英文电子邮件培训.docx
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英文电子邮件培训
英文电子邮件的写作特点和格式
五、其它注意事项：
A、文法
1、切忌主客不分或模糊
例子：
Decidingtorescindtheearlierestimate,ourreportwasupdatedtoinclude$40,000fornewequipment.
应改为：
Decidingtorescindourearlierestimate,wehaveupdatedourreporttoinclude$40,000fornewequipment.（We我们是主语,不是report。
）
2、句子不要凌碎
例子：
Hedecidednottoauditthelasttencontracts.Becauseourpreviousobjectionsaboutcompliance.应该连在一起。
3、结构对称，令人容易理解
例子:
Theownerquestionedtheoccupant'sleaseintentionsandthefactthatthecontracthadbeenalteredwithinkmarkings.
应改为：
Theownerquestionedtheoccupant'sleaseintentionsandinkalterationsofthecontract.
4、单复数不要搞乱，不然会好刺眼，看不舒服。
例如：
Anauthorizedpersonmustshowthattheyhavesecurityclearance.
5、动词主词要呼应。
想想这两个分别：
1）Thisisoneofthepublic-relationsfunctionsthatisunderbudgeted.
2）Thisisoneofthepublic-relationsfunctions,whichareunderbudgeted.
6、时态和语气不要转变太多。
看商务英语已经是苦事，不要浪费人家的精力啊。
7、地址上的数字直接用阿拉伯数字吧,除了One,例子:
127NinthAvenue,North
127E.15Street
5ParkAvenue
OneWingrenPlaza
556-91Street
B、文体
1、可读性：
多用短句（15-20字），技术性的字,就更加要简单易明。
2、注意段落的开头。
一般来说,重要或强调的事情都放在信件或段落的开头,而句子就放在最尾.例如:
（1）.Becausehewasunabletoattendthemeetingpersonally,heforwardedhiscongratulationsoncassettetape.
（2）.Heforwardedhiscongratulationsoncassettetapebecausehewasunabletoattendthemeetingpersonally.两者强调的事情就有分别了.
3、轻重有分，同等重要的用and来连接，较轻放在次要的句子里.
4、意思转接词要留神.例如:
but（相反）,therefore（结论）,also（增添）,forexample（阐明）.
5、句子开头不要含糊不清的主词。
例子:
Thesedecisionshavebeenabigdisappointmenttothecommitteemembers.Theyhavedelayedfurtheraction.They是指什么?
开头少用this,that,it,they,或which.
6、修饰词的位置要小心,
例如:
HecouldonlyreimbursethecostafterJuly15.
应为HecouldreimbursethecostonlyafterJuly15.
7、用语要尽量准确.
例如:
Thefiguresshowasignificantincrease.”怎样significant呀,
改为:
Thefiguresshowanincreaseof19%.
8、.立场观点一致.少用被动语.
例如:
PartialdatashouldbesubmittedbyApril.
改为:
YoushouldsubmitpartialdatabyApril.就很好了.
C.格调
1.要注意句式变化。
2、弱软的词（e.g.was,were,is,are...）可以加强一点.
例如:
Pruntonproductsarehighlyeffectivein...
改为:
Pruntonproductsexcelin...就有力很多了.
3、亲切,口语化受欢迎!
用宾词和主动的词,让人家受落.
例如:
（1）.Thisinformationwillbesincerelyappreciated.”
（2）.Wesincerelyappreciateyourinformation.明显地,我们会喜欢第2句.
D、内容与附件
E-mail文体的另外一个特点是简单明了，便于阅读，太长的内容可以以附件的方式发出。
一个段落大多仅由一到三个句子组成。
常用句式：
1.Greetingmessage祝福
Hopeyouhaveagoodtripback.祝旅途愉快。
Howareyou?
你好吗?
Howistheprojectgoingon?
项目进行顺利吗?
2.Initiateameeting发起会议
Isuggestwehaveacalltonightat9:
30pm（ChinaTime）withyouandBrown.PleaseletmeknowifthetimeisokayforyouandBen.
我建议我们今晚九点半和Brown小聚一下,你和Ben有没有空?
IwouldliketoholdameetingintheafternoonaboutourdevelopmentplanningfortheprojectA.
今天下午我建议我们就A项目的发展计划开会讨论一下。
We‘dliketohavethemeetingonThuOct30.Sametime.
十月三十号（周三）,老时间,开会。
Let‘smakeameetingnextMondayat5:
30PMSLCtime.
下周一盐湖城时区下午五点半开会。
IwanttotalktoyouoverthephoneregardingissuesaboutreportdevelopmentandtheXXXproject.
我想跟你电话讨论下报告进展和XXX项目的情况。
3.Seekingformoreinformation/feedbacks/suggestions咨询信息/反馈/建议
Shallyouhaveanyproblemaccessingthefolders,pleaseletmeknow.
如果存取文件有任何问题请和我联系。
Thankyouandlookforwardtohavingyouropinionontheestimationandschedule.
谢谢你,希望能听到更多你对评估和日程计划的建议。
Lookforwardtoyourfeedbacksandsuggestionssoon.
期待您的反馈建议!
Whatisyouropiniononthescheduleandnextstepsweproposed?
你对计划方面有什么想法?
下一步我们应该怎么做?
Whatdoyouthinkaboutthis?
这个你怎么想?
Feelfreetogiveyourcomments.
请随意提出您的建议。
Anyquestion,pleasedon‘thesitatetoletmeknow.
有任何问题,欢迎和我们联系。
Anyquestion,pleaseletmeknow.
有任何问题,欢迎和我们联系。
Pleasecontactmeifyouhaveanyquestions.
有任何问题,欢迎和我们联系。
Pleaseletmeknowifyouhaveanyquestiononthis.
有任何问题,欢迎和我联系。
Yourcommentsandsuggestionsarewelcome!
欢迎您的评论和建议!
Pleaseletmeknowwhatyouthink?
欢迎您的评论和建议!
Doyouhaveanyideaaboutthis?
对于这个您有什么建议吗?
Itwouldbeniceifyoucouldprovideabitmoreinformationontheuser‘sbehavior.
您若是能够就用户行为方面提供更多的信息就太感激了!
Atyourconvenience,Iwouldreallyappreciateyoulookingintothismatter/issue.
如果可以,我希望你能负责这件事情。
4.Givefeedback意见反馈
Pleaseseecommentsbelow.
请看下面的评论。
Myanswersareinbluebelow.
我的回答已标蓝。
Iaddsomecommentstothedocumentforyourreference.
我就文档添加了一些备注,仅供参考。
5.Attachment附件
Ienclosetheevaluationreportforyourreference.
我附加了评估报告供您阅读。
Attachedpleasefindtoday‘smeetingnotes.
今天的会议记录在附件里。
Attachisthedesigndocument,pleasereviewit.
设计文档在附件里,请评阅。
Forotherknownissuesrelatedtoindividualfeatures,pleaseseeattachedreleasenotes.
其他个人特征方面的信息请见附件。
6.Pointlisting列表
Todaywewouldliketofinishfollowingtasksbytheendoftoday:
1…….2…….
今天我们要完成的任务:
1…….2…….
Someknownissuesinthisrelease:
1…….2…….
声明中涉及的一些问题:
1…….2…….
OurteamherereviewedthenewestSCMpolicyandhasfollowingconcerns:
1…….2…….
我们阅读了最新的供应链管理政策,做出如下考虑:
1…….2…….
Herearesomemorequestions/issuesforyourteam:
1…….2…….
以下是对你们团队的一些问题:
1…….2…….
Thecurrentstatusisasfollowing:
1……
2……
目前数据如下:
1……
2……
Someitemsneedyourattention:
1…….2…….
以下方面需提请注意:
1…….2…….
7.Raisequestion提出问题
IhavesomequestionsaboutthereportXX-XXX
我对XX-XXX报告有一些疑问。
FortheassignmentABC,Ihavethefollowingquestions:
…
就ABC协议,我有以下几个问题:
……
8.Proposal提议
Forthenextstepofplatformimplementation,Iamproposing…
关于平台启动的下一步计划,我有一个提议……
Isuggestwecanhaveaweeklyprojectmeetingoverthephonecallinthenearfuture.
我建议我们就一周项目开一个电话会议。
XXteamsuggesttoadoptoptionAtosolveoutstandingissue……
XX团队建议应对突出问题采用A办法。
9.Thanksnote感谢信
Thankyousomuchforthecooperation感谢你的合作!
Thanksfortheinformation
谢谢您提供的信息!
Ireallyappreciatetheeffortyouallmadeforthissuddenandtightproject.
对如此紧急的项目您做出的努力我表示十分感谢。
Thanksforyourattention!
谢谢关心!
Yourkindassistanceonthisareverymuchappreciated.
我们对您的协助表示感谢。
Reallyappreciateyourhelp!
非常感谢您的帮助!
10.Apology道歉
Isincerelyapologizeforthismisunderstanding!
对造成的误解我真诚道歉!
IapologizeforthelateaskingbutwewanttomakesurethecorrectnessofourimplementationASAP.
邮件模板
●投诉
一般投诉
Project:
[productorservicereceivedfromcompany]
Main:
Dear[name]:
I'mwritingtoinformyouofaproblemwehavehadwithyourcompany.[descriptionoftheproblem].Thishascausedussomedifficulties.[descriptionofproblems].
Wemustresolvethissituationquickly.Wesuggestthatyou[suggestedsolution].Pleasecallmeassoonaspossibleat[telephonenumber]sothatwecandiscussouroptions.
Sincerely,
[name]
[title]
[companyname]
[telephonenumber]
●赞美
赞美-同事在项目中的表现
Project:
[nameofproject]
Main:
[name],
IjustwantedtotellyouthatIthinkthatyoudidagreatjobon[project].Youworkedhardandyourideasreallyhelpedusmovetheprojectalong.IenjoyedworkingwithyouandIhopethatwe'llbeabletoworktogetheragainsoon.
Thanks!
[name]
赞美-客户服务
Project:
[descriptionofservice]
Main:
Dear[personorcompany]:
I'mwritingtotellyouhowpleasedwewerewiththeserviceprovidedbyyourcompany.[sentencewithexampleordetailofexcellentserviceprovidedbythecompany]Wewereveryimpressedwithyourprofessionalismandwillcertainlykeepyouinmindforfutureneeds.
Sincerely,
[name]
[title]
[companyname]
[telephonenumber]
●祝贺
祝贺-升职（正式）
Project:
YourPromotionto[newjobtitle]
Main:
Dear[name]:
Congratulationsonyourrecentpromotionto[jobtitle]!
[companyname]madeawisedecision.Youhaveworkedextremelyhardandreallydeservethepromotion.
Pleaseacceptmybestwishesforsuccessinyournewposition.
Kindregards,
[name]
祝贺-升职（非正式）
Project:
YourPromotionto[newjobtitle]
Main:
[name],
Iwasreallyhappytohearaboutyourpromotionto[newjobtitle]!
You'vedoneagreatjobandreallydeservethisrecognition.
Congratulations!
[name]
订购或采购单
Project:
OurOrderfor[productorservicebeingordered]
Main:
ToWhomItMayConcern:
Weareinterestedinpurchasing[product]fromyourcompany.I'veattachedourordertothisemail.Pleasesendaconfirmationemailwhenyoureceiveit.
Ifyouneedanyfurtherinformationorhaveanyquestions,pleasecontactme.
Sincerely,
[name]
[title]
[companyname]
[telephonenumber]
邀请-商务活动
Project:
[eventnameordescription]
Main:
Dear[name]:
As[titleofexecutive]of[companyname],Iamdelightedtoinviteyouto[eventnameordescription],tobeheldon[date]at[location].
Thiseventisdesignedto[descriptionofeventpurpose].Herearesomehighlightsofthisimportantevent:
[activity#1]
[activity#2]
[activity#3]
[activity#4]
Formoredetails,pleasegoto[WebpageURL]orcall[name]at[phonenumber].
Ilookforwardtoseeingyouon[dateofevent]!
Kindregards,
[name]
[companyname]
[telephonenumber]
接受邀请
Project:
[eventnameordescription]
Main:
Dear[name]:
Thankyouverymuchforinvitingmeto[nameofevent].Iamdelightedtoaccept.I'llseeyou[dateofevent].
Bestwishes,
[name]
[title]
[companyname]
[telephonenumber]
谢绝邀请
Project:
[eventnameordescription]
Main:
Dear[name]:
Thankyouverymuchforinvitingmeto[nameofevent].Unfortunately,Iwon'tbeabletoattendasIhaveapreviousengagement.
Sincerely,
[name]
[title]
[companyname]
[telephonenumber]
取消商务活动
Project:
[eventnameordescription]
Main:
Dear[name]:
Weareverysorrytoinformyouthatwehavecancelled[eventnameordescription]dueto[reason].
Pleaseacceptoursincereapologiesforanyinconveniencethismaycauseyou.
Sincerely,
[name]
[title]
[companyname]
[telephonenumber]
●营销
公布新产品
Project:
AdditiontoOurProductLine
Main:
DearCustomers:
Wearepleasedtoannouncea
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