档案工作规范化管理方案.docx
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档案工作规范化管理方案
桃江县国土资源局档案工作规范化管理方案
（二OO八年七月）
一、档案类别代码、目录号设置
类别码
档案
种类
目录名称
目录号
备注
A
文
书
档
案
永久
A1
长期
A2
30年
A2、1
短期
A3
10年
A3、1
B
会
计
档
案
帐簿
B5
凭证
B6
报表
B7
C
地
籍
档
案
土地确权
C1
土地调查
C2
C2.1-土地资源调查手簿；C2.2-碎部图斑记录表；C2.3-碎部图斑测算表；C2.4-土地资源分类统计；
C2.5–飞地通知单；C2.6-土地统计台帐；C2.7-坡耕地调查表；C2.8-耕地坡度分级表；C2.9-详查后续数据；C2.10-土地变更调查资料；C2.11-土地变更记录表；C2.12-建设用地报批地籍资料
土地争议
C3
土地登记
C4
C41—国有土地使用权（含变更登记）
C42—集体土地使用权
C43—集体土地所有权
C44—土地他项权利登记
城关镇
C42、1
花果山乡
C42、2
桃谷山乡
C42、3
株木潭乡
C42、4
牛潭河乡
C42、5
桃花江乡
C42、6
96年洪水损毁
浮邱山乡
C42、7
类别码
档案
种类
目录名称
目录号
备注
C
地
籍
档
案
浮邱山乡
C42、7
洪桥头乡
C42、8
高桥乡
C42、9
双江乡
C42、10
石井头乡
C42、11
沾溪乡
C42、12
荷塘乡
C42、13
三官桥乡
C42、14
修山镇
C42、15
乌旗山乡
C42、16
三堂街镇
C42、17
合水桥乡
C42、18
湖莲坪乡
C42、19
板溪乡
C42、20
鸬鹚渡乡
C42、21
伍家洲乡
C42、22
大栗港乡
C42、23
栗山河乡
C42、24
天湾乡
C42、25
武潭镇
C42、26
龙拱滩乡
C42、27
罗家坪乡
C42、28
鮓埠乡
C42、29
龙溪乡
C42、30
王家冲乡
C42、31
泗里河乡
C42、32
马迹塘镇
C42、33
筑金坝乡
C42、34
类别码
档案
种类
目录名称
目录号
备注
C
地
籍
档
案
石牛江镇
C42、35
杉树仑乡
C42、36
金花山乡
C42、37
黄泥田乡
C42、38
桥头河乡
C42、39
松木塘镇
C42、40
关山口村
C42、41
天井山乡
C42、42
源加桥乡
C42、43
甘泉山乡
C42、44
河溪水乡
C42、45
灰山港镇
C42、46
金沙洲乡
C42、47
连河冲乡
C42、48
土地测绘
C5
D
规
划
档
案
土地规划
D1
矿产规划
D2
数据库
D3
分类面积
D4
建设项目用地预审
D5
建设拟占用基本农田
D6
耕地保护
D7
E
建
设
用
地
档
案
临时用地
E1
使用国有未利用地
E2
乡（镇）村集体（村民）住宅用地、建设用地
E3
E3.1乡（镇）村集体建设用地与E3.2村民建房用地（非耕地），E3.3村民建房用地（耕地），E3.4村民建房协议出让
使用国有划拨地
E4
按年度设三级目录号,1999年前E4.1,从2000年起E4.2
划拨土地使用权转让
E5
按年度设三级目录号，2008年前E5.1,2008--2010年E5.2
类别码
档案
种类
目录名称
目录号
备注
E
建
设
用
建
设
用地
档
案
土地使用权协议出让
E6
按年度设三级目录号，E6.11994-1999年,E6.22000-2010年
土地使用权招标拍卖挂牌出让
E7
按年度设三级目录号，E7.11992-2008年,从2009年起E7.2
土地使用权改变用途
E8
城镇（乡）分批次建设用地
E9
城乡“圈内”单个建设
项目用地报批
E10
单独选址建设用地
E11
按年度设三级目录号，1999年前E11.1，.从2000年起E11.2
乡（镇）村集体建设项目
只转不征建设用地
E12
国有企业改制土地
资产处置方案审批
E13
收回
土地使用权批准准书
E14
出让土地使用权转让
E15
按年度设三级目录号，E15.11996-2008年.从2009年起E15.2
土地租赁
E16
按年度设三级目录号，2000年前E21.1.从2000年起E21.2
土地使用权抵押批准书
E17
F
案
件
档
案
重大案件（永久）
F1
一般案件（长期）
F2
G
实
物
档
案
奖状（证书）
G1
锦旗
G2
奖杯、奖牌
G3
印章
G4
其它
G5
H
声
像
档
案
照片（底片）
H1
录音、录像带
H2
光盘、优盘、硬盘
H3
航片
H4
类别码
档案
种类
目录名称
目录号
备注
I
图书档案
书籍
I1
综合类A，业务类B
书画
I2
J
图纸档案
地形图
J1
现状图
J2
详查图
J3
权属图
J4
结合图
J5
区划图
J6
草图
J7
K
科
技
档
案
基建
K1
设备
K2
专业图纸
K3
地形图
K4
底图
K5
L
地
矿
档
案
探矿权管理
L1
二级目录：
探新L11,探变L12,探监L13,探销L14
矿产资源储量管理
L2
二级目录：
储评L21,储登L22,储销L23
采矿权管理
L3
二级目录：
采新L31,采延L32,采变L33,采监L34,采销L35,采押L36，L37其它
注：
三级目录为矿山名称
（两位数，第一位为矿山类别，第二位数为矿山代码）
M
地环档案
治理项目
M1
地环资料
M2
二、档案存放设置
地形图
底图
航片图
21
用地档案（出让）
………………………………
用地档案（征地、划拨、协让）
11
1
文书档案
………………………………
地籍档案（土地确权）
用地档案（转让）
………………………………
用地档案（村民建房）
12
2
地籍档案（土地调查）
………………………………
财务档案（凭证）
…………………
财务档案（凭证）
13
3
地籍档案（土地登记）
………………………………
地籍档案（土地登记）
财务档案（账本）
………………………………
财务档案（账本）
14
4
地籍档案（土地登记）
………………………………
地籍档案（土地登记）
法规监察
………………………………
矿管、地环
15
5
地籍档案（土地登记）
………………………………
地籍档案（土地登记）
图纸
………………………………
图纸
16
6
地籍档案（土地登记）
………………………………
地籍档案（土地登记）
图书
………………………………
资料汇编
17
7
地籍档案（土地登记）
………………………………
地籍档案（土地登记）
实物
………………
声像
18
8
地籍档案（土地登记）
………………………………
地籍档案（土地登记）
19
9
用地档案（抵押、租赁）
………………………………
用地档案（乡镇村、村民建房）
20
10
三、档案工作规范化管理省二级申报准备工作
1、成立档案工作领导小组、鉴定小组及综合档案室，明确职责，建立档案管理网络，并行文。
2、编制规范化管理经费预算。
3、按国家档案规范化要求做好档案收集整理：
⑴地勘、地环档案整理
⑵原地矿局业务档案整理
⑶地籍档案整理
⑷科技设备档案整理
⑸声像档案整理
⑹实物档案整理
⑺案件档案整理
⑻用地档案整理
⑼土地详查档案整理
⑽区划档案整理
4、按机关档案规划化管理省二级标准
⑴建立档案工作各项规章制度
⑵建立档案工作统计台帐，移交清册，销毁清册
⑶编制文号索引，人物索引，专题索引，机关工作大事记，组织沿革，全宗介绍
⑷按库房档案存放示意图做好档案系统排列、上架
5、做好档案工作规范化管理省二级评估材料起草申报工作、自查自检、预检等工作。
四、档案整理方案
注：
保管期限
永久＞50年50年＞长期＞15年15年＞短期
㈠地矿档案
类名：
探矿权管理
目录号：
L1
保管期限：
永久
档案装具：
专业盒
使用目录：
案卷目录
材料内容：
1、探矿权新立管理文件；2、探矿权申请文件；3、探矿权变更管理文件；4、探矿权转让受让人文件（以继续勘查为目的的受让人）；5、探矿权转让受让人文件（以转让采矿为目的的受让人）；6、探矿权转让申请人文件；7、探矿权变更、延续、保留文件；8、探矿权监督管理文件；9、探矿权注销管理文件。
类名：
矿产资源储量管理
目录号：
L2
档案装具：
专业盒
保管期限：
永久
使用目录：
案卷目录
材料内容：
1、储量评审管理文件；2、储量登记管理文件；3、储量核实、注销管理文件。
类名：
采矿权管理
目录号：
L3
档案装具：
专业盒
保管期限：
永久
使用目录：
案卷目录
材料内容：
1、行政主管部门审批材料；2、采矿权新立申报材料；3、划定矿区范围相关材料；4、缴费依据、凭证、资信相关材料；5、一照六证及其它证明材料；6、开发利用、储量、地灾评估等材料；7、采矿权延续管理文件；8、采矿权变更管理文件；9、采矿权监督管理文件；10、采矿权注销文件；11、采矿权抵押解押文件。
㈢地籍档案
类名：
土地使用权确认（确权）目录号：
C1
保管期限：
永久档案装具：
专业盒
目录：
人物专题目录
材料内容：
1、申请人的文字报告；2、申请人法人代表证明、个人身份证或户籍证明；3、能说明土地权属来源的证明及旁证资料；4、土地附着物权属证明；5、宗地图及界址点成果表。
类名：
土地调查档案装具：
专业盒
目录号：
C2保管期限：
永久
材料内容：
1、土地利用现状调查材料；2、城镇地籍调查材料；3、农村地籍调查材料。
类名：
土地权属争议
目录号：
C3保管期限：
永久
档案装具：
专业盒目录：
人物专题目录
材料内容：
1、土地权属争议案件申请书；2、申请人法人代表证明、个人身份证或户籍证明；3、土地权属争议案件授权委托书；4、土地权属来源证明及旁证资料；5、土地附着物权属证明；6、争议地段宗地图和界址点成果表；7、其他有关资料。
类名：
土地登记目录号：
C4
保管期限：
永久档案装具：
专业盒
使用目录：
人物专题目录
材料内容：
1、土地登记申请书；2、土地登记申请人的法人代表证明、个人身份证或户籍证明；3、土地权属来源证明资料；4、土地附着物权属证明资料；5、地籍调查表；6、宗地图及界址点成果表；7、税费征收明细表及票据；8、土地登记审批表；9、土地权源资料；10、其它有关资料。
土地登记按性质分为：
国有土地使用权登记、集体土地所有权登记、集体土地使用权登记、变更登记、他项权利登记。
类名：
测绘单位资质目录号：
C5
保管期限：
长期档案装具：
专业盒
使用目录：
案卷目录
材料内容：
1、符合国家测绘局规定样式的《测绘资质申请表》；2、企业法人营业执照或者事业单位法人证书（扫描件）；3、法定代表人的简历及任命或聘任文件（原件或扫描件）；4、符合规定数量的专业技术人员的任职资格证书、任命或聘用文件、合同、毕业证书、身份证（扫描件）；5、当年单位在职专业技术人员名册；6、符合规定数量的仪器设备的证明材料、有效检定证书（原件或扫描件）；7、测绘技术、质量保证体系和测绘成果及资料档案管理制度的证明文件；8、单位住所证明；9、可以反映本单位技术水平的测绘成果证明材料；10、应当提供的其他材料。
类名：
永久性测量标志迁建呈报
目录号：
C5保管期限：
长期
档案装具：
专业盒目录：
案卷目录
材料内容：
1、永久性测量标志迁建申请表及有关说明书一式三份；2、工程建设项目批准书；3、工程建设项目设计书、设计（施工）图。
类名：
地图编制出版呈报目录号：
C5
保管期限：
长期档案装具：
专业盒
目录：
案卷目录
材料内容：
1、地图审核申请书；2、地图样图一式二份；3、编制样图所使用的底图资料说明；4、地图出版范围的批准文件或单项批准文件（复印件）；5、测绘资质证书（复印件）；6、送审电子地图的，除报送软盘、光盘外，还需报送内容相同的纸质样图。
类名：
测绘作业证审核
目录号：
C5保管期限：
长期
档案装具：
专业盒目录：
案卷目录
材料内容：
1、测绘作业证申请表；2、测绘作业证申请汇总表。
㈣土地利用规划档案
类名：
土地利用总体规划修改报批
目录号：
D1保管期限：
永久
档案装具：
专业盒目录：
案卷目录
材料内容：
1、乡（镇）人民政府申请批复报告；2、规划修改说明（修改原因、涉及的乡镇、总面积、各地类面积、规划修改后的主要控制指标的分解落实，是否涉及基本农田等）；3、发改委、规划等部门意见或同级政府审定上报的综合意见；4、涉及基本农田的要有农业部门意见和耕保科意见；5、土地利用总体规划图与基本农田保护区图。
类名：
土地利用总体规划局部调整
目录号：
D1保管期限：
永久
档案装具：
专业盒目录：
案卷目录
材料内容：
1、县人民政府申请批复报告；2、规划调整审核表；3、规划调整协调意见情况，城市规划等部门意见或项目选址意见书；4、涉及基本农田的要有农业部门意见和耕保科意见；5、规划调整的前后土地利用总体规划局部复印件（标明规划图名称、调整地块范围、面积）；6、涉及基本农田位置的基本农田保护区图。
类名：
建设项目用地预审（审核）目录号：
D5
保管期限：
长期档案装具：
专业盒
目录：
案卷目录
材料内容：
1、建设用地预审申请表；2、建设用地单位有关资质证明表；3、建设用地单位申请报告；4、发改委建设项目立项批复；5、建设项目可行性研究报告（含有地质灾害危险陛评估内容）（原件1份）；6、规划选址意见书或规划蓝线图。
7、地质灾害危险性评估及压覆矿产资源证明或评估报告（原件1份，复印件1份）8、建设用地勘测定界冈及技术报告书9、土地利用总体规划图（含城镇建设规模规划图）与基本农田保护区图10、1∶10000分幅土地利用现状图
类名：
土地开发复垦整理
目录号：
D4保管期限：
永久
档案装具：
专业盒目录：
案卷目录
材料内容：
1、项目申请书；2、项目所在地土地利用总体规划文本及图件；3、可行性研究报告和土地开发项目现场踏勘报告；4、项目规划设计书及工程预算书；5、1∶10000标准分幅土地利用现状图；6、1∶2000土地勘测定界图和报告；7、1∶2000土地开发复垦整理规划图；8、农业、水利、环保、林业、交通、地矿等有关部门的意见。
类名：
建设拟占用基本农田报批
目录号：
D6保管期限：
长期
档案装具：
专业盒目录：
案卷目录
材料内容：
1、申请占用和补划基本农田报告；2、拟补划基本农田位置的土地开发项目验收确认书及竣工图；3、土地利用总体规划图；4、基本农田规划图；5、拟占用和拟补划基本农田位置图。
类名：
耕地保护
目录号：
D7保管期限：
长期
档案装具：
专业盒目录：
案卷目录
材料内容：
1、耕地保护责任书；2、耕地保护台帐、报表；3、耕地占补平衡材料；4、耕地数量与质量统计；5、耕地补充材料；6、建设占用耕地材料；7、生态退耕、灾害减少耕地材料；8、违法用地占耕地材料；9、耕地保护考核材料。
㈤用地审批档案
类名：
临时性用地许可目录号：
E1
保管期限：
短期档案装具：
专业盒
目录：
案卷目录
材料内容：
1、临时用地申请报告；2、项目批准文件及红线图、地质勘查批准文件；3、项目审查意见（规划区内）和林业部门意见（涉及林地）；4、临时用地地形图和临时建筑平面位置图；5、建设用地勘测定界图和技术报告书；6、临时用地合同和临时集体用地补偿方案；7、土地分类面积表（涉及使用多类土地）；8、土地复垦计划书（使用耕地）；9、地类权属证明资料；10、其他材料。
类名：
使用国有未利用地许可目录号：
E2
保管期限：
长期档案装具：
专业盒
目录：
案卷目录
材料内容：
单位用地：
1、建设单位申请报告；2、建设用地呈报意见书；3、建设拟占土地权属情况汇总表；4、规划等有关部门意见或手续；5、建设用地勘测定界技术报告书和勘测定界图；6、拟占用土地1：
1万分幅土地利用现状图（标明拟占用地块位置和范围）；7、土地利用总体规划确定的城市建设用地规模控制图（附相关部位复印件）；8、其他资料
类名：
乡（镇）村集体（村民）住宅用地，建设用地许可
目录号：
E3保管期限：
长期
档案装具：
专业盒目录：
案卷目录
材料内容：
单位用地目录号：
E3.1
1、桃江县人民政府乡（镇）村集体建设转用农用地，使用土地审批单；2、益阳市人民政府乡（镇）村集体建设转用农用地、使用土地审批（报批）单；3、建设单位申请报告；4、建设用地呈报意见书；5、建设拟占土地权属情况汇总表；6、规划等有关部门意见或手续；7、占用耕地补充资料、补充耕地位置图及竣工验收图；8、规划、财政和林业等有关部门意见；9、建设用地勘测定界技术报告书和勘测定界图；10、拟占用土地1：
1万分幅土地利用现状图（标明拟占用地块位置和范围）；11、土地利用总体规划确定的城市建设用地规模控制图（附相关部位复印件）；12、其他资料。
村民建房目录号：
E3.2
1、桃江县人民政府农村村民住宅用地批准书；2、建房申请书；3、建房报批表；4、规划审批单、规划许可证及规划位置图；5、身份证、户口簿和结婚证
类名：
使用国有划拨地目录号：
E4
保管期限：
永久档案装具：
专业盒
目录：
案卷目录
材料内容：
1、桃江县人民政府行政划拨决定书；2、行政划拨用地申请报告；3、征地协议书（附公告、登记的相关资料）；4、国家建设征（拨）用地审批单；5、规划许可证、规划审批单及规划红线图；6、授权委托书及委托代理人身份证复印件（委托办办理的）；7、组织机构代码证和单位工商营业执照（复印件）；8、法人代表身份证和法人代表身份证复印件；9、1：
500宗地图（2份/户）；10、勘测定界图及技术报告书；11、其他相关资料。
类名：
划拨土地使用权转让许可
保管期限：
长期目录号：
E5
档案装具：
专业盒目录：
案卷目录
材料内容：
1、申请书；2、土地使用权证书及房产所有权证书（原件、复印件）；3、转让双方书面协议及共有权人同意转让的书面意见；4、建设用地规划许可证及附件；5、双方法人身份证明，法定代表人身份证（复印件）及委托书和委托代理人身份证；6、宗地现状图和测量成果表；7、评估报告书；8、划拨土地使用权准予转让通知书；9、其他相关资料。
类名：
土地使用权协议出让
保管期限：
长期目录号：
E6
装具：
专业盒目录：
案卷目录
材料内容：
（一）供地环节（新征地等）协议出让
1、用地申请材料；2、宗地条件、规划指标；3、宗地评估报告；4、宗地出让底价及集体决策记录；5、协议出让方案；6、出让方案批文文件；7、谈判记录；8、《协议出让意向书》；9、协议出让公文资料；10、《国有土地使用权出让合同》；11、协议出让结果公告资料；12、核发建设用地批准书与交付土地相关资料；13、其他归档材料。
14、申请报告；15、工商营业执照（副本复印件）；16、法人代表身份证（复印件）及身份证明；17、规划许可证及附件；18、原有土地资料（原件）；19、现状图件和界址点成果有；20、土地评估报告。
（二）存量地协议出让归档资料
1、申请人的申请材料；2、宗地条件及相关资料；3、土地评估资料；4、出让金额确定资料；5、协议出让方案及批复（例会纪要）；6、《划拨土地使用权准予转让通知书》等相关资料；7、公开交易资料及转让合同等资料；8、《国有土地使用权出让合同》；9、协议出让公告资料（暂无）；10、县人民政府批准书；11、其他应当归材料；12、申请报告；13、工商营业执照（副本复印件）；14、法人代表身份证（复印件）及身份证明；15、规划许可证及附件；16、原有土地资料（原件）；17、现状图件和界址点成果有；18、土地评估报告。
类名：
土地使用权招标拍卖挂牌出让许可
目录号：
E7保管期限：
长期
档案装具：
专业盒目录：
案卷目录
材料内容：
1、土地权属来源资料；2、竞标（买）申请书；3、投标书或挂牌报价单；4、履约保证金缴纳凭证；5、法人代表身份证（复印件）及身份证明；6、工商营业执照（复印件）；7、规划许可证及附件；8、土地评估报告；9、土地出让预申请书；10、出让公告；11、出让须知；12、竞买申请书；13、竞买资格确认书；14、招标出让投标书；15、挂牌出让竞买报价单；16、授权委权书；17、中标通知书；18、成交确认书。
类名：
土地使用权改变用途许可
目录号：
E8保管期限：
长期
档案装具：
专业盒目录：
案卷目录
材料内容：
申报资料：
1、土地使用权改变用途申请书；2、原土地使用权有偿使用合同或者原划拨用地批准文件（原件）；3、原土地使用权证（原件）；4、规划许可证及附件；5、宗地现状及地价评估报告；6、营业执照、法人身份证（复印件）及身份证明；7、已建成房屋的提供房屋所有权证；8、其他相关资料。
类名：
土地使用权续期许可目录号：
E20
保管期限：
长期档案装具：
专业盒
目录：
材料内容：
1、申请人申请续期材料；2、原土地使用权证书和出让合同原件；3、宗地现状图及地价评估报告；4、工商营业执照、法定代表人身份证（复印件）及身份证明；5、城市规划主管部门意见或规划许可证、审批单；6、其他相关资料；7、出让金额确定资料；8、续期方案及批文；9、《国有土地使用权出让合同》（续签）；10、公告资料；11、批准书。
类名：
城镇（乡）分批次建设用地
目录号：
E9保管期限：
档案装具：
专业盒目录：
案卷目录
材料内容：
1、国家建设征（拨）用字审批单；2、区、县（市）人民政府申请农用地转用、土地征用报批单；3、区、县（市）土地行政主管部门用地呈报意见；4、建设用地项目“一书四方案”；5、建设用地预审报告书；6、建设占用耕地补充方案呈报表；7、省或市对补充
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