分支机构人事操作管理手册.docx
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分支机构人事操作管理手册
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分支机构人事操作管理手册
第一部分总则
一、目的：
因国家劳动管理政策不断对企业的劳动关系管理水平提出更高的要求，同时考虑分公司人事行政岗位流动性较大的因素，特编制《分支机构人事操作管理手册》作为分支机构基础人事管理的操作依据，以进一步提升分支机构人事管理的规范性，最大限度的规避劳动管理风险。
二、适用范围：
本操作手册包括员工入职管理、劳动合同管理、异动管理、离职管理等方面的人事操作规范，适用于各分支机构的基础人事管理操作。
三、管理要求：
1、各分支机构人事行政人员必须严格按照本操作手册的相关规定执行各项基础人事管理工作；
2、各分支机构负责人必须监督本机构人事行政岗位人员严格按照本操作手册的相关规定执行各项基础人事管理工作。
四、管理责任：
1、直接责任人：
各分支机构人事行政人员为各项人事行政工作的直接责任人，若因该岗位人员违反本操作手册的相关操作要求，为公司带来管理风险或造成劳动纠纷的，人事行政人员必须承担直接责任；
2、管理责任人：
各分支机构负责人为各项人事行政工作的管理责任人，若因人事行政岗位人员违反本操作手册的相关操作要求，为公司带来管理风险或造成劳动纠纷的，分支机构负责人必须承担管理责任；
3、责任承担：
若因分支机构违反了本操作手册的操作要求而为公司带来管理风险或造成劳动纠纷的，以上直接责任人和管理责任人需按照公司的处罚决定承担责任。
第二部分入职管理
一、入职办理，新员工需提供的资料：
1.1寸彩色照片四张；
2.身份证原件；
3.最高学历证原件；（含毕业证、学位证、英语等级证）；
4.专业技术资格证明原件（专业人员提供）；
5.体检证明（公司指定医院，体检内容包括肝功能、两对半及日常体检项目）；
6.前一单位的《离职证明》（离职证明须包含在该单位的工作起止时间）
应届毕业学生应提供报到通知书等其它证明资料；
7.公司指定银行的银行卡号（发工资用）；
8.社会保险凭证（入公司前曾参加过社保的人员）；
9.特殊岗位人员办理家访或担保手续（如：
出纳、仓管、司机、送货员等与公司现金或重大财物直接接触的相关岗位）；
10.手指印（员工右手五指粘印油齐按于《职位登记表》首页）
以上2、3、4项资料公司核实后将保留复印件，原件退还本人，临时人员可视岗位情况而定。
二、员工档案建档标准（含档案资料、装订顺序，以及必须上传HRMS的资料内容和标准）：
1、员工基本档案清单与管理标准
序号
人事档案及装订顺序
上传至HRMS的
存档标准
必须上传至HRMS的资料
档案名称
存档标准
（原则上按A4纸规格装订）
1
《职位登记表》
信息填写完整，尤其是必填项目；插页和附件完整；审批意见完整；同时在首页按右手五指印
---
2
身份证复印件
核对原件，复印清晰；证件须在有效期内（如入职时确实无法提供，应临时用户口本代替，并尽快补齐）
扫描清晰上传至HRMS中
必须
3
最高学历件复印件
核对原件，复印清晰；含毕业证、学位证、英语等级证
4
专业技术资格证书复印件
核对原件，复印清晰
5
体检证明原件
县级以上公立医院出具
---
6
《离职证明》
上一单位出具，含在上一单位的入、离职时间和工作表现信息
扫描清晰上传至HRMS中
必须
7
《背景调查表》、《家访调查表》
信息填写完整，调查、走访人签字
扫描清晰上传至HRMS中
8
《担保书》、担保人资料、担保人单位证明及《担保核查表》
资料填写完整，担保人身份证复印清晰，有完整的签字或签章
---
9
社保卡复印件或社会保险凭证
核对原件，复印清晰
---
10
员工手册《确认书》
现场面签；员工身份证号码、签字及落款日期清晰
1、扫描清晰上传HRMS中
2、发布新版，需重复此操作
必须
11
任职资格确认书
入职时现场面签；员工签字清晰，落款日期清晰
扫描清晰上传至HRMS中
必须
12
有效的《劳动合同书》
现场面签；按要求填写合同内容，不留空白；无内容的空白处应划掉
1、扫描甲乙双方基本信息页和合同起止期限页（合同正文第一页）和甲乙双方签字盖章页，保证内容清晰上传至HRMS中
2、变更或续签合同需重复本操作
必须
13
其它资料
酌情审核和存档
---
扫描要求：
1、对于上传至系统的电子档案附件，采用“JPG”文件格式；
2、单一电子文件的数据大小控制在200K以内；
3、扫描时，原则上采用黑白图片模式，以减小扫描后的文件尺寸。
三、担保手续办理及担保核查：
1、需办理担保的岗位：
仓管、配送、出纳、司机、保安、更夫需提供担保；
2、担保人必须同时具备以下资格：
1）具有公司所在地的常住户口；
2）有正当职业及稳定经济来源；
3）有长期稳定的住所；
4）非本公司在职员工；
5）年龄不超过60岁。
3、担保手续办理：
1）担保人提供户口本、身份证、房产证原件，人事行政核对原件、留存复印件；
2）担保人提供家庭住址、家庭电话、工作单位地址、单位电话和单位证明；
3）担保人持以上相关证件前来公司签订《担保书》。
4、担保核查：
核查责任人为分支机构人事行政人员，核查内容与方式如下：
1）上门核查担保人家庭住址和联系方式，确认是否与房产证地址相符；
2）通过电话等方式核查担保人工作单位、单位地址及单位电话是否属实、有效；
3）根据核查情况，按要求填写《担保核查表》，并将此表存档于员工人事档案中；
4）入职后做完第一次担保核查后，以后每一年复查一次，并作好核查记录。
四、入职背景调查
1、调查分类：
1）一级调查：
必须进行背景调查和家访，即双重调查；
适用于仓管、司机、配送、出纳、保安、更夫；
2）二级调查：
只做背景调查，不必做家访；
适用于除一级调查以外的其他岗位人员。
2、背景调查：
1）调查目的：
核查员工个人信息及担保人信息准确性；
2）调查责任人：
人事行政人员；
3）调查方式：
通过电话或其他可能的途径予以调查；
4）调查内容：
A、最近两家单位或最近二年内工作单位服务时间（入离职时间）、所任职位、工作内容及表现、同事关系、收入状况、离职原因和离职手续办理情况；
B、员工本人家庭住址、电话等信息的真实性；
C、员工担保人、紧急联系人及其他社会关系人员的各项资料的真实、有效性；
5）查访对象：
A、社会关系与家庭情况：
根据员工提供的电话号码等资料进行调查；
B、工作单位情况：
与其原单位人力资源部、直接上司等相关人员进行联系、核查；
D、担保人情况：
与其担保人所在单位的人事行政部门人员联系、核查。
以上调查需同时记录被访人姓名、职务、联系方式等。
6）调查纪录：
完成以上调查后，调查责任人必须按要求填写《背景调查表》，并将背景调查表存档于员工人事档案中。
3、家访
1）家访目的：
通过家访活动掌握员工主要社会关系的真实性及其亲属对其的综合评价；同时向员工亲属介绍公司情况和员工的工作情况，加强员工及其亲属对公司的信心。
2）家访责任人：
各分支机构人事行政岗位人员；
3）家访对象：
员工家乡的直系亲属；
4）家访记录：
家访结束后主访人员须按要求填写《员工家访信息登记表》存放员工档案，并向相关领导汇报家访结果。
四、相关要求与管理责任
1、相关要求：
1）新员工入职手续未按规定办理完整前，不得上班，不予起薪；
2）规定的入职上传HRMS的资料未按要求上传的，不得上班，不予起薪；
3）新员工入职当月即必须办理社保，若员工当月入职时间已晚于当地社保部门规定的参保提报时间，则于次月起办理。
2、管理责任与违纪处罚：
1）必须上传的档案项目不完整，该员工不可以进行入职注册，亦不可以起薪。
因手续不齐擅自用工，造成劳动纠纷者，须追究批准人、分总和分支机构人事行政直接经办人责任；
2）HRMS电子档案项目应在入职审批时核查，尤其对于必须上传至HRMS的项目。
附件不合格或者内容不完整而未及时发现并纠正者，参与审批人和终审人承担渎职责任；
3）对于基本人事档案的纸介档案，总部人力行政中心每年将定期或不定期地组织检查，经检查发现员工人事档案未按规定进行管理的，追究人事行政人员的直接责任；
4）伪造相关资料或其他弄虚作假的行为（如不上传真实资料，随意以虚假资料代替上传），直接经办人将面临触犯企业文化高压线的处理；
5）若因分公司未及时给新入职员工办理社保，因此而引发的劳动纠纷、工伤事故费
用等，由分公司人事行政及分总全部承担。
第三部分劳动合同管理
一、劳动合同签订要求与标准：
1、合同签订时效：
新员工报到入职时必须签订劳动合同，特殊情况下必须在新员工入职30天内完成合同签订手续，并将劳动合同相关信息上传HRMS系统。
2、合同填写要求：
合同填写一律使用黑色签字笔，如有内容填写错误必须重签，不允许随意涂改。
3、合同首页甲乙双方信息：
甲乙双方信息由人力部门或分支机构人事填写（以免员工填写时书写得不规范），甲方名称要与公章一致，双方信息必须填写完整。
4、试用期填写：
新员工试用期为“叁个月”，必须使用大写（叁），属于续签合同时试用期无（用斜线划掉）。
5、乙方“工作岗位”填写：
乙方工作岗位、工作内容按岗位类型填写不必过于细化。
如“会计”、“出纳”等可填写为“财务类”，“配送”或“操作”等可写为“操作配送类”。
6、合同服务期时间填写：
劳动合同期限一律定为３年。
7、工作时间填写：
８小时天/４０小时周，或者每周不超过４４小时，超过４４小时以加班工资体现。
8、工资发放日填写：
每月１２日计发上月工资。
9、薪资标准：
填写“按照公司薪酬制度执行”。
（如地方行政部门要求一定填写，则按照当地要求填写）
10、“甲乙双方约定事项（或其它约定事项）”填写：
各机构必须按以下内容刻章后统一盖印：
1）乙方同意甲方根据生产经营管理的需要调整乙方工作地点和岗位，包括调入与甲方有关联的公司，甲方可按调整后的工作岗位性质调整其工资，调整后应重新签订劳动合同。
2）双方另行签订的各种培训、服务等协议所约定的违约责任。
3）甲乙双方违约责任将依据劳动法等相关法律执行。
4）甲方以下规章制度作为本合同的附件：
公司根据管理需要或依据有关政策法规制定的各项管理制度和规定。
11、甲方盖章：
公章处盖印公章，法定代表人处盖法人章，并填写盖章日期；
12、乙方签名：
必须由员工本人用黑色的签字笔签写其身份证上的名字并书写端正，不可写“天书”（辨别不清），签名后需填写签订日期。
13、其它要求：
1）劳动合同中不可以留有任何空白，空白处应用斜线划掉或填上“此处无内容”。
2）若在本地劳动局购买的劳动合同中无“试用期”或无“工作时间”等项目，可以不用填写，若填写，请在补充条款中按公司要求补充填写。
3）在履行劳动合同过程中或履行合同之前，员工与公司签订的各种培训、保险、保密等协议和声明均作为合同的附件，与合同具备同等的法律效力。
强调说明：
人事行政人员必须按以上要求为员工签订劳动合同，并按本指引中第一部分“入职管理”中的第二条规定的要求，将合格的合同样本上传HRMS中后，方可让员工上岗、并计发其工资。
二、员工异动后合同重签要求：
员工异动后且劳动合同甲方发生变化的，异动后的新单位须跟异动员工重新签订劳动合同。
重新签订合同要求：
1、重签时效：
调入当日签订，最长不超过三个工作日内必须完成签订。
2、合同起点日：
异动之日；
3、合同终止日：
同于员工与前一机构的劳动合同终止日。
4、合同重签的具体要求：
同于第一条中“劳动合同签订要求与标准”的具体规定。
三、劳动合同续签要求：
1、确定合同续签与否：
至少提前45天以书面方式将即将到期的劳动合同通知员工的上级主管，征询是否需与该员工续签合同的意见；
2、公司需与之续签劳动合同的员工：
至少提前30天与之完成劳动合同续签的完整手续，并将其中一份合同返还给员工本人；
3、公司不再与之续签劳动合同的员工：
至少提前30天书面通知其本人，并按要求与之办理劳动合同终止手续（要求员工签认）；
4、员工本人不愿再与公司续签劳动合同的：
由员工本人在劳动合同到期前30天，向公司提交“终止合同通知书”，并将通知书存档于其人事存档；
5、劳动合同续签时限规定：
固定期限劳动合同的，续签期限为3年。
6、合同续签的具体要求：
同于第一条中“劳动合同签订要求与标准”的具体规定。
第三部分薪资管理
一、薪资数据提报
目前公司员工的薪资在HRMS中进行核算，部分薪资数据由各分支机构人事行政人员直接在HRMS中进行提报，最后由总部薪资管理员进行结算。
1、薪资数据提报责任人：
分支机构人事行政人员；
2、薪资数据提报时效规定：
每月5日前完成本机构上月所有的薪资数据提报工作；
3、各类薪资数据提报要求：
1）考勤数据提报：
每月3日前在HRMS中完成员工上月考勤数据提报；
2）行政加扣款提报：
每月3日前在HRMS中完成员工上月各类行政加扣款提报；
包括：
各类内部公文的奖惩加扣款、住宿及水电扣款、上月薪资差异调整、经公文审批过的值班补贴、经公文审批的网管补贴、经公文审批的交通费、经公文审批的油费补贴等。
3）薪酬变更加扣款提报：
每月3日前在HRMS中完成员工上月薪资调整提报；
4）社保数据提报：
每月3日前完成员工上月社保数据提报；
5）分支机构提成提报：
每月5日前完成员工上月提成数据提报；
4、相关责任：
1、时效延误：
若因人事行政人员未在规定的时间内完成薪资相关数据提报工作，延误了员工薪资发放时效，由此而为公司带来的管理风险和劳动纠纷由人事行政人员全面承担；
2、漏报或错报：
若因人事行政人员漏报、或错报员工各类薪资数据，而造成员工薪资数据差错的，从下月工资中进行调整修正。
但由由而引发的管理风险或劳动纠纷，由人事行政人员全面承担责任。
二、薪资发放与签收
1、薪资发放时间规定：
每月12日发放员工上月薪资；
2、工资条签收规定：
从2008年1月起，各分支机构发放员工工资后必须执行签收制：
1）分支机构出纳（或财务相关人员）完成员工工资发放后，及时通知人事行政人员；
2）人事行政人员工在员工工资发放后，必须及时办理员工工资条签收手续。
签收流程规定如下：
A、工资表打印：
从HRMS中按规定的格式打印员工上月的工资表；
B、工资条裁剪：
将工资表以个人为单位进行裁剪，裁剪成每人一长条型的工资条；
C、工资条签收：
安排每个员工进行工资条签收，即由员工本人在其工资条的“员工签收”处，清晰、规范地签写其身份证上的名字；
D、工资条存档：
为每个员工准备一张A4白纸，将其签收后的工资条按顺序（从1-12月）粘贴于A4纸上，每年粘贴为一张存档于其人事档案中。
3、相关责任：
1）延期发放责任：
人事行政人员必须及时跟进财务部门以确保在规定的时间内发放员工工资，若因工资延期发放而为公司带来管理风险与劳动纠纷的，追究人事行政及相关人员的全部责任。
；
2）未按规定办理工资签收与存档的责任：
若因人事行政人员未按要求办理员工工资签收及存档管理，经被发现或由此而带来管理风险或劳动纠纷的，追究人事行政人员的全部责任。
第四部分异动管理
一、转正
1、试用期时间：
新员工试用期为三个月，最长不超过六个月。
2、试用考核：
即考察新员工试用期岗位胜任情况及确定其是否可以转正为正式员工的过程。
要求：
1）每个月至少与新员工进行一次面谈，了解其工作适应情况及内心想法。
2）面谈责任人：
人事行政人员。
（由员工的直接上司与之面谈，也可由人事行政人员面谈，无论谁主导面谈都由人事行政人员负责安排、跟进）。
3、试用不合格员工处理：
试用期间若发现新员工与岗位任职资格要求有明显的差距，不胜任本岗位工作时，必须及时与新员工进行充分沟通、终止试用，同时与之签订《终止试用通知书》（必须由员工本人签认），办理离职手续；
4、试用转正：
若新员工试用期间综合表现良好，试用至2.5个月时，由分支机构人事行政人员与用人部门负责人确认该新员工确实可以转正后，即可开始进行试用考核工作：
1）分支机构人事行政将转正申请表及转正考核表发给拟转正员工填写后，交由其主管签字、考评，完成考评后将以上资料交给人事行政人员；
2）人事行政人员在HRMS中提交员工转正单按流程进行审批，同时将签字确认后的“转正申请表”及“转正考核表”以附件的方式上传HRMS中。
5、在职员工调动后的岗位试用转正：
指员工在同级别但性质差异较大岗位间转岗、或长期待岗员工重新上岗后，对其岗位适应性的考察及确定是否能正式上岗的过程。
岗位试用一般不少于一个月。
岗位试用转正流程与新员工转正流程相同。
二、调动
员工调动包括平级调动、调动晋升（或降职）、调动晋级（或降级）。
1、代理制：
当公司岗位出现空缺，决定以内部晋升来填补岗位空缺时，必须先安排拟调人员先“代理”该职务，代理期间员工职位等级不变，但福利待遇可参考代理岗位标准执行。
2、代理期限：
代理时间一般不超过3个月；
3、代理转正：
代理期间，经考察若代理者已完全胜任岗位任职要求，可办理正式调动；若代理者未达到岗位任职要求，则结束代理，代理者继续从事原岗位工作。
三、调动手续办理及交接要求：
1、工作交接：
员工调动前必须完成原岗位工作的妥善交接方可调至新的岗位工作。
即：
异动员工完成《异动工作交接单》的提交并经过相关部门的完整会签后，再由人事行政人员将《异动工作交接单》打印出来交员工本人签字后存于其人事档案中。
调动工作交接内容参照离职交接清单进行。
2、人事档案交接：
1）档案交接：
员工跨机构调动时，调入、调出单位人事行政人员必须及时交接调动员工的人事档案，调入单位人事行政人员为其人事档案交接的责任人；
2）档案交接责任人：
为调入公司人事行政人员，即调入机构人事行政必须向调出机构积极索要拟调人员的人事档案，并及时检查人事档案的完整性，若资料不齐须及时办理补齐手续。
3、社保交接：
员工跨机构调动还必须及时交接调动员工的社保，即调入单位的人事行政必须负责接收并缴交调动员工的社保：
1）若因员工个人要求不调入社保的，必须由员工本人提交书面申请方可；
2）无论拟调员工参保地是否在调入单位所在地，调入单位的人事行政都对调入人员的社保缴交负有管理责任（若委托其他单位缴交的也必须负责跟进与对接）。
4、薪资交接：
员工跨机构调动时，15日（含）前调动的当月工资在新单位计发，15日后调动的，当月工资在原单位计发。
5、劳动合同交接：
因调动涉及到员工劳动合同约定内容发生变化的，调入单位人事行政必须负责与调入员工变更或者重新签订劳动合同。
若调动员工调动前未履行完毕的服务期协议，调出单位人事行政应明确通知调入单位，由调入单位进行未尽服务协议管理。
员工异动人事手续对接表
人事管理项目
劳动合同衔接
社保衔接
工资衔接
异动类型
不需要变更合同甲方，也不需要变更岗位的异动
不需要重新签订劳动合同
不变更
异动核对单中加入“拟调人员是否需要变更社保缴交地”：
□不变更：
原单位继续缴交；□变更：
调动次月仍
由原单位缴交，调
动第三个月起由
新单位缴交。
15日（含）前异动者，当月工资在新单位计发，15日后异动者，当月工资在原单位计发。
特殊情况可由两单位协商确定工资计发地。
不需要变更合同甲方，但需要变更岗位异动
必须于异动之日起30天内完成劳动合同的重新签订（变更岗位信息）
不变更
合同甲方发生变化的异动
必须先终止原有的劳动合同，然后由新的单位于30天内与异动人员签订新劳动合同
变更
员工晋升特别规定
除非不需要试岗，否则不允许直接任命晋升。
必须先安排拟晋升人员在目标岗位一至三个月以上时间的工作代理；代理结束，评估胜任再作正式任命（相当于岗位变更）
第五部分离职管理
一、离职方式：
包括个人辞职、劳动合同终止两种方式。
1、个人辞职：
由员工本人按要求提交《离职申请表》（HRMS中）并按规定流程审批；要求：
1）时间规定：
正式员工辞职至少需提前30天、试用期员工至少需提前3天，以书面形式向公司提出辞职申请；
2）离职审批流程：
按照《人力审批流程表》规定执行；
3）打印、签字、存档：
《离职申请表》、《离职交接单》终审完成后，人事行政人员必须从HRMS中分别打印出来交由辞职员工本人签字后，将此两张表单存档于其人事档案中。
2、劳动合同终止：
参照本指引的第三部分第三条第3、4款执行。
3、强调说明：
从2008年1月起，各分支机构不得擅自辞退任何员工！
若员工严重违反公司制度影响恶劣确实需要辞退的，分支机构负责人必须提前申报总部人力行政中心，经总部相关领导研究给出处理意见后，分支机构方可在此基础上与当事人进行正式沟通、具体处理。
若分支机构违反以上程序擅自辞退员工，因此而引发的管理风险、劳动纠纷以及所产生的离职补偿费用，由分支机构负责人及相关直接责任人全面承担。
二、离职面谈：
1、离职面谈目的：
充分了解、挖掘员工真正离职的原因，为以后更好的管理、提高员工稳定性提供经验；
2、面谈责任人：
人事行政人员及员工的上级人员。
3、面谈时间：
员工离职前（如得知员工有离职意向、提交离职申后、员工被辞退前等）；
4、离职面谈记录：
与拟离职员工进行面谈后，面谈主导人员应及时形成书面的面谈纪录，总结员工离职的真正原因，为改善管理提供依据。
5、定期汇报：
分支机构人事行政人员，每个季度最后一周将一段时间的员工离职原因总结后以书面的方式提报公司总部人力行政中心，为分公司人员管理的不断改善提供参照依据。
三、离职手续办理：
1、离职申请审批：
员工在人力系统里提交《离职审批单》，终审后人事行政人员将其打印出来给员工签字、存档于其人事档案中；
2、离职交接工作：
离职审批单终审后，员工根据终审确定的“离职时间”在HRMS中提交《员工离职交接单》并完成交接工作，单据终审后人事行政人员必须将其打印出来给员工签字、存档于员工人事档案中；
3、离职确认：
《员工离职移交单》终审后，由人事行政人员进入HRMS中提交《离职确认单》，以注销离职人员在公司HRMS中的帐号。
至此，HRMS中的员工离职手续方可视为办理完毕。
强调事项：
1、总部下派人员离职：
在工作所在地办理完交接手续后，还须经过总部相关部门办理相关工作和账物的交接手续后，方可离职。
2、培训等服务协议检查：
人事行政人员需检查离职人员是否存在培训等特别服务期方面的协议，若离职者违反约定的，应先承担相应赔偿责任方可结清离职手续。
3、分支机构负责人、分支机构财务负责人离职：
需经过集团审计部的离任审计。
4、责任承担：
因离职交接疏忽而导致离职人员带走公司财物等情形，须追究交接当事人和所在岗位直接上级相关责任。
四、离职结算：
1、考勤截止：
离职员工工资结算至考勤截止日（事实离职日），如有旷工等考勤异常行为则按公司考勤制度的相关规定进行处理。
2、离职员工社保处理：
人事行政人员必须在员工离职次月为其办理其社保停缴或转移手续。
若离职员工离职前属委托其他单位或外部人事服务机构办理社保的，必须及时书面通知代办单位或机构办理离职员工社保停缴或转移手续。
2、离职工资计发：
人事行政人员必须保证在员工离职后3个工作日内，计发其离职工资。
1）离职工资计处时效：
员工离职后3个工作日内，必须计发其离职工资；
2）离职工资计发责任人：
人事行政人员。
即人事行政人员必须主动跟进离职人员的离职工资的计算，以及离职工资发放的时效性，以保证在规定的时间内完成发放工作。
3）延缓发放处理：
若员工离职手续未按规定办理或离职人员涉
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