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第一节部门列表65

第二节员工列表66

第三节隐藏/显示列表67

第四节新增/录入67

第五节修改68

第六节删除68

第七节审核/取消审核68

第八节保存、取消68

第九节打印69

第十节导出71

第十一节查询73

第十二节退出74

第十三节界面窗口最大化、还原75

第十四节快速查询75

第十五节表格数据75

第十六节页数77

第十七节表格设置77

[第十章]软件问答81

第一节适用的操作系统81

第二节适用的浏览器81

第三节浏览器必需的设置81

第四节适用的语言和扩展语言包81

第五节软件服务已经启动,远程无法访问81

第六节杀毒软件提示危险进程82

第七节考勤规则、班次指定方法82

第八节发卡器端口83

第九节按部门录入与按人员录入方法83

第十节修改排班83

第十一节如何为员工录入指纹或卡片84

[第一章]概述

考勤门禁一卡通管理系统,是基于企业网(Intranet)拓扑架构的网络(WEB)服务系统软件。

软件依托于网页浏览器(IE6.0以上,Firefox2.0)为载体,为中小型企业提供日常的考勤管理和维护等功能。

软件系统支持Access,MSSQLServer两种数据库,采用免安装的绿色软件模式,可以方便快捷的建立局域网络拓扑架构,可以实现广域网的远程访问和管理功能。

软件可以在(中,英,繁)语言模式下随意转换,轻松实现多语言版本。

软件适用操作系统:

win98/win2000/win2003/winXP

软件适用浏览器:

IE6.0/IE7.0/Firefox2.0

浏览器需支持功能:

Javascript脚本,允许Cookies以及支持XMLDOM

数据库支持范围:

200人以下的可以使用access数据库,200人以上的建议使用MSSQL数据库。

更多注意事项请参阅(软件问答)

软件登录界面:

软件管理模式分为:

管理员登录和普通员登录工两种模式。

管理员模式,分为超级管理员和部门管理员(使用各自的管理帐号登录)。

管理员模式具备管理多级部门和使用菜单各种权限(新增,修改,删除,审核,取消审核,定义,维护)的功能。

系统默认管理员(super,admin,user)分别具有不同的管理权限。

(super默认密码123456其他为空)详见(管理员定义)

普通员工模式,使用员工的工号做为登录帐号,员工考勤密码做为登录密码。

具有查看本人考勤信息以及申请请假,加班等个人权限功能。

其权限定义使用Guest管理帐号。

(员工帐号默认密码为空)

软件使用按月登录的方式,对排班,数据分析和生成月报表等功能实行按月管理的模式。

软件主界面:

软件功能菜单共分为:

系统定义,基础资料,单据录入,考勤排班/报表,设备管理,系统管理,升级/帮助等七大功能模块。

系统定义包含:

全局定义,考勤规则定义,节假日定义,假类定义,班次定义,规律班次定义,门禁规则定义等功能。

基础资料包含:

部门管理,人员维护,离职管理,卡片管理和指纹管理等功能。

单据录入包含:

补出勤,公出/请假录入,加班录入,调班,审核中心等功能。

考勤排班/报表包含:

排班,数据分析,考勤日报表,刷卡记录/拍照查询,异常记录查询,个人月汇总表,部门汇总表和月汇总表等功能。

设备管理包含:

设备定义,设备通讯以及为设备指定人员等功能。

系统管理包含:

管理员定义,密码修改,日志查看,备份恢复数据库,过期数据处理等功能。

升级/帮助包含:

在线升级,帮助,版本信息,重新登录,退出等功能。

基本流程:

第一次使用软件的基本操作流程。

1.初级使用:

全局定义→部门管理→员工维护→设备定义→设备通讯(写入档案/照片/指纹)

2.班次管理:

考勤规则定义→班次定义/规律班次定义→人员维护(指定默认班次)/排班

3.统计结果:

设备通讯(读取记录)→数据分析→考勤日报表/个人汇总表→生成月报表

其他解释:

各个功能菜单的权限可以在,管理员定义中进行设置。

没有查看权限的菜单,会显示成灰色,并处于不可用的状态。

软件语言切换可以在菜单条右侧的语言项直接选择即可生效。

登录月账套的起始日期可以在全局定义中进行设定,系统会自动将月结束日期延时到下个月的起始日期之前。

员工登录的密码可以在人员维护里进行设置。

也可以员工自行登录系统,使用密码修改功能。

[第二章]系统定义

全局定义,考勤规则定义,节假日定义,假类定义,班次定义,规律班次定义,门禁规则定义等七大功能。

主要是对系统整体的考勤规范进行诠释和设定。

第一节全局定义

全局定义:

用来设置软件中,全局信息的默认值。

全局定义界面:

a)公司名称:

使用软件所属的公司名称,软件中所有显示公司名称时使用的统一内容。

b)公司编号:

公司所有资料编号的统一前缀,目前固定为“001”,不允许修改。

c)默认考勤规则:

公司新进人员时为新人员默认指定的考勤规则,该值将在每次修改以后新增人员时开始生效。

用户使用[员工维护]的导入功能添加员工时,也会使用该值为默认规则。

该值的内容是来自[考勤规则定义]。

d)默认考勤班次:

公司新进人员时为新人员默认排的班次,该值将在每次修改以后新增人员时开始生效。

用户使用[员工维护]的导入功能添加员工时,也会使用该值为默认班次。

该值内容是来自[班次定义]。

e)每月开始日期:

设置月账套的开始日期,如果我们选择5则代表考勤从本月5号到下月4号作为1个月。

会在排班,数据分析,数据录入和报表的日期选择中用到。

如下图分析日期的开始是本月5号,结束日期是下月4号。

f)系统日期格式:

设置软件内部使用的日期格式,设置后系统里出现选择日期的地方会以设置的格式显示。

如当前设置的显示格式是yyyy/mm/dd则日期显示为2008/01/05。

g)报表符号:

我们可以在这里设置报表中常规内容的符号,该符号会在符号字段中显示。

h)保存:

点击该按钮,系统会保存所做的修改,并即时生效修改的设置。

i)返回:

退出当前操作,不保存修改内容。

第二节考勤规则定义

考勤规则定义:

根据企业的考勤制度,建立各种不同的考勤规范,指定给相应的员工。

考勤规则包含:

正常出勤班次,自动套班和启用按键三种类型。

分别适用于考勤有规律,考勤不规律但在不同的时间段可任意上班,以及考勤强制按键等三种考勤管理方式。

考勤规则定义界面:

(界面中的选项需要点击[新增/修改]后才能使用)

a)规则名称,编号:

是用于区别考勤规则的标识。

规则类型:

正常出勤班次:

适用于上班时间固定,上班日期规律的企事业单位使用。

使用该类型的员工一天只上一个班次。

自动套班:

适用于上班时间不固定,且一天可以上几个待选班次中的任意一个班次的企事业单位使用,使用该类型可以指定若干个待选班次。

待选班次的起止时间不能相互重叠。

且指定为该类型的员工不可进行排班。

(排班无效)

启用按键:

适用于对上下班时间不确定,但可以严格管理上下班考勤方式的企事业单位,使用该类型,在上下班时,需要按考勤机上的上下班按钮进行考勤,系统根据按键的类型区分上班时间和下班时间。

b)基本设置-基本参数(单位:

分钟)界面:

上班允许提前:

允许员工早于上班时间,提前考勤的分钟数。

如:

08:

00上班,允许提前120分钟,则员工有效上班时间为06:

00-08:

00。

迟到多长忽略:

规定员工在上班时间过后多少分钟内考勤不记为迟到。

00上班,迟到0分钟忽略,则员工08:

01考勤统计为迟到。

迟到多长算缺勤:

设定统计员工迟到的时间范围,晚于这个范围则该次上班记为缺勤。

00上班,迟到0分钟忽略,迟到120分钟算缺勤,则员工在08:

00-10:

00之间考勤记为迟到,10:

00之后考勤记为缺勤。

下班允许拖后:

允许员工在下班时间过后,拖后考勤的分钟数。

17:

00下班,允许拖后120分钟,则员工有效下班时间为17:

00-19:

早退多长忽略:

规定员工在下班前多少分钟内考勤不记为早退。

00下班,早退0分钟忽略,则员工16:

59考勤统计为早退。

早退多长算缺勤:

设定统计员工早退的时间范围,早于这个范围则该次下班记为缺勤。

00下班,早退0分钟忽略,早退120分钟算缺勤,则员工在15:

00-17:

00之间考勤记为迟到,15:

00之前考勤记为缺勤。

最小刷卡间隔:

数据分析时分辨重复考勤的时间间隔,即在一次考勤之后的间隔分钟内再次考勤统记为一次。

如最小刷卡间隔10分钟,员工在08:

00考勤,则该员工在08:

10之内再次刷卡,则分析时只计为一次考勤。

加班多长忽略:

在员工所指定的班次中有计算加班的,通过该值设定员工加班满足多少分钟后开始计算为加班,加班时间从正常上下班时间开始计算。

以该员工允许下班加班为例:

00下班,允许加班到20:

00,加班30分钟忽略,该员工在17:

29考勤,则分析后该员工因为加班不满30分钟而被忽略掉,倘若该员工17:

30考勤,则分析后该员工的加班时间为30分钟,

外出多长忽略:

设定员工在工作时间内外出多少分钟可以忽略不计。

00员工已经上班,8:

30员工考勤外出,8:

40员工考勤返回,若外出10分钟忽略,则该员工在分析后的外出统计为0分钟,若外出0分钟忽略,则分析后的外出结果为10分钟。

c)基本设置-出勤日界面:

选择一周中需要正常上班的日子,休息日不选。

对于自动套班类型的需要全选。

举例:

如上图的勾选则在报表中表示星期一到星期五是正常上班时间,星期六、星期日是休息日。

d)基本设置-刷卡设置

上班可不刷:

勾选后上班可以不考勤。

一天四次考勤的勾选后上午和下午上班都不需考勤。

下班可不刷:

勾选后下班可以不考勤。

一天四次考勤的勾选后上午和下午下班都不需考勤。

任刷一次:

勾选后在工作时间内任意考勤一次,就算当天出全勤。

员工在08:

00正常上班,则该员工只需在时间范围内任刷一次卡即可。

e)扩展选项-周日/假日设置

周日/假日加班开始取时方式包含:

“刷卡时间”和“刷卡和上班较晚时间”两种方式。

举例说明:

公司平时08:

00上班,员工周日/假日要来加班,

刷卡时间:

若员工在07:

00刷卡则加班开始时间就是07:

00,09:

00刷卡则加班开始时间是09:

00

刷卡和上班较晚时间:

00刷卡则加班开始时间就是08:

00,员工09:

周日/假日加班结束取时方式包含:

“刷卡时间”和“刷卡和下班较晚时间”两种方式。

举例参照周日/假日加班开始取时方式。

周日算加班:

设置是否计算周日加班。

在休息日考勤的自动计算为周日加班,加班的时间范围和应考勤次数要根据:

有排班的以排班的班次为准,没有排班的以默认指定的班次为准。

节假日算加班:

设置是否计算节假日加班。

有加班[早/晚]时可不刷上/下班:

有早/晚加班的情况时,上班/下班是否可以免考勤。

即:

早加班与上班合为一次考勤,下班与晚加班合为一次考勤。

f)扩展选项-其他设置

当天最长可工作到:

企业一个工作日的最长截止时间。

应比规定时间稍长一些。

员工当天最长可工作到25:

00,则该员工在第二天01:

00的考勤记录,将作为前一天的记录参与分析。

单条外出记录时自动补齐时间:

当人员外出只有一个外出或返回的时候,是否从当天的记录中,选择之后或之前最接近的一条记录做为返回或外出的记录。

员工在14:

00外出没有返回,但该员工在14:

30,15:

00都刷卡了则系统会取14:

30点作为外出结束。

如果该员工只在17:

00下班的时候刷了卡,则系统即会把17:

00这次做为返回也会做为下班记录。

反之只有返回的时候判断类似。

g)扩展选项-套班设置(只有类型是自动套班的时候才有此项目)

每天最多班次数:

使用自动套班的员工,每天可以上的班次数。

该值默认为1次。

是否遍历:

设置系统在查找到符合的班次后,是否要继续查找剩下的班次,以便找到更合适的班次。

选中该项后会增加分析的时间。

第三节节假日定义

节假日定义:

用来设定企业节假日放假的时间范围。

节假日范围包含开始年月日和结束年月日。

企业要统计节假日加班,必须先定义节假日时间范围。

节假日定义界面:

节假日定义界面分为:

新增,修改,删除,打印,导出,查询以及退出和最大化等功能。

各个功能的操作方法与功能介绍,请参照[工具栏的介绍]

新增/修改界面:

新增界面输入内容为:

节日名称,节日编号,节日开始日期,节日结束日期。

内容填写完毕后,点击保存按钮即可完成新增。

基本内容:

在基本内容里输入节日名称、节日编号。

节日编号不能与已有的节日编号重叠,不能输入特殊字符。

节日开始日期:

设置节假日的开始日期和开始时间。

节日结束日期:

设置节假日的结束日期和开始时间。

开始日期不能大于结束日期。

继续添加:

只有在修改界面,才能使用按钮,点击会继续新增节假日。

读取记录移动按钮:

可前移,后移,该功能只在修改时有效,可方便查找到要修改的记录。

在移动到本页尾部/首部的时候,若后/前还有页码,将自动翻页。

第四节假类定义

假类定义:

定义各种异常录入使用的请假外出类型,及其在考勤报表中的结果分类和符号。

假类定义界面:

假类名称:

各种假类的名称。

假类编号:

区分假类的编号,不可与已有的编号重叠。

是否算为出勤:

是否将该假类最终的结果,加到实际出勤的结果中,此功能只建议类型为外出的假类选择使用。

报表显示符号:

在报表中此类假的显示符号。

选择类型:

外出、按键外出、有薪假、无薪假。

外出:

将该类型的假类结果,统计到报表中的[外出]表格中。

按键外出:

将该类型的假类结果,统计到报表中的[按键]表格中。

有薪假:

将该类型的假类结果,统计到报表中的[有薪假]表格中。

无薪假:

将该类型的假类结果,统计到报表中的[无薪假]表格中。

读取记录移动按钮:

首条记录,

上一条记录,

下一条记录,

最后一条记录。

第五节班次定义

班次定义:

根据企业的考勤制度,设置员工的考勤时间和考勤方式,以及统计计算用的结果等内容。

班次定义主界面:

班次定义新增/修改界面:

a)基本内容:

班次名称:

班次使用的名称。

类型:

包含白班,中班,夜班和其他四种类型,分别对应报表中实际出勤的四列表格,班次为哪种类型,就会将最终结果填到相对应的表格中。

编号:

区别于其他班次的标识,不可与其他班次的编号重叠。

符号:

班次在报表中显示的符号。

b)上午设置:

上班时间:

上午的上班时间,支持跨天(48小时制)。

签到算:

上午正常上班统计为多少分钟。

(也可理解为,上午上班未考勤扣除多少分钟)。

下班时间:

上午的下班时间,支持跨天(48小时制)。

上午正常下班统计为多少分钟。

(也可理解为,上午下班未考勤扣除多少分钟)。

c)中午设置:

不用刷卡:

规定[上午下班]和[下午上班]不需要考勤。

必须刷卡:

规定[上午下班]和[下午上班]必须考勤。

轮流休息:

规定[上午下班]和[下午上班]之间,最长可以休息[可休息]设置的时间,且在休息前后必须考勤。

可休息:

指定[轮流休息]考勤休息间隔的最长分钟数。

d)下午设置:

下午的上班时间,支持跨天(48小时制)。

下午正常上班统计为多少分钟。

(也可理解为,下午上班未考勤扣除多少分钟)。

下午的下班时间,支持跨天(48小时制)。

下午正常下班统计为多少分钟。

(也可理解为,下午下班未考勤扣除多少分钟)。

高级设置界面:

该项设置用来满足一些特殊情况的使用。

a)上午设置:

上班下班都未刷扣:

整个上午都未考勤时,系统计算为旷工的分钟数。

(上午只需一次考勤的,该值应与[签到算]相同,上午需两次考勤的,则该值只在两次都未考勤时有效)。

计算加班:

选择该项后,上午上班之前考勤的计算为加班。

上班前加班开始时间:

设置提前上班算加班的开始考勤时间。

该值应该小于上午上班时间。

如果考勤规则中,选择了[有加班[早/晚]时可不刷上/下班],则加班和上班只需考勤一次即可,且加班结束时间为规定的上午上班时间。

如果未选择,则需要考勤两次,即加班开始一次,上班开始(即加班结束)一次。

规定上班时间08:

00,计算加班,加班开始时间为06:

00,考勤规则中,加班多长忽略为30分钟,且选择了有加班[早/晚]时可不刷上/下班,则员工于07:

00考勤时,算为早加班60分钟,上班已考勤,若7:

40考勤时,因加班时间小于30分钟,所以加班为0分钟,上班已考勤。

如果未选择有加班[早/晚]时可不刷上/下班,则员工于07:

00考勤时,算为加班60分钟,上班未考勤。

若该员工又于7:

40再次考勤,则加班为40分钟,上班已考勤。

b)下午设置:

整个下午都未考勤时,系统计算为旷工的分钟数。

(下午只需一次考勤的,该值应与[签到算]相同,下午需两次考勤的,则该值只在两次都未考勤时有效)。

选择该项后,下午下班之后考勤的计算为加班。

下班后加班结束时间:

设置拖后下班算加班的结束考勤时间。

该值应该大于下午下班班时间。

如果考勤规则中,选择了[有加班[早/晚]时可不刷上/下班],则下班和加班只需考勤一次即可,且加班开始时间为规定的下午下班时间。

如果未选择,则需要考勤两次,即下班结束(即加班开始)一次,加班结束一次。

规定下班时间17:

00,计算加班,加班结束时间为20:

00,考勤规则中,加班多长忽略为30分钟,且选择了有加班[早/晚]时可不刷上/下班,则员工于18:

00考勤时,算为晚加班60分钟,下班已考勤,若17:

20考勤时,因加班时间小于30分钟,所以加班为0分钟,下班已考勤。

如果未选择有加班[早/晚]时可不刷上/下班,则员工于17:

40考勤时,算为下班,加班0分钟。

若该员工又于18:

40再次考勤,则加班为60分钟,下班已考勤。

c)总工时设置:

应出勤:

在报表中的[应出勤]表格列中显示的值,该值只用来显示不参与计算。

计算用总工时:

系统用来计算实际出勤时间使用的总值。

实际出勤的时间=总工时-整个工作日未刷扣的值,(负数时为0)。

旷工时间=总工时-实际出勤的时间。

第六节规律班次定义

规律班次定义:

将班次定义中建立的班次,按照一定的规律,组织成一个班次组。

方便在排班时使用。

规律班次定义界面:

规律名称:

规律班次使用的名称。

周期单位:

规律班次使用的周期单位,包括:

天、周(7天)、月(31天)。

当周期单位为天时,后面的天数框的值可以修改,最小是1最大31,周和月都是固定天数。

天数:

设置的周期数。

b)班次规律:

根据周期数,生成相应的班次选择框。

一个选择框代表一天。

(对于按周来循环的规律班次,选择框前的数字就代表星期几,如:

01就是星期一,07就是星期天)

定义一个以10天为一个周期的规律班次,在班次规律中的

表示,第一天需上“白班早”班次。

排班时,第一天对应着01,第十天对应着10。

第十一天再从01开始,依次循环。

若以周为单位,则排班时是以日期的星期来对应的。

即01对应星期一,07对应星期日,依次循环。

若以月为单位,则排班是以日份来对应的,即01对应该月的一号。

31对应该月的31号,依次循环。

第七节门禁规则定义

门禁规则定义:

规定考勤机,可以[开/关]门的时间范围。

(一个规则最多可以包含5个时段,[新增/修改]时段的时候,必须先[保存/取消]当前的操作,才能继续操作其他时段。

门禁规则定义界面:

规则名称:

门禁规则的名称

规则编号:

门禁规则的编号,不可与已有的编号重叠。

有效日期:

设定门禁时段的,有效的开始日期和结束日期。

每年有效月:

设置门禁时段的,每年有效的月份。

如上图,时段在每年的2月到10月是有效的。

每月有效日:

设置门禁时段的,每月有效的日份。

如上图,时段在每月的1日到29日是有效的。

每周有效日:

设置门禁时段的,每周有效的星期。

如上图,时段在每周的星期一到星期六是有效的。

每日有效时间:

设置门禁时段的,每天有效的时间范围。

如上图,时段在每天的00:

00到23:

59是有效的。

扩展内容:

指定有效时段内开一次门,需要满足的考勤人数。

即有多少人考勤成功开门一次,人数不够时不开门,默认值为1。

[第三章]基础资料

第一节部门管理

部门管理:

部门管理是基础资料管理的重要组成部分,具有新增,修改,删除等管理功能。

注:

(删除,移动部门将会影响整个基础资料的构造和部门内部的人员信息,请慎用。

部门管理主界面:

部门管理新增/修改界面:

部门名称:

输入部门的名称。

部门序号:

系统将自动生成不能修改。

b)扩展内容:

上级部门:

为当前部门指定一个上级部门,若更改上级部门,则该部门及其下属部门将集体移动到指定的部门下。

(注:

不能将当前部门的下属部门,做为其上级部门。

部门顺序:

指定部门在同级部门中的排列顺序。

顺序编号从0开始,当指定的编号已被其他部们使用时,当前部门会替换至该位置,而其他部们则会依次向后移动一位,即部门顺序加一。

名称格式:

指定部门名称在报表中的显示格式。

名称格式共分为,正数,负数和0三种格式。

名称格式

说明

举例(以软件部为当前部门)

正数

从0开始每次+1,就会显示从其上级部门到当前部门的名称。

名称格式=1,显示为:

研发部-软件部

名称格式=2,显示为:

默认公司-研发部-软件部

只显示当前部门的名称

名称格式=0,显示为:

软件部。

负数

从-1开始每次-1,就会显示从总公司根部门到下级部门

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