第1章秘书实务绪论.pptx

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秘书实务,第一章绪论,毛主席的五位重要秘书（1893.12.26-1976.9.9）,1.总管家、日常秘书田家英（1922-1966）中共中央一支笔、政治秘书胡乔木（1912-1992）长期追随的人、机要秘书叶子龙（1916-2003）野心家、政治秘书陈伯达（1904-1989）5.夫人、生活秘书江青（1915-1991）,认识秘书,毛泽东的秘书,胡乔木，1941年2月起任毛泽东秘书、中共中央政治局秘书。

第一节秘书的定义,一、秘书的涵义我国历史上，秘书有多种历史性涵义。

如在辞海中有五种涵义：

1、指职务名称之一，是领导的助手。

中国历史上最成功的秘书武则天武则天的成功，就是当代秘书学的发展史,2、指官名。

中国自秦汉以来，历代封建王朝曾设有尚书、秘书监、秘书令、秘书郎等官职，掌握官员向皇帝奏事的奏章函牍及皇帝宣布命令的宣示及官禁的图书等工作。

3、特指使馆的外交人员，分为一、二、三等级秘书。

4、指宫禁藏书。

5、指谶纬、图录。

秘书的涵义,尚书令印章,秘书的涵义,就我国而言，普遍认同的定义是以下3种：

1、秘书是为领导或雇主提供辅助管理、综合服务的人员。

2、秘书，在我国现代主要是指党和政府机关、企业事业单位、社会团体、军队、院校内的一种行政职位。

其主要职能是辅助管理，综合服务；主要工作是撰拟文稿、管理文书、接待来访、组织会议、调查研究、处理信息、办理事务、参谋咨询、联络协调等等。

3、秘书是领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。

他们以辅助决策，综合协调，沟通信息，办会、办事等为主要职能，是主事者的参谋和助手。

秘书的定义,根据中华人民共和国劳动和社会保障部制定的规定，把秘书称为一种职业名称，把秘书定义为“从事办公室程序性工作，协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员”。

全美秘书协会章程对秘书人员的要求是：

要像心理学家一样善于洞察别人的心灵；要像文学家一样善于驾驶文字；要像外交家一样有潇洒的风度；要有灵活运用各种办公自动化机器的能力,二、秘书的分类,秘书是一个统称，从不同的角度，可分为不同的类别。

1、从组织形式分（从服务对象和经济来源分）可分为公务秘书与私人秘书。

公务秘书是指为各级机关、企事业单位、社会团体服务，由组织与人事部门选调，从国家集体领薪的人员。

私人秘书指为民办、集体企业、农民专业户、个体户及外资企业服务，由它们聘请并支付薪酬的秘书工作人员。

2、从工作性质、担任的角色分（即不同领域的秘书）：

政治生活中的秘书；经济生活中的秘书；科技文化领域的秘书。

就工作性质分：

可分为机要秘书、党务秘书、行政秘书、文字秘书、事务秘书、生活秘书、通讯、信访秘书等。

就社会领域分：

可分为党政秘书、企业秘书、科技秘书、教学秘书等。

三、秘书的层次系统论认为，一切有机体都是按照严格的等级层次组织起来的，秘书作为一项职业种类也不例外。

秘书的层次主要指两方面的内容：

一方面秘书人员所在的机关单位，其级别的高低，可分为中央、省、市、县、基层。

另一方面，同一机关、单位秘书人员的职位也有高低不同，显现不同的层次按秘书人员担任的职务划分：

秘书长、办公厅主任、秘书处处长、科长（含科级干事）、股长（非正式级别但有实际职务）、科员、办事员七个层次。

职业资格等级可分：

高级秘书；中级秘书；初级秘书。

例如省市政府机关秘书层次划分：

高级秘书：

指秘书长、办公厅（室）主任。

他们可以参改议政，深入到决策全过程，是领导的重要助手，大部分是厅处级干部，有些人本身就是领导成员。

中级秘书：

一般指任非领导职务的秘书，例如机要秘书、党务秘书、行政秘书、文字秘书等正副科级秘书及秘书科长等，大部分是科级以上、处级以下的干部，处于党政或企事业单位办公室的中层。

他们负责起草文稿，办理文书，处理公文，调查研究，整理信息等工作，其工作成效，以领导决策起重要作用。

初级秘书：

指从事一般日常工作的事务秘书，如接待、联络、会务、印校、收发与财务等，他与人民群众的联系最密切，其工作态度与作风，往往影响整个机关的形象。

第二节秘书工作,秘书工作的内容大致有以下11个方面：

日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）接待事务（来访接待、安排服务等）会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）行政事务信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）写作事务（各种文体的写作）协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等）督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）其他领导临时交办的任务日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）,秘书工作的特征1、辅助性2、机密性3、服务性4、综合性,秘书的职能,1.辅助决策2.协调关系3.处理信息4.办理事务,秘书工作的要求,一、四个转变从单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋划策；2.从单纯地传递信息转变为综合处理信息；3.从被动服务转变为主动服务：

4.从凭老经验办事转变为科学化管理。

这四个转变其实是对秘书人员提出了更高的要求，即秘书工作应该向着综合处理信息、主动服务与科学化管理的方向发展，而这也是发达国家秘书工作的特点。

六个强调,强调调查研究工作强调信息工作强调信访工作强调协调工作强调督察工作强调党务、政务服务工作,第三节秘书工作的发展趋势,秘书工作职能在信息化社会中的转变1.支持决策，由提供信息转变为既提供信息又拟制方案2.辅助管理，由重在组织、指挥、实施、督察转变为重在服务、协调、控制3.处理信息，由单项发布、传达信息转变为双向沟通信息4.计划工作，由重在层层转达计划转变为重在的独立企划。

思考题:

1.什么是秘书？

现代秘书的确切涵义是怎样的？

2.秘书工作主要包括哪些内容？

特点是什么？

3.秘书怎样才能适应现代社会的变革？

美国“全美秘书协会”对秘书这个职业的要求是：

像心理学家一样善于观察和理解他人；像政治家一样有灵敏的头脑；像外交官一样有潇洒的风度；有调查各种棘手问题的丰富经验；有良好的速记能力及文字功夫；谙熟各种商业往来中的法律关系；能熟练地使用各种办公自动化设备；具备相当的金融和税务方面的知识；能熟练地对各种文件资料进行整理归类。

相关链接,不管你是不是对秘书职业充满了兴趣和憧憬，先来回答下面的问题：

只有想当元帅的士兵才是好士兵？

小时候，妈妈如果让你去打酱油、买菜，再到邮局帮她寄信，回来的时候还要帮爸爸取放在朋友处的材料，你是不是习惯很好地计划一下再有条不紊地去完成呢？

又一个学习周期开始的时候，你心里是不是说：

“真好，又到了开始努力的时候了”？

当你考虑一个问题没有答案的时候，能不能换个角度，甚至从逆向角度加以考虑？

自我测试,小时候，你能不能看一整天蚂蚁搬家？

你是不是更喜欢别人拿主意，你照着完成即可呢？

你无意中知道了别人的一个秘密，你能很好地保密吗？

你从小就很喜欢和人打交道，并且深得叔叔阿姨和朋友的喜欢吗？

你是否在做好一件事情之前，就开始很好地考虑后面的事情？

上学时，是否考虑过骑自行车长途旅行？

你的朋友如果比你出色很多，你并不嫉妒，相反，你会帮助他做得更好？

当你成功完成一件事情后，功劳却记到了别人头上，你会很在意吗？

你从小就是一个热心肠，喜欢到处张罗？

说真的，你觉得自己虽然不是个作家，但是文笔还真的不错呢？

你很细致，做事情一丝不苟？

你喜欢和比你强的人在一起，不觉得有压力吗？

你有一项了不起的本事，那就是很善于弥补别人或者事情的不足？

你从小就很能揣摩爸爸妈妈的心思，因此他们也总是夸你是个很懂事的孩子？

你的口才不错？

你是不是总能看到些什么事情要做，不等人说，就主动完成？

如果其中10条你回答了“是”，恭喜你，你是做秘书的可造之材。

如果情况不是这样，你又选择了学秘书，不要紧，我们将在此书中向你详细介绍有关怎样做一个合格秘书的知识，你可以从中获得启发，并在学习中不断锻炼自己。

全国性秘书杂志目录,秘书工作（中共中央办公厅秘书局编）秘书（上海大学编）秘书业务（中共广东省委办公厅）秘书之友（兰州大学）秘书界（成都市秘书学会编）秘书学研究（江汉大学编）文秘（沈阳大学编）秘书学刊（郑州秘书专科学校编）,秘书工作网站首页,案例1：

电话号码,一、背景这天上午公司秘书于雪分完邮件，在给胡总送邮件时，只听到胡总正在与恒昌公司老总通电话：

“你说是天地公司赵总的电话吗？

我好像记得有他的名片，回头我查一下告诉你你们公司今年的生意如何”正巧秘书早上整理名片夹时无意中看到了赵总的名片，知道赵总的电话号码是87654321。

面对这种情况，于雪应该如何处理？

现在于雪有这么几种选择：

a.马上把电话号码写在便条上，放到胡总的面前。

b.当作什么也没有听见。

c.如果胡总问自己的话，就告诉他是87654321。

d.如果胡总问自己的话，就写在便条上递给胡总。

e.把电话号码写在便条上，站在旁边，等待时机。

二、问题对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。

案例2：

客户的牢骚,一、背景公司老总与供货商刘经理就进货问题谈了几个回合了。

这天刘经理来公司准备签合同，但公司老总又提出了供货中的问题，一个上午又无果而终。

刘经理回去的时候，老总让秘书于雪送他到电梯口。

在电梯口，刘经理苦笑着对秘书说：

“你们老总今天怎么变得这么婆婆妈妈的，没有一点男子汉大丈夫的气魄？

”面对这种情况，于雪应该如何处理？

现在于雪有这么几种选择：

a、我们也经常不太知道他是怎么想的。

b、最近他确实有些婆婆妈妈，我们也有这样的感觉。

c、真的吗？

哈哈，刘经理您说的真有意思。

d、刘经理，看来你还是不了解我们老总！

e、刘经理，这你不能怪我们老总，你们不也老是变来变去吗？

二、问题对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。

案例3：

男朋友的工作调动,一、背景公司秘书于雪的男朋友是公司市场部胡毅。

他俩的恋爱也早已到了谈婚论嫁的程度。

他俩准备在明年春暖花开的时节定百年之好，但由于公司不允许员工之间谈恋爱，所以他俩的关系在公司内部至今尚无人知晓。

这天上午公司开司务会，讨论人事问题，于雪来到会议室为大家添茶。

“最近香港分公司的王军病得很厉害，那里的经理来电话让我们赶紧派人去顶替王军”人力资源部的刘经理说。

“派市场部胡毅去如何？

他还没有结婚。

”公司一位副总这样提议。

“我看可以。

”公司总经理说：

“那就这样定了吧这个月底就发调令，让他过去。

”人力资源部的刘经理马上回答：

“行！

我们在月底前给胡毅办好调令。

”于是胡毅去香港工作的事就这样定下来了。

这天下班后，于雪和胡毅又在那家幽静的小酒吧里约会。

“我想我们明年春天最好还是去新马泰胡毅说着，递给秘书一本精致的新马泰旅游小册子。

他的目光清澈纯真，脸上显着红晕，那是他已深深陶醉在蜜月旅行的幸福之中。

公司有规定，除非出差，公司外派人员半年之内不得回京探亲，即使过不惯外地的生活，也必须忍耐。

于雪当然知道这些，所以，她感到十分苦恼。

不仅明年春天结婚的计划可能泡汤即使结了婚也得忍受两地分居的煎熬，面对这种情况于雪应该如何处理？

现在于雪有这么几种选择：

a.你下个月就要调到香港分公司去了，我们的婚期可能得推迟。

b.到时候再说吧！

c.默默无语。

d.胡毅，听说你们部又新来了一个漂亮的MM，是吗？

e.好，我俩就去新马泰旅游。

二、问题对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。