备战公务员全面实用WORD基础知识Word格式文档下载.docx
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为文档设置密码可以控制其他人对文档的访问，或防止XX查阅修改文档。
密码分为打开权限密码和修改权限密码两种。
加密文档的步骤：
（1）打开要进行加密的文档，选择“工具”->
“选项”，在弹出的“选项”对话框中打开“安全性”选项卡，
（2）在“打开文件时密码”文本框中输入并确认一个限制打开文档的密码，在“修改文件时的密码”文本框中输入并确认一个限制修改文档的密码，密码都以“*”显示。
（3）设置完成后单击“确定”按钮弹出“确认密码”对话框，再次输入“打开文件时密码”，单击“确定”按钮弹出“确认密码”对话框中再次输入“修改文件时密码”，单击“确定”按钮，返回文档，关闭并保存对文档的修改。
在打开已加密的文档时，输入“打开文档所需的密码”和“修改文档所需的密码”即可打开并修改文档。
取消密码：
打开经过用户加密过的文档，然后再菜单栏中选择“工具”->
“选项”命令，在打开的“选项”对话框中选择“安全性”选项卡，分别取消“打开文件时的密码”和“修改文件时的密码”，即将这两项的密码删除，单击“确定”即可。
9．在Word2003中保存文档的方法一般有4种，即正式保存、快速保存、自动保存和后台保存。
10.英文字母、数字及英文标点符号在全角状态下各占一个汉字的位置，而在半角的状态下只占半个汉字的位置。
全角与半角切换的快捷方式为：
Shift+空格。
中英文标点切换快捷键：
“Ctrl+。
”组合键。
11.使用鼠标选择文本的方法介绍:
（1）双击鼠标左键选择文本。
如果想选定某个字符、词语或者词组，可以将鼠标移动到要选择的词或者词组的任何地方，然后双击鼠标左键即可选定它们。
（2）选择一行文本。
如果要选择文档中某一行的文本，可先将鼠标指针移动到该行左侧，当鼠标指针变成指向右侧的箭头形状时单击，该行就会以高亮形式显示，该行即被选中。
（3）选择一个段落。
选择一个段落时，可先将鼠标指针移动到要选择的段落的左侧，当鼠标指针变成指向右侧的箭头形状时，双击鼠标左键就可以选定整个段落。
（鼠标指针所放的位置可以是一个段落的起始行，也可以是一个段落的中间行或末尾行）
（4）选择整篇文章。
将鼠标指针移动到文档中正文左侧的任意位置，当鼠标指针变成指向右侧的箭头形状时3击鼠标左键就可以选定整篇文档。
（5）选择垂直的一块文本。
在目录中，如果要将文本和页码中间的制表位删除，一般情况下是逐个删除，但是这样做的速度很慢，而如果使用选择一列的功能就可以很容易的完成。
具体操作步骤为：
打开要执行操作的文档，将鼠标只这么放到要执行文本的起始位置，然后按下Alt键不放并拖曳鼠标选择即可。
12.使用快捷键选定文本：
使用键盘选定文本时，需先将插入点移到将选文本的开始位置，然后操作有关的组合键即可。
各个组合键的功能如表1-1所示。
组合键
选定范围
Shift+→
选中插入点右侧的一个字符
Shift+←
选中插入点左侧的一个字符
Shift+↓
选择到上一行同一位置之间的所有字符
Shift+↑
选择到下一行同一位置之间的所有字符
Shift+End
选择从插入点到所在行的行尾之间的所有字符
Shift+Home
选择从插入点到所在行的行首之间的所有字符
Ctrl+Shift+↓
选择从插入点到所在段的段尾
Ctrl+Shift+↑
选择从插入点到所在段的段首
Shift+PageDown
选择从插入点到下一屏之间的内容
Shift+PageUp
选择从插入点到上一屏之间的内容
Ctrl+Shift+End
选择从插入点到整篇文档的结尾
Ctrl+Shift+Home
选择从插入点到整篇文档的开始
Ctrl+A
选择整篇文档
表1-1使用组合键选定文本
13.定位文本的方法：
使用鼠标定位文本、使用快捷键定位文本、使用“定位”命令定位文档。
（1）使用鼠标定位文本：
A、单击垂直滚动条顶端的正三角滚动按钮，文档将向上移动一行；
B、单击垂直滚动条顶端的负三角滚动按钮，文档将向下移动一行；
C、单击“前一页”按钮，文档将向上移动一页；
D、单击“下一页”按钮，文档将向下移动一页；
E、使用鼠标拖曳滚动滑块，可使文档滚动到所需的位置。
（2）使用快捷键定位文档：
快捷键的使用如表1-2所示。
快捷键
操作功能
←
左移一个字符
→
右移一个字符
Ctrl+←
左移一个单词
Ctrl+→
右移一个单词
↑
上移一行
↓
下移一行
Ctrl+↑
上移一段
Ctrl+↓
下移一段
End
移至行尾
Home
移至行首
Alt+Ctrl+PageUp
移至窗口顶端
Alt+Ctrl+PageDown
移至窗口结尾
PageUp
从现在所在的屏上移一屏
PageDown
从现在所在的屏下移一屏
Ctrl+PageDown
移至下页顶端
Ctrl+PageUp
移至上页顶端
Ctrl+End
移至文档末尾
Ctrl+Home
移至文档开始
Shift+F5
移至前一修改处
表1-2定位文档快捷键的使用
（3）使用“定位”命令定位文档：
选择“编辑”—>
“定位”命令打开“查找和替换”对话框中的“定位”选项卡或者按“Ctrl+G”组合键打开“定位”选项卡。
14.更改批注的颜色：
一般来说批注的颜色是红色，用户可以更改批注的颜色。
更改批注颜色的操作步骤：
从“审阅”工具栏中选择“显示”->
“选项”命令，在弹出的对话框中的“批注颜色”下拉列表中选择黄色，然后单击“确定”按钮。
15.快捷键功能表：
功能
Ctrl+O
打开文档
Ctrl+S
保存文档
Ctrl+P
打印文档
Ctrl+Z
撤消操作
Ctrl+Y
重复/恢复操作
Ctrl+X
剪切文本
全选
Ctrl+F
查找
Ctrl+H
替换
Ctrl+G
定位
Ctrl+F1
任务窗格
Ctrl+K
超链接
F7
拼写和语法
Alt+单击
信息检索
Ctrl+Shift+E
修订
F1
MicrosoftOfficeWord帮助
Shift+F1
显示格式
表1-3快捷键功能表
16.对字体进行设置时，“字号”列表框中字号的表示方法有两种：
一种是中文数字，数字越小对应的字号越大；
另一种是阿拉伯数字，数字越大对应的字号越大。
注：
使用工具栏设置文本，不能实现对英文字体的设置。
选定经过设置的文本，然后按“Shift+Ctrl+Z”组合键就可使所选定文本恢复到正常显示的状态，即默认的“宋体五号”的正文字体。
如果想去掉整篇文章中的字符设置，只需先将整篇文章选定，然后按“Shift+Ctrl+Z”组合键即可。
17.打开字体设置的三种方法：
（1）单击“格式”->
“字体”命令；
（2）选中要进行设置的文本，单击右键，在弹出的快捷菜单中选择“字体”选项；
（3）按快捷键“Ctrl+D”打开“字体”对话框。
18.Word2003提供的段落对齐方式主要有左对齐、右对齐、居中、两端对齐和分散对齐五种。
分散对齐与两端对齐的区别在于：
使用两端对齐方式时未输满的行是左对齐，而使用分散对齐方式时将会使这一段的所有行都首尾对齐，字与字的间距相等。
19.设置段落缩进：
段落缩进是指段落的首行缩进，悬挂缩进和段落的左右边界缩进等。
首行缩进是指段落的第一行相对于段落的左边界缩进，如最常见的文本段落格式就是首行缩进两个汉字的宽度；
悬挂缩进是指段落的第一行顶格（即悬挂），其余各行则相对缩进；
段落的左右边界缩进是指段落的左右边界相对于左右页边距进行缩进。
设置段落缩进的方法：
（1）使用菜单命令设置段落缩进；
（2）利用工具栏按钮进行段落缩进；
（3）使用标尺进行段落缩进。
使用标尺进行段落缩进时，在拖曳标记设置缩进的同时按下Alt键可以显示出缩进的准确数字。
20.使用组合键完成段落间距和行距的设置：
Ctrl+1：
行距为单倍行距；
Ctrl+2：
行距为双倍行距；
Ctrl+5：
行距为1.5倍行距；
Ctrl+0：
段前增加或删除一行间距。
如果新设置了段落间距和行距，那么当开始新的一段时，将自动继承最新的设置。
21.使用制表位设置段落格式。
Word2003中文版提供有多种类型的制表符，主要有以下几种。
左对齐式制表符：
它使文本在制表位处左对齐；
右对齐式制表符：
它使文本在制表位处右对齐；
居中式制表符：
它使每个文字的中间都位于制表位指定的直线上；
小数点对齐式制表符：
它主要用于数字输入，使数字的小数点对齐在制表位指定的直线上；
竖线式制表符：
它可以在制表位处产生一条竖线；
首行缩进：
使用此制表位可以使当前首行缩进一定的距离；
悬挂缩进：
使用此制表位可以使当前行悬挂缩进一定的距离。
22．用户还可以利用格式刷复制段落格式或者在选中复制格式的原段落后按“Ctrl+Shift+C”组合键，然后选择要改变格式的文本，再按“Ctrl+V”组合键即可。
23.样式是被命名并保存的特定格式的集合，它规定了文档中正文和段落等的格式。
样式分为段落样式和字符样式。
“段落样式”应用于段落，“字符样式”应用于字符。
24.添加底纹不同于添加边框，底纹只能对段落、文字添加，不能对页面添加。
25.word2003提供的视图有普通视图、Web版式视图、页面视图、阅读式视图和大纲视图等多种显示方式。
（1）普通视图：
在普通视图中，如果是Word自动分页，页与页之间只用一条虚线作为分页符，节与节之间用一行红色虚线作为分节符。
通过“普通视图”按钮实现普通视图的转换：
单击屏幕左下角水平滚动条左边的“普通视图”按钮或者使用“Alt+Ctrl+N”实现普通视图的转换。
注：
在这种显示方式下，不能显示页眉和页脚；
多栏排版时，也不能显示多框，只能在一个栏中输入和显示；
此外，在这种方式下不能绘制图形，以及进行图文混排的操作。
（2）Web版式视图：
Web版式视图主要用于编辑Web页。
Web版式视图最大的优点是阅读和显示文档时效果极佳。
转换到Web版式视图的方法：
A、在菜单栏中选择“视图”->
“Web版式”命令；
B、使用屏幕左下角的水平滚动条左边的“Web版式视图”按钮实现视图的转换。
（3）页面视图：
页面视图也是Word中最常用的视图之一，它按照文档的打印效果显示文档，使文档在屏幕上看上去像在纸上一样。
从其他视图方式转换到页面视图的方法有：
A、打开文档，在菜单栏中选择“视图”->
“页面”命令；
B、单击屏幕左下角水平滚动条左边的“页面视图”按钮即可完成页面视图的转换；
C、使用组合键“Alt+Ctrl+P”也可以实现页面视图的转换。
（4）阅读版式视图：
阅读版式视图是Word2003中文版新增的一种视图方式，它是一种专门用来阅读文档的视图。
在阅读版式视图下，Word会隐藏除“阅读版式”和“审阅”工具栏以外的所有工具栏，从而是窗口工作区中显示最多的内容。
从其他视图方式转换到阅读版式视图的方法有三种：
“阅读版式”命令；
B、单击文档窗口水平滚动条左边的“阅读版式”按钮即可进入阅读版式视图；
C、也可以使用组合键“Alt+R”实现视图的转换。
如果要关闭阅读版式视图，可以按Esc键或者“Alt+C”组合键。
（5）大纲视图：
大纲视图是显示文档结构的视图，它将所有的标题分级显示出来，层次分明，特别适合较多层次的文档。
转到大纲是视图的3种方法：
A、通过菜单命令实现视图的转换：
打开文档，在菜单栏中选择“视图”->
“大纲”命令；
B、单击屏幕左下角水平滚动条左边的“大纲视图”按钮；
C、按组合键“Alt+Ctrl+O”也可以实现大纲视图的转换。
26.使用网格线：
“网格线”命令即可。
若要取消网格线，只需再次选择“视图”->
27.缩略图是Word2003中新增的功能，此功能与文档结构图类似，也可以快速的定位文档。
不同的是文档结构图定位的是某一标题的位置，缩略图定位的则是某一页的位置。
28.新建窗口：
用户在编辑文档时，有的时候需要在文档的不同部分进行操作，如果用滚动文档或定位的办法就会很麻烦。
在这里可以采用新建窗口的办法，将同一个文档的内容分别显示在两个或者多个窗口中，以便于用户对文档进行编辑。
文档编辑过程中新建窗口的步骤为：
（1）打开文档，如：
百草园.doc，在菜单栏中选择“窗口”->
“新建窗口”命令，随后Word就会把当前窗口的文档内容复制到新窗口中，并将新窗口设置为当前窗口（在“窗口”菜单列表中按照新窗口打开的顺序用“：
1、：
2、：
3……”的编号来区别新建的窗口，而新的标题名将显示在Word文档的标题栏中）；
（2）在当前新建窗口（百草园：
2.doc）的文档中对内容进行修改，修改完成后关闭新建文档（百草园：
2.doc），文档“百草园:
1.doc”的标题名就会恢复为原来的标题名“百草园.doc”，同时保存文档“百草园：
2.doc”的修改。
Word2003中文版并未将文档复制成多份，只是对同一个文档采取了不同的观察点。
用户在其中的一个文档窗口中对文档进行的修改会同时反映到其他的文档窗口中。
29.表格由表格移动控制点、行、列、单元格、表格缩放控制点、单元格文本结束标记和行结束标记组成。
30.使用键盘在表格中移动光标，如表1-4。
目的
方法
移至后一个单元格
按Tab键（光标位于表格的最后一个单元格时，按Tab键将添加一行）
移至前一个单元格
按“Shift+Tab”组合键
移至上一行
按“↑”键
移至下一行
按“↓”键
移至本行的第一个单元格
按“Alt+Home”或“Alt+数字键盘上的7”组合键（此时NumLock键必须关闭）
移至本行的最后一个单元格
按“Alt+End”或“Alt+数字键盘上的1”组合键（此时NumLock键必须关闭）
移至本列的第一个单元格
按“Alt+PageUp”或“Alt+数字键盘上的9”组合键（此时NumLock键必须关闭）
移至本列的最后一个单元格
按“Alt+PageDown”或“Alt+数字键盘上的3”组合键（此时NumLock键必须关闭）
在本单元格开始一个新段落
按Enter键
在表格末添加一行
在鼠标光标位于最后一个单元格时按Tab键
在位于文档开头的表格之前添加文本
光标移到第一个单元格的前面，按Enter键
表1-4使用键盘在表格上移动光标
31.复制表格的一行或者一列的操作与复制一个单元格的操作方法一致，但是在执行粘贴命令的时候，粘贴表格的一行选择的命令是“粘贴行”，而粘贴表格的一列选择的命令是“粘贴列”。
32.表格中，可以使用“表格”->
“插入”->
“行（在上方）或者行（在下方）”插入一行。
另外，右击选中行，在弹出的快捷菜单中选择“插入行”命令也可完成添加行的设置。
不过需要注意的是：
使用快捷菜单命令插入行时，只能在选中行的上方插入；
插入列时，只能在选中列的左方插入。
除以上方法以外，还可以在“表格和边框”工具栏上的“插入表格”按钮向表格中插入一行。
33.拆分表格：
将光标定位于第二个表格的第一行处，选择菜单栏上的“表格”->
“拆分表格”命令；
使用“Ctrl+Shift+Enter”组合键拆分表格。
34.如果在用拖曳鼠标的方法改变列宽的同时按住Shift键，表格的宽度则不会因为列宽的改变而改动；
如果不按住Shift键，那么在改变列宽后会同时改变表格的宽度。
35.绘制斜线表头：
（1）打开文档，将鼠标指针定位于表头位置即表格的第1行第1列；
（2）在菜单栏中选择“表格”->
“绘制斜线表头”命令打开“插入斜线表头”对话框；
（3）在“表头样式”下拉列表框中选择“样式二”表头样式，用户可以在“预览”框中预览选择的样式；
在行标题、数据标题和列标题文本框（随斜线表头的样式不同而不同）中分别输入斜线表头的各个标题；
在“字体大小”下拉列表中选择标题字体的大小；
（4）设置完成后单击“确定”按钮会弹出询问是否插入斜线表头提示框，单击“”确定按钮即可在表格中插入设置的斜线表头；
（5）选中斜线表头，按住鼠标左键不放，然后拖曳斜线表头到表格的适当位置放开鼠标左键即可完成调节表头的操作；
（6）如果要修改表头的标题，可以直接在相应的标题上单击，然后就会出现一个虚框，用户可以在其中输入文本；
（7）如果要调节表头的标题位置，首先应选中表头，然后右击鼠标在弹出的快捷菜单中选择“组合”->
“取消组合”命令可调节标题的位置。
36.表格的跨页操作：
Word2003中文版提供两种方法：
一种是通过调节表格的大小使表格保持在同一页上，以防止表格跨页断行（适用于较小的表格）；
另一种是在每页的表格上都提供一个相同的标题，使之看起来仍是一个表格（适用于较大的表格）。
第二种跨页操作的具体步骤为：
（1）打开文档，选定要设置的表格，然后在菜单栏中选择“表格”->
“标题行重复”命令；
（2）随后系统就会在因为分页而被拆开的表格中重复标题行信息。
37.表格中数据的计算：
（1）打开文档，然后再菜单栏中选择“表格”->
“公式”命令打开“公式”对话框；
（2）在“公式”对话框中，“公式”文本框用于设置计算所用的公式，“数字格式”下拉列表框用于设置计算结果的数字格式，“粘贴函数”下拉列表框中列出了word2003中文版提供的函数。
“公式”文本框中的“SUM（LEFT）”表示对左边表格中的各项数据求和。
其中SUM函数可在“粘贴函数”下拉列表框中选择；
在“数字格式”下拉列表框中选择“0”。
各个选项设置完毕单击“确定”按钮；
（3）如果需要执行别的操作则可在“粘贴函数”下拉列表框中进行选择。
例如求列的平均值。
在“公式”对话框中删除“公式”文本框中显示的“SUM（ABOVE）”，在“粘贴函数”下拉列表框中选择“AVERAGE”命令，然后在括号中输入“ABOVE”字符。
设置完成单击“确定”按钮，在表格中就会显示出计算的结果。
38.表格与文本之间的相互转换：
11
（1）将表格转换为文本。
打开文档，将鼠标指针置于表格中或者选定表格，然后再菜单栏中选择“表格”->
“转换”->
“表格转换成文本”命令打开“表格转换成文本”对话框，在“表格转换成文本”对话框中选中要作为文字分隔符的单选项，单击“确定”按钮即可完成表格转换成文本的操作。
现将“文字分隔符”选项区中的“段落标记”、“制表符”、“逗号”、和“其他字符”的作用介绍如下：
●段落标记：
把每个单元格的内容转换成一个文本段落。
●制表符：
把每个单元格的内容转换后用制表符分隔，每行单元格的内容成为一个文本段落。
●逗号：
把每个单元格的内容转换后用逗号分隔，每行单元格的内容成为一个文本段落。
●其他字符：
在对应的文本框中输入用作分隔符的半角字符，每个单元格的内容转换后用输入的文字分隔符隔开，每行单元格的内容成为一个文本段落。
（2）将文本转换为表格。
将文本转换为表格与将表格转换为文本不同，在将文本转换为表格之前必须对需要转换的文本进行格式化。
文本中的每一行之间要用段落标记符隔开，每一列之间要用分隔符隔开。
列之间的分隔符可以使逗号、空格、制表符等。
将文本转换为表格的操作步骤为：
打开文档，选中要转换为表格的文本，然后再菜单栏中选择“表格”->
“文字转换成表格”命令打开“文字转换成表格”对话框，在“将文字转换成表格”对话框中，用户可以在“表格尺寸”设置区中设置表格的列数，在“自动调整操作”选项组中可以选择根据窗口或者内容来调整表格的大小，这里采用默认的设置“自动”；
在“文字分隔位置”选项区中选中默认的“空格”单选项。
单击“确定”按钮，在文档中将会显示设置的结果。
如果指定的列数大于所选内容的实际需要时，多余的单元格将成为空单元格。
此处“文字分隔位置”选项区中的Word提供有多种文本分隔符，下面介绍它们的作用。
把选中的段落转换成表格，每个段落成为一个单元格的内容，行数等于所得段落数。
●制表符:
每个段落转换为一行单元格，用制表符隔开的各部分内容作为一行中各个单元格的内容。
转换后的表格的列数等于选择的各个段落中制表符的最大个数加1。
每个段落转换为一个单元格，用逗号隔开的各部分内容成为同一行中各个单元格的内容。
转换后表格的列数等于各个段落中逗号的最大个数加1。
在对应的文本框中输入用作分隔符的半角字符，每个单元格的内容转换后用输入的文本分隔符隔开，每行单元格的内容成为一个文本段落。
39.在绘制图形时，可以右击绘图画布区域的边框，在弹出的快捷菜单中选择“显示绘图画布工具栏”命令打开“绘图画布”工具栏。
单击“绘图画布”工具栏中的“缩放绘图”按钮，此时绘图画布区域的四周会有空心显示的所放点。
移动鼠标到绘图画布边框中间的所放点上，鼠标指针会变为上下箭头的形状。
此时按下鼠标左键不放并拖曳即可缩放绘图画布区域。
这种缩放方式成为两端等比例缩放方式。
使用这种方法时，绘图画布区域中的图形将会随着绘图画布区域的改变而改变位置和大小。
缩放绘图画布的方式除了等比例缩放方式外还有两端非等比例缩放方式，此方式是默认的缩放方式。
使用两端非等比例缩放绘图画布的操作方法是：
未按下“缩放绘图”按钮或取消“缩放绘图”操作时绘图画布区域的四周会有加粗显示的所放点，移动鼠标到绘图画布边框上的所放点，鼠标指针将会根据所放点的不同形式而发生相应的变化，此时按下鼠标左键并拖曳，就可以缩放绘图画布区域。
采用这种缩放方式时，绘图画布区域中的图形的位置和形状不会改变，而只有绘图画布区
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