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武汉职业技术学院毕业优秀论文

武汉职业技术学院

毕业论文

题目：

论现代办公自动化对秘书能力的要求

专业：

文秘与办公室自动化

班级：

学生姓名：

龚明巧

指导教师：

完成时间：

论现代办公自动化对秘书能力的要求

摘要

现代秘书岗位是一项综合性工作岗位，在现代化日益成熟的今天，对企业起到举足轻重的秘书人员的素质要求也是相当的之高，不仅仅是对专业素质的单要求，更多的是对自身能力的建设和培养，乃至全方面的素质要求。

要做一名合格的办公司秘书，必须具备扎实的文字功底，敏锐的政治头脑，刻苦的学习态度，较强的交际能力，熟练的协调技术，务实的工作作风。

关键词:

办公自动化秘书能力要求

现代企业制度的建立，是现代高速发展的必须，同时也对秘书工作提出更高的标准，与传统意义的秘书相比，现代企业要求秘书更是“全才”，必须具有科学的预见和广博的知识。

集多能于一身，构建自身的能力结构，同时，还必须具备高尚的职业道德和良好的心理素质。

一、具有较高的文化专业素质

企业文秘人员应具备广博的基础文化知识。

1是社会科学基础文化知识，如历史，政治，思想史，社会发展史，哲学理论等。

在世界经济日趋一体化的今天，企业要生存发展，必然要进入世界市场参与竞争，这就要求文秘人员不仅要了解本国文化，而且要了解不同国家的历史，准确的把握不同国家的特点，对于开展办公室工作有很大帮助，在经济日益国际化的今天，这一点更是突出。

2是自然科学基础文化知识，当代社会的工作与生活离不开自然科学知识，高科技含量的企业生产，以自然科学知识为基础。

同时，现代办公设备日益复杂化，高技术化。

没有一定的自然科学知识，很难学习了解其原理和性能。

总之，文秘人员没有一定的自然科学只是很难学习掌握办公自动化的新技术，就不能为企业内部部门提供高效率的服务。

二、具有较强的表达能力

表达能力是文秘人员的重要能力之一，汇报工作，接待来客，协调沟通等都要通过表达，文秘人员应准确及时简洁规范地表达工作情况。

准确的把握何时该说什么，何时该写什么。

该怎么说，该怎么写，只有这些问题上把握适度，才算是真正具备了较强的表达能力。

表达能力靠什么?

在口头表达中要靠驾驭语言的能力。

靠丰富的词汇量，敏捷的思维，清晰的语言以及语气。

对办公室人员的书面表达提出了更高的要求，文秘人员必须学会熟练地在计算机上进行文字处理。

通过文秘的公关协调工作使企业与企业之间建立良好的合作关系。

为本企业提供其他企业的信息。

提高企业应变能力，协调就是协调本企业内部上下级，各职能部门之间和谐关系。

并通过我们的工作构建以和谐为核心的企业文化。

追求人与人之间的和谐。

三、是具有主动性和一定的前瞻能力

领导交代了什么自己便干什么，领导没有要求自己就乐得无事，像这样被动地接受领导交办的任务是远远不够的，一个称职的秘书还要善于“没事找事”，秘书要有灵活的大脑，从行为表征上就会思考问题，会办事情，会出点子，会应付各种突发事件。

会对过失行为补救。

这五会有着丰富的内涵，每一会都会有很高的要求，要当好一个现代的优秀秘书，必须勤恳磨练，不断学习努力创新适应时代发展的变化和要求。

在领导作出指示前，秘书头脑中就要先有一个工作思路，凡事预则立，不预则废。

秘书时刻想到领导的需要，工作走在前面，有前瞻性。

及时为领导提供所需情况，主动协助领导做好工作，既能减轻领导的压力，促进领导提高工作成效，也有助于秘书找出差距，提高自身能力。

另外，秘书室领导或企业的参谋或军师，是领导或企业的思想库和智囊团。

秘书必须学会掌握一线实情，敏锐地发现问题，提供领导决策参考。

广泛阅读报刊，收集信息资料，听取多方意见，获取正反两面的情况，促进领导全面系统地分析问题，作出科学的决策，加强有关单位完成领导所布置的工作情况的督促检查，确保领导的决策落实到位。

四、政治鉴别能力

政治鉴别能力就是辨别方向，把握大局的能力。

秘书工作虽是领导的辅助工作，但同时要求较强的政治鉴别能力。

秘书工作者的政治鉴别能力有以下三个方面要素构成。

1.是基本政治知识和政治理论的理解能力。

2.是现实形式的政治判别能力，秘书工作者要善于从政治上判断形势，观察思考和处理问题。

3.是抵御腐朽思想侵蚀的能力，当前秘书工作已成为腐败的高发人群，秘书工作者必须具有正确的世界观，人生观，价值观和是非观，自觉抵制各种思想的侵蚀。

总之，政治鉴别能力是指对政治现象、政治事件和政治形势等进行鉴别、分析、判断，并透过现象看本质的一种能力，是机关工作人员在政治上的具体要求之一。

而作为文秘人员，有良好的政治鉴别能力，才能辨别方向，把握大局，更好地发挥参谋助手和智囊作用。

首先要树立正确的世界观、人生观和价值观，这是提升政治鉴别能力的观念基础。

其次，要充分理解并掌握基本政治知识和政治理论，用马克思主义、毛泽东思想以及中国特色社会主义理论体系来武装头脑。

再次要注重理论联系实际，在实际工作中提高政治上判断形势、观察思考和处理问题的能力，在实践中不断锤炼和提升。

五、学习能力

秘书的学习能力是指通过各种手段，获取薪资，并具备实践性的行动能力。

当前形式的发展瞬息万变，秘书工作者只有不断的学习，才能适应形势发展的需要。

1.是学的能力，主要是通过观察，发现问题并解决问题，对话以及形式等方式，撰取信息，从而构建或重构知识的过程。

2.是习的能力，主要是根据习得知识，主动行动，反复练习，应用知识，从而提高行动能力的过程。

3.是其他构成要素，包括学习的动机，态度，方法，特定学习环境中的信息与知识等。

总之提升学习能力，是秘书需要掌握的众多能力的基础。

所有能力的提升，都离不开学习。

秘书的学习能力，是指通过各种手段、各种途径，获取新知，并具备将新知运用到实践的能力。

学习创新能力，首先是学的能力。

学的范围很广，可以是通过学习书本知识、学习领导同事经验，也可以是通过观察、发现问题并解决问题等方式攫取信息，从而建构或重构知识的过程。

其次是“习”的能力。

根据学得的知识，主动运用到实践中，并在工作中根据实际情况不断完善、不断创新，从而提高行动能力的过程。

同时，在工作中学会用发展的眼光、改革的思路，勇于突破传统束缚，及时运用和借鉴新观点、新理念、新方法来提升自我。

六、创新能力

秘书的创新能力是秘书工作者根据一定的目的，运用已有的知识，通过思维活动产生新认识，创造新事物的能力，当前，新世纪新阶段新任务给各级秘书工作者提出了新要求，秘书必须不断创新工作方法与工作思路，才能更好地发挥作用。

秘书工作者的创新能力主要有以下四个方面要素构成。

1.是洞察力。

洞察力是指深入事物或问题的能力，从字面上看来洞察是指对于山洞的观察，山洞除了洞口的地方可以被阳光照射外其他地方越深入就越是黑暗，所以在这样的情况下都可以有观察能力了。

洞察力是人们对个人认知、情感、行为的动机与相互关系的透彻分析。

通俗地讲，洞察力就是透过现象看本质，而用弗洛伊德的话来讲，洞察力就是变无意识为有意识。

就这层意义而言，洞察力就是“开心眼”，就是学会用心理学的原理和视角来归纳总结人的行为表现。

最简单就是做到察言，观色。

其实洞察力其实更多的是参杂了分析和判断的能力，可以说洞察力是一种综合能力。

2.是想象力。

想象力是在你头脑中创造一个念头或思想画面的能力。

在创造性想象中，你运用你的想象力去创造你希望去实现的一件事物的清晰形象，接着，你继续不断地把注意力集中在这个思想或画面上，给予它以肯定性的能量，直到最后它成为客观的现实。

想象力的伟大是我们人类,能比其他物种优秀的根本原因。

因为有想象力，我们才能创造发明，发现新的事物定理。

如果没有想象力我们人类将不会有任何发展与进步。

爱因斯坦之所能发现相对论,就是因为他能经常保持童真的想象力。

牛顿能从苹果落地,而想象到万有引力这一个科学的重大发现都是因为有了想象力。

3.是创新胆识。

创新不容易，第一，创新意味着改变，所谓推陈出新、气象万新、焕然一新，无不是诉说着一个“变”字；第二，创新意味着付出，因为惯性作用，没有外力是不可能有改变的，这个外力就是创新者的付出；第三，创新意味着风险，从来都说一份耕耘一份收获，而创新的付出却可能收获一份失败的回报。

创新确实不容易，所以总是在创新前面加上“积极”、“勇于”、“大胆”之类的形容词。

　　因为创新不容易，所以创新成为人才的一大特征，也就有了创新人才的问题。

那么，创新人才除了专业知识及技能外，要具备什么个性心理特征呢？

首先，要有自信，相信自己有能力改变；其次，要有激情，为实现目标不懈奋斗；再次，要担责任，控制失败风险和勇于承担失败后果。

　　在培养人才创新本领的时候，不能忽略创新心理的培养。

自信心不足，点子不能成为行动，行动不能得到坚持；缺乏激情，创新没有动力，思维会僵化，行动会迟缓；没有责任心，创新风险容易失控，即便成功可能也难取得持续进步。

4.是有超前意识和务实态度。

务实是一种工作态度，也可以说是一种精神状态，同时也是构成城市精神的内在通用元素。

如果我们把城市精神比喻成一座大厦，那么，我们每一个城市人务实的工作态度，就是这座大厦的一块块基石。

一个城市需要有一种精神，但这种精神不能只是对城市思想的总结和概括，更不是文字的创作和提炼，它应该是一个城市的理想或憧憬。

城市精神的产生过程，就是一个城市历史的发展过程。

城市精神来自人民的伟大创造，并将随着人民的创造不断趋于完美。

七、沟通能力

秘书工作者的沟通能力是通过一定的渠道，将信息发送给接收者，并寻求反馈以达到相互理解的能力，秘书工作本身就是桥梁和纽带，起到联系领导和基层工作的重要作用。

秘书工作者要善于和领导沟通，领会领导的意图，又要善于和基层干部沟通，准确传达党和政府的政策，措施以及领导的意见，及时将基层的信息传达到上级和领导那里，进行有效地沟通。

秘书工作者的沟通能力主要有以下三个要求构成：

1.是信息表达能力。

2.是理解他人的能力。

3.是交往能力。

八、决策能力

秘书工作者的决断能力是指按照最优化的要求，从若干准备实施的方案中选择行动对策，能通过实施以达到一定的目标能力。

从一定程度上来讲，领导就是决策秘书在其工作中，为领导决策提供服务，本身也涉及大量决策能力。

秘书工作者的决断能力主要有以下四方面构成

1.是价值分析能力。

2.是态势诊断能力。

3.是科学预测能力。

4.是制定对策能力。

九、应对突发事件的能力

秘书工作者应对突发事件的能力，是预知和有效处理突发事件的能力，突发事件对各级政府和各级领导都是有害的冲击，秘书应该成为这种冲击的有效的缓冲。

秘书工作者应对突发事件的能力主要有以下三方面构成

1.是有效掌握有关信息，及时扑捉带有倾向性，潜在性问题，制定可行性预案，争取把问题解决在萌芽状态的能力。

2.是面对突发事件时，保持清醒头脑，对事件进行科学分析，密切掌握事态发展情况的能力。

3.是应对突发事件中的准确判断，果断行动能力和及时整合各种资源，有序应对突发事件的能力。

十、心理调试能力

秘书工作者的心理调试能力，指利用一定的方法，通过特定的途径，调节自己的心理，使之适应外在的变化和环境，保持心里平衡，健康的能力，秘书工作具有工作强度大，责任大的特点。

秘书工作者的心理调试能力主要有以下三个方面构成

1.是保持心理正常张力，以适应现实工作环境，人际环境的能力

2.是缓解，调节自己在处理日常事务，公共生活，社会交往行为中产生的心理压力和精神紧张状态，保持心理健康的能力。

3.是心理调试中选择某种途径和掌握运用一定方法的能力。

总之，提升心理调试能力，秘书工作工作强度大、责任大，加班加点是经常有的事情，这对于秘书工作的心里承受能力提出了更高的要求，需要有自我心里调适的本领，调准心态。

心理调适能力，指运动一定的方式方法，通过某些特定的途径，自我调节自己的心理，以适应外在变化和环境，保持心理平衡、健康的能力。

首先要保持正常的心里状态，摆正自己的位置，适应工作环境、人际环境，克服烦躁情绪。

其次要善于放松自己，选择适合自己的某种途径或方式，释放自己在日常工作中所产生的心里压力和精神紧张状态，保持心里健康。

结论：

综上所述：

秘书工作者应具备全方面能力，不是一朝一夕就具备的。

需要广大秘书工作着不断学习，勇于实践，善于总结经验教训，在工作中不断提高。

当然也不能盲目地去学习，而是要有计划有目的的去学习和规划自己，做到踏踏实实一步一个脚印的去争取，不要太过主观，我们的工作是一群人在一起计划战斗，讲求的团队合作，每个人有不同的工作职责，尽力做好本职工作。

企业秘书必须用自身优势，发挥自己能力，以周密的思维，严细的作风，勤奋的状态，渊博的学识，出色的才华，履行岗位职责，切实发挥联系左右，协调内外，沟通上下的枢纽作用，为领导和企业辅助好，服务好。

为企业奉献青春和才华，在工作的同时实现自身的价值。

在期间要做到与时俱进，根据社会的不断变化来调整自己的思想和理念，学会创新。

一个创新的思想贯穿着一个企业，以基层员工至高的层领，因此我们要摒弃一成不变的腐朽思维，最后让我们为企业的发展和民族的发展而努力风斗，奉献青春。