第四章报表处理子系统Word下载.docx
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由于二次处理时需要将数据调入通用表处理系统，因此一个好的会计信息系统的表处理子系统通常应该具有数据接口，可以方便的将会计系统生成的报表转换成EXCEL、LOTUS或TXT格式的文件。
也可以直接打开多种格式的文件，从而使用户可以根据自己的需要灵活处理编制报表和进行财务分析使用。
为了更好的组合通用表处理系统和会计报表子系统的功能，目前很多商品化软件都采用了将会计软件与EXCEL联系的所谓“捆绑式”的处理方法。
这种方法是在会计软件中提供数据接口或取数公式，使用户可以方便的在EXCEL中通过数据接口或使用取数公式从账务系统中调取会计数据。
利用EXCEL强大的表处理功能和数据分析统计及图形处理功能，用户可以方便的编制所需要的各种会计报表并进行会计数据的分析和统计处理。
应该说这是我国会计软件开发中值得提倡的方法。
三、报表系统的基本概念
1、报表基本结构分析
就报表结构的复杂性而言，报表可以分成简单表和复合表两类。
复合表的结构比简单表复杂的多。
复合表可以由简单表嵌套而成，也可由多个简单表拼合而成，因此复合表在处理上不如简单表那样方便。
无论简单表还是复合表，就其结构而言基本由两大部分组成，即基本固定的表格式和随会计期间不同而不同的表中的数据部分。
报表的格式
在计算机报表处理系统中，所谓报表格式实质上是一个保存在计算机中的模板，使用这个模板可以无限复制相同格式的表格供用户使用。
一个报表的格式包括以下几个方面：
（1）标题：
标题用来表示报表名称及报表的编制日期、编制单位、使用的货币单位等内容。
标题可能有一行也可能有若干行。
（2）表头：
表头用来表示报表的栏目。
栏目和栏目的名称是报表最重要的内容，它们决定了报表及报表每一栏的宽度，从而确定了报表的基本格式。
简单报表的栏目只有一层，栏目只有一层的称为基本栏。
复合报表的的栏目可以分成若干层，即大栏目下包含几个小栏目，这种栏目称为组合栏。
有些报表软件也将表的标题和表头部分视为一个整体，将这个整体称为表头。
（3）表体：
报表的主体，表体由横向的若干栏和纵向的若干行组成。
纵向表格线和横向表格线将表体部分划分成一些方格用于填写表中的数据，这些方格称为表单元。
表单元是组成报表的最小基本单位，每一个表单元都可以用它所在的列坐标和行坐标来表示。
通常将确定某一单元位置的要素称为“维”。
所谓区域是由多个单元组成，它包括的范围是从起点单元开始到终点单元构成的一个长方形单元阵列。
区域是二维的，最小的区域是一个单元，最大的区域可以包括整张报表的所有单元。
在报表编制过程中，向报表单元中填入的内容一般只有两种：
一种是文字，一种是数字。
其中有些文字部分用来作为每行（或列）的标题，称为表样。
表样单元的内容在编制不同会计期间的同一会计报表时与表头表尾等一样，它的内容是固定不变的，因此表样是报表格式的一部分。
（4）表尾：
表尾指表格线以下进行辅助说明的部分。
表尾部分有的表有内容，有些表没有内容，但无论有无内容，表尾这一结构在报表中是一定存在的。
会计报表处理子系统的基本工作原理就是软件提供给用户设置表头、表体和表尾的功能，用户只要运行这些功能，就能得到满足需要的报表。
2、报表公式和关键字
（1）报表公式
在计算机报表系统中，报表的格式和报表的数据是分开处理和管理的。
报表的格式起着说明数据的经济涵意和管理数据的作用。
报表数据起到反映相应经济指标大小的作用。
每月的报表数据一般不会相同。
报表单元公式：
在使用计算机进行报表编制时，表中数据一般不由手工从键盘输入而是通过设置报表单元公式，由计算机根据公式自动从指定的文件中调取。
这些单元公式就是报表公式的一个最主要的构成部分。
报表审核公式：
报表审核公式的作用是根据报表数据间的勾稽关系检查报表数据是否正确。
报表舍位平衡公式：
是将以元为单位的报表转换为以千元或万元为单位的报表时，为保持报表数据的平衡而使用的公式。
在报表的编制过程中，虽然报表中的数据每个会计期间并不相同，但同一报表中各个单元填列数据的规律一般是不变的，如：
资产负债表中货币资金项总是从现金、银行存款和其它货币资金调取数据。
因此报表公式一经设定，在编制不同会计期间的同一会计报表时公式的内容也是固定不变的。
每次编制报表通常不需要重新设定。
由于报表的格式和公式在编制不同会计期间的同一会计报表时通常是不变的，表格式和表公式构成了同一会计报表的基本结构，因此在计算机报表系统中一般将它们合称为表结构。
而将表处理软件运行表结构文件得到的，填列好具体数字的报表称为数字表。
（2）报表关键字：
报表关键字实质上是一个计算机的取值函数。
它在报表系统中的主要作用是在编制报表时由系统自动的在报表相应位置填列报表编制的年、季、月、日等日期和报表编制单位的名称等内容。
报表关键字通常在表格式设置中进行设置。
（3）多维表：
确定某一数据位置的要素称为“维”。
在一张有方格的纸上填写一个数，这个数的位置可通过行和列（二维）来描述。
如果将一张有方格的纸称为表，那么这个表就是二维表，通过行和列座标可以找到这个二维表中的任何位置的数据。
如果将多个相同的二维表叠在一起，找到某一个数据需增加一个要素，一般称为一个表页。
表页在报表中的序号在表页的下方以标签的形式出现，称为“页标”。
页标用“第1页”-“第xxxxx”表示。
这一叠表称为一个三维表。
如果将多个不同的三维表放在一起，要从这多个三维表中找到一个数据，又需增加一个要素，即表名。
三维表中的表间操作即称为“四维运算”。
会计信息系统中的表处理系统一般是一个三维立体报表处理系统，要确定一个数据的所有要素为：
表名、列、行和表页。
第二节会计报表系统的处理流程和功能结构
一、报表处理流程
根据计算机编制报表的工作内容，会计报表软件的工作流程可分为以下四步，即：
报表格式及数据处理公式设置、报表名称登记、报表编制和报表输出。
二、报表系统的功能结构
1、报表格式设置
报表格式设置功能的作用类似于手工条件下设计并绘制一张待填的空白表格，只不过这一工作是在计算机上实现的。
报表格式设置实质上是设置一个模板，使用这个模板可以无限复制相同格式的表格供用户使用。
因此报表格式设置虽然操作较为复杂，但由于是一种一次设置长期使用的操作，故是一种“一劳永逸”的处理方式。
2、报表公式设置
报表公式设置是实现计算机自动处理报表数据的关键步骤。
从报表编制的角度看，报表数据处理主要有两个方面：
从其他业务系统调取数据、计算、并填入表中相应位置；
根据会计数据的勾稽关系检查报表中数据的正确性。
报表公式设置包括表计算公式设置和表审核公式设置两个基本功能。
3、报表名称登记
报表名称登记是计算机处理所特有的，这是因为在计算机中所有程序和数据都以文件的形式存放，因此必须给这些文件确定名称以便需要时调用这些文件。
这一工作通常在报表结构设置完毕或报表编制生成数据表，存盘时进行。
4、报表编制
表编制功能的目的是根据用户设置的报表格式和报表公式产生填好需要数据的会计报表，并根据表间数据的勾稽关系检查报表数据的正确性。
对于设置好的报表需要时只要运行报表编制功能即可产生需要的报表，无需每次重新定义该报表。
5、报表输出
报表输出功能除可以在屏幕显示编好的报表外更主要的是打印输出已编好的报表。
因此报表输出功能中一般都设有打印设置功能，打印设置功能可以根据需要灵活设置打印的字型字号并在一定程度上调整报表的长宽和在纸上的位置，从而使打印出的报表更美观。
在计算机会计系统中除了以上所述和报表编制直接有关的基本功能外，一般还设有报表汇总、报表维护和系统管理等功能，用以方便用户对系统中设置的各种报表进行管理和进行相关报表间数据的处理并保证计算机系统中会计报表的数据安全。
第三节报表系统的设置
一、报表格式设置
（一）非直观的报表格式设置方式
采用非直观的报表格式设置方式，在屏幕上看不到成形的表样，只能通过对话方式，由使用者将报表标题、栏目等报表结构要素输入计算机，并保存在数据库文件中。
使用者在设置报表格式的过程中，看到的是报表的各个部分，当报表的行、列、文字的大小、字体等不符合要求时，不能直接在显示的报表结构上进行改动，必须回到对话方式来改变报表结构和格式。
完整的报表格式往往要到公式定义或是报表编制时才能看到。
（二）直观的报表格式设置方式
在直观的报表格式设置方式下，采用整表设置模式，具有“所见即所得”的特性。
其基本设计思想是划定范围，在这个范围中由用户自由地设计自己需要的报表格式。
目前流行的WINDOWS版的报表系统一般采用直观的报表格式设置方式。
1、报表尺寸定义。
报表尺寸定义的目的是确定报表的行数和列数，其单位是表行和表栏。
报表尺寸确定了，报表占用的范围也就确定了。
在定义时应注意表栏目的宽度应以能够放下本栏最大数字为原则，否则将出现数字溢出的错误。
2、单元属性和风格定义。
单元属性主要指的是单元内容的性质如数字、字符还是表样。
单元风格是指单元内容的字体、字号、字型、对齐方式、颜色图案等设置。
设置单元属性和风格会使设计的报表更符合阅读习惯，更加美观清晰。
定义单元属性和风格可以首先确定区域，定义时对整个区域进行定义以简化操作。
3、组合单元定义。
在整表设置方式中，在设定的范围内所有的处理都是以单元为基本处理单位。
在进行格式设置时，对报表的标题、表尾的说明文字等在一个单元中无法登录的较长文字，可以使用将横向几个相邻单元组合成一个组合单元，使用组台单元功能还可以解决复合报表表头的设置工作。
在会计报表系统中，表格式的设置采用一次设置，长期有效的工作方式。
因此如果表头、表尾中有日期等相对变动的量出现，则应在相应位置设置报表关键字。
一般报表系统都提供了这样的关键字。
这样在编制报表时，报表编制日期自动显示为当前输入日期。
二、报表公式设置
报表系统中的公式分为运算公式和审核公式。
（一）报表运算公式的设置
报表运算公式是在编制报表时，确定表单元的数据来源的公式，主要作用是，在报表生成的过程中，通过设定的运算公式，系统从根据公式描述的数据库文件中提取到指定的数据，进行表达式指定的运算，将运算结果放入表单元中。
确定运算公式时，主要考虑以下几个方面：
1、确定表单元的数据来源及取数所要满足的条件。
（1）从账务系统取数，这是报表系统数据的主要来源。
（2）从其他核算系统取数，如工资、固定资产、成本、销售等系统的数据。
（3）从报表系统自身取数，可以从其他报表取数，也可以从同一报表的不同表页或同一表页的不同单元取数。
（4）从系统外部取数，包括直接通过键盘录入、从软盘读入或通过网络传输。
（5）从其他会计软件取数等。
取数所要满足的条件一般包括：
借方发生额、贷方发生额、期初（末）借方余额、期初（末）贷方余额、累计数（包括借方累计、贷方累计）、前期数等。
2、运算公式的构成：
运算公式由以下基本部分构成。
（1）表单元及坐标，表示表单元在表中的位置。
（2）运算符，包括“十”、“一”、“X”、“／”“=”等。
（3）表达式，将常量、变量、函数用运算符连接起来。
例：
某报表系统公式格式为：
列号、行号=QC（“科目编码”，会计期间，方向，账套号）
其中：
QC是一个取数函数，表示取某科目某时期期初余额。
列号用代表列的字符表示，行号用数字表示。
科目编码、会计期、方向、账套号是取数函数的自变量。
如：
C10=PTOTAL（C6：
C9）
表示C10表单元的值是其他几个表单元C6、C7、C8、C9表单元值的合计数。
3、运算公式的设置方式
通用报表系统中运算公式的实现有两种方式：
（1）通过键盘直接录入公式：
在这种方式下，只需按照公式的格式输入公式，其优点是输入速度快，但要求使用者对系统比较熟悉。
（2）系统采取引导输入的方式自动生成公式：
在这种方式下，使用者只需按照系统提示，回答系统提出的问题，比如从何处取数、什么会计科目、哪个会计期间、借方还是贷方、发生额还是余额等，系统即可自动生成需要的公式，这种方法对软件初学者来说，会感到非常易学、易用，但编辑速度较慢。
4、函数
为简化报表数据来源的定义，通用报表软件一般是将报表编制中比较固定的处理过程作成独立的模块，向用户提供针对性较强的一整套从各种数据库文件中调取数据的函数。
前面公式QC（“科目编码”，会计期间，方向，账套号）就是一个取数函数。
不同的报表系统函数的具体表示方法不同，但这些函数所提供的功能和使用方法一般是相同的，用户在使用时可查阅有关说明或求助系统的帮助功能。
一个报表系统编制报表的能力主要是通过系统提供的取数函数是否丰富来体现的，取数函数越丰富该报表系统编制报表的能力越强。
函数架起了报表系统与其他系统、同一报表文件中不同报页之间、不同报表文件之间以及同一报表内部数据传递的桥梁。
（二）报表审核公式的设置
报表审核公式是报表数据之间关系的检查公式。
它主要用于：
报表数据来源定义完成后，审核报表的合法性；
报表数据生成后，审核报表数据的正确性。
在各类会计报表中，每个数据都有明确的经济含义，并且数据间往往存在着某种对应关系，称为勾稽关系。
比如，资产负债表的资产合计应等于负债与所有者权益合计，这种平衡关系就是勾稽关系。
如果在资产负债表编制结束后，发现没有满足这种平衡的勾稽关系，即可以肯定该表在编制过程中出现了错误。
在实际工作中，利用勾稽关系对报表进行检查是保证报表正确性的重要手段。
为了满足财会人员编制报表时对数据审核功能的要求，通用报表系统提供了数据审核功能，财会人员只需将报表数据之间的勾稽关系用用审核公式表示出来，计算机即可按照审核公式定义的勾稽关系自动对报表进行审核。
报表审核公式的设置和报表运算公式的设置方法类似。
它们的主要区别在于：
审核公式用于对报表数据的勾稽关系进行检验，因此审核公式中允许使用的运算符除计算公式允许使用的运算符外还可以使用“>
”、“<
>
”等逻辑运算符。
（三）设置报表公式时应注意：
表公式中的运算符主要是“=、+、-、×
、÷
、^”，公式中紧接目标单元的运算符一般应是“=”，只有公式过长，需要分成几个公式时，才可以是其他运算符。
多数会计报表软件从账簿的某个科目取数时，表处理系统中若设为取某个科目期末借方余额，而实际余额在贷方，则公式的值是零，而不是贷方金额的负值，这是与一般会计人员的习惯不同的，设置时必需注意。
通常表示目标单元的行号和列号是指该单元在表中的实际位置，这个值与屏幕提示行显示的当前行号和列号无关。
使用某一特定软件时应注意该软件是如何规定行号和列号的。
三、报表文件名称登记
在计算机中，各种程序和数据一般都是以文件的形式存放的。
会计报表系统也不例外，为了存放用户定义的表格式和表公式，系统需要用户在定义报表结构、存盘时在系统中登记文件名，以便在调用定义的内容时作为标识。
这个文件名是供用户调用使用的，所以通常称为文件的外部标识名。
有些报表处理软件为了处理的方便，在登记外部标识名的同时，计算机自动给这个文件一个名称，这个名称是为计算机处理该文件用，因此称为内部标识名。
需要注意的是：
不同的报表，报表名不能相同。
报表名是供用户调用设定的报表结构文件使用的，它与表的标题并没有直接的关系。
它可以是中文，也可以是西文或汉语拼音的缩写。
第四节报表系统日常工作的处理
一、报表编制
设置了报表格式和报表公式只是定义了报表的结构，如果想要得到填有需要数据的报表，还需进行报表的编制工作。
报表的编制是由计算机在人的控制下自动完成的。
它的作用是使系统运行载有设置好的报表结构的文件，使其中的运算公式能从相应的数据源中调取数据填入相应的表单元中，从而得到数据表。
系统将自动生成一个文件用以保存得到的数据表。
为了区分不同月份的同一张表，每次编制报表前系统都将要求用户输入关键字的值，如相同关键字值的报表已存在，系统将要求用户确认是否重编。
如果用户重新编制，则新编的表将覆盖已存在的旧表。
因此，如果用户修改过表格式或表公式，则必须重新将该报表编制一遍，以得到按新结构生成的报表。
在报表编制过程中，系统将对公式的格式进行检查，如有语法或句法错误系统将给予提示。
但应注意的是，检查正确不等于公式的逻辑关系也正确，系统对公式的逻辑关系不进行检验，也很难进行检验。
报表系统的日常工作主要是每月末编制报表并将编好的报表打印输出。
每月编制报表前首先应将当月业务处理完毕（既包括日常业务的处理也包括期末摊、提、结转业务的处理）并结账。
编制季度和年度报表也应按此原则处理。
二、报表输出
表处理系统报表输出有两种方式：
一种是屏幕显示输出，这种输出主要为用户检查报表设置和编制是否正确用，因此为了显示尽量多的实质性内容，不是很必要的表格线一般不显示。
另一种输出是打印输出，此时输出的是按正规要求生成的正式报表。
除此以外，系统一般还可以打印空表和用户设置的公式清单供用户检查公式设置用。
三、报表的汇总和分析
（一）报表的汇总
报表系统的报表汇总功能是指：
结构相同，数据不同的两张报表经过简单迭加生成一张新表的功能。
在实际工作中，主要用于同一报表不同时期的汇总以便得到某一期间的汇总数据，或者同一单位不同部门，同一张报表的汇总，以得到整个单位的合计数字。
进行报表汇总时，需要进行汇总的报表（编好的数据表）必须已经存在。
且各表的结构必须相同。
报表汇总功能不能用于编制合并报表。
这是因为合并报表是集团公司汇总总公司及下属各单位的有关会计报表的数据，以反映全公司的综合财务状况。
合并时需要将各子公司之间的内部往来、内部投资等数据进行抵销，而不是各子公司报表的简单迭加。
编制合并报表必须使用具有编制合并报表功能的软件。
（二）报表的分析
报表分析就是使用各种方法对报表的数据进行分析。
在报表软件中一般有两种分析方法：
图形分析法、视图分析法。
1、图形分析法
图形分析法就是将报表中选定的数据以图形方式显示，使用户直观地得到数据的大小或变化的情况。
图形有比较直观、醒目、易理解等特点，在会计报表分析中早已普遍使用。
图形实际上是表的延伸，它反映的仍然是分析表中的数据，只不过表现形式不同而已，一张分析表可以采用各种图形表示方式。
目前国内流行的通用报表处理软件一般都提供饼图、直方图、折线图、立体图四种图形分析功能。
计算机制图要经以下步骤：
（1）选取绘图数据。
（2）选择图形类型。
（3）根据系统提示生成图形。
2、视图分析法
在报表系统中，大量年度或月份数据是以表页形式分布的，正常情况下，每次只能看到一张表页。
要想对各个表页的相同行或列区域的数据进行比较，可以利用视图分析法。
视图分析法是采用从某一张表或多张表中抽取具有某种特定经济涵义的数据，形成一张“虚表”，从而达到对多个报表数据在系统生成的“虚表”中进行重新分类、对比分析的效果。
这种表的数据是通过数据关系公式从与其相关联的数据报表中抽取出来，反映在表上的。
“虚表”本身不保存数据，因此也称这种“虚表”为视图。
视图是数据报表的寄生表，没有数据报表就不可能产生视图。
这种分析方法是手工报表分析难以实现的，因此这也是报表系统提供的很有意义的重要功能。
四、报表的维护
报表维护是报表系统的一项基本功能，报表维护的基本功能有：
报表的备份、报表恢复、报表删除，结构复制等。
1、报表删除
实际工作中，每次编制报表都将生成一个存放数据表的文件，系统运行几年后报表的数据文件将很多，这些文件会占用大量的硬盘空间。
为了系统的正常运行，需要定期（一般系统中只需保留1-2年数据即可）从系统中删除以前的旧表。
本功能即为此目的而设置。
使用报表删除功能时需要注意，报表删除功能不仅可以删除编制得到的数据表，也可以删除表结构。
报表结构一旦删除，如果需要使用只有重新设置。
因此使用删除功能一定注意系统提示，以免误删报表结构。
一般情况，即使是不常使用的报表，不是绝对必要，也不应删除报表结构。
这样一旦需要编制该报表，只要运行报表编制功能即可方便的生成需要的数据表。
2、结构复制
为了方便用户定义新的报表，会计报表系统一般都提供了结构复制功能。
使用该功能可以在定义新报表时，选择结构类似的报表进行复制，对复制过来的报表结构按需要进行修改即可使用，从而减少用户设置的工作量。
需要注意的是，报表结构复制功能只能复制报表的结构（即报表格式和报表公式）不能复制编制后生成的数据报表。
第五节现金流量表的编制
现金流量表是反映企业在一定时期内现金收入和支出情况的会计报表。
现金流量是指企业现金及现金等价物流入和流出情况，它包括经营活动产生的现金流量、投资活动产生的现金流量和筹资活动产生的现金流量。
其中现金是指企业库存现金以及可以随时用于支付的存款，现金等价物是指企业持有的期限短、流动性强、易于转换为已知金额现金、价值变动风险很小的投资。
现金流量表编制原理
现金流量表的编制基础是收付实现制，因此主表和附表中的一些相对复杂的项目难以直接从以权责发生制为基本原则的账簿中调取数据，而只能根据账簿和凭证的数据分析填列。
因此现金流量表的编制方法与资产负债表和损益表等其他会计报表有较大的区别。
在计算机系统中需要采用特别的方法。
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