驻外机构运行管理办法文档格式.docx
《驻外机构运行管理办法文档格式.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《驻外机构运行管理办法文档格式.docx（56页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。
（根据直管工程量确定人数）
（4）安装、维修人员：
（根据业务发展实际情况确定人数）
5、办公室主任（部长级）：
（1）行政督察员兼内务：
（2）旗舰店营业员、展厅接待员：
1人（仅限***分公司和西安分公司）
6、兼管人员配置
（1）会计：
（2）保管：
7、发运员：
8、以上人员配置根据各驻外机构业务发展情况适时合理配置。
第六条硬件配置
（一）交通及办公硬件配置
（二）、办公室及住房配置
1、方案一：
单独租写字楼带展示厅集中化办公
2、住房：
不允许租私人修建的房屋，必须在集中小区内租房，确保环境好且安全。
3、计件制工人租简易民房，项目安装需与项目部沟通租用临时板房。
（三）旗舰店配置
1、***分公司：
旗舰店1个
（四）旗舰店与办公室选址原则
1、综合型经营场所：
以选择旗舰店的位置为主要导向，将办公室与旗舰店整合在一起，一楼为旗舰店，二楼或三楼为办公室。
2、写字楼带展示厅，集中化办公。
第四章工作职责
第七条分公司经理：
根据营销系统的总体规划，合理分解本单位职责和目标，进行有效的工作安排和部署，做好切实可行的分公司营销规划，将经营指标贯穿于整个年度工作中去。
拟制、修订与完善驻外分公司的规章制度，按照既定目标发展网络市场、培育客户、拓展工程业务、控制欠款，规范旗舰店的管理和完善各种管理流程。
搭建会议平台，规范分公司所属人员行为，提升团队的整体素质，重视分公司团队建设，以检查、考核为导向提高执行力，为客户提供满意的优质服务，杜绝安全事故和经营损失发生，积极协调外围关系，确保分公司的持续良性发展。
第八条分公司副经理：
全面协助分公司经理工作，接受分公司经理的工作安排，按时按质完成分公司经理下达的目标和任务，并将分管职责履行到位，以确保分公司各项指标任务完成为导向。
第九条工程办事处主任：
根据营销系统总体规划搭建工程办事处平台，确保工程办事处正常运行。
以拉网式收集有效工程信息和拓展工程业务为重点方向，规范直管工程项目管理，并对完成年度分解任务的结果负责。
第十条市场部
（一）部长（副部长）：
配合分公司经理开展工作，进行市场分析和市场策划，开发空白、假性市场，细化渠道建设，培育和巩固老客户，发展经销工程业务经理，协助客户洽谈、攻关工程业务，根据分公司资金情况进行合同谈判、合同签订，监督管理好中转库，按照库房库存容量计划合理订货、及时进货，为客户提供满意的服务，并对完成年度分解目标任务结果负责。
（二）片区经理：
深入一线市场，发展新客户，培育和维护老客户的稳定成长，收集市场有效信息，协助客户拓展工程业务并提供相应支持，为客户提供快捷、满意的服务，并对完成年度分解目标负责。
（三）工程业务经理：
严格按照市场部的工作安排推进工作，根据区域划分全面收集、分析、汇总上报有效工程信息，并对意向性工程业务进行洽谈及接待来公司考察，为完成签订直管工程合同金额的最终结果负责。
第十一条服务部
配合分公司经理主要管理项目经理，合理安排直管工程项目的产品下单、供货，安排安装组织施工，确保安装人员调配合理，安装时间符合工程进度、安装质量全面达标，全面协调到位甲方、总包方、监理方的关系，确保资金按时回笼，在确保安全的前提下有效调配安装资源，保证工程安装进度及交工，进行合理划片定时维修，并对安装、维修质量进行检查考核，以工程方顺利交验和客户维修及时满意结果负责。
（二）调度：
1、安装服务调度：
全面协助部长对安装、维修、服务进行管理，管理好安装和维修工人，合理调剂安装资源，确保工程施工进度达到要求，及时合理安排维修人员，对安装质量、维修质量、服务满意率负责。
（三）、项目区域主管：
对分配区域直管工程项目进行全面管理，管理好项目经理，做好项目经理、工程项目资源的合理调配，对分管区域项目洞口测量、下单、供货、施工进度、项目协调、项目费用控制、资金回笼等全流程的结果负责、对所负责协调项目（公司）后续业务发展负责。
（四）、项目经理：
根据合同、图纸、现场准确测量洞口，合理安排直管工程项目的产品下单、供货，协调甲方、总包、监理三方关系，准确、规范填写《直管工程管控表》，确保资金按时回笼和整个项目顺利交工验收，为产品下单信息准确、项目施工达到优质工程、施工方满意、款项按照合同约定回款负责。
（五）、安装、维修工人：
严格执行部门的工作安排，熟练掌握“李生晓梦”门类系列产品安装维修技术，按照公司安装标准和维修标准完成项目安装和维修任务，定时对旗舰店进行维护和库房缺陷产品的修复，在库房出入库人员不够时，协助库房上下货物，对工程工期和维修满意结果负责。
第十二条办公室
（一）主任：
作为分公司中心管理运行机构，负责分公司的日常工作管理、内务管理、工作安排的检查与考核。
确保分公司备用金的合理使用，协助会计做好其职责范围内的工作，对软件资料分类存档管理，将营销系统下达的各项工作及时知会分公司经理，规范旗舰店的管理，认真落实、检查、考核分公司的各项工作，为分公司执行力的结果负责。
（二）行政督察员兼内务员：
严格按照分公司经理（副经理）的工作安排进行检查、考核，必须以“事实为依据，文件制度为标准”深入一线工作，检查结论有据可查，形成闭环式考核，并将检查结论予以通报下发，对各种票据、表格进行有效管理，将合同、订单、申报、协议、会议纪要、工作安排表等分类存档管理，负责OA系统软件资料的处理工作。
对分公司的检查执行力、软件资料规范负责。
（三）旗舰店营业员、展厅接待员：
按照公司要求，负责旗舰店的客户接待及销售服务工作。
在产品达成销售意向、形成销售以及售后服务等环节提供满意的接待服务，并为销售产品的货款真实与款项回收的及时性负责。
第十三条会计
（一）服从公司财务部的管理并按照集团、公司文件及驻外机构的管理制度对分公司的账务工作进行监督。
（二）负责驻外机构所有报销费用标准、准确性、一致性审核。
（三）负责审核《直管工程管控表》的准确性，将管控表存在的差异及时汇报给分公司经理或副经理，确保账务准确无误。
（四）负责核算分公司的月度利润和年度利润完成情况。
（五）负责核算分公司的安装工资及旗舰店业务提成工资，确保依据齐全，内容真实，数据准确。
（六）按公司要求分项目核算利润。
（七）负责分公司财务明细账和租房费用明细账登记
第十四条保管
保管隶属于营销客户服务部，接受分公司或办事处的监督管理，做好所在库房规范管理及客户供货服务工作，严格按照营销客户服务部的出库指令单发货，保证存货在《库存限量表》控制范围内，以最优化的产品存货结构，为客户提供满意的产品供货服务。
第五章日常规范管理标准
第十五条作息时间管理
1、各驻外机构根据当地营业具体实际情况，单独制定夏季和冬季作息时间经营销总监终签后执行。
2、由办公室主任或行政督察管理考勤本。
3、每个驻外机构刻制专用请假、迟到、缺勤、休假、出差章，由办公室主任或行政督察根据人员出勤动态在签到空白处盖上对应印章。
4、缺勤计算时间节点：
当没有按时签到时，及时盖上迟到章，如果一个小时仍然未签到，直接盖上缺勤章，视为缺勤。
5、对项目经理工地现场出勤真实性，由分公司经理/服务部部长/项目调度每月进行不定时抽查，并有抽查记录（2次以上/月）。
6、因驻外机构人员有特殊情况，不能及时签到，必须由当事人书面申请经分公司经理签字同意后免于考核。
7、由办公室主任/行政督察在次月5日前传公司行政人事部。
第十六条办公室形象管理
1、装饰物、办公座椅规划符合办公整体环境要求，确保通道畅通、摆放规范。
2、桌面上软件资料摆放规范、整齐，特别是文件夹及文件夹内资料。
3、由分公司安排清洁卫生值日表，确保办公室内干净，无卫生死角。
第十七条语言规范：
1、交往语言：
在处理对外事务中，必须使用“您好、欢迎、请、谢谢、对不起、再见、请走好”等礼貌用语；
2、电话语言：
接听电话应及时，通话时首先使用“您好，李生晓梦有限责任公司，某某办事处工作人员”，语气温和，音量适中，不得在电话里高声喧哗、争吵；
对方讲述时要留心听，并记下要点，未听清时，及时告诉对方，结束时礼貌道别，凡外部来电一律待对方切断电话后，自己再挂断。
第十八条行为规范：
1、按时上下班，不得迟到、早退，上班时间一律不准吃零食；
2、不得在上班时间利用电脑玩游戏、上网聊天或做其它与工作无关的事情；
3、不得使用办公室电话打接与工作无关电话，以保证电话线路畅通；
4、与客户交谈时态度端正，任何时候都不得与客户发生争吵。
第十九条个人形象规定：
1、所有工作人员不得留长发、染发，保持头发干净整齐；
2、应注意个人卫生，保持口气清新；
3、着装要保持干净、整齐并常熨烫，不得出现污垢；
4、应及时清洁和修剪指甲，不能留长指甲；
5、皮鞋应保持光亮，袜子要勤换洗，保持无异味。
第二十条办公室形象规范:
1、办公室内外地面、墙面、玻璃、办公桌椅、接待桌椅进行打扫随时保持干净整洁；
2、公司下发的所有文件分类规范摆放，不许摆放与工作无关的报刊杂志；
3、办公室内资料架摆放规范，公司产品画册资料齐备；
4、电脑、电话等相关设备保持正常；
5、接待用的沙发、茶几等，随时保持清洁，应摆放有序，不得随意挪动；
6、保持办公室内的白板书写整洁、规范。
7、由分公司安排清洁卫生值日表，确保办公室内干净，无卫生死角。
第六章会议平台管理
第二十一条搭建会议平台：
晨会、项目推进会、周工作例会、月度例会、半年总结会。
第二十二条驻外机构会议执行分类：
1、分公司召开会议类型：
每周一、四晨会，每周召开2-4次项目推进会、周例会、月度例会，7月份召开半年总结会议。
2、工程办事处召开会议类型：
月度例会
3、月度例会可覆盖首次周会，半年总结会可覆盖当月的月度例会。
第二十三条每周利用上班时间召开班前晨会二次，安排临时工作和晨练团队。
第二十四条每周（利用晚上）召开2-3次直管项目推进会，重点协调解决当天直管项目需协调解决事宜，保证直管在建项目顺利推进。
第二十五条每周六或周日召开周工作例会，重点安排直管项目工作、协调事宜、客户分析等。
第二十六条每月召开月度工作例会，重点安排直管工程工作、回款目标完成情况、各部门存在的问题分析及解决措施。
第二十七条七月份召开一次半年总结会议，重点分析目标完成情况、下半年保目标措施、应收账款控制、部门重点工作安排等。
第二十八条驻外人员达到8人以上时，按照以上会议平台要求全部召开；
8人以下只召开月度会议（部分办事处因人员太少，上传月度工作推进表）。
第二十九条直管项目达10个以上时，需召开项目推进会。
第三十条当各驻外机构达到10人以上时，每季度将进行一次综合评比（包括服务态度、服务质量、技能水平等），对第一名和最后一名进行奖励和考核，奖惩标准大于50元/人。
第三十一条驻外机构评比
1、由业务管理部每季度对分公司经理进行一次综合评比，并对第一名和最后一名进行奖励和考核。
2、由业务管理部每季度对办事处负责人进行一次综合评比，并对第一名和最后一名进行奖励和考核。
第七章旗舰店、展示厅规范管理
第三十二条术语解释
（一）旗舰店、展示厅：
李生晓梦公司在符合条件的分公司、办事处开设的具备一定规模、并以固定的模式进行统一装修、统一管理的直销店或展示厅。
（二）零售业务：
指客户约定采用现款提货或者承诺在安装结束验收合格后立即（当日）付清全款再交付使用的销售业务。
（三）工程业务：
指客户约定在公司规定的工程业务付款条件范围内，采用分期付款的形式结算货款的销售业务（单次交易数量＞50樘）。
第三十三条旗舰店、展示厅管理
（一）零售业务销售出库程序：
以公司统一的零售价格与批准的降价权限由营业员在价格允许范围内传价到营销客户服务部挂账；
营销客户服务部根据营业员提供的产品需求信息、核实本户头欠款未超标的情况下，办理销售出库单由营销客户服务部的相对应的库房保管按常规程序出库（产品价格仅含市区范围内安装费）。
（二）工程业务销售出库程序：
营业员对有意向的客户经过充分协商并按照公司相关程序签订合同后，转交工程业务经理进行工程业务服务。
（三）营业款控制程序：
1、各分公司经理或驻外会计在当地办理旗舰店专用农业银行卡一张，寄回公司财务中心保管并与营销客户服务部手机短信捆绑。
2、营业员所收营业款当天必须存入旗舰店专用银行卡内（无卡办理）。
3、财务中心每半月将各旗舰店专用银行卡划拨两次到公司账户（每月15日和月底的前一天），如此出现的手续费由财务中心处理。
4、对于单次货款以现金形式支付达到1万元以上时，单位负责人或授权委托人亲自出面回收。
（四）安装维修回访：
对于形成销售的产品，由营业员回访安装、维修情况，并做好回访记录。
第三十四条销售管理程序：
（一）由公司制定全国旗舰店统一的销售价格，部分产品价格需浮动时，旗舰店营业员可在价格8-9.5折范围内进行洽谈，特殊情况低于8折的按公司相关价格审批程序进行办理。
（二）销售管理程序：
产品所报价格与《销售逐日登记表》、《旗舰店安装信息反馈卡》上价格记录严格一致。
销售过程由本单位负责人监督检查，每次收款后必须在《销售逐日登记表》签具“帐已核无误，现金已收清，XXX，X年X月X日”字样；
月底统一盘点并由负责人在《销售逐日登记表》签具检查汇总意见。
第三十五条 票据管理填制要求
（一）各旗舰店所使用的《销售逐日登记表》、《收据》必须是公司统一制作，统一编号并盖章的登记表。
《销售逐日登记表》、《收据》在业务管理部签字领取，各旗舰店负责人签字。
（二）《销售逐日登记表》须使用碳素墨水钢笔或黑色中性笔填写，无污渍、无涂改，错误时使用划线更正。
若是开据的票据作废，须保证整联票据的完整性，并注明作废标记。
（三）《销售逐日登记表》中内容应填写完整（包括用户姓名、地址、电话、产品名称、规格、锁型、数量、单价、金额等），无电话的，必须写清用户准确地址，以便于公司检查。
（四）收取订金时由旗舰店负责人或营业员本人开据收款收据，票据由负责人或会计负责管理，营业员根据实际销售情况填写《销售逐日登记表》并自行管理，在每月5日前将上月《销售逐日登记表》原件、用完的整本收据传公司业务管理部，并由业务管理部抽查核实。
第三十六条旗舰店、展示厅的规范标准
（一）作息时间执行：
早上8：
30至晚上18：
30（冬季为早上8：
00），并在所在单位签到，单位负责人严格按照考勤制度对签到表册进行规范管理，在确保店面每天有人值班及经营活动正常的前提下，实行营业员轮休制（公司特殊安排或特殊事宜除外），确保节假时轮流值班，有事必须请假。
（二）接待要求：
1、营业员要以主动热情的态度对待来访客人，并做好应答或解释工作，与客户交往、询问时要有礼节、服务周到、态度热情、姿态端正。
无论何种原因，都不得与客人大声争吵，影响工作秩序；
确属委屈之事，应采取暂时回避态度，通过正常渠道向上反映；
2、营业员遇到公司领导和贵宾检查或路过岗位时应点头致意，可说“早晨（下午）好！
您好！
”等，与人打招呼时要面带微笑；
3、营业员应随身携带名片和笔记本，客户一进大门，必须面带微笑、双眼注视客户、鞠躬15度并问候“欢迎光临”；
若是二人以上同行则不可忽视对其他人的招呼应对，客户经过应面带微笑、点头致意，并上前迎做自我介绍：
“先生（小姐）您好，有什么可以帮您的吗？
”；
若客户不需要协助，仍要随时注意客户动态，当客户有疑问或需要服务时，要立刻趋前服务；
4、若同时有二、三批人来看产品或参观时，要请求援助，不得有任何人受到冷落；
5、当客户自己随意浏览参观时，营业员应行注目礼，随时准备服务，适当时机倒水奉茶；
6、客户参观考察时尽可能留下客户资料并填写《意向性客户登记表》，但不可强求；
7、客户要离开旗舰店时应送客户到门外，并说：
“欢迎下次光临、请慢走”。
客户离开后，及时记录、整理客户资料。
第三十七条旗舰店、展示厅的形象要求
（一）店面内外地面、墙面、玻璃进行打扫随时保持干净整洁，屋顶、价格公示牌、接待台、灯具、空调、视听设备等保持干净；
（二）店面内资料架摆放规范，公司产品画册资料齐备；
（三）店面照明要求明亮，所有灯具都能正常开启使用；
（四）接待台上不可摆放任何物品，各种文件资料要整齐有序地摆放在台下，不许摆放与工作无关的报刊杂志；
（五）电脑、电话等相关设备保持正常；
（六）接待区域应保持整齐清洁，沙发、茶几等应摆放有序，不得随意挪动；
（七）样品门
1、样品门必须全部安装上展架，不得随意摆放在店内；
2、样品门更换时，按照要求办理出库、退库；
3、产品完整性：
无损伤、板面平整、配件齐全；
4、门铃声音响声清晰；
5、门扇、门框干净，无灰尘，特别是门框上方；
6、门扇间隙适中，控制3mm内，杜绝大头小尾现象；
7、锁具开启灵活：
锁舌、反锁开启灵活且无反弹现象。
（八）形象墙
1、形象墙的完整性：
无损坏、硬牌齐全；
2、干净、无灰尘。
（九）价格标识牌齐全，价格制定规范，无涂改现象。
第三十八条旗舰店、展示厅的检查
驻外分公司经理或办公室主任每月按照《旗舰店检查表》对旗舰店进行一次规范检查，并在每月5日前将检查结果上传OA系统。
第八章驻外库房规范管理
第三十九条驻外库房产品入库流程
（一）承运车辆到达驻外库房后，驻外保管首先登录NC系统查看系统转库单据或销售单据，同时核对运输合同、销售单据和车上实物数量。
（二）系统、票据和实物数量核对无误后，由保管组织卸车。
卸货人员由保管根据实际情况安排，产品数量在50樘以上时卸货人员不得少于2人，卸货时必须要1人在车上扶门。
（三）卸货人员必须按照保管的指示将货物分类存放在对应区域，产品卸货完毕后，保管逐一扫描入库产品条码，扫描完毕后再次核实系统信息（数量、规格、型号、花型等）与扫描实物信息（数量、规格、型号、花型等）完全一致后保存签字确认。
（四）产品入库事宜办理完毕后，分公司或办事处负责人支付运输费用并放行运输车辆。
如果产品数量不一致或出现损伤等问题，保管必须及时与公司经办人员联系，待责任明确并落实后才能结算和支付运费。
第四十条驻外库房产品出库流程
各分公司或办事处产品销售出库，必须严格遵守以下程序：
客户订货→保管核实货物并提供库存信息→客户打款→货款到账核实→保管传相关条码信息→营销客户服务部制作销售出库单→保管扫描→保管打印纸质出库单（或发票）→保管在纸质出库单上签字确认→成品（配件）准备→产品装车出库（保管可以向客户说明此提货程序）。
第四十一条产品退库
因产品质量问题客户将产品退回到驻外库房，经保管初步鉴定，如果存在质量问题，在15个工作日内发回公司成品库，由营销客户服务部指定专人收货，并按照相关流程办理退库手续。
第四十二条驻外库房规范管理
（一）库房形象规范
1、成品（配件）库房的、锁具要完好，消防设施齐全，警示标语张贴到位。
2、成品（配件）库房内的区域划分要合理，标识清楚，列线清晰，列牌挂放整齐。
区域标识牌明确，分列标识牌清楚，产品条码（标识）完整，无破损且方向整齐一致。
3、库房内的横幅张贴规范合理，不得出破损或出现部分脱落。
4、库房内通道畅通，通道上不得存放转运工具、梯架、车辆等物品。
5、成品（配件）库房，未经保管同意，非仓库人员禁止入内。
6、成品（配件）库房内（或区域内）禁止吸烟。
7、未经库房主管部门批准，任何人不得在库房内动用明火,电气焊,接明线等。
（二）产品存放规范
1、库房内的产品必须分户、分批次、分种类、分区域存放。
2、区域产品堆放不超出列线内沿±
20mm（以单边为准），产品摆放角度70度≤堆放角度≤80度。
3、非调整列上不得存放超过5个批次的产品。
4、调整列上可以存放超过5个批次的产品，但同一批次的产品必须连续存放在一起。
5、库房内的产品不得随意横靠在其他产品上，不得直接靠在墙上。
6、库房内某一列上的产品总数量少于10樘时，要及时调整到调整列上或其他少于5个批次的列上存放。
7、如果在非调整列上存放2-3个批次的产品，存放在最底部批次产品的数量要大于该列上其余批次产品数量之和。
8、已开票未及时拉走的产品要标注清楚并单独存放。
9、放在库房外面的产品必须支垫木方或钢管，要盖好薄膜或防潮防水材料。
10、配件规范：
（1）所有配件必须在配件架上分型号、类别整齐码放且标识清楚。
（2）所有配件必须包装完好，不能裸露。
（3）随门配件必须与库存门的数量、型号保持一致，若有欠配件的情况，须建立欠配件账（如：
公司欠库房配件或库房欠客户配件等）。
（三）系统规范
1、各库房内网线布局到位，网络稳定畅通，扫描仪、电脑、打印机等相关工具配置齐全。
2、在网络畅通情况下，驻外成品库房保管成功登录NC系统的时间不得超过3分钟。
3、根据保管职责，由部门分管负责人及时申报信息部开通对应保管所需要的系统权限。
4、当天没有完成的出库单据（未签字、未打印发票、无实发数量等）必须在当天下班前删除或将单据日期往后改。
5、转库单据保管必须在4个工作日内处理完毕。
6、系统不得出现单据不签字、货位选择错误、流程选择错误、收发类别选择错误等问题。
7、系统所有单据签字日期必须和单据表头日期在同一个月内。
8、非正常销售产品由保管建立相应电子备查账（如寄放产品、欠款铺样产品、旗舰店样品、外借产品等）并于每月5日前按相关流程上传OA系统。
9、每月20日前各分公司经理或办事处主任对库房进行一次规范检查，并将检查结果按流程上传OA。
（四）入库、出库流程
第一步：
当运输车辆到达目的后，对照出库单核实产品数量和产品完整性。
第二步：
在NC系统对照“转库”单据进行扫描入库，生成“转入”单据。
第三步：
根据客户电话咨询需求产品信息，在系统中和现场核实库存情况后再告知客户。
第四步：
根据客户需求产品核算价格和金额，及时告知客户汇款并确认汇款到账情况。
第五步：
将客户已定产品条码信息从QQ上传至营销客户服务部制单员处制单。
第六步：
根据系统制单信息库房现场扫描出库。
（五）盘存规范
1、成品（配件）库房每月底最后一天进行静态盘存。
2、由部门组织和安排相关人员进行盘存，盘存期间不得办理出入库业务。
3、各库房保管盘存前必须清理系统，
升级会员 