长沙卷烟BPRERP项目物资经理部调研问卷文档格式.docx
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21.
备用兼核算
22.
发料员
8
23.
送料工
18
24.
检验员
检验班
9
25.
裁纸工
裁纸班
6
另：
借出
产假
脱产学习
部门记录情况清单
编号
简称
全称
信息来源
中间处理
传送去向
传送途径
用途
长烟收货单
本部门
书面
确认入库数量
长烟领料单
＂
确认领料数量
原材料收付存月报表
财务部
核对收货单、帐务处理
原材料领料汇总表
同上
科目汇总表
合并报表
原材料收付存统计表
省公司
了解购消存情况
原材料、燃料购进价格统计表
企管部
了解价格
记帐凭证
帐务处理
年度采购计划表
财务、企管部
全年预算
月度采购计划表
下单订货
月度采购资金计划表
申请付款
文件制（修）订申请表
申请修改文件
接受受控文件一览表
控制文件
长沙卷烟厂合格供应商目录
相关部门
供应商管理
经济合同签订报批单
合同审批
长沙卷烟厂辅料供应商评审报告
科研、工艺、物质
长沙卷烟厂辅料价格评审表
价格管理
长沙卷烟厂辅料样品评审报告
科研、工艺
样品试验
长沙卷烟厂辅料送料单
成品核算
长沙卷烟厂香精香料、食品添加剂辅料样品评审报告
科研、
辅料供应商评级报告
科研、工艺、质检
其他服务供应商评审报告
企管、科研等
辅料进货检验报告单
质量检验
辅料投料前检验记录表
物料重检报告单
质检站
不合格品处理报告单
工艺
不合格品处理
材料退库单
成本核算
辅料储存检查记录表
质量控制
机台辅料送料单
材料需求单
采购协议（合同）
审计等
物质采购
基本情况
本部门的部门职责、组织结构。
职责参见企管部下发的文件《物资经理部工作标准》（编号为QZ/CY01.06-1999）
组织结构参见企管部下发文件《物资经理部组织机构图》（编号为GQ/JG/05）
与哪些部门的业务关系比较紧密？
请按照紧密程度先后列举。
财务部、审计部、企管部、生产部、科研所、工艺质量部、质检站、二、六、七、一、五车间
本部门目前正在使用的计算机系统有哪些，请简要介绍已使用的该系统的功能，您对该系统应用效果的评价如何？
系统名称
功能
效果评价
共享信息
BPCS
采购管理、库存管理
能正常使用
材料库存
合同审计系统
合同审批、合同管理
合同签订情况
本部门与其他部门通过计算机信息系统共享信息的情况如何？
请列举具体是哪些部门、通过哪种计算机信息系统、共享哪些信息。
见上表
目前，有哪些信息想得到、但还不能及时、准确的获得？
销售的预测信息、新材料开发的信息、材料使用情况的信息、生产进度信息
对集团建设的设想？
N/A
本部门的工作现状还有哪些值得改进之处？
这些问题存在至今、暂时还没有改进的原因是什么？
主要受上下游部门的计划管理水平的制约，计划管理的精细化和科学化有待进一步提高；
供应商管理的方法有待进一步完善；
质量管理的能力和水平有待进一步提高；
库存管理的自动化水平亟待提高；
信息化管理的手段和水平有待提高。
在业务上下游范围内看，哪个环节或方面的工作还可以进一步改进？
计划管理的超前性不够，与计划预测相关的信息共享不够；
主要原因是计划的意识不够强。
以上问题当中，首先需要引起重视的是哪一个或者哪几个？
计划管理
公司尚应该建立或完善哪些制度？
为什么？
除以上内容，尚有一些重要或需提请注意的方面，请予以列示。
采购部分
部门设置
采购部门设置
有多少个部门可以行使采购职能？
各自的采购范围？
采购部门是否还负责接收物料？
我部主要负责采购辅料、香精香料、食品添加剂、燃料、办公用品、劳保用品及相关低值易耗品，同时负责上述物品的接收。
采购分工
采购业务可以分为哪些类型？
请说明分类标准。
中国烟草总公司有一个分类标准，主要有：
纸张类（含卷烟纸、成型纸、水松纸、铝箔纸、卡纸）、丝束、烟盒、条盒、封口、拉线、透明薄膜、食品添加剂、纸箱、胶类、香精香料、胶带、其它等
采购员是否存在分工？
分工情况如何？
1、纸张类、丝束、透明薄膜
2、烟盒、条盒、封口
3、食品添加剂、胶类、香精香料、
4、纸箱、拉线、胶带、其它
采购件管理
采购件信息
采购物品是否有分类？
如何分类？
分类标准？
见上面
采购控制
是否所有采购物资都需要检验？
有哪些物资需要检验？
有质量检验标准的材料都要检验。
详见企管部下发的质量检验标准。
采购物资是否分质量等级？
不同等级的采购物资的处理流程有何不同？
只有合格与否的区别，无等级差异。
如何对采购人员进行考核？
从计划执行率、供应及时率、资金计划准确率、采购物资的质量及库存情况几个方面
供应商信息
是否有一些供应商与企业结成了战略伙伴型关系？
请列举。
盒皮、纸箱、水松纸和铝箔纸、胶类等部分供应商。
是否存在采购物料代理商？
代理商与供应商之间是否存在交叉业务？
进口材料和部分特殊物资有代理商。
供应商考核
是否对供应商进行考核？
如何进行考核？
一方面对所有辅料供应商每年进行一次供应商评级，从进货质量、送货及时性、售后服务质量、材料使用质量等四个方面进行综合考评。
另一方面还可根据需要向供应商发出纠正措施要求。
采购申请管理
采购申请流程
物资采购申请部门提出采购申请的物料范围是什么？
除原烟，工程设备方面的材料之外的所有物料。
包括：
专卖物资（卷烟纸、丝束），专管物资（成型纸、水松纸、铝箔、BOPP膜、香精香料），商标，烟箱，胶类，燃料，白卡纸拉线胶带、添加剂化学品，零杂件。
不同的采购物资是否有不同的采购申请流程？
若有，请举例。
有。
对于采购申请计划，采购批次、采购量的合理性如何保证？
是否有这方面的管理方法？
一般都是根据厂年度计划（或月度计划）进行采购计划安排。
采购批次和每批次的采购量主要是计划员以现库存和以往的消耗，根据经验确定。
采购申请单
是否有采购申请单？
是。
采购申请单如何传递？
各部门将下月度采购计划报物资部
采购申请单上是否需要注明供应商？
是否需要注明采购价格？
在有特殊要求的时候可以注明供应商。
可以注明采购价格。
询价管理
询价单
采购业务过程中是否有询价过程？
是如何进行询价工作的？
首先采购员可以到审计部查询价格情况，然后通过市场渠道了解同一材料或类似的材料在市场上的价格，进行比较，将初步情况报审计部，审计部提出初步意见后，组织相关部门人员定价。
报价管理
报价过程
接受供应商报价的方式有哪些？
以书面为主。
订单管理
订单建立
企业存在哪些类型的采购订单？
（如：
采购合同、采购订单、订货协议等等）（请填调查表单）
合同和订货协议。
采购订单及采购合同是否来源于采购申请单？
部分是，如各部门零杂件的采购合同是。
订单安全性
哪些人员可以建立采购订单？
采购员。
哪些人员可以审批采购订单？
采购员签订合同——部门（部长）审——厂长审——财务审——审计初审——审计终审。
采购政策及采购计划
采购政策及采购计划制定
是否制定采购政策及计划？
采购政策及计划分别由哪些部门负责制定及维护？
采购政策及计划由谁来审批？
没有制定明确的采购政策。
采购计划由我部根据生产需求和库存定额制订，由主管厂长审批。
采购计划的来源是什么？
时间跨度为多长？
采购计划的来源主要是生产和销售的计划、消耗定额、库存信息、采购周期、经济批量、材料价格、供应商信息等
专卖材料（卷烟纸、丝束）半年制定一次；
香精香料、食品添加剂、燃料等每季度制定一次；
包装材料每月制订一次；
其它物资根据需求临时下达。
公司是否有采购成本（率）的目标计划？
每年的部门方针目标中有采购资金总额的控制要求。
财务、审计部门有价格库控制采购物资的价格。
采购部门是否定期对采购成本及采购费用做分析？
请列举相关报表。
每月的“部门财务分析报告”中有对成本和费用的分析内容。
审批管理
审批流程
请描述采购申请单和采购单的审批流程
计划员制订采购计划—业务经理审批--经理办审批—报告主管厂长认可—返回物资部
采购接收
采购接收控制
如果供应商没有按采购单提供物料，怎样处理？
1、超计划部分退货处理；
2、规定期限内没有提供物料，相应合同作废；
3、规定期限内合同没有执行完的部分作废。
是否存在多个接收部门或接收地点？
1、一个部门接收（物资经理部）；
2、多个接收地点（大托、南华、厂内仓库）。
采购退货
采购退货控制
在接收时发现采购件有问题如何退货？
直接退货或先入库再退货？
1、接受时发现供应商错送辅料直接退货；
2、发现有破损、水湿、霉污等影响辅料正常使用情况，立即通知供应商确认后再入库，再将不能使用的辅料退回；
3、发现采购辅料中混有其他品种辅料，立即通知供应商清理后直接将其他品种辅料退回；
4、发现有严重质量缺陷（如明显异味、规格不对、严重色差、复卷松垮等）问题入库后通知供应商确认后退货；
5、入库时没有发现异常，入库后接到供应商通知可能存在少许难以发现的质量问题，待清理完毕后退回不合格部分。
入库后发现采购件有问题如何退货？
质检站检验员重新检验鉴定-------工艺质量部和科研所做辅料上机试验鉴定，确判为不合格后再退货处理。
采购与财务的接口
当公司资金不足时，付款计划如何安排？
此问题由财务部处理。
是否可得到供应商下列各项的细节，如何得到？
已收到供应商的服务和物料，已付款情况，应付余额，可用信用，迄今采购总额，未支付的发票，供应商详情及历史记录
前六项可以得到，但需要进行人工统计，望以后ERP能予以解决。
供应商详情及历史记录在供应商目录中可得到一部分。
确定应付款的条件是什么？
1、货物已收到并验收入库，而发票尚未到，做估价入帐处理（贷方）。
2、货物已收到并验收入库，发票也已收到，但到货数量超过采购合同，付款时超过合同部分（卷筒类数量超过5%以内不扣除）做应付帐处理（贷方）。
3、对于专卖物资（丝束），实行预付款，做应付帐款处理（借方）。
是否要求对供应商进行分类管理，哪些供应商需要进行分类，目的是什么？
如：
按照付款的优先级，付款期限，信用度，付款方式，地域…
目前我部付款基本按一批货物使用时间的长短进行分类的（省公司、集团内除外），因辅料质量问题我部也实行了推后付款。
但我认为今后还需进行进一步的分类，如按提供服务和质量的好坏程度付款。
提供的辅料质量优、到货及时等可提前付款（即收到发票，货到验收入库后就付款），否则推后付款，进行价格折扣等（在合同中规定），这样做有利于保证辅料的质量和提高供应商的服务质量。
是否有国外供应商。
无
供应商是否同时又是客户。
否
是否存在供应商之间合并的情况？
（如供应商发生收购合并）
如飞翔公司收购醴陵金沙出口包装厂。
供应商的付款地点、采购地点、询价地点是否有不同？
供应商开出付款发票的地点和实际付给地点是否允许不同。
不允许。
对供应商的信用额度如何考核？
目前无。
对供应商一次付款的最大金额是否有限制？
无。
供应商联系人、电话、银行、付款方式等信息如何管理？
合同管理系统。
供应商信息是由哪个部门维护管理的？
本部门。
您现有的供应商报表（应付帐系统）有哪些，请提供样张。
您期望能得到哪些供应商相关报表？
不需要。
发票管理
有没有关于发票的管理手册？
1、业务员、财务人员必须对发票的基本内容（应与合同上的相关内容一致）、真实性等进行审核。
2、相关人员要妥善保管发票，在发票的传递过程中应有签字。
如发票遗失，追查当事人责任。
是否可能对一个已关闭的会计期进行调整。
可以。
谁负责审核应付帐款和购货单？
材料会计经办，主管会计审核。
是否需要对同类发票或相同供应商的发票进行分类管理？
发票如何编号？
采用供应商的发票编号，或按业务类型进行编号？
）
我部目前未对发票进行单独编号。
现采用的编号方法是：
对已付款的发票连同付款的附件（如付款申请单、收货单、合同等原始凭证），填写记凭证，再在记凭证上编号：
GD×
×
，以月为时间段，每月从GD0001号开始，一般以一次付款填一张记凭证（包含一张或多张发票及原始凭证）。
发票应付帐款科目是否需要明细，明细程度如何。
需要明细。
供应商名称、货物名称、数量、金额
发票是否需要和采购订单匹配。
目前如何处理的？
发票的价格、名称要与订单相匹配，数量可不一致，最多不超过5%（滚筒类辅料），其他辅料不允许超过。
目前的处理方法：
一张发票包含了多个订单或一个订单可开多张发票，付款时只要发票的总量和金额不超过订单。
发票将采用何种匹配方法？
（例如，发票和采购单匹配；
发票、采购单、接收单匹配；
发票、采购单、接收单、接收入库单匹配等）
发票、采购单、收货单及相关资料（价格发生变化时）
有几种采购税率（如：
物资购进的进项税率或其他），记帐科目是否分开，采购价是否含税？
物资购进的税率有17%、13%、6%、4%4种。
记帐科目未分开。
采购帐上的价格不含税，但采购定单价格一般是含税价。
运费，杂项费用如何处理？
是单独开票或作为发票的一部分？
购进货物的运费能否作为进项抵扣，抵扣税率是多少？
运费、杂项费用都进采购资金，单独开发票，运费能作为进项抵扣，抵扣税率为7%。
请详细描述目前采购方面的发票审批流程。
业务员收到发票后先核对发票的名称、价格、供货单位、数量等与合同是否相符，银行帐号是否对，是否真票，初审合格，交会计复审（内容基本相同），复审合格，发票联交仓库核算并配单。
抵扣联10万元以上的电脑票交财务部会计到税务机关验票，检验合格后由我部会计领回。
详细情况见“货款结算流程图”
希望采用何种发票的审批方式
a.录入前手工批准b.联机方式c.批处理方式
B
批准时采用哪些容限控制（如：
价格容限、数量容限、汇率容限、税率容限）？
容限是多少
有哪些情况需要对发票和付款进行例外管理？
如果存在退货，如何处理退货业务？
除红字发票外，您还会用到何种退货凭据（请在表单中情况表中填列并附样张）。
出现退货，先由保管员开出红字收货单，如对方发票已开出，可换发票或由供应商开红字发票（电脑票销项负数）。
如未开发票，由业务员通知供应商减数。
两种情况如可能补货的话，也可采用补料的形式。
月末发票已到而货物未到如何处理？
一般无此情况。
月末货物已到而发票未到如何处理？
采用何种价格进行暂估入帐？
暂估反冲方式如何（逐笔冲回、全部冲回）
采用估价入帐的方式处理。
计划价格，全部冲回。
怎样登录凭证和进行调帐？
每隔多少时间需要将应付业务产生的凭证传送到总帐。
传送到总帐的凭证要求明细还是汇总。
手工制作凭证，通过BPCS输入，厂财务部接收。
一个月。
明细。
请提供您的发票管理部份的报表样张，或请描述您期望得到的报表样式。
2001年3月份付款情况
供货单位
项目
材料名称
单位
数量
单价
金额
备注
物资部00、01年辅料采购资金、价格对比表
单位：
元
价格
2001年采购
00年
节约额
2001年
1月
2月
3月
4月
5月
6月
7月
8月
9月
10月
11月
12月
累计
平均价
实际付款
是否做采购预算？
由哪个部门哪个岗位来做。
做采购预算，由物资部计划员做，会计、业务员配合。
对采购申请单或采购订单是否做保留款预留（即预留资金）？
否
报表
采购部门定期编制哪些报表（包括预算报表）？
年度采购计划表（现与年度采购资金计划表合并）
月度采购资金计划表
原材料收、付、存月报表
领料汇总表
科目汇总表
原材料购、消、存统计表（按供应商进行统计）
需求目标
请谈谈贵部门对业务流程改进建议。
1、业务流程应精简高效，在确保质量的基础上，重在反应的速度；
2、业务流程应突出一切为市场的观念；
3、应重新认识供应商的地位和作用；
4、应强调合作、沟通、信息共享等团队精神。
5、如何建立以市场为导向的科学合理的安全库存。
6、如何建立科学有效的进货检验体系，保证辅料供应质量的稳定。
请谈谈贵部门对未来计算机信息系统的功能建议。
1、现有BPCS系统有的功能应尽可能保留，并扩充其查询功能；
2、应处理好计算机信息系统与质量管理（ISO9000）的关系，避免“两张皮”的现象；
3、具体来讲，希望有：
计划管理（含采购计划）、资金管理、供应商管理（含合格和备用供应商数据库）、质量管理、价格管理、合同管理、定额管理、仓储管理等功能。
库存结构
现在仓库由哪些部门管理
物资部负责管理辅料、办公用品、煤、燃料、化学物资、危险品。
其它原料、基建物资、备件（五金工具）、成品等归其他部门。
有没有库存业务的政策/制度/规定？
如辅料储存与保管规定等。
有哪些库存报表和帐簿？
请详细列出
月消耗表、日消耗表、月度资金总表、收付存报表、领料报表、物资明细帐（主料、辅料、燃料、办公品、低值易耗品等）
组织信息
采用何种库存成本核算方法？
采用日核算、月结算的方法。
仓库上下班时间与企业的上下班时间是否一致？
配送班的上下班时间与生产车间一致，其它班组与部室时间一致。
企业物理仓库
企业有多少类、多少个仓库？
名称分别是什么？
各仓库管理物品的品种范围？
物资仓库所管物品有：
所有卷包主辅料、燃料、低值易耗品、办公用品、化学制剂、危险品、香精香料、添加剂等。
共有多少原材料仓库？
仓库地点？
辅料仓库有两个，一个在厂内，一个在大托。
是否有专门的废品、废料仓库？
包装物是否单独有仓库？
仓库名称与地点是什么？
包装物全部存放在物资仓库，有厂内和大托两处。
低值易耗品是否有专门仓库？
低值易耗品存放在物资仓库四楼。
是否有燃料仓库？
有煤库、柴油库。
是否有其他特殊仓储场所/仓储器具？
特殊仓储场所有CO2罐、柴油罐、危险品库、氧气。
限制仓库
物品是否需要限制仓库存放？
如化学物质、危险品、柴油、CO2、煤等都需要限制仓库存放。
请简要评价现在二级库的管理模式
现有二级库管理模式，便于物料的管理，信息的收集，有利于成本核算和控制。
财务对库存物品的划分方式
库存系统与财务系统如何联接？
库存数据进应收系统的周期，时间，每批数量
物品库存控制
库位控制
哪些物品需要采用库位控制？
我部目前所管辅料基本上都采用库位控制。
批号控制
哪些物品需要采用批号控制？
主要辅料中有卷烟纸、水松纸、卡纸、透明膜、香精香料、食品添加剂、乳胶、成型纸。
其他如商标、烟箱无批号控制。
库存基本业务
基本业务
目前库存数据的准确程度如何？
请举例说明。
有的以个或米为单位，保留整数。
有的以公斤为单位，保留到小数点后两位。
仓库是否严格按采购定单接收（比如，没有采购定单也可以接收）？
一般情况严格按采购定单接收，特殊情况下通过经理签字同意后也可接收。
退货原因有哪些？
退货原因主要是质量不合格。
是否有仓库转移业务（即从一个仓库转移到另一个仓库）？
有仓库转移业务：
1、从大托仓库转到厂内；
2、从厂内仓库转移到服务口；
3、大托与厂内仓库的相互转移。
是否有集团各单位之间转运业务？
如金沙利公司的烟盒转运（由白沙运输公司）到厂。
盘点控制
现有系统是否已有存货盘点的程序？
有。
盘点由哪个部门驱动？
由哪个部门执行？
由财务部驱动，辅料由物资部执行。
是否使用周期盘点方式？
企业是否采用全面盘点方式？
全面盘点时是否停工？
全面盘点的
升级会员 