考勤使用说明文档格式.docx

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第一节部门列表65

第二节员工列表66

第三节隐藏/显示列表67

第四节新增/录入67

第五节修改68

第六节删除68

第七节审核/取消审核68

第八节保存、取消68

第九节打印69

第十节导出71

第十一节查询73

第十二节退出74

第十三节界面窗口最大化、还原75

第十四节快速查询75

第十五节表格数据75

第十六节页数77

第十七节表格设置77

［第十章］软件问答81

第一节适用的操作系统81

第二节适用的浏览器81

第三节浏览器必需的设置81

第四节适用的语言和扩展语言包81

第五节软件服务已经启动,远程无法访问81

第六节杀毒软件提示危险进程82

第七节考勤规则、班次指定方法82

第八节发卡器端口83

第九节按部门录入与按人员录入方法83

第十节修改排班83

第十一节如何为员工录入指纹或卡片84

［第一章］概述

考勤门禁一卡通管理系统，是基于企业网（Intranet）拓扑架构的网络（WEB）服务系统软件。

软件依托于网页浏览器（IE6.0以上，Firefox2.0）为载体，为中小型企业提供日常的考勤管理和维护等功能。

软件系统支持Access，MSSQLServer两种数据库，采用免安装的绿色软件模式，可以方便快捷的建立局域网络拓扑架构，可以实现广域网的远程访问和管理功能。

软件可以在（中，英，繁）语言模式下随意转换，轻松实现多语言版本。

软件适用操作系统：

win98/win2000/win2003/winXP

软件适用浏览器：

IE6.0/IE7.0/Firefox2.0

浏览器需支持功能：

Javascript脚本，允许Cookies以及支持XMLDOM

数据库支持范围：

200人以下的可以使用access数据库，200人以上的建议使用MSSQL数据库。

更多注意事项请参阅（软件问答）

软件登录界面：

软件管理模式分为：

管理员登录和普通员登录工两种模式。

管理员模式，分为超级管理员和部门管理员（使用各自的管理帐号登录）。

管理员模式具备管理多级部门和使用菜单各种权限（新增，修改，删除，审核，取消审核，定义，维护）的功能。

系统默认管理员（super，admin，user）分别具有不同的管理权限。

（super默认密码123456其他为空）详见（管理员定义）

普通员工模式，使用员工的工号做为登录帐号，员工考勤密码做为登录密码。

具有查看本人考勤信息以及申请请假，加班等个人权限功能。

其权限定义使用Guest管理帐号。

（员工帐号默认密码为空）

软件使用按月登录的方式，对排班，数据分析和生成月报表等功能实行按月管理的模式。

软件主界面：

软件功能菜单共分为：

系统定义，基础资料，单据录入，考勤排班/报表，设备管理，系统管理，升级/帮助等七大功能模块。

系统定义包含：

全局定义，考勤规则定义，节假日定义，假类定义，班次定义，规律班次定义，门禁规则定义等功能。

基础资料包含：

部门管理，人员维护，离职管理，卡片管理和指纹管理等功能。

单据录入包含：

补出勤，公出/请假录入，加班录入，调班，审核中心等功能。

考勤排班/报表包含：

排班，数据分析，考勤日报表，刷卡记录/拍照查询，异常记录查询，个人月汇总表，部门汇总表和月汇总表等功能。

设备管理包含：

设备定义，设备通讯以及为设备指定人员等功能。

系统管理包含：

管理员定义，密码修改，日志查看，备份恢复数据库，过期数据处理等功能。

升级/帮助包含：

在线升级，帮助，版本信息，重新登录，退出等功能。

基本流程：

第一次使用软件的基本操作流程。

1.初级使用：

全局定义→部门管理→员工维护→设备定义→设备通讯（写入档案/照片/指纹）

2.班次管理：

考勤规则定义→班次定义/规律班次定义→人员维护（指定默认班次）/排班

3.统计结果：

设备通讯（读取记录）→数据分析→考勤日报表/个人汇总表→生成月报表

其他解释：

各个功能菜单的权限可以在，管理员定义中进行设置。

没有查看权限的菜单，会显示成灰色，并处于不可用的状态。

软件语言切换可以在菜单条右侧的语言项直接选择即可生效。

登录月账套的起始日期可以在全局定义中进行设定，系统会自动将月结束日期延时到下个月的起始日期之前。

员工登录的密码可以在人员维护里进行设置。

也可以员工自行登录系统，使用密码修改功能。

［第二章］系统定义

全局定义，考勤规则定义，节假日定义，假类定义，班次定义，规律班次定义，门禁规则定义等七大功能。

主要是对系统整体的考勤规范进行诠释和设定。

第一节全局定义

全局定义：

用来设置软件中，全局信息的默认值。

全局定义界面：

a）公司名称：

使用软件所属的公司名称，软件中所有显示公司名称时使用的统一内容。

b）公司编号：

公司所有资料编号的统一前缀，目前固定为“001”，不允许修改。

c）默认考勤规则：

公司新进人员时为新人员默认指定的考勤规则，该值将在每次修改以后新增人员时开始生效。

用户使用［员工维护］的导入功能添加员工时，也会使用该值为默认规则。

该值的内容是来自［考勤规则定义］。

d）默认考勤班次：

公司新进人员时为新人员默认排的班次，该值将在每次修改以后新增人员时开始生效。

用户使用［员工维护］的导入功能添加员工时，也会使用该值为默认班次。

该值内容是来自［班次定义］。

e）每月开始日期：

设置月账套的开始日期，如果我们选择5则代表考勤从本月5号到下月4号作为1个月。

会在排班，数据分析，数据录入和报表的日期选择中用到。

如下图分析日期的开始是本月5号，结束日期是下月4号。

f）系统日期格式：

设置软件内部使用的日期格式，设置后系统里出现选择日期的地方会以设置的格式显示。

如当前设置的显示格式是yyyy/mm/dd则日期显示为2008/01/05。

g）报表符号：

我们可以在这里设置报表中常规内容的符号，该符号会在符号字段中显示。

h）保存：

点击该按钮，系统会保存所做的修改，并即时生效修改的设置。

i）返回：

退出当前操作，不保存修改内容。

第二节考勤规则定义

考勤规则定义：

根据企业的考勤制度，建立各种不同的考勤规范，指定给相应的员工。

考勤规则包含：

正常出勤班次，自动套班和启用按键三种类型。

分别适用于考勤有规律，考勤不规律但在不同的时间段可任意上班，以及考勤强制按键等三种考勤管理方式。

考勤规则定义界面：

（界面中的选项需要点击［新增/修改］后才能使用）

a）规则名称，编号：

是用于区别考勤规则的标识。

规则类型：

正常出勤班次：

适用于上班时间固定，上班日期规律的企事业单位使用。

使用该类型的员工一天只上一个班次。

自动套班：

适用于上班时间不固定，且一天可以上几个待选班次中的任意一个班次的企事业单位使用，使用该类型可以指定若干个待选班次。

待选班次的起止时间不能相互重叠。

且指定为该类型的员工不可进行排班。

（排班无效）

启用按键：

适用于对上下班时间不确定，但可以严格管理上下班考勤方式的企事业单位，使用该类型，在上下班时，需要按考勤机上的上下班按钮进行考勤，系统根据按键的类型区分上班时间和下班时间。

b）基本设置－基本参数（单位：

分钟）界面：

上班允许提前：

允许员工早于上班时间，提前考勤的分钟数。

如：

08：

00上班，允许提前120分钟，则员工有效上班时间为06：

00－08：

00。

迟到多长忽略：

规定员工在上班时间过后多少分钟内考勤不记为迟到。

00上班，迟到0分钟忽略，则员工08：

01考勤统计为迟到。

迟到多长算缺勤：

设定统计员工迟到的时间范围，晚于这个范围则该次上班记为缺勤。

00上班，迟到0分钟忽略，迟到120分钟算缺勤，则员工在08：

00－10：

00之间考勤记为迟到，10：

00之后考勤记为缺勤。

下班允许拖后：

允许员工在下班时间过后，拖后考勤的分钟数。

17：

00下班，允许拖后120分钟，则员工有效下班时间为17：

00－19：

早退多长忽略：

规定员工在下班前多少分钟内考勤不记为早退。

00下班，早退0分钟忽略，则员工16：

59考勤统计为早退。

早退多长算缺勤：

设定统计员工早退的时间范围，早于这个范围则该次下班记为缺勤。

00下班，早退0分钟忽略，早退120分钟算缺勤，则员工在15：

00－17：

00之间考勤记为迟到，15：

00之前考勤记为缺勤。

最小刷卡间隔：

数据分析时分辨重复考勤的时间间隔，即在一次考勤之后的间隔分钟内再次考勤统记为一次。

如最小刷卡间隔10分钟，员工在08：

00考勤，则该员工在08：

10之内再次刷卡，则分析时只计为一次考勤。

加班多长忽略：

在员工所指定的班次中有计算加班的，通过该值设定员工加班满足多少分钟后开始计算为加班，加班时间从正常上下班时间开始计算。

以该员工允许下班加班为例：

00下班，允许加班到20：

00，加班30分钟忽略，该员工在17：

29考勤，则分析后该员工因为加班不满30分钟而被忽略掉，倘若该员工17：

30考勤，则分析后该员工的加班时间为30分钟，

外出多长忽略：

设定员工在工作时间内外出多少分钟可以忽略不计。

00员工已经上班，8：

30员工考勤外出，8：

40员工考勤返回，若外出10分钟忽略，则该员工在分析后的外出统计为0分钟，若外出0分钟忽略，则分析后的外出结果为10分钟。

c）基本设置－出勤日界面：

选择一周中需要正常上班的日子，休息日不选。

对于自动套班类型的需要全选。

举例：

如上图的勾选则在报表中表示星期一到星期五是正常上班时间，星期六、星期日是休息日。

d）基本设置－刷卡设置

上班可不刷：

勾选后上班可以不考勤。

一天四次考勤的勾选后上午和下午上班都不需考勤。

下班可不刷：

勾选后下班可以不考勤。

一天四次考勤的勾选后上午和下午下班都不需考勤。

任刷一次：

勾选后在工作时间内任意考勤一次，就算当天出全勤。

员工在08：

00正常上班，则该员工只需在时间范围内任刷一次卡即可。

e）扩展选项－周日/假日设置

周日/假日加班开始取时方式包含：

“刷卡时间”和“刷卡和上班较晚时间”两种方式。

举例说明：

公司平时08：

00上班，员工周日/假日要来加班，

刷卡时间：

若员工在07：

00刷卡则加班开始时间就是07：

00，09：

00刷卡则加班开始时间是09：

00

刷卡和上班较晚时间：

00刷卡则加班开始时间就是08：

00，员工09：

周日/假日加班结束取时方式包含：

“刷卡时间”和“刷卡和下班较晚时间”两种方式。

举例参照周日/假日加班开始取时方式。

周日算加班：

设置是否计算周日加班。

在休息日考勤的自动计算为周日加班，加班的时间范围和应考勤次数要根据：

有排班的以排班的班次为准，没有排班的以默认指定的班次为准。

节假日算加班：

设置是否计算节假日加班。

有加班[早/晚]时可不刷上/下班：

有早/晚加班的情况时，上班/下班是否可以免考勤。

即：

早加班与上班合为一次考勤，下班与晚加班合为一次考勤。

f）扩展选项－其他设置

当天最长可工作到：

企业一个工作日的最长截止时间。

应比规定时间稍长一些。

员工当天最长可工作到25：

00，则该员工在第二天01：

00的考勤记录，将作为前一天的记录参与分析。

单条外出记录时自动补齐时间：

当人员外出只有一个外出或返回的时候，是否从当天的记录中，选择之后或之前最接近的一条记录做为返回或外出的记录。

员工在14：

00外出没有返回，但该员工在14：

30，15：

00都刷卡了则系统会取14：

30点作为外出结束。

如果该员工只在17：

00下班的时候刷了卡，则系统即会把17：

00这次做为返回也会做为下班记录。

反之只有返回的时候判断类似。

g）扩展选项－套班设置（只有类型是自动套班的时候才有此项目）

每天最多班次数：

使用自动套班的员工，每天可以上的班次数。

该值默认为1次。

是否遍历：

设置系统在查找到符合的班次后，是否要继续查找剩下的班次，以便找到更合适的班次。

选中该项后会增加分析的时间。

第三节节假日定义

节假日定义：

用来设定企业节假日放假的时间范围。

节假日范围包含开始年月日和结束年月日。

企业要统计节假日加班，必须先定义节假日时间范围。

节假日定义界面：

节假日定义界面分为：

新增，修改，删除，打印，导出，查询以及退出和最大化等功能。

各个功能的操作方法与功能介绍，请参照［工具栏的介绍］

新增/修改界面：

新增界面输入内容为：

节日名称，节日编号，节日开始日期，节日结束日期。

内容填写完毕后，点击保存按钮即可完成新增。

基本内容：

在基本内容里输入节日名称、节日编号。

节日编号不能与已有的节日编号重叠，不能输入特殊字符。

节日开始日期：

设置节假日的开始日期和开始时间。

节日结束日期：

设置节假日的结束日期和开始时间。

开始日期不能大于结束日期。

继续添加：

只有在修改界面，才能使用按钮，点击会继续新增节假日。

读取记录移动按钮：

可前移，后移，该功能只在修改时有效，可方便查找到要修改的记录。

在移动到本页尾部/首部的时候，若后/前还有页码，将自动翻页。

第四节假类定义

假类定义：

定义各种异常录入使用的请假外出类型，及其在考勤报表中的结果分类和符号。

假类定义界面：

假类名称：

各种假类的名称。

假类编号：

区分假类的编号，不可与已有的编号重叠。

是否算为出勤：

是否将该假类最终的结果，加到实际出勤的结果中，此功能只建议类型为外出的假类选择使用。

报表显示符号：

在报表中此类假的显示符号。

选择类型：

外出、按键外出、有薪假、无薪假。

外出：

将该类型的假类结果，统计到报表中的［外出］表格中。

按键外出：

将该类型的假类结果，统计到报表中的［按键］表格中。

有薪假：

将该类型的假类结果，统计到报表中的［有薪假］表格中。

无薪假：

将该类型的假类结果，统计到报表中的［无薪假］表格中。

读取记录移动按钮：

：

首条记录，

上一条记录，

下一条记录，

最后一条记录。

第五节班次定义

班次定义：

根据企业的考勤制度，设置员工的考勤时间和考勤方式，以及统计计算用的结果等内容。

班次定义主界面：

班次定义新增/修改界面：

a）基本内容：

班次名称：

班次使用的名称。

类型：

包含白班，中班，夜班和其他四种类型，分别对应报表中实际出勤的四列表格，班次为哪种类型，就会将最终结果填到相对应的表格中。

编号：

区别于其他班次的标识，不可与其他班次的编号重叠。

符号：

班次在报表中显示的符号。

b）上午设置：

上班时间：

上午的上班时间，支持跨天（48小时制）。

签到算：

上午正常上班统计为多少分钟。

（也可理解为，上午上班未考勤扣除多少分钟）。

下班时间：

上午的下班时间，支持跨天（48小时制）。

上午正常下班统计为多少分钟。

（也可理解为，上午下班未考勤扣除多少分钟）。

c）中午设置：

不用刷卡：

规定［上午下班］和［下午上班］不需要考勤。

必须刷卡：

规定［上午下班］和［下午上班］必须考勤。

轮流休息：

规定［上午下班］和［下午上班］之间，最长可以休息［可休息］设置的时间，且在休息前后必须考勤。

可休息：

指定［轮流休息］考勤休息间隔的最长分钟数。

d）下午设置：

下午的上班时间，支持跨天（48小时制）。

下午正常上班统计为多少分钟。

（也可理解为，下午上班未考勤扣除多少分钟）。

下午的下班时间，支持跨天（48小时制）。

下午正常下班统计为多少分钟。

（也可理解为，下午下班未考勤扣除多少分钟）。

高级设置界面：

该项设置用来满足一些特殊情况的使用。

a）上午设置：

上班下班都未刷扣：

整个上午都未考勤时，系统计算为旷工的分钟数。

（上午只需一次考勤的，该值应与［签到算］相同，上午需两次考勤的，则该值只在两次都未考勤时有效）。

计算加班：

选择该项后，上午上班之前考勤的计算为加班。

上班前加班开始时间：

设置提前上班算加班的开始考勤时间。

该值应该小于上午上班时间。

如果考勤规则中，选择了［有加班[早/晚]时可不刷上/下班］，则加班和上班只需考勤一次即可，且加班结束时间为规定的上午上班时间。

如果未选择，则需要考勤两次，即加班开始一次，上班开始（即加班结束）一次。

规定上班时间08：

00，计算加班，加班开始时间为06：

00，考勤规则中，加班多长忽略为30分钟，且选择了有加班[早/晚]时可不刷上/下班，则员工于07：

00考勤时，算为早加班60分钟，上班已考勤，若7：

40考勤时，因加班时间小于30分钟，所以加班为0分钟，上班已考勤。

如果未选择有加班[早/晚]时可不刷上/下班，则员工于07：

00考勤时，算为加班60分钟，上班未考勤。

若该员工又于7：

40再次考勤，则加班为40分钟，上班已考勤。

b）下午设置：

整个下午都未考勤时，系统计算为旷工的分钟数。

（下午只需一次考勤的，该值应与［签到算］相同，下午需两次考勤的，则该值只在两次都未考勤时有效）。

选择该项后，下午下班之后考勤的计算为加班。

下班后加班结束时间：

设置拖后下班算加班的结束考勤时间。

该值应该大于下午下班班时间。

如果考勤规则中，选择了［有加班[早/晚]时可不刷上/下班］，则下班和加班只需考勤一次即可，且加班开始时间为规定的下午下班时间。

如果未选择，则需要考勤两次，即下班结束（即加班开始）一次，加班结束一次。

规定下班时间17：

00，计算加班，加班结束时间为20：

00，考勤规则中，加班多长忽略为30分钟，且选择了有加班[早/晚]时可不刷上/下班，则员工于18：

00考勤时，算为晚加班60分钟，下班已考勤，若17：

20考勤时，因加班时间小于30分钟，所以加班为0分钟，下班已考勤。

如果未选择有加班[早/晚]时可不刷上/下班，则员工于17：

40考勤时，算为下班，加班0分钟。

若该员工又于18：

40再次考勤，则加班为60分钟，下班已考勤。

c）总工时设置：

应出勤：

在报表中的［应出勤］表格列中显示的值，该值只用来显示不参与计算。

计算用总工时：

系统用来计算实际出勤时间使用的总值。

实际出勤的时间＝总工时－整个工作日未刷扣的值，（负数时为0）。

旷工时间＝总工时－实际出勤的时间。

第六节规律班次定义

规律班次定义：

将班次定义中建立的班次，按照一定的规律，组织成一个班次组。

方便在排班时使用。

规律班次定义界面：

规律名称：

规律班次使用的名称。

周期单位：

规律班次使用的周期单位，包括：

天、周（7天）、月（31天）。

当周期单位为天时，后面的天数框的值可以修改，最小是1最大31，周和月都是固定天数。

天数：

设置的周期数。

b）班次规律：

根据周期数，生成相应的班次选择框。

一个选择框代表一天。

（对于按周来循环的规律班次，选择框前的数字就代表星期几，如：

01就是星期一，07就是星期天）

定义一个以10天为一个周期的规律班次，在班次规律中的

表示，第一天需上“白班早”班次。

排班时，第一天对应着01，第十天对应着10。

第十一天再从01开始，依次循环。

若以周为单位，则排班时是以日期的星期来对应的。

即01对应星期一，07对应星期日，依次循环。

若以月为单位，则排班是以日份来对应的，即01对应该月的一号。

31对应该月的31号，依次循环。

第七节门禁规则定义

门禁规则定义：

规定考勤机，可以［开/关］门的时间范围。

（一个规则最多可以包含5个时段，［新增/修改］时段的时候，必须先［保存/取消］当前的操作，才能继续操作其他时段。

）

门禁规则定义界面：

规则名称：

门禁规则的名称

规则编号：

门禁规则的编号，不可与已有的编号重叠。

有效日期：

设定门禁时段的，有效的开始日期和结束日期。

每年有效月：

设置门禁时段的，每年有效的月份。

如上图，时段在每年的2月到10月是有效的。

每月有效日：

设置门禁时段的，每月有效的日份。

如上图，时段在每月的1日到29日是有效的。

每周有效日：

设置门禁时段的，每周有效的星期。

如上图，时段在每周的星期一到星期六是有效的。

每日有效时间：

设置门禁时段的，每天有效的时间范围。

如上图，时段在每天的00：

00到23：

59是有效的。

扩展内容：

指定有效时段内开一次门，需要满足的考勤人数。

即有多少人考勤成功开门一次，人数不够时不开门，默认值为1。

［第三章］基础资料

第一节部门管理

部门管理：

部门管理是基础资料管理的重要组成部分，具有新增，修改，删除等管理功能。

注：

（删除，移动部门将会影响整个基础资料的构造和部门内部的人员信息，请慎用。

部门管理主界面：

部门管理新增/修改界面：

部门名称：

输入部门的名称。

部门序号：

系统将自动生成不能修改。

b）扩展内容：

上级部门：

为当前部门指定一个上级部门，若更改上级部门，则该部门及其下属部门将集体移动到指定的部门下。

（注：

不能将当前部门的下属部门，做为其上级部门。

部门顺序：

指定部门在同级部门中的排列顺序。

顺序编号从0开始，当指定的编号已被其他部们使用时，当前部门会替换至该位置，而其他部们则会依次向后移动一位，即部门顺序加一。

名称格式：

指定部门名称在报表中的显示格式。

名称格式共分为，正数，负数和0三种格式。

名称格式

说明

举例（以软件部为当前部门）

正数

从0开始每次+1，就会显示从其上级部门到当前部门的名称。

名称格式=1，显示为：

研发部－软件部

名称格式=2，显示为：

默认公司－研发部－软件部

只显示当前部门的名称

名称格式=0，显示为：

软件部。

负数

从-1开始每次-1，就会显示从总公司根部门到下级部门