出纳岗位工作规范文档格式.docx

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（四）随时掌握银行存款各账户的余额，以防止出现银行透支现象。

每日及时编制公司资金日报表上报主办会计、财务负责人及总经理；

（五）严格控制签发空白支票。

如因特殊情况必须签发不填写金额的转帐支票时，必须在支票上写明收款单位名称、款项用途、签发日期，并在专设的支票登记簿上规定好限额让领用支票人签字；

（六）严禁将公司银行账户出租、出借给任何单位或个人办理结算；

（七）保管库存现金的安全与完整。

要保守保险柜密码，保管好钥匙，不得随意转交他人代为保管或乱放；

（八）保管有关财务印章、空白收据和空白支票。

对所管的印章必须妥善保管，严格按照公司规定用途使用。

对空白支票和空白收据要设立登记簿登记管理，按规定手续办理领用、注销手续；

（九）出纳员不得兼管收入、费用、债权、债务账簿的登记工作以及稽核工作和会计档案保管工作。

第五条出纳员具有以下权限：

（一）维护财经纪律，执行会计制度，抵制不合法的收支和弄虚作假行为：

1.出纳员对不真实、不合法的原始凭证，可以不予受理；

2.对记载不准确、不完整的原始凭证，应予以退回，并要求更正、补充；

3.发现账簿记录与实物、款项不符，出现长款或短款时，应及时自查原因；

无法自行处理时，应立即向财务负责人汇报，请求查明原因，并做出相应处理；

4.对违法的收支，应制止并要求经办人纠正。

制止和纠正无效时，应向公司财务负责人提出口头或书面意见，要求处理。

对违法收支不予制止和纠正，又不向单位领导人提出口头或书面意见的，应当承担相应责任。

第三章出纳的日常业务管理

第六条严格遵守财务管理制度，按照公司支出的审批程序，根据经审核、批准的原始凭证支付现金和办理银行结算：

（一）在实际业务中出纳员对现金送款单、进账单、支票、支票存根、收款、收据等原始凭证的填制应注意以下问题：

1.从外单位取得的原始凭证，要辨认其是否具有法律效力；

2.是否有税务局、财政局监制章，监制章是否符合要求；

3.是否有出具原始凭证单位的发票专用章、财务章或公章；

4.有无固定的特殊的公认标志，如车船票、飞机票等；

5.自制原始凭证是否符合财务报销要求；

6.对外开出的原始凭证必须加盖本公司财务专用章或发票章；

7.对外开出的一式多联的原始凭证，必须用双面复写纸复写，并要连续编号，加盖的财务章或人名章要盖齐；

8.购买实物的原始凭证需有实物验收单，无需入库的必须有知悉此项开支的经办人部门负责人的签字；

9.支付款项的原始证明需有收款单位的正式收款证明（收据或发票），不能白条入账；

10.职工因工出差借款时需填写借支单，经审批程序后才能办理借支，借支单则作为记账的依据；

11.职工出差回来报账时，借支单不再退还给借款人，由借款人重新填制差旅费报销单予以销账;

12.若出现多借款项则退回，由收款出纳员另开收据作为入账证明；

13.财务部要指定专门人员保管重要的空白原始凭证；

14.领用空白原始凭证必须办理领用手续，注明用途、领用部门、领取人、领取凭证的起止编码。

用完后要用存根销号，中间不得断号及有撕毁现象，作废的则有“作废”印戳，且联次齐全。

15.对于发生频率高、性质、内容相同，只是金额不同的原始凭证，可以编制原始凭证汇总表；

16.原始凭证汇总表应具备以下内容：

汇总原始凭证编号、填制日期、经济业务内容、数量、单价、税金、制证人、审核人、收款人、所附原始凭证张数等；

17.原始凭证汇总表如同流水账账单，按经济业务发生的先后顺序登记，最后进行累计；

少数原始凭证可以附在汇总表后面。

18.数量大的原始凭证要单独编号装订，如售后月底出库成本结算单等。

应妥善保管。

（二）出纳员在受理的原始凭证时应认真复核，对内容不真实、不完整、手续不齐全、书写不清楚、计算有差错的原始凭证坚决予以退回、更正。

在复核原始凭证时要注意以下几方面：

1.真实性复核注意事项：

（1）费用报销单上报批的业务内容及金额是否和原始单据里的内容及金额一致；

（2）取得的原始凭证中付款单位、时间、地点、内容、数量、金额等是否真实正确；

2.完整性复核注意事项：

（1）检查原始凭证是否已填写完整，是否有经办人、部门负责人、主办会计及财务负责人、总经理等签批；

（2）对于需要附明细的原始凭证，若原始凭证不齐，则视为手续不齐全；

（3）如为购货发票应附有购货名称、规格、数量明细、销货单的出库证明单或本公司入库单（详见公司《库存商品管理办法》）；

（4）不需入库的物品，发票上应有经办人、行政部门证明人的签名。

3.合法性复核注意要点：

（1）假发票、假支票往往表现在时间不吻合上，可通过江门市国/地税网平台网上验证发票的合法真实性；

（2）虽然原始发票是真的，但按公司财务制度规定不属于报销范围之内的不给予报销；

（3）有些费用虽能报销，但公司制度对报销的比例或金额有规定限制的按公司制度执行，超出部门不给予报销。

4.对遗失原始凭证的处理：

（1）如果当事人或原始凭证保管人员由于不慎将原始凭证遗失，应当取得原开具单位盖有公章的证明，并注明原来凭证号码、金额和内容等，经本公司财务负责人和总经理批准后，才能代替遗失的原始凭证；

（2）如确实无法取得证明的，如火车票、轮船票、飞机票等凭证，则应由当事人写出详细说明，由公司财务负责人、总经理批准后代作原始凭证。

第七条出纳员根据下列标准使用库存现金：

（一）职员工资、津贴、奖金，程序如下：

1.每月公司工资额度由行政部于14号作好工资表后提交到财务部审核。

2.会计主管对提交的工资表进行金额及个人所得税扣缴计算的审核，确认无误后签字；

3.确认工资表编制无误后交由总经理签字审批；

4.每月15日根据签批的工资表金额到银行提取现金或做盘开户银行在公司账户上划款，按时将工资发放到员工工资卡中。

（二）零星采购借款或备用金的，程序和标准如下：

1.由采购部做出书面采购计划，经各部门负责审查、审核、签批；

2.财务部以签批后的采购计划作为采购请款的借款依据；

3.一般零星购物借款限额为1000元至5000元，1000元以下个人垫付；

4.采购需要借备用金的，定额标准由公司相应部门根据实际需要拟订，经财务负责人审核，总经理批准；

5.对领用备用金的部门、个人定期或不定期报销，逾期未还、不报者，财务部先发送《报销催办单》通知当事人，仍未改进者则将情况据实上报公司领导，并采取扣除工资等措施予以清欠处理。

（三）出差人员需借差旅费，申批程序如下：

1.填写《出差申报单》，注明出差事由和预借金额；

2.《出差申报单》经部门负责人、财务部负责人及总经理审查签批后到财务部领款；

3.财务部以《出差申报单》为借款、报销差旅费的原始入账依据；

4.对出差人员，在返回公司5天内报销差旅费。

对逾期不报者，停止再次借款，同时扣除工资还款处理。

（四）内部员工报销的通讯费、招待费、车辆使用费、快递费、办公费、各种劳保、福利费等在结算起点（1000元人民币）以下的零星支出。

1．个人报销的通讯费、车辆使用费，必须凭发票报销，按公司核定的标准执行。

通讯费发票上不能注明个人的电话号码，车辆使用费发票上也不能注明车牌号码才能予以报销。

2．因业务需要的招待费，按公司实际情况先报部门经理及总经理批准后才给予报销，具体见《业务招待费管理制度》执行。

第八条日常零星开支所需库存现金限额为20000元（具体视公司实际业务量来定限额），超额部分应存入银行。

除上款规定外，其他项目支出均应采取转账方式进行结算，不得使用现金。

如确因特殊情况需现金结算，限额5000以内的须经公司财务经理审核，副总经理批准后支付现金；

金额在5000-10000元（含）以上的必须提前向总经理申请批准后方可支付。

第九条出纳员支付现金，可以从公司库存现金限额中支付或从银行存款中提取，但不得从现金收入中直接支付（即坐支）。

因特殊情况确需坐支的，应事先报总经理、副总经理、财务负责人批准。

第十条出纳员从银行提取现金，应当填写《银行现金提取单》，并写明用途和金额，由财务经理批准后到银行提取。

第十一条差旅费及各种补贴单，由部门经理签字，经会计核对时间、天数、标准审核无误后报送总经理/副总经理、财务负责人签字，并填制凭证，交由出纳员付款，办理会计核算手续。

差旅费标准详见《差旅费报销管理制度》。

第十二条对于退还客户个人交付的定金,定金退还的结算方式视客户初始交款方式而定（交现金退现金,交支票退支票）,退还给客户的款项要由客户本人或授权委托人携带本人身份证原件等证明亲自领取,公司内部人员不可代领，同时收回公司开出的收款收据（收据要有相关领导和客户签字作为财务处理的依据;

如果客户收据丢失,则应查找收据存根联,以复印件签字替代）。

第十三条出纳员负责日常车辆销售发票的保管、开具和登记工作。

第十四条车辆销售发票的开具是出纳员实际业务操作中一项非常重要的工作内容，为提高客户对公司的满意度，加强零售车辆“机动车销售统一发票”的准确开具，出纳员在实际工作中应按以下的流程操作：

（一）出纳员根据订单价格、汇款底单等资料查询核对车款是否已全额到帐，确认车款全额收齐后，方可在《车辆出库通知单》上加盖财务专用章并由财务负责人签字确认予以放车；

（二）销售员凭财务签字和盖章的《车辆出库通知单》到车辆保管处领取车辆上牌照用的合格证（国产车为合格证、进口车为货物进口证明书和进口机动车随车检验单）；

（三）如果支付车款时是以公司名义汇款，而开具发票是开个人名称时，则需提供该公司的代付款证明原件；

（四）出纳员凭收妥全款的单据、销售员已领取的合格证和由销售员提交的客户开票信息（销售员、销售经理签字）进行发票开具。

发票名头如果是公司名称，则应提供清晰的企业组织机构代码证复印件或公司增值税发票的开票信息，发票名头如果是个人名称，则应提供清晰的身份证复印件；

（五）财务部要指定专人（出纳员）根据正确的开票信息统一安排开具发票，并在开票信息和定单卡上盖上“已开发票”章，签上名字和日期，防止重复开票。

（六）每次开票前出纳员一定要与销售员或客户仔细核对确认开票信息的正确性、是否交齐款项、是否已经开票等事项，以免错开票。

1.核对开票内容包括：

（1）核对身份证号码（18位数）、组织机构代码证是否复印件一致；

（2）核对车辆发动机号码、车辆识别代码、厂牌型号，与合格证或商检单、进口证明书是否一致。

（3）进口车核对进口证明书号与进口证明书右上方号码是否一致（共10个码，例如XIX9246887），商检单号与检验单左下角号码是否一致（共8个码，例如B0347966）。

国产车以核对合格证封面号码为准；

（4）核对价格：

以订单卡的价格为准。

销售人员不能对已签定的定单卡和新车销售合约中的开票价格等任何一项内容进行修改（特别提醒：

发票开票金额一定要与定单卡上金额一致）；

（5）填写限乘人数，吨位不填写；

（6）检查电脑上发票的信息无误（如电脑中已存的客户信息是否有更改、是否与现提供的开票信息相符一致）、确认打印机上没有打印任务、电脑的发票号码与将进行打印的发票号码完全一致后，再进行打印发票的操作；

（7）开票前要调出以前发票试打复印件，来确认发票的正确打印位置。

开完发票后要再次检查发票开票信息是否压线，若有压线则作废发票处理，以免影响客户上牌或购货方税局无法扫描印证而退票；

（8）打印完的发票，需再次检查开票信息是否打印正确。

发票要有会计主管进行复核，并由销售员再次复核确认无误后送交客户，发票取走时要登记在发票的签收本上。

第四章出纳员的工作交接

第十五条出纳员调动工作或离职时，交接要按照《会计法》中规定的会计人员交接要求进行，与接管人员办清交接手续，使出纳工作前后衔接，防止账目不清、账务混乱，从而分清移交人员与接管人员的经济责任。

交接过程中由主办会计负责监交

第十六条交接过程中进行财产清理，将所有移交的票、款、物编制详细的移交清单，按册向接交人点清，并根据移交的财产逐项填写移交表，做到账账平衡、账款一致。

然后由移交人、接交人、监交人三方签字盖章。

移交表应存入会计档案。

出纳交接表一般分三个阶段进行：

（一）第一阶段是准备交接。

准备工作包括：

1.将已受理的经济业务处理完毕；

2.将尚未登记的账目登记完毕，结出余额，并在最后一笔余额后加盖名章；

3.整理应移交的各种资料，对未了事项和遗留问题要写出书面说明；

4.编制“移交清册”，将要办理移交的账簿、凭证、现金、有价证券、支票簿、发票、文件资料、印鉴和其它物品的具体名称和数量等内容列清；

5.将使用的财务软件，移交人员要在移交清册上列明财务软件的登录用户名、密码及相关数据备份盘等内容；

6.将使用的公司银行网银，移交人员要在移交清册上列明网银账号、用户名、密钥，密码需口述告知接交人；

7.出纳账与现金、银行存款总账核对相符，现金账面余额与实际库存现金核对一致，银行存款账面余额与银行对账单核对无误；

8.在出纳帐启用表上填写移交日期，并加盖名章。

（二）第二阶段是交接过程。

出纳员在离职或调岗之前必须将本人经管的会计工作在规定的期限内全部向接替人员移交清楚。

接替人员应认真按照移交清册逐项点收，具体要求是：

1.库存现金要根据现金日记账和备查账簿余额当面点收，不得短缺。

如接交人员发现库存现金和日记账余额不一致或有“白条抵库”现象时，移交人员应在规定的期限内负责清查；

3.接交人要核对出纳帐与总账、出纳账与库存现金和银行对账单的余额是否相符，如有不符，应由移交人及时查明原因。

4.接交人按移交清册逐项点收实物及保险柜钥匙。

5、银行网银密码及保险柜密码口述给接交人。

6.接交人办理接收后，应在出纳帐启用表上填写接收时间，并签名盖章。

（三）第三阶段是交接后有关事宜：

1.出纳工作交接完毕后，交接双方和监交人员要在移交清册上签名盖章；

2.出纳工作交接完毕，要在移交清册上注明单位名称、交接日期、交接双方和监交人的职务、姓名、移交清册页数及需要说明的问题和意见等；

3.保证会计记录前后衔接、内容完整，接交人员应继续使用移交前的账簿，不得擅自另立账簿；

4.移交清册填制一式三份，交接双方各持一份，存档一份。

第五章附则

第十七条本规范由财务部负责解释并修订。

第十八条本规范适用公司的出纳岗位人员。

第十九条本规范自年月日下发之日起施行。