大型购物广场资料与记录的保存.docx

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大型购物广场资料与记录的保存

xxxx购物广场有限公司

内部控制系列文件

010102

资料与记录的保存

xx版

批准：

xx-04-01发布xx-04-01实施

xxxx购物广场有限公司

1.0目的

本程序规定了公司各类资料与记录的保存要求，旨在规范公司具体处理和保存各类资料与记录工作；保证公司各类资料与记录保存的及时性和完整性；充分利用各种信息资源，防范竞争对手获取企业重要情报资料，规避资料管理中存在的潜在风险。

2.0制度要求

2.1资料与记录的保存管理程序制定

2.1.1公司统括部根据集团框架制度的规定和国家有关档案管理法规的要求，结合实际情况制定公司资料与记录的保存管理程序。

2.1.2公司统括部负责统一管理企业除会计资料外的各种文件资料和电子信息资料。

统括部应当根据实际条件建立独立的档案管理柜，负责统一保管所有文件资料和重要的电子媒介资料。

各部门负责人和全体员工包括企业高级管理人员应当协助统括部管理企业文件资料。

2.1.3公司统括部和内控人员应当组织企业高层负责人、部门负责人、部门资料管理人员参加资料与记录保存管理程序的学习培训。

培训后对参加培训人员进行考核。

2.2资料与记录的保管

2.2.1公司应为所有的资料和记录确定合适的保存期限和密级，并按确定的保存期限和密级进行保存和管理。

2.2.2每一个部门应将本程序所列的各种资料和记录以正式的、书面记录形式定期送统括部保存：

⏹董事会纪要、决议和各种重要工作批件

⏹

⏹与政府和行业主管部门的公务往来文件

⏹

⏹公司工作会议纪要和管理层的重要批件

⏹

⏹公司成立的各种文件资料，包括：

新项目开发计划、市场调查分析、中介机构资料、立项审批、政府批件和营业执照等

⏹

⏹各种重要合同协议包括：

设计合同、施工合同、招租合同、物业管理合同、运营委托合同、合资合作协议、贷款担保协议、重大采购销售合同等

⏹

⏹重要专业技术资料包括：

平面图设计、专利技术资料等

⏹

⏹市场调查情报资料包括：

市场调查分析、主要竞争对手调查资料、企业主要供应商资料、设备供应商和中介代理商名册等

⏹

⏹各种产权证书，包括：

房地产产权证、土地使用权证书、特许权使用证、专利（注册商标）证书等

⏹

⏹工商、税务、银行及相关政府机构颁发的资质、荣誉证书和相关资料

⏹

⏹各类设备技术资料包括：

固定资产维护保养和使用说明等

⏹

⏹重大事故调查处理文件等

⏹

⏹职工人事档案包括：

招聘合同、雇员保证书、利益冲突调查、雇员保密协议和保密承诺书及有关书面申明等

⏹

⏹各类管理程序文件、质量体系文件等

⏹

⏹各部门送交的其他重要资料和记录

⏹

⏹各种新闻资料和图片

⏹

2.2.3对以下资料，统括部必须建立档案跟踪机制，在相应工作完成后，相关部门必须立即办理归档手续：

⏹董事会纪要、决议和各种重要工作批件

⏹

⏹与政府和行业主管部门的公务往来文件

⏹

⏹公司工作会议纪要和管理层的重要批件

⏹

⏹公司产权证书包括：

房地产产权证、土地使用权证书、特许权使用证、专利（注册商标）证书等

⏹

⏹工商、税务、银行及相关政府机构颁发的资质、荣誉证书和相关资料

⏹

⏹各类设备技术资料包括：

零部件编号手册、设备维护保养和使用说明等

⏹

⏹已审批完结或验收结束的投资项目资料

⏹

⏹其他公司认为必须立即存档的相关资料

⏹

各部门应每年度向统括部提交移交档案的清单，并填写《档案（资料）移交清单》（附表1）（无移交档案的，可直接用空白表单），经部门负责人签字后，交档案管理员核对并签收。

对未及时移交档案，导致丢失的，由该职能部门负责人承担责任；档案管理员接收后填写《企业档案记录表》（附表2）并妥善保管档案，管理不善导致丢失的，由档案管理员承担责任.。

2.2.4需长期保存的资料和记录应妥善放置在公司的档案柜内，以防止在保存期内受潮、受损及非授权接触。

公司应对档案柜管理定出详细的要求，以保证其中的档案资料的安全保存和按期销毁。

每个部门在将资料送交统括部进行归档时，统括部应建立相应的电子版资料归档目录，目录里注明归档日期、保存期限、密级及销毁日期。

2.2.5在部门内保存的资料和记录，各部门应将其保存在适当安全的地方，以防止在保存期内受潮、受损及非授权接触。

资料和记录档案的封面上应贴好标签并在标签上注明卷内内容，保存期及销毁日期。

2.2.6每一个部门应根据2.2.2规定，将本部门需要长期保存的资料和记录送到公司统括部进行归档，其中财务部自行保管，招商部、运营部和工程部等其他部门每年归档一次。

2.2.7统括部收到各部门的归档资料后，应根据资料的类别及保存期限将其保存在适当的档案柜中。

2.2.8对项目性资料和记录，公司应建立预立卷制度，保证各类资料和记录保存的完整性。

2.2.9电子资料和记录

保存期少于两年且公司未要求保存原件的资料和记录，允许以电子媒介形式保存，但统括部档案保管人员或IT人员要定期检查其有效性。

2.2.10重要证件执照的保管

公司统括部对公司重要证件执照予以登记填写《重要证件/执照登记表》（附表4），重要证件执照包括但不限于：

Ø产业公司注册登记记录

Ø

Ø税务登记记录

Ø

Ø海关报关登记资料

Ø

Ø网络登记注册证书

Ø

Ø增值税一般纳税人资格证书

Ø

Ø公司组织机构代码证

Ø

Ø土地使用许可证

Ø

Ø知识产权及其他无形资产证书

Ø

Ø组织机构代码IC卡

Ø

Ø车辆行驶证

Ø

统括部每季度检查证件执照的有效性和完整性。

2.3资料和记录的处理

2.3.1公司统括部及各部门档案管理人员应将档案柜及部门内保存的资料在其规定保存期满后的六个月内进行恰当的处理。

处理前，应列出已到期的资料和记录的处理清单填写《档案资料销毁审批表》（附表5）并报请其主管和归档部门负责人联合批准，经批准后方可进行处理。

2.3.2对重要的资料和记录（由归档部门经理确定），应采用安全保密的方式进行处理，如：

用碎纸机等设备进行切碎处理。

关于资料和记录处理，有任何不清楚的地方，应及时与内控人员联系。

2.3.3专利技术

对专利技术的图纸、工艺及其相关资料的销毁必须经过总经理办公会研究并形成书面通知后方可进行。

重大专利技术资料的销毁，事先还应报董事会批准。

2.3.4索赔及诉讼资料

所有索赔资料和支持性资料应至少保存至索赔结束后五年；所有的诉讼记录应保存至诉讼结束后五年。

2.4资料查阅、调阅、复印、下载

2.4.1各部门业务人员和各级管理人员，因业务需要查阅、调阅或复印、下载统括部的重要文件资料，必须填写《档案使用登记表》（附表3）并按密级要求，事先应当获得总经理或授权人员的批准并办理有关登记手续后方可进行。

档案管理人员填写《档案使用登记表》，做好相关登记工作，并督促借阅人员及时归还借阅的档案。

2.4.2公司档案资料借阅批准权限

⏹各部门人员借阅本部门归档的资料，保管人员应及时提供；

⏹

⏹本公司人员借阅其他部门归档的资料，要经资料所属部门负责人及统括部负责人的同时批准，方能借阅；

⏹

⏹杉杉集团等关联方借阅资料，要经资料所属部门负责人和统括部部长审批，其他外单位人员查阅归档资料，要持单位介绍信，经资料所属部门负责人、统括部负责人和总经理批准，方能借阅。

⏹

⏹借阅归档资料必须携带出公司，要经资料所属部门负责人、统括部负责人和总经理批准，并办理借阅手续，在资料借阅登记表上进行登记。

⏹

2.4.3外部人员包括：

公共审计师、律师、政府官员、司法机关公务员、记者等，如须查阅企业重要文件资料，应当获得总经理或董事长的批准或按照国家法律法规出示有关搜查证件后方可进入。

3.0流程图（另附）

4.0政策

4.1所有部门资料管理人员必须参照本程序保管临时存放在本部门的重要文件资料。

禁止员工包括高级管理人员未经批准将企业文件资料带出企业。

特殊情况需要将重要文件资料带出企业的，事先应当书面向其主管上级申请批准。

4.2XX管理人员签字批准，任何人不得到统括部查阅企业保密文件。

统括部档案管理人员应当严格按照企业信息安全政策的有关要求，做好档案资料的查阅登记工作。

4.3禁止档案管理人员阻挠公司董事会秘书、集团内控和审计人员检查公司档案管理状况。

4.4禁止统括部档案管理人员利用职务之便，违反公司信息安全政策，随意翻阅重要保密资料或将重要文件资料私自带出或复印后带出公司。

4.5禁止统括部档案管理人员将公司重要文件资料交给未获得授权查阅的内部人员翻阅或复印。

4.6禁止统括部档案管理人员私自接待XX的外部人员查阅重要档案资料。

4.7禁止统括部档案管理人员阻挠集团及公司内控管理人员检查档案管理情况。

4.8审计人员和集团及公司安全保卫人员在发现档案管理人员利用职务之便，违反公司档案管理程序和信息保密政策的规定，对外泄露机密情报或协助他人盗窃机密情报资料，将严格按照公司有关奖惩规定予以严厉的处罚。

4.9原则上本制度每年修订一次，遇特殊情况时经授权审批后可随时进行修改。

本制度最终解释权归属于总经理办公会议。

5.0相关制度和表单（无）

表1——xx杉杉-010102-01档案（资料）移交清单

表2——xx杉杉-010102-02企业档案记录表

表3——xx杉杉-010102-03档案使用登记表

表4——xx杉杉-010102-05重要证件/执照登记表

表5——xx杉杉-010102-06档案资料销毁审批表

附表1档案（资料）移交清单

编号：

日期：

序号

档案号

档案（资料）名称

份数

每份页数

共计页数

备注

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

共计

接收人：

负责人：

移交人：

附表2企业档案记录表

部门名称编号：

序号

档案号

档案内容

密级

归档日期

卷内张数

保管期限

备注

附表3档案使用登记表

档案使用登记表

序号

日期

公司/部门

姓名

档案名称

用途

使用类别

批准人

经办人

查询

复印

借出（含归还日期）

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

附表4

重要证件/执照登记表

序号

证件名称

保管人

更新人

部门

到期日

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

附表5：

档案资料销毁审批表

NO：

序号

文件名

目录号

文件号

文件页数

归档时间

销毁原因

归属部门

备注

1

2

3

4

5

6

7

8

审批

档案归属部门经理：

部门经理：

制表人：

执行情况

销毁时间及方式：

监督人：

销毁人：