办公事务管理系统402.docx
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办公事务管理系统402
四川师范大学成都学院本科毕业设计
新渝数码办公事务管理系统
学生姓名
朱敏
学号
2006102101
所在系
计算机科学与技术
专业名称
计算机科学与技术
班级
2006级计科2班
指导教师
王邦千
四川师范大学成都学院
二○一○年五月
新渝数码办公事务管理系统
学生：
朱敏指导教师：
王邦千
内容摘要：
本设计以重庆新渝数码有限公司为背景，采用VisualBasic2005语言编程工具，SQLServer2005作为后台数据库支持，创建了新渝数码办公事务管理系统。
该系统包括用户管理、文件管理、资产管理、其他管理、报表管理，解决了现实办公事务处理中存在的若干问题。
经测试运行正常，使用这套系统将办公人员从繁琐、无序、低序、低端的工作中解放出来从事核心事务，整体提高了企业办事效率和对信息的可控性，降低了办公成本，提高了执行力，使管理更加完善了。
关键词：
办公事务信息管理VisualBasic2005
newYu-digitalofficeaffairsmanagementsystem
Abstract:
OfficeServicesManagementSystemisusedforenterpriseofficemanagementsoftwaresystemdaily.ThedesignofthenewYu-DigitalCo.,Ltd.inChongqingasthebackground,usingVisualBasic2005programmingtools,SQLServer2005databaseasabacksupport,createanewdigitalofficetransactionmanagementsystemYu.Thesystemincludes:
usermanagement,documentmanagement,assetmanagement,othermanagement,reportmanagement,officetransactionprocessingtosolvetherealnumberofissuesthatexist.Thetestsworkcorrectly,usethesystemtoofficestafffromcumbersomeanddisorganized,low-order,low-endworkofliberationincorebusiness，Overallbusinessefficiencyandimprovethecontrollabilityofinformation,reducedofficecostsandimprovetheimplementationofthepowertomakemanagementmoreperfect.
Keywords:
OfficeServicesInformationManagementVisualBasic2005
目录
前言1
一、办公事务管理概述1
（一）办公事务及其管理1
（二）新渝数码办公事务管理背景介绍2
二、开发环境与开发工具3
（一）配置开发环境3
（二）开发工具介绍3
1．VisualBasic20053
2．SQLServer20053
（三）采用C/S开发模式4
三、系统需求分析和总体设计4
（一）系统需求分析5
（二）功能需求分析与总体设计5
1．项目规划5
2．系统功能结构图6
3．模块功能介绍6
（三）数据需求分析7
四、数据库设计与实现8
（一）数据库设计8
1．概念设计8
2．逻辑设计11
3．物理设计19
（二）数据库的实现19
1．创建数据库19
2．创建数据表19
五、系统功能详细设计与实现20
（一）系统主界面设计20
（二）登陆模块设计21
（三）文件管理模块设计23
1．公司证件管理模块设计23
2．行政发文管理模块设计23
3．会议纪要管理模块设计25
4．会议通知管理模块设计25
5．往来信函管理模块设计26
6．文件督办管理模块设计27
7．客户投诉管理模块设计27
8．呈送报表管理模块设计28
9．印刷物品管理模块设计29
10．收文登记管理模块设计29
11．文件传阅管理模块设计30
12．文稿登记管理模块设计31
六、运行、测试31
（一）测试系统登陆模块31
（二）测试公司证件管理模块32
（三）测试行政发文管理模块32
（四）测试退出系统模块33
七、结束语33
参考文献35
附录36
A数据表36
B附表47
新渝数码办公事务管理系统
前言
办公自动化是近年来发展迅速的一项技术，在国内外已经广泛运用，已成为现代化管理中的一个重要部分，是否采用办公自动化，是衡量一个单位管理水平随着教育与科技的不断发展，办公自动化系统在技术和应用上都得到了更高层次的发展，成为现代社会的重要标志之一。
拥有一套智能化的、知识型的现代办公事务管理系统，对办公人员和企业决策者来说，工作效率的提高是显而易见的。
它改变了传统的办公模式，实现了无纸化办公。
采用办公事务管理系统不仅能改善企业办公条件与环境，减轻工作人员负担，提高办公质量和工作效率，而且能加快企业管理工作规范化、科学化、网络化的进程。
在考虑到人工管理成本高、文件查找困难、远程发送不便、文件控制困难等诸多现实存在的问题的基础上，为了推动企业信息化建设，对规定的信息内容通过网络进行交换，实现公文的起草、发文、签阅、批示、查阅、传递等均在计算机上进行；通知、公告、通信、开会、决策、获得反馈信息、征求员工意见等均在网络上实现的现代管理方式。
为此公司提出开发一套专门适用于公司办公事务管理的应用软件对形成公司各部门的信息化、多元化、高效、有序的管理体制具有重大的意义。
一、办公事务管理概述
（一）办公事务及其管理
每个企业每天都面临着许多办公事务，办公室日常事务的主要内容有：
处理信函和文件、接打电话、日常接待、维护管理办公室环境、管理和发放办公用品、进行时间管理、值班工作、对领用现金进行管理、负责信息的上传下达和保密工作、处理各种突发事件等。
现代办公事务管理一般包括公文处理子系统、公务管理子系统、信息管理子系统等。
公文处理子系统又包括拟文、收文与发文管理和公文管理两方面。
拟文处理实现的主要功能包括公文模板、公文起草、校核、会签和领导审批签发等。
收文处理实现的主要功能包括公文的签收、登记、拟办、发文、传阅、批示、承办和催办等程序。
发文处理实现的主要功能包括公文审核、会签、审批签发、分发及登记。
公文管理主要包括公文的对外传输、检索、统计和立卷归档等功能。
公务管理子系统包括事务处理、日程管理、流程监控等。
事务处理一般包括会议组织、来信来访处理、后勤服务等功能。
日程管理主要包括电子日程表、任务安排等。
流程监控一般分为在办事务和已结案事务的监控处理。
信息管理子系统主要包括信息服务、档案管理等。
信息服务主要指为满足企业行政部门内部公务处理过程中的信息需求而提供的服务功能主要包括电子公告、电子讨论、大事记和信息查询等内容。
档案管理包括数据管理、整理编目、检索查询、安全保密、系统维护等。
（二）新渝数码办公事务管理背景介绍
重庆新渝数码有限公司位于重庆市郊区，成立于2002年，是一家集生产销售（批发销售）为一体的现代化企业，主要生产数码相机和手机。
经过近8年的发展，该公司现有员工500多人，其中办公人员20余人，公司设立的办公部门有：
销售部、财务部、生产部、行政部、总经理办公室、保卫科、仓库等。
公司虽然为每个办公人员都配置了计算机，但公司内部的信息交流还是依赖于旧式的纸质文档和人力交送，毫无资源共享。
信息交流不够迅速，浪费了大量的人力物力，而且纸质文档不易保存和查找如：
仓库登记的出库、入库单，先必须由生产部的主管在领料单上签字，再交由仓管员在领料单上签字并开物品出库单签字，再由仓管员将签好字的领料单和出库单一式两份分别交由财务部和销售部签字，而要完成这一系列的动作办公人员必须跑遍公司的各个部门。
现在公司面临第二次规模扩建，公司内部日常的业务、公文管理等信息量不断膨胀，低效办公方式与不断增长的办公业务量之间的矛盾日益尖锐，依靠人工手段及时对大量的信息进行收集、整理和分析是难以做到的。
新渝数码有限公司决策者也认识到只有改革传统的办公方式，充分利用先进的办公技术，逐步实现信息管理现代化，才能提高办公效率以适应形势的发展，为信息的上传、下达提供极为生动的通信方式。
实现在恰当的时间将正确的信息传递给正确的人，提高企业的整体业务水平。
因此，新渝要在在行业竞争激烈的信息时代求得发展，提高管理水平和工作效率，节约办公空间，开发一套专门适用于新渝数码办公事务管理的应用软件对形成公司各部门的信息化、多元化、高效、有序的管理体制具有重大的意义。
二、开发环境与开发工具
（一）配置开发环境
硬件环境：
采用微型计算机及其兼容机，处理器类型最低要求PentiumIII兼容处理器或更高速度的处理器（32位），内存至少512MB，硬盘空间不得少于1GB，鼠标一个，显示器一个。
软件环境：
本系统的程序代码在WindowsServer2003/Office2003/SQLServer2005/VisualStudio2005中编译执行。
（二）开发工具介绍
本系统利VisualBasic2005作为开发工具，结合SQLServer2005设计数据库作为后台支持。
1．VisualBasic2005
VisualBasic2005是VisualStudio2005的子集，它具有以下特点：
（1）集成开发环境具有IntelliSense功能，使应用程序的输入和构建更加容易。
（2）功能强大的代码调试器使程序员可以更加容易地找出错误。
（3）对Windows窗体开发设计时的支持使程序员可以轻松创建更加丰富的应用程序界面。
（4）支持本地数据库访问。
（5）可以利用Web服务来开发程序。
（6）利用ClickOnce部署功能可以轻松地发布开发好的应用程序。
2．SQLServer2005
2005年11月，微软发布了其数据库软件的又一个新版本——MicrosoftSQLServer2005。
这是5年来微软首次发布新版本的数据库软件。
该产品不仅可以有效地执行大规模联机事务，而且可以完成数据仓库和电子商务应用等许多具有挑战性的工作。
MicrosoftSQLServer2005不仅继承了微软产品的一贯特点，而且在性能、可靠性、可用性、可编程性、易用性等方面都远远胜过了MicrosoftSQLServer2000。
MicrosoftSQLServer2005系统由4个部分组成，这4个部分被称为4个服务，分别是数据引擎、AnalysisServices、ReportingServices和IntegrationServices。
（1）数据库引擎是MicrosoftSQLServer2005系统的核心服务，负责完成数据的存储、处理和安全管理。
（2）AnalysisServices的主要作用是提供联机分析处理（OnlineAnalyticalProcessing，OLAP）和数据挖掘功能。
（3）ReportingServices为用户提供了支持Web方式的企业级报表功能。
（4）IntegrationServices是一个数据集成平台，负责完成有关数据的提取、转换和加载等操作。
（三）采用C/S开发模式
本系统采用C/S模式，是客户/服务器模型简称，通过它可以充分利用两端硬件环境的优势，将任务合理分配到Client端和Server端来实现，降低了系统的通讯开销。
C/S有两种模型，即两层模型和三层模型。
两层模型中位于数据位于服务端，客户应用程序则运行在客户机上，而业务逻辑放在客户或服务器上；三层模型由客户应用程序、服务器管理和中间件3个部件组成。
客户应用程序是系统中用户与数据进行交互的部件，服务器程序负责有效地管理系统资源，中间件负责联结客户应用程序与服务器管理程序，协同完成一个作业，以满足用户查询管理数据的要求。
考虑到本系统的实际需要，数据库体系结构采用C/S两层结构，适用于开发运行于局域网环境中的数据库应用程序。
在这种开发模型中，应用程序使用的数据库位于局域网服务器中，其他的计算机通过客户端应用程序访问服务器中的数据库。
三、系统需求分析和总体设计
（一）系统需求分析
面对瞬时万变的信息社会，我们研究的对象是信息，这是一种看不见摸不着无色无味没有形状没有重量的物质性极弱的物质资源。
无论是企事业单位，还是政府机关，都会有大量的文案需要进行处理，有烦琐的事务需要进行安排，决策者需要依据复杂的信息做出重要的决定。
而办公事务管理系统是一个使用计算机自动管理办公事务的解决方案。
它能够实现从文件起草、拟稿、分发、批注、更改、审稿、核稿到签发过程的全部自动管理。
文稿会签完之后被发送到负责人处签发，然后由系统自动完成发文的登记、编号、归档、立卷。
最后可形成红头文件入档或打印，系统自动记录每一个流程的责任人、时间和改动信息等大量的办公事务管理功能。
当前，许多公司计算机的普及率正在不断的提高，在一定程度上提高了各部门的办公效率。
随着企业计算机网络的建立，其日常的业务、公文管理等信息量不断膨胀，低效办公方式与不断增长的办公业务量之间的矛盾日益尖锐，依靠人工手段及时对大量的信息进行收集、整理和分析是难以做到的，只有改革传统的办公方式，充分利用先进的办公技术，逐步实现信息管理现代化，才能提高办公效率以适应形势的发展，为信息的上传、下达提供极为生动的通信方式。
因此，为公司开发一套专门适用于公司办公事务管理的应用软件对形成公司各部门的信息化、多元化、高效、有序的管理体制具有重大的意义。
（二）功能需求分析与总体设计
1．项目规划
新渝数码办公事务管理系统实现了公司各部门之间往来信息的综合管理。
系统中设计了文件管理、资产管理、其他管理、报表管理和系统管理五大模块，规划系统功能模块如下：
（1）文件管理模块
该模块包括公司证件管理模块、行政发文管理模块、会议纪要管理模块、会议通知管理模块、往来信函管理模块、文件督办管理模块、客户投诉管理模块、呈送报表管理模块、印刷物品管理模块、收文登记管理模块、文件传阅管理模块、文稿登记管理模块。
（2）资产管理模块
该模块包括车辆登记管理模块、出车使用管理模块、车辆费用管理模块、出车事故管理模块、办公用具管理模块、财产投保管理模块。
（3）其他管理模块
该模块包括值班管理模块、突发事故管理模块、公司提案管理模块、集体宿舍管理模块、客人来访管理模块、费用报销管理模块、通讯费用管理模块、提醒事务管理模块、联系方式管理模块。
（4）报表管理模块
该模块包括往来信函报表、客户投诉报表、出车使用报表、车辆费用报表、公司提案报表、客人来访报表、费用报销报表、联系方式报表。
（5）系统管理模块
该模块包括操作权限模块、修改用户名模块、公司信息设置模块、系统帮助信息模块。
2．系统功能结构图
新渝数码办公事务管理系统功能结构如图1所示：
图1
3．模块功能介绍
系统主要包括以下功能模块：
a．登录管理系统模块：
主要用于用户登录管理。
b．文件管理模块：
主要包括公司证件管理、行政发文管理、会议纪要管理、会议通知管理、往来信函管理、文件督办管理、客户投诉管理、呈送报表管理、印刷物品管理、收文登记管理、文件传阅管理、文稿登记管理——信息的录入、修改、删除、查询等功能。
c．资产管理模块：
主要包括车辆登记管理、出车使用管理、车辆费用管理、出车事故管理、办公用具管理、财产投保管理——信息的录入、修改、删除、查询等功能。
d．其他管理模块：
主要包括公司值班管理、突发事故管理、公司提案管理、集体宿舍管理、客人来访管理、费用报销管理、通讯费用管理、提醒事务管理、联系方式管理——信息的录入、修改、删除、查询等功能。
e．报表管理模块：
主要包括来信函报表、客户投诉报表、出车使用报表、车辆费用报表、公司提案报表、客人来访报表、费用报销报表、联系方式表——信息的录入、修改、删除、查询等功能。
f．操作权限模块：
主要包括操作权限设置、修改用户密码、公司信息设置、系统帮助信息4个部分。
（三）数据需求分析
公司办公事务管理系统用户的需求具体体现在对各种文件信息的提供、保存、更新、删除和查询，这就要求数据库结构能充分满足各种信息的输入和输出、收集基本数据、数据结构和数据处理流程。
以文件管理模块为例的数据需求分析如下：
✧公司证件信息，包括数据项有：
证件编号、证件名称、日期、签发单位和说明等。
✧行政发文信息，包括数据项有：
发文字号、发文日期、机密等级等。
✧会议纪要信息，包括数据项有：
类型、会次、会议主题、会议日期等。
✧会议通知信息，包括数据项有：
通知日期、通知单位、联系人、会议要求等。
✧往来信函信息，包括数据项有：
往来编号、日期、类别、类型、标题等。
✧文件督办信息，包括数据项有：
督办日期、发文号、承办单位、回告最后日期、督办内容、回告要求和说明等。
✧客户投诉信息，包括数据项有：
自编号、投诉日期、受诉部门、投诉客户等。
✧呈送报表信息，包括数据项有：
自编号、呈送日期、保密等级、份数等。
✧印刷物品信息，包括数据项有：
自编号、请印部门、请印日期、名称、单位、数量、批准人、用途和说明等。
✧收文登记信息，包括数据项有：
自编号、收文日期、类别、原文字号等。
✧文件传阅信息，包括数据项有：
文件编号、文件标题、负责人、日期、阅办单位、批示、阅办人、阅办结果、主要内容和说明等。
✧文稿登记信息，包括数据项有：
来稿日期、来稿部门、稿件名、说明等。
四、数据库设计与实现
（一）数据库设计
1．概念设计
本系统根据数据需求分析的设计规划出的实体如下：
公司证件实体、行政发文实体、会议纪要实体、会议通知实体、往来信函实体、文件督办实体、客户投诉实体、呈送报表实体、印刷物品实体、收文登记实体、文件传阅实体、文稿登记实体、车辆登记实体、出车使用实体、车辆费用实体、出车事故实体、办公用具实体、财产投保实体、公司值班实体、突发事故实体、公司提案实体、集体宿舍实体、客人来访实体、费用报销实体、通讯费用实体、提醒事务实体、联系方式实体、公司信息设置实体、操作权限设置实体。
下面以文件管理模块为例给出每个实体的E—R图。
公司证件信息实体E—R图：
行政发文信息实体E—R图：
会议纪要信息实体E—R图：
会议通知信息实体E—R图：
往来信函信息实体E—R图：
文件督办信息实体E—R图：
客户投诉信息实体E—R图：
呈送报表信息实体E—R图：
印刷物品信息实体E—R图：
收文登记信息实体E—R图：
文件传阅信息实体E—R图：
文稿登记信息实体E—R图：
2．逻辑设计
下面列出文件管理模块所包括的数据表结构，本系统其他模块的数据表结构详见附录数据表。
（1）公司证件管理数据表
该表主要用于存储公司证件的相关信息，如各种证书奖状。
该表结构如表1：
表1公司证件管理数据表
编号
字段名称
字段类型
字段大小
可否为空
关键字
1
证件编号
nvarchar
50
notnull
是
2
证件名称
nvarchar
50
null
否
3
日期
datetime
null
否
4
签发单位
nvarchar
50
null
否
5
存放路径
nvarchar
250
null
否
6
说明
nvarchar
250
null
否
（2）行政发文管理数据表
该表用于储存公司以行政命令方式发布的管理制度或办法信息。
该表结构如表2：
表2行政发文管理数据表
编号
字段名称
字段类型
字段大小
可否为空
关键字
1
发文字号
nvarchar
50
notnull
是
2
发文日期
datetime
null
否
3
机密等级
nvarchar
50
null
否
4
签发人
nvarchar
50
null
否
5
会签单位
nvarchar
50
null
否
6
会签人
nvarchar
50
null
否
7
主办单位名称
nvarchar
50
null
否
8
主办单位审核
nvarchar
50
null
否
9
拟稿人
nvarchar
50
null
否
10
起稿日期
datetime
null
否
11
标题
nvarchar
50
null
否
12
附件
nvarchar
50
null
否
13
主题词
nvarchar
50
null
否
14
主送
nvarchar
50
null
否
编号
字段名称
字段类型
字段大小
可否为空
关键字
15
抄送
nvarchar
50
null
否
16
打字员
nvarchar
50
null
否
17
校对员
nvarchar
50
null
否
18
共印份数
int
null
否
19
发送单位名称
nvarchar
250
null
否
20
存放路径
nvarchar
250
null
否
21
说明
nvarchar
250
null
否
（3）会议纪要管理数据表
该表用于储存公司在行政办公等会议上所产生的会议纪要信息。
该表结构如表3：
表3会议纪要管理数据表
编号
字段名称
字段类型
字段大小
可否为空
关键字
1
自编号
nvarchar
50
notnull
是
2
类型
nvarchar
50
null
否
3
会次
nvarchar
50
null
否
4
会议主题
nvarchar
50
null
否
5
会议日期
datetime
null
否
6
开始时间
datetime
null
否
7
结束时间
datetime
null
否
8
会议地点
nvarchar
50
null
否
9
主持人
nvarchar
50
null
否
10
重要参加人员
nvarchar
50
null
否
11
重要缺席人员
nvarchar
50
null
否
12
记录人
nvarchar
50
null
否
13
出席人数
int
null
否
14
存放路径
nvarchar
250
null
否
编号
字段名称
字段类型
字段大小
可否为空
关键字
15
说明
nvarchar
250
null
否
16
升级会员 