国有企业人事档案管理规定.docx

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国有企业人事档案管理规定

1 人事档案管理的基本要求

1.1 人事档案是指单位在组织人事管理活动过程中以及个人形成并经组织审查或认可、记述和反映职工经历及德才表现等情况、以个人为单位组卷、按照有关规定整理、由组织集中保存以备查考的文字等形式的历史记录。

1.2 本规定中所称档案或人事档案均指公司正式职工的人事档案和部分因协解、改制、规范劳动关系等原因造成的托管人事档案。

1.3 人事档案是考察和了解职工的重要依据，是维护职工合法权益的可靠凭证，是研究组织人事工作规律的重要资料，对组织人事工作具有规范、检查、监督的作用。

1.4 各单位（含改制分流单位）人事档案材料形成和管理部门，必须认真贯彻执行有关的法律、法规和组织人事等工作的政策、规定。

人事档案工作受国家有关法律、法规的保护和监督。

2 管理权限

2.1 人事档案按照职工管理权限，在公司组织人事部门的指导下，由档案馆集中统一管理。

2.1.1 公司党组管理的领导人员，其人事档案正本由集团公司人事部集中统一管理，副本由公司档案馆管理。

2.1.2 公司档案馆馆长的档案由公司组织部负责保管，人事档案管理人员及其亲属的档案由公司档案馆馆长保管。

2.2 对退休、死亡（宣告失踪）人员的档案管理执行以下规定：

2.2.1 职工退休后，其档案原则上仍由公司档案馆保管。

2.2.2 职工死亡或经法院宣告失踪后，其档案由公司档案馆保存。

3　管理内容和要求

3.1　档案材料收集及归档

3.1.1 人事档案材料收集归档工作遵循真实、完整、及时、规范的原则，重点收集反映职工自然情况和德、能、勤、绩、廉等方面的材料，并根据企业发展改革和组织人事工作的需要，不断充实完善档案内容。

3.1.2 公司档案馆应当建立档案材料收集归档机制及收集网络，及时掌握形成档案材料的信息，主动向档案材料形成部门、本人和其他有关方面收集档案材料。

3.1.3 人事档案材料形成部门必须按照有关规定规范制作档案材料，在材料形成之日起1个月内主动送交档案馆归档，并按要求填写《人事档案材料移交登记表》（见附件1）一式两份履行移交手续。

3.1.4 人事档案材料的收集归档必须严格执行中央组织部《干部人事档案材料收集归档规定》，不得擅自扩大或缩小收集归档范围（见附件2《人事档案材料收集归档分类表》）。

3.1.5 公司组织人事部门要及时补充档案材料。

《职工履历表》原则上每5年组织填写一次，新调入职工应及时填写《职工履历表》。

3.1.6 归档材料必须是办理完毕的正式材料。

材料应完整、齐全、真实，文字清楚（无涂改）、对象明确，有承办单位或个人署名和材料形成日期。

凡规定由组织审查盖章的，须有组织盖章，规定要同本人见面的材料，一般应有本人签字。

特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。

个人形成的材料是打印件的必须有本人签名。

3.1.7 成套材料必须头尾完整，缺少的档案材料应当进行登记并及时收集补充。

3.1.8 归档材料填写不规范、手续不完备或材料上的姓名、出生时间、参加工作时间和入党时间等与档案记载不一致的，材料形成部门应当重新制作，补办手续，或者由具有管理权限的组织人事部门审改（出具组织说明）并加盖公章。

3.1.9 归档材料一般应为原件。

证书、证件等特殊情况需用复印件存档的，必须注明复制时间，并加盖材料制作单位公章或人事关系所在单位组织人事部门公章。

3.1.10 档案材料的载体使用国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）公文用纸，材料左边应当留有20一25毫米装订边，字迹材料应当符合档案保护要求，不得使用圆珠笔、铅笔、红色或纯蓝色墨水和复写纸书写。

3.1.11 公司档案馆对新接收的人事档案或零散材料要做到随收随审，对不属于管理范围的档案或不属于收集归档范围内的材料要及时退回，避免产生新的“无头”档案或剔除材料。

3.2 档案审核

3.2.1 公司组织人事部门和档案馆对整卷档案的接收要按照中国石化总部档案接收规定严格审核，不符合接收要求的，要及时向转出单位反馈存在的问题并将档案退回整改，各相关单位要积极配合档案整改工作。

3.2.2 公司档案馆要根据相关政策文件规定，对所管理的人事档案进行审核，对档案缺少材料、信息不准、整理不规范等问题进行整改，提高人事档案质量。

3.2.3 档案审核的主要内容包括：

档案内容是否真实，材料是否齐全，材料填写是否规范，手续是否完备，档案整理是否符合要求，档案中是否存在涂改、装错材料等问题。

3.2.4 档案审核要逐页逐项核对材料内容和有关信息，对发现的问题要逐一进行登记，并研究提出解决的措施和意见；对档案中缺少的主要材料要补充收集归档；对档案中涉及的人员出生时间、入党时间、参加工作时间和学历学位等信息前后记载不一致的，由组织人事部门根据有关政策规定，按照人事管理权限和程序予以确认，确保档案中的信息真实可靠。

3.3 档案整理

3.3.1 档案整理是在对档案材料鉴别的基础上，按材料分类、排序、编目、技术加工、装订等步骤进行。

档案整理工作必须做到档案材料保持原貌、分类准确、编码规范、目录清晰、方便利用。

3.3.2 按照《干部档案工作条例》规定，人事档案材料应根据其内容特征分为10大类。

其中第四类、第九类材料必须进行二级分类。

3.3.3 排序是将每一类别的材料按其形成时间的先后顺序或材料内容的内在联系排列顺序，并通过编写类号、顺序号和页码固定下来。

3.3.3.1 按照档案材料形成时间排序的为第一、二、三、四、七、九、十类。

其中第四类、第九类材料排序时，是在采用二级分类后的各小类中分别按时间排序。

3.3.3.2 按照材料内容以及材料之间内在联系排序的为第五、六、八类。

3.3.3.3 页码的编写方法：

凡有图文的页面，每面作为一页；有封面的材料从封面开始编写；空白纸和托裱用的衬纸不计页数；复印件和原件应视为1份材料，统一编写页数；原档案材料已标注页码的，不再重复编写。

3.3.4 档案材料应按照排列顺序，逐份逐项进行编目，做到目录清楚，填写准确。

一般包括序号、材料名称、材料形成时间、页数、备注等信息。

3.3.5 对不便长期保存的档案材料要进行适当的技术加工。

3.3.5.1 对纸张破损或字迹材料不符合要求的档案材料，应采用复印、扫描、拍摄等方法进行复制。

3.3.5.2 幅面过大的档案材料应进行折叠或剪裁；幅面过小的材料应进行托裱，装订边过窄或装订线内有文字的材料应加边。

3.3.5.3 档案材料上的订书钉、曲别针、大头针等金属装订物应当拆除。

3.3.5.4 为方便档案利用和后续材料补充，每份档案材料在整理时必须保证各自独立，禁止将多份材料以缝纫、裱糊等形式粘连在一起。

3.3.6 要使用统一规范的A4档案卷夹对档案材料进行装订。

档案目录置于卷首，卷内材料排列顺序与目录相符。

档案材料应左边、下边对齐，在左侧打孔装订，做到结实、齐整、美观，不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件，方便阅读。

3.3.7 整理档案要遵守保密法规，不得擅自处理或销毁档案材料；因历史原因产生的剔出销毁材料，须详细核查登记并报请主管领导批准后销毁。

3.3.8 对新增职工应在上岗试用期满后1个月内建立该职工的人事档案；对已建人事档案的零散材料一般每年整理装订1次。

3.4 档案保管保护

3.4.1 档案的保管保护要本着“安全保密、便于查找”的原则，严密、科学地保管好人事档案。

3.4.2 档案库房应符合《档案馆建设标准》的要求，配置必要的保管设施及现代化管理设备，采用先进技术及方法，建立档案安全应急预案，确保档案安全。

3.4.3 保管人事档案在1000卷以上的单位，档案库房、阅档室和工作人员办公室要“三室分开”。

人事档案库房要达到每千卷档案20－25平方米的要求，不足的要扩充面积。

3.5 档案提供利用

3.5.1 公司档案馆应本着“严格管理、安全保密、规范程序、方便利用”的原则，对借阅范围、批准权限、注意事项以及归还手续等作出具体规定并严格执行。

3.5.2 查阅人事档案须严格履行审批手续。

填写《人事档案查阅借阅审批表》（见附录2），不得凭借调查证明材料介绍信查阅人事档案，无人事任免权的单位如需查阅人事档案须到公司组织人事部门或纪检监察部门审批。

利用单位应派2名中共党员到档案馆查阅，档案管理人员应在场监督。

对于外调接待工作，如因入党、入团、入学、参军、参加工作、财产公证、遗产继承等需了解其父母和亲属的情况时，根据职工管理权限“谁主管、谁审批”的原则办理查阅借阅手续。

3.5.3　人事档案一般不外借，如确因工作需要借出时，应在《人事档案查阅借阅审批表》上说明理由，并经单位主管领导批准，时间一般不得超过半个月。

借阅期满需要延长的，必须携带原档案及时到人事档案管理部门办理续借手续。

对逾期不还者应及时催要，对于长期借用不还者，人事档案管理部门应如实向分管领导汇报，妥善处理。

3.5.4 查阅借阅档案人员应注意以下事项：

3.5.4.1 严禁涂改、拆散、抽出、增添、圈划、污损档案材料。

3.5.4.2 因工作需要从档案中取证的，必须填写《档案复印审批单》（见附录3），并经档案主管部门审查批准后方可拍摄复制。

3.5.4.3 借用的档案必须保证绝对安全，要严格保密，妥善保存，不准转借，不得交无关人员和本人翻阅，用后及时归还。

3.6　档案转递

3.6.1 职工因职务变动在集团公司范围内改变档案主管单位，但不需要与原工作单位解除劳动合同的，应按照有关要求在2个月内将其人事档案正本转新的档案主管单位，同时可根据需要制作档案副本备用。

3.6.2 公司档案馆要保证转出的人事档案必须合格。

要按照档案审核要求，对需要转出的档案进行严格审核，对不符合要求的档案认真进行整改，并填写《人事档案报送单》（见附录4）。

转出的档案必须齐全完整，不得扣留材料或分批转出。

3.6.3 公司组织人事部门和各改制单位组织人事部门要保证转出的人事档案必须安全。

人事档案必须严密包封，通过机要交通转递或派专人递送，严禁邮寄或交本人自带。

对个人携带档案的，档案管理部门应拒绝接收。

对违反转递规定，造成档案丢失或出现抽取、更换档案材料等造假行为的，要严肃追究当事人和有关档案管理人员的责任。

3.6.4 公司档案馆要保证转出的人事档案必须规范。

转递人事档案要严格履行相应的审批、登记程序，经批准转出的档案要详细进行登记，并填写《转递人事档案审批表》、《人事档案转递通知单》（见附录5、6）。

接收单位对转来的档案审核无误后，应及时在回执上签字，盖章后返回，逾期1个月不见回执的，转出单位要进行追查，以防档案丢失。

3.6.5 人事档案管理人员有权拒收未经清理、整理或清理、整理不合格的人事档案。

3.6.6 公司组织人事部门和档案馆要加强信息沟通，及时将职工职务变动或工作调动信息通知档案馆人事档案管理岗位，岗位人员在接到档案转递通知后及时办理转递手续。

对新转入人事档案不属于本单位职工的，应立即退回原转出单位。

3.7 组织领导和队伍建设

3.7.1 公司组织人事部门要切实加强对人事档案工作的领导，组织人事工作主管领导要定期听取人事和档案部门的工作汇报，针对存在的问题提出具体解决措施和明确要求。

3.7.2 公司组织人事部门是人事档案管理的主体，对公司档案馆的人事档案工作在业务上负有监督、检查和指导的责任。

档案员要认真执行各项规章制度，使人事档案工作逐步实现制度化、规范化、科学化。

3.7.3 组织人事部门、档案馆要选配政治上可靠、忠于职守、遵纪守法，具备较高政治水平和专业知识的党员充实到人事档案管理队伍中。

保持档案队伍年龄、专业化的合理结构，以及档案队伍的相对稳定，适当配备档案专业人员从事档案工作，以适应新形势下人事档案工作的需要。

档案人员工作调整或离岗时，须先配备后调整，先培训后上岗，先交接后离岗。

3.7.4 公司档案馆要加大人事档案工作信息化建设力度，加快建设电子档案系统，利用现代化技术手段改造传统的档案管理方式，切实提高人事档案工作质量和效率。

4 监督、检查与考核

4.1 在人事档案工作中，档案材料形成部门、档案管理部门和职工本人必须严格遵守以下纪律：

4.1.1　不准以任何借口涂改、伪造档案材料。

4.1.2　不准将应归档材料据为己有或者拒绝、拖延归档。

4.1.3　不准擅自复制（拍摄）摘抄档案内容。

4.1.4　不准本人查阅自己和亲属的档案。

4.1.5　不准私自、指使或者允许他人抽取、撤换或销毁档案材料。

4.1.6　不准泄露或擅自向外公布档案内容。

4.1.7　不准无故超期借阅档案。

4.1.8　不准任何个人私自保存他人档案。

4.2　对违反人事档案工作纪律的，视其性质、情节轻重和造成的后果，对负有主要责任的领导人员和直接责任人员进行批评教育，或给予党纪、政纪处分。

对档案工作人员参与涂改、伪造档案材料的，要从严从重处理，并不得继续从事人事档案工作。

5　附录

5.1附录1人事档案材料移交登记表

5.2

5.3附录2人事档案查阅借阅审批表

5.4

5.5附录3档案复印审批单

5.6

5.7附录4人事档案报送单

5.8

5.9附录5 转递人事档案审批表

5.10

5.6　附录6人事档案转递通知单

6附件

附件1人事档案材料收集归档分类表

附录1

人事档案材料移交登记表

序号

单位或部门

姓名

材料名称（含关键信息）

份数

备注

合计

（）人（）份

说明：

1、存档材料一律使用A4纸张，不符合要求的，不予接收。

2、此表一式两份，于材料形成后的一个月内报档案管理部门。

送交单位：

送交人：

电话：

接收人：

接收日期：

年月日

附录2

人事档案查阅借阅审批表

内容

姓名

单位及职务

政治面貌

项目

查借阅对象

查借档人员

查借阅

理由

查档

内容

查借阅

单位意见

（单位盖章）

负责人签字：

年月日

档案主管

处室意见

负责人签字：

年月日

档案部门

分管领导

意见

负责人签字：

年月日

附录3　　　　　　　　　　　　　　　

档案复印审批单

申请人单位

申请人