管理文秘复习资料文档格式.doc

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秘书工作的内容：

文书撰写、文书制作、文书处理、档案管理、会议组织、调查研究、信息资料工作、信访工作、接待工作、协调工作、督查工作、日程安排、日常工作、办公室管理、其他临时交办事项。

秘书工作的特点：

①从属性；

②被动性；

③事务性；

④综合性；

⑤服务性；

⑥机密性。

秘书工作的作用：

①助手参谋作用；

②协调作用；

③信息枢纽作用；

④公共关系作用。

秘书工作机构的职能：

①助手职能；

②参谋职能；

③枢纽职能；

④协调职能；

⑤保密职能；

⑥公关职能

秘书工作机构的工作原则与要求有哪些？

①明确职责、权限、目标、任务；

②制定秘书工作的各项制度和标准；

③分清主次，有条不紊；

④科学安排工作程序；

⑤准确细致、切实无误；

⑥迅速果断，讲求时效；

⑦忠于职守，安于职分；

⑧加强教育、管理，不断提高素质、能力。

领导需要怎样的秘书？

①领导需要忠于职守安于本分的秘书；

②领导需要敏于观察勤于思考的秘书；

③领导需要提供信息，敢说真话的秘书；

④领导需要任劳任怨、能够分忧代劳的秘书；

⑤领导需要能够联系群众、善于协调的秘书。

秘书应具有怎样的知识结构和能力？

⑴应具有的知识结构：

基础知识、专业知识、行业知识、相关知识。

⑵应具有的能力：

管理能力、信息处理能力、语言文字表达能力、协调能力、写作能力、口头表达能力、办事能力、调研能力、社交活动能力、观察分析能力、应变能力、操作能力。

秘书的素养

秘书的职业道德：

①忠于职守；

②严守机密；

③恪守信用；

④文明礼貌；

⑤廉洁奉公—忠诚保密

秘书应怎么处理好与上司的关系？

⑴秘书与上司关系的特征：

①工作上的主从性；

②知识、能力、体力、思维的补充性；

③人际关系的首属性；

④人格上的平等性。

⑵秘书与上司关系的处理原则：

①主动配合、适应；

②服从，但不盲从；

③委婉提醒，适时规劝；

④维护上司间的团结。

文书：

国家机关，企、事业单位在管理活动过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书的统称。

秘书写作：

指秘书在本职工作范围内的各类公务文书及其他各类应用文体的写作。

公文的种类及适应范围

⑴命令：

适用于依照有关法律发布行政法规和规章；

宣布施行重大强制性行政措施；

颁奖有关单位及人员。

⑵决定：

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

⑶公告：

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

⑷通告：

适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

⑸通知：

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

公文种类

⑹通报：

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

⑺议案：

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

⑻报告：

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

⑼请示：

适用于向上级机关请求指示，批准。

⑽批复：

适用于答复下级机关请示事项。

⑾意见：

适用于对重要问题提出见解和处理方法。

⑿函：

适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

⒀会议纪要：

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

一般用于行政机关、党的机关或军队机关领导人参加的重要办公会议或重要专题性工作会议。

文书处理：

指机关、企事业单位在日常工作中围绕着文书的拟制、办理、管理以及立卷归档所进行的一系列衔接有序的工作。

收文办理程序：

签收→拆封→登记→分办→传阅→拟办→批办→承办→催办→注办→归档

注意：

传阅、拟办、催办为非必选项。

发文处理程序：

拟稿→审核→签发→缮印→校对→盖章→登记→封发→立卷、归档

公文立卷：

指机关文书部门将已经办理完毕的，具有一定查考利用价值的文件材料，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。

会议的六要素：

与会者、主持人、议题、名称、时间、地点

会前一般应做好哪些准备工作？

⑴会议计划及成本预算

会议成本=会议人工成本（2ABT）＋开会所需的经费

A—与会者平均工资的3倍B—参加会议的人数T—会议的时间

⑵文件的准备

⑶会场准备

①总体要求：

整洁、安静、明亮、空气流通、大小适宜、一应设备齐全、利于安全和保密。

②会场布置、主席台席位、会场设施其他准备

⑷会议议程、程序的拟定

⑸会议通知的发送：

会议通知必须简明扼要。

会议议程：

是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。

会议日程：

是指会议在一定时间内的具体安排。

会议日程是根据议程逐日作出的具体安排。

一般采用简短文字或表格形式，将会议时间分别固定在每天上午、下午、晚上三个单元里，使人一目了然，会议日程需在会前发给与会者。

会议程序：

把每一次会议的项目和内容有序地排列，使之程式化，即将议程具体化的内容与项目。

会议通知的一般体例是：

会议通知

兹定于×

月×

日（星期×

）×

午×

时在×

×

地点召开×

会议，会期×

天，参加人员为×

，凭×

入场，有关会议的具体事宜，请与×

联系（电话号码×

）。

×

×

年×

日

会间会后秘书应做好哪些工作？

⑴会间工作

①会场的组织与服务

②会议信息的收集与编发

③会议记录的制作

④会议文件的起草

第二节会务工作的具体内容

⑵会后工作：

①会后事务；

②会议文书立卷；

③会议传达；

④会议催办。

介绍信是本单位工作人员外出履行公务、联系工作、商洽事宜的重要凭证。

一般单位的介绍信可分为通用介绍信和专用介绍信两种。

办公室管理的要求：

①整洁；

②安静；

③光线、空气与温度；

④色调与美化；

⑤设备与用品。

接打电话的原则与要求：

①表达规范、正确；

②礼貌热情，语气清晰和婉；

③语言简洁明了；

④保密；

⑤注意时间。

接待的方式：

①迎送式；

②引见式；

③参与式；

④陪同式；

⑤完全式。

接待工作的原则和要求：

①文明礼貌；

②负责；

③与人方便；

④讲求时效；

⑤按制度办事；

⑥遵守纪律；

怎么做好日程安排工作?

⑴日程安排的原则和要求:

①服从于组织的总目标和整体计划;

②区分轻重缓急;

③随时补充、调整;

④提示和督促;

⑤酌留弹性、劳逸结合.

⑵注意的事项:

①以记叙、说明为主要表达方式。

②编写要留有余地。

③所有日程安排都要应按领导的意思去办。

④活动与活动之间要有一定的间隙时间。

⑤要认真核查日程表，以提高工作效率。

⑥对已处理完的工作，一般应注明结果。

督查工作:

指秘书协助领导，把已经布置却拖延不办或办理不力的工作自上而下地督促、检查，使之落实、妥善。

督查工作应遵循哪些原则与程序？

⑴督查工作的原则：

①领导负责；

②分级负责；

③实事求是；

④不直接办案；

⑤讲求时效。

⑵督查工作的程序：

查办立项→查办通知→催办→直接调查→商讨处理→结案反馈→立卷归档

国家秘密：

关系国家的安全和利益，依照法定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。

”

印信工作：

指机关、单位公务印章和介绍信的管理、使用工作，属于秘书工作范围。

公章是机关、单位职责权力的象征，介绍信则是证明本机关、单位员工的身份，介绍联系公务之用。

印章的使用与管理

⑴印章的刻制及启用：

①严格按照国家有关规定刻制，不得私自刻制;

②可由上级主管机关刻制颁发，或者由本单位法人代表申请，经主管部门批准，公安部门登记后到专门刻制单位刻制。

③启用时一般由制发单位发出启用通知，通知中盖上所启用印章的印模，还应填写“印模卡”，发给有关单位保存，以备查考。

⑵印章的保管

①印章必须由单位的领导指派专人负责保管和使用，严禁擅自使用或外借。

②印章平时要放在安全可靠的地方，随用随取，使用过后应立即归还。

③印章如果需要携带外出，要采取必要的防范措施，确保安全.④印章如果丢失要立即报告公安机关备案，并以登报或信函等形式通知有关单位，声明其遗失或作废。

⑶印章的审批和使用

①使用印章时必须经过领导人批准，并进行认真的登记，登记内容包括用印时间、当事人、用印原因和结果，如果有必要可用更详细的说明。

②未履行手续或手续不全时，不得用印。

③用印时应注意盖在正确的位置，一般应盖在文件成文日期的上方，上不压正文，下骑年盖月;

印中的文字要端正、清晰，不得模糊歪斜。

介绍信在实际工作中要注意以下问题:

①介绍信的格式应符合要求（介绍信应分为持出和存根两部分，中间以虚线隔开）。

②介绍信应由专人管理；

③出具介绍信必须认真履行审批手续；

④妥善保管好介绍信的存根；

⑤介绍信的使用程序：

提出申请→填写申请表→领导审批→秘书开介绍、盖章

信息工作的基本要求有哪些？

①及时：

信息工作讲求时效。

②准确：

信息工作讲求真实准确。

③充足：

信息工作讲求充足全面。

④适用：

信息工作讲求适用对路。

信息工作的程序：

①信息的收集；

②信息的筛选；

③信息的加工和综合处理；

④信息的提供；

⑤信息的传递；

⑥信息的存储；

秘书应收集的信息内容：

①政策法规信息；

②指挥性信息；

③本单位信息；

④社会反馈信息；

⑤可比信息；

⑥相关信息；

⑦未来信息；

信息收集渠道：

①信息网络渠道；

②大众传播媒介渠道；

③文书渠道；

④调查渠道；

⑤会议渠道；

⑥图书馆渠道；

⑦关系渠道；

⑧信访渠道；

⑨档案渠道；

⑩信息机构渠道。

信息筛选的标准

①注意选择对现实工作有指导意义的、与当前工作密切相关的信息。

②注意选择带有倾向性、动向性或突发性的重要信息。

③注意选择与本单位经营管理活动相关的新情况、新问题、新经验、新见解等信息。

④注意判定信息的真伪、价值大小，把握信息的“新鲜度”。

简述调查研究的程序

㈠准备阶段：

①确定调查研究的课题；

②掌握有关资料；

③制定调查研究计划；

④召集调查研究参与人员会议。

㈡实施阶段：

调查研究过程中最重要的阶段。

这一阶段的主要任务是：

根据调研计划，深入实际调查研究，做好收集资料工作。

⑴采取各种调查方法：

①观察法：

调查者对调查对象的状态、变化进行直接凭肉眼或借助于工具仪器做观察、记录。

②访问法：

通过与访问对象的交流和讨论来了解情况。

③文献法：

调查者查阅有关的书面资料以获取所需要的材料。

④问卷法：

调查者把需要了解的情况设计成不同类型的题目并组合成调查表，由被调查者做书面答案。

⑵收集调查资料

㈢研究分析阶段：

是秘书人员对调查所获得的大量资料信息进行分析、归纳、概括或联系、比较、推断，从中找出问题的实质和规律。

撰写调研报告应当及时，而且要做到条理清楚，主题突出，观点鲜明，言之有据，解决问题的建议、设想要有可操作性。

⑴研究的方法：

①归纳法：

将多件同类的个别事物归在一起，从中概括出共同属性或特征以加深认识的研究方法。

②综合法：

将众多的零散事物进行横向组合或纵向串联，视作一个整体进行研究。

它比归纳法具有更大的概括性，也更为复杂。

③统计法：

运用统计数据来描绘社会经济现象的状况和变化，认识社会经济规律的方法。

④比较法：

就是把两个或两个以上既同类又有不同之处的事物放在一起比较分析，更深刻地认识各自的特征。

⑤分析法：

将复杂的事物进行分解，联系其他有关因素，从而辨析认识事物的本质和规律。

⑥演绎法：

以公理为大前提，以求证的事物为小前提，如果小前提符合大前提的前项，那么小前提的结论必然符合大前提的后项。

㈣总结调研工作：

调查研究的总结工作是秘书对所组织的调研工作的行政事务总结。

在实际的调查研究工作中，上述4个阶段是互相连接、互相交错的，它们共同构成调查研究的完整过程。