办公室管理形成性考核册作业讲评及答案.docx
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办公室管理形成性考核册作业讲评及答案
《办公室管理》课程作业评讲
（1）
重庆电大远程教育导学中心文法导学部
一、将办公室实务工作的简要内容填入下列表格，内容基本相同的填在一行中。
1．考核知识点：
本题主要考核本课程的第一章第2点的“办公室实务的范围和内容”这一知识点。
2．常见错误：
对本知识点理解不够透彻，同学们在做本题时，要注意分析哪些是内容基本相同的，要放在一起。
大多数同学因为没有把内容基本相同的放在一起而失分。
在分析这个问题时，有些内容似乎模棱两可。
比如：
记录上司指令及会谈、会议内容一项，它既可以是文书撰写的内容，也可以是会议组织的内容；这种情况，可以将两栏都填上这一项。
还有些内容要分开来写。
比如：
通讯事务、电话、信函和邮件处理一项，前两项是日常事务的内容，后两项则是文书处理的内容。
3．提示答案或解题思路、方法：
办公室实务工作一览表
序号
国内一般性
国外一般性
国内企业（含外企）
1
文书撰写
按上司的口头或书面指示完成信函。
记录上司指令及会谈、会议内容。
2
文书制作
复印资料。
打印文稿及表格。
3
文书处理
在权限内按自己的意思发出信函。
信函和邮件的处理。
4
档案管理
档案管理。
5
会议组织
安排会议事务，并做会议记录或纲要。
记录上司指令及会谈、会议内容。
6
调查研究
协助上司准备书面的财务报告、研究报告。
7
信息资料
准备好公司要公开的资料；
替上司收集演讲或报告的资料；
整理并组织好粗略的资料。
收集及整理各种信息。
8
信访工作
替上司接洽外界人士。
例如记者、工会职员等。
接待宾客和员工的来访。
9
接待工作
接待来访宾客；
替公司宾客订饭店的房间、订机位、发电报、打电话。
10
协调工作
以电话往来维持和外界的良好公共关系。
11
督查工作
督导一般职员或速记员。
12
日程安排
替上司定约会并做好记录；
为上司安排旅行或考察。
13
日常事务
阅读并分类信件；
自动处理例行的事务；
替上司保管私人的、财务的或其他的记录。
通讯事务、电话；
照料上司身边的琐事。
14
办公室管理
办公室环境的布置和整理；
保管办公室设备及用品。
15
其他临时交办的事项
以速记记下上司交待的事项；
执行上司留在录音机中的吩咐。
执行上司交办事项。
16
替上司申报交纳所得税及办理退税。
17
外出办事，如银行、邮局等。
二、办公用易耗品主要有哪些？
1．考核知识点：
本题主要考核本课程的第一章第5点中的“办公用品的种类”这一知识点。
2．常见错误：
没有注意审题，本题的题干是“办公用易耗品有哪些？
”在回答时，只回答易耗品就可以了；没有分清易耗品和非易耗品的界限。
3．提示答案或解题思路、方法：
办公用易耗品主要有：
（1）信封、纸张；
（2）软盘、光盘等；
（3）铅笔；
（4）圆珠笔；
（5）签字笔或钢笔；
（6）修正液或修正带；
（7）印盒；
（8）各种小型机器，如订书机（包括订书针）、打孔机、装订机（包括装订线）、日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等；
（9）小刀；
（10）日历等；
（11）其他，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大头针、纸夹等。
三、简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如何？
1．考核知识点：
本题主要考核本课程的第二章第1点中的“文员工作指导思想”这一知识点。
2．常见错误：
没有回答三个步骤的相互关系。
3．提示答案或解题思路、方法：
首先说明文员工作的步骤是什么？
文员工作分为三个步骤：
计划、实施和检查。
（1）计划的步骤，要充分了解即将开始的工作内容，并思考以什么方法进行效率会最佳。
（2）实施的步骤，要注意：
同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行；上司所指示的工作无论是哪一种，都要正确地实施；配合上司预期的期限。
（3）检查的步骤，要分析计划和实绩的差异，并把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。
其次，说明三个步骤之间的关系。
三者的关系为：
先作计划，付诸实施，然后检查结果，围绕“计划——实施——检查”这样一个滚动的过程开展。
三者相互联系形成一个循环。
文员首先要仔细制定计划，然后根据这个计划去实施，并严格检查其结果，使得这个结果对下一次的计划有所帮助和启示。
四、按照“优先顺序”处理工作原则，虚拟一份半天或一天工作（或家务）计划书。
1．考核知识点：
本题主要考核本课程的第二章第1点中的“按照‘优先顺序’处理工作”这一知识点。
2．常见错误：
没有遵循以下步骤。
3．参考知识点：
在按照“优先顺序”制定计划书时，要按以下三个步骤进行：
（1）将自己要做的事情分为：
A.是否应该做的事？
B.是否做或不做都无所谓的事？
C.是否不可以做的事？
对于A要集中精力做，对于B和C可以从计划中删掉。
（2）对于A类事情再进行分类，分为：
重要并且紧急的事（优先做）；紧急但是并不重要的事（第二做）；重要但是并不紧急的事（第三做）；虽有做的价值，但是既不重要也不紧急的事（可以请他人代劳）。
（3）与上司形成默契，可以直接找上司商量、请示。
4．提示答案或解题思路、方法：
本题的例子请同学们见教材第30页。
同学们可以参照教材上的例子，自己制定一份计划书，不要抄袭。
五、从下列文员工作方法中，任意选择一种或两种，谈谈你的工作体会或对此工作方法的认识。
1．请示方法和报告方法；
2．计划方法和总结方法；
3．受意方法；
4．传达方法；
5．进言方法；
6．变通方法和挡驾方法；
7．分工方法与合作方法。
1．考核知识点：
本题主要考核本课程的第二章第3点的“文员的工作方法”这一知识点。
2．常见错误：
回答不全面；没有结合实际谈自己的体会。
3．提示答案或解题思路、方法：
下面我举一个例子，同学们按照这个思路作答即可：
首先简要说明此种方法：
受意就是文员接受和领会上司的意图。
可以分为直接受意（即领会上司在会议讲话、文件批示、工作部署或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等，易于文员判断和领会）和间接受意（即上司在平时随便交谈的情况下，或与其他人员谈话种就某一问题、某项工作发表的意见和看法等）。
受意方法要注意：
（1）善于领会上司意图，不要曲解上司意图；
（2）备好记录本，记录下指示要点；
（3）注意倾听，用心判断指示的用意；
（4）必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话；
（5）如有不同意见，可以公开提出，但要言之成理，并要注意方式、态度；
（6）接受指示后，要不失时机地贯彻实施。
结合实际谈体会。
我曾经经历过一件事情，使我充分认识到，在受意时，充分做好记录的重要性。
才开始工作时，我到一家房地产公司当文员。
有一天，总经理把我叫到办公室让我写一份公司的简介，内容要包括四个部分——公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件配备、公司取得的成绩。
当时，我没有经验，没有带上记录本，记录下指示的要点；事后，又怕显得自己没有能力，而没有去请示总经理。
只好凭自己大脑中的记忆写，结果写出来的简介根本就不行。
后来，我再次向总经理询问，并备好了记录本做好了记录，根据总经理的授意，才写出了各方满意的公司简介。
从这个事情中，我体会到了在受意时，做好记录的重要性。
注意：
同学们在回答这道题的时候，可以只选择其中一个题目进行回答。
但是要注意按照以上的思路作答；而且要注意结合教材，联系实际作答。
既要简要说明教材中的相关知识点，又要结合实际谈谈自己的体会。
本题失分的原因大多是不结合实际谈自己的感受，同学们在回答本题时要加以注意。
《办公室管理》课程作业评讲
（2）
重庆电大远程教育导学中心文法导学部
一、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同。
1．考核知识点：
本题主要考核本课程的第三章第1点的“电话接打”这一知识点。
2．常见错误：
本题需要同学们根据教材内容和实际工作经验进行分析之后再作答，难度比较大；因此，大多数同学回答本题时，没有在理解的基础上归纳出要点。
3．提示答案或解题思路、方法：
同：
（1）都应先问好，再传达自己的信息；
（2）都应保持耐性、热情的态度；
（3）通话结束，应让对方感受到自己愉快的心情；
（4）都应简明扼要表达自己的意思。
异：
（1）打电话应首先查清楚对方的电话号码；接电话应等电话铃响2—4声就接听。
（2）打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍；接电话则没有这一步。
注意：
以上内容只是给同学们做参考，同学们还可以自己归纳一些要点。
本题得分率不高。
二、怎样做好为领导筛选电话的工作，主要做法有哪些？
1．考核知识点：
本题主要考核本课程的第三章第1点中的“筛选电话”这两个知识点，并对这两个知识点进行比较。
2．常见错误：
回答不全面。
3．提示答案或解题思路、方法：
（1）文秘人员在说了迎接词，对方发出声音之后，就能迅速辩听出对方，这应是一种专业技巧。
（2）出了分辨声音之外，文秘人员对名字的辨识一定要有相当的把握，新上任的文秘人员尤其要在这方面下工夫。
（3）来电者寻找你的上司，应弄清对方的身份和来电目的，然后再通报上司。
如上司不愿接此电话，应找个理由搪塞过去；如上司不能马上来接，应告知对方；如上司不在办公室，应请对方留言，文秘人员做好电话记录。
（4）有时候上司过于繁忙，要求文秘人员编织一些“美丽的谎言”，以应付那些上司不想接待的人；或请对方留下口信，待上司作选择性的回复。
（5）应鉴别来电者的问题，根据对方的身份和来电目的分别处理，聪明地转接电话，把来电转接给真正能处理该事情的人。
（6）文秘人员经常会接到推销等电话，要完全避开这些电话是不可能的。
对这些电话也要有礼貌，因为对方可能是新闻界或将来有业务联系的人。
正确的处理方法是告诉对方：
“你的产品也许很不错，我们也谈得很融洽，但我们目前不需要任何中介服务或某某产品。
我们虽然现在帮不上忙，但仍祝你事业成功！
”
（7）文秘人员对待投诉电话要有礼貌、有责任心。
（8）如果找上司的人是他的朋友或有业务关系的人，文秘人员不应妄攀交情，抓着电话畅谈。
三、简要回答邮件分拣的一般标准。
1．考核知识点：
本题主要考核本课程的第四章第2点的“邮件的分拣”这一知识点。
2．常见错误：
没有对以下要点进行一定的说明。
3．提示答案或解题思路、方法：
（1）按照收件人的姓名分拣；
（2）按照邮件的重要性分拣；
（3）按照收件部门的名称分拣。
注意：
以上只是回答本题的要点，需要展开说明。
四、怎样处理上司不在时的邮件？
1．考核知识点：
本题主要考核本课程的第四章第5点的“上司不在时邮件的处理”这一知识点。
2．常见错误：
回答不够全面。
3．提示答案或解题思路、方法：
本题的答案请同学们见教材第72页。
教材上有明确的答案，在此不再详细说明。
五、怎样妥善处理上司拒绝接见的来访者的来访？
1．考核知识点：
本题主要考核本课程的第五章第3点的“上司拒绝接见来访者的做法”这一知识点。
2．常见错误：
没有对以下要点进行一定的说明。
3．提示答案或解题思路、方法：
（1）上司正在开会时；
（2）上司繁忙时；
（3）上司即将外出时；
（4）远道来访或有重要事情的来访时。
《办公室管理》课程作业评讲（3）
重庆电大远程教育导学中心文法导学部
一、提高会议效率，文秘人员应注意哪些方面，请列出相关要点。
1．考核知识点：
本题主要考核本课程的第七章第12点的“提高会议效率”这一知识点
2．常见错误：
要点不全。
3．提示答案或解题思路、方法：
（1）遵循法律法规；
（2）合理确定会议目标；
（3）确定必要的与会者；
（4）减少会议数量；
（5）缩小会议规模；
（6）简化会议程序；
（7）缩短会议时间；
（8）控制会议经费；
（9）分析会议成本。
二、日程安排计划表的种类大致有几种？
试以其中一种为例，编制一份××预定表。
1．考核知识点：
本题主要考核本课程的第八章第4点的“日程安排计划表的种类和管理”这一知识点
2．常见错误：
没有对要点进行说明；没有联系实际进行说明。
3．提示答案或解题思路、方法：
日程安排计划表的种类：
（1）年预定表。
是企业在每年度例行的主要业务活动，及有关公司的活动事项一览表，所记载的活动事项有股东大会、董事会、公司创立纪念日、年休假等。
一般于年初将整个年度的活动事项整理成表，再通知各部门。
（2）月预定表、周预定表、日预定表。
月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定计划，以一个月为单位，填写该月要进行的会议、面谈、出差、访问等预定计划。
周预定表是一个月预定计划中的一周计划，此预定计划比月预定表更详细。
日预定表则是从周预定表里写出一天的预定计划，进一步以时间为单位，详细地预定从早到晚的业务活动。
各种预定表的编制请同学们参照教材P.166—P.170上的例子，编写。
三、文秘人员应为上司的商务旅行做哪些准备工作？
请列出工作要点。
1．考核知识点：
本题主要考核本课程的第九章第1点和第2点的“文秘人员的职责”和“与上司一起旅行”这个知识点，
2．常见错误：
回答不全面，只涉及了两个知识点中的一个；归纳不到位；未对以下要点加以说明。
3．提示答案或解题思路、方法：
（1）准备旅行计划和旅馆信息；
（2）制定约会计划；
（3）为商务洽谈收集资料；
（4）决定旅行用品；
（5）行李问题；
（6）安排差旅费；
（7）建立旅行——旅馆信息资料库；
（8）办理旅行保险；
（9）旅行安排；
（10）设备安排；
（11）行为举止准备；
（12）工作交代。
四、文秘人员对上司主要工作的辅佐主要包括哪些方面？
1．考核知识点：
本题主要考核本课程的第十章第3点中的“文秘人员对上司主要工作的辅佐”这个知识点，
2．常见错误：
没有对要点加以一定的说明。
3．提示答案或解题思路、方法：
提神醒脑的服务。
上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文员可适时端些饮料或准备湿毛巾使上司消除工作疲劳、舒缓心情，使上司能精神焕发地工作。
私事方面的协助。
协助的方法应视实际情况，其一是与业务有关的部分，另外是上司身边的纯粹私事：
（1）特别指示事项的时候——虽然是上司的私事，但以为关系到上司的形象问题，所以文秘人员必须从头到尾替上司办理这些琐碎的事，使上司得到充分的便利。
（2）纯私人性请求时——遇到这种情形，就把它当作上司利用文秘人员是下属同事的关系来协助他解决私人的事务。
财物管理。
包括：
（1）薪金收入管理——薪金收入达到一定的金额，或有两种以上收入来源者，以及薪金以外有超额的收入，都需要按税法申报。
特别是稿费、版税、演讲费等副业收入多的时候，由文秘人员保管单据，以备申报所得，或直接替上司办理申报手续。
（2）支票往来的管理——最主要的是保管支票簿、支票专用印章。
文秘人员应将支票簿与印章分别收藏，以避免被盗用冒领。
其他。
如每年的各种节日，上司收到礼物，有时要文秘人员代写致谢函，并做纪念保管。
五、举办一般规模的宴会，需要做哪些工作，请列出相关要点，并选择其中某一项工作，做出较为具体的说明。
1．考核知识点：
本题主要考核本课程的第十一章第4点中的“举办宴会”这个知识点，
2．常见错误：
回答不全面，只回答了其中的一个问题；要点不全面。
3．提示答案或解题思路、方法：
（1）客人的选择；
（2）确定时间；
（3）会场的选择；
（4）拟订菜单；
（5）寄发请柬；
（6）席次的排列；
（7）宴请的程序一般包括：
迎接、小憩、开宴、致词、宴会、宴毕、休息、告辞。
注意：
以上只是举办一般规模的宴会，需要做的工作的要点；同学们还应选择其中的一项，做出较为具体的说明。
《办公室管理》课程作业评讲（4）
重庆电大远程教育导学中心文法导学部
一、简单阐述社交话题的选择原则。
1．考核知识点：
本题主要考核本课程的第第十二章第6点的“社交话题的选择”这个知识点。
2．常见错误：
未认真审题，把社交话题的选择和选择原则混淆了。
3．提示答案或解题思路、方法：
社交话题的基本原则应是：
选择合适的话题，避免不合适的话题。
合适的话题包括：
（1）谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题，如合作意向等；
（2）一般人喜闻乐见的话题，如天气、时事新闻、体育报道等；
（3）显示地方或民族色彩的话题，如本地的经济建设、风景名胜、历史名人、风土人情等；
（4）比较高雅的话题，如古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览会、新闻任务等；
（5）积极、健康的生活体验的话题；
（6）风趣、幽默的小故事，无伤大雅的笑话，有时也能活跃气氛。
不合适的话题包括：
（1）应当忌讳的话题。
如个人私生活等。
（2）令人不快的话题。
如疾病、残疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等。
（3）过于敏感的话题。
如个人的特殊的生活习惯、宗教信仰和政治观点的分歧等。
（4）自己不甚熟悉的话题。
如对于专业问题略知皮毛就不应随意发挥。
（5）夸耀自己的话题。
（6）庸俗的、色情的话题。
（7）不宜谈论的保密的话题。
如涉及商业机密的话题。
二、印章的使用主要有哪几种形式，其中落款章、骑缝章、更正章的使用范围如何？
1．考核知识点：
本题主要考核本课程的第十三章第1点中的“印章的使用”这一知识点。
2．常见错误：
没有注意审题，本题实际上共有四个问题：
一是印章的使用主要有哪几种形式；二是落款章的使用范围；三是骑缝章的使用范围；四是更正章的使用范围。
回答时，遗漏其中一个或者几个方面。
3．提示答案或解题思路、方法：
印章的使用的主要形式为：
（1）落款章；
（2）更正章；（3）证见章；（4）骑缝章；（5）骑边章；（6）密封章；（7）封存章。
落款章、骑缝章、更正章的使用范围：
（1）落款章加盖于文书作者的落款处，用来表明作者的法定性和文件的有效性。
（2）骑缝章用于带有存根的公函、介绍信，加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。
（3）更正章用于文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字进行改正后，作为法定作者自行更正的凭信。
三、简要阐述收文处理的程序及分送的基本原则。
1．考核知识点：
本题主要考核本课程的第十四章第3点中的“收文处理”这一知识点。
2．常见错误：
审题不仔细，遗漏了其中某一个问题；回答不够全面。
3．提示答案或解题思路、方法：
收文处理的程序：
签收和拆封——登记——分送——拟办——批办——承办——催办——注办。
分送的基本原则：
（1）属于方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥性文件或重大问题的请示、报告之类的文件，均应先送办公部门负责人或机关领导审阅或处理；
（2）属于机关日常事务性的已有明确分工的文件，或早有批示规定和有规可循的例行公文，按主管业务的分工范围分送给有关部门或承办人阅办；
（3）分送给机关领导阅批的文件，要先填好“公文处理单”，连同文件一并送批；
（4）便函、请柬、介绍信、广告、启事等，不作登记，直接交具体负责人办理；
（5）在文件份数少时，阅办阅知部门（或领导）多的情况下，应按先办理、后阅知，先主办、后协办，先正职、后副职的次序分别审阅处理，并以秘书为轴心，进行轮辐式传阅。
四、按照文书立卷特征立卷，主要有几种类型？
简要说明按照问题特征立卷的基本含义。
1．考核知识点：
本题主要考核本课程的第十四章第6点中的“文书立卷标准”这一知识点。
2．常见错误：
审题不仔细，遗漏了其中某一个问题；回答不够全面。
3．提示答案或解题思路、方法：
类型：
（1）按问题特征立卷；
（2）按作者特征立卷；（3）按文种特征立卷；（4）按时间特征立卷；（5）按地区特征立卷；（6）按通讯者特征立卷。
按问题特征立卷的含义：
将反映同一问题的文书组成案卷，这种方法能反映对某一方面或某一具体问题的相互联系和处理情况，运用最广泛。
五、简要说明电子文件归档的基本方法。
1．考核知识点：
本题主要考核本课程的第十五章第6点中的“电子文件归档的基本要求”这一知识点。
2．常见错误：
回答不全面。
3．提示答案或解题思路、方法：
（1）电子文件形成部门应随时对电子文件进行逻辑归档，即不改变原有存储方式和位置，把电子文件在计算机网络上向档案部门转移；每个月把经过鉴定符合归档条件的电子文件进行物理归档，即把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交，并按照档案管理的要求进行交接和登记。
（2）归档的电子文件应该按“件”进行管理。
（3）电子文件的形成部门要随时收集符合归档范围的电子文件，按照要求进行著录并填写《归档电子文件登记表》，并逐件编制目录。
（4）档案管理部门应对电子文件的真实性、完整性和有效性进行测试，并填写《归档电子文件移交、接收检验登记表》。
登记表一式两份，一份由档案部门保管，另一份由文件形成部门保存。
（5）说明文件的文件名一般为README。
文件内容包括：
全宗号、全宗名称、归档年度、盘号、制作人、检查人、制作时间。
说明文件应为字符文件，格式应符合相关规定。
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