12中小企业必备管理制度范本精选配套光盘第九章.docx

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12中小企业必备管理制度范本精选配套光盘第九章

第

九

章

行

政

管

理

制

度

范

本

XZGL-ZD-01公司文书管理办法

公司标准文件

XX有限公司

公司文书管理办法

文件编号

版本

A/O

页次

1.目的

为规范化文书管理体系，特制定本办法。

2.适用范围

适用于公司文书管理。

3.文件流传细则

3.1分类

3.1.1须登记的文书范围：

结合《档案管理规定》的要求。

3.1.2外来文件：

公文（命令、指令、决议、指示、通知、通报、报告、请示、批复、涵、会议纪要）、电报、传真等。

3.1.3本部制发文件：

本公司内部文件和对外业务文件。

3.2收文

3.2.1本公司与外界往来的文件，由办公室统一登记、收文。

3.2.2内部制发文件流转，由各部门自行登记、收文、立卷、存档。

3.3发文

3.3.1以公司名义撰写的文件，可由各部门自行拟稿，统一由公司办公室登记签发。

3.3.2以各部门名义撰写的文件，由各部门自行登记、签发。

3.4分文

3.4.1外来文件由办公室登记收文后，根据业务性质分送各有关部门处理。

3.4.2内部制发文件流转时，由发文部门登记签发后，直接送收文部门登记签收。

3.5会签

3.5.1需多部门或多人会签处理的文件应附上“收文处理单”。

3.5.2各部门收到需参与会签的文件时，须本着本部门的职责及时认真处理并签署意见。

3.5.3文件收文后，再依“收文处理单”内所指定的会签顺序，转送其他会签部门或某人，若某部门或某人为最后一个会签单位，则处理后将本文件转送办公室。

4.重要文件的审核、执行

4.1审核、批示

涉及公司总体协调或应由公司总经理审核的文件，由办公室汇总签办意见，呈总经理或交其他被授权者做最终的审核、批示。

4.2执行

经总经理或有关人员的批示后，正本留办公室归档存查，由办公室将文件复印一份送执行单位处理并督促执行。

5.撰写文书格式

5.1本公司公文格式及字体规则：

5.1.1文号：

四号仿宋GB2312左齐。

5.1.2标题：

三号黑体居中。

5.1.3正文：

小三号，仿宋GB2312，每行28～30字，每页28～30行。

视正文内容多少，行间距定义为最小值或单（双）位行距，尽量避免“此页无正文”和段落最后一个字另起一行，以保证页面充实、完整、美观。

正文中的结构层次序数为，第一层为“一”，第二层为“

（一）”，第三层为“1”，第四层为“

（1）”。

除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。

5.1.4附件：

正文之后，成文时间之前，注明顺序和名称。

5.1.5成文时间：

四号，宋GB2312，右齐，以领导签发日期为准。

5.1.6印章：

除会议纪要外，应加盖印章（需“骑年压月”）。

5.1.7抄报、抄送：

四号宋GB2312与正文齐

5.2公文用纸统一采用国际标准A4型（长297厘米、宽210厘米），左侧装订。

以公司名义发文，要分别采用相应的公司信笺，并加盖相应印章，不得混用。

5.3文稿由各相关部门使用统一的拟稿纸草拟并签名，部门负责人核签，然后交行政部复核（如与其他部门有业务联系，还应进行会签），行政部负责确定发文范围、印发份数和缓急程度后，呈公司总经理（或受权副总经理）签发。

5.3经总经理（或授权副总经理）签发的文件底稿退回行政部进行登记、编号、打印和发送。

5.4草拟、修改和签批公文，不得使用铅笔或圆珠笔，不得在文章装订线以外书写。

拟定

审核

审批

XZGL-ZD-02来访接待管理制度

公司标准文件

XX有限公司

来访接待管理制度

文件编号

版本

A/O

页次

1.目的

为规范接待工作，提高接待水平，本着“热情周到、规范、节约”的原则，特制定本制度。

.

2.适用范围

公司本部、各管理处。

3.管理规定

3.1来访类别

3.1.1贵宾：

主要指来公司或分公司进行检查的各级领导以及重要业务关系单位负责人。

3.1.2重要客人：

指政府机关或外部单位来公司或分公司进行指导、考察、交流、参观、学习、业务联系（如发展商、同行单位、新闻媒体等）的客人。

3.1.3普通客人：

指到公司或分公司办理公务的政府机关工作人员、办事人员（包括税务稽查机关、消防局、公安机关等），和进行一般业务上交流的同行业人士。

3.2接待分类

3.2.1对于贵宾的来访，由公司或分公司总经理或总经理委托的副总经理负责接待并陪同，如需食宿，应由行政事务部门填写《接待安排表》，经总经理审批后，行政事务部门具体安排入住酒店、就餐、接送车辆等事宜。

3.2.2对于重要客人的来访，由公司或分公司副总经理或副总经理委托的部门经理接待并陪同，如需食宿，应由行政事务部门或接待人填写《接待安排表》，经总经理审批后，行政事务部门具体安排入住酒店、就餐、接送车辆等事宜。

3.2.3对于普通客人的来访，由相关部门经理接待并陪同，公司或分公司不负责食宿。

特殊情况的，由总经理批准后可由行政事务部门具体安排。

3.3接待申请

3.3.1来访接待部门初步审核接待必要性，若属必要，由行政事务部门或接待人填制《接待安排表》。

3.3.2《接待安排表》报总经理或总经理授权的副总经理审批。

3.3.3《接待安排表》经审批后，由公司或分公司行政事务部门具体落实。

3.4接待要求

3.4.1行政事务部门负责按行程安排接站、食宿、交通工具和活动，回程票预订、礼品的准备以及最后阶段的送站。

3.4.2来访客人到达公司或分公司后，接待人应将行程安排先征询客人意见，以便接待工作的开展。

3.4.3接待工作中，应注意接待人员的行为语言规范，充分展现公司的良好形象，并严守公司的商业秘密。

3.5接待结束

3.5.1征求宾客意见和建议，并处理对方委托的事宜。

3.5.2结算接待费用，并对此次接待进行记录和总结。

拟定

审核

审批

XZGL-ZD-03文件保密管理办法

公司标准文件

XX有限公司

文件保密管理办法

文件编号

版本

A/O

页次

1.目的

为了加强对企业文件的管理，使之既利于提高效率和质量，又利于安全和保密，特制定本办法。

2.适用范围

适用于公司各类文件的保密管理。

（含红头文件、管理体系文件、内部通告等）

3.具体规定

3.1文件发布时的保密管理

（1）文件密级的设定：

公司文件密级分A、B、C、D四级。

（2）文件编制部门编制文件时在文件上注明密级和发布区域，经本部门经理审阅后，将文件提交给相应审批人审批；

（3）公司对通过审批的文件按密级及发布区域在OA系统上发布。

（4）各单位按规定下载发布相应密级的文件。

3.2文件存档后的保密管理

（1）各部门指定专人将本部门文件按规定整理并入柜上锁保存，并妥善保管文件柜钥匙，不得将其外借。

（2）职员借阅本人阅读权限内的文件，须经文件管理人核实登记，借阅期不可超过3天；职员如借阅非本人阅读权限内的文件，须向该文件批准人提出申请，批准后由文件管理人核实登记，借阅期不可超过1天。

（3）职员借阅文件期间，不得私自将文件带出工作场所，不允许有逾期不还或遗失之情况发生。

（4）职员不得随意复印公司文件，如确因需要，公司职员须向公司管理者代表申请，区域分公司职员须向区域分公司管理者代表申请，经批准后才可复印。

（5）职员未经管理者代表批准，不得将公司文件外传，不得对文件规定密级以外的人散发。

（6）职员须妥善管理好自己的OA系统账号、密码，防止泄露；新职员应对自己OA系统的录入密码进行重置及严格保密。

以上文件所指为纸质、电子、拷贝等各种形式的文件

3.2违反规定的处理

职员如违反上述规定，按有关规定进行处理。

拟定

审核

审批

XZGL-ZD-04出差管理制度

公司标准文件

XX有限公司

出差管理制度

文件编号

版本

A/O

页次

1.目的

为统一、规范管理员工因公出差，特制订此制度，各部门员工因公出差须按照本制度执行。

2.适用范围

适用于本公司因公出差的各级员工。

3.员工市内、外出差签核流程

3.1所有因公出差的员工在出差前须填写“出差申请审核表”，经主管领导审核批准后方可执行。

3.2出差员工（高级管理人员除外）在出差前须到人力资源部办理考勤登记。

3.3出差期间因工作需要而延长出差时限的，须报请主管领导审核批准；因病或其他不可抗力因素需要延长出差时限的，须及时通知主管领导并在出差结束后提供相关证明。

出差员工违反此规定者，不予报销差旅费，并视其情节轻重予以不同程度的处罚。

3.4因公出差的员工需预支差旅费的，凭核准的“出差申请审核表”到财会部门按规定办理差旅费预支，预支金额为核准金额的80%。

3.5员工出差期间原则上不得报支加班费；节假日出差的，经部门批准人力资源部复核后，可酌情安排补休。

3.6员工出差核准权限：

3.6.1市内出差须经直属领导核准。

3.6.2市外国内出差须经总经理或其授权职务代理人核准。

3.6.3国外出差须由董事长或授权总经理核准。

3.7国内出差应提前2～5日办理出差申请，国外出差应提前10～20日提出出国计划书及出差申请。

3.8国内、国外出差时间

3.8.1出差当日12：

00以前出发按1天计算。

3.8.2出差当日12：

00以后出发按半天计算。

3.8.2出差当日12：

00以前返回按半天计算。

3.8.3出差当日12：

00以后返回按1天计算。

（此处涉及的时间以飞机、车船票等起／至时间提前／滞后2小时为准。

）

3.9出差结束后应在7个工作日之内办理出差费用核销及提交相关报告。

4.员工出差费用标准及相关规定

4.1市内出差费用标准

4.1.1公司员工在市内出差，一般情况下公司不派公务车且不得乘坐出租车，特殊情况需要公司派公务车或乘坐出租车的，事前须由分管副总审核批准。

4.1.2市内出差，公司按实报销公共交通费用；自备车辆可报销寄放费。

4.2出差费用管理制度

4.2.1住宿费、误餐费按费用标准报销，超标自付，欠标不补；由对方接待或公司安排的，误餐费、交通费、交际费不得重复报支。

4.2.2交际费用额度由董事长或总经理核准，未经核准费用自理。

4.2.3差旅费用一律凭证报销，不得虚报、冒领，上述情形一经查出，除追回报销款外，并视其情节轻重给以不同程度的处罚。

4.2.4不同级别的员工共同出差，住宿、交通工具可按高级别员工标准执行，其他费用标准不变。

4.2.5国内、外出差人员在同一城市出差停留30天以上的，自第31天起，住宿费、误餐费按7折给付，特殊情况由总经理审批。

4.2.6报销住宿费需附清单。

4.2.7若国内出差应报销住宿费而无相关凭证者，则按相应住宿费标准一半支付。

出差当日返回不报销住宿费。

拟定

审核

审批

XZGL-ZD-05员工制服管理规定

公司标准文件

XX有限公司

员工制服管理规定

文件编号

版本

A/O

页次

1.目的

树立和保持公司良好的社会形象，展现员工精神风貌，确保工服的规范使用和管理，特制定本办法。

2.适用范围

适用于公司所有员工。

3.职责分工

3.1人力资源部：

负责工服的统一制作、采购、发放、回收，建立工作服管理台帐，认真做好工作服发放相关资料的存档备案工作，并按员工实有人数加制20%至25%以备新进人员之用；负责对员工着装的监督检查。

3.2各部门：

负责本部门员工工服的统计、穿着等日常管理工作。

4.具体规定

4.1品类数量

4.1.1工作服分为春秋装、夏装、冬装三种，春秋装和夏装各为两件以便换洗，换装时间由公司根据季节统一穿着。

4.1.2工服发放数量及更换时间：

夏季工作服：

每人2件，一年一换。

春秋工作服：

每人2件，两年一换。

冬季工作服：

每人1件，两年一换。

4.2使用管理

4.2.1员工到岗完成入职手续后7个工作日即可按规定领取工服。

4.2.2换领工作服人员需书面申请经分管领导同意，方可到总务科领取，并认真填写”工作服发放登记表”，不得冒领、代领。

4.2.3员工离职时工作服不收回，按以下公式扣除成本费：

员工离职以12个月为折旧期，应交纳工服成本费为：

夏装：

工服成本费=（12个月—实际工作月数）×40元/12个月

春秋装：

工服成本费=（24个月—实际工作月数）×60元/24个月

冬装：

工服成本费=（24个月—实际工作月数）×35元/24个月

4.3费用说明（此费用变化时以新的成本费用为准）

夏季工作服成本费：

20元/件

秋季工作服成本费：

30元/件

冬季工作服成本费：

35元/件

4.4着装要求

4.4.1工作时间必须按规定统一着装，穿着工服即代表公司的精神，必须保持整洁，并做到及时清洗、熨烫平整，不允许私自改动，不得出现脏、破等现象。

4.4.2员工违反本规定的，通报批评并处以当事人10元的罚款。

各部门负责人应认真配合、督促部门员工遵守本规定，当月累计员工违反本规定超过三人次的，处以该部门负责人10元/人次的罚款。

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