采购作业指导书.docx
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采购作业指导书
一、目的：
通过对采购过程进行有效控制，确保产品的原（物）料、零件、包装材料的品质、价格、交期与数量能满足本公司的要求,以最低的库存保障生产的畅通。
二、采购的种类：
根据物料的用途，物料采购可分生产性物料采购（原/辅材料采购）与非生产性物料采购（办公用品、劳防用品、机物料消耗品、设备、量/器具、模具与样品等的采购）两种类别。
三、物料采购审批流程
1．生产性物料订购审批流程
采购员根据业务部门的《制造通知单》及《生产计划》、《生产BOM表》、《技术BOM表》制定《物料需求表》；送交仓库填写库存状况后结合最低订购量、安全库存量确定订购数量;由采购员依据《物料需求表》编制《物料订购单》予资材部经理批准采购.
《物料需求表》应包括制造单号、产品型号、制造数量、物料名称、型号/规格/颜色/材质、单位、单耗、需用量、库存量、订购量、需求时间、制造单位等资料。
2．非生产性物料请购审批流程
办公用品、劳防用品由使用部门编制《__月办公用品、劳防用品使用计划》，经部门经理、总经理审批，审批后交仓库汇总并清查库存，结合安全库存量填写《请购单》；机物料消耗品等由使用部门填写《请购单》经部门主管复核，总经理审批.审批后交资材部经理安排采购员编制《物料订购单》，经资材部经理审批后由采购员安排采购。
3．设备、量/器具、模具的审批流程：
由直接指导或从事该项工作的人员填写《请购单》,经部门主管审核,总经理批准后交采购部制定采购计划采购。
4．样品试制物料的审批流程：
如技术部生产样品需用某种物料，公司未有此物料或为新增物料时,由技术部人员填写《请购单》及图纸资料,经部门主管审核,总经理批准后交资材部经理，由资材部依元件规格资料要求寻找供应商采购。
四、询价、比价、议价、定价作业
1.本公司所有物料采购必须向经公司认可后的合格供应商购买,设备、器具以有信誉、有能力之生产厂商为询价对象。
2。
比价、议价：
采购人员在合格供应商中选择两家以上厂商进行询价，以利于比价作业进行，并从中挑选在品质、价格、交期与服务等方面符合公司要求的厂商；采购人员与厂商议后，将比价、议价结果报资材部经理。
如客户指定要求或特定技术时,不受此限。
3。
议价过程必须明确交货周期、日产能、是否有最低订购量要求及最低订购量、品质标准、价格条件、包装要求、货款支付周期等。
4。
定价:
资材部经理依据议价结果选择合适的供应商，签订《采购合同》及《物料定价表》经资材部经理审核、总经理批准后实施。
5。
涉及技术性的图纸或公司提供的样品，资材部必须同外协厂签订技术保密协议，以保障公司利益。
五、《物料订购单》的开立、分发与变更
1．所有原（物）料的采购必须采用本公司的《物料订购单》,《物料订购单》一式四份,一份由采购存档,一份由财务结算,一份由仓库收货及进度跟踪，一份供应商存档。
2．采购人员在确认供方能够满足本次采购要求下填写《物料订购单》,并明确供应商名称、制造单号、产品型号、制造数量、物料名称、型号/规格/颜色/材质、单位、需用量、库存量、订购量、交货时间、品质要求等，若采购要求需附图纸、检验标准、包装要求、样本或其它文件，应在《物料订购单》上注明所附文件的识别方式。
3．已下达的《物料订购单》如遇客户订单变更需修改或取消，必须在供应商未正式生产前通知供应商，否则供应商有权不予接受修改内容.如供应商已投产需测算数量及金额，报业务部与客户协商处理。
订单修改后须编制新的《物料需求表》及《物料订购单》并注明“修改”字样，或注明原单号作废字样,取消并收回已经分发的《物料需求表》、《物料采购单》（含部分修改或全部修改）;订单取消亦同。
六、采购物料的交期控制
1．采购人员在《物料订购单》发出后要与供应商联系确认交期与数量并回传确认函，急单采购要将约定交期回复需求部门，并建立《采购台帐》,在采购各个阶段以电话、传真形式联络供应商，跟催交期，如有异常不能按既定交期交货时,应以书面形式，注明"异常原因”及”预定交货日期”，呈资材部经理核示后转送需求部门,依需求部门意见拟订对策处理。
2．仓管人员应根据《物料订购单》提供原（物）料到位的数量与质量信息，提醒采购人员未按交期到货的信息，以利及时处理物料采购时出现的一系列异常。
七、验收及入库
1．采购物资到厂后,供应商将《送货单》交仓管员，由仓管员引导供方将物资存放在待检区。
供应商《送货单》必须注明我公司《物料订购单》单号及订购数量、送货数量等信息。
2．由采购员和仓库管理员在一个工作日内依《物料订购单》对检验物资进行验证。
验证内容包括：
物料名称、型号/规格/颜色/材质、产品包装、标识、数量等，数量按抽样比例进行量测，遵照孰少孰准严则按比例进行扣除。
验证合格后开具《送检入库单》在二小时内通知检验人员进行检验。
检验合格后由仓管员依照定置管理进行归位摆放,并依《送检入库单》及时填写《存货吊卡》和登记《存货计数帐》；检验不合格需退货的填报《验退单》办理退货手续.
3．入库数量与订购数量必须相吻合，严格执行入库数量上浮比率标准,超出部分填写《验退单》通知采购人员予以退回供应商处理。
如供应商确需寄存于我司仓库等待订单的，由仓管员在《厂商寄存物料登记簿》上登记。
并将寄存物料按定置管理摆放，并做好标识；交货数量未达订购数量时，以补足为原则，但不影响订单生产，有利降低库存积压的由仓库主管复核，经资材部经理同意，可免补交，短交如需补足时，仓管员应通知采购部门联络供应商处理。
4．由于品质不符合规定标准，但不影响顾客要求，或经过返修和挑选能达到规定标准的特采或降级物资，采购人员应与供应商联系退换或返修，如由我公司特采或降级处理，采购和仓管人员应跟踪该批物资对我公司的费用影响，并通知供应商对该批物资进行折价或补偿处理。
5．《送检入库单》须依据《物料订购单》、《送货单》或《发票》载明供应商名称、订购单号、物料名称、型号/规格/颜色/材质、单位、订购数量、送检数量、入库数量、单价、金额、备注,《送检入库单》经仓管员、检验员、仓库主管签字后将结算联、财务联连同送货单、发票交采购人员。
6．采购人员对照《物料订购单》、《送检入库单》、《发票》、合同、定价表进行核对,核对无误后交采购经理复核并同时登记《采购台帐》核销采购订单，复核后转交财务办理入帐手续.
八、采购费用的报销
采购人员依据采购合同约定的付款周期到期办理《付款申请书》,经财务核对无误后交资材部经理、总经理审批，审批后交财务出纳付款，并在《采购台帐》中记录。
确认出纳付款后在《采购台帐》中冲销应付款项。
十一、报表的填报
采购人员依据采购台帐每月底报送《采购月报表》及《应付帐款余额表》，报送相关部门人员（财务、总经办、资材部经理）。
十二．存档
采购人员应对《制造通知单》、《生产计划表》、《生产BOM表》、《技术BOM表》《物料需求表》、《物料订购单》、《请购单》、《送检入库单》、《验退单》、《采购合同》、《报价单》进行分类整理,按时间序时顺序装订成册存档一年.
采购员岗位职责
1。
采购管理制度、采购作业流程、委外加工作业流程的执行与完善。
2。
新增供应商的寻访、调查,并组织相关部门进行评估、审查。
3。
对合格供应商资料进行整理、归类，建立同类材料供应商资讯档案。
4。
对供应商进行询价、比价、议价,并将相关资讯（交货周期、日产能、最低订购量、包装要求、品质标准、价格条件等）报资材部经理。
5。
市场行情的调查、动态资讯收集、整理，并汇报资材部经理,以便及时调整采购策略。
6. 依业务订单适时、适品、适量的采购，并跟催采购进度，确保订购物料按时、按量、保质送达我司仓库,协调销售、生产的有效进行。
7. 订单变更与撤消、品质要求变更与供方之间的及时信息传递，确保供方满足我公司之需求。
8. 与供应商采购异常、退、换货、补偿事宜的处理，确保我司利益.
9. 加强与供应商的沟通与联络,确保货源充足，供货质量稳定,交货时间准确.
10. 谁采购谁负责到底原则，办理采购入库、发票整理与核对，采购台帐、报表的编制和帐务核对与付款申请的报批手续。
11。
在现有供应商基础上不断寻求新的供应商,以确保供应资源的丰富与宽阔的选择范围。
12。
采购资料（如图纸、样品、检验标准、包装要求等向供应商的提供、变更与回收,并建立采购“外发文件资料登记表”。
13. 供应商资料、合同报价、物料订购单、发票、入库单的整理、分类与归档.
14。
认真完成上级主管交办的其它事宜。
15。
做到遵纪守法、秉公办事、大公无私、廉洁自律的职业道德,做到诚实虚心、尽职尽责、不断学习业务知识,提高业务工作能力的敬业精神.
一、目的
为有效地掌握供应商的品质、价格、交期、配合度，使得采购、生产制造能有效地进行。
二、范围
适用于组织对供应商的选择及评定工作。
三、定义
供应商:
零件供应商、委外加工品协作厂商以及提供各项服务公司的统称。
四、权责
1。
资材部：
负责供应生产所需的原（物）料、零件、托外加工品、包装材料的供应商的找寻、调查与洽淡；负责联络相关部门进行供应商评估；负责合格供应商的管理.
2。
品保部:
负责评估及考核供应商的品质状况、品质控制能力。
3。
技术部：
负责评估及考核供应商的产品制程能力、生产技术是否符合本公司的品质要求.
4。
总经理：
负责核准合格供应商名册的登记与撤销。
五、采购原则
A、B类物资必须从已确认合格供方和潜在供方中采购，特殊情况（如无合适供方且急需）下，可从他处采购，但须经资材部经理批准，事后补办有关程序。
A、B类物资的供方一般定点在二家或二家以上。
六、生产性物资分类规定
按质量特性和物资的价值综合考虑，分为三类。
1.A类：
对产品性能、可靠性、安全性、寿命、经济性等有直接重大影响且资金占用率大的物资。
2。
B类：
对实现产品的某些功能有一定影响,如可能导致产品性能下降，故障上升且资金占用率较大的物资。
3.C类：
可能会对产品质量的次要辅助功能造成轻微影响且资金占用率小的物资.
七、流程图：
流程职责单位相关说明表单
供应商
寻访、调查
资材部供方企业调查表
相关部门
组织对
供应商评估
NO资材部/品保部供应商考察记录表
技术部/相关部门供应商样品确认报告书
合格供应商
申请及核准
NO
资材部/相关部门供应商管理卡
总经理
登记
资材部部/相关部门合格供应商名册
供应商考核
资材部部/品管部供应商考核表
相关部门
合格供应商
撤销及核准
资材部合格供应商名册
总经理供应商管理卡
撤销登记
资材部供应商考核不合格通知单
相关部门合格供应商名册
存档
资材部品质记录管理办法
相关部门
八、提出候选供方名单
1.产品开发中新材料、新零件的采用。
在已有供方无法满足要求情况下，由技术部、营销部、资材部等出新的供方名单.
2。
生产发展、产量增加已有供方无法满足产能要求或本公司自制能力不足情况下，由资材部、生产部提出新的供方名单.
3。
现有供方质量能力无法满足公司要求情况下，由资材部、技术部、品保部提出新的供方名单。
九、评定范围
1。
由资材部以E-mail或传真方式，提供“供方企业调查表”给初选的供应商进行相关方面的调查后,并将回复资料记录于“供应商基本资料调查表”内。
2.依技术部制订出产品零部件重要度分类表,品保部按采购部门提供的候选供方名单和产品零部件重要度分类表制订供方分类表，其中A类产品（关键产品）的供方必须进行现场评定,B类产品（重要产品）及C类产品（一般产品）的供方可不进行现场评定,但必须进行样品测试和小批试用,在市场或商场购买的物料的供方不进行评定，但必须进行样品测试.
（1）A类产品的供方评定
a、品保部认为对某供方必须进行现场考核时，应事先向资材部对该供方进行一定程度的了解，再确定具体时间和参加人员前往现场考察，考察人员应在分工范围内重点考察、询问和记录.视产品质量验证需要，品保部应进行现场产品抽样，对样品检验和测试并做好记录.
b、考察结束后，依据现场记录、抽样检测报告或供方以往业绩，填写《供方考察记录表》作出评审意见，如评审及抽样检验合格，技术部进行产品封样。
评订为A。
B级为合格供应商，C级为不合格供应商,应列入待观察厂商或不予以合作。
c、品保部将《供方考察记录表》、抽样报告或供方以往业绩记录、由部门经理审查后交总经理作最终评定,并对不合格供方作出处理意见.
（2）B类、C类产品供方的评定
若不到现场考察,资材部通知供方送样品经品保部检测合格，并送小批产品试用合格后，填写《供方考察记录表》送品保部和技术部评审.各相关部门再根据检测报告和试用情况，分别在《供方考察记录表》上作出评审意见，评订为A.B级为合格供应商，C级为不合格供应商,应列入待观察厂商或不予以合作。
由部门经理审查后交总经理作最终评定，并对不合格供方作出处理意见。
等级
分数
A
90分以上
B
60—90分
C
60分以下
3。
评估项目：
（1）品质保证：
针对供应商品保作业的审查与了解.
（2）生产设备及技术：
确认新供应商工程承制能力、生产技术及设备，是否符合本公司的品质要求。
（3）其他：
确认新供应商财务状况、交期是否稳定、价格是否合理，现场环境是否整洁、生产状况是否符合法规的要求等。
十、根据评审结果，由采购部建立《合格供方名录》，并分发相关部门。
十一、临时供方的审批
因生产急需而在《合格供方名录》内无法采购时，采购部可以提出申请，填写《临时供方申请单》,经品保部审核和总经理批准后方可采购；试用产品的质量由品保部按有关标准进行检验和试验。
临时供方处采购只限三批，超出三批仍需在临时供方处采购时由资材部提出进行评审。
十一、合格供应商登记
经核准后的合格供应商，由资材部将其登记于“合格供应商名册”,作为往后合作的厂商。
合格供应商登记条件：
1。
国内外颇具知名度的厂商.
2.本公司现有的供应商被评定为A、B级或体系生效前交货无重大质量问题之厂商。
3。
客户特别指定的厂商（如通过ISO国际标准认证的厂商）.
4.经第三者认证机构评鉴为合格厂商.
5.样品经确认或试用合格之厂商。
十二、供应商考核：
对已有交易往来的供应商，依其交货的绩效加以年度考核，于每年十二月份做年度供应商考核。
1。
考核项目:
（1）品质：
a．制造业；针对其进货品质做考核。
未交货者以35分计算。
品质评分方式:
交货不良率=（退货批数/交货批数）×100%
品质评分=（1—交货不良率）×50
b．服务业：
针对运输性服务业其运输安全性做如下考核,其余的服务业由相关部门依服务的品质反应考核。
品质
评分
无客户抱怨
40-50分
货品无损失、损坏
30-40分
客户抱怨损坏
20-30分
客户抱怨损坏且需赔偿
20分以下
（2）交期：
a．无往来的供应商评分为18分.
交期评分方式：
交货延迟率=（延迟批数/交货批数）×100%
交期评分=（1—交货延迟率）×30
（3）配合度：
是指供应商报价、送样、不良处理、协调配合等服务态度。
配合度
评分
很满意
20分
较满意
15分
普通
10分
不满意
5分
非常不满意
0分
a．制造业:
是指供应商报价、送样及协调等服务态度.
b．服务业；是指供应商报价、查询及协调等服务态度。
2.考核部门及等级:
考核项目
评分标准
等级
制造业
服务业
品质
50％
90
（含）
以上
60
至
90
60
（含）
以下
品保部
相关部门
交期
30％
资材部
相关部门
配合度
20％
资材部
相关部门
总评
100%
A
B
C
资材部
相关部门
3。
资材部必须会同品保部做年度供应商的考核，填写“供应商考核表”，A.B级厂商为合格供应商，C级则为不合格厂商，并将等级记录于“供应商管理卡”。
4。
对於B级厂商采购单位应以适当的方式提醒其向A级靠拢。
年度考核为C级的供应商，资材部与各相关部门应填写“供应商管理卡”，申请撤销其合格供应商资格，并呈总经理核准.
5。
合格供应商撤销登记：
经总经理核准撤销合格供应商资格的厂商，资材部与相关部门于“合格供应商名册"中将其撤销登记。
合格供应商撤销登记条件：
A．年度考核为C级的供应商.
B．连续三次以上进货检验不合格的供应商.
C．配合度达不满意程度的供应商。
D．商誉不良的供应商。
十三、存档：
资材部与各相关部门应将供方企业调查表、供应商考察记录表、供应商管理卡、合格供应商名册、供应商考核表等依“品质记录管制办法”存档管理.
以上是供应商管理办法
仓库管理制度
（一）总则
1．仓库是企业物资供应体系的一个重要组成部分，是企业各种物资周转储备的环节，同是担负着物资管理的多项业务职能。
它的主要任务是：
管理好库存物资，做到数量准确，质量完好,确保安全，收发迅速，面向生产，降低库存积压,加速资金流通.
（二）物资验收入库
1．物资入库应先放待检区，未经检验合格不准进入货位，更不准投入使用。
2．单据不全、填写不完整或审批手续不全的不予办理验收入库。
3．不合格品，应隔离堆放,并标示清晰，严禁投产使用。
如工作马虎，混入生产，保管员应负失职的责任。
（三）物资发放
1．按“推陈储新，先进先出，按规定供应，节约用料”的原则发料.发料坚持一盘底，二核对，三发料，四减数的原则。
对贪图方便,违反发料原则造成物资失效、霉变、大料小用、优材劣用以及差错等损失,保管员应负经济责任.
2．对领料单填写不完整、审批手续不全的一律不予发料。
（四）物资的储存保管
1．物资的储存保管，原则上应以物资的属性、特点和用途规划设置仓库，并根据仓库的条件考虑划区分工，凡吞吐量大的落地堆放，周转量小的用货架存放，货架上物料保持上轻下重,落地堆放以分类和规格的次序排列编号，上架的以分类定位编号.各货架或落地堆放物料应有明确的物料名称规格标识，做到一物一卡,货架、货位有编号。
2．物资堆放的原则是在堆垛合理、安全可靠的前提下，根据货物特点必须做到过目见数，检点方便，成行成列，文明整齐.
3．仓库应严格执行5S管理，保持仓库的清洁、整齐。
4．仓管员对库存、代保管、待检验材料以及设备容器和工具等负有经济责任和法律责任。
因此坚决做到人各有责，物各有主,事事有人管。
仓库物资如有损失、报废、盘盈、盘亏等,仓管员应及时报告部门主管，分析原因，查明责任，按规定办理报批手续。
未经批准一律不准擅自处理。
保管员不得采取“发生盈时多送,亏时克扣"的违纪做法。
5．保管物资要根据其自然属性,考虑储存的场所和保管常识,注意防潮、防水、防光、通风、防重压、防锈等，加强保管措施。
确保公司财产不发生保管责任损失。
同类物资堆放，要考虑先进先出，发货方便，留有回旋余地.
6．未按本规定办理物资入、出库手续而造成物资短缺、规格或质量不合要求的和帐实不符，仓管员应承担由此引起的经济损失责任，仓库主管应负领导责任.
7．对于某些特殊物资，如易燃、易爆、剧毒等物资,应指定专人管理，并设置明显的标志。
8．仓库要严格保卫制度，禁止无关人员擅自入库。
进入仓库的人员一律不得携带易燃、易爆物品，仓库严禁烟火，保管员要懂得使用消防器材和必要的防火知识。
9．仓管员应严格执行安全工作规定，切实做好防火、防盗等工作，定期检查维修门窗、避雷、消防等器材和设备,保障仓库和物资财产的安全。
10． 仓管员应定期对库存物资进行检查,是否有生锈或变质现象，发现异常及时报告部门主管。
11． 各类物品的储存期限如下：
物料类别:
储存期限
贴纸类 六个月
电镀件 六个月
塑料件 一 年
成 品 二个月
布料、织带、车缝线 一 年
（五）帐务处理要求
1．记账要字迹清楚、准确、及时，做到物动卡动，帐目日清月结,月报准确、及时。
确保帐、物、卡相吻合。
2．须专门建立《厂商寄存物资登记簿》，随时反映厂商寄存物资状况，并妥善保管.
3．仓库物资的计量工作应按通用的计量标准实行，对不同物资采用不同计量方法,确保物资计量的准确性。
4．允许范围内的磅差、合理自然损耗所引起的盘盈盘亏,每月都可以上报，以便做到帐、卡、物、资金四一致。
5．仓管员调动工作,一定要办理交接手续，移交中的未了事宜及有关凭证,要列出清单三份,写明情况，双方签字，部门主管见证，双方各执一份。
6．库存盘盈、亏反映出保管员的工作质量，力求做到不出现差错。
7．所有收、发料凭证，保管员应妥善保管，并定期分类汇总、装订成册，不可丢失.
（六）其他要求
1．仓管员需根据《物料订购单》之交货日期提醒采购员进行进度跟催；急需物资到库后须及时通知需求部门，以便生产的顺利进行。
2．做好仓库与采购、生产销售环节的衔接工作，在保证生产供应等合理储备的前提下，力求减少库存量，并对物资的利用、积压产品的处理等提出建议。
积极开展废旧物资、生产余料的回收、整理和利用工作,协助做好积压物资的处理工作。
仓储作业流程
一、目的：
确保物流畅通、安全、有序，降低库存积压，提高库存周转率，促使销售、生产、采购相协调，加速资金流通。
二、采购入库
1．采购物资到厂后，供应商将《送货单》交仓管员,由仓管员引导供方将物资存放在待检区。
供应商《送货单》必须注明我公司《物料订购单》单号及订购数量、送货数量等信息。
2．由仓库管理员和采购员在一个工作日内依《物料订购单》对检验物资进行验证.验证内容包括：
物料名称、型号/规格/颜色/材质、产品包装、标识、数量等，数量按抽样比例进行量测,遵照孰少孰准严则按比例进行扣除。
验证合格后在供应商《送货单》上填写实际入库数量并签收，同时开具《送检入库单》在二小时内通知检验人员进行检验。
检验合格后由仓管员依照定置管理进行归位摆放，并进行标示,然后在《物料订购单》上注销订购数量，依《送检入库单》及时填写《存货吊卡》和登记《存货计数帐》；检验不合格需退货的填报《验退单》办理退货手续。
3．入库数量与订购数量必须相吻合,严格执行入库数量上浮比率标准，超出部分填写《验退单》通知采购人员予以退回供应商处理。
如供应商确需寄存于我司仓库等待订单的，由仓管员在《厂商寄存物料登记簿》上登记.并将寄存物料按定置管理摆放，并做好标识；交货数量未达订购数量时，以补足为原则，但不影响订单生产，有利降低库存积压的由仓库主管复核，经资材部经理同意后，可免补交,短交如需补足时,仓管员应通知采购人员联络供应商处理
4．《送检入库单》须依据《物料订购单》、《送货单》或《发票》载明供应商名称、订购单号、制造单号、产品型号、制造数量、物料名称、型号/规格/颜色/材质、单位、订购数量、送检数量、入库数量、单价、金额、备注，《送检入库单》经仓管员、检验员、仓库主管签字后将结算联、财务联连同送货单、发票交采购人员.
5．验收中发现的问题,要及时通知仓库主管和采购人员处理。
三、自制入库
１．企业自制的半成品、产
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