大学课程秘书学笔记.docx
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大学课程秘书学笔记
秘书学笔记
绪论
一、秘书的概念及内涵
《韦氏秘书手册》（美）：
具有熟练的办公室工作能力，不需上级敦促。
既能主动负责、积极进取、干练果断，能在授权范围作正确决定的经理助手。
——国际职业秘书组织
（一）秘书的概念：
在我国现代主要指党和政府机关、企事业单位、社会团体、军队，院校内的一种行政职位，主要通过掌管文书、辅助决策、处理日常事务来实施辅助管理、综合服务的工作人员。
（二）秘书概念的内涵
1、从属性
“可以有没有秘书的领导，但不能有没有领导的秘书”。
秘书的工作就是围绕领导来工作。
2、辅助性
为领导服务，辅助领导工作。
3、参谋性（高级秘书）
调查研究、信息处理、出谋划策、提出方案（拟办）
4、综合服务
辅助领导工作形式是广泛的、是多方面的、是综合的，事无巨细。
二、秘书的起源与沿革
古代：
秘书一词出现在东汉时期，最早指宫禁藏书。
后东汉出现秘书官职，负责记载秘史、管理秘籍。
近代：
清末：
机构改革，设置秘书。
（过渡标志）
辛亥革命时期：
南京国民政府废除旧式公文，规定新式公文类型。
民间团体、企业开始聘请私人秘书。
秘书队伍壮大。
北洋军阀时期：
秘书事业发展倒退。
国民党统治时期：
由于国民党政府腐败，机构混乱，秘书队伍虽有一定规模，但效率不高。
现代：
新民主主义革命时期：
秘书工作是随党的创建而逐渐发展起来的，经历了从无到有、从小到大、逐步改善的过程，特点是秘而精。
解放战争时期：
秘书工作积累了丰富经验，秘书队伍初具规模，为建国后秘书工作的迅猛发展奠定了基础。
新中国——60年代：
发展势头好，积累了丰富的经验，形成了一套行之有效的规章制度，也培养了一批素质较高、意志坚强的秘书队伍。
十年浩劫：
秘书事业毁于一旦。
十一届三中全会后：
78年12月，我国秘书队伍开始日益壮大，秘书队伍素质提升。
80年代初，产生具有中国特色的秘书学。
秘书学的教育研究步入一个新时期。
三、秘书学的研究对象、性质和特点。
1、研究对象：
秘书、秘书工作及其规律、秘书机构设置。
2、秘书学的性质：
属社会科学类，是行政管理学的一个分支，并且与其他相关学科相互影响渗透，共同发展。
3、特点：
我国秘书学具有很强政治性、实践性、科学性。
四、我国秘书学的研究发展历程。
1、秘书学发展阶段及其特点。
85.1全国秘书长、办公厅主任座谈会。
90..1全国秘书长座谈会。
（1）1978.2——1985.1：
摸索探求时期。
（2）1985.1——1990.1：
方针清楚、路子明确、势头迅猛。
（3）1990.1——今：
新的巨大推动力。
2、秘书学今后研究趋势展望。
、秘书工作的参谋职能进一步强化，要求能参政议政。
、办文、办事、办会、办信等常规工作的运转要走向高效率。
、操作办公自动化、设备和外语这两大技能将日益得到重视。
第一章秘书工作的任务、性质、特点和基本原则
一、秘书工作的主要任务
1、辅助决策
2、协调工作
3、文书处理和撰制
4、调查研究
5、信息工作
6、会务工作
7、信访工作
8、文书立卷和档案管理
9、查办工作
10、印信、证章的管理
11、值班和接待工作
12、机关内部事务和管理
13、机要保密工作
14、领导人临时交办的工作
二、秘书工作的性质
1、从属性2、辅助性3、参谋性4、综合性
三、秘书工作的特点
最重要特点：
实践层次（受命而行）
双层次性
思维层次（与领导同步、思维方式要与领导处于同一层次）
从全局、从发展、从长远、立足点高、视野宽、视角新。
被动性与主动性的对立统一
事务性与政治性的对立统一：
些微小事，事关大局
形成一系列特点机要性与群众性的对立统一：
把握好适度点，既不脱离群众，也得保守秘密
经常性与突击性的对立统一
四、秘书工作的基本原则：
不失职、不越权。
两种倾向要反对：
（1）反对越权倾向：
无意越权：
由于经验不足、主动过分等原因造成的。
有意越权：
“二首长作风”、会造成违法乱纪、谋取私利。
（2）反对失职倾向：
、宁可越权而不失职
、当事情危急，直接关系到人民群众生命财产安全是，即使领导不在，秘书也要挺身而出，先斩后奏，处理问题。
、当明知领导有严重错误偏差时，事关大是大非，原则上提倡秘书犯言直谏，敢于说真话。
、宁可失职而不越权。
当情况复杂，一时难以判断，事情又不特别火急，领导又不在场时，秘书人员不要轻易表态，处理问题。
第二章秘书工作的三大职能
第一节秘书工作的基本作用
一、枢纽作用
纵向上，秘书工作起着承上启下、上传下达的作用。
横向上，秘书工作沟通左右，联系内外。
二、助手作用：
秘书是领导手脚的延伸
为领导承担事务性工作，如办公、办文、办信、接待等工作。
三、参谋作用：
秘书是领导头脑的延伸。
为领导提供决策咨询服务。
四、信息传递作用：
秘书是领导的耳目，信息的传递是双向的。
把听到的、看到的反馈信息给领
导，同时把领导的意图传达出去。
五、协调作用
六、门面窗口的作用：
秘书是领导班子的窗口，是单位的门面。
秘书人员应提高各方面的素养，端正自身的工作态度、注意礼仪。
第二节秘书工作的办事职能
一、办事是秘书部门的基础职能
办事职能：
秘书直接协助领导管理，并处理具体事务，即办事职能。
秘书通过从事事务性的工作，为领导、其他部门和群众服务，其根本目的及作用在于组织的运转和提高效率。
二、秘书工作办事职能的特点
1、办事高效运转
办事职能体现在各种各样的具体的事务性工作中。
这些工作应当形成一套运转机制，因此秘书工作最根本的就是高效率。
、
2、职责范围边界的不确定性。
三、怎样提高秘书的办事效率
办事效率指的是投入与产出的比值，投入越少，产出越大，效率就越高；反之亦然，而高效率就是用最少的人力、物力和时间的投入，去做越多的工作，去创造最多的社会财富。
主要途径和方法：
1、理顺体制，合理设置吧办公室结构。
不合理的表现：
机构重叠、层次过多、关系不顺、职能相连。
2、提高秘书人员的素质：
德才兼备（德：
政治素养、思想修养、工作作风、职业道德等；才：
业务素质）
3、采用科学的管理方法：
规范管理法、目标管理法、计划管理法、统筹管理法、网络管理法）
4、分清职责，是各环节有机配合。
5、精简会议、精简文件：
杜绝文山会海。
6、依法办事、加强督察。
7、办公设备现代化。
第三节秘书工作的参谋职能
一、参谋是秘书部门更为深层的职能任务。
秘书为领导机关决策活动提供有关的信息、咨询和建议，增强决策的科学性，即参谋职能。
办事是基础，参谋是更高的要求，两者统一在为领导提供综合服务的职能中互相渗透又互相交叉。
二、参谋职能的实质和特点
1、实质：
为领导决策提供直接的服务。
2、特点：
（1）参谋内容具有综合性。
（2）参谋活动具有限制性。
（3）参谋工作具有随机性。
三、参谋职能的基本内容
1、起草文件与领导讲话稿：
直接为领导政务工作进行参谋服务的高层次工作。
善于拓展和阐发领导的基本观点，有时还要和领导讨论，提出自己的建议和构想。
2、公文拟办：
既是事务性，也是参谋性。
拟办指的是秘书部门对部分收文准备如何办理所提出的请示性、建议性初步意见及如何处理该文的参谋建议供领导人参考。
3、核稿：
是指在送交领导审批、签发之前，对文件草稿的全面审查。
把政策关和文字关，在文字内容上把关是核稿的主要任务。
4、调查研究和信息处理。
这是秘书部门参谋职能的最集中体现，是秘书辅助工作的前提和基础。
体现在为领导的决策工作提供参考依据和反馈意见。
通过该任务实现参谋职能的关键在于：
（1）所提供的信息服务是超前还是滞后。
（2）所提供的信息是否经过综合处理
5、督察工作。
重点：
（1）各级党政部门在贯彻党的方针路线做出的工作部署以及落实情况。
（2）各级部门领导的批示、交办事项的贯彻落实情况。
6、议事制度
7、预案提案工作
第四节秘书工作的协调职能
一、协调是秘书工作的一项主要职能
协调是管理的一项重要职能，就是指通过协调工作是一个组织中所有单位、所有人员之间的活动同步化、和谐化。
目的在于是组织内外各部门、各运转环节不发生矛盾冲突、不失控、不重复。
保证相互之间建立起良好的配合关系，最大限度地调动每个成员的积极性，去实现组织的共同目标。
二、协调职能的内容和意义
1、协调职能的内容：
工作协调、人事（人际）协调
都有对上、对下、同级、内外、上下左右内外的综合协调五个方向。
要求：
（1）把握整体动态（5）日常事务的协调
（2）协调工作计划（6）本单位同别的单位及社区公共关系的协调
（3）调整工作节奏（7）单位内部人际关系的协调
（4）协调各个单位的关系
2、协调职能的意义：
为管理工作的正常运转创造良好的内外环境，表现在两个方面：
其一、协调工作能推动秘书工作向深度、广度发展。
其二、协调工作是秘书辅助领导进行管理和决策的重要方式，是保证领导做出重要决策和管理的非常必要的工作。
三、协调职能的实施步骤
协调工作要根据协调计划和目标的需要按照一定的程序进行。
1、调查阶段：
收集并分析情况，掌握实施协调工作所需要的全部背景材料。
2、制定计划：
计划包括确定协调目标、拟定协调步骤、选择协调的方式方法。
3、确定协调人员：
把握两原则：
（1）协调人员和协调对象的身份要相称；
（2）协调人员的能力和协调任务的难度要大体适应。
4、（确定）选择协调方式方法：
根据协调内容和对象的特点：
协调的方式、方法：
会议协调、书信协调、电话协调、交谈协调。
5、确定协调时机和地点
正确选择协调时机是提高协调工作成效的必要条件（密切关注政策的动向）
6、实施的执行阶段：
要求协调人员做到随机应变，将原则性和灵活性结合起来，做到即遵循原则又灵活处理。
7、评估阶段
评估的主要内容：
评估目标的达成情况、评估协调人员在实施协调过程中的工作表现，能够为开展后续的工作提供条件。
你是怎样理解秘书工作的三大职能？
（论述题）
第三章秘书辅助决策与现代领导决策
一、决策的含义：
两个层面的意思：
1、决策就是做出决定，即决策者经过多种考虑和比较后，对应当做什么和应当怎么做所做出的决定。
2、决策是管理工作的基本要素，是领导的基本职能，是领导者对两个以上的备选行动方案进行选择的过程，其目的是为了有效地达到目标。
决策四要素：
1、要有目标决策是服从和服务于目标的。
2、要追求优化决策是对两个以上的备选方案进行优化、择优的过程。
3、决策要付诸实施决策是对要做出什么行动所做出的抉择。
4、决策是选择的过程包括决策工作和决策行动。
是一个过程，而不是瞬间行为（确定目标、拟定方案）
二、领导决策的特点：
1、传统领导决策的特点：
个体经验决策。
（1）大多数决策由领导者个人掌握。
（2）凭领导者个人的直觉感受和经验进行。
决策的成功与否主要取决于领导者个人的聪明才智、生活阅历和选择判断能力。
（3）谋划和决断的合一（谋断合一）
指的是谋划和决断都是领导者的事情。
3、现代领导决策的特点（即科学决策）
（1）从传统的个人决策走向群体决策。
、群体中存在较多的综合性的知识和信息。
可以起到集思广益、提高决策质量的作用。
、群体决策可以从多种角度提出不同的方案，是方案的考虑更加全面和周密。
、群体决策成为大家的决议，是更多人感到对问题的解决负起更大的责任和信念。
、执行者如果参加决策的制定，有助于理解决策、执行决策，更能有效地防止决策实施过程中所产生的偏差。
（2）决策程序，决策工作科学化。
、完整的科学的决策过程包括七个步骤：
、现代领导决策是科学的决策，要以科学的思考、科学的计算和预测为依据，并且运用现代科技手段来进行。
、建立有效的决策体制。
现代领导决策体制又以下几个部分构成：
参谋系统
信息系统执行系统
决策中心
反馈系统监管系统
这种体制不同于传统的家长式的决策体制。
三、秘书在现代领导决策中的辅助作用
1、信息的收集整理深度加工作用：
信息的收集整理式围绕决策活动进行调查研究、收集资料。
2、沟通协调作用：
秘书处于决策中心与其他系统机构的联络中介的位置。
3、督察作用：
决策前，秘书要介入调查研究、提出议案；决策后，要向决策中心提供反馈信息。
四、秘书辅助决策的特点：
1、超前性：
及早地对潜在的、可能发生的问题进行调查研究。
预测→提出解决方案。
2、受限制性：
秘书的决策建议只能供给领导参考。
3、经常性：
随时准备发挥辅助决策的作用。
4、全过程性：
参与决策的全过程，从收集信息、确立目标、拟定方案。
5、思维的同层次性：
思维的出发点同领导同层次。
思维的走向：
跨度同领导同层次。
五、秘书辅助决策应遵循的原则
1、应遵循国家和政府的法律（对秘书人员的法律素养提出了很高要求）、法规和方针、政策。
2、应遵循“谋断分家、只谋不断”的原则。
“谋”指参谋服务；“断”指决策活动中最佳方案的最后抉择。
决策活动中，秘书只起参谋作用，领导起“断”的作用，秘书不能代替领导抉择、拍板。
而应严格遵循“谋断分家、只谋不断”的原则，做到既不失职又不越权。
在决策活动中，秘书只有“谋”的责任，而没有“断”的权力，只能多谋，而不能决断。
3、应遵循有效决策的原则（美）杜拉克·杜拉克《有效管理者》
六、辅助领导决策对现代秘书提出的新要求。
1、现代秘书要有强烈的全局意识和参谋意识，从过去简单的办文办事转变为既办文办事有出谋划策。
2、要有广博的知识和丰富的经验。
3、要具备敏锐的预测能力和机智的判断能力。
4、要具备敢于参谋的胆略，特别式创造性的决策具有一定的风险。
因此，秘书的胆略显得极为重要。
5、秘书工作者还要学习决策科学，掌握决策技术。
作业：
一、名词解释：
秘书、辅助决策、协调、谋断分家
二、简答
1、秘书工作的主要任务。
2、秘书工作的特点。
3、怎样把握科学工作的基本原则。
4、现代领导决策的特点。
三、论述：
为什么说辅助领导决策对现代秘书提出了新要求。
1、2、3、4决策的准备阶段
七、决策程序和秘书辅助决策工作的具体内容
1、目标阶段和秘书的辅助工作
协助领导选择决策目标，即目标阶段，是整个决策工作的起点，是决策的首要工作和方向。
怎样协助领导选择决策目标：
（1）围绕一定时期领导的中心工作来选择（中心工作往往是领导根据上级的指示和布置确定的）
（2）按照领导意图来选择决策目标：
摸清和正确领会领导的意图，沿着领导的思路，进行进一步的调查研究，阐发和扩展领导的意图，创造性的贯彻领导思路。
（3）围绕工作的重点、热点、难点来选择决策目标。
热点是群众普遍关心的、急待解决的焦点问题。
难点是长期没有解决的老问题或较难解决的问题。
重点是有关全局的工作和矛盾。
（4）从发展变化的动态情况中选择决策目标：
要及时发现新情况、新变化、新经验。
2、信息阶段和秘书的调查研究
信息是决策的基础和前提，信息阶段的首要环节是收集各方面的情报和企业的情况。
收集信息、调查研究是为例提供信息依据并矫正决策目标。
收集信息和调查研究的几个方面：
（1）为决策提供理论依据：
确立重大决策前都需要强大的理论。
（2）提供方针政策上的依据：
要悉心研究方针政策。
（3）对实际情况进行分析掌握：
要分析实际情况的可行性。
（4）对历史经验和他人经验的借鉴：
注意收集历史信息及兄弟单位的相关信息。
（5）国际信息的收集：
重大问题的决策必须关注国际动态，关注政情、民情、商情、军情等
对所收集信息的要求：
（1）所提供的信息情报要准确（真实反映情况）、及时（决策前）、完整（充分而不残缺）、适用（切合决策）
（2）对收集来的信息情报进行科学的整理加工。
3、设计方案阶段和秘书的任务
设计方案就是对在信息阶段所收集到的信息情报的基础上进行科学分析，提出多种备选方案。
设计方案体现出秘书辅助决策的水平和价值。
设计方案的步骤：
（1）轮廓设计：
设想各种各样可供选择的方案，保证备选方案的多样性和全面性。
（2）具体设计：
充实每个方案的具体内容。
设计方案应遵循的原则：
（1）可行性原则：
充分考虑方案的可行性。
（2）可选择性原则：
秘书人员要设计出多种选择。
（3）限制性原则：
政府法律、社会道德观念、技术条件、经济因素以及决策者本身的能力和权力。
（4）创造性原则：
设计的方案要有新意和创见。
既要借鉴他人经验也要有自己的创见。
重大方案的设计主要由智囊机构承担。
4、评估阶段和秘书的辅助工作（也被称为可行性论证阶段）
组成专家评估小组对方案进行评估。
评估的步骤：
（1）评估方案的可行性
（2）评估方案是否能够达到令人满意的效果
（3）预测方案可能产生的后果并提出解决方案。
在此阶段，秘书辅助工作的主要任务：
做好评估的组织协调工作，包括：
（1）协助领导组织专家进行论证。
论证的方式：
会议论证、书面论证、个别访谈论证。
（2）协助领导协调沟通参加决策方案、评估各方面的关系：
充分调动各方面的积极性，同时平衡各方面的利益，防止重复劳动和各行其是。
5、决策进行中的秘书辅助工作
决策者进行决策：
（1）从备选方案中选择可行性、满意度、效果三者最好的方案；
（2）估算实施方案的费用及可带来的效益；
（3）进行方案的多选一或二选一，准备候选方案。
此阶段秘书的辅助工作包括：
（1）协助领导组织召开决策会议；
（2）在决策会上，秘书人员要介绍决策方案及专家评估意见；
（3）做好会议记录；
（4）起草会议决议；
（5）做好会议的后勤工作。
准备要充分，组织要严密。
6、执行决策阶段与秘书辅助工作
秘书在此阶段的辅助工作包括：
（1）把决策的信息迅速传达到有关的地方、部门及有关人员：
根据决策的紧急程度、机密程度、涉及范围来选择传达的途径；协助领导传达决策精神。
（2）督促检查：
出发点和落脚点都是为了决策的落实。
（3）协助领导做好试点验证工作（以此来验证决策的可行性和可靠性）：
帮助领导确定试验点。
7、追加评估阶段
决策者要通过评估来衡量决策效果、总结经验教训。
通过对决策全过程的系统回顾和分析，重新认识和评价决策的优缺点，总结经验教训，同时也为调整决策目标和完善决策方案提供依据。
比较决策的预期效果与实际效果：
（1）找出实施过程中产生的过程
（2）决策者对形势的认识和分析是否正确
（3）考察决策实施各环节的落实情况。
效果不是评估的唯一标准，效益大小是衡量决策的一条重要标准。
效益包括经济效益、政治效益、社会效益、代价效益、环境效益等方面，从各个方面综合评估决策的成败优劣。
第四章我国秘书机构的设置形式
一、秘书的类别和层次
1、秘书的类别
（1）以工作的专业和部门分：
政治秘书、军事秘书、外交秘书、商务秘书等。
（2）以工作的内容和方式分：
文字秘书、机要秘书、行政秘书、生活秘书等。
（3）以服务对象和报酬来源分：
公务秘书、私人秘书
现代秘书可大致分为办事机灵型、秀才型、技术能手型。
2、秘书的层次
秘书的层次，指秘书工作的层次，是由秘书的性质决定的。
对秘书的层次进行科学的划分应该以秘书工作对领导工作影响的深浅和作用大小为依据。
这种影响的作用可分为深层、中层和浅层三个层次，与之相对应，可把秘书分为高级、中级、初级。
初级秘书：
主要从事行政事务性秘书工作，如机关各部门的文书（不直接影响领导，只是在领导工作外围工作）
中级秘书：
主要从事文字性的秘书工作，包括处理文稿、收发文件、为领导办事、调查研究等。
以文字工作作为主要承担工作（文字秘书），对领导产生或大或小、或深或浅的影响。
高级秘书：
主要从事辅助决策、议政谋政工作。
以掌握动态信息、熟悉各项方针政策为手段，以议政谋政、辅助决策为任务，或从事组织协调工作为决策实施铺平道路，其作用和影响贯穿于领导决策的全过程。
二、秘书机构的设置原则：
1、符合法定程序的原则：
可以避免因人设事的现象。
2、有效性原则：
符合社会发展和经济发展的需要，并不是所有的组织都需要设置秘书机构，一般科级以下（包括科级）的部门不设秘书机构，还表现在组织机构的设置和作用的发挥。
3、精简原则：
在满足工作需要的前提下设置最小限度的秘书机构避免人浮于事。
4、责权对等原则：
责权，即组织的职责和职权，可以避免有责无权或有权无责的现象。
5、整体效应原则：
要最大限度地发挥组织机构的作用。
整、分、合，在整体下作合理分工。
6、适应发展原则：
动态适应、与时具进
三、秘书机构设置的形式
1、基本形态
行政首长→秘书长（县以下不设）→办公厅（按分工设立若干处、科或室）→政策研究室、档案室、机关事务管理局（地县一般不设）
2、四种主要形式（传统功能型组织1、2；任务型组织3、4）
（1）专业型秘书机构
秘书处
办公厅（室）机要处（厅-处、室-科）
（办公室主任）行政处
（2）综合型秘书机构
既包括职责机构又包括职能部门
虽有利于集中强化执行、行动果断。
但由于秘书工作超出职责机构的范围，剥夺其他职能部门权力，易造成越权现象。
（3）专项任务型秘书机构
此类型组织机构基本上是临时性的，多为适应大型会议、重大活动、大型工程项目的需要而设立的，任务一完成，秘书机构随之宣告解散，人员由各有关工作部门临时调配，任务完成后，人员各自回到原单位。
目标单一，全局观念强，便于领导。
利于执行，效率较高。
易造成人员的浪费：
没有统一的秘书机构管辖，人员难以调动。
（4）矩阵型秘书机构
××大会办公室
××首长办公室
××办公室
各任务机构
双重命令系统：
横向上室任务型，可以避免人员难以调动的状况。
纵向上室专业型。
第五章秘书人员的素质修养
第一节秘书人员的素质修养的含义和特征
一、秘书素质修养的含义
指从事秘书工作的人的政治品质、道德品质、知识水平、身体状况和个性心理特征，其中最重要的是政治素养、知识素养、能力素质和品德修养。
二、秘书素质修养的特征
1、时代性
在一定的历史条件下的时代特征下培养起来的，所以秘书必然受到时代的制约。
伴随者时代变化而变化。
2、层次性
不同层次的秘书工作者也有不同的素质要求。
初级秘书：
即事务秘书，具备日常事务管理能力，熟悉业务。
中级秘书：
即文字秘书，掌握调查研究、撰写并处理公文的能力。
高级秘书：
强调理论水平、政策水平和管理学素养。
3、专业性：
还需要掌握所从事工作的专业技能。
4、综合性：
要求秘书具有广博的知识素养和综合办理事务的能力。
三、秘书素质修养的重要性
1、助手作用的发挥，对领导手脚功能的延伸。
2、直接影响到领导决策效能，是对领导智力的补偿。
3、秘书在领导身边，对领导进行心理补偿，依赖于秘书自身的心理学素养。
第二节秘书的政治理论、思想作风和职业道德修养
一、要具备较高的政治理论修养。
1、理论素质
（1）所掌握的理论知识
（2）理性思维能力
秘书的政治理论修养本质上说就是马克思主义理论修养。
要求秘书工作者具有较高的理论水平和政策水平。
二、要具备良好的思想作风、工作作风
首先要具备全心全意为人民服务的精神，实事求是、谦虚谨慎的态度；其次，要有事业心和责任感，任劳任怨、踏实工作。
第三，在具体工作中，要做到雷厉风行，一丝不苟。
三、秘书的职业道德修养
1、热爱秘书工作，富有自我奉献精神。
2、严格按领
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