货款结算管理规定.docx

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货款结算管理规定

货款结算管理规定V2.0

1.目的

为了规范公司的货款结算工作，加强总部对各一级市场分部结算工作的统一管理，为结算人员顺利开展工作提供依据，特制定本规定。

2.范围

2.1适用范围：

****总部财务中心结算管理部、经营战略中心；各大区；各分部财务中心（部）结算组及采销部。

2.2发布范围：

****总部各中心；各大区；各分部；

3.名词解释

无

4.职责

4.1财务人员对于各项业务具有监督权、预警权，对于各项付款均需保证数据的准确性，同时清晰的表达自己的意见，表明同意付款或不同意付款，对于不同意付款的，要给出具体原因以便供相关人员审批决策时参考；

4.2公司相关领导对于最终的付款按照授权权限具有审批权，并因此承担相应的责任，对于付款后出现的问题负全部责任；

4.3由于收入的收取主要靠结算付款环节来对供应商进行控制，付款审批操作方法更改后，本着权责对等的原则，收入的收取由总部财务中心收入管理部负责管理改由总部采销中心全面负责，分部采销人员负有收入收取的直接责任；收入主管审核结算付款单据时，要如实反映各项应收数据，以供审批人员参考；

4.4由于库存的控制（包括滞销、残次）主要靠付款环节来控制，付款审批操作方法更改后，本着权责对等的原则，库存的管理由总部采销中心全面负责，分部采销人员负有库存管理的直接责任；

4.5分部财务部、总部财务中心结算管理部将负责经常对滞销、残次库存、各项收入（商业折扣、合同内收入、合同外收入等）的收取情况进行调查分析、预警，以供公司领导作为奖惩依据及决策参考。

5.管理制度

5.1结算服务规范

5.1.1热情服务、细心指导

对来公司结算的供应商代表应态度热情，对不熟悉本公司结算方法的供应商代表要细心指导，杜绝生、冷、硬、蛮的态度；

5.1.2一视同仁、按规办事

严格遵守公司的结算操作规则，配合供应商代表的结算工作，不可因人而异，给予不同的态度对待；

5.1.3准确及时、廉洁公正

在工作中耐心细致，按工作流程及时准确的进行结算核对，合理安排，按期支付供应商货款，不得无故拖欠或延期支付供应商货款，不得吃、拿、卡、要，不得接受任何形式的回扣；

5.1.4全面维护公司利益

每个工作人员应将公司利益放在第一位，全力维护公司利益，对公司高度负责，发现有与公司规章制度相背离的问题，应及时向上一级领导报告。

5.2结算准则

5.2.1公司购进货物款项的结算，由财务部结算组统一管理、集中结算：

公司所有货款的用款计划编制与结算由分部财务部结算组专门办理，其他部门不再与供应商办理结算事宜；

5.2.2供应商进行货款结算必须与公司签有正式合同，才能办理货款结算事宜。

供应商合同期满未签定新合同的，可按旧合同约定事项延期执行；如无约定的，则停止付款，或者按无合同付款操作方法向总部报批；

5.2.3供应商必须为一般纳税人，进行货款结算必须遵守公司的税票回收制度：

代销商品结算：

必须有增值税发票才能支付货款，不开或错开增值税发票的不予结款。

经销商品结算：

不管同城、异地结算的供应商税票必须坚持“一手钱一手票”的原则，不开或错开增值税发票的不予结款。

先款后货：

同城中的供应商，规定3天的回收期；异地的供应商，规定7天的回收期。

时间从货款付出后第二天算起，由相关采销人员负责，同时财务部门必须及时提醒、监督。

如不能按时收回税票且需再次付款的，原则上不能再次付款。

如有特殊情况需再次付款的，按货款支付管理授权中“无税票再次付款”操作方法执行，结算人员要给予严格控制。

5.2.4货款结算后应付账款余额不得小于残次、退货、各项应收收入及合同约定的铺底金额之和，结算会计要控制供应商的结算款项，对残次、退货较多的、或采销提供出欲清退的供应商要保留足够的账面余额。

合同约定有铺底额的供应商，结款后余额不得小于铺底金额；

5.2.5按合同约定账期结算，不允许提前支付货款：

结算会计结款时必须审查货款的账期，严格按照合同规定的账期进行结算；

5.2.6严格实行按计划付款制度，超计划拒付，或者按计划外付款操作方法报批；

5.2.7严格按照公司授权权限落实审批手续，审批手续不全的拒绝付款；

5.2.8对于返利、降价、退残的收回，允许账扣，对其他各项应交营业税项目的收入，按照合同规定的方式收取，采用账扣方式进行结算的分两种情况处理；

供应商提供全额税票的，公司按净额支付，公司给供应商开具服务业发票。

供应商提供净额税票的，必须加收17%的代缴增值税款

【例】购进货物含税价10000元，应扣收1000元，供应商开具税票金额9000元，应加收税金145.30元），我方不给对方开具任何发票，遇供应商不能支付17％税金的，结算部门在支付货款时必须报总部财务中心总经理签字后方可支付。

5.3货款结算操作方法

5.3.1经销商品结算操作方法

5.3.1.1经销商品入库，财务确认并打印《商品入库单》结算联

5.3.1.2供货商持下周五前到帐期的商品入库单来公司结算会计处对账。

5.3.1.3收入会计核算各项返利及其他各项应收款项后，收入主管审核经销结算单，结算会计打印《经销商品结算单》。

5.3.1.4结算会计周五根据上报计划内的4项条件及已审核的《经销商品结算单》，编制《经销商品周付款计划汇总表》，并在下班前上报分部总经理审批。

5.3.1.5分部总经理最迟于下周一下班前将审批后的《经销商品周付款计划汇总表》传真回各分部。

5.3.1.6供货商按照规定持增值税发票到分部财务办理货款结算。

5.3.1.7结算出纳按照总部的审批结果支付货款，但应确保付款后及时在系统中执行。

5.3.2代销商品结算操作方法

5.3.2.1代销商品入库，财务确认并打印《商品入库单》结算联。

5.3.2.2供货商按照我公司的安排按时到分部财务结算组对帐。

5.3.2.3收入主管核算应收返利、补利及其他应收款项，结算会计打印《代销商品结算单》。

5.3.2.4每周五结算会计编制下周《代销商品周付款计划汇总表》，并报送分部财务经理、分部业务总监、分部总经理签批。

5.3.2.5分部总经理最迟于下周一下班前，将审批后的《代销商品周付款计划汇总表》转至分部财务部结算组。

5.3.2.6供货商按照我公司的规定持增值税发票到分部办理货款结算，出纳按照审批后的“代销商品周付款计划汇总表”支付供货商货款，付款后及时执行。

5.3.3先款后货、现款现货、超额度先款后货商品结算操作方法

5.3.3.1业务部根据销量及库存结构，可向结算会计提出本周的要货需求，并提供先款后货商品进货明细单，结算会计每周五依据先款后货商品进货明细单，填报计划内付款申请表。

5.3.3.2结算会计汇总编制《先款后货商品周付款计划汇总表》，经结算主管、收入主管、财务经理、业务主管、业务总监、分部总经理审核后，根据付款金额区分具体审批人，于周五下班前转至大区进行审批。

5.3.3.3大区总经理审批后于周二中午前将审批后的《先款后货周付款计划汇总表》传回分部采销部。

5.3.3.4分部采销部将审批后的计划送交分部财务部。

5.3.3.5采销部在ERP系统中制作订单。

5.3.3.6结算会计依据订单，在ERP系统中制作“预付款单”。

5.3.3.7结算出纳按照总部审批结果支付供货商货款并及时在系统中执行。

5.3.3.8库房验收货物，财务确认并打印《商品入库单》结算联。

5.3.3.9结算出纳收到供应商的发票，审核发票无误后录入发票相关信息到票据管理中（待票据管理模块启用后执行）。

5.3.3.10结算会计确认商品入库并收到发票后，制作“经销商品结算单”，冲减供货商的预付款，同时出纳执行。

5.3.4带货安装商品结算操作方法

5.3.4.1门店销售带货安装商品

5.3.4.2供货商将商品送至顾客家进行安装，并按照我公司规定定期到分部客户服务部进行回访确认。

5.3.4.3结算会计定期制作带货安装商品发货汇总并打印出给供应商进行核对。

5.3.4.4供应商确认后转结算会计。

5.3.4.5采销人员审核商品价格和协议并确认。

5.3.4.6结算会计办理入库并制作代销商品结算单。

5.3.4.7收入主管计算返利、补利及其他各种应收款项后收入主管审核结算单，结算会计打印《代销商品结算单》。

5.3.4.8结算会计每周五下午汇总编制《代销商品周付款计划汇总表》，并报送分部财务经理、分部业务总监、分部总经理签批。

5.3.4.9分部总经理最迟于下周一下班前将审批后的《代销商品周付款计划汇总表》转给分部财务部结算组。

5.3.4.10供货商按照我公司的规定持增值税发票到分部办理货款，结算出纳按照审批后的《代销商品周付款计划汇总表》支付供货商货款并执行。

5.4货款结算审批操作方法及权限规定

5.4.1正常付款计划（经销、代销商品付款计划）的审批方法（不含现款现货、先

款后货）（计划内付款的审批方法需要满足滞销、残次、欠收按照合同、协议约定条款清理或按照约定倍数扣减应结货款，支付期限、方式符合合同规定这两点）

5.4.1.1正常付款计划为按照公司结算管理制度规定，到帐期对帐结算的付款。

5.4.1.2各分部财务部每周按照规定同供应商对帐，对帐后汇总上报付款计划；

5.4.1.3经分部结算主管、收入主管、财务总监（经理）、业务主管、业务总监（经理）审核后，分部总经理在授权范围内对计划进行审批。

5.4.1.4分部财务部收到分部总经理批复后的付款计划，复印一份给分部采销部，以便采销人员掌握付款情况；

5.4.1.5分部财务部按照审批后的付款计划进行付款。

5.4.2先款后货、现款现货付款计划（先款后货商品付款计划）

5.4.2.1每周的先款后货、现款现货付款计划由分部结算人员依据业务人员提供的先款后货进货明细表制作先款后货付款计划，数码、电脑品类付款，海尔全品类付款，其进货审批单必须经总部品类部长审批后方可申请付款。

5.4.2.2经分部结算主管、收入主管、财务总监（经理）、业务主管、业务总监（经理）、分部总经理、大区财务总监审核后，（A类分部200万含以下、B类分部100万含以下、C类分部50万含以下由大区业务总监审批，A类分部200万不含以上、B类分部100万不含以上、C类分部50万不含以上由大区总经理审批）。

5.4.2.3分部业务部根据已批复的计划制作进货订单，经厂家确认货源并签订到货协议，报分部财务部提请付款；

5.4.2.4分部财务部根据厂家签订的到货协议，并审核付款计划后付款，杜绝无批复或超计划付款。

5.4.3计划外付款报批操作方法（未满足计划内付款条件的付款一律上报计划外付款，无门店个数、金额限定）

5.4.3.1分部财务部根据采销人员提出的申请或制作的先款后货、现款现货或超额度付款等特殊情况下付款商品进货明细单，制作计划外付款申请表；

5.4.3.2存在滞销、残次、欠收未解决且未按照合同约定倍数扣减应结货款，第一、二次申请付款的，经分部结算主管、收入主管、财务总监（经理）、业务主管、业务总监（经理）审核后，由分部总经理最终审批。

5.4.3.3存在滞销、残次、欠收未解决且未按照合同约定倍数扣减应结货款，第三次及以上申请付款的，经分部结算主管、收入主管、财务总监（经理）、业务主管、业务总监（经理）、分部总经理、大区财务总监、大区业务总监审核后，由大区总经理审批（滞销、残次、欠收三项指标全国排名最后两名的大区该项由总部经营战略中心和财务中心联合审批，联合审批意见不一致时由常务副总裁审批；全国排名倒数一至十名的分部该项由大区总经理审批，按照次数不同自动给相关责任人下发专项任务书要求在下一笔付款前解决）。

5.4.3.4分部财务部按照审批后的付款计划进行付款。

5.4.4无合同付款的审批操作方法

5.4.4.1公司原则上不允许无合同付款，有特殊原因的需以计划外的形式上报。

5.4.4.2无区域性合同付款申请由分部业务人员申请上报，由分部结算主管、收入主管、财务总监（经理）、业务主管、业务总监（经理）、分部总经理、大区财务总监、大区业务总监审核后，由大区总经理审批。

5.4.4.3无全国性合同申请由分部业务人员申请上报，由分部结算主管、收入主管、财务总监（经理）、业务主管、业务总监（经理）、分部总经理、大区财务总监、大区业务总监、大区总经理审核后，由总部经营战略中心总监最终审批。

5.4.4.4分部财务部按照审批后的付款计划进行付款。

5.4.5无税票再次付款（限先款后货、限同一供应商、限一笔付款）

5.4.5.1分部业务部门提出申请，分部结算会计编制无税票再次付款计划外申请表。

5.4.5.2无税票计划外付款申请，由分部结算主管、收入主管、财务总监（经理）、业务主管、业务总监（经理）、分部总经理、大区财务总监、大区业务总监、大区总经理审核后，由总部财务中心副总监最终审批。

5.4.4.4分部财务部按照审批后的付款计划进行付款。

5.4.6应付帐款出现借方余额再次提请付款的

5.4.6.1应付帐款出现借方余额需再次付款的，由分部业务部提出申请，经分部结算主管、收入主管、财务总监（经理）、业务主管、业务总监（经理）、进行审核，并按照应付帐款借方余额金额进行审批。

5.4.6.2出现应付帐款借方余额在5万元（含）以下需再次付款的，由分部总经理最终审批。

5.4.6.3出现应付帐款借方余额在5-10（含）万元需再次付款的，报分部总经理、大区财务总监审核后由大区业务总监最终审批。

5.4.6.4出现应付帐款借方余额在10-50（含）万元需再次付款的，报分部总经理、大区财务总监、大区业务总监审核后由大区总经理最终审批。

5.4.6.5出现应付帐款借方余额在50万元以上需再次付款的，报分部总经理、大区财务总监、大区业务总监、大区总经理审核后由总部经营战略中心副总监及总部财务中心副总监联合审批，审批意见不一致时，报公司常务副总裁最终审批。

5.4.6.6分部财务部按照审批后的付款计划进行付款

5.4.7提前付款/改变付款方式可获得额外现金折扣的付款（限货到付款）

5.4.7.1分部业务部提出付款申请，并提供进货明细，结算会计核查进货明细是否为畅销品或新品，如果非畅销品或新品的，不得上报。

5.4.7.2分部业务部同供应商签署收取现金折扣的备忘录，财务部审核是否符合规定标准，审核达标后制作计划外付款申请单；

5.4.7.3根据新的现金折扣收取标准，达授权的由分部结算主管、收入主管、财务经理、业务主管、业务总监、总经理审核由大区总经理最终审批。

5.4.7.3根据新的现金折扣收取标准，不达授权的由分部结算主管、收入主管、财务经理、业务主管、业务总监、分部总经理、大区财务总监、大区业务总监、大区总经理审核，由总部经营战略中心副总监及总部财务中心副总监联合审批，审批意见不一致时，报公司常务副总裁最终审批。

5.4.7.4分部财务部按照审批后的付款计划进行付款。

5.4.8改变付款方式（其他原因，其中不含现款改为承兑）

5.4.8.1分部业务部提出申请，结算组制作计划外申请表，由分部结算主管、收入主管、财务总监（经理）、业务主管、业务总监（经理）审核签字；

5.4.8.2若实际支付金额在5万元以下的，则由分部总经理审批

5.4.8.3若实际支付金额在5万元（含）－50万的，则由分部总经理、大区财务总监、大区业务总监审核后再由大区总经理最终审批。

5.4.8.4若实际支付金额在50万元（含）以上的，则由分部总经理、大区财务总监、大区业务总监、大区总经理审核，由总部经营战略中心副总监及总部财务中心副总监联合审批，审批意见不一致时，报公司常务副总裁最终审批。

5.4.8.5分部财务部按照审批后的付款计划进行付款。

（关于残次、滞销概念及标准按照合同、协议约定执行，总部会逐月下发各指标达标标准，并根据各分部超标情况下发专项任务限期清理，同时总部也会上收货款支付授权）

5.5.1对账时间：

周一至周四工作时间。

5.5.2付款日期：

计划内付款各分部在每周集中在周二至周五进行支付；先款后货、现款现货、计划外临时付款可根据实际情况安排支付。

6.工作流程

无

7.注意事项

7.1各分部财务部必须将“结算服务规范”和“结算准则”制作成展板，张贴于结算组办公明显处，并且展板上要留有总部的投诉电话和投诉邮箱；

7.2总部财务中心结算管理部将及时处理各种供应商的投诉，定期对各分部的投诉情况进行通报.

8.附件

8.1《****（）分部月第周经销商品付款计划汇总表》

8.2《****（）分部月第周经销（物流）商品付款计划汇总表》

8.3《****（）分部月周代销商品付款计划汇总表》

8.4《****（）分部月周带货安装商品付款计划汇总表》

8.5《****（）分部月第周先款后货商品付款计划汇总表》

8.6《****（）分部违反合同付款申请表》