业务部作业流程管理程序.docx
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业务部作业流程管理程序
宁波冠捷运动器材有限公司
文件名称
业务作业流程管理程序
文件编号
版次
A01
页码
制订日期
年月日
修订日期
文件变更记录
旧版本
新版本
编号
日期
变更内容说明
会签单位签名会签单位签名
集团财务部
业务部计划物控部
生产部品管部
研发部管理部
批准
审核
编制
1目的：
规范业务部的作业，确保能准确、及时与客户的沟通联络，并把信息传递给各相关部门，规范客户反馈意见及满意度管理，确保客户满意。
2范围：
报价作业、接单、订单评审、出货安排及客诉处理等。
3流程图：
作业流程
作业要点说明
责任单位
相关文件/表单
业务发盘
业务通过展会、网络等窗口对外进行公司产品展示。
当客人有合作意向而进行
询盘时业务应将合适产品向客户推荐。
业务部
客户询价
fan
客户根据自身需求向业务提出报价需求。
业务部
新产品提案
●旧产品不需进行成本核算，由业务按经总经理批准的最新价格表结合客人的具体情况进行报价。
一般初次报价按公司基准价格报给客人，客人还价后，报价不得低于较低公司规定的最低价格。
●对于客人临时提出的老产品局部更换零部件的不涉及的产品包装尺寸的改型产品，业务需将更改要点提供给技术部重新核算价格，由总经理核定后，再向客人发《报价单》.
●新产品须提供《新产品开发提案单》，
经总经理批准后依新产品价格核定程序执行。
业务部
《报价单》
《新产品开发提案单》
对外报价
业务根据客户需求，结合客户性质和客人目标市场的预计出货量及市场状况，编制好《报价单》对外向客人进行报价。
业务部
总经理
《报价单》
零配件报
对于客人订单上或其它方式购买的配件或包装物如海报等的价格核算，由业务员要求采购核定价格，经总经理核定最终价格给业务对外报价。
业务部
总经理
3.2样品作业流程
样品需求
●客人根据需要向业务提出样品需求。
业务接到客人样品需求后编制好《样品需求单》经审批签字后确认，业务根据需要与客户确认收费金额。
业务部进行样品费用及进度的跟踪。
业务部
《样品需求单》
《样品需求单》编制分发
跟单员将《样品需求单》的样品制作要求，运输方式，完工日期等经主管审核后下发给研发、品管和计划物控部。
样品如需跟货柜运出的，跟单员须在《样品制造单》上标注出《生产指令单》的单号，同时须在对应的《生产指令单》上予以标注修改.
业务部
研发部品管部计划物控部
《样品需求单》
打样
●研发收到《样品需求单》须将任务分解到具体的项目负责人和样品组，并在规定的时限内依客人要求完成打样作业。
样品组
《样品需求单》
Yes
验收
●跟单员须跟踪、监督开发部样品制作进程，样品完成后样品组须知会业务和品管验收。
品管须针对样品的安全性能、组装功能、外观包装等进行检测，业务员须检查客户资料符合性。
业务和品管在验收栏上签署意见。
样品经验收合格后样品组须安排入成品库。
业务部
研发部
《样品需求单》
发样安排
●跟单员须对样品安排运出。
样品如随柜运出，成品仓管员根据业务的《发货单》和《生产指令单》安排出货。
样品如需快递或空运，业务须将地址给跟单员填写快递单并给业务审核。
跟单员须将地址或唛头打印出来贴在外箱上，通知出口单证员填写《发货单》给资材成品仓管员，并填写《物品出门证》给保安核对放行。
业务部
《样品制作通知单》
《物品出门证》
《发货单》
清单发票制作
业务发样当日须制作样品发票、清单，并连同快递单号一同发送给客户。
业务须追踪客人样品费付费状况，同时将付费情况知会财务，财务跟踪样品费到位状况。
业务部/财务
3.3接单作业流程
客户订单
●所有订单业务应建立《订单跟踪表》，以便随时掌握客人订单动态。
●业务员接收到客户的意向订单时，须通过《订单意向单》由指定的负责订单排程人员回复订单交期。
新产品的订单交期须通过《订单评审表》的形式由业务跟单员发给计划物控部、研发、品管和财务联合评审。
《订单评审表》应在24小时内全部评审完毕。
常规出货的产品由负责订单排程人员和计划物控部确认后回复给业务。
原则上常规出货的产品工厂交期不得超过35天，业务回复给客人的交期不得超过40天。
业务部
《订单跟踪表》
《订单意向单》
《订单评审表》
订单审核
业务员接到客人正式订单后须负责对订单的品种、数量、价格、付款方式和生产交期等条款进行初步审核，客户订单资料不清晰或要求不明确时业务须跟客户确认。
客户确认后相应内容应体现在制造指令单上。
业务部
P/I
预付款/审证/改证
●订单付款方式是T/T的，业务须要求客人将30%预付款打过来以便开始执行订单。
对于不用付预付款的订单须经总经理确认方可执行。
业务见到客人水单便可下单给工厂生产。
●订单付款方式是L/C的，业务须要求客人将信用证草稿发过来给外贸单证审核。
对于我们无法达到或无法接受的条款须要求客人修正到我们可接受为止。
业务收到客人正式的信用证后方可下单给工厂生产。
确认后方可下单生产。
特殊情况下须请示总经理批示后方可下单生产。
业务部
输入《订单排程表》
●跟单员接到业务确认的订单时应在一个工作日之内将PI转化成《制造命令单》并发给相关业务员以及业务主管确认。
●跟单员须将未生产的订单依据工厂的实际产能按交期先后排出《订单排程表》并定期更新，《订单排程表》须在每周六上午发送给业务主管。
●业务须对订单所有包装资料提供的及时性负责。
业务须对订单资料进行跟催，并在订单下达到工厂的14天之内必须要到资料并传递给工厂。
对于新产品，开发必须在接到订单的10天之内将中文的说明书提供给业务翻译成英文说明书。
业务应在5天之内将说明书发给客户确认或翻译。
业务部
《订单排程表》
文件分发
●《制造命令单》经主管审核及总经理批准后由跟单员分发到生产和财务及相关部门。
业务部
计划物控部
《制造命令单》
订单变更与异常反馈
●当生产存在异常有可能导致交期延误时，生管应及时将信息反馈给业务部，由业务与客户沟通。
当业务跟单员接到客人订单变更或补充要求时，应根据变更或补充的内容修改相应的《制造命令单》。
业务部
《制造命令单》
排载
●业务向客人索取货代资料，要到货代资料，明确目的港，收货人和通知方，并与客户确认C/O或FORMA，提单电放或寄正本等相关信息，并将详细信息通知单证安排订舱。
●船务根据客人要求制作《排载委托书》，委托书须明确委托方和接受方，并特别申明“未经委托方书面确认不得放提单，否则须承担由此给委托方造成的一切经济损失”。
●业务须对船务的《排载委托书》进行审核确认，船务再将排载委托书签名并加盖业务专用章后同时传真给指定货代和相应的出口公司。
回传的委托书应用专门的文件夹归档并明确标识。
同时船务须将船期情况及时通知业务.
业务部
《排载委托书》
报检
●出口单证员须提早10天左右将清单、发票、合同和托单、厂检单和ROHS符合性声明和纸箱合格证送到操作货代办理报检手续。
电子监管模式应同时将相应的数据通过电子出入境产品质量信息监管软件发送到报关行及检验检疫局。
发出报检资料后24小时内须跟踪取得报检号。
●出口单证接到验货信息时应及时将验货信息通知计划物控部在规定的时限内准备好样品，在商检人员到达前2小时，出口单证须通知OQC查核样品准备状况。
验货时品管部经理应予以陪同，以及时解答商检人员提出的问题。
●品管部须配合出口单证及时提供《最终检验报告单》。
《最终检验报告单》须用黑色水笔填写，经主管签字审核后加盖报检专用的印章后作为厂检单予以报检。
●出口单证须编制《纸箱合格证数量扣减跟踪表》，以随时掌握箱合格证扣减状况，及时要求供应商补充提供。
业务部
《最终检验报告单》
《纸箱合格证数量扣减跟踪表》
出货计划编排
●计划物控部依据生产指令单交期和《船期表》进行生产计划编排，制造部依照生产计划和制令要求合理组织安排生产。
业务和出口单证员须和生产保持充分沟通，随时掌握生产动态。
●出口单证员须和计划物控部核对船期和出货状况。
根据生管信息出口单证须将无法按期出货的信息反馈给相关业务，业务与客人沟通以调整出货交期。
●计划物控部须确保所有订单在船期表规定的最迟生产完工日期前完成，订单完工以该单所有产品和所有随柜配件全部完工为依据。
业务部
总经理
计划物控部
《船期表》
装柜出货
●出货前出口单证须跟踪落实商检通关单放行状况，同时根据生产完工情况安排货柜进厂，依据操作货代发过来的排载和上柜信息填写好联络单通知出货，经业务主管签字后一联留存，一联交给资材安排装柜。
●OQC须在出货前检验核对出货产品和配件并监督装柜，所有记录须拍照留底。
●资材成品仓管在货柜装完后须在48小时之内将装柜清单和配件资料清单提供给出口单证，出口单证发送给外贸单证员做装箱单、发票和配件清单。
业务部
《出货通知单》
《出货明细表》
报关
●船务须跟踪操作货代报关情况，有异常须及时处理并反馈给相关业务和主管。
●出货七天内业务须将B/L扫描件，箱单、发票、出货资料、C/O、FORMA发给客户。
业务部
押汇/收款
●船务在出货后马上和货代核对提单。
所有订单的提单都须由单证扫描留底统一保管。
●船离港后指定货代及时将码头费用清单传真给船务，船务须核对费用的合理性，对于不合理的费用必须争取得到对方认可予以纠正，确认无误后委托操作货代垫付。
所有发生的港杂费出口单证必须全部输入《出货明细表》中留底。
●船务必须在出货一周内取得正本提单。
指定货代在码头费用结清后应立即将提单寄给船务。
●信用证结算的船务须在规定的时间内取得信用证上规定的单证并移交给L/C审核单证员审核，确认所有资料齐全并完全符合交单条件后移交给财务到银行办理交单或押汇手续。
业务部/船务
财务部
《出货明细表》
放单
●业务须在出货后及时将提单扫描件发给客人确认并负责跟催货款及时到位。
●收到客人付款水单后须核对出货发票金额，在确认货款全部到位后业务须通知单证当天安排寄单或电放。
正本提单、装箱单和发票或寄出前单证员需要给业务签字确认。
业务部/船务
财务部
港杂费统计与请款
●出口单证须在每月10日前要到操作货代上月的港杂费清单和所有费用发生的相关票据复印件，予以整理后与出货明细表上的每项登记费用一一核对，无误后填写请款单，并附上费用发生的清单，原始票据的复印件交于业务主管审核，向工厂财务办理请款手续。
业务部
出口退税办理
●由通用进出口公司的人员负责安排办理出口退税手续。
（取得核销单,出口退税联,报关单等资料）
通用进出口
客诉受理
●业务在接到客人对产品质量的投诉时应立即将信息反馈到业务内勤统一处理。
业务部
客诉调查与处理
●业务内勤接到客户抱怨信息时，须马上填写《客诉处理单》转给品管部进行调查分析处理。
●品管部须在24小时之内回复调查处理结果，对于需要测试才有结果的须先回复业务内勤测试所需的时间。
●业务内勤须对客诉进行全程跟踪，并在24小时之内以邮件方式回复业务处理结果。
如需用图片方式向客人说明的必须要求品管部提供相关操作步骤和相应的图片说明。
业务部
《客诉处理单》
客诉配件处理
●因客户抱怨产生的配件、运费等所有损失，业务内勤须填写《客诉扣款单》，经业务主管审核和总经理批准后分发给采购和财务，由采购通知供应商客诉原因及扣款金额，财务负责扣款的落实。
所有涉及外购件的客诉采购必须要求供应商回复纠正预防措施。
●业务单证员须对客人需求的配件以《配件需求单》下发给生产单位准备并跟踪完成。
完成后告知业务相关包装规格并安排寄出或随柜。
●配件如需快递或空运，业务须将寄送地址给跟单员填写快递单并给业务审核。
跟单员须将地址或唛头打印出来贴在外箱上，并填写《物品出门证》给保安核对放行。
配件发出后跟单员须及时填写《配件寄送明细表》。
●每月业务单证须统计核对所有快递单据，并确认所有客人或供应商承担的费用收取或扣除状况，无异议后填写《请款单》并附上《客诉扣款单》和《客诉处理单》经业务主管审核后向财务请款。
●业务应在适当时间向客人了解抱怨处理状况及市场后续需求，以更好服务于客人。
业务部
《客诉扣款单》
《配件需求单》
《配件寄送明细表》
《请款单》
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