有如何提升工作效率-高效的时间管理(80-20法则).ppt
《有如何提升工作效率-高效的时间管理(80-20法则).ppt》由会员分享,可在线阅读,更多相关《有如何提升工作效率-高效的时间管理(80-20法则).ppt(47页珍藏版)》请在冰点文库上搜索。
1,有如何提升工作效率,练习题:
日程排序,2,3,一大堆便条,张张都贴着“紧急”;电话铃响个不停,差不多个个都要马上处理;报告、表单和各种资料,堆满了桌子;再过三分钟就要开会了,可还是一点准备都没有;越忙越添乱,好多事情手下帮不上忙,早该给他们培训了,可一直找不到时间,4,一、管理者常见的时间陷阱二、时间管理六步三、高效能的九条守则,5,6,由于沟通不良或不足,导致走弯路、出错、返工。
文件/废纸/杂物多;文件存放系统混乱。
交办工作时,没有明确最后期限。
不速之客的干扰;常被电话打断工作。
花较多时间替下属拿主意。
长时间面谈。
繁多、冗长、低效的会议。
缺乏细致的实施计划。
过多文书记录。
过于注重细节;追求完美,一、管理者常见的时间陷阱二、时间管理六步三、高效能的九条守则,7,一、做好计划和统筹二、要事第一三、化繁为简四、学会说“NO”五、明确期限六、改进方法和习惯,8,案例:
广交会展位的来电,9,一般情况下,在每年、每月、每周、每天当中,较忙的是什么时间段?
有哪些工作可以提前做?
10,一、做好计划和统筹二、要事第一三、化繁为简四、学会说“NO”五、明确期限六、改进方法和习惯,11,12,因为我们不知道究竟什么对我们最重要,所以每件事好像都很重要;因为每件事好像都很重要,所以我们不得不每件事都做;有些人看到我们每件事都做,所以,他们期望我们什么都做;每件事都做让我们非常忙碌,所以我们没有时间去考虑:
究竟什么对我们最重要?
忙人的告白,13,定义重要:
对你的职责或目标具有贡献的活动。
紧急:
你或别人认为需要立刻处理的活动。
14,15,A,B,C,D,16,一个企业80%的利润来自其20%的核心业务或重要客户。
80%的销售额来自20%的销售人员。
每个企业优秀的人(骨干)都只有20%左右,中等的和平庸的占了约80%。
在每天的工作中,都大概只有20%是重要的工作。
分析:
正确的日程排序,高效时间管理=在最短的时间内做最多的事,17,为什么整天忙个不停却得不到领导的认可?
18,案例:
一个采购部经理,问题:
“弹钢琴”跟“要事第一”有冲突吗?
故事:
桶、石块、碎石、沙子、水,故事:
两个捡破烂的人,个案分析:
失败的经历/成功的经历,19,要追求“利益最大化”,但是对于不重要的事情我们又不能放弃,那我们该怎么办?
20,一、做好计划和统筹二、要事第一三、化繁为简四、学会说“NO”五、明确期限六、改进方法和习惯,21,22,问题1:
黄经理正在处理三件A类事情,林总又过来安排一件C类工作,王经理该怎么说?
问题2:
黄经理整天被领导追问每件工作的进度,忙得不亦乐乎,他如何摆脱这种困境?
问题3:
在每天的工作中,黄经理总会被各种电话、各个突然而至的人打扰着,无法集中精力做好手上最重要的工作。
黄经理头上都冒烟了!
黄经理该如何应付这些打扰?
23,你在走道上碰到一位部属,他说:
“我能不能和您谈一谈?
我碰到了一个问题。
”于是你便站在走道上专心听他细述问题的来龙去脉,一站便是半个小时,既耽搁了原先你要做的事,也发现所获得的信息并不足以做出任何决策。
于是你说:
“我现在没时间和你讨论,让我考虑一下,回头再找你谈。
”猴子原本在部属的背上,谈话时彼此考虑,猴子的两脚就分别搭在两人背上,当你表示要考虑一下再谈时,猴子便移转到你背上。
你接下了部属的角色,而部属则变成了监督者,他会三不五时跑来问你:
“那件事办得怎样了?
”如果你的解决方式他不满意,他会强迫你去做这件原本他该做的事。
这样的猴子,你收得愈多,他们给的就愈多。
于是你饱受堆积如山、永远处理不完的问题所困扰,甚至没有时间照顾自己的猴子。
24,摘自别让猴子跳回背上,规则猴子要麽被喂养,要麽被处决。
否则,他们会饿死,而管理者则要将大量宝贵时间浪费在尸体解剖或试图使他们复活上。
规则要控制猴子的数量在整个团队力所能及的范围内。
对来自下属的猴子,管理者要把处理时间控制在每次5-15分钟。
规则猴子只能在约定的时间喂养。
经理无须四处寻找饥饿的猴子,抓到一只喂一只。
规则应确定每只猴子下次喂养时间和下属的主动性级别。
这可以由管理者和下属共同修改并达成一致,但不要模糊不清。
否则,猴子或者会饿死,或者将最终回到管理者的背上。
25,一、做好计划和统筹二、要事第一三、化繁为简四、学会说“NO”五、明确期限六、改进方法和习惯,26,英国某家报纸曾举办一项高额奖金的有奖征答活动。
题目是:
在一个充气不足的热气球上,载着三位关系世界兴亡命运的科学家。
第一位是环保专家,他的研究可拯救无数人们,免于因环境污染而面临死亡的恶运。
第二位是核子专家,他有能力防止全球性的核子战争,使地球免于遭受灭亡的绝境。
第三位是粮食专家,他能在不毛之地,运用专业知识成功地种植食物,使几千万人脱离饥荒而亡的命运。
此刻热气球即将坠毁,必须至少丢出一个人以减轻载重,使其余的两人得以活存,请问该丢下哪一位科学家?
27,法国一家报社进行了一个有奖智力竞赛,其中有这样一道题目:
如果法国最大的博物馆卢浮宫失火了,在只能抢救一幅画的情况下,你会救哪一幅画?
在该报收到的成千上万的答案中,答案最多的是蒙娜丽莎,而法国名作家贝尔纳以最佳答案获得了该题的奖金。
28,在工作中,有哪些东西应该化繁为简?
29,简化工作是所有优秀管理者的共同特质,工作愈简化,愈高效,也愈不会出问题。
所以要善于将复杂的问题简单化。
30,一、做好计划和统筹二、要事第一三、化繁为简四、学会说“NO”五、明确期限六、改进方法和习惯,31,32,一个减肥的例子,33,2、与别人约定期限,帕金森定律:
如果你安排了充裕的时间从事一项活动,你会放慢你的节奏以便用掉所有分配的时间。
34,3、这个期限最好是合理而又稍偏紧的。
一、做好计划和统筹二、要事第一三、化繁为简四、学会说“NO”五、明确期限六、改进方法和习惯,35,这几个故事可以给我们什么启发?
36,一个企业的董事长走在他的厂区里,经过一个正在清扫落叶的保洁员身旁。
保洁员拿着一把长长的扫把,费力地扫着。
而那把扫把实在太旧了,齿间稀疏,漏掉了许多的叶子。
董事长停下来问:
“先生,你的工具太不好用了吧,为什么不换一把?
”“我只有这一把了。
”保洁员头也不抬地忙乎着他的活。
“你为什么不去仓库领一把呢?
”“仓库离我这儿太远了,来回要花不少时间,我还有很多地要扫。
”保洁员用手擦拭一下汗水,这才发现和自己说话的竟是董事长,不禁有些不知所措。
“噢,董事长,我不知道是您,我这就去仓库领一把。
”看着保洁员离去的背影,董事长十分生气:
“这是在工作吗?
真不能理解!
要不是看在他从不偷懒的份上,我现在就开除他。
”,37,犹太人汉弗特在加拿大渥大华开设了一家豪华宾馆。
年终时,他让宾馆分别评选出10名最勤快和10最“懒惰”的员工。
汉弗特叫人把10名“懒惰”的员工叫到他的办公室。
这些员工心里七上八下,心想老板肯定会要我们滚蛋。
可是他们万万没想到,一进门,汉弗特就说道:
“恭喜各位被评为本宾馆最优秀的员工。
”看着他们一个个目瞪口呆的表情,汉弗特接着解释道:
“据我观察,你们的懒表现在总是一次就把餐具送到餐桌上,习惯于一次就把客人的房间收拾干净,一次就把工作干完,讨厌多走半步路,讨厌做第二次(返工)。
因而在别人眼里你们整天闲着,在偷懒。
但依我看,最优秀的员工全无例外的都是懒汉,因为你们懒得连一个多余的动作都懒得去做。
而勤快员工的勤,大多表现在他们整天忙忙碌碌,不在乎把力气花在多余的动作上,做一件事不在乎往来多少趟,花多少时间,而从来不停下来思考一下最便捷的方法,这样能有效率吗?
”,38,甲和乙两个学生,毕业后一起进了一家餐馆工作,没多久,甲被提拔做了乙的上司,而乙却仍在厨房干杂活。
乙就去找老板理论。
老板想了想,说:
“你到市场上看还有什么卖的?
”乙去了一趟市场回来说:
“还有一个农民在卖土豆。
”老板问:
“多少钱一斤?
”乙又赶去市场,回来回答老板:
“8毛钱一斤。
”老板又问:
“总共有多少斤?
如果全部要了能便宜多少钱?
”乙又急忙来回奔跑。
老板说:
“好吧,你先坐着。
”然后又叫来甲,对他说:
“你去市场看看,看还有什么东西卖?
”不一会甲回来说:
“还有一个卖土豆的,8毛钱一斤,共有125斤,如果全部要了可以6毛钱一斤。
过一会这个农民还要到市场上去卖西红柿,我们库里不多了,我带回了一个样品,把那个农民也带来了,你们当面谈谈吧。
”老板对乙说:
“这其中的原因你该明白了吧!
”乙羞愧地回到厨房干杂活去了。
39,40,有一次,我要在客厅里挂一副画,请邻居来帮忙。
画已经在墙上扶好,正准备砸钉子,他说:
“这样不好,最好钉两个木块,把画挂上面。
”我遵从他的意见,让他帮着去找木块。
木块很快找来了,正要钉,他说:
“等一等,木块有点大,最好能锯掉点。
”于是便四处去找锯子。
找来锯子,还没有锯两下,“不行,这锯子太钝了,”他说,“得磨一磨。
”他家有一把锉刀,锉刀拿来了,他又发现锉刀没有把柄。
为了给锉刀安把柄,他又去校园边上的一个灌木丛里寻找小树。
要砍下小树,他又发现我那把生满老锈的斧头实在是不能用。
他又找来磨刀石,可为了固定住磨刀石,必须得制作几根固定磨刀石的木条。
为此他又到校外去找一位木匠,说木匠家有一现成的。
然而,这一走,就再也没见他回来。
当然,那幅画,我还是一边一个钉子把它钉在墙上。
下午再见到他的时候,是在街上,他正在帮木匠从五交化商店里往外架一台笨重的电锯。
“你想把球从洞里挖出来,却把洞愈挖愈大。
”西方谚语,41,42,第一次就把资料或物品放在正确位置。
将各类资料物品归类摆放,清晰标示。
这样做可避免费时间去找东西,更不会再有在别人面前翻箱倒柜的尴尬。
下班前进行清理。
43,在写规划时,为了使工作更加直观,除了阿拉伯数字(1、2、3、4),还可以用其他符号表示重要程度:
紧急?
待重新规划的工作!
重要完成任务工作往后推移放弃的工作,ABCD分类法:
A:
必须要当天完成的工作B:
可稍后处理的工作C:
可以请别人代劳的工作D:
做与不做都无所谓的工作,一、管理者常见的时间陷阱二、时间管理六步三、高效能的九条守则,44,追求事半功倍,而不是事倍功半不要凡事追求完美学会“弃卒保帅”简单的就是最好的明确期限,少说“尽快”经常进行整理和分类(5S)把工作做在前面不断优化工作方法好记性不如烂笔头,45,考试前,老师常常教我们,先做容易的、简单的题目,将复杂的、难度大的题目留到最后做,以免浪费时间。
请问:
这个方法在工作中也可行吗?
为什么?
46,47,1、做好计划和统筹2、要事第一3、化被动为主动4、化繁为简5、明确期限6、改进方法和习惯,