外贸软件报价及建设方案.docx

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外贸软件报价及建设方案

按外贸软件的基本要求，总结了一下，系统建设周期为12人月（4个人开发3个月），费用在25万左右，建设方案如下，当然还可以结合地理信息系统的海量数据处理分析，客户、仓储数据可视化等特有功能。

华飞外贸管理系统建设方案

1,产品简介

“华飞外贸管理系统”主要面向经营家居装饰品类（工艺陶瓷，玻璃工艺品，编织及藤铁工艺品，家居装饰品，园林用品，家具）、礼品类（节日用品，礼品及赠品，玩具，钟表眼镜）、日用消费品类（餐厨用具，日用陶瓷，家居用品，个人护理用具，浴室用品）等产品的出口贸易型企业、外向型生产企业，软件功能充分体现行业特点，依托全面的样品数据管理功能，将报价、送样、订单、采购、QC、仓库、出运、财务等全部外贸业务流程数据贯通起来，所有功能设计围绕提高效率、加强管理、防止出错、部门协同这四个主题，为处于不同发展阶段的大、中、小型出口贸易型企业、外向型生产企业提供多层次、全方位的外贸信息化管理解决方案，华飞外贸软件系统性地全面解决了以Excel为主要操作方式下普遍存在的下列问题：

     1、 业务人员每天将大量的时间用于处理单据和重复性工作，历史贸易数据不能方便的被业务人员检索和调用，历史贸易数据不能很好地被利用作为产品开发和经营方向的决策参考信息，无法发挥业务人员的最大价值；

     2、 人员流动造成客户资源流失，贸易资料丢失，新员工接手工作缓慢，有用的销售经验不能有效的内部传递；

     3、 送样、报价、订单、采购、出货等业务流程缺乏有效合理的内部控制手段，业务风险没有系统性的控制手段；

     4、 样品大量开发，但样品档案没有系统性的管理工具，样品档案数据混乱，在开发、改样、报价、下单等业务过程中，资料传递出错现象时常发生，产品图片等重要资料无法很好地保护；

     5、 由于缺乏快捷有效的成本/报价计算工具，在客户频繁要求改样、改包装、改配件的情况下，给对外报价工作制成困难；

     6、 跟单工作粗放，由于缺乏流程跟踪和自动预醒工具，很多衔接工作难以提前合理安排，造成客户满意度下降；

2,产品模块介绍

我的工作台

∙邮件管理

∙待办事项

∙提醒事项

∙公告留言

基础资料

∙客户档案

∙厂家档案

∙物料目录

∙数据字典

∙公司信息

∙银行资料

∙部门设置

样品管理

∙开发管理

∙样品档案

∙电子目录

∙样品室

∙条码标签

业务管理

∙报价管理

∙送样管理

∙订单管理

采购管理

∙产品采购

∙配件采购

∙包材采购

验货管理

船务管理

∙出货计划

∙出货排载

∙出货登记

∙出运单证

财务管理

∙应收管理

∙应付管理

∙信用证管理

∙核销单管理

查询统计

∙报表中心

∙速查中心

系统管理

∙用户权限

∙参数设置

∙单据模板

∙操作日志

∙数据维护

∙系统维护

仓库管理

∙入库登记

∙QC验货

∙产品调拨

∙出库登记

∙库存查看

2.1我的工作台

根据不同的登录人员，华飞外贸管理软件自动提取与该人员相关的提醒事项、新邮件、待办事项以及留言公告等信息，利用工作台自动提取的各自提醒、待办数据，可以极大降低因为事务繁杂而导致的各种工作耽误，全面提升整个公司的执行效率；

提醒功能特色：

根据不同人员的工作性质，通过预先定义的提醒内容及提醒条件，当该操作人员进入华飞外贸软件时，系统自动将提醒内容推送到该操作人员的工作桌面；

华飞外贸软件提供灵活多样的提醒接口，可以设置任何多种的提醒，如针对业务员，可设置客户跟进提醒（当某个客户超过一定时间没有跟进动作时，华飞外贸软件会自动提醒该业务员某个客户需要关注一下了），客户生日提醒、纪念日提醒（当该业务员所属的客户中有人生日、纪念日即将到时，提前提醒业务员），出货提醒（根据订单的交货日期，在交货期临近时提醒业务员注意落实出货前的相关事项），寄样提醒（当向客人承诺的寄样日期临近时，提醒业务员落实样品打样进度）；针对管理人员，华飞外贸软件可自动提醒有那些未审核的单据，有那些未分配的邮件等；针对财务人员，华飞外贸软件可自动进行催证提醒，催款提醒，核销提醒；针对船务人员，华飞外贸软件可自动进行订舱提醒，船期提醒等；

邮件功能特色：

1、利用数据库管理邮件，所有进、出邮件自动统一保存在公司服务器的数据库中，彻底避免邮件可能被误删除、转移或漏移交等现象，彻底避免电脑中毒、重装后邮件丢失等问题；

2、自动实现邮件多重分类功能，所有邮件可以按客户、联系人、按项目、报价、合同等自动分类归档；

2、新邮件根据分配规则自动分配给相关业务员，这对使用公共对外邮箱的外贸公司来说，可以极大减少手工分配邮件的时间；

3、对各业务员发出的邮件可根据审批规则，设置审批功能，如可设置新进业务员的邮件需要经过审批方可发出，老业务员的邮件不需要审核，或发给某个重要客户的邮件都需要经过审核后方能发出；

4、对邮件往来过程进行自动跟踪归集，可展现邮件的所有回复过程；

5、基于邮件的定时提醒、未及时回复提醒、长时间未联系提醒功能；

6、邮件查看、删除、打印、导出等操作权限可根据各业务员的工作需要及所负责的客户进行完全掌控；

7、华飞外贸软件邮件管理模块内置邮件IP来源地显示功能，根据发件人的IP显示所对应的实际地理位置，可以有效识破欺诈邮件；

8、穿透性全文检索功能，不仅仅只是对邮件内容进行全文检索，更可以直接按关键字查到邮件附件中所包含的文字，这对经常带各种Excel、Word附件的外贸邮件用户来讲，邮件的查找功能得到了质的提升；

9、集中式附件管理功能，华飞外贸软件自动将所有邮件中的附件抽出形成列表，可以直接查看、查找所有邮件中的附件；

10、华飞外贸软件内置超强邮件模板功能，可直接利用样品档案的图片及数据按预先设计的模板自动形成报价或新产品推介邮件，结合客户清单进行群发，极大方便产品推广工作；

2.2基础资料

1、 数据字典预设了大量外贸标准基础数据：

海关编码、国别地区、港口、运费、币种、汇率、基运港等，用户简单初始化后即可快速上手使用；

华飞外贸软件支持汇率每天自动更新功能，支持根据货代提供的Excel资料自动更新运价表；

2、 客户档案、厂家档案、物料档案支持绑定多个附件功能，附件可以是Excel、Word、PDF、图片等任意格式的文件；

3、 配件资料支持图片功能，可以追踪各种配件用在那些货号上，配件采购价格变化时，可整批刷新用到该配件的所有货号的成本及报价；

4、 客户档案包括唛头、唛标、指定货代、专用报价公式等所有贸易资料，内置客户关怀（生日提醒，纪念日提醒，自动节日邮件祝贺）、客户资质管理（信用额度管理，成交方式控制，赊销总额控制，放帐期限管理）、客户来访管理、客户索赔管理等相关功能；

5、 客户档案提供贸易往来资料聚集功能，打开某个客户档案，可以直接查到该客户与公司的所有往来业务资料：

与该客户的所有往来邮件、传真，给该客户报过几次价，送过那些样，下了多少单，出了多少货，还有多少应收款等；

华飞外贸软件自动汇集每个客户下单产品图片，记录分析该客人对产品的喜好；

华飞外贸软件根据业务资料自动维护客户货号与公司货号的对应关系，方便业务员按客号查找资料或处理按客号翻单的情况；

2.3样品管理

1、 华飞外贸软件提供从样品开发开始，一直到样品贴上条形码标签进入样品室这一完整的样品制作流程、样品数据管理功能；

2、 华飞外贸软件的样品开发管理模块包括开发项目管理、开发进度管理，可跟踪各个开发项目以及各项目中各个货号的开发步骤、开发进度；

3、 样品档案管理功能特色：

1） 包装计算功能：

根据产品尺寸及包装要求，自动算出内盒、中盒、外箱的规格及成本，并可计算整箱包装毛、净重；

可预设多种包装方案，如普盒包装、彩盒包装、礼盒包装、邮购包装等，并推算、管理各包装方案下的装箱率、CBM、包装成本；

2） 产品组套功能，可管理一个货号下各款子货号的相关数据，并自动合并成本；

3） 图片管理功能：

在华飞外贸软件中，所有产品图片保存在数据库中，只有通过授权方可查看、使用，避免了以文件形式管理图片所带来的各种问题；

华飞外贸软件内置图片自动压缩功能，可限制档案库中各样品所使用的图片大小，超出限制大小的图片会被自动压缩，避免由于图片过大导致今后邮件发送时有困难；

4） 条形码标签自动生成功能，可使用普通激光打印机制作出各种格式精美的条形码标签，标签内容根据事先录入的相关数据自动提取，标签上的价格信息可以设置加密；

利用标签制作功能可以有效避免手写标签经常存在的手写错误，并极大提高标签制作效率和标签的美观、规范；

5） 成本及报价核算功能，根据产品的原料、配件、包装、加工工价以及运输成本、贸易费用等相关数据，核算成本；根据核算出的成本和指定的报价计算公式，自动计算出对外标准报价；

当配件采购价格，包装材料或汇率、运输成本等成本相关因素有变化时，可自动整批重新计算成本，并利用新的成本重新计算对外报价；

6） 华飞外贸软件可根据产品尺寸、内盒\外箱尺寸等相关数据，自动生成产品的包装规格描述文本，大大提高样品数据维护的效率和准确性；

7） 可维护不同厂家，不同包装要求下的厂家报价记录；

8） 贸易资料聚集功能，打开某个样品档案，可以方便查看该货号所有的对外报价记录、送样记录、下单记录、采购记录、出货记录；

2.4业务管理

1、 业务员制作报价单、样品单、订单时，只要输入货号、客号或厂号，华飞外贸软件会自动提取图片、包装、价格等所有的相关数据，如果该货号针对当前报价客人有过历史记录，系统会自动提取最近的那次记录，否则自动提出样品档案中的标准数据；

利用华飞外贸软件历史贸易记录的自动提取和提示功能，可以很大程度上提高业务员报价、制单的工作效率和准确率，减少人工失误，减少内部询价造成的客户长时间等待回复现象；

2、 客人更改产品的包装要求、更换配件或更换组套方式时，华飞外贸软件可自动计算新的成本并自动给出新的报价，目前市场上的所有外贸软件中，只有华飞外贸软件具备此类强大的计算功能；

3、 华飞外贸软件提供了按系列整批快速报价的功能，一个系列下几十、几百个货号的报价单可瞬间完成；

4、 在华飞外贸软件中，可以在同一个报价单内同时报出不同价格条款、不同起运港、整柜（FCL）或拼柜（LCL）、不同数量等级下的各种价格；

5、 华飞外贸软件具备价格异常提醒功能，如果某个货号的价格水平低于或高于正常的价格范围，在制作报价单或订单时，华飞外贸软件会自动给出提醒；

6、 华飞外贸软件具备自动拼柜计算功能，可以按相同体积、相同箱数、相同数量三种方式自动进行拼柜处理，自动拼柜时还可以对特定货号锁定数量，其他的参与自动拼柜；

7、 订单效益测算功能，可根据价格条款和付款方式，按照预先设置的估算方法，自动估算包括拖车费用、报关费用、提单费用、排载费用、预报舱单费用、THC、BAF、ORC以及银行手续费等各种各样的费用，结合采购成本和退税收入，在接单时准确估算每一单的效益；

8、 华飞外贸软件具备多种方式的翻单功能，可以整单翻单，也可以很方便地从几单中选取各自的货号翻单；

9、 华飞外贸软件支持多种单据输出格式，单据可以输出为Excel、PDF、XML、JPG图片等各种格式，每种单据都内置了多种格式精美、规范的模板；

10、 单据导出成Excel格式时，华飞外贸软件支持一个货号一个工作表（sheet）的功能，支持多种关联单据（订单、发票、箱单等等）合并到一个Excel文件中的功能；

2.5采购管理

1、 根据订单上的品种、数据以及包装要求、配件要求，自动生成按厂商分割的国内采购合同，或自动生成下发给生产部门的生产通知单；

2、 组套的产品可根据组合方式自动拆分到各个子货号，分阶段外发加工的产品，可以按工序生成产品加工单；

3、 采购时支持损耗计算，支持订单单位与采购单位的自动换算；

4、 华飞外贸软件支持无订单情况下的计划采购单管理功能，可以直接录入计划采购单；

2.6验货管理

按照MIL-STD105E抽样标准设计，软件根据指定的允收水准（AQL）和送检数量，自动给出需抽验的箱数和数量，自动根据配置生成验货表格，指导验货人员按照验货程序进行验货；

验货人员将验货结果、现场实物图片等验货资料录入系统后，系统可以自动判断允收或拒收，并给出格式完整的验货报告；

2.7船务管理

1、 根据出货计划进行合理的出货安排，提供出货排载功能；

2、 全面支持一个订单多次出货，多个订单合并出货，多个订单多次出货功能；

3、 一次录入出货明细，华飞外贸软件自动生成ShippingOrder，Invoice，PackingList，DetailList以及商检单、报关单、产地证等所有出运所需单证，杜绝出运单据之间数据、描述不符现象；

4、 发票、箱单等单据格式支持分柜格式、按大类品名分组格式等各种复杂格式；

5、 结合“华飞条形码装柜”系统，可以彻底杜绝装柜出错现象；

6、 自动根据海关编码汇总大类品名及所对应的箱数、数量、单价，方便制作报关所需数据；

7、 自动根据出货涉及的厂家，生成工厂开票通知单；

2.8财务管理

应收管理：

1） 华飞外贸软件的应收管理包括应收出货货款以及更难管理的各种样品费、订金、加减费用的管理；

2） 从订单确立开始直到各次出货，华飞外贸软件自动跟踪订金、各种加减费用的收取情况，不管是一个订单多次出货，或是几个订单合并出货，各种加减费用是分批收取或是一次收取，通过系统的数据跟踪功能，可以清楚地掌握那些费用已收，那些费用未收，杜绝费用漏收现象；

3） 应收账目和收款冲账分开处理，应收账目根据实际出货金额、加减费用约定、送样收费约定等相关数据自动生成，结合根据实际收款情况进行的收款冲账登记，可以清晰、准确地跟踪那些客户还有那几笔款未收；

应付管理

1） 华飞外贸软件的应付管理支持根据实际出货数量或根据实际验收入库数量二种方式产生应付账款，应付账包括货款、加减费用、预借、预付等各种在实际业务中可能发生的支付方式；

2） 华飞外贸管理软件根据出货数量或各厂家的验收入库数量，结合在采购合同中约定的预付条件、各种加减费用数据，自动生成应付账款，结合根据实际付款情况进行付款冲账登记，可以清晰、准确地跟踪那些厂家还有那几笔款未付；

3） 华飞外贸管理软件内置付款控制功能，能有效避免重复付款现象的发生；

2.9查询统计

1、 华飞外贸软件提供包括销售分析、采购分析、送样分析、财务分析、货期分析等多种业务数据分析统计报表；

2、 销售分析包括按地区、按时间、按业务、按客户、按开发人员、按材质等各种角度的分析，以及按各种组合进行的销售情况分析；

3、 通过华飞外贸软件的销售分析功能，管理者可以清楚了解到那些产品好买，那些地区销售增长较快，那些客户是重要客户，那些客户处于上升级趋势，那些客户比较活跃等等各种统计数据，以便于利用数据来发现问题，指导工作；

4、 通过华飞外贸软件的送样分析，可以统计出针对不同客户的送样下单比例，及时发现送样操作中可能存在的问题；

5、 根据华飞外贸管理软件自动统计的按业务员分别汇总的送样费用数据，管理者可以随时了解到各业务部门、各个业务员在送样上的成本；

6、 华飞外贸软件采购分析报表有采购合同统计表、订单采购明细表、工厂应出货物汇总表、工厂应付款汇总表等；

7、 通过财务分析类报表，管理者可以随时准确获得针对各个订单、针对各个发票号的效益盈亏情况，可以随时掌握当前所有应收账款、应付账款情况；

2.10系统管理

1、 用户权限管理：

设置那些操作人员对那些数据具备什么样的操作和查看权限，华飞外贸软件的操作权限细分到新增、删除、修改、打印、导出，查看权限可以控制可查看的数据范围和数据项目；

2、2、 操作日志记录管理：

系统在后台自动记录那些操作人员什么时候进入系统进行什么操作，系统提供数据更改跟踪功能，可以自动跟踪所有数据的改动情况，记录什么人那天在那台电脑上改了什么数据，改动之前的数据是什么，改动之后是什么等；

3、3、 数据维护功能：

提供数据的自动定时备份功能，提供数据规范性、完整性自动检测功能；提供数据导入、导出、同步功能；

4、4、 系统维护功能：

5、1） 提供包括价格计算公式、单据自动编号规则、包装计算公式等各种计算公式的维护功能；

6、2） 提供包括单据审核规则、样品档案审核要求等各种业务运作管理的个性化设置管理功能；

7、3） 提供包括数据导航方式、默认的数据检索时间段设置以及界面配置方案、输入法自动切换等各种操作者操作习惯的自定义功能.