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湖北立丰律师事务所
HUBEILIFENGLAWOFFICE
律师函
武汉市江夏铁路电器厂：
湖北立丰律师事务所接受贵司委托，就贵司提出的有关员工手册修改及如何使之合法有效的相关问题做出答复，特致函贵司如下：
第一部分员工手册的法律问题
第一、重要性。
员工手册主要是企业内部的人事制度管理规范，同时又涵盖企业的各个方面，承载传播企业形象，企业文化功能。
它是有效的管理工具，员工的行动指南。
员工手册是企业规章制度、企业文化与企业战略的浓缩，是企业内的“法律法规”，同时还起到了展示企业形象、传播企业文化的作用。
它既覆盖了企业人力资源管理的各个方面规章制度的主要内容，又因适应企业独特个性的经营发展需要而弥补了规章制度制定上的一些疏漏。
站在企业的角度，员工手册可以成为企业有效管理的“武器”；站在劳动者的角度，它是员工了解企业形象、认同企业文化的渠道，也是自己工作规范、行为规范的指南。
第二、制定程序
《员工手册》作为公司的规章制度的一部分，其制定主体不但要适格，而且在制定的程序上也要合法。
《中华人民共和国劳动合同法》第四条规定的程序包括：
1、经职工代表大会或者全体职工讨论；
2、提出方案和意见；
3、与工会或者职工代表平等协商确定；
4、协商不成时，单位可以单方行使决定权。
实践中对民主制订程序操作方式主要有以下两种：
一、电子邮件法
1、拟定员工手册草案
3、通过电子邮箱，向所有员工电子信箱发送，同时，在邮件正文中写明，限定大家一周内提出具体意见或者建议。
4、三天后，跟进一个群发邮件，说明公司已经收到了多少回复意见，限定的天数还有四天，希望大家踊跃提出自己的意见或者建议。
5、一周后，终止民主制订程序。
二、纸质法
1、将草案下发到职能部门，并要求职能部门领导监督该部门所有员工签收草案，同时说明一周内要提出具体意见，并提供提出意见的渠道和方式。
2、一周后结束民主制订程序。
第三、制定员工手册应注意的问题。
1、民主制订程序。
《劳动合同法》第四条规定，经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案与意见，与工会或者职工代表平等协商确定的规章制度才是合法的。
实务操作中可采取先由用人单位制订一个草案，张贴在公示栏中，并尽量发送到有电子邮箱的员工，有网站的单位还应放在网上广泛征求意见。
在整理出修改意见后，由工会出面召集职工代表与单位协商确定。
员工手册正式制订后每名员工签字确认。
2、内容要合法。
千万不要以为走了民主程序并公示了的员工手册就是有效的了，如果内容不合法则同样对员工不发生效力。
根据《劳动合同法》第三十八条第（四）项规定，用人单位的规章制度违反法律、法规的规定，损害劳动
者权益的，劳动者可以解除劳动合同，用人单位需支付经济补偿金。
3、用语应规范。
尽量使用法言法语，避免贬义用语、歧视用语。
4、关键部分应细化。
比如《劳动合同法》规定了对于严重违反用人单位的规章制度的以及严重失职，营私舞弊，给用人单位造成重大损害的员工单位可以解除劳动合同，但“严重违反”以及“重大损害”的标准问题，法律没有明确的规定。
因此，员工手册中可以根据自身的实际情况对这两个概念进行细化，以便于实际操作。
只有如此，才能使员工手册具有实用价值。
5、明确入职前签订劳动合同和员工手册的制度。
员工入职前，主要风险在于员工的身份真伪、学历真伪、身体健康情况、有无现原单位解除劳动关系、是否存在竞业禁止义务、是否存在保密义务等各种情况。
以上工作，必须在员工实际入职之前做完，而不能在员工入职之后的一定期限内完成。
否则，企业就存在风险。
6、不要将员工手册作为劳动合同的附件。
从法理上讲，员工手册是企业单方的行为（尽管要履行一定的程序），不必要每名员工都同意。
而劳动合同是企业与劳动者意思一致的行为。
如果员工手册需要修改，那么劳动合同也得相应修改后新的员工手册才有效，这是不必要。
第四、员工手册的主要内容
1、手册前言。
对员工手册的目的和效力给予说明。
2、公司简介。
使员工对公司文化的过去、现状有深入了解。
3、手册总则。
包括礼仪守则、公共财产、办公室安全、人事档案管理、员工关系、客户关系、供应商关系等原则性条款。
4、培训开发。
一般新员工上岗前须参加人力资源部等统一组织的入职培训，以及公司不定期举行的各种培训提高业务素质以及专业技能。
5、任职聘用。
说明任职开始、试用期、员工评估、调任以及离职等相关事项。
6、考核晋升。
一般分为试用转正考核、晋升考核、定期考核等。
7、员工薪酬。
对公司的薪酬结构，薪酬基准，薪资发放和业绩评估方法等给予详细的说明。
8、员工福利。
阐述公司的福利政策和为员工提供的福利项目。
9、工作时间。
使员工了解公司关于工作时间的规定。
基本内容有作息时间、出差政策、各种假期的详细规定已经相关的费用政策等。
10、行政管理。
多为约束性条款。
比如，对办公用品和设备的管理、各人对自己工作区域的管理、奖惩、员工智力成果的版权声明等。
11、安全守则。
一般分为安全规则、火情处理、意外紧急事故处理等。
12、手册附件。
第五、制定员工手册依据的法律
1、《劳动法》
2、《劳动合同法》
3、《劳动合同法实施条例》
第二部分对本员工手册提出的几点建议
第一、本手册中违法规定的法律后果
按《劳动合同法》第三十八条、八十条的规定，损害劳动者合法权益的规章制度，劳动者可以解除劳动合同；违反法律法律的，将会受到行政处罚。
第二、对于本手册中关于罚款规定的建议
作为“惩罚”依据的《企业职工奖惩条例》废止，公司实际上已经失去处罚权，只能通过绩效考核制度的扣分机制达到“处罚”的效果。
具体建议如下：
（1）人事制度中不宜出现“处罚”、“惩罚”、“罚款”的条款，无法律依据，建议删除；
（2）公司将员工每月工资的20%作为考核工资，若考核满分，将核发全额考核工资；若有考核减分，将考核工资按照一定考核分数予以核发工资，最多可扣减全额的考核工资。
第三、建议对违反纪律的行为由低至高做出划分，当员工过错累积到一定程度时，单位可单方解除劳动关系。
此致
敬礼
湖北立丰律师事务所
黄春红律师
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