需要的字母，等表格制作完成后，打开“编辑”菜单中的“替换”在“替换”对话框中的“查找内容”框中输入代替的字符“*”，在“替换值”框中输入“◆”，取消“单元格匹配”的选择，然后按“替换”按钮一个一个去替换，如果用户可以确定工作表中的全部“*”的作用都是代替“◆”，也可以按“全部替换”按钮，一次性全部替换完毕。

可替换公司名称

查找替换法快速输入符号  有时要在多个单元格中输入相同的文本，特别是要多次输入一些特殊符号（如※），非常麻烦，这时可以用“替换”的方法来进行：

先在需要输入这些符号的单元格中输入一个代替的字母（如X。

注意：

不能与表格中需要的字母相同），等表格制作完成后，用“编辑”→“替换”（或直接按Ctrl+H快捷键），打开“替换”对话框，在“查找内容”下面的方框中输入代替的字母“X”，在“替换值”下面的方框中输入“※”，将“单元格匹配”前面的“∨”号去掉（否则会无法替换），然后按“替换”按钮一个一个去替换（如果表格中确实需要字母x时，这样做就可达满足这要求。

注意：

此时鼠标最好选定在需要替换的单元格前面或上面的单元格中，最好选定A1单元格。

），或按“全部替换”按钮，一次性完成全部替换（这样做表格中所有的x都被替换掉，且鼠标可以选定在任何单元格中）。

　　 小提示　在按住Ctrl键的同时，用鼠标左键选定多个不连续的单元格（或区域），输入文本（如※），然后按下“Ctrl+Enter”键，也可将该文本同时输入上述选定的单元格中。

同时选，但插入符号会先插入后选那格，这时按“Ctrl+Enter”键仍然有效。

自动更正法输入特殊文字  选择"工具"→"自动更正"，打开"自动更正"对话框,在"替换"下面填入“CT”,在“替换为”下面填入“电脑应用文萃”（不含引号）,然后按“确定”按钮.以后只要在单元格中输入CT及后续文本（或按“Enter”键）后，系统会自动将其更正为“电脑应用文萃”.超好用;但替换的字形式（如数字;中文;等形式）不能与你要输入的形式一样;既你后面要加数字;替换的最好别有数字或用下面提示2的办法 

　　 小提示 

　　 ★在Excel中定义好的自动更正词条在office系列其他应用程序（如word）中同样可以使用。

　　 ★如果确实需要输入文本CT时，可先输入CT0及后面的文本，然后删除一个0即可。

23.直接打开文本文件 选择“文件”→“打开”，再单击“文件类型”下拉列表中，选择“文本文件”，这样就可以从打开的文本文件中获得所需数据了。

 只是打开txt格式的word不可以

24.导入文本文件内容  使用打开的方法导入数据有一个缺点，一旦数据进入Excel后，就无法与该文本文件同步了。

这时，可以使用“导入文本文件”来操作：

选择“数据”→“获取外部数据”→“导入文本文件”，同样可以获得文本文件中的数据，在导入数据的同时Excel会将其作为外部数据区域，这样用户就可以在需要的时候刷新数据或者定期对数据进行刷新。

 只是打开txt格式的好用方法应该可扩展

25.将数字格式化为文本类型 在Excel中，通过选择含有数值的单元格，并且在“格式”菜单中选择“单元格”项，在数字标签中选定文本格式，并单击“确定”按钮。

利用此技巧，还可以将数值格式化为邮政编码、电话号码等等，只需要在数字标签下选择框中选特殊项，并且确定适当的类型。

 看不出有什么好用 

26.Excel中快速定位  假如Excel工作表有33333列，如果第23456列的数据需要修改，怎么办？

无论用鼠标拖滚动条，还是用键盘上的翻页键，都需要很长时间。

这时候，试一试如果按住Shift键拖滚动条，是不是很快就能找到？

好像不如快捷健好用，快捷健定位几页是word的用的，excel不能像这样吗？

27.自动转换大写金额 　 很多用户在制作财务报表的时候，经常需要将数字表示为大写的数字金额，如果只依靠单纯的输入的话，将会非常的麻烦，其实可以用设置单元格格式的方法来实现。

首先鼠标右键单击需要用大写金额显示的单元格，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”，在弹出的对话框中选择“数字”选项卡，并且在“分类”列表中选择“自定义”，在类型框中输入“[DBNum2]0"百"0"拾"0"元"0"角""整"”，再选中此类型即可。

 明明已设好了，可之前有输过数字的就显不出大写，怎么回事？

28.利用选择列表快速录入数据  如果需要输入的文本在同一列中前面已经输入过，且该列中没有空单元格，右击下面的单元格，选“选择列表”选项，则上面输入过的文本以下拉菜单形式出现，用左键选中你需要的文本，即可将其快速输入到选定的单元格中。

29.巧用Excel中的符号栏 选择“视图”→“工具栏”→“符号栏”，然后就可以从中选择相应的符号就可以了。

30.巧用字符映射表  选择“开始”→“程序”→“附件”→“系统工具”→“字符映射表”，单击特殊符号按钮，再通过上一个、下一个按钮调出各类符号，选中后，单击选择按钮，再单击复制按钮，就可以粘贴到了Excel中了。

Part2  提高EXCEL录入速度十招

第一招--内嵌序列法。

如果你经常需要输入一些有规律的序列文本，如数字（1、2……）、日期（1日、2日……）等，可以利用Excel内嵌的序列来实现其快速输入：

先在需要输入序列文本的第1、第2两个单元格中输入该文本的前两个元素（如"甲、乙"）。

同时选中上述两个单元格，将鼠标移至第2个单元格的右下角成细十字线状时（我们通常称其为"填充柄"），按住鼠标左键向后（或向下）拖拉至需要填入该序列的最后一个单元格后，松开左键，则该序列的后续元素（如"丙、丁、戊……"）依序自动填入相应的单元格中。

问:

如果是同学甲，同学乙，同学丙等的呢，可用合并法，但内嵌可以吗

第二招--右键拖拉法。

有时需要输入一些不是成自然递增的数值（如等比序列：

2、4、8……），我们可以用右键拖拉的方法来完成：

先在第1、第2两个单元格中输入该序列的前两个数值（2、4）。

同时选中上述两个单元格，将鼠标移至第2个单元格的右下角成细十字线状时，按住右键向后（或向下）拖拉至该序列的最后一个单元格，松开右键，此时会弹出一个菜单（如图 1），选"等比序列"选项，则该序列（2、4、8、16……）及其"单元格格式"分别输入相应的单元格中（如果选"等差序列"，则输入2、4、6、8……）没有等比这些选项啊?

  第三招--定义序列法。

单位里职工的姓名是经常需要输入的，有的职工姓名中含有生僻的字输入极为困难，如果我们一次性定义好"职工姓名序列"，以后输入就快多了：

将职工姓名输入连续的单元格中，并选中他们，用"工具→选项"命令打开"选项"对话框（如图 2），选"自定义序列"标签，先后按"导入"、"确定"按钮。

以后在任一单元格中输入某一职工姓名（不一定非得是第1位职工的姓名），用"填充柄"即可将该职工后面的职工姓名快速填入后续的单元格中。

  第四招--自动更正法。

因工作的需要，我常常需要将一些国家标准的名称（如"《建筑安装工程质量检验评定统一标准》[GBJ300-88]"）输入单元格中，对这些文本的输入要求即准确又必须统一。

我利用"自动更正"功能解决了为一难题：

用"工具→自动更正"命令，打开"自动更正"对话框（如图 3），在"替换"下面的方框中填入"G300"，在"替换为"下面的方框中填入"《建筑安装工程质量检验评定统一标准》[GBJ300-88]"，然后按确定按钮。

以后在单元格中输?

quot;G300"（注意：

G一定要大写！

）确定后，系统会自动将期改正为"《建筑安装工程质量检验评定统一标准》[GBJ300-88]"，既快速又准确、统一。

特别需要指出的是：

如果表格中需要文本"G300"时，你可以先输入"G3000"及后面的文本，然后再将"1"删除即可。

你可以依照上述方法将有关文本一性定义好，方便以后使用。

特别指出的是：

在这里定义好的自动更正词条在office系列其他应用程序（如word）中同样可以使用。

第五招--函数合并法。

我经常需要输入一些施工企业的名称（如"马鞍山市第九建筑安装工程有限责任公司"等），这些文本大同小异，如果采取上?

"自动更正"法，多了以后自己可能也记不清其代码了（你可以打一外一览表，摆在电脑前供查找），这时我们可以用Excel的一个函数来实现类似这些文本的快速输入：

假定上述文本需要输入某一工作薄的Sheet1工作表的D列中（如D2单元格），我们先在Sheet2工作表中的两后单元格（如A1和B1）中输入文本"马鞍山市"和"建筑安装工程有限责任公司"，然后在Sheet1有D2单元格中输入公式：

=CONCATENATE（Sheet2!

$A$1,C2,Sheet2!

$B$1），以后我们只要在C2单元格中输入"第九"，则D2单元格中将快速输入"马鞍山市第九建筑安装工程有限责任公司"文本。

对于这一招有三点值得说明：

①我们可以用填充柄将上述公式复制到B列的其他单元格中，以后只要在C列相应的单元格中输入某企业名称的关键词（如"第九"），则该企业的全称将填入到D列相应的单元格中。

②为了便于公式的复制，我们再公式中对单元格的引用采取了"绝对引用"（如Sheet2A1和Sheet2B1，这部分单元格不随公式的复制而发生变化，加上"$"符号即表示绝对引用）和"相对引用"（如C2单元格，我们没有加"$"符号，该单元格会随着公式的复制而自动作相应的调整）。

③这样做工作表中就会多出一列（C列），我们在打印时不希望将它打印出来，我们选中该列后右击鼠标，在随后弹出的菜单中?

"隐藏"项，即可将该列隐藏起来而不被打印出来。

 看不懂？

第六招--一次替换法。

有时候我们在一张工作表中要多次输入同一个文本，特别是要多次输入一些特殊符号（如※），非常麻烦，对录入速度有较大的影响。

这时我们可以用一次性替换的方法来克服这一缺陷：

先在需要输入这些符号的单元格中输入一个代替的字母（如X。

注意：

不能是表格中需要的字母），等表格制作完成后，用"编辑替换"命令（或按Ctrl+H键），打开"替换"对话框（如图 4），在"查找内容"下面的方框中输入代替的字母"X"，在"替换值"下面的方框中输入"※"，将"单元格匹配"前面的"∨"号去掉（否则会无法替换），然后按"替换"按钮一个一个去替换（如果表格中确实需要字母x时，这样做就可达满足这要求。

注意：

此时鼠标最好选定在需要替换的单元格前面的单元格中，最好选定A1单元格。

），也可以按"全部替换"按钮，一次性全部替换完毕（这样做表格中所有的x都被替换掉，且鼠标可以选定在任何单元格中）。

 第七招--快速复制法。

有时后面需要输入的文本前面已经输入过了，可以采取快速复制（不是通常的Ctrl+C、Ctrl+X、Ctrl+V）的方法来完成输入：

①如果需要在一些连续的单元格中输入同一文本（如"砖混结构"），我们先在第1个单元格中输入该文本，然后用"填充柄"将期复制到后续的单元格中。

②如果需要输入的文本前面在同一列中前面已经输入过，当你输入该文本前面几个字符时，系统会提示你，你只要直接按下"Enter"键就可以把后续文本输入。

③如果需要输入的文本和上一个单元格的文本相同，可以直接按下Ctrl+'键就可以完成输入。

④如果多个单元格需要输入同样的文本，我们可以在按住Ctrl键的同时，用鼠标点击需要输入同样文本的所有单元格，然后输入该文本，再按下"Ctrl+Enter"键即可。

第八招--定义格式法。

有时我们需要给输入的数值加上单位（如"平方米"等），少量的我们可以直接输入，而大量的如果一个一个地输入就显得太慢了。

我们?

quot;自定义"单元格格式的方法来实现单位的自动输入：

我们先将数值输入相应的单元格中（注意：

仅限于数值！

），然后在按住Ctrl键的同时，选取所在需要加同一单位的单元格，用"格式→单元格"命令，打开"单元格格式"对话框（如图 5），在"数字"标签中，选中"分类"下面的"自定义"选项，再在"类型"下面的方框中输入"#"平""方""米""，按下确定键后，单位（平方米）即一次性加到相应数值的后面。

第九招--定义词组法。

对于一些经常需要输入的文本（如"建筑工程质量监督"），我认为，采取利用输入法的"手工造?

quot;功能来实现比较好（此处以"五笔输入法"为例）：

启动"五笔输入法"，用鼠标右击状态条，选"手工造词"选项，打开"手工造词"对话框（如图 6），在"词语"后面的方框中输入词组（如"建筑工程质量监督"，最多20个汉字， 夹杂一些符号也可以），在"外码"后面的方框中输入"编码"（最好采用系统自动生成的外码，他符号该输入法的编码规则，便于记忆和使用），然后先后按"添加"和"关闭"按钮。

以后可以象输入其他词组一样输入你自定义的词组。

不会？

第十招--零找碎敲法。

下面这些方法与输入看起来没有直接的关系，但简化了对Excel的设置过程，自然也就提高了录入速度：

①大家知道，如果向Excel中输入位数比较多的数值（如身份证号码），则系统会将其转为科学记数的格式，为与我们的输入原意不相符，解决的方法是将该单元格中的数值设置成"文本"格式。

如果用命令的方法直接去设置，自然很慢。

其实我们在输入这些数值时，只要在数值的前面加上一个小"'"就可了（注意：

该"'"必须是在英文状态下输入）。

②如果某个单元格中输入的文本一行容不下，我们在按住"Alt"键的同时，按下"Enter"键就可以快速强行让其转行。

以上十招保准能使你的录入速度大大提高，不信？

！

请你试试看。

如果各位有什么更好的高招，别忘了告诉后，在下在此先谢过了！

！

！

Part3快捷键提高速度---Excel工作簿技巧

设置好你的姓名及选项第一次安装word时，需要输入用户姓名、用户单位名称等，以便为你注册。

这些信息被Excel引用。

如果想更改它，可以选择“工具”→“选项”，单击“常规”标签，然后在其中“用户名”一栏中进行更改即可。

快速新建工作簿按下Ctrl+N组合键，则快速新建一个工作簿。

（word中也是这个快捷健）

快速保存工作簿按下Ctrl+S组合键，则可以快速保存文件。

快速关闭工作簿按下Ctrl+W组合键，则关闭当前工作簿，并提示是否保存工作簿。

而按下Ctrl+F4组合键，也可关闭当前工作簿。

快速切换工作簿当同时打开多个工作簿时，按下Ctrl+F6或Ctrl+Tab或Ctrl+Shift+F6或Ctrl+Shift+Tab 组合键，则依序在多个工作簿之间切换。

快速最大/小化/还原工作按下Ctrl+F10组合键，可以使最小化的工作簿窗口最大化。

按下Ctrl+F9组合