《内部控制管理手册》变更管理规定.docx
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《内部控制管理手册》变更管理规定
1目的
为使公司《内部控制管理手册》（以下简称《手册》）能够随着公司业务、经营环境的变化及时做出相应调整，确保《手册》内容与实际执行一致，制订本规定。
2范围
本规定适用于公司各部门、所属各单位《内部控制管理手册》变更管理。
3术语和定义
《内部控制管理手册》变更
本规定中所称的《内部控制管理手册》变更，以下简称《手册》变更，是指根据公司业务、经营环境的变化情况，对《手册》做出的相应调整。
4职责
4.1财务处
4.1.1是《手册》变更管理的归口部门；
4.1.2负责组织《手册》变更工作。
4.2公司各部门
4.2.1负责根据本部门业务变化情况及时填写《〈内部控制管理手册〉变更信息调查表》，报财务处；
4.2.2配合财务处对《手册》进行变更，年底确认《业务流程适用识别表》，并报财务处。
4.3所属各单位
内控主管部门
负责收集整理各科（室、站、队）的《〈内部控制管理手册〉变更信息调查表》，报财务处。
.2所属单位各科室
负责根据本科（室）业务变化情况及时填写《〈内部控制管理手册〉变更信息调查表》，报本单位内控主管部门；
4.3.配合财务处对《手册》进行变更。
4.4所属单位各站队
负责根据本站队业务变化情况及时填写《〈内部控制管理手册〉变更信息调查表》，报本单位业务主管科室。
5管理内容
5.1《手册》变更包含的内容
5.1.1控制环境部分。
主要对公司简介、组织机构及控制环境涉及的制度索引进行变更。
5.1.2风险评估部分。
主要对风险数据库进行变更，包括风险描述、风险类别、控制目标类型等。
5.1.3控制活动部分。
主要对流程图、控制措施、实施证据、控制活动涉及的制度索引进行变更，流程图的变更执行《业务流程管理程序》。
5.1.4信息与沟通部分。
主要对信息系统总体控制和应用控制的风险性质、控制措施的适用性进行变更。
5.1.5监督部分。
主要变更监督涉及的制度索引。
5.2《手册》变更频率
5.2.1对因制度变化、公司机构变化、上级要求等因素引起的《手册》变更，应根据生产实际需要及时变更《手册》相关内容。
5.2.2对因其他因素引起的《手册》变更，按季度变更《手册》内容。
5.2.3《手册》实行“年度换版”的原则，每年12月份，财务处根据当年手册的变更情况，汇总相关信息，形成新的版本。
按照《<内部控制管理手册>审查单》的要求检查手册各要素修订完成情况。
《手册》变更程序
5.3.1信息收集
收集《手册》执行中发现的问题。
a）所属单位各科室每季度末分析汇总内控手册执行中发现的问题，并提出解决意见，填写《〈内部控制管理手册〉变更信息调查表》，经相关科室长，主管领导审核签字后，由内控管理岗上报财务处。
b）公司各部门每季度末分析汇总内控手册执行中发现的问题，并提出解决意见，填写《〈内部控制管理手册〉变更信息调查表》，经处长审核通过后，由各部门内控联系人报送财务处。
收集集团公司内控与风险管理部下发的变更信息，包括文件、通知等。
收集自我测试和外部测试中发现的例外事项。
收集公司机构、部门职能及经营业务变化信息，包括各业务部门下发的文件、通知、会议纪要等。
收集其他引发《手册》变更信息。
5.3.2信息处理
财务处对收集的《手册》变更信息进行分析，采取研讨会、现场调研、函件确认等形式，就《手册》的修改内容与公司相关部门形成一致意见。
5.3.3变更《手册》
财务处填写《XX公司内控手册修改申请表》，向股份公司项目组申请权限，在系统中对《手册》相关内容进行变更。
5.3.4批准与发布
对于涉及少量《手册》内容修订的，由财务处审批发布执行;
对于涉及较大量《手册》内容修订的，由公司主管领导审批后发布执行;
对于涉及大量《手册》内容修订的，由公司内控体系建设委员会审批后发布执行;
对于年度换版《手册》，经公司内控体系建设委员会审批后发布执行，并报内控与风险管理部备案。
建立变更台帐并告知
财务处负责建立《业务流程变更台帐》。
财务处负责定期公布变更结果。
6流程
暂无
7相关文件
7.1相关的公司体系文件
《内部控制工作管理程序》
7.2相关的法律法规、标准、规范和依据性文件
《业务流程描述规范》
《业务流程管理程序》
8记录
8.1《内部控制管理手册》变更信息调查表
2业务流程变更台帐
8.303《内部控制管理手册》审查单
8.44XX公司内控手册修改申请表
《内部控制管理手册》变更信息调查表
信息类别
修订内容
控制环境
序号
变化内容简要描述
修改时间
提出单位及提出人
备注
修订原因
公司简介
把正文作附件报送
组织结构
控制环境涉及制度索引
控制环境其他内容
风险评估
序号
风险编号和名称
原内容
建议修改的内容
修改时间
提出单位及提出人
备注
风险修订
序号
新增业务内容简要描述
修改时间
提出单位及提出人
备注
新增业务
需报附件
控制活动
序号
流程编号和名称
原内容
建议修改的内容
修改时间
提出单位及提出人
备注
流程图
1
2
控制措施
1
2
实施证据
1
2
控制活动涉及制度索引
控制活动其他内容
信息与沟通
序号
流程编号和名称
原内容
建议修改的内容
修改时间
提出单位及提出人
备注
GCC控制措施
应用系统（AC）控制
主管领导：
部门负责人：
填制人：
日期：
填表说明：
1、各单位在内控手册相应的信息类别中填写维护信息；
2、信息填写完毕须经部门负责人和主管领导审核；
3、每季度28日前上报。
业务流程变更台帐
序号
流程编号和名称
原内容
建议修改的内容
提出单位及提出人
提出
时间
修订原因
修订情况
1
2
3
4
5
6
《内部控制管理手册》审查单
序号
类别
具体内容
具体工作负责人
科长
签字
主管处长签字
备注
1
控制环境
1.1公司简介和总论
1.2权限指引
2
风险评估
2.1基本业务流程目录
2.2重要业务流程目录
2.3业务活动层面风险数据库
3
控制活动
3.1流程图、风险控制管理文档、实施证据
3.2控制活动涉及的制度索引
4
信息与沟通
信息与沟通涉及的表单
5
监督
5.1监督涉及的制度索引
6
其他内容
4
xxx公司内控手册修改申请表
公司名称
申请日期
数据库名
数据库版本号
申请人姓名
申请人流程管理岗位
联系
邮箱
预期修改结束日期
修改原因
“公司名称_内控手册修改清单_申请日期”，如“东北销售_内控手册修改清单_20070516”“PTR_Dev_0103_HBYT”；
3.数据库版本号为：
通过股份公司内控部手册审查的日期，如“V20070331”
4.如果通过审批后，股份公司系统管理员将创建变更目录，同时给地区公司系统管理员创建变更管理用户sys_bg，拥有变更目录下的读写删权限，该用户具有用户管理权限，地区公司系统管理员可根据需要创建新用户，新创建的用户命名以“_bg”结尾，如“ylc_bg”。
由股份公司系统管理员给地区公司系统管理员回复邮件通知帐号建立情况并抄送给变更申请人邮箱。
5.地区公司的所有改动均在变更目录下进行，地区公司在变更操作完成之后，认为“变更管理”目录中的当前版本可以提交给股份公司之前，地区公司应做自查工作；
6.地区公司在系统变更完成之后如果非流程部分挂接文档有变动，需要填写非流程部分文件变更情况说明清单，说明改动情况，包括文件名是否有改动，文件是否被删除、文件内容是否有变动，与之相关联的系统中的模型及对象名称（文件名有改动或文件被删除的需要填写）。
系统变更完成之后对于改动的非流程部分挂接文件需要按照原来的非流程部分挂接的文件夹路径方式放置并打包压缩，如果改动的文件较多，请提供一个完整的非流程部分文件的压缩包，并与非流程部分文件变更情况说明清单一起提交给总部的系统管理员。
7.业务流程管理与系统变更操作说明参见操作说明。
编写部门：
财务处
编写人：
宋琪琳
审核人：
王强
审批人：
缪勇
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