电子档案考察学习报告.docx

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电子档案考察学习报告

赴绍兴市住房公积金管理中心

学习考察报告

二零一三年五月

索引

引言：

-2-

一、绍兴中心简介-2-

1、机构设置-2-

2、主要业务数据-3-

3、主要业务办理-3-

4、不同于我中心的其他工作-4-

二、绍兴中心档案管理工作-4-

1、基本情况-4-

2、档案室基本情况-5-

3、档案管理主要工作-5-

三、绍兴中心档案管理系统-6-

1、档案分类标准-6-

2、档案管理流程-7-

3、与我中心档案系统差别-7-

四、中心电子档案管理系统建设需求及建议-9-

1、系统建设的几个侧重点-9-

2、系统建设需求及建议-9-

（1）、完善业务系统预归档功能-10-

（2）、完善实体档案与电子档案关联功能-10-

（3）、增强权限控制功能-11-

（4）、增强档案分类控制功能-11-

（5）、增强档案信息、格式化表格的生成功能-12-

（6）、增加冲还贷业务模块-12-

（7）其他-12-

引言：

为做好我中心电子档案系统的全面上线工作，2013年5月21日，由中心副主任王鸣武同志、副主任刘海霞同志带队，市中心一行7人，赴绍兴市住房公积金管理中心学习考察。

考察期间，我们认真听取了绍兴中心的经验介绍，与各相关科室进行了深入交流和探讨。

现将有关情况汇报如下：

一、绍兴中心简介

1、机构设置

2004年，绍兴市进行了公积金机构调整。

调整后绍兴市公积金中心下辖5个处室，5个分中心，3个管理部。

全市现有参照公务员法管理事业编制93名（含房改办编制），其中市中心事业编制25名，现在编职工21名，临聘人员7名。

（绍兴市中心机构设置图）

绍兴、诸暨、上虞、嵊州、新昌均为省管县，故各中心均拥有独立的财务核算和业务运营科室及能力。

绍兴市中心对各分中心仅为法人负责和业务指导。

市中心具体业务均由越城管理部负责。

在业务办理上，中心主要负责前期的审核工作，其他业务交由各委托银行办理。

2、主要业务数据

到2012年7月底，全市参加住房公积金制度的正常缴存职工达29万人。

全市累计归集住房公积金203.8亿元，职工累计提取105.7亿元，归集余额98.1亿元。

，累计发放住房公积金贷款58027户，共120.8亿元，贷款余额66.97亿元，存贷比68.3％。

较2004年末，绍兴市住房公积金实缴人数增长了42个百分点；归集总额与余额分别增长577%、344%；贷款总额与余额分别增长了708%和516%。

3、主要业务办理

（1）、提取业务。

绍兴市中心已全面实现联名卡业务，该业务仅委托中信银行，市中心以专线形式链接中信银行，每日下午，由计财处核对提取业务各数据无误后，统一发送指令完成今日的打卡业务。

（2）、贷款业务。

绍兴市中心越城管理部负责职工贷款资格的审核工作。

中心在五个工作日内作出答复，职工通过审核后，持相关资料到指定银行办理贷款手续，银行操作公积金系统录入相关信息，放款后将中心所需资料移交中心。

目前，绍兴市公积金贷款限额单职工50万元，双职工60万元。

（3）、公积金还贷业务。

职工申请业务后，绍兴中心以职工上月银行扣款金额为基准，在下月扣款日前以现金形式将等额资金拨付职工银行还款账户。

由于其业务委托银行办理，不能实现系统直接冲账。

4、不同于我中心的其他工作

（1）、开展向低收入职工家庭住房公积金贷款贴息工作。

贴息额度为当年度住房公积金贷款利息支出的50%—70%。

（2）、推出缴存职工提取公积金支付房租业务。

每月最高提取额不超过1000元。

（3）、对尿毒症、恶性肿瘤等九类重大疾病患者，可以提取公积金支付治疗费用。

（4）、2010年8月，开展农村建房住房公积金贷款试点工作。

（5）、与建设银行共同开发全国首套公积金单位网上业务办理平台。

截至2012年7月底，已有3289家单位开通网上业务，占全部缴存单位的53.2％。

二、绍兴中心档案管理工作

1、基本情况

绍兴中心2006年通过档案工作目标管理省二级认定。

近年来，在浙江省住房公积金监管处与绍兴市档案局的指导帮助下，以省一级创建为目标，从2010年5月起，对所有类别的室藏业务档案进行了全面的梳理，对不符合新标准的档案予以了彻底的修正，分批整理，分批送市档案局集中扫描。

累计整理页码达118万页，录入条目46.6万条，数字化页码119.11万页。

入库档案基本符合省定标准，顺利完成市级数字档案的创建任务。

2、档案室基本情况

绍兴中心档案室建成于2004年12月，并分别于2005、2006年通过市一级和省二级的创建达标验收。

现拥有管理用房139㎡，其中含办公室26㎡，档案阅览制作室39㎡，库房74㎡；档案密集架25列；现代化档案管理设施设备配置齐全。

3、档案管理主要工作

（1）、更新档案管理系统。

于2011年7月启动管理系统软件升级工程，把档案系统有机地整合至业务系统内，并妥善地做好已有电子档案的转移工作，实现了业务和档案管理的无缝对接。

（2）、抓好异地备份。

2010年底，我中心在市档案局的大力支持下，首次通过专线将加密后的公积金业务数据库在档案局数据备份系统上进行了异地备份，现已实现数据的自动更新传送。

（3）、做好存量数字化工作。

外聘一名专业人员指导工作，同时择优录用了六名临时档案制作人员完成全部室藏档案的重新整理与全面的数字化，累计工作时间5000余天。

（4）、不断完善管理体系。

在绍兴市档案局的指导下，　重编《住房公积金档案分类方案》、《住房公积金各类档案整理规范》；制订《数字化档案室建设与省一级达标进度计划》；出台《绍兴市住房公积金管理中心档案管理暂行规定》、《绍兴市住房公积金业务档案管理实施细则》和《数字档案室电子文件归档与管理办法》等十几个制度与办法；修订《岗位目标责任制考核》内容，细化档案工作考核指标。

三、绍兴中心档案管理系统

1、档案分类标准

（绍兴市住房公积金管理中心档案分类方案示意图）

2、档案管理流程

绍兴中心原有档案系统，是一个独立的管理系统，没有与业务系统交互的功能，其基本流程如下图所示：

新业务系统上线后，基本流程不变，只是归档工作简化为：

中心、银行业务人员提交业务材料，实现预归档，档案人员登陆系统对手续进行甄别，无误的进行归档，有误的进行退回处理，然后分类处理生成档案编号等基本信息，将电子档案与纸质档案管理后，纸质档案入库归档。

3、与我中心档案系统差别

（1）、绍兴中心整体上线伟奥公司住房公积金信息管理系统（俗称3。

0版本），依据个人权限不同，显示于权限相符的业务处理界面。

档案管理为系统的一个模块，不再区分单独的归集、贷款、财务、档案系统。

实现了档案和业务的无缝对接。

下图为系统登录界面：

我中心业务系统为旧有版本（俗称web2.0版），档案系统为新系统平台的档案模块再加工。

各系统各自独立，相互之间通过专用数据接口连接，进行数据交换。

可简称为“业务2.0+档案3.0”模式。

（2）、绍兴市中心只负责本部（即越城管理部）的档案管理。

档案归档不区分管理部，仅以业务日期、业务类别为归档标准形成卷宗，生成档案顺序号管理纸质档案后入库。

其档案编码规则为：

业务类别——业务时间——顺序号。

电子、纸质档案关联主要通过系统生成卷宗目录来实现，如下图所示：

（每日相同业务为1卷）。

我中心档案科需要负责市本级、各管理部的档案管理工作，档案归档层级基本可描述为：

归集点——业务类别——业务日期——顺序号。

所以在后期档案管理上要比绍兴中心的要复杂一些。

3、绍兴中心档案的异地备份是通过专线自动存入绍兴市档案局，由档案局负责管理和维护。

我中心的自主管理维护。

档案系统的其他必备功能基本一致，只是系统在运行速度和稳定性上，绍兴中心的要超过我们中心的。

我们中心的档案管理系统应有针对性地进行优化和提升。

四、中心电子档案管理系统建设需求及建议

1、系统建设的几个侧重点

（1）、档案系统与业务系统实现高效、稳定对接。

（2）、通过电子档案工作流规范业务处理过程。

（3）、影像传输加密，保证电子档案安全。

（4）、多重组合查询，档案查阅方便。

（5）、实现批量分类、归档，提高工作效率。

（6）、电子、实体档案室的有效关联，实现实体档案室的可视化管理。

（7）、规范档案录入、业务审批、归档、借阅等流程，符合管理制度和档案法双重要求。

2、系统建设需求及建议

依据中心业务、档案管理实际，在现有系统的基础上，本着业务流程、系统控制相互契合、各自让步的原则，以最小的成本，最短的时间，完成档案系统全面上线工作，我们建议做如下调整：

（1）、完善业务系统预归档功能

由贷款、归集业务系统产生的资料，通过前台业务人员扫描后，在业务系统中预归档案到电子档案管理系统；贷款审批人员、支取审批人员等可根据电子材料对业务进行审批。

说明：

预归档功能是档案系统与业务系统通过开发接口对需要归档的业务档案在此进行提交并保存到档案系统内的一种称呼，此时电子档案已经提交到档案科，等待实体档案提交到档案科进行核对并且归档或退回。

在预归档过程中，各类纸质材料扫描项要根据市县业务办理实际需要的材料种类进行匹配，无需工作人员再进行手动二次筛选。

如果有材料目录内无扫描内容，则无法进行上传工作。

（下图为绍兴系统业务系统扫描截图）

（2）、完善实体档案与电子档案关联功能

（2.1）各管理部、个贷中心及其他科室移交纸质档案必须有移交清单，该清单主要用于与电子档案归档信息进行核对。

（2.2）档案管理员依据移交清单进行归档。

管理部移交档案每盒为一个案卷。

（2.3）档案管理员在确认该案卷内容无误后，进行批量归档，在弹出的基本信息框中填写完整相关信息，确认保存后，该批档案合并为一个案卷。

打印卷内文件清单附入案卷。

该合并相关的查看、修改、追加、删除、撤销、补录等功能实现可参考绍兴中心各功能模块。

（2.4）合并后的案卷再进行归档工作，也可进行批量归档。

此事归档就以（案卷）档案盒为单位，填写必要的室号、柜号、行号、案卷号等基本信息即可形成实体档案和电子档案的关联。

说明：

各案卷即实体档案盒的大小一致，如此便可准确定位到档案柜的具体位置，不存在因单笔档案厚薄不一致而导致的实体无法定位的问题。

（3）、增强权限控制功能

由于我中心档案科负责全市各归集点的档案管理工作，如果依据现有系统，通过归集点查询来区别各市、业务不仅操作繁琐也存在误操作的可能。

建议与档案科人员不同的县区操作权限。

登录系统仅能看到某县管理部或科室的档案。

如需负责多个县区的档案可为一人设置多个不同的权限。

（4）、增强档案分类控制功能

目前，我们中心档案系统仅分为个人归集、单位归集、贷款档案、支取档案较为笼统。

为方便管理依据业务类别研讨后予以细化。

例如：

贷款档案可重新划分为二级：

贷款类档案：

（个人贷款档案、开发商楼盘档案、项目贷款档案等）。

其他类业务也可参照业务类别和业务摘要进行细化。

（5）、增强档案信息、格式化表格的生成功能

档案信息系统中，各类必要的提交人、归档人、提交日期、归档日期、业务类别、业务摘要、保密级别等应由档案系统自动提取相关字段生成。

脊背贴条、案卷内容及各类统计报表应根据档案工作需要自动填写生成。

另外，要严格按照中心档案分类和编号方案生成各类档案编号。

（6）、增加冲还贷业务模块

中心冲还贷业务档案数量非常大，如果要进行人工筛选后填充入原贷款档案，工作量巨大浪费人力物力。

建议单设冲还贷业务模块。

在该模块中增加贷款档案编号，由系统依据身份证等信息与职工贷款档案进行匹配建立连接。

同时建立连接的贷款档案信息中增加冲还贷档案编号，呈一对多的数据结构。

该类纸质档案集中存放，统一管理。

（7）其他

电子档案建设中的实际需求和细节问题远不是这几项可以概括的。

电子档案的具体需求和建议请参见档案管理科出台的《档案管理科关于档案管理系统需求及建议》。

2013-05-27