Word 中文报告样式模板.docx
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Word中文报告样式模板
中文报告样式模板
前言
本文档中记载的Word技巧并不是多么高深的技术，掌握他们对于利用Word编撰报告来说却是大有益处。
大部分的Word使用者都能够利用其基本的知识构架起一个看起来不错的摩天大厦，区别在于仅仅是勤奋有余的人建起的大厦甚至经不起插入中间的一张图、一个章节、一个表的折磨，他们要耗费大量的时间来处理对文章内容的增减而带来的格式改动，而聪明的使用者应该能够利用Word中的各种功能为自己建立一套架构，使其足够智能，来一劳永逸的避免调格式这种无谓的劳动，把更多的精力集中在文档所叙述的信息上去。
默认地，Word的样式会随着文档走。
而这个Word文档的本身的编排已经融入了所要叙述的所有技巧。
你可以将它作为模板，将以后每个你所编辑的新的文档的内容粘贴进来。
诚然如前所述，第一遍统稿的过程可能会耗掉你相当长的时间，但如果你没有什么对整体架构方面的新想法的话，这个模板可以让你今后的格式修改工作以分钟来计算。
本文主要包含了以下内容：
•样式和多级列表的使用
•题注、表格、图片
•其他有用的东西
本文档所使用的功能适用于Word2003、Word2007和Word2010，但所有讲解均以Word2007为准。
尽管在菜单编排上有所不同，仍可以肯定你在Word2003和2010中可以实现这些功能。
修订记录
Tobecontinued
第1章样式和多级列表的使用
1.1为什么要使用样式和多级列表？
你可以这么理解样式和格式：
同格式的内容像是一个班上穿着同样颜色衣服的小朋友，尽管看起来很整齐，可是因为大家穿的衣服都是自己的，要想换一换款式的话只能一个一个人的换（噢，好吧你有格式刷，但这个班上有1000个小朋友）。
而同样式的内容则是一个全部穿着校服的小朋友，想要让他们换一换只需要让校办工厂把校服的款式换换就可以了。
而多级列表则是行政级别的补充，将其与样式配合使用，你就可以有：
大队长穿着红色校服，小队长穿着蓝色校服，普通同学穿着黄色校服……等等。
因此，经过良好样式和多级列表处理过的文档，应该能够：
•随意增减章节，其余章节编号自动随之改变；
•随意增减图片和表格内容，其余图片和表格编号自动随之改变；
•统一更改正文或者任何一类或者一部分内容的格式（包括但不限于字体、文字大小、段前段后距离、缩进、行距等等）
1.2如何创建和使用样式及多级列表？
1.2.1先构思好你需要的多级列表格式
多级列表是文档标题的级数，首先你需要想好你准备使用的标题级数和形式，比如下面这个：
图11本文所使用的多级列表结构
Tips
你可能会好奇为什么诸如
（1）和（a）这种普通的编号也要编入多级列表。
这是因为如果不这么做的话，你在文档中每使用一组此类编号都要将其“重新开始于1”，这无疑增加了格式编排的工作量并且降低了编号的整体性，而将其作为级别较低的多级列表等级来看待的话就会避免这些问题，因为它会根据其上级列表的变化而自动归1，也就是说你看到的
（1）其实是1.1.1.1.
（1），只不过前面那一大堆不显示而已。
1.2.2为每一级准备一个样式
考虑好多级列表的结构之后，先不要忙于建立多级列表，最好先为你的每一级先准备一个样式。
前面已经介绍过了为什么要使用样式，那本节则是告诉你怎么建立和使用它。
当你的光标落在任何一个段落中（而不必选中它），样式框里面即会显示当前段落的样式，如果你没看到的话，那点一下右图中红圈所示的那个下拉三角，就可以看到大图标形式的样式列表，这些就是我们讨论的小朋友们各种各样的校服了。
文档中的任何一个部件都是有样式的，在了解并开始使用样式之前你所做出的文档，由于没有调过，所以他们的全部内容都是“正文”样式，只不过由于你对不同部分的格式进行了修改，而使得他们成为了“正文”样式中的特例。
从你决定使用样式起，请减少这些特例出现的次数，因为一旦特例的母样式更改，所有的特例会在字体、文字加粗、字号等方面遵从母样式而重新变回差不多的长相，这显然是你不想看到的。
Tips
你不需要像使用格式刷那样选中某些段落，因为绝大多数样式的作用对象是段落整体。
这一方面大大简化了统一格式时的工作量：
你可以把需要汇总的文本拷贝进来，然后在每一段中点击以修改它的样式，而不需要一次次的选中该段的全部文本；另一方面，这减少了特殊格式（下标等）被破坏的机会，例如下面这一段文字：
采用点中段落中任意位置再使用样式或者全部选中整段再使用样式的方法都可以得到绿色框中正确的结果。
而一旦你只部分选中了该段中的文字的话，就会产生红框中的效果，上下标以及文字倾斜、加粗等效果都会被剔除。
这种情况在超过一页的大段文字中尤其容易发生，为了避免这些讨厌的情况，强烈建议使用简单有效的“将光标停留在需要修改段落的任意位置”的方法。
Word本身内置了一大堆常用的样式，这些内置样式的好处是他们名称固定、不可删除、且有一些不会被误操作的特性。
以“正文”样式为例，你从别人那里拷来的大段文字，只要别人的大段文字也是采用的“正文”样式，那么你连“应用”的操作都免了，别人的文字会自动依据粘贴目标地文件的“正文”样式来更新其格式。
修改内置样式很简单，你只需要在下拉列表中右击你需要修改的样式，然后选“修改”即可。
在“修改样式”对话框中，你就可以为所欲为的修改内置样式的几乎所有格式了，除了字体、段落等等之外，还可以指定快捷键，这可是让你规整文档格式的利器，你可以为常用的样式设定诸如Alt+1、2、3等非常方便的快捷键，这样就可以一手鼠标一手键盘的快速处理大量汇总来的格式参差不齐的文字了。
默认地，内置样式“标题1”将会对应大纲级别1，“标题2”将会对应大纲级别2，……这个所对应的级别尽管在“段落”中可以看到且可以调，但是你每次点完确定会发现其实是修改不了了，这就是内置样式为了防止自己被误修改而预留的一点小小的特权了。
另外你应该还注意到了“格式”中的“编号”选项，不过对于我们拟采用的多级列表来说，这个选项其实是没有什么用的。
样式的“基准”是个不能忽视的内容，基准样式的修改会导致所有后续样式没有另行修改过的格式的变动。
Tips
请谨慎对待你的“正文”样式，很多Word中的内置样式都是基于正文的，这意味着你的每次修改都会牵一发而动全身。
例如：
如果你没有设过“标题1”样式的字体，那么将“正文”修改为楷体将会让包括“标题1”在内所有基于“正文”的样式的字体全变成楷体！
所以如果为正文设置了首行缩进，将导致所有的内置样式都自动首行缩进，由于我实在是懒得挨个去改，所以我以正文为基准新建了一个“中文正文”的样式，制作这个样式一共只花了10秒钟。
本文中绝大部分的正文内容都是采用了“中文正文”样式。
另外需要注意的是，快捷键是随着Word本身走而不是文件走的，因此如果你换了台电脑编辑，你所设的样式格式都在，但是需要重新设一下他们的快捷键。
当然，内置样式也有其不方便的地方，一是其部分特性不易修改，会造成我们不希望的结果（比如大纲级别）；二是内置的种类仍然不够多，不能满足我们的需要，因此自定义样式仍然是必要的。
自定义样式有多种方法可以实现，你可以调出样式的详细列表（见右图中上面红色圈所示的小箭头），然后选左下角的“新建样式”（绿色圈所示）。
但这样显然很麻烦，而且不直观，在此仅推荐最为所见即所得的方法，那就是先调格式再将其定义的方法（这同时也是一种很好的修改已有样式格式的方法）。
首先你需要想好要新建样式的基准样式，比如上面Tips中提到的“中文正文”样式，我希望它随着“正文”样式的改变而改变，只不过多一个首行缩进2字符的特性而已，那么，
（1）首先，随便敲几个字，然后把它用已有的、你准备用作基准的样式定义，同时，确保这个做基准的样式的“自动更新”是关闭的（见下页的Tips）；
Tips
“自动更新”看起来是个很不错的功能，可显然它会让上面介绍的所见即所得的新建样式方法带来你不想要的结果——让你的基准样式也随着你格式的改动而变动。
因此本文档关闭了除目录外所有内置及新建样式的“自动更新”来误操作带来的茶几。
要知道对样式的修改造成的大面积自动更改有时是没法Ctrl+Z的。
很多时候你一定不希望有意或者无意的修改一小段文字的格式会在你意识到不应该修改它之前影响到十万八千里外的“穿着同样校服的”另一小段文字。
（2）然后将这一小段按你准备做的新样式的要求调整格式；
（3）最关键的一步——如果你只是想修改这个基准样式的格式，在文字上点右键，选“样式”——“更新XXX（样式名）以匹配所选内容”，这样所有采用这个样式的内容都会随之更新（也就是“自动更新”功能每时每刻都在做的）；但如果你想新建一个以现有样式为基准的样式的话，选“将所选内容保存为新快速样式”就会看到那个熟悉的“修改样式”对话框啦。
Tip
有时候当你右击时会发现没有“样式”这个选项，这通常会在表格文字中发生，不必担心，这只是Word右键快捷菜单的差异导致的，你所在光标处的文本仍然是有样式的（即使是在表格中），这时想要使用这几项，就需要通过上面样式菜单实现，先点击下拉菜单看到该文本对应的样式，然后右击这个样式的图标，剩下的事情就跟前面一样了。
使用样式的要诀在于，对于每一个文档构件，都确保它对应一个能够准确定义其格式的样式，对于表格中的文字也是一样。
第一次制作这样一个体系时是很繁琐的，但一旦你完成了一个符合自己排版习惯的模板，那么在Word有什么大的变动之前，基本就可以靠着这个模板通吃各种报告了。
Tips
当你决定使用样式的方法之后，就要坚持到底，任何一个偷懒的行为都会产生比不采用样式时更多的麻烦，例如对只出现几次的某类内容如果仅仅调格式，而不新增样式，这样调过格式的内容就会变成原样式下的一个特例，这会导致你之后对原样式的修改使得这些特例变成统一的格式。
1.2.3创建多级列表并与对应样式挂钩
当你完成了你所构想的每一个级别的对应的样式后，就可以开始建立多级列表与其挂钩了，多级列表可以很容易的从“段落”功能区中新建。
Word内置了一些列表库，但都不符合我们一般中文报告的要求，因此需要点击“定义新的多级列表”来创建。
在“定义新多级列表”对话框中，首先要把“更多”按钮（下图中的青色圆圈所示）点开才可以看到全貌。
然后，需要改的核心位置就是下图所框出的这些了。
最重要的当然是红色方框框出的“将级别链接到样式”和多级列表“位置”，你需要通过选中左上角“单击要修改的级别”中的数字，来定义不同级别的位置和对应的样式。
这里就需要按照图11中的构想，一级级的对应所设定的样式。
通过蓝色方框中的编号格式，和品红色圆圈圈中的此级别的编号样式，即可以按需要编出每一级的编号，这里一定要注意，“输入编号格式”框中灰色底纹的数字即是级别编号，是不需要手动修改的，所需要做只是增加“第”、“章”、“（”、“）”这些附属品，如果你想增减上一级别的编号，通过“包含的级别编号来自”下拉菜单中的内容来修改即可。
Tips
本文中之所以对“
（1）”之后的级别采用了自定义的样式，是因为名为“标题N”的内置样式的大纲级别是无法修改的，这会导致这些小标题也随之进入文档结构图的列表，从而让你的文档结构图变得非常冗长。
而自定义的样式则不会有这个麻烦，你只需要在其“段落”对话框的“大纲级别”里面将其设为“正文文本”即可。
另外，如果你对列表之后文字的位置不满意的话，可以通过将光标设于该行，然后再水平标尺上单击并左右拖动来设置制表符，从而修改文字位置，修改完后，不要忘记更新该样式。
当预览窗格中每一级的编号都是你想要的，而且后面都有正确的由下标标注的所链接到的样式之后，多级列表及样式的挂钩即告完成。
点击确定，你的文档的架构帝国就建立起来了，所有隶属列表的样式所属的文字会随之带上多级列表编号。
你可以查看他们的效果，如果不满意的话，只需要对某一个进行你想要的修改，然后“样式”——“更新XXX以匹配所选内容”即可。
Tips
有时候当你设定好一切之后，有可能对应的样式和多级列表并没有马上链接起来，这时候你需要手动将一些文字设定为标题样式，然后在几个标题样式之间来回切换几下，如果还不奏效就保存文件然后关掉Word，重新打开那个文档。
如果你对所建的多级列表还有修改意见，则需要先将光标置于某一个标题文字中（这很重要，否则你有可能看不到刚刚建立的多级列表），然后选择“定义新的多级列表”（呃……别看我，我也不知道为什么没有修改的选项，但是选这个确实能够修改已经定义的多级列表），当“定义新多级列表”对话框弹出之后你会发现刚才你所设的多级列表又呈现在眼前了，作出修改之后按确定，你的这个多级列表就更新过了。
1.3本模板中包含了怎样的样式及多级列表？
本文档本身作为模板，包含了一套样式及多级列表，如果你对他们的整体架构感到还算满意，可以在此基础上用1.2节的方法将它们修改成最适合你的一套样式和多级列表。
本文的自定义样式绝大多数均基于“正文”样式。
表11本文档中包含的样式和多级列表
多级列表
样式名称
类型
大纲级别
主要特征
标题
内置
正文文本
封面大标题，一号华文行楷
副标题
内置
正文文本
小二微软雅黑
非列表标题
自定义
正文文本
1级
标题1
内置
1级
三号微软雅黑加粗，下段同页
2级
标题2
内置
2级
四号加粗，下段同页
3级
标题3
内置
3级
加粗，下段同页
4级
标题4
内置
4级
下段同页
5级
括号小标题
自定义
正文文本
提供
（1）类型的编号
6级
字母小标题
自定义
正文文本
提供（a）类型的编号
7级
i级小标题
自定义
正文文本
提供i类型的编号
正文
内置
正文文本
段前后各0.5行，行距1.2，小四宋体
中文正文
自定义
正文文本
首行缩进2字符
封面日期及单位文字
自定义
正文文本
居中
表格
内置
正文文本
五号居中
表格标题
自定义
正文文本
加粗
表格后小注
自定义
正文文本
小五左对齐
圆点项目
自定义
正文文本
圆点符号，基于中文正文
题注
内置
正文文本
五号居中
Tips小段说明文字
自定义
正文文本
段前后各0.5行，单倍行距，五号
无下划线页眉
自定义
正文文本
（用于去掉首页页眉的下划线）
页眉
内置
正文文本
（正常页数有下划线的页眉，小五）
页脚
内置
正文文本
居中，小五
目录1
内置
目录-1级
左对齐
目录2
内置
目录-2级
左侧缩进两字符
目录3
内置
目录-3级
左侧缩进四字符
要点
内置
正文文本
仅字符，黑体
强调
内置
正文文本
仅字符，倾斜
下划线
自定义
正文文本
仅字符，下划线
*表格后小注
Tips
在使用的样式的最后，你可能已经注意到了要点、强调、下划线这三种仅字符的样式。
他们的独特之处除了右边的小图标不同外，主要在于他们仅对字符起效，因此你无法
通过前面描述的方式使用它，而只能选中一部分文字再使用此样式。
但由于其仅对字符起作用，因此非常适合标注一段文字中的要点、强调点等等内容，你可以通过对包含这些需要标记的内容的段落使用我们前面讨论的那些样式，同时又能保证被强调的这一小部分文字保持其加粗、下划线或者换字体的效果。
1.4需要注意些什么？
1.4.1常见问题
（1）为什么英文字体不是我设定的？
碰到这个问题，你首先需要确定你确实设置正确了你需要的样式和字体，同时你正在操作的对象也正使用了这个样式，如果还没有变化，尤其是英文的字体看起来也是宋体（尽管我们将英文字体设成了其他的什么）的时候，你可以保存文件——关掉Word——重新打开这个文档，然后……一切应该恢复正常了。
这貌似是Word的一个BUG，我不是很确定它有没有完全的解决方案，但利用重启Word的空隙放松一下思维也不错对么？
（2）我的多级列表怎么与我预设的不一样？
人们在初次使用多级列表时最容易犯的，或者说最容易由于多级列表修改的特殊性导致的错误，是建两个几乎一模一样的多级列表（假设一个已经设置完善，另一个还差一些地方没有完成），并且把两个多级列表的相同等级都指定给了同一个样式。
Word并不会提示这样的错误，但在使用时，就很有可能发生你使用的实际是那个“不完善”的多级列表。
为了避免这种情况，每次要修改多级列表时，请确保光标位于已经属于列表的某一级等级的文字中间（如1.2.3节末尾所述的那样）。
（3）为什么有的标题前面有个点？
而且会产生一页中大段的空白？
这个点其实标明这个标题必须“与下段同页”或者“段中不分页”，内置的标题样式往往会有这个选项，这有时是两个很好的选项，可以让你的文章不要出现位于一页末尾或者分成两页的标题。
这个选项位于“段落”对话框——“换行和分页”中。
但要注意，如果你某一级标题没有设“与下段同页”，而下一级标题设置了，那么想象以下这种情况：
第一章，1.1节，1.1.1节，1.1.1.1节首当其冲的内容是一个大图片（想想地理位置图吧），如果第一章（标题1）没有设“与下段同页”而后面设了，那你就会看到一个孤零零的第一章，一大片空白，以及与图片挤在下一页的1.1、1.1.1和1.1.1.1三个标题。
这种情况下，最为实用的方法……是把图片调小一点。
1.4.2很长很长的标题，它的长度甚至超过了一整行，虽然这种情况并不太常出现
有些时候，一些冗长的词汇也会被用作标题，他们的长度有可能超过一行，因此，要注意及时调整缩进、制表符位置和行距，以防止他们在你不注意的情况下变得不美观。
另外，更改之后不要忘记更新。
1.4.3样式无处不在！
我们讨论了这么久，其实一直在说文本的样式，其实在Word中，表格外框形式等也都有对应的样式可供选择和修改。
总之就是会出现重复调格式的地方都有样式的影子！
或许因为他们相对用的少，所以人们并不太重视这些要素样式的使用，不过如果你有时间的话，为你的模板一劳永逸地配一些表格样式也不是什么坏事。
本文档中仅提供了粗边框表格的一种表格样式。
1.5效果展示及调整区
本节为了便于你在使用本模板文档时利用1.2节中介绍的方法所见即所得地修改文档中的样式格式。
标题（见封面）
副标题（见封面）
非列表标题
标题1（见本章起始“第一章”）
标题2（见本节起始标题）
1.5.1标题3
1.5.1.1标题4
（1）括号小标题
（a）字母小标题
i.i级小标题
正文
中文正文
封面日期及单位文字
表格
表格标题
表格后小注
•圆点项目
题注
Tips小段说明文字
无下划线页眉
页眉
页脚
目录1
目录2
目录3
要点
强调
下划线
第2章题注、表格、图片以及交叉引用
2.1Hey!
What’sNew?
表格和图片这种东西会用Word的人都会编排，因此，关于怎么插入他们随便去地摊上捡一本Word指南就知道了。
本文在此介绍的是如果为他们进行编号，随时随地使用并且更新对应的编号以及在文档中放置他们的一点小技巧。
2.2题注——表格和图片的身份证
2.2.1为什么需要题注？
当你拥有一篇含有超过20个表格或者图片的报告的时候，你就会想要研究怎么为他们编号了。
显然没有人会继续采取打字输入编号这么原始的方式，因为随着表格数目的增多，每一次增减表格数量（尤其是排位靠前的）都会让你瞎忙好一阵。
于是，我们首先想到了编号。
编号曾经在很长时间内解决了图和表编号的问题，因为它可以统领全文自动增减相应的编号。
但随着新要求的出现，传统的编号又慢慢捉襟见肘。
试想一下，一个“以数据说话”的报告，包含上百个表格是太正常不过了，如果从1排下来，你的最后一个表格很可能是“表128”。
这种时候将表格分章节编号就可以避免这个问题，毕竟一章里面包含上百个表的报告不太多见，可传统的编号方式决定了，你想编出类似“表5-1”的编号意味着一共有多少章你就必须编出多少种编号来，因为普通的编号是没法将章节信息包含进去的。
图21图/表编号示例图
那么现在回到我们的主角——题注，Word提供的这个功能其实已经完全解决了以上的问题，有了题注，你可以很方便的插入表格题目，不必关心它在哪一章，也不用管它是第几个表，Word会自动为你搞定它的编号。
另外，与编号不同，你还可以在文章中引用表格的题目及编号，并且在其发生变化时让Word自动为你更新相关引用。
2.2.2怎样插入题注？
题注的插入很简单，首先选中你要编号的表格或者图（如果是表格的话，请确认你是点了左上角的小十字标记而选中了整个表格，否则弹出的右键菜单中是没有“插入题注”的选项的），然后在相同的位置右键点击以调出快捷菜单，然后选择“插入题注”。
在“题注”的对话框中，你所要关心的主要是三个位置，那就是“新建标签”、“编号”以及“题注中不包含标签”复选框。
Word已经内置了一些标签，比如“Table”、“表格”、“图表”等，但我们往往希望自定义一些更为简洁的标签，比如“图”、“表”等等，那么就需要新建标签了。
在“编号”中，你可以设定表格编号是否包含章节号，同时你还可以选择其母章节号的级别。
除此之外，还可以设定表格本身级别编号的格式，如“1、2、3……”或者“A、B、C……”等等，同时还可以选择分隔符的形式。
如右图示例中选择了“标题3”、“A、B、C……”和“连字符”，那么表格的编号就会是“表1.1.1-A”的形式。
尽管上面用表格做例子，但对于图片或者图表，步骤是一样的。
一切就绪之后点击确定，你就可以生成一个题注了，根据你选的“位置”的不同，它可能位于上方或者下方。
这里需要注意的是，插入的题注自动会是“题注”样式的，在此也推荐通过修改题注样式来统一管理所有题注的格式，以避免将其作为正文而带来的需要一个一个改的问题。
Tips
在此需要老生常谈一下，当你决定使用题注并且享受它带来的便利的时候，最基本的要求就是你所有的表格都要通过这种方式创建题注。
否则Word不会智能到可以自动识别的地步。
你可能注意到了“题注”对话框中还有“自动插入题注”的选项，但那是为插入的外部文件准备的，对于表格，还是自己插入为妙。
2.2.3题注的更新
题注可以随着你的插入而自动更新编号，而且题注本身作为一行文字也可以复制粘贴！
当然一般来说还是建议采用插入题注的方法来生成。
如果硬要说这么方便的东西还有什么缺点的话，那无法完全自动更新算是一个小瑕疵了。
这种情况在你正常的一个个插入元素（以表格为例）的时候并不会发生，而仅在你对已有的一堆表中粘贴进一个表（核心是粘贴进了一个题注）的时候出现。
这种情况并不罕见，因为当新写一个报告的时候，我们可能有很多表的表头和架构是一样的，区别只是其中的数字。
这个时候将表格连同题注一起复制到新的位置是没问题的。
之所以说粘贴进去的题注不自动更新仅仅是个小瑕疵，是因为题注使用的核心是“域”，因此至少你还可以手动更新。
手动更新的快捷键是F9，需要你的选择范围包含这个题注。
如果你担心别处也有同样的问题，那么按Ctrl+A吧，选中所有的文档，然后按F9更新，这么做也会自动更新另一个重要的域——文档的目录，当然一个按照良好编排的体系构建而成的文档是不怕更新的。
即使你忘记了这个步骤，也不用怕，虽然一般情况下关闭再打开这个文档并不更新域，但Word默认在文档打印时会自动更新所有的域，也当然包括题注。
2.3交叉引用——链接Word中的一切
本文通篇讲的核心其实就是让文档中错综复杂的关
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