办公室印章管理制度Word文件下载.docx

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第三章印章的刻制

公司的公章、各部门章和专用章等的刻制必须报总经理批准，印章的刻制、变更、注销、归档等工作统一由办公室负责。

印章刻制流程：

1、公司内增设机构或机构更名，需刻印章或更换旧章的，须填写《刻章申请单》（见附件一），报主管领导审核签字；

2、主管领导签字后，申请部门将《刻章申请单》交公司办公室报总经理批准；

总经理批准后由办公室按照统一标准刻制后交由使用部门使用。

3、新刻制或更新的印章，使用前一律用印油留取印痕，领取人填写《印鉴使用留样登记表》（附件二），报办公室备查，永久保存。

更新印章需交回旧章。

4、有印章的部门撤销后一个月内，主管部门须将印章交办公室。

5、未经上述审批程序私自刻制的，将追究责任。

第四章印章的管理

第一条公司印章原则上由办公室负责保管，各部门印章或专用章由部门负责人或部门指定专人保管与使用，不得转借他人。

第二条各印章保管：

1、公司公章由董事长或总经理授权公司办公室专人保管并盖章；

2、各类专用章由其相关部门指定专人保管并盖章，其中涉及财务的相关印章（包括各种预留印鉴章）由董事长或总经理指定专人保管并盖章；

3、人名章由自身保管或由其指定的专人保管，且应该做到合同章、财务章与人名章分开保管，公司在银行的预留印鉴由财务部指定专人保管并盖章；

4、各部门印章分别由各部门负责人指定专人保管并盖章；

5、印章应存放于保险柜内，印章保管人需先签署《印章保管协议》（附件三），如印章保管人员出差或请假时，部门负责人应指定临时人员保管。

第三条各式印章原则上只准许保留一枚，因业务需要加刻的，由需求部门提出申请，提交总经理审批同意后刻制。

同一名称印章有多枚的，需编号区分。

第四条如保管人员发生变化，则应做好印章的交接工作，填写《印章保管交接表》（见附件四），并与新的保管人员签订《印章保管协议》。

第五条所有用印文件，必须打印清晰、整洁、规范。

第六条各种印章如有遗失或误用的，由印章或专用章管理的部门负责人全权负责。

第七条严禁涂改印章，如将部门专用章改换成公章使用，一经发现将严肃处理。

第八条印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分，如员工持有公司印章的，须办理归还印章手续后方可办理离职手续。

第九条撤、并管理部门的印章以及因业务撤消或调整不再使用印章，应于机构调整文件下发后三日内上缴公司办公室，报办公室封存。

第五章印章的使用

第一条办公室与公司各部门都要建立《印章使用登记表》（附件七），领取和归还印章情况在登记表上予以记录（用印时间、用印部门、用印数量、用印人等）。

第二条使用印章时，用印人需详细填写《公司印鉴使用审批表》（见附件五），将其与所需用印的资料上报总经理或副总经理批准后，印章保管员方可盖章。

第三条公司的各类印章原则上只限在公司内部使用，因公外出或特殊情况（成批加盖不方便搬动的证书、报表、文件等）需使用的，必须填写《印章外带登记表》（见附件六），经部门负责人批准后，报总经理或副总经理审批，用毕立即归还。

第四条所有盖章文件必须经公司总经理或副总经理审核并批准后才可交印章保管人盖章。

公司财务专用章仅作公司对外开具的票据和与公司相关的金融事务以及财务报表的用途；

如违反此项规定造成后果由直接责任人负责。

第五条印章管理人员在盖章前应对所需盖章的文件进行审阅，如在文书的内容、手续、格式等方面发现问题或疑问，应请示领导。

在一些重要的用印情况下，更要加强审阅工作。

经核对无误后方可盖章。

对违反或不符合公司规定的用印，印章管理人员应拒绝盖章。

第六条涉及法律事宜需使用印章的，须依有关规定经公司法务部审核后方可盖章。

第七条公司印章的用印范围及审批：

1、需要盖公司公章的，经部门负责人批准，报公司总经理或副总审批后，到印章保管人处盖章；

2、公司合同章的用印及审批，相关人员要根据公司《合同评审审批权限及程序规则》规定评审、审核、审批程序执行，需报总经理或董事长审批的，要及时提交总经理或董事长，重大合同或董事长、总经理认为需由法务部提出意见的，先由法务部签署意见，在经过最终审批人批准后方可盖章。

3、涉及与财务部工资单、企业开户、开具红字发票申请等有关的公司印章用印由财务部签字，报公司总经理或副总经理审批后，方可盖章；

4、各部门专用章应根据各自权利和义务使用，不得用于对外签署具有法律效力的合同、协议书等法律文本。

部门专用章对内使用的，必须经部门负责人签字方能盖章；

对外使用时，须经部门负责人审核后，经公司总经理或副总批准方可使用。

5、凡公司发出的一切正式公文，凭签发人在稿件上签字，并校对公文材料无误后，才能用印，对未经批准的文件，不得擅自用印；

6、以公司名义开出的介绍信、证明材料等由公司总经理或副总审批后盖章。

7、在公司营业执照、组织机构代码证等能证明公司主体资格及权利的复印件上用印时，应注明“此复印件仅用于…”字样。

8、公司领导签章由保管部门在公司领导授权使用范围内使用。

9、各部门为履行某一项专门业务而刻制使用专用印章的，只能在使用范围内使用。

第六章盖印

第一条盖出的印章要位置恰当，图案清晰，文字端正。

第二条有固定或指定盖章处的文件应在规定盖印处盖章，如果没有指定，盖印人应参照有关规定，选择适当位置盖印，通常盖在文章末尾与年、月、日之间，具体位置要求：

上部不压正文、下部不骑年跨月。

第三条正式印章应用红色印泥或印油，专用章或其它印章根据有关规定可用红色、蓝色或紫色印泥或印油。

第四条如果文件需盖多个印章，各印章不能交叉重叠，不能压正文，不能盖出纸边。

第五条严禁在空白纸张上或纸张的空白部位上盖章。

第六条各类资料盖章须留文存档，使用人向印章保管部门提供一份盖章资料复印件，以备查阅，盖印资料超出2张的请提供清单。

各部门应建立用印登记，严格各类印章的使用。

第七章责任

第一条印章保管人必须妥善保管印章，如有遗失，必须及时向主管领导报告。

未经批准擅自动用印章或擅自携章外出发生丢失或给公司造成损失的，视情节轻重给予批评教育或行政处理，严重者追究法律责任。

第二条任何人员必须严格依照本办法规定程序使用印章，未经本办法规定的程序，不得擅自使用。

第三条违反本制度的规定，给公司造成损失的，将根据违章制度直接追究印章主管人和侵权行为人的责任，造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理。

第八章附则

本规定如有未尽事宜或随公司的发展需调整修改的，经总经理批示生效。

本制度解释权归公司办公室所有。

本制度自公布之日起执行。

附：

表格范本如下

附件一：

《刻章申请单》

附件二：

《印鉴使用留样登记表》

附件三：

《印章保管协议》

附件四：

《印章保管交接表》

附件五：

《公司印鉴使用审批表》

附件六：

《印章外带登记单》

附件七：

《印章使用登记表》

刻章申请单

年月日

申请部门

样

式

印章名称

印章用途

部门负责人

意见

副总经理

总经理

备注

印鉴使用留样登记表

留样

使用公司（部门）

印章保管人

印章启用

时间

印章管保人签字确认

印章保管协议

甲方：

*************公司

乙方：

身份证号码：

家庭住址：

联系电话：

甲乙双方本着彼此诚信，协商一致的原则签署本协议。

甲方责任与权利：

1.负责审核乙方的身份和诚信记录

2.负责制定印章保管职责和印章使用流程及规章制度

3.负责监督乙方保管和使用过程的真实性和流程制度符合性。

4.负责为乙方保管和使用印章创造条件

5.享有追偿乙方不按甲方相关制度履行职责所造成的公司损失的权利

6.享有追究乙方不按甲方相关制度履行职责所造成的法律后果的权利

乙方责任与权利：

1.负责按照《印章使用管理规定》保管和用印

2.负责认真审核用印过程中的审批签字，完成相关登记和文档保存

3.负责妥善管理印章的安全性，印章保管使用时必须及时上锁，不得乱丢乱放印章，不得私自用印和私自把印章转交他人

4.负有承担不按制度规定履行职责所造成的公司损失后果，乃至法律责任

5.享有按制度合理使用印章的权利

6.审核印章使用申请时，对不符合规定的使用申请行使否决权利

本协议一式二份，甲乙双方各执一份为凭。

甲方盖章：

乙方签字：

日期：

年月日日期：

年月日

印章保管交接表

保管人姓名

所在部门

企业公章（）法人代表名章（）

法人代表手签章（）总会名章（）

合同专用章（）业务专用章（）

投标专用章（）结算专用章（）

财务专用章（）发票专用章（）

质检专用章（）

其它印章：

注：

括号内按实际情况填，画符号＃代表确认保管

保管性质

长期（）

临时（）

印章印模

交接原因

保管人签名

交手人签名

批准人签名

监交人签名

本表一式二份，综合办和保管人各留存一份。

公司印鉴使用审批表

用印部门

用印人

材料名称

用印类型

用印时间

用印数量

部门领导

审批

主管副总或总经理审批

备注

印章外带登记

申请人

签字

外带时期

年月日时至年月日时

外带地点

印章用途及

外带理由

审核签字

领导批示

印章使用登记表

序号

使用日期

使用内容

分数

使用人

联系方式

审批人