8A版OA办公自动化系统.docx
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8A版OA办公自动化系统
OA办公自动化系统
1.功能概要
OA具有内部个人事务、工作流、行政办公、知识管理、人力资源、档案管理、客户管理、项目管理、报表管理、交流园地、公文管理、附件程序和系统管理系等数十个极具价值的功能模块。
将单位内部、分散在各部门和个人管理的文件集中、统一管理在单位内部的信息管理系统中。
而且通过菜单、权限构成的信息共享管理机制，使文件的使用更方便，管理更安全。
2.具体功能
用户登陆成功，进入主界面。
在菜单栏中会列出主菜单，用于选择菜单框显示的上级菜单，点击每一项进入该主菜单的子菜单。
系统默认的主菜单主要由12大部分组成，分别是个人事务、工作流、行政办公、知识管理、人力资源、档案管理、客户管理、项目管理、报表系统、交流园地、公文管理、附件程序和系统管理。
不同角色的用户进入系统后可使用的功能是不同的，用户的角色权限均由系统管理员登录系统后设置。
2.1.个人事务
主菜单个人事务是由电子邮件、内部短信、手机短信、公告通知、新闻、投票、个人考勤、日程安排、工作日志、通讯薄和控制面板子菜单组成。
2.1.1.电子邮件
电子邮件包括：
内部邮件管理、Internet邮件管理、和邮件箱管理，在这里用户可以点击【写信】随时发送邮件和【未读】查看未读邮件。
1、内部邮件管理，在这里用户可以点击【添加】，弹出一个窗口，可按部门和角色选择收件人，点击被选的收件人，可自由删除任意指定的或几个人。
A、邮件必须有一个标题，没有标题的邮件不能发送。
邮件写完之后，可以随邮件带任意多个附件，并允许在线编辑要发送的office文档附件。
B、如果想提醒收件人查收，可以选中“使用内部短信提醒”。
C、根据信件的重要程度可选择“一般邮件”、“重要邮件”和“非常重要”。
D、如果不想立即发送，可以点击【保存到草稿箱】，在想发送该邮件的时候，可以到“草稿箱”里找到该邮件进行发送。
并可以编辑发件箱中的邮件收件人、正文和附件（附件可删除、新增或编辑）。
E、如果需要重新填写邮件，可以点击【清空】，刚写好的内容都会别清除。
2、Internet邮件管理可以配置邮箱，点击【新建邮箱】，输入邮箱的pop3、smtp地址、登录账号和密码等，配置邮箱。
配置好之后，点击邮箱名称，输入登录密码，即可进入邮箱管理界面。
3、邮件箱管理显示内部邮箱的空间占用情况，可以按自己的喜好设置每页显示的邮件数。
A、收件箱显示用户所有收到的邮件列表。
可以查看和删除该邮件，并且可以点击【转发】将邮件转发给其他人员。
B、草稿箱显示用户所有未发送的邮件列表。
选中要操作的邮件后，点【发送】可以批量发送邮件。
点某个邮件的主题，可以进入编辑页面，对其进行修改。
C、已发送显示用户所有已经发送的邮件列表。
D、邮件查询提供对内部邮件的查询，可以通过邮箱、邮件状态、日期、发件人、主题、以及附件所包含的关键词进行查询，其中内容最多可以选择三个包含关键词。
2.1.2.内部短信
内部短信包括：
未确认短信、发送内部短信、已接受短信、已发送短信和短信查询，实现短信的发送和查询等功能。
1、未确认短信显示所有未读短信的信息。
2、发送内部想短信显示编辑短信界面。
点击【发送短信】即可发送短信，收信人在30秒内可以收到短信，并且屏幕上会弹出一个提示窗口，提示查看短信。
3、已接受短信显示所有接收到的短信息。
在这里可以回复或删除收到的短信，也可以点本模块的【删除所有已读短息】或是【全部删除】。
4、已发送短信显示所有已发送出去的短信息。
在“状态”列中，显示短信已查看或是未查看，点【重发】可以重新发送短信或点【转发】可以转发该短信。
5、短信查询可以设定条件查询历史短信，可以根据收信人、短信类型、时间段等对已发信息进行查询。
2.1.3.手机短信
手机短信包括：
发送手机短信、短息发送管理和接受短信查询。
1、发送手机短信中通过输入手机号码进行发送，不论是没补用户还是外部用户均可发送。
2、短信发送管理可以指定条件查询或删除发送的手机短信。
3、接收短信查询中可以指定条件查询接收到的短信。
2.1.4.公告通知
公告通知包括：
未读公告、公告通知和公告查询，可以查看已发布的公告通知。
1、未读公告可以根据公告类型显示未读公告信息。
2、公告通知是查看已发布的公告通知。
3、公告查询可以按公告通知的格式、类型、标题、发布日期、内容限制查询公告通知。
2.1.5.新闻
新闻包括:
未读新闻、全部新闻和新闻查询，可以查看发布的新闻内容。
1、未读新闻显示所有状态为未读的新闻信息。
2、全部新闻显示所有新闻信息。
3、新闻查询可以通过输入新闻的发布人、格式、类型、标题、发布日期和内容限制查询新闻。
2.1.6.投票
投票中包括已发布投票和已终止投票两部分，分别显示已发部的投票和已终止的投票。
2.1.7.个人考勤
个人考勤包括：
上下班登记、外出登记、请假登记、出差登记、加班登记、我的值班和上下班记录，默认显示当日上下班登记。
1、上下班登记是在规定时间范围内，可以进行上下班登记，只需点击一下鼠标即可。
2、外出登记需要填写新建外出登记，填写外出原因、外出时间并选择审批人。
填完申请信息后，点击点击【申请外出】后,等待领导批示，在领导批准之前可以撤销申请。
申请人填好后点击【申请外出】，审批人会收到一条短信息提示，审批人执行了“批准”或“不批准”操作之后，申请人也会收到一条短信息提示。
如果审批人未批准，界面会自动刷新同时申请人要手动删除申请；如果审批人批准，申请人即可离开并在归来的时候记录时间。
3、请假登记的界面和操作与外出登记的界面比较类似，点击【新建请假登记】按钮后显示请假登记界面。
将请假登记表填写完整点击【请假】。
待批准后，即情加成功，同样假期结束后，应该【申请销假】。
领导批准销假后点击【请假历史记录】，就可看到以前请假的信息。
4、出差登记的界面和操作与请假登记基本相同，不同之处在于出差登记需要说明出差地点，点击【出差归来时】不需要领导批准撤销，只是作一个登记即可。
5、加班登记同样点击【加班登记】，进入新建加班登记界面。
将申请加班填写完整后，点击【申请加班】即可，待批准后即申请成功。
6、我的值班即记录用户的值班信息，还可很据值班类型进行查询值班情况。
7、上下班记录查询则输入自己想要查看的日期，即可显示本人的上下班记录。
2.1.8.日程安排
日程安排包括：
我的日程、周期性事务、我的任务和导入/导出四部分。
1、我的日程默认是以月历的形式显示在界面上，在我的日程中，点击表示日期的数字，进入日程安排管理界面，显示当前日期所建的日程安排记录及新建事务，当日的事务如果完成了，可以点击【完成】。
除了可以新建工作事务外，还可以对其进行查询和统计。
日程安排查询即可根据日期、优先程度、状态、事务类型、事务内容限制查询，并且可以点击【导出/打印】打印日程安排。
日程安排统计结果中，可根据日期、优先程度和状态进行统计并以饼状图显示统计效果。
2、周期性事务包括：
新建周期性事务、周期性事务管理和周期性事务查询。
用户可以点击【新建周期性事务】进入新建周期性事务界面，填写详细信息进行保存。
在周期性事务管理中显示全部周期性事务的详细信息，可以对其进行修改和删除。
在周期性事务查询中，可以根据输入的时间段和事务内容进行查询并显示查询结果。
3、我的任务同周期性事务相似，包括新建任务、任务管理和任务查询。
4、导入/导出包括：
日程数据导出和日程数据导入。
在日程数据导出中可以根据输入查询范围（包括部门、角色和人员）、日期、导出用途、导出内容和事务类型就行导出。
同样日程数据导入可以根据输入查询范围（包括部门、角色和人员）、导入文件路径和文件来源进行导入。
2.1.9.工作日志
工作日志是一个非常实用的记事工具，是以月历的形式显示在界面上。
1、最新工作日志即用户可以通过点击【最新】查看最新的10篇工作日志的详细信息。
2、新建工作日志即用户在点击【新建】可以新建当天的日志，每天可记录多篇日志，分为工作日志和个人日志。
3、日指查询可以迅速找出符合条件的日志，最多可以输入3个关键词，系统进行模糊查询，找出所有符合条件的日志，并可导出为word文档格式。
2.1.10.通讯薄
通讯薄包括联系人分组、按姓氏分组、查找（关键字）和管理分组。
1、联系人分组里的各个组里可以编辑、删除、新建以及查看联系人的详细信息。
2、按姓氏分组即按姓氏查看联系人信息列表，点击任意一个索引，则列出姓氏拼音以该字母开头的所有人员的列表。
3、查找（关键字）即在“联系人查询”中输入查询关键词，系统进行模糊查询。
4、管理分组可以新建分组，可以对现有分组（“默认”分组除外）进行编辑和删除操作。
通讯簿还可以导入、导出和打印某一分组的通讯信息，支持两种格式：
FoGmail和Outlook格式。
2.1.11.控制面板
控制面板包括：
界面设置、个人信息和账号与安全。
1、界面设置包括：
界面主题、门户设置、菜单快捷组和自定义桌面，用户可以根据自己的喜好设置自己的桌面。
A、在界面主题中，用户可以选择系统提供的界面主题、桌面背景、默认展开菜单、登录模式、短信提示音和天气预报设置自己的桌面。
B、在门户菜单中，用户可以随意设置自己的桌面的显示情况。
C、在菜单快捷组中，用户可以将自己经常用到的菜单项选中并显示到子菜单中。
D、在自定义桌面中，选择该界面左右模块及其显示顺序设置自己的个性桌面。
2、个人信息包括:
个人资料、昵称与头像、自定义用户组和人员关注，用户可以随意设置自己的个人信息。
A、在个人资料中，用户需要填写自己的基本信息和联系方式等。
B、在昵称与头像中，用户需要自己的昵称并且上传头像和照片，此外用户还可以设置自己的个性签名。
C、在自定义用户组中用户可以自己定义组，选择人员时可用。
D、在人员关注中，用户可以设置自己关注的用户，所关注用户登录该系统时，用户会收到内部短信提示。
同时用户在这里也可以看到关注自己的用户，大大方便彼此工作。
3、账户与安全包括：
我的账户、修改密码和安全日志。
A、在我的账户中，用户可以查看自己的登录别名、角色信息和管理范围。
B、在修改密码中，用户可以修改登录密码，查看密码安全状态。
C、在安全日志中，用户可以查看最近20条安全日志。
2.2.工作流
工作流用于多个人有步骤地填写、上报、审批一个文件。
包括新建工作、我的工作、工作查询、工作监控、工作委托、工作销毁和流程日志查询五个模块。
2.2.1.新建工作
在新建工作－新建流程里，选好流程后，即显示新建工作界面，用户先在左侧选择要新建的工作流程。
然后在右侧可以看到相应的流程信息，包括流程设计图和表单模板。
点击【新建并办理】，这时进入新建工作界面填写详细的工作信息点击【保存】或根据流程点击【转交下一步】办理工作。
对于每一份创建的工作表单用户可以添加附件、打印和设置关注提醒等。
2.2.2.我的工作
我的工作包括：
未接收、办理中、已办结、已挂起和全部工作，用户可以根据流程类型、流水号、工作名称或文号查询不同类型工作的详细信息。
1.在未接收中显示所有未接收办理的工作列表，对于未接收的工作可以及时办理或转交等。
2.在办理中中显示所有已经接受并正在办理的工作列表。
在这里可以点【转交下步】直接将工作转交，或委托、导出和挂起办理中的工作。
此外，对于主办某工作的用户还有删除该工作的权利。
3.在已办结中显示所有已经转交下步但还未被接收的工作列表，在这里可以点【回收】将工作收回重新办理。
4.在已挂起中显示所有状态为已挂起的工作列表，在这里用户可以点击【恢复】将工作恢复到之前的状态，或导出、删除某工作列表。
5.在全部工作中，系统将所有工作按状态进行了分类。
2.2.3.工作查询
在工作查询中用户可以根据工作流程类型、状态、工作范围、时间、流水号和名称/文号对工作列表进行条件查询。
对于普通用户可以对类表中的某一项添加关组；对于管理人员可以删除或强制结束所选中的工作信息。
2.2.4.工作监控
在工作监控中显示当前用户有权监控的所有工作，并且可以对工作列表进行条件查询。
2.2.5.工作委托
工作委托包括：
委托规则、已委托记录和被委托记录。
1、在委托规则中用户需要选择流程、委托人、被委托人和有效期添加委托工作，同时在我的工作委托中会显示委托工作的详细信息。
2、在已委托工作记录中显示已委托工作列表。
3、在被委托工作记录中显示被委托工作列表。
2.2.6.工作销毁
在工作销毁中，用户可以查询到系统中所有已经删除的工作（不局限与自己经办的），然后进行彻底销毁或还原操作。
该操作具有一定危险性，非管理员严禁操作。
2.2.7.流程日志查询
在流程日志查询中，用户可以选择流程、流水号、工作名称/文号、处理人、IP地址、发生时间范围和日志类别对工作日志进行查询、导出或删除。
2.3.行政办公
行政办公包括：
公告通知管理、新闻管理、投票管理、日程安排查询、工作日志查询、管理简报、工作计划、办公用品管理、固定资产、耗材资产、图书管理、资源申请与管理、会议申请与管理、车辆申请与管理、公共通讯薄和组织机构信息。
2.3.1.公告通知管理
公告通知管理包括：
公告管理、新建公告和公告查询。
1、在公告管理中，点击【标题】可查看通知的详细情况。
点击【查阅情况】可查看查阅过该通知的用户，也可清空查阅情况。
点击【修改】进入修改公告通知界面，您可以对公告通知的各项内容进行修改，如果所带的附件是Office文档，还可以对Office文档进行在线编辑。
2、在新建公告中，公告通知分为普通格式、MHT格式。
普通格式是在编辑器中直接填写公告内容，MHT格式是上传MHT格式文件，该文件格式支持图文混排，可以将WORD文档直接另存为此格式。
公告通知类型在“系统管理”下的“系统代码设置”中配置。
将公告通知的详细内容填写完整后，点击【发布】即可发布公告通知。
3、在公告查询中可以按所选择的条件查询公告通知。
2.3.2.新闻管理
新闻管理包括：
新闻管理、新建新闻和新闻查询，其界面和操作方法与“公告通知管理”类似。
用户可以点击【修改】按钮，可以修改编辑已发表的新闻，界面与新建新闻相同。
新闻管理具中有评论功能，点击【管理评论】按钮，可看到已发表的评论，也可以发表评论。
如果新建新闻时“允许匿名评论”，则可在评论时选择匿名发表。
新建一个新闻，点击【新建新闻】，编辑您要发表的新闻，也可以上传附件。
在新闻查询中可以按所选择地条件查询新闻信息。
2.3.3.投票管理
投票管理包括：
投票管理和新建投票。
1、投票管理用于管理已发布的投票，可以修改、删除或立即恢复生效/终止投票。
点击【投票项目】可设置投票选择项，如“同意”、“不同意”等
2、新建一个要投票项，设置好所建投票的详细信息后，点击【保存】即可。
2.3.4.日程安排查询
在管理员给予权限的情况下可以查看每一位员工的日程安排，如果员工的日程安排类型选择的是“个人事务”，在这里将查询不到。
在日视图中，鼠标双击具体某个人员姓名所在行，可以为该用户建立所选日的工作，如果双击列表的第一行（表头），可以为表中所有人员建立所选日期的工作。
在周视图中，鼠标双击具体某个人员姓名所在行，可以为该用户建立所选周的工作，如果双击列表的第一行（表头）的某一列（某日/星期几），可以为表中所有人员建立所选列代表的日期的工作，如果在用户行和日期列交叉的单元格上双击，则可以为所在行用户建立所在列日期的工作。
在月视图中，鼠标双击日期单元格，可以为所选用户建立当日的工作，如果在左侧的“第G周”单元格中双击鼠标，则可以为所选用户建立所在周的工作。
2.3.5.工作日志查询
在管理员给予权限的情况下可以查看每一位员工的工作日志，如果员工的日志类型选择的是个人日志，在这里将查询不到。
点击左侧选择好人员后，即可在右侧查询该人员日志。
点某一日志的【点评】可以填写对此日志的评价，并通过内部短信提醒用户查看日志点评。
点击【查询】可以根据日期和关键词查询选定人员的日志。
点击【最新10篇员工日志】，可以查看最新发布的10篇员工日志。
2.3.6.管理简报
在管理简报中，系统对各个部门的邮件、日程和工作流进行了统计。
对于统计结果，用户在管理员给予权限的情况下可以进行导出。
2.3.7.工作计划
工作计划包括：
工作计划查询、工作计划管理和工作计划类型设置。
1、工作计划查询可查询今日计划、本周计划、本月计划，也可按照任何指定条件查询点击【查询】即可。
2、工作计划管理中OA管理员管理所有的工作计划，创建人、负责人管理自己创建或负责的工作计划。
点【新建工作计划】进入新建界面，工作计划的发布范围可指定多个部门，可对参与人员进行短信提示，提交后发布人仍可修改工作计划内容。
也可按照任何指定条件查询工作计划。
3、在工作计划类型设置可添加、修改、删除计划类型。
2.3.8.办公用品管理
办公用品管理包括：
办公用品信息管理、办公用品登记管理、个人办公用品登记、办公用品可设置和办公用品报表。
1、在办公用品信息管理中，对于办公用品可以查询和导入；对于物品可以新建物品类别和编辑物品类别。
2、在办公用品登记管理中，用户可以新建和修改库存登记。
对于每一项办公用品登记中必须先有上级审批，此外用户还可以根据条件查询办公用品登记。
3、在个人办公用品登记中，用户可以新建办公用品登记、办公用品批量申领和办公用品登记信息。
4、在办公用品设置中，用户可以增加办公用品库。
并且所属部门：
指可以使用该库的部门；库管理员：
有审批权限的用户，设置后在办公用品信息管理中审批权限列表中显示；物品调度员：
负责物品采购和发放的用户，只在审批通过后收到短信提醒，不参与审批。
5、在办公用品登记报表中，系统按不同类型进行了分类。
主要包括：
物品总表、采购物品报表、部门/人员领用物品报表、借用物品报表、归还物品报表、未归还物品报表、报废物品报表、维护记录报表和台账报表，用户可以根据自己要查询的类型进行查询。
2.3.9.固定资产
固定资产包括：
参数设置、固定资产管理和固定资产查询。
1、在固定资产模块中使用前首先需要在“参数设置”模块中设置相关的参数。
“计提折旧方式”可选按年、季、月三种方式折旧，“残值处理方式”可选“残值”或“残值率”，选择好后点击【添加】。
注：
以上两个参数一经设定后便不能再修改，设定时请慎重进行，建议由财务人员或在财务人员的指导下设定。
2、参数设定完成后，就可以进行固定资产的管理，可以新建、修改、减少和查询固定资产，还可以对固定资产进行折旧处理。
3、在固定资产查询界面中，输入查询条件，则列出相应的固定资产信息，与“固定资产管理”中的查询类似，只是在此不允许修改、减少或删除固定资产。
在固定资产折旧中只能在相应的时间进行，如在“参数设置”模块设置“折旧计提方式”为按年折旧，则只能在每年的12月份进行折旧，如果按季折旧，则只能在每年的三、六、九、十二月份进行折旧，而且每件固定资产每年（季、月）只能折旧一次，如果该年（季、月）已经进行过折旧，则只能等到下年（季、月）再进行折旧操作。
2.3.10.耗材管理
耗材管理包括：
参数设置、耗材管理管理和耗材管理查询，具体使用与固定资产相同。
2.3.11.图书管理
图书管理包括图书录入、借还书管理、设置管理员和图书类别定义。
1、图书录入
用户可以录入、编辑、删除和查询图书的一些相关信息。
在“新建图书”中，点击【新建图书】即可进入新建界面，填写书籍的详细信息后点击【添加】即可录入图书。
当录入图书成功后，直接进入图书管理界面。
该界面默认显示全部图书信息，图书管理员可以设定查询条件，点击【查询】显示图书查询结果，在查询结果中可以修改或删除图书。
2、借还书管理
在借还书管理中，系统会显示借书信息、借书确认记录和还书确认记录。
图书管理员可以点击【借书登记】进入借书登记界面，选择借书人和图书编号等信息即可添加借书信息。
点击【还书管理】进入还书登记界面，同样选择借书人和图书编号等信息即可添加还书记录。
在历史记录查询中，根据借书人、图书编号、借书日期和状态查询借还书情况。
3、设置管理员
管理员可以在此点击【设置管理员】就如设置管理员界面，选择管理员和所管部门进行设置、编辑和删除图书管理员。
4、图书类别定义
在录入图书信息前必须将图书进行简单分类，图书管理员可以在此添加图书类别。
输入类别名称点击【添加】即可添加图书类别，并且在图书类别管理中，管理员还可以对图书类别进行编辑和删除操作。
2.3.12.资源申请与管理
资源申请与管理包括：
资源申请与管理和周期性资源安排。
1、在资源申请与管理中用户可以点击【添加资源】，填写资源序号、资源名称、预约天数、星期设定和备注来添加资源申请。
用户也可以根据检索名称查询资源申请信息列表，同时可以对信息编辑、清空和删除、设置用户权限、角色权限和管理员。
2、在周期性资源安排中用户可以点击【新建周期性安排】添加周期性资源申请，选择资源名称、开始日期、结束日期、使用设定和备注即可。
2.3.13.会议申请与安排
会议申请与安排包括：
会议申请、会议查询、会议管理、会议室设置、管理员设置、会议纪要和会议室设备管理。
1、在会议申请中可以申请会议，并将自己已申请的会议按照待批会议、已准会议、进行中会议和未准会议分类列出，方便用户查询和管理自己的申请。
被批准的申请具有短信提醒功能。
进入申请界面，会议信息填写完整后，点【提交表单】即可。
2、在会议查询中可按照名称、申请人、开始时间、会议室和会议状态进行查询，可以将查询结果打印出来。
3、在会议管理中可以管理所有用户已提交的申请，按照待批会议、已准会议、进行中会议和未准会议分类列出，管理者可以根据“详细信息”来确定是“批准”或是“不批准”，方便用户管理。
4、在会议室设置中可以新建和管理会议室的基本信息，点【新建会议室】可以登记会议室。
5、在管理员设置中可以指定会议管理人员，选定人员后，从备选人员里，选到管理人员里即可。
6、在会议纪要中可以按条件查询会议纪要。
7、在会议室设备管理中可以编辑设备编号、设备名称/型号、所属会议室和设备描述，点击【确定】可以新建设备管理，也可以根据条件对设备记录进行查询。
2.3.14.车辆申请与安排
车辆申请与安排包括：
车辆使用申请、车辆使用查询、部门审批管理、车辆使用管理、车辆维护管理、车辆信息管理、调度人员管理和油耗统计。
1、车辆使用申请模块可以申请车辆，并将自己的申请按照待批申请、已准申请、使用中车辆和未准申请分类列出，方便用户查询和管理自己的申请，被批准的申请具有短信提醒功能。
注：
在车辆申请之前要先设置车辆信息和调度人员。
2、车辆使用查询模块可以按照待批申请、已准申请、使用中车辆和未准申请分类查询，也可以在全部记录查询中按照指定条件查询或导出使用记录。
3、部门审批管理模块可以按照待批申请、已准申请和为准申请分类显示不同部门审批记录，方便用户查看。
4、车辆使用管理模块用来管理所有用户已提交的申请，按照待批申请、已准申请、使用中车辆和未准申请分类列出，方便用户管理。
5、车辆维护管理分为车辆维护记录管理和添加维护记录两部分。
在维护记录管理中可以查询维护记录，在添加维护记录中可以添加新的车辆维护记录。
6、车辆信息管理模块用来管理车辆的基本信息，可对已有的车辆信息进行修改和删除，还可查看每辆车的预定情况。
将所有车辆按照状态分类列出，方便用户查询和管理。
在添加车辆中可以填写车辆几倍信息添加新车辆。
7、调度人员管理是指定人员对车辆
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