材料设备购买方案计划经过流程.docx
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材料设备购买方案计划经过流程
采购部材料、设备购买方案流程
目录清单
材料、设备购买方案流程图……………………………………………1
材料、设备购买方案流程表……………………………………………2
（一）编写采购计划………………………………………………………3
（二）对分供方评价………………………………………………………3
（三）签订采购合同………………………………………………………4
（四）入库验收……………………………………………………………4
附表1《采购计划》……………………………………………………5
附表2《供应商质量保证能力调查表》………………………………6
附表3《合格供方名录》………………………………………………7
附表4《材料、设备验收入库通知单》………………………………8
材料、设备购买方案流程图
工作模式
环节控制
工艺流程
技术要求
质量标准
工时
人员安排
材料消耗
设备维护
安全注意事项
（一）编写采购计划
1.确定所需设备
2.编写采购计划
1.采购计划由材料员编写，主管领导审核，总经理批准
2.采购计划内容包括材料、设备的名称、规格、型号、数量
1.采购计划要求合理
2.确保对应的型号是最优选择
2个工作日
材料员负责编写
笔、纸
无
所选设备经济适用
（二）对分供方评价
1.确定购买材料、设备种类型后对分供方进行评价
2.确定合格供方名录
3.建立合格供方档案
1.对分供方进行全方面评价
2.货比三家，择优选用，确定合格供方名录
3.建立合格供方档案
1.对分供方进行评价时，要有相关负责人员在场，严格考察产品质量
2.如有特殊情况，要进行重新评价
7个工作日
由采购部主管领导组织有关人员组成“供方评价小组”对分供方进行评价
笔、纸
无
1.评价时，要有申购材料、设备部门相关人员参与
2.对评价过程中的相关记录进行整理存档
（三）签订采购合同
1.对分供方评价完成后，与合格供方签订采购合同
2.派专人进行采购
3.设备运输
1.材料员编制采购合同，主管领导审核，总经理批准
2.合同内容需包括付款方式、是否含税、运费问题
3.指派相关专业技术人员进行设备采购并监督设备运输
1.依据采购合同，及时采购材料、设备
2.专人采购要对设备进行试操作，检验其功能是否为所需设备
约7个工作日
1.由材料员编写采购合同
2.相关技术人员进行设备采购
笔、纸
无
要对合同内容严格控制，准确无误后方可签订
（四）入库验收
1.材料、设备到厂后，进行开箱验收
2.对于检验合格的物资办理入库手续
3.购买设备时，验收合格后及时建立设备档案
1.开箱验收时，申请购买材料、设备部门相关人员参加
2.经检验合格的物资设备，由保管员放入指定存放区；经检验不合格或不适用的物资设备，由保管人员放入不合格区或挂不合格标牌，交材料员及时与供方联系处理
通过入库验收，确保接收的材料、设备均为合格品
约2个工作日
1.由采购部、质检部相关人员进行入库验收
2.由保管员负责合格品、不合格品的处理
笔、纸
无
验收入库的材料、设备按类别、规格、型号、材质分区存放，严禁混淆
材料、设备购买方案流程
一、材料、设备购买方案流程
1.编写采购计划：
在购买所需材料、设备之前，应由专人编写采购文件。
2.对分供方评价：
根据所需材料、设备的要求，对分供方进行评价，货比三家，择优选用。
3.签订采购合同：
合格供方确定，要与其签订材料、设备采购合同。
4.入库验收：
设备、材料到厂后，由专人根据采购文件与采购合同，在入厂过程中进行检查或监督检验。
（一）编写采购计划
1.根据所需要求，查询相关资料，确定所需购买材料、设备后，由材料员编写《采购计划》（附表1）。
2.按照所要购买的材料、设备能力要求填写。
3.采购计划由材料员编写，相关专业人员配合，经上级主管领导审核，总经理审批后执行。
（二）对分供方评价
一、对分供方进行评价
1.确定购买材料、设备种类型号后要对分供方进行评价。
对分供方进行评价后，及时填写《供应商质量保证能力调查表》（附表2）。
2.对分供方进行评价，评价内容包括：
（1）供应商单位资质，包括营业执照、组织机构代码证、注册资金、经营状况和信誉；
（2）质量保证能力情况，包括产品质量、交货期、履约能力、售后服务能力等；通过供方的业绩和用户的反映综合评价其信誉；
（3）对其提供的样品进行验证；
（4）对法规、安全技术规范有行政许可规定的供方，应对供方许可资格进行确认。
二、确定合格供方名录
对分供方进行评价后，货比三家，择优选用，确定《合格供方名录》（附表3）。
三、建立合格供方名录
确定合格供方名录后，建立合格供方档案，主要内容包括：
（1）供方的经营情况调查资料，有关机构颁发的生产许可证、税务登记证、产品说明书和产品质量记录等企业资质及信誉等证明资料。
（2）合格供方质量保证能力调查表、合格供方名录、供方综合能力评价表。
（3）将已批准的合格供方编号、建档并制定合格供方名单，下发材料员或采购员。
四、注意事项：
1.采购部对已确定的合格供方，如遇下述情况，应对供方进行重新评价，并按重新评价的结果整理管理档案：
（1）采购员在采购过程中，如发现合格供方的生产能力、组织机构发生重大变化、或供应商的注册资金、经营范围等发生变动，可能影响采购质量时，应立即向主管领导汇报，由其组对供方进行重新评价。
（2）当材料质检员发现合格供方的进货质量出现波动，累计出现三次质量问题或一次有质量问题材料比例超过50%时，需及时通知主管领导，由其组对供方进行重新评价。
2.当合格供方供货及时、质量稳定，能够满足要求时，当年内可不对其进行重新评价。
3.当现有合格供方被取消或物质需求发生变化，而不能满足要求时，按上述办法和要求增加选择必要的合格供方。
（三）签订采购合同
一、签订采购合同
对分供方评价完成后，根据材料、设备合格供方名录与合格供方签订采购合同。
如因某种原因采购合同不能按期实施，采购人员应及时报告主管领导及有关部门，以采取应急措施。
二、专人采购、设备运输
采购合同签订完毕以后，派专业技术人员进行现场材料、设备采购，采购人员按照采购合同上要求的供货日期，采用时间段向供应商反复核对到货日期直至材料、设备运输到我公司。
（四）入库验收
一、开箱验收
1.材料、设备到厂后，采购部、质检部相关人员参加现场开箱验收，申请购买材料、设备部门要有相关人员参加，对物资进行清点、验收和交接。
2.开箱验收前对设备材料的外包装及标记进行外观检查，以确认无错箱、损坏和开箱痕迹。
3.材料质检员首先检查资料证明文件是否合格，是否与实物相符，然后依据采购计划进行材料、设备的清点和验收：
（1）清点设备、材料、零部件的实际数量；
（2）核对货物的标识、铭牌、规格、型号等技术参数；
（3）对设备材料的表面进行外观检查；
（4）清点验收装箱资料、图纸及说明书等。
二、办理入库
1.对于检验合格的物资办理入库手续，填写《材料、设备验收入库通知单》（附表4），放入制定存放区，不合格物资拒绝接收。
2.经检验不合格和不适用的物资设备，由保管人员放入不合格区或挂不合格标牌，交材料员及时与供方联系处理。
三、建立设备档案
1.购买设备时，验收合格后由负责档案人员及时建立设备档案，内容包括：
发票复印件、合格证、保修卡、说明书、维修保养记录、合同复印件。
四、注意事项
1.因验收时质量测试结果各异，双方产生争议，由采购部会同技术部及有关部门与供方协商，交国家认可的第三方测试与仲裁，以仲裁结果为准。
2.确保因物资和设备质量不合格，则由相关部门负责向供方提出索赔或退货。
生产部
2015年5月29日
附表1
采购计划
工程名称：
序号
材料、设备
单位
数量
材质
标准及
附加要求
名称
牌号
规格
编制：
审核：
批准：
日期：
附表2
供应商质量保证能力调查表
概
况
名称
经济性质
地址
邮编
厂长
电话
电挂
生产负责人
电传
营业执照
建厂时间
职工总数
生产面积
经营范围
部门
机构
设计部门服务部门人员质量管理部门人员
检验部门
人员
技术人员
人其中：
高级职称人：
中级职称人：
检验人员
人其中：
高级职称人：
中级职称人：
质量管理人员总数
人其中：
高级职称人：
中级职称人：
生产人员总数
人其中：
技师人：
高级工人：
中级工人：
服务人员总数
人其中：
技术人员人：
生产设备和检测设备
生产设备总数
台（件），关键设备台：
设备完好率%
工装总数
台（件）关键工装台：
工装完好率%
检验、测试和试验设备台（件）数
台（件）：
其中：
通用量具件：
仪器台；专用检测设备台；专用量具件；检测设备台；出厂试验设备台
质量认证情况
质量体系认证
质量保证模式标准号
认证机构
质量体系认证书
（提供复印件）
证书有效期
证书覆盖产品
产品认证或安全认证
认证类别
产品认证
认证机构
证书及有效期
认证标志
证书覆盖产品
生产许可证出口质量许可证
证书类别
生产许可证出口质量许可证
发证部门
证书编号
获证产品名称、规格
证书有效期
编制：
审核：
日期：
附表3
合格供方名录
序号
供方名称
所供产品名称类别
首次列
入日期
评价表编号
联系人
联系电话
年度复评结果
编制：
审核：
批准：
日期：
附表4
材料、设备验收入库通知单
材料、设备名称
牌号
材料代号
规格
数量（吨）
张数
供货单位
生产厂家
质证书号
炉号
批号
供货状态
材料标准
检
验
结
果
质证书审查
标记复核
外观质量
主要几何尺寸
存在问题
材料复验
力学试验
试
验
报
告
编
号
弯曲试验
化学分析
其
他
检
验
结
果
结
论
经检验该材料符合标准，验收合格，同意入库。
材料员日期
质检员日期
备
注
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