人防办合同管理办法.docx

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人防办合同管理办法

齐齐哈尔市人防办合同管理办法

　　　　　　　　　　第一章　总则

第一条：

为了规范市人防办合同管理程序，明确管理职责，界定管理层面，防范风险，提高管理效能，制定本管理办法。

第二条：

本办法适用于市人防办机关及其直属事业单位。

第三条：

本办法所指的合同是指除劳动合同、消防合同、安全合同外，市人防办及其直属单位与平等主体的自然人、法人或其它组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议（劳动合同、消防合同、安全合同的管理可参照本办法执行）。

第四条：

本办法所称的合同管理是指对合同立项、意向接触、资信调查、商务谈判、合同条款拟定、审查会签、签字、备案审核、履行、变更、中止、解除、纠纷处理、立卷归档等全过程的管理。

第五条：

市人防办合同管理实行分级归口管理与集中控制相结合的管理体制。

第六条：

签订合同，除即时清结外，都必须采用书面形式。

第七条：

市人防办法规办为合同归口管理部门。

第八条：

需要以市人防办或者所属单位名义订立各种具有履约性质的协议、文件的部门，为合同承办部门。

承办部门应根据合同项目需要指定承办人。

第九条：

纪检、财务部门依其职责对合同订立、履行、变更、解除全过程进行监督和检查。

第二章　职责

第十条：

归口管理部门职责

　　一、贯彻执行合同管理的法律、法规和规章制度，为合同承办部门提供法律服务。

　　二、建立健全本单位合同管理制度，监督、检查考核各部门及所属单位合同管理情况。

　　三、参与重大合同的论证、谈判、起草、审查、签订及合同纠纷的处理。

　　四、统一管理法定代表人授权委托书和公证、鉴证事宜，管理合同专用章。

　　五、负责合同备案文本的管理，执行合同登记、统计及报告制度。

　　六、组织合同管理知识培训，负责合同承办人员资格审查。

　　七、在会签或参与重大合同谈判过程中，负责审查合同主体、内容、形式的合法性、严密性、可行性。

　　八、市人防办领导部署的其他相关管理工作。

第十一条：

合同承办部门职责

　　一、负责合同立项，指定合同承办人，进行可行性论证，意向接触，资信调查，报请主管领导审批。

　　二、组织合同的谈判。

　　三、起草合同文本，并组织审查会签。

　　四、组织合同的签订，办理所需的法定代表人授权委托书。

　　五、负责合同的履行、变更、解除及纠纷处理。

　　六、负责合同档案的管理。

　　七、负责所属单位报送市人防办审核合同事项的办理。

　　八、收集本办法的执行情况信息，并提出修改意见。

第十二条：

合同审查会签部门职责

　　一、财务部门负责对合同的价款、支付方式的合理性、可行性，资金预算及来源的可靠性，财务手续的合法性、合规性，担保财产合法、安全性进行审查；对合同变更或解除的经济性进行评估，出具书面意见。

　　二、审计部门负责对合同涉及的资金来源、使用及资产所有权、动用审批手续的合法性以及合同价款、酬金和结算的合理、合法性进行审查。

　　三、相关业务部门按本部门职责，负责对合同所涉及本部门业务范围的相关条款的合法性、可靠性、可行性、安全性，是否符合相关标准及政府文件规定等问题提出审查意见。

第十三条：

合同承办人职责

　　承办人应对合同自商约时起至履行完毕止的全过程负责，对期间出现的任何与合同有关的问题，按国家有关法律法规及本办法的规定，须及时与本部门负责人、归口管理部门进行协商，并以承办人为主进行处理。

第十四条：

纪检部门职责

　　负责对合同办理的程序及相关当事人行为的合法性、合规性、真实性进行监督检查，对合同管理中出现的违法、违纪、违规问题进行调查处理，提出监察建议或做出监察决定，并可根据需要进行专项监察。

第三章　程序

第十五条：

合同签订程序

1、意向接触

确定合作主要条件及运作方式，开展相关合作条件或价格方面的咨询，或者按招投标管理规定组织招标。

2、资信调查

确定合作主体是否符合签约要求、是否具备履行合同的能力，范围包括：

（1）具有经年检的营业执照及其他权利能力证明文件，且真实有效。

涉及专营许可的，具备相应的许可证明文件；涉及资质要求的，具备相应的资质（等级）证书。

（2）经营范围能够充分满足合同项目的需要。

　　（3）具有履约能力，必要时应索取其经审计的财务报表、资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件。

　　（4）具有履约信用：

过去三年重合同、守信用，无严重违约事实；在签署本合同时，未涉及可能影响本合同履行的重大经济纠纷或重大经济犯罪案件。

　　（5）在签署本合同时，不存在任何司法机关、仲裁机构或行政机关作出的任何对履行本合同产生重大不利影响的判决、裁定、裁决或具体行政行为或其他法律程序。

　　（6）其他与合同签订、履行相关的事项。

　　对不符合前款规定的当事人，如果必须与其签订合同时，应由其提供合法、真实、有效的担保。

　　3、草拟合同文本

（1）人防工程租赁使用合同应使用国家人防办、国家工商行政管理总局制定的合同示范文本。

其他合同应参照国家、行业标准或示范文本，并结合实际需要予以适用或借鉴。

（2） 合同一般包括以下条款：

（一）当事人的姓名或者名称，以及住所；

（二）标的；（三）数量、质量；（四）价款、经费、报酬；（五）履行期限、地点和方式；（六）违约责任；（七）解决争议的方式；（八）订立合同的时间和地点；（九）根据法律规定、合同性质以及当事人约定应当订立的条款。

　　（3）具有支付条件的合同，首期预付款原则上不超过合同总价款的30%；如数额较大或必须超过，合同他方应当提供相应担保。

　　（4）合同有效期限应至合同所有权利义务履行完毕之日止。

　　（5）合同文本份数按实际需要确定，但我方应至少保证承办部门、归口管理部门各存一份。

　　4、谈判

　　重大合同应组成谈判小组进行谈判，一般应有财务、技术、法律、监察审计及与合同内容相关的其他部门人员参加，承办部门负责组织和确定具体人员范围。

（1）召开准备会议，明确谈判事项，确定谈判原则、策略、重点及主谈人员，统一部署。

（2）承办人对谈判中遇到的重大问题，应及时向本部门负责人汇报，必要时向本部门分管领导请示。

　　（3）谈判结束后，承办人制作谈判备忘录，并经我方全体参加人员签字确认。

　　5、审查会签

（1）承办人填制审查会签单，附合同草案，连同合同立项依据、他方当事人的资信状况证明材料，送会签部门审查。

（2）审查会签部门应提出具体的审查意见，如有必要，可附书面审查意见返回承办部门。

如没有具体意见，应按职责在会签单上签署“同意”或“不同意”的确定性意见，并由审核人签字。

　　（3）审查意见书应包括以下内容：

合同名称、承办部门、送审日期、审查意见、审查人、部门负责人签字。

　　（4）合同审查会签部门对合同的审核期限，一般不超过五个工作日。

对特别重大、复杂合同的审查，一般不超过八个工作日；特别紧急的合同，应在24小时内审查完毕。

　　（5）审查会签意见处理

　　根据合同所涉及项目的具体情况，经承办人与审查人沟通，由承办人按双方取得共识的意见，修改合同草案。

　　出于项目本身需要及各种客观条件的限制，承办人认为无法采纳审查会签意见的，应向本部门领导汇报，由本部门领导与审查人沟通，由主管领导决定是否更改。

　　6、送审。

　　承办人应对下列事项进行核实：

（1）当事人的主体资格和资质是否符合要求。

（2）合同项目是否符合法律、法规、政策及有关政府部门的批准文件。

　　（3）合同技术条款是否符合国家标准、行业标准、企业标准及规程、规范。

　　（4）合同项目是否列入年度投资计划。

　　承办人将《立项登记审批表》连同合同草案、会签单、会签部门审查意见书、谈判备忘录，以及承办部门认为必须提交的其他说明材料，送归口管理部门审核。

　　7、归口管理部门审核。

（1）对符合本办法规定的程序和要求，所附资料齐全的合同，由归口管理部门经办人在会签单上签字、统一编号。

（2）对未按本办法规定履行相应程序、所附资料不全的合同，由归口管理部门提出补正意见，承办部门整改。

　　8、审批。

　　归口管理部门审核、编号后，由承办人将合同草案及相关资料送部门分管领导审批。

分管领导认为必要的，在签署意见后送法定代表人审批。

　　分管领导或法定代表人，根据《立项登记审批表》记载的事项、部门意见及相关情况，决定是否批准。

9、签署。

　　承办人对合同逐页签字后，送法定代表人签署。

　　法定代表人签署后，送归口管理部门加盖合同专用章。

承办人应将合同副本留存归口管理部门备案。

　　合同他方由代理人承办、代签合同的，应索取其法定代表人身份证明书、授权委托书、代理人身份证明。

10、根据法律规定或当事人之间的约定，办理合同鉴证、公证或审批、备案手续。

第十六条　变更或解除程序

1、合同需要变更或解除时，合同承办部门应在与合同归口管理等部门沟通情况后，以书面形式通知他方，说明变更或解除合同的原因和答复的期限。

变更或解除合同的协议草案一经达成，需按本办法的相关规定办理。

2、合同承办部门收到合同他方要求变更、解除合同的文书、电报、电话、信函、图表、数据电文，应及时与归口管理等部门沟通情况、请示合同签署人后，应当在法定或约定的期限内书面答复对方。

如果必须变更或解除，应与他方达成变更或解除合同的书面协议草案，确定索赔条件，并按本办法的相关规定办理。

3、对因不可抗力或国家宏观政策调整而使合同不能履行或延期履行的，应及时书面通知对方，主动与合同有关各方协商处理。

4、有担保条款的合同变更，应征得原担保单位的同意并在变更协议上加盖担保单位公章或者合同专用章。

5、需经有关行政部门批准的合同，变更或解除合同应报原批准部门批准。

6、经公证、鉴证的合同，所达成的变更或解除合同的协议需报原公证、鉴证机关备案。

第十七条　纠纷处理程序

合同在履行过程中发生纠纷的，应按《合同法》、《民事诉讼法》等有关法律、法规和本办法处理。

1、合同他方当事人违反约定或提出履行异议的，承办部门必须在法定或约定的时间内以法定或约定的方式答复。

2、出现纠纷时，承办部门应立即向合同签署人和归口管理部门报告，并收集整理处理合同争议的文件和证据资料。

3、合同纠纷协商、调解，应由合同承办部门与归口管理部门共同进行。

协商或调解达成一致时，应依合同签订程序签订书面协议。

协商或调解不能达成一致时，应在法律规定的时效期间内，可按合同约定选择仲裁或诉讼方式解决纠纷，承办部门应商同归口管理部门确定代理人、应对方案等，并向签署人、法定代表人请示。

第十八条　档案管理与使用程序

1、归口管理部门依据合同审核情况，实施动态档案管理。

2、合同履行完毕或合同的权利义务终止后，由承办人整理、保管合同档案，并按市人防办有关档案管理的规定及时归档。

具体范围包括：

合同正式文本及附件、立项登记审批表、会签单、审查会签意见书，与合同签署有关的基础、背景资料，合同他方当事人资信证明材料、双方法定代表人身份证明、授权委托书、代理人身份证明，合同履行中的电传、信函、电报、图表等，变更或解除合同的协议及一切相关文字信息、音像资料等、有关纠纷处理的协议书、调解书、裁决书、判决书等以及其它应当存档的相关资料。

　　合同档案的使用，按市人防办档案及商业秘密管理的有关规定执行。

第十九条　监督管理程序

1、合同承办部门对合同订立、履行和执行的全过程全面负责，合同承办人为直接责任人。

2、审查会签部门根据本部门职责及本办法的规定，对合同项目中应当提出相关意见而未提出的，应当承担相应的责任。

3、市人防办及所属单位内部的部处、科、室等职能部门一律不得以自己的名义对外签订合同或者其它具有履约性质的任何书面文件。

4、在合同的订立、履行中，对有下列行为之一，且产生较大影响或严重后果的，由纪检部门按照有关规定进行查处，并会同人事部门追究责任单位（部门）负责人和直接责任人的责任。

涉嫌犯罪的，移交司法机关处理：

（1）不按本办法规定签订、履行合同的；

（2）订有重大缺陷或无效合同的；

（3）不按法律或本办法规定履行变更或解除合同职责的；

　　（4）应当追究对方违约责任而擅自放弃的；

　　（5）提供虚假资料的；

　　（6）不履行内部管理程序、超越授权或滥用授权签约的；

　　（7）未按规定进行授权或擅自转委托的；

　　（8）与对方或第三人恶意串通、收受贿赂的；

　　（9）泄露合同意向、商业秘密或有关机密的；

　　（10）延误纠纷处理法定时效期间的；

　　（11）在合同管理、签订、审核、履行过程中有其他失职行为的。

5、财务（审计）部门、归口管理部门对在专项审计、日常管理中发现的问题，及时向主管领导反映。

第四章附则

第二十条本办法未尽事宜，按《合同法》、《人民防空法》、《黑龙江省实施〈中华人民共和国人民防空法〉条例》、《齐齐哈尔市人民防空条例》等国家法律、法规及规范性文件执行。

本办法如与国家日后颁布的法律、法规及规范性文件相冲突，按国家有关法律、法规和规范性文件执行，并立即修订。

第二十一条本办法公布之日起施行。

附：

1、市人防办合同立项登记审批表；

2、市人防办合同审核会签单。

齐齐哈尔市人民防空办公室

二○一一年八月三十日

市人防办合同立项登记审批表

报审单位

（部门）

报审单位负责人

报审人

报审时间

报审

内容

法

规

办

修

改

意

见

审核人：

　　　　　　　　　　部门负责人：

年　　月　　　日

主管领导意见：

签字：

年　　月　　　日

主任意见：

年　　月　　　日

市人防办合同审核会签单

项目：

合同编号：

报审时间

报审人：

合同对方

项目简介：

部门

审核意见

工程处

　　　承办人：

　　　部门负责人：

　　　　　　　　　年　　月　日

平战处

　　　承办人：

　　　部门负责人：

　　　　　　　　　年　　月　日

计财培训科

　　　承办人：

　　　部门负责人：

　　　　　　　　　年　　月　日