对图书馆一些系统的分析与改善.docx
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对图书馆一些系统的分析与改善
专业综合训练报告
******
学号：
************
班级：
09工业工程一班
组别：
第2组
*******
专业综合训练任务书
学院：
经济管理学院系级教学单位：
工业工程系
学
号
0901********
学生
姓名
李春禹
班级
组别
09级工业工程
（1）班
训
练
目
标
工业工程专业综合训练将综合运用基础工业工程知识、生产管理、物流管理、质量管理、人力资源管理、信息管理、人机工程学等专业知识，对学生获得的专业知识和专业技能进行一次全面考核和综合检验，使学生进一步获得灵活运用理论知识解决实际问题的能力。
训
练
内
容
1.前期资料整理；
2.利用专业知识提出规划、设计方案；
3.利用专业知识分析存在的问题；
4.提出相应的改进方案和措施，评价其效果；
5.专业综合训练报告撰写。
（参考）
基
本
要
求
1.全面、系统复习专业知识，掌握专业技能；
2.积极调研，提前做好项目设计安排，对项目中出现的困难和问题，积极找到原因，及时调整设计思路，按时、认真完成专业综合训练内容安排；
3.撰写翔实的专业综合训练报告。
参
考
资
料
1.专业课程教材等资料；
2.Internet网络资源；
3.万方学位论文全文数据库、中国期刊全文数据库；
4.实际调研的数据资料。
时
间
安
排
第1周根据综合训练目标和训练内容整理相关专业知识，设计训练步骤，并开始进入综合训练实际操作。
第2周在指导教师的指导下进行专业综合训练。
第3周在指导教师的指导下进行专业综合训练。
第4周在指导教师的指导下完成综合训练报告，准备并完成综合训练答辩环节。
指导教师：
毛清华
职称：
副教授
2013年01月3日
系级教学单位审批：
年月日
专业综合训练
对燕山大学图书馆一些系统的调查与改进
一、专业综合训练整体目标
工业工程综合训练是工业工程专业的一门主干专业课程，是重要的实践性技能训练环节，是培养工业工程师走上岗位前必备的实践训练之一。
开设“专业综合训练”课，旨在通过综合、系统性的训练把学生在专业学习中获得的专门知识进行整合，对学生获得的专业知识和专业技能进行一次全面考核和综合检验，使学生进一步获得灵活运用理论知识解决实际问题的能力。
该课程是学生掌握和巩固所学知识，培养实践技能，保证教学质量的重要环节。
本课程任务是培养学生进一步地将工业工程专业的基础理论与实际工业工程师的技能结合，其内容包括：
（1）对提高工作和生产效率，降低消耗的工作和程序等进行规划、设计、改进与实施；
（2）研究、设计与改进组织、工作方法和运营程序；
（3）设计与改进操作方法、现场布置；
（4）设计与改进工位器具等生产辅助手段；
（5）对工作定额、劳动定额等进行分析、测定、改进、制定与评价；
（6）对物料、能源等消耗定额进行测定、改进、论证、制定和进行成本核算等。
进一步牢记系统“改善”观，在工业工程师的心中“没有最好、只有更好”。
二、专业综合训练具体内容
1.调研背景
燕山大学图书馆前身为东北重型机械学院图书馆，1997年正式更名为燕山大学图书馆。
全馆有正式职工70多人，设有办公室、网络中心、CALIS资源管理部、信息技术部、数字化部、科技查新与参考咨询部、采访编目部、流通部、阅览部等业务部门。
到目前为止，我馆收藏有中外文图书110多万册，期刊2200余种。
与此同时，图书馆加强了以电子资源为主导方向的资源建设，和以网络资源、电子资源服务为主要内容的读者培训和信息导航工作。
[1]“读者第一，服务至上”是图书馆一切工作的宗旨。
读者是图书馆的服务对象，图书馆作为一个系统工程，一切应以服务为核心。
由于缺少竞争机制和监督管理，图书馆存在着工作人员服务态度差，责任心差等问题，导致书籍管理借阅存在一定问题。
工业工程（IE——IndustrialEngineering）是对人员、物料、设备、能源和信息所组成的集成系统进行设计、改善的学科。
它综合运用数学、物理学和社会科学方面的专门知识和技术以及工程分析和设计的方法、对该系统所取得的成果进行确定、预测和评价。
IE形成于19世纪末、20世纪初的美国泰勒等人的科学管理运动、它是一门综合交叉性的边缘学科、是技术与管理相结合的工程学、其综旨是提高工作效率、降低成本、提高质量、追求系统的整体优化。
“意识”是人对客观物质世界的反映，是社会实践的产物。
同时，又对物质世界有积极地反作用。
所谓工业工程意识就是工业工程实践的产物，是对工业工程应用有指导作用的思想方法。
工业工程意识主要包括以下几个方面：
（1）成本和效率意识
工业工程追求最佳整体效益，故必须树立成本和效率意识。
一切从大处着眼，从总目标出发；从小处着手，力求节约，杜绝浪费，寻求以成本更低、效率更高的方式方法去完成。
（2）问题和改革意识
工业工程师有一个基本信念，即人和工作都会找到更好的方法，改善无止境。
为了使工作方法更趋于合理，就要坚持改善再改善。
因此，必须树立问题和改善意识，不断发现问题，考察分析，寻求对策，勇于改革创新。
（3）工作简化和标准化意识
工业工程产生以来，推行工作简化（Simplification）、专门化（Specialization）和标准化（Standardization）即所谓的“3S”，对降低成本、提高效率起到了重要作用。
尽管现代企业面对多变化的市场需求，经常开发新产品-0、新工艺、新技术，生产方式以多品种、小批量为主，但是，工作简化和标准化依然是保证高效率和优质生产的基本条件
（4）全局和整体意识
现代工业工程追求系统整体优化，各生产要素和各系统效率的提高，必须从全局和整体需要出发。
（5）以人为中心的意识
人是生产经营活动中最重要的一个要素，其他要素都要通过人的参与才能发挥作用。
必须坚持以人为中心来研究生产系统的设计、管理、革新和发展，使每个人都关心和参加改进工作，以提高效率。
本次调研旨在以工业工程五大意识为导向，综合运用人机工程学，统计学等对图书馆一些系统进行综合分析研究，提出合理化的改善意见。
本次调研的主要研究对象分为三部分：
（一）借还书流程分析及改善
（二）自助借还书系统的应用分析
（一）借还书流程分析及改善
图1
图书馆在今年安装了自助借还书系统，机器只要将读者所借图书上面的条形码扫描一遍，一本书的借阅或归还就完成了。
在电梯的两侧各有两台自助查询机，读者可以根据自己的需要查询到感兴趣的书籍的存放位置及借阅记录。
在还书处，有两名工作人员负责将自助还书机输出的书籍进行手工分拣，达到一定数量后就用推车将书运回各自所在的楼层。
1.1借书流程存在的问题
图书馆借还书业务流程图如图2和图3所示
图2
1.1.1显示可借书籍实际找不到
读者在自助查阅机查到某本书后，该书显示有可借本，但是借书时在书架位置却找不到该书，造成动作浪费和时间浪费。
这一方面是因为该图书在归还后未能及时上架，另一方面是因为负责上架的同学将图书摆放到错误位置。
1.1.2自助借书系统前排队现象
由于借阅者对自助借书系统操作不熟悉，或者机器本身的原因（如屏幕按键不灵敏），造成机器操作时间较长，排队问题较突出，这就造成了等待浪费和时间浪费。
1.1.3人员配置不合理
在应用自助借书系统后，工作人员的工作量大大减少了，只是偶尔指导同学进行机器的操作，有大量的空闲时间，人员配置不合理导致有人员闲置，时间利用率低的情况的出现。
1.2还书流程存在的问题
1.2.1所还书籍不能及时上架
由于在一楼还书处所还书籍并不能直接被放回到各个书库，而是等到一定的时候来进行统一的送回，所以这中间就造成了等待的浪费，也给这时候想要借书
图3
的同学造成了找不到某本书的动作浪费和时间浪费。
1.2.2图书分拣和上架过程存在动作浪费
在还书处只是进行图书归属楼层的的分拣，归还的图书在还书处分拣后，由工作人员运输到各楼层阅览室，在各阅览室又会按照编号进行一次分拣，确定图书在阅览室的具体分属区域。
而且，在图书上架过程中，由于上架图书包含区域较大，由于上架路线不合理，经常出现工作人员推着小车重复行走的现象，出现了动作浪费，造成了工作人员工作量的增加。
1.3.1借还书流程改善措施
根据在调查中发现的问题，我提出了以下改善建议：
（1）经调查，排队现象主要出现在借阅量较大的社科书库
（2）407室，而此时工作人员却有大量空闲时间，时间利用率极低，建议在现阶段采用人机混合办理借书的模式，这样就形成了一个双服务台的排队模型，相对于单服务台的自助还书系统，还书效率大大提高。
同时应在借书处以醒目的指示牌标出操作系统易出现的两处错误：
系统初始密码和触屏不灵敏，提示同学们在操作时尽可能避免这两种错误的发生。
可行性分析：
Ø经济可行性：
图书馆各阅览室之前各有一套结束扫描工具，不用再额外购买，这样改善成本为零，所以这在经济上是可行的。
指示牌的制作成本很小，但却能提高结束效率，可以施行。
Ø技术可行性：
阅览室借阅登记人员在应用自助借书系统之前就有借书扫描的工作经验，不需再进行相关培训就可以上岗工作。
Ø操作可行性：
对管理人员进行绩效工资制，同时可以采取同学评价打分来充分调动工作人员的工作热情，使其提高自身的服务质量。
（2）在自助还书机输出书籍后，应当由各书库图书上架工作人员分拣书籍，按照书籍编码顺序分拣。
在分拣结束后，应按照书籍在书库与门的远近位置为准则，依次放入书籍。
在用小车将书籍搬运至书库后，不再卸载书籍进行分拣，直接用小车运送至各书架进行上架工作，这样就避免了路线的重复，节省了时间和体力。
（二）自助借还书系统的应用分析
20世纪90年代，世界上一些人力资源成本较高的国家和地区，为降低人力资源成本，开始在图书馆陆续使用自助借还书系统。
我校的自助借还书系统在今年开始使用。
由于自助借还书系统在我国图书馆应用的时间不长、范围较小，人们对其作用的认识比较肤浅，甚至出现偏差，只看到系统的正面作用，忽略了系统的负面作用。
任何一种事物都有合理的一面，也有不合理的一面，自助借还书系统也不例外。
本次调研的目的是想从效率，成本和服务等方面客观的反映自助借还书系统的优点与不足，使人们客观认识自助借还书系统，在进行决策时应当综合考虑工作效率，运行成本和服务质量三者之间的关系，做出最佳决策。
2.1自助借还书系统的工作流程
燕大图书馆的自助借还书系统为条形码自动识别模式，当读者使用系统办理借书手续时，系统读取借书者的ID卡的相关信息，判断借书者是否为合法借书者（此处的合法仅指对借书证的有关信息的判断，如该借书证的主人有无超期借阅行为或欠缴违规款等，无法判断当时持证者是否为ID卡的合法持有者），继而系统提示合法读者将书放至指定位置，系统完成图书借出登记手续；对非法者则拒绝办理。
当读者使用系统办理还书手续时，读者将所要还的图书置于规定的位置，系统扫描器读取所还图书的条形码，查对所还图书有无超期情况，如无超期则办理还书手续；否则拒绝办理。
2.2自助借还书系统的应用分析
2.2.1关于是否提高工作效率的分析
工业工程中的工作研究可以应用于服务业的改进问题。
研究思路是通过程序分析使服务流程中的每一项活动显性化，进一步应用“5W1H”方法对每一道服务程序从原因（Why）、对象（What）、地点（Where）、时间（When）、人员（Who）、方法（How）六个方面提出问题；然后运用“取消（Eliminate）、合并（Combine）、重排（Rearrange）、简化（Simplify）”四大原则对工作进行具体优化。
同时要用动作经济原则来指导改善的进行，动作的改善基本上可以以四项基本原则作为基本思路：
Ø减少动作数量
进行动作要素分析，减少不必要的动作是动作改善最重要且最有效果的方法。
Ø追求动作平衡
动作平衡能使作业人员的疲劳度降低，动作速度提高。
比如双手动作能比单手大大提高效率，但必须注意双手动作的协调程度。
Ø缩短动作移动距离
无论进行什么操作，“空手”、“搬运”总是必不可少的，而且会占用相当一部分动作时间。
“空手”和“搬运”其实就是“空手移动”和“负荷移动”，而影响移动时间的最大因素就是移动距离，因此，缩短移动距离也就成为动作改善的基本手段之一了。
Ø使动作保持轻松自然的节奏
前面三项原则是通过减少、结合动作进行的改善。
而进一步的改善就是使动作变得轻松、简单。
也就是使移动路线顺畅，使用易把我的工具、改善操作环境以便以更舒适的姿势进行工作。
我们可以以上面的思想为指导，分析自助借还书系统对于工作效率的提高。
经过分析和记录先得出应用自助借还书系统之前图书馆借还书流程并绘制成流程程序图，见下图4和图5所示
分析对象：
借书流程操作者：
书库管理员
各书库借阅处
No
内容
加工作业
搬动移动
停滞等待
检查
时间/s
1
等待同学到来
○
→
▽
□
1
2
学生到来、接过学生手里的要借书籍
○
→
▽
□
2
3
翻开书寻找词条所在页
○
→
▽
□
3
4
将词条码靠近扫描仪
○
→
▽
□
1
5
扫描借阅者ID卡
○
→
▽
□
3
6
检查借阅者是否符合借阅要求
○
→
▽
□
3
7
登记借阅信息
○
→
▽
□
4
8
将书籍消磁
○
→
▽
□
3
9
将书籍还给借阅者
○
→
▽
□
2
合计
7
0
1
1
22
图4
分析对象：
还书流程操作者姓名：
借还书处人员
图书馆一楼还书处
No
内容
加工作业
搬动移动
停滞等待
检查
时间/s
1
等待学生前来
○
→
▽
□
1
2
学生到来、接过学生手里的要还书籍
○
→
▽
□
2
3
翻开书寻找词条所在页
○
→
▽
□
4
4
将词条码靠近扫描仪
○
→
▽
□
1
5
将书籍传给下一个人
○
→
▽
□
1
6
观察条形码按书库分拣书籍
○
→
▽
□
3
7
放入不同的小车
○
→
▽
□
1
8
积攒一定的数量就将书籍放回原来的地方
○
→
▽
□
视情况而定
9
推小车搬运书籍到原来所在书库
○
→
▽
□
34.13-101.32
10
观察条形码按书架号分拣书籍
○
→
▽
□
4
11
推小车到指定的书架旁
○
→
▽
□
10-30.34
12
寻找具体位置
○
→
▽
□
4
13
将书籍放回原位
○
→
▽
□
3
合计
5
3
2
3
图5
在应用自助借还书系统后，在借书环节的一系列流程全部由借阅者自助操作完成，其流程程序图如下图6所示
分析对象：
借书流程操作者：
借阅者
各书库借阅处
No
内容
加工作业
移动搬动
停滞等待
检查
时间/s
1
按开始键开始借书操作
○
→
▽
□
1
2
播放提示动画
○
→
▽
□
时间不确定
3
翻开书寻找词条所在页
○
→
▽
□
2
4
将词条码放入扫描区
○
→
▽
□
2
5
等待系统检查确认
○
→
▽
□
2
6
放入ID卡
○
→
▽
□
2
7
系统确认，取回书籍
○
→
▽
□
2
合计
5
0
1
1
>=11
图6
经过比较分析发现，在结束环节中，原来由管理人员负责的环节由机器和借阅者承担，并且动作简洁，节省了10s左右，工作效率提高近一倍。
从人因学角度分析，在应用自助系统之前，借阅工作全部由工作人员坐在固定位置完成，没有活动时间，长久的静坐会导致工作人员脊椎压力大，对身体造成损伤；同时，在进行条形码扫描时，工作人员一手持扫描枪，一手拿书，特别是一些书籍较大，如果工作量过大，频繁的动作会使工作人员的腕部肌肉造成损伤。
应用自助系统后，工作人员的工作大大减轻，不存在长久静坐和腕部频繁活动的情况，工作人员的身体健康得到了极大保障。
应用自助系统后，还书环节简化的流程程序图与借书环节的的流程程序图类似，原来需要工作人员找到条形码扫描阶段由学生和机器代替，动作时间减少，工作效率提高，工作人员的身体健康得到保障。
2.2.2自助借还书系统的成本分析
图书馆的运行成本，包括人力资源成本，家具购置及保养成本，设备购置与保养成本，文献购置与保养成本等几方面，假设其他成本不变，只要比较人力资源成本的节约量是否大于自助借还书系统的购置及维护成本就可以简单评价自助借还书系统在成本问题上的优劣。
应用自助借还书系统后，原本位于一楼还书处的两名作人员由台前转为台后工作，负责在自助还书机输出端整理输出的图书，各书库人员编制不变，也就是说，应用自助借还书系统后，图书馆的人力资源成本并没有减少。
同时，由于自助借书机在扫描过程中并不能识别ID卡持卡人是否本人，这样会出现冒名借阅情况，可能会使被冒名同学的财产和诚信造成损害，同时导致造成图书丢失。
再者，在还书过程中，系统并不能判断归还书籍的破损情况，这就使一些损坏所借书籍的借阅者免于惩罚，这也造成了图书馆在用于保养书籍的成本增加。
2.2.3关于服务质量的分析
图书馆的价值一方面体现在对珍贵文献和知识的储藏，另一方面则体现在对读者的服务当中。
为读者服务是图书馆的根本宗旨，不通过服务工作，图书馆所担负的信息开发，传递的任务就不能实现。
图书馆的服务质量主要体现在读者的满意度，而读者的满意度与图书馆的工作效率息息相关。
自助借还书系统的工作效率其实取决于借阅者，借阅者对系统越熟悉，那么操作系统完成借还书的时间也就越少，反之则花费时间较多。
由于读者个人借书频率的不同，那么花费时间也就出现了差别，这就相当于将读者替代了了本有技术优势的专业工作人员，经常借书的读者，自然能快速正确的操作系统，完成借书，但是一些很少结束的同学操作系统时就会频繁出错，这就造成了图书流通速率的不稳定，排队现象时有发生。
这样来说，借书频率高的同学通过自助借还书系统，体验到图书馆所提供的更加流畅的服务；而不经常光顾读书馆的同学则会感觉流程繁琐，满意度较低。
在应用自助借还书系统之前，图书馆还书处105A每天的工作时间为8:
00——11：
30，下午为14:
30—17:
00，安装自助借还书系统后，其工作时间与图书馆开馆时间相同，为7：
00—23:
00，大大延长了同学们的还书时间，一些因为课程而不能还书的同学可以在晚间还书，避免了因图书过期而产生的罚款，对此同学们很高的满意度。
但是，相对于还书的服务时间，借书的服务时间受制于各书库按时闭馆的客观条件限制，并没有延长，这与读者的期望服务度有较大差距，故对此满意度较低。
经过上面的综合分析，虽然自助借还书系统存在着投入成本较高等问题，但是它通过自助化的服务方式，提高了了图书馆图书的自动化流通程度，促进了图书馆的信息化建设，减轻了工作人员的工作量，并且给读者带来全新的服务体验。
这种“以人为本”的服务方式，是工业工程理念在服务业中应用的典范，值得我们好好的学习和研究。
希望图书馆决策人员能在未来不断完善这种全新的服务方式，让其发挥更加良好的服务效果。
三、专业综合训练心得与体会
虽然这次专业综合训练只有一个月的时间，但是我却从其中学到了很多东西。
首先，给我感触最深的是“学以致用”不是一件容易的事情，专业综合训练是让我们运用从课本中学到的理论知识去解决现实中的问题。
在对图书馆进行调研的过程中，我试图用在课堂上所学到的专业知识分析问题，尝试解决问题，这不但巩固了我所学的专业知识，也让我掌握了一些专业技能。
其次，在调研过程中，我深刻认识到良好的沟通能力是一名工业工程师必不可少的技能。
与图书馆工作人员的良好沟通不仅使我能及时正确的发现图书馆借书环节出现的问题，又为我在问题解决环节提供了灵感。
如果没有与工作人员和读者进行深入细致的交谈，不能清楚地了解图书馆借阅工作的工作流程，一切改善工作也就无从谈起。
再者，在进行自助借还书系统的调研时，对于工业工程中“以人为本”的意识有了更加深刻的认识。
虽然自助借还书系统在短期内存在着投资成本高的缺点，但是系统却大大减轻了工作人员的劳动量，同时提高了读者的服务体验，使图书馆取得了更好的效果，这与工业工程中不断提升工作效率，同时以人为本的理念相同，是工业工程在服务业中成功应用的典范。
第四，在进行调研时，采用分组合作的方式进行的，在进行调研之前，我们进行了合理分工，这样既提高了调研数据的质量，又使我们各自的时间利用率高。
这为我们日后进入工作岗位后与同事合作有很大的借鉴意义。
第五，在调研过程中，由于长时间不接触，好多专业知识已经淡忘了，在分析过程中，又重新温习了一遍所用到的专业知识。
由于是自主选题，相对于以前的课程设计，我们可以选择自己最感兴趣的方面进行调查研究，有更大的灵活性，更能锻炼我们的实践能力。
总之，通过这次综合训练，我首次通过所学习的专业知识解决现实问题，意识到了自己的不足，也巩固了专业知识，对自己以后进行的工作有很大的借鉴意义。
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