考勤使用说明文档格式.docx
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第一节部门列表65
第二节员工列表66
第三节隐藏/显示列表67
第四节新增/录入67
第五节修改68
第六节删除68
第七节审核/取消审核68
第八节保存、取消68
第九节打印69
第十节导出71
第十一节查询73
第十二节退出74
第十三节界面窗口最大化、还原75
第十四节快速查询75
第十五节表格数据75
第十六节页数77
第十七节表格设置77
[第十章]软件问答81
第一节适用的操作系统81
第二节适用的浏览器81
第三节浏览器必需的设置81
第四节适用的语言和扩展语言包81
第五节软件服务已经启动,远程无法访问81
第六节杀毒软件提示危险进程82
第七节考勤规则、班次指定方法82
第八节发卡器端口83
第九节按部门录入与按人员录入方法83
第十节修改排班83
第十一节如何为员工录入指纹或卡片84
[第一章]概述
考勤门禁一卡通管理系统,是基于企业网(Intranet)拓扑架构的网络(WEB)服务系统软件。
软件依托于网页浏览器(IE6.0以上,Firefox2.0)为载体,为中小型企业提供日常的考勤管理和维护等功能。
软件系统支持Access,MSSQLServer两种数据库,采用免安装的绿色软件模式,可以方便快捷的建立局域网络拓扑架构,可以实现广域网的远程访问和管理功能。
软件可以在(中,英,繁)语言模式下随意转换,轻松实现多语言版本。
软件适用操作系统:
win98/win2000/win2003/winXP
软件适用浏览器:
IE6.0/IE7.0/Firefox2.0
浏览器需支持功能:
Javascript脚本,允许Cookies以及支持XMLDOM
数据库支持范围:
200人以下的可以使用access数据库,200人以上的建议使用MSSQL数据库。
更多注意事项请参阅(软件问答)
软件登录界面:
软件管理模式分为:
管理员登录和普通员登录工两种模式。
管理员模式,分为超级管理员和部门管理员(使用各自的管理帐号登录)。
管理员模式具备管理多级部门和使用菜单各种权限(新增,修改,删除,审核,取消审核,定义,维护)的功能。
系统默认管理员(super,admin,user)分别具有不同的管理权限。
(super默认密码123456其他为空)详见(管理员定义)
普通员工模式,使用员工的工号做为登录帐号,员工考勤密码做为登录密码。
具有查看本人考勤信息以及申请请假,加班等个人权限功能。
其权限定义使用Guest管理帐号。
(员工帐号默认密码为空)
软件使用按月登录的方式,对排班,数据分析和生成月报表等功能实行按月管理的模式。
软件主界面:
软件功能菜单共分为:
系统定义,基础资料,单据录入,考勤排班/报表,设备管理,系统管理,升级/帮助等七大功能模块。
系统定义包含:
全局定义,考勤规则定义,节假日定义,假类定义,班次定义,规律班次定义,门禁规则定义等功能。
基础资料包含:
部门管理,人员维护,离职管理,卡片管理和指纹管理等功能。
单据录入包含:
补出勤,公出/请假录入,加班录入,调班,审核中心等功能。
考勤排班/报表包含:
排班,数据分析,考勤日报表,刷卡记录/拍照查询,异常记录查询,个人月汇总表,部门汇总表和月汇总表等功能。
设备管理包含:
设备定义,设备通讯以及为设备指定人员等功能。
系统管理包含:
管理员定义,密码修改,日志查看,备份恢复数据库,过期数据处理等功能。
升级/帮助包含:
在线升级,帮助,版本信息,重新登录,退出等功能。
基本流程:
第一次使用软件的基本操作流程。
1.初级使用:
全局定义→部门管理→员工维护→设备定义→设备通讯(写入档案/照片/指纹)
2.班次管理:
考勤规则定义→班次定义/规律班次定义→人员维护(指定默认班次)/排班
3.统计结果:
设备通讯(读取记录)→数据分析→考勤日报表/个人汇总表→生成月报表
其他解释:
各个功能菜单的权限可以在,管理员定义中进行设置。
没有查看权限的菜单,会显示成灰色,并处于不可用的状态。
软件语言切换可以在菜单条右侧的语言项直接选择即可生效。
登录月账套的起始日期可以在全局定义中进行设定,系统会自动将月结束日期延时到下个月的起始日期之前。
员工登录的密码可以在人员维护里进行设置。
也可以员工自行登录系统,使用密码修改功能。
[第二章]系统定义
全局定义,考勤规则定义,节假日定义,假类定义,班次定义,规律班次定义,门禁规则定义等七大功能。
主要是对系统整体的考勤规范进行诠释和设定。
第一节全局定义
全局定义:
用来设置软件中,全局信息的默认值。
全局定义界面:
a)公司名称:
使用软件所属的公司名称,软件中所有显示公司名称时使用的统一内容。
b)公司编号:
公司所有资料编号的统一前缀,目前固定为“001”,不允许修改。
c)默认考勤规则:
公司新进人员时为新人员默认指定的考勤规则,该值将在每次修改以后新增人员时开始生效。
用户使用[员工维护]的导入功能添加员工时,也会使用该值为默认规则。
该值的内容是来自[考勤规则定义]。
d)默认考勤班次:
公司新进人员时为新人员默认排的班次,该值将在每次修改以后新增人员时开始生效。
用户使用[员工维护]的导入功能添加员工时,也会使用该值为默认班次。
该值内容是来自[班次定义]。
e)每月开始日期:
设置月账套的开始日期,如果我们选择5则代表考勤从本月5号到下月4号作为1个月。
会在排班,数据分析,数据录入和报表的日期选择中用到。
如下图分析日期的开始是本月5号,结束日期是下月4号。
f)系统日期格式:
设置软件内部使用的日期格式,设置后系统里出现选择日期的地方会以设置的格式显示。
如当前设置的显示格式是yyyy/mm/dd则日期显示为2008/01/05。
g)报表符号:
我们可以在这里设置报表中常规内容的符号,该符号会在符号字段中显示。
h)保存:
点击该按钮,系统会保存所做的修改,并即时生效修改的设置。
i)返回:
退出当前操作,不保存修改内容。
第二节考勤规则定义
考勤规则定义:
根据企业的考勤制度,建立各种不同的考勤规范,指定给相应的员工。
考勤规则包含:
正常出勤班次,自动套班和启用按键三种类型。
分别适用于考勤有规律,考勤不规律但在不同的时间段可任意上班,以及考勤强制按键等三种考勤管理方式。
考勤规则定义界面:
(界面中的选项需要点击[新增/修改]后才能使用)
a)规则名称,编号:
是用于区别考勤规则的标识。
规则类型:
正常出勤班次:
适用于上班时间固定,上班日期规律的企事业单位使用。
使用该类型的员工一天只上一个班次。
自动套班:
适用于上班时间不固定,且一天可以上几个待选班次中的任意一个班次的企事业单位使用,使用该类型可以指定若干个待选班次。
待选班次的起止时间不能相互重叠。
且指定为该类型的员工不可进行排班。
(排班无效)
启用按键:
适用于对上下班时间不确定,但可以严格管理上下班考勤方式的企事业单位,使用该类型,在上下班时,需要按考勤机上的上下班按钮进行考勤,系统根据按键的类型区分上班时间和下班时间。
b)基本设置-基本参数(单位:
分钟)界面:
上班允许提前:
允许员工早于上班时间,提前考勤的分钟数。
如:
08:
00上班,允许提前120分钟,则员工有效上班时间为06:
00-08:
00。
迟到多长忽略:
规定员工在上班时间过后多少分钟内考勤不记为迟到。
00上班,迟到0分钟忽略,则员工08:
01考勤统计为迟到。
迟到多长算缺勤:
设定统计员工迟到的时间范围,晚于这个范围则该次上班记为缺勤。
00上班,迟到0分钟忽略,迟到120分钟算缺勤,则员工在08:
00-10:
00之间考勤记为迟到,10:
00之后考勤记为缺勤。
下班允许拖后:
允许员工在下班时间过后,拖后考勤的分钟数。
17:
00下班,允许拖后120分钟,则员工有效下班时间为17:
00-19:
早退多长忽略:
规定员工在下班前多少分钟内考勤不记为早退。
00下班,早退0分钟忽略,则员工16:
59考勤统计为早退。
早退多长算缺勤:
设定统计员工早退的时间范围,早于这个范围则该次下班记为缺勤。
00下班,早退0分钟忽略,早退120分钟算缺勤,则员工在15:
00-17:
00之间考勤记为迟到,15:
00之前考勤记为缺勤。
最小刷卡间隔:
数据分析时分辨重复考勤的时间间隔,即在一次考勤之后的间隔分钟内再次考勤统记为一次。
如最小刷卡间隔10分钟,员工在08:
00考勤,则该员工在08:
10之内再次刷卡,则分析时只计为一次考勤。
加班多长忽略:
在员工所指定的班次中有计算加班的,通过该值设定员工加班满足多少分钟后开始计算为加班,加班时间从正常上下班时间开始计算。
以该员工允许下班加班为例:
00下班,允许加班到20:
00,加班30分钟忽略,该员工在17:
29考勤,则分析后该员工因为加班不满30分钟而被忽略掉,倘若该员工17:
30考勤,则分析后该员工的加班时间为30分钟,
外出多长忽略:
设定员工在工作时间内外出多少分钟可以忽略不计。
00员工已经上班,8:
30员工考勤外出,8:
40员工考勤返回,若外出10分钟忽略,则该员工在分析后的外出统计为0分钟,若外出0分钟忽略,则分析后的外出结果为10分钟。
c)基本设置-出勤日界面:
选择一周中需要正常上班的日子,休息日不选。
对于自动套班类型的需要全选。
举例:
如上图的勾选则在报表中表示星期一到星期五是正常上班时间,星期六、星期日是休息日。
d)基本设置-刷卡设置
上班可不刷:
勾选后上班可以不考勤。
一天四次考勤的勾选后上午和下午上班都不需考勤。
下班可不刷:
勾选后下班可以不考勤。
一天四次考勤的勾选后上午和下午下班都不需考勤。
任刷一次:
勾选后在工作时间内任意考勤一次,就算当天出全勤。
员工在08:
00正常上班,则该员工只需在时间范围内任刷一次卡即可。
e)扩展选项-周日/假日设置
周日/假日加班开始取时方式包含:
“刷卡时间”和“刷卡和上班较晚时间”两种方式。
举例说明:
公司平时08:
00上班,员工周日/假日要来加班,
刷卡时间:
若员工在07:
00刷卡则加班开始时间就是07:
00,09:
00刷卡则加班开始时间是09:
00
刷卡和上班较晚时间:
00刷卡则加班开始时间就是08:
00,员工09:
周日/假日加班结束取时方式包含:
“刷卡时间”和“刷卡和下班较晚时间”两种方式。
举例参照周日/假日加班开始取时方式。
周日算加班:
设置是否计算周日加班。
在休息日考勤的自动计算为周日加班,加班的时间范围和应考勤次数要根据:
有排班的以排班的班次为准,没有排班的以默认指定的班次为准。
节假日算加班:
设置是否计算节假日加班。
有加班[早/晚]时可不刷上/下班:
有早/晚加班的情况时,上班/下班是否可以免考勤。
即:
早加班与上班合为一次考勤,下班与晚加班合为一次考勤。
f)扩展选项-其他设置
当天最长可工作到:
企业一个工作日的最长截止时间。
应比规定时间稍长一些。
员工当天最长可工作到25:
00,则该员工在第二天01:
00的考勤记录,将作为前一天的记录参与分析。
单条外出记录时自动补齐时间:
当人员外出只有一个外出或返回的时候,是否从当天的记录中,选择之后或之前最接近的一条记录做为返回或外出的记录。
员工在14:
00外出没有返回,但该员工在14:
30,15:
00都刷卡了则系统会取14:
30点作为外出结束。
如果该员工只在17:
00下班的时候刷了卡,则系统即会把17:
00这次做为返回也会做为下班记录。
反之只有返回的时候判断类似。
g)扩展选项-套班设置(只有类型是自动套班的时候才有此项目)
每天最多班次数:
使用自动套班的员工,每天可以上的班次数。
该值默认为1次。
是否遍历:
设置系统在查找到符合的班次后,是否要继续查找剩下的班次,以便找到更合适的班次。
选中该项后会增加分析的时间。
第三节节假日定义
节假日定义:
用来设定企业节假日放假的时间范围。
节假日范围包含开始年月日和结束年月日。
企业要统计节假日加班,必须先定义节假日时间范围。
节假日定义界面:
节假日定义界面分为:
新增,修改,删除,打印,导出,查询以及退出和最大化等功能。
各个功能的操作方法与功能介绍,请参照[工具栏的介绍]
新增/修改界面:
新增界面输入内容为:
节日名称,节日编号,节日开始日期,节日结束日期。
内容填写完毕后,点击保存按钮即可完成新增。
基本内容:
在基本内容里输入节日名称、节日编号。
节日编号不能与已有的节日编号重叠,不能输入特殊字符。
节日开始日期:
设置节假日的开始日期和开始时间。
节日结束日期:
设置节假日的结束日期和开始时间。
开始日期不能大于结束日期。
继续添加:
只有在修改界面,才能使用按钮,点击会继续新增节假日。
读取记录移动按钮:
可前移,后移,该功能只在修改时有效,可方便查找到要修改的记录。
在移动到本页尾部/首部的时候,若后/前还有页码,将自动翻页。
第四节假类定义
假类定义:
定义各种异常录入使用的请假外出类型,及其在考勤报表中的结果分类和符号。
假类定义界面:
假类名称:
各种假类的名称。
假类编号:
区分假类的编号,不可与已有的编号重叠。
是否算为出勤:
是否将该假类最终的结果,加到实际出勤的结果中,此功能只建议类型为外出的假类选择使用。
报表显示符号:
在报表中此类假的显示符号。
选择类型:
外出、按键外出、有薪假、无薪假。
外出:
将该类型的假类结果,统计到报表中的[外出]表格中。
按键外出:
将该类型的假类结果,统计到报表中的[按键]表格中。
有薪假:
将该类型的假类结果,统计到报表中的[有薪假]表格中。
无薪假:
将该类型的假类结果,统计到报表中的[无薪假]表格中。
读取记录移动按钮:
:
首条记录,
上一条记录,
下一条记录,
最后一条记录。
第五节班次定义
班次定义:
根据企业的考勤制度,设置员工的考勤时间和考勤方式,以及统计计算用的结果等内容。
班次定义主界面:
班次定义新增/修改界面:
a)基本内容:
班次名称:
班次使用的名称。
类型:
包含白班,中班,夜班和其他四种类型,分别对应报表中实际出勤的四列表格,班次为哪种类型,就会将最终结果填到相对应的表格中。
编号:
区别于其他班次的标识,不可与其他班次的编号重叠。
符号:
班次在报表中显示的符号。
b)上午设置:
上班时间:
上午的上班时间,支持跨天(48小时制)。
签到算:
上午正常上班统计为多少分钟。
(也可理解为,上午上班未考勤扣除多少分钟)。
下班时间:
上午的下班时间,支持跨天(48小时制)。
上午正常下班统计为多少分钟。
(也可理解为,上午下班未考勤扣除多少分钟)。
c)中午设置:
不用刷卡:
规定[上午下班]和[下午上班]不需要考勤。
必须刷卡:
规定[上午下班]和[下午上班]必须考勤。
轮流休息:
规定[上午下班]和[下午上班]之间,最长可以休息[可休息]设置的时间,且在休息前后必须考勤。
可休息:
指定[轮流休息]考勤休息间隔的最长分钟数。
d)下午设置:
下午的上班时间,支持跨天(48小时制)。
下午正常上班统计为多少分钟。
(也可理解为,下午上班未考勤扣除多少分钟)。
下午的下班时间,支持跨天(48小时制)。
下午正常下班统计为多少分钟。
(也可理解为,下午下班未考勤扣除多少分钟)。
高级设置界面:
该项设置用来满足一些特殊情况的使用。
a)上午设置:
上班下班都未刷扣:
整个上午都未考勤时,系统计算为旷工的分钟数。
(上午只需一次考勤的,该值应与[签到算]相同,上午需两次考勤的,则该值只在两次都未考勤时有效)。
计算加班:
选择该项后,上午上班之前考勤的计算为加班。
上班前加班开始时间:
设置提前上班算加班的开始考勤时间。
该值应该小于上午上班时间。
如果考勤规则中,选择了[有加班[早/晚]时可不刷上/下班],则加班和上班只需考勤一次即可,且加班结束时间为规定的上午上班时间。
如果未选择,则需要考勤两次,即加班开始一次,上班开始(即加班结束)一次。
规定上班时间08:
00,计算加班,加班开始时间为06:
00,考勤规则中,加班多长忽略为30分钟,且选择了有加班[早/晚]时可不刷上/下班,则员工于07:
00考勤时,算为早加班60分钟,上班已考勤,若7:
40考勤时,因加班时间小于30分钟,所以加班为0分钟,上班已考勤。
如果未选择有加班[早/晚]时可不刷上/下班,则员工于07:
00考勤时,算为加班60分钟,上班未考勤。
若该员工又于7:
40再次考勤,则加班为40分钟,上班已考勤。
b)下午设置:
整个下午都未考勤时,系统计算为旷工的分钟数。
(下午只需一次考勤的,该值应与[签到算]相同,下午需两次考勤的,则该值只在两次都未考勤时有效)。
选择该项后,下午下班之后考勤的计算为加班。
下班后加班结束时间:
设置拖后下班算加班的结束考勤时间。
该值应该大于下午下班班时间。
如果考勤规则中,选择了[有加班[早/晚]时可不刷上/下班],则下班和加班只需考勤一次即可,且加班开始时间为规定的下午下班时间。
如果未选择,则需要考勤两次,即下班结束(即加班开始)一次,加班结束一次。
规定下班时间17:
00,计算加班,加班结束时间为20:
00,考勤规则中,加班多长忽略为30分钟,且选择了有加班[早/晚]时可不刷上/下班,则员工于18:
00考勤时,算为晚加班60分钟,下班已考勤,若17:
20考勤时,因加班时间小于30分钟,所以加班为0分钟,下班已考勤。
如果未选择有加班[早/晚]时可不刷上/下班,则员工于17:
40考勤时,算为下班,加班0分钟。
若该员工又于18:
40再次考勤,则加班为60分钟,下班已考勤。
c)总工时设置:
应出勤:
在报表中的[应出勤]表格列中显示的值,该值只用来显示不参与计算。
计算用总工时:
系统用来计算实际出勤时间使用的总值。
实际出勤的时间=总工时-整个工作日未刷扣的值,(负数时为0)。
旷工时间=总工时-实际出勤的时间。
第六节规律班次定义
规律班次定义:
将班次定义中建立的班次,按照一定的规律,组织成一个班次组。
方便在排班时使用。
规律班次定义界面:
规律名称:
规律班次使用的名称。
周期单位:
规律班次使用的周期单位,包括:
天、周(7天)、月(31天)。
当周期单位为天时,后面的天数框的值可以修改,最小是1最大31,周和月都是固定天数。
天数:
设置的周期数。
b)班次规律:
根据周期数,生成相应的班次选择框。
一个选择框代表一天。
(对于按周来循环的规律班次,选择框前的数字就代表星期几,如:
01就是星期一,07就是星期天)
定义一个以10天为一个周期的规律班次,在班次规律中的
表示,第一天需上“白班早”班次。
排班时,第一天对应着01,第十天对应着10。
第十一天再从01开始,依次循环。
若以周为单位,则排班时是以日期的星期来对应的。
即01对应星期一,07对应星期日,依次循环。
若以月为单位,则排班是以日份来对应的,即01对应该月的一号。
31对应该月的31号,依次循环。
第七节门禁规则定义
门禁规则定义:
规定考勤机,可以[开/关]门的时间范围。
(一个规则最多可以包含5个时段,[新增/修改]时段的时候,必须先[保存/取消]当前的操作,才能继续操作其他时段。
)
门禁规则定义界面:
规则名称:
门禁规则的名称
规则编号:
门禁规则的编号,不可与已有的编号重叠。
有效日期:
设定门禁时段的,有效的开始日期和结束日期。
每年有效月:
设置门禁时段的,每年有效的月份。
如上图,时段在每年的2月到10月是有效的。
每月有效日:
设置门禁时段的,每月有效的日份。
如上图,时段在每月的1日到29日是有效的。
每周有效日:
设置门禁时段的,每周有效的星期。
如上图,时段在每周的星期一到星期六是有效的。
每日有效时间:
设置门禁时段的,每天有效的时间范围。
如上图,时段在每天的00:
00到23:
59是有效的。
扩展内容:
指定有效时段内开一次门,需要满足的考勤人数。
即有多少人考勤成功开门一次,人数不够时不开门,默认值为1。
[第三章]基础资料
第一节部门管理
部门管理:
部门管理是基础资料管理的重要组成部分,具有新增,修改,删除等管理功能。
注:
(删除,移动部门将会影响整个基础资料的构造和部门内部的人员信息,请慎用。
部门管理主界面:
部门管理新增/修改界面:
部门名称:
输入部门的名称。
部门序号:
系统将自动生成不能修改。
b)扩展内容:
上级部门:
为当前部门指定一个上级部门,若更改上级部门,则该部门及其下属部门将集体移动到指定的部门下。
(注:
不能将当前部门的下属部门,做为其上级部门。
部门顺序:
指定部门在同级部门中的排列顺序。
顺序编号从0开始,当指定的编号已被其他部们使用时,当前部门会替换至该位置,而其他部们则会依次向后移动一位,即部门顺序加一。
名称格式:
指定部门名称在报表中的显示格式。
名称格式共分为,正数,负数和0三种格式。
名称格式
说明
举例(以软件部为当前部门)
正数
从0开始每次+1,就会显示从其上级部门到当前部门的名称。
名称格式=1,显示为:
研发部-软件部
名称格式=2,显示为:
默认公司-研发部-软件部
只显示当前部门的名称
名称格式=0,显示为:
软件部。
负数
从-1开始每次-1,就会显示从总公司根部门到下级部门