档案管理学讲义.docx
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档案管理学讲义
档案管理学讲义
第一章档案
档案是日常生活中经常接触的，每个人都有一个个人档案，在读书、毕业分配、就业时都要提供个人档案，一个人如果没有档案，就如同没有了灵魂。
有没有人是没有档案的，现代生活中几乎没有，医院看病的病历、派出所的户籍，各种各样的履历表、入团申请、志愿书。
一个单位成立所填写的表格、批文等等。
国家有档案馆、各省市有档案局，稍大一点的单位有档案室。
第一节档案的定义
一、档案的沿革
历史悠久，可以说有文字记载事情时起，档案就开始产生。
上古“结绳记事”、“刻契记事”已具备档案的一些功能――备忘、信约、凭证。
因而，是档案的萌芽。
我国的档案和档案工作最早起于何时，还有待于考古工作者的新发现，就目前已掌握的材料看，3500年前的商代，已有档案和档案工作，1899年在河南安阳小屯村出土的甲骨文，是我国迄今发现的最早的档案。
1、档案载体的演变
商――甲骨
西周――竹、木（单一竹片称“简”连在一起的称“策”或“册”；单一木片称“牍”许多木牍捆在一起称“函”。
牍比简宽）
春秋、战国――帛、绢
西汉――纸
2、档案称呼的演变
商――册
西周――中秦
两汉――典籍
魏晋――文书、文案
唐宋――文卷、案卷、案牍
明――档子、档案
二、档案的定义
档案是国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
1、档案来源的广泛性
国家机构、社会组织、个人（著名人物、家庭、家族）
2、档案是由文件有条件地转化而来的
档案与文件的区别与联系：
因日后需查考，有意识有目的保存的文件，就转化为档案。
A、办理完毕的文件才能作为档案保存，正在承办中的文件不是档案。
B、对今后的实际工作和科学研究活动有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存。
C、按照一定的规律集中保存起来，才能成为档案。
3、档案的形式
从载体上看：
龟甲、兽骨、竹片、木板、丝织品、纸张、磁带、磁盘、胶片、光盘等；
从记录方法看：
写、刻、印刷、晒制、摄影、录音、录像、电脑刻录等；
从表达方式看：
文字、图像、声音；
4、档案的本质属性
档案是人们社会生活的原始记录，原始记录性是档案的最本质的属性。
5、档案与文物
重要的历史档案就是文物，文字、图像、声音文物就是档案，器具文物不是档案。
第二节档案的作用
一、凭证作用和参考作用
1、档案的凭证作用
档案市历史的真凭实据，有法律法律法律效用，可作凭证。
因档案是由文件转化而类，是原始情况的记录。
如：
林彪的手令就是林彪谋害毛主席的凭证。
2、档案的参考作用
“前事不忘，后事之师”与一般的图书、资料相比，档案的的原始性就具有较大的可靠性，可参考的内容非常广，在现在的社会建设、科研工作中具有重大作用。
如杭州河坊街新发现的古河道，由于在杭州的历史档案中对这条河有较翔实的记录，因此若要开发成旅游景点，就较易操作。
二、档案在现代社会生活中的作用
1、档案是机关工作必须查考的资料
2、档案可作为生产活动的依据和参考
3、档案可作为揭露和打击敌人的武器
南京大屠杀的历史照片、当事人的日记（史东朗日记）、建筑工地的死人骨骸等。
4、档案可作为科学研究的必要条件
5、档案可作为对群众进行宣传教育的生动素材。
三、档案发挥作用的特点
1、档案在一定时期内，先对形成者有用，然后对国家有用，既有现实作用，又有长远作用。
2、随着时间的推移，档案的机密性日益减弱直至消失，最终可以开放，广泛提供利用。
3、随着社会的发展，档案的作用逐渐由为政治服务到为经济服务。
4、档案的作用是客观存在的，而档案的作用能否发挥，发挥的大小，取决于一定的条件。
1987年推出《中华人民共和国档案法》以法律条文的形式作出开放档案的明确规定。
第三节国家档案全宗的形成
国家档案全宗，指归国家所有、由国家统一管理的具有政治、经济、科学文化或历史意义的一切档案财富的总和。
中华人民共和国建国后档案
国家档案全宗
中华人民共和国建国前档案①革命政权档案；②旧政权档案
第二章档案价值的鉴定
第一节档案鉴定工作的内容和意义
一、档案鉴定工作的内容
1、制定鉴定档案价值的有关标准，包括单项规定和档案保管期限表等；
2、具体判定档案材料的价值，确定其保管期限；
3、挑出本无保存价值和保管期满的档案，按规定进行销毁或作相应的处理。
鉴定工作是确定档案存毁的一种手段，它是通过有所“毁”而更好地实现“存”，其着眼点在于合理地保存档案。
二、档案鉴定工作的意义
1、档案鉴定是决定档案存亡命运的基本手段。
2、档案鉴定是提高档案管理效益的科学措施。
第二节鉴定档案价值的原则和标准
一、鉴定档案价值的原则
鉴定档案价值的原则是：
从国家和人民的整体利益出发，用全面的、历史的、发展的、效益的观点判定档案的价值。
二、鉴定档案价值的标准
1、档案属性的标准，从档案客体方面分析，文具来源、内容及形式特征可作为鉴定档案价值的标准。
A、档案来源；B、档案内容；档案内容是决定档案价值最重要、最本质的因素。
C、档案形式特征标准。
指文件的名称、责任者、形成时间、载体形态、记录方式等。
2、社会需要标准，A、社会需要方向；B、社会需要面；C、社会需要时间。
3、相对价值标准，A、所存档案的完整程度；B、档案内容的可替代程度；C、各全宗之间档案的重复性。
第三节档案保管期限表和档案保管期限的划分
一、档案保管期限表的作用和类型
档案保管期限表就是用表册的形式列举档案的来源、内容和形式并指明其保管期限的制导性、标准性文件，它是档案馆、档案室鉴定档案价值，确定档案保管期限的依据。
档案保管期限表有五种类型：
1、通用档案保管期限表。
2、专门档案保管期限表。
3、同系统机关档案保管期限表。
4、同类型机关档案保管期限表。
5、机关档案保管期限表。
二、档案保管期限表的结构
1、顺序号
2、条款
3、保管期限，永久、长期（16年－50年）、短期（15年以下）
4、附注
5、说明
三、档案保管期限划分中的若干问题
1、关于保管期限的档次问题
2、关于一般性条款与专题性条款的关系问题
3、关于划分档案保管期限中的“弹性”问题
4、关于划分保管期限中定量方法的运用
5、关于使用保管期限表中的价值分析问题
第四节档案鉴定工作的制度与组织
一、档案鉴定工作的制度
1、制发鉴定档案的标准文件
2、档案鉴定工作的组织领导
3、销毁档案的批准和监销制度
二、档案鉴定工作的程序和方法
资格审查――生存――复审（移交、销毁）
三、档案的销毁
编制清册，简要说明，销毁方法
第三章档案的收集
第一节档案收集工作概述
档案的收集是指接收与征集档案及有关文献的活动。
一、档案收集工作的内容
1、政府机关、企业、事业单位的档案室对本单位（部门）需要归档的档案的接收；
2、政府机关、企业、事业单位对那些未及时归档的档案的补充收集；
3、档案馆对现行机关、撤销机关的具有长久保存价值的档案的集中和接收；
4、档案馆对中华人民共和国建立以前各个历史时期形成的档案的接收与征集。
二、档案收集工作的要求
档案收集工作的基本要求是：
加强馆（室）外的调查与指导，积极推行入馆（室）档案的标准化，保证归档和进馆档案的齐全完整，维护全宗和全宗群的相对完整性。
三、档案收集工作的特点
1、预见性与计划性
2、针对性与及时性
3、系统性与完整性
第二节机关档案的接收和归档
一、建立、健全归档制度的必要性和意义
二、建立机关文件归档制度的一般要求
1、归档制度的制定必须符合国家有关文件的规定要求。
2、归档制度的制定必须符合本机关的工作、生产、科研活动的实际，体现本机关的文件材料的形成特点和规律。
3、制定的归档制度，应当同本机关的其它相关制度保持内容方面的统一性。
4、完善归档制度的内容。
三、归档制度的内容
1、归档范围：
是指办理完毕的文件材料应当归档及不应当归档的范围。
国家档案局1987年12月4日发布的《机关文件材料归档和不归档的范围》规定，一个机关的归档文件应包括4个部分：
A、上级机关的文件材料；B、本机关的文件材料；C、同级机关和非隶属机关的文件；D、下级机关的文件材料。
不归档范围的文件材料：
重份文件；一般事务性的无查考、保存价值的文件；未成文的草稿及一般性文件的历次修改稿；未经会议讨论，未经领导审阅、签发的的未生效文件；一般的人民来信。
2、归档时间：
《机关档案工作条例》规定，“机关文书部门或业务部门一般应在第二年上半年向档案部门移交档案，交接双方根据移交目录清点核对”。
3、归档案卷（保管单位）的质量要求
归档案卷的质量要求是：
遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
应归档文件要做到种类齐全、份数完整，每份文件不缺张少页，并组成保管单位。
立卷时，应按要求将文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，多文字形成的同一内容的文件，分别组合在一个卷案内，不得分散。
年度――类别
案卷题名：
责任者、内容、主要文件名称、保管期限。
4、归档手续
四、档案室在形成文件与归档组织活动中的作用
《机关档案工作业务建设规范》规定，机关档案工作的基本任务之一，就是“对机关各部门形成的各种文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督和指导”。
1、机关档案室对形成文件的作用
2、指导和督促文书部门或业务部门做好归档组织工作
3、加强对归档案卷质量的检查
4、临时性的文件收集工作
5、对归档制度的宣传和档案的科学管理
第三节档案馆档案的接收和征集
一、馆藏档案的补充源
1、现行机关档案源
2、撤销机关档案源
3、组织与个人保存的散失档案
4、档案馆之间交接的档案
二、档案馆接收与征集档案的范围
1、综合性国家档案馆的接收与征集范围
2、各类专门性档案馆接收与征集档案的范围
三、档案馆对现行机关档案的接收
1、接收要求
2、档案馆接收档案前的准备工作
3、档案馆接收档案的期限，省级20年，市县10年。
四、档案馆对撤销机关档案的接收
五、档案馆对二、三级单位形成档案的接收
六、档案馆对历史档案的接收与征集
1、接收与征集历史档案的意义：
①它是保护祖国历史文化财富的一项重要措施；②收集历史档案是档案开放利用工作的需要；③收集理论档案是一项抢救历史文化遗产的艰巨性工作；④收集历史档案是发展我国档案馆事业的重要手段之一。
2、收集历史档案的对象与途径
①收集散存于一些国家机关、社会组织中的历史档案；②征集收藏个人手中的历史档案；③征集少数民族地区的历史档案；④收集党史征集办公室、政协文史组织及其它学术历史研究部门所征集到的历史档案；⑤收集散失国外的历史档案。
3、接收与征集历史档案的方法
①发布通告；②调查研究；③广泛宣传。
第四节档案馆（室）藏的丰富和优化
重量轻质，重藏轻用
一、丰富馆（室）藏工作中存在的问题
1、馆藏结构不够合理
2、库藏档案的成分不够优化
3、库藏的某些全宗的完整性不够高
二、优化馆（室）藏的意义
1、优化馆（室）藏是完善馆（室）藏建设的一个重要方面
2、优化馆（室）藏建设也是解决目前档案收集工作中存在问题的一项重要措施
3、优化馆（室）藏建设亦是提高案卷质量的一种必要手段
4、优化馆藏可以使库藏的结构具有一定的层次性，全面反映出社会生活的各个方面的情况。
三、优化馆（室）藏的主要原则
1、完整性原则
2、系统性原则
3、实践性原则
4、价值性原则
5、特色性原则
四、优化馆（室）藏的一般标准
1、内容标准
2、结构标准
3、层次标准
4、类型标准
五、科学地处理好丰富与优化馆（室）藏中的诸种关系
1、档案馆与档案室在库藏建设方面的衔接和互利关系
2、馆藏建设必须科学地处理好综合与特色的关系
3、馆藏建设要处理好档案与资料的关系
4、馆藏建设要处理好广度与深度的关系
第四章档案的整理
第一节档案整理工作的内容和原则
一、档案整理工作的基本内容
档案整理工作的基本内容包括：
全宗的划分和排列、全宗内分类、文书立卷、案卷排列与编号、编制案卷目录等诸多业务环节。
二、档案整理工作的原则
1、尊重和维护档案的本质特征，保持档案文件之间的历史联系
2、便于保管和利用
3、充分尊重和利用原有的整理结果
第二节全宗的划分和排列
一、确认与区分全宗
确认全宗一般是指从理论上确立认定全宗的构成条件；区分全宗则是指对容易混淆或引起歧义的全宗界限问题进行具体的划定、处理。
（一）确认全宗
全宗是一个具有社会独立性的组织或个人在社会实践中所形成的档案的有机整体。
1、组织全宗的构成条件：
A、可独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文；B、设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；C、设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。
独立法人单位，单独的完整的文书处理工作制度和法定的对外印信。
党政机关全宗划分：
P.98,p.99
2、个人全宗的构成条件
个人全宗又称人物全宗，构成个人全宗的条件：
A、只有那些对社会有突出贡献或重要影响的个人，其档案才可能成为一个实际的个人全宗。
即只有名人的档案才可能成为个人全宗。
B、并不是所有的名人档案都可以构成个人全宗。
像毛泽东、周恩来这样的伟人，其档案虽可以构成，但实际上并未建立成个人全宗档案。
割裂组织档案。
C、即使是主要以个人名义从事社会活动的名人，其档案也未必都构成了实际的个人全宗。
档案是否完整、全面，档案馆是否对其作为个人全宗进行实际管理。
（二）区分全宗
区分全宗一般是特指对容易引起混乱或歧义的较复杂的全宗界限问题的具体处理。
这些问题及相应处理原则大体如下：
1、政权更迭及跨政权立档单位的区分全宗。
不同政权中的政府机关分别立档；跨政权的企业、学校、文艺团体、政党、社团、宗教组织应为同一个全宗；对政权依附性较强的立档单位（如警官学校、军事院校、政治院校）应分别立档；个人全宗不论政权是否更迭，应作为一个全宗。
2、立档单位变化所导致的区分全宗。
标准：
立档单位的变化是否导致其基本职能和社会独立性发生根本变化。
A、立档单位撤销，其基本职能也已停止，其档案应作为一个完整的全宗对待。
B、由几个立档单位合并组成新的立档单位合并前的档案分别构成独立全宗，合并后形成的档案构成一个新的全宗，如属兼并，主单位兼并前后均为同一全宗。
C、由立档单位内部机构独立出来而形成的立档单位，其独立之前的档案作为其原所在立档单位全宗的一部分。
D、内部机构直接并入（划归）其它立档单位，其并入前的档案是原所在立档单位档案全宗的一部分，并入后的档案是所并入立档单位档案全宗的一部分。
E、合署办公的立档单位，其档案若能分开，一般应分别构成全宗。
若档案实在分不开，可按全宗补充形式对待组建联合全宗。
F、立档单位名称的变更、职权范围的扩大或缩小、隶属关系的改变、内部组织机构的调整等等，只要其基本职能未发生根本改变，其社会独立性未发生根本改变，其档案均不构成新全宗。
3、临时机构和派出机构档案的区分全宗。
临时机构看存在时间长短、职能的重要性、档案的多少，分别对待，或构成独立全宗，或成为其上级单位全宗的一部分；派出机构档案不构成独立全宗，而是其所属单位全宗的一部分。
4、立档单位中党、团、工会组织档案的全宗档案归属，均作为所在单位全宗档案的一部分，按内部组织机构对待。
5、判定档案的所属全宗
判定档案的所属全宗，一般是特指为那些处于孤立地位且全宗归属不明的档案文件判定寻找其所应归属的全宗。
这一问题应从档案形成者的角度去解决，即弄清楚这些档案文件的真正形成者，而不能简单地将文件制发名义（作者、责任者）作为判定标准。
6、个人全宗与组织全宗档案的区分
个人全宗和组织全宗中的档案如出现相互交叉的问题，处置原则是：
凡一组织或组织成员名义制发的文件正本均应归入组织全宗；个人全宗如认为必要时，可保存副本。
不允许组织全宗中具有双重属性的档案文件抽出纳入个人全宗之中；组织全宗中一般也不保存仅涉及个人性质的文件（正常组织活动中形成的诸如个人登记表、履历书、自传，对个人生活情况的调查、审查性文件，应归入人事档案）。
二、组建全宗的补充形式
由于档案的形成和保存现状十分复杂，档案馆中有许多档案无法按严格的全宗进行管理。
要用一些变通方法。
1、联合全宗，是两个或两个以上全宗的联合体。
2、汇集全宗，是若干独立全宗人为汇集成一个以全宗形式存在的单位的补充形式。
其汇集的全宗必须是档案数量极少、各自按独立全宗管理起来确实很不方便的小全宗。
3、档案汇集，是由若干全宗所属不明或其所属全宗已不复存在的档案汇集而成的一种全宗补充形式。
三、“划分”全宗群
全宗群是若干具有某种联系的全宗构成的群体。
全宗群是一个档案理论概念，并无实际操作意义。
如：
“中共中央”、“中央国家机关”。
四、全宗的编号与排列
全宗的编号与排列是两项既有联系又有其特定作用、目的的工作。
全宗的编号是给每一个进馆全宗编一个固定号码并以其作为该全宗的指称代号。
全宗的排列是在库房中固定各全宗的空间存放位置和排放顺序，因此二者之间的号序和排列可以相互一致，也可以不一致。
1、全宗编号的要求与方法
要求：
A、唯一性或专指性；B、系统性或连续性；C、方便实用。
方法：
A、大流水编号法，按全宗进馆顺序“1、2、3、4···”编号，优点简便实用。
B、体系分类编号法，按某种逻辑框架，将档案馆所收藏的全部全宗构造成一个逻辑类别体系。
如“政治、军事、经济、文化···”
C、分类流水编号法，是将上述两种编号方法结合使用的产物，适用于规模较大、全宗类型头绪较多的档案馆。
先分大类，再编流水。
大类下不分子类，大类也不宜过多。
2、全宗排列的要求与方法，体现简便、实用、便于管理的原则要求。
一般按进馆顺序。
也可按分类排列。
第三节全宗内档案的分类
一、全宗内档案分类的基本要求
1、分类应从全宗内档案的实际状况和方便管理的现实需要出发。
2、分类方法及其分类结果应反映全宗档案的客观状况，维护档案的历史本来面貌。
3、分类方法及其分类结果应具有逻辑性，以便于管理和实际操作。
二、组织全宗内档案分类的步骤与方法
先分门类或部类，然后再在各门类、部类中继续分类。
文书档案、科技档案、人事档案、会计档案等。
（一）组织全宗内档案分类的一般方法
1、时间分类法
2、来源分类法
3、内容分类法
4、形式分类法
（二）组织全宗内文书档案常用的分类方法及其应用
1、年度分类法
2、组织机构分类法
3、问题分类法
（三）组织全宗内档案分类的级次与具体方法的确定、使用
形成年度――－机构；机构――年度；年度――问题；问题――年度。
三、个人全宗内档案的分类
个人全宗又称人物全宗，是某一著名人物或家族所形成的档案有机体。
1、生平传记材料。
凡能证明立档单位个人或家族成员生平、历史基本情况的档案文件均入此类。
如出生证明、学历证明、身份证明（身份证、工作证等），各种登记表、履历表，个人自传，奖状及奖励荣誉证书，有关组织对其历史问题的鉴定审查材料，遗嘱等。
2、创作材料
立档单位个人或家族成员在进行科学研究和文学艺术创作活动中形成的各种手稿（如书稿、图纸、画稿、乐谱等）以及日常生活中形成的各种基础性创作材料，如日记、笔记、摘抄、记录、批注等等。
3、公务活动材料
个人全宗中的公务活动一般只是其立档单位个人或家族成员参与公务活动的通知、发言稿、个人性的笔记、记录、抄件以及担任公职的聘书等。
4、个人书信
给别人的信函底稿及别人的来信、贺卡等。
5、经济材料
反映记录立档单位个人、家庭或家族及其成员经济财产状况的文件材料。
如动产或不动产的契约（合同）、证书、帐簿、票据、帐单等。
6、亲属材料
立档单位个人或家族成员的直系亲属和重要的非直系亲属的有关材料。
7、评价材料
别人和社会有关组织对立档单位个人或家族成员的评价文章、纪念文章、回忆录等。
8、音像材料
立档单位个人或家族成员及其亲友、同事、同学等的照片、画册录音、录像等材料。
9、其它材料
不能归入以上各类别的有关材料。
立档单位个人或家族成员的收藏品、所使用过的重要器具、物品。
第四节类内案卷排列和案卷目录
案卷是档案基本的个体保管单位，是由若干互有联系的文件构成的组合体。
例如：
人事档案一般都是以人为单位立卷，一个人的全部人事档案就构成一个案卷。
一、案卷排列
案卷排列就是固定全宗内各案卷之间的排放顺序。
一般按案卷形成的时间顺序排列，形成时间早的在前，晚的在后。
人事档案或专门档案一般按姓氏笔划或拼音字母等逻辑顺序排列，案卷排列一经确定，就应对案卷进行编号，将其顺序固定下来。
二、案卷编号
案卷编号就是给每个案卷编定一个固定的号码（编案卷号）。
规定用自然整数从编，从小到大，不能有重号，也不能缺号。
三、编制案卷目录
1、案卷目录的编制方法。
案卷目录必须一全宗为单位进行编制，并忠实反映全宗档案的实体次序状态。
2、案卷目录的形式、结构与内容
16开纸，用书本式装订，加硬质封皮。
结构与内容：
A、封面和扉页，内容有全宗号、目录号、目录名称、编制年月、编制单位等。
B、目次，目录所分类目的索引。
C、序言和说明，对目录结构、编制方法、立档单位和全宗概况、档案完整程度等情况的简要文字说明。
D、简称对照表，目录中所用的名词简称与正式全称的对照表。
E、案卷目录表，即案卷目录的主体。
F、备考表，附于目录最后，用于总结性地记录案卷目录及其所包括案卷的基本情况。
如案卷总数和排架长度，是否有分卷（一号两卷）或空号（有号无卷）现象等等。
第五节档案整理工作的组织与协调
档案整理工作是整个档案工作中具有核心意义的工作，他是把文件转化为档案的环节。
文书（秘书）――档案室――档案馆。
一、档案整理工作诸环节之间的关系
二、档案整理工作组织与协调的基本任务与方法
三、立档单位与全宗历史考证
四、档号
档号是全宗号、案卷目录号、案卷号、卷内文件所在页号或件号的合称。
档号是档案实体最基本的秩序号，如3－2－64－15。
第五章档案的保管
第一节档案保管物质条件
一、库房
专用、坚固、八防（火、水、潮、霉、光、虫、尘、盗）
二、装具
柜（金属）、架（密集）、楼板（600千克/平方米以上承重）
三、设备
除湿机、加湿机、空调、通风设备、湿温控设备、防火防盗设备、装订机、复印机、缩微设备、通讯运输设备等。
四、卷皮、卷盒
16开或A4大小，软或硬袋盒。
五、消耗品
除湿剂、防霉虫药品、办公用品等。
第二节档案库房管理
一、进出库制度
二、库房温湿度控制
温度14℃－20℃，相对湿度50％－65％。
三、“八防”措施
四、库房与装具的有序化
五、档案在装具中的存放方式
竖式、平式
六、档案存放秩序的维护与管理
位置索引、装具标识、档案代理卡
七、定期检查、清点
第三节档案使用过程中的维护和保护
一、档案
升级会员 