OP063收货区作业规范.docx
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OP063收货区作业规范
编号
OP063
文件名称
收货区作业规范
时间
07年修正版
编制
骆建中、吴政隆
一、收货作业程序
1.1文件审核（第一关）：
1.1.1厂商持“订单”和厂商“送货单”至投单口投单。
1.1.2文件审核员审核“订单”内容与电脑资料是否相符，如果不符合，原则上不收货，特殊情况可请相关课长到场处理。
●到货日期不在原收货日期的±n天内（n天由营运处依据各店远近另行制定）。
●订单号码、店别、页数、状态、日期。
●订单为待收订单。
●其他（货号/品名）。
1.1.3审核无误后列印“商品验收单”（一式三联）并将厂商“送货单”贴在验收单的背面，然后将厂商名称、订单号码及收货内容登记于“收货清单”上。
1.1.4将收货号码写在订单的右下角，文件审核作业后，文件审核员于“商品验收单”之“文件审核”栏位签名确认。
收货号码编制方式：
A
B
C
D
E
F
G
H
年
份
太阳日
1—生鲜
3—杂货
5—百货
8—退货
流水号
1.1.5“商品验收单”交外勤人员继续各关的收货动作。
编号
OP063
文件名称
收货区作业规范
时间
07年修正版
编制
骆建中、吴政隆
1.2商品检核及查验（第二关）：
●检查商品外箱及包装是否完整，商品须酌情开箱查验（单一规格之商品除外，如；每箱皆为一箱4瓶之色拉油或一箱24听可口可乐，抽验部分箱数即可）。
●商品品质是否良好（生鲜商品、洋酒、烟、名酒等商品品质由楼面课长负责会点并于验收单上签名确认）。
●商品保质期是否超过标准：
（国产商品1/3、进口商品1/2）。
●中文标示是否完整
●检查商品条码或条码标签（含货号）是否和“商品验收单”内容相同，若不符，但商品正确，则贴店内码或通知相关课长请采购修改资料。
●商品数量是否正确（“送货单”上送货数量与“商品验收单”之验收数量是否一致，如有不符，依验收单数量为准。
如有改动请厂商签字确认，如“商品验收单”上收货数量有涂改，则商品查验员于涂改处签名确认）。
●
收货数量原则不得高于订单数量（送货数量超过订单量收货必须经相关课长或部门经副理签字确认）
1.2.1完成商品查验作业，商品查验人员于“商品验收单”之“货品检验”“商品验收”栏位签名确认，并请送货人员也在“商品验收单”上签字
1.2.2如该验收单经仓管课长指定须执行复查作业时则将“商品验收单”交第三关商品复查员准备复查商品。
1.2.3生鲜商品及其包（耗）材及商品须注意：
●验收单的订购单位与实际商品、送货单是否相同及相关换算。
●必须有相关课长到场会点签收
1.3商品复查（第三关）：
1.3.1商品复查每日至少20%（含）以上，制定当天日期尾数加３或减３。
例：
今日5月20日，（0加3或0减3）即收货号码尾数为3或7的订单进行复查。
注：
有诈底、案底之厂商的商品必须全部开箱复查。
1.3.2除1.3.1复查以外，仓管课长每天分上、下午随机安排其他复查号码，复查工作由当班课长或委派资深课员执行。
编号
OP063
文件名称
收货区作业规范
时间
07年修正版
编制
骆建中、吴政隆
1.3.3商品复查员依据“商品验收单”复查第二关之全部内容。
1.3.4复查如有问题须向仓管课长报告，不得擅自处理。
1.3.5完成复查作业，商品复查员于“商品验收单”上之“商品复查”栏位签名确认。
1.3.6将验好商品贴上蓝色“验可”标等待运送（如不须复查之商品，确认第二关，验收无误可直接贴蓝标）。
1.3.7商品运输：
商品运输员将已贴蓝标之商品运送至卖场或指定位置。
1.3.8将商品验收单交内勤审核是否规范、无误后在第一联、第二联加盖“验货专用章”（专用章必须有一半覆盖于［手写收货号码］之上），将第二联（供应商联）交还厂商，将第三联（仓库联）及第一联（会计联）交内勤准备将收货资料输入电脑。
1.4电脑输入（第四关）：
1.4.1内勤检查“商品验收单”是否完成验货作业，各相关栏位（一至三关）是否签名确认，验收单、送货单内容涂改是否有厂商、验货人员签名。
1.4.2将“商品验收单”之收货资料及时且正确输入（收货资料必须当日KEYIN完成）。
1.4.3完成电脑输入，电脑输入员于“商品验收单”上之“电脑输入”栏位签名确认。
1.4.4将“商品验收单”分生鲜、杂货、百货，依照收货号码顺序整理，并核对与“收货清单”是否相符；是否当天有漏单现象，如有异常应立即追踪并向仓管课长报告（会计联、仓管联分开整理）并在当天日结前依验收单内容对照电脑已KEYIN资料再做一次核对，核对无误后电脑输入员须于商品验收单之“文件复核”栏位签名确认（签字占用“文件复核”一半位置）。
1.4.5次日若发现永续订单漏KEYIN，告知相关课长，请课长重新下订单做收货，并将原KEYIN订单附上，以便核对。
编号
OP063
文件名称
收货区作业规范
时间
07年修正版
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骆建中、吴政隆
1.4.6如有当天未能完成作业之文件，于“收货清单”盖印“继续追踪”章并将文件留下隔天继续追踪处理。
1.5文件复查（第五关）：
确认KEYIN内容是否正确。
1.5.1文件复查员于收货次日依据“收货明细S102报表”核对“商品验收单”下列项目：
●商品验收单号码、店别。
●商品验收单内容（货号、品名、规格、数量、销售单位）。
●“商品验收单”之内容是否完整（各栏位签名）。
1.5.2复查如有问题须向仓管课长报告处理。
1.5.3完成文件复查后，文件复查员于S102报表及“商品验收单”文件复核上签名确认。
1.5.4将文件分生鲜、杂货、百货按日期依照“收货清单”号码之顺序装订整理归档。
二、称重商品收货
2.1称重商品是以“公斤”为收货单位，可分为下列两种：
a.已完成加工之商品，可直接销售。
b.待加工之商品，须加工处理才出售。
2.2品质查验：
由卖场课长负责。
2.3如有容器或篓子等包装，在过磅时要将包装重量扣除。
2.4将过磅后之重量填入永续订单（或［商品验收单］）内。
2.5过磅重量和订单有差异时，请卖场课长确认。
过磅重量与送货单不符，让厂家确认，以现场磅重为准。
2.6如永续订单上未写重量，经卖场课长确认，则于现场过磅后填写但要供应商在现场会同处理。
2.7验收时若所收品项为生鲜扣重品项，则按扣重标准规定扣重（参考OP050生鲜收货标准）。
编号
OP063
文件名称
收货区作业规范
时间
07年修正版
编制
骆建中、吴政隆
2.8全数过磅后，由仓库内勤输入电脑。
2.9详见OP050生鲜收货标准。
三、永续订单收货作业
3.1永续订单（1联）至投单口投单。
3.2内勤在厂商投单后审核交货日期及订单内容（永续订单内容不得涂改
或删除，如要改动须分店课长同意并签字确定）。
3.3仓管外勤通知卖场相关课长至收货区会点查验。
3.4按规定完成验货后，让厂商在“永续订单”上签字确定，交内勤。
3.5内勤将此“永续订单”之收货资料输入电脑，系统会自动产生订单号码，依此号码列印“商品验收单”（一式三联），在“商品验收单”上右下角写上“收货号码”并登记于“收货清单’上，将此永续订单附于第三联（仓库联）之后。
3.6内勤在“文件审核”“电脑输入”栏位、收货人员在”货品检验”、”商品验收”、“商品复查”栏位、厂商与卖场课长在“商品验收单”上签字确认，如无误依3.1规定盖商品验收章，“厂商联”交予厂商，盖章后分生鲜、杂货、百货按顺序整理。
四、验收商品时不合规定之作业
4.1文件审核不合规定时，将订单交还厂商不受理投单。
4.2在“货品检验”、”商品验收”、“商品复查”时，若发现有部分商品不合规定时，通知厂商、部门、采购，并照相备查，将须退商品经安管检查，登记后交厂商（运输单位）带回。
4.3”货品检验”、”商品验收”、“商品复查”时，若整张“商品验收单”之商品不合规定，通知厂商、部门、采购，并照相留底备查，永续订单交还厂商，“收货清单”登记处盖印“作废”字样。
商品处理同4.2。
五、晚间收货（19：
00至营业结束）依各店实际情况而定
5.1晚间收货是为了方便厂商送货，避免因送货时等待时间太长。
编号
OP063
文件名称
收货区作业规范
时间
07年修正版
编制
骆建中、吴政隆
5.2作业流程：
厂商至投单口投单（门店在投单口张贴服务台电话号码），厂商致电到服务台，由服务台人员通知值班经理，值班经理通知安管至收货区并一起开门，请厂商将待收之商品送到验货区，值班经理、相关课长及安管依照订单收货（值班经理、课长、安管、厂商签字确认），收货完毕协同安管关门。
5.3次日仓管按订单上的实际收货数量KEYIN
六、夜间收货（营业结束以后）
6.1夜间收货是考虑送货厂商因不可抗拒之因素无法于正常收货时间内送达而采取之变通作业（各门店的收货时间依路程等而定）。
因夜间收货浪费人力，除非必要尽量避免，且应事先约定送货时间。
6.2
作业流程：
分店经、副理确定商品夜间到货，将订单以及报告联络单交仓管人员作收货之依据并将此事通知当天值班经理并登记在值班日志上，以便次日值班经理追踪。
厂商送货到收货区由安管领班开门，请厂商将待验之商品送到验货区，仓管人员依照作业流程操作验收之商品。
有安管在场监管，并签字（注明件数），将商品放于收货区，暂不进后仓，值班经理通知相关课清点数量于送货单上签收数量，第二天仓管当班课长复查后，再送至指定地点（冷冻、冷藏品可先进冷库存放），卖场如需急用，应向值班经理报备，并清楚记录使用之数量。
6.3夜间收货需要由值班经理会同安管人员开门收货，且无法依正常收货作业程序验收，如非必要应尽量避免，分店经副理应尽量事先通知值班经理，以利安排收货。
6.4凡夜间收货之商品，品质不良，一律办理退货。
6.5每个月超过三次夜间送货之厂商，分店经理应反映采购要求厂商改进或调整时间送货。
七、卖场退货作业
7.1.1退货当天卖场人员将“商品退货单”及待退商品送仓管课退货区。
7.1.2退货区人员核对供应商名称、厂编、地址、电话、传真号码是否正确。
7.1.3退货区依据“商品退货单’清点待退之商品内容、数量是否相符。
（食品须在退单上注明保质期至某月某日）
编号
OP063
文件名称
收货区作业规范
时间
07年修正版
编制
骆建中、吴政隆
7.1.4退货区人员清点时，如有非原包装（主要指电器）、配件不齐等现象，“商品退货单”上需有卖场人员签名确认，无误后于退货单“承办人”栏位签收，并将“商品退货单”交仓管课长签名确认后，将“商品退货单”第二联（部门联），交还卖场归档存查。
将第一、三联交文件审核员作业。
7.1.5文件审核员审核无误后于“商品退货单”的右下角写上“收货号码”第一联（供应商联）及第三联（仓库联）上，并将收货号码及退货内容登记于“收货清单”上，“商品退货单”交电脑输入人员作业。
7.1.6电脑输入员将“商品退货单”内容输入电脑：
①厂编
②货号、数量
退货数量不得大于电脑库存数量（电脑会自动检查）
退货金额须100元（含）以上（电脑会自动检查）
③输入完成后生成订单号码，订单状态为“0”（待收）
完成电脑输入后于“商品退货单”之“电脑输入员”栏位签名确认。
当天日结前必须利用电脑画面核对电脑资料是否正确。
7.1.7订单在当日日结后，电脑会判断出退货是否成功（依据此厂商有无足够货款可供退货来判断），次日食品、百货、仓管课可以使用S165报表（退货订单状态明细报表）了解退货状态。
若退货成功则订单状态为“1”（已收），实际收货日为日结的次日；若失败，则订单维持原状态。
待收订单会持续检查7天，判定是否可以退货。
7.1.8第二天，列印S165报表，退货成功则订单状态变更为“1”（已收），内勤列印“商品验收单”。
7.1.9内勤根据“商品验收单”在“商品退货单”一、三联填上由电脑生成的收货号码。
7.1.10内勤根据“商品验收单”登记退货内容于收货清单上存档。
7.1.11“商品验收单”附订于“商品退货单”第三联上，连同第一联交还退货区作业。
编号
OP063
文件名称
收货区作业规范
时间
07年修正版
编制
骆建中、吴政隆
7.1.12第三天，内勤利用S102收货明细报表核对成功退货的退单，按照收货第五关文件复查操作。
7.1.13若超过7天仍无法退货成功，则退货订单会自动删除，但在删除的前一天，在S165报表上提示“当晚删除”，第8天卖场课长必须至收货区取回退货失败商品，相关资料作废。
7.1.14退货订单只能作删除订单动作，不能作收货更正。
7.1.15退货生效后第一天，退货人员将“商品退货单”传真给厂商，并电话通知厂商，第7天若厂商未取回再通知1次；同时通知相关部门采购请其协助追踪并将对方联系人注明于“商品退货单”上，同时将传真确认条（传真成功后，传真机所吐的小条）于“商品退货单”一同保留以备查。
7.2退货商品收货区须妥善保管，仓管课长每周二检查一次退货成功商品的保质期。
7.3退货区将退货单资料分生鲜、杂货、百货，按日期填写于“商品退货通知单汇总表”后交电脑输入人员分生鲜、杂货、百货依“收货号码”顺序整理后交文件复查员作业。
7.4完成文件复查后，将“商品退货单”第一、三联交还退货区依生鲜、杂货、百货按日期暂存于“待领夹”等候厂商领取，并将退货订单号码登记在“商品退货通知单汇总表”上。
7.5退货之商品应于外箱明显处注明厂商名称，并安排适当架位集中存放以免遗漏（生鲜商品应存放于冷藏或冷冻库中）。
7.6退货商品上架注意事项：
●体积较大，数量较多之物品，应利用栈板放置，以利进出。
●体积小或贵重商品应放置隐密处或方便监管处，以防失窃。
●包装破损之商品应妥善封装，以防虫蚁，短少。
●包装上架后随即于“商品退货单”右上角注明日期、星期几、架位编号及件数，于厂商领取前勿任意更换位置，如有需要应更正“商品退货单”之架位编号，以免造成寻找之困扰。
编号
OP063
文件名称
收货区作业规范
时间
07年修正版
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骆建中、吴政隆
7.7生鲜退货商品可存放冷库7日，杂货、百货可存放退货区14天。
若厂商逾期未领回，视同厂商自愿丢弃，卖场有权自行处置，仓管课通知卖场确认，如品质不佳超过保质期，及无法销售之商品，列出清单经店总同意签字后直接丢弃并将文件存档；如商品可以销售，则列出清单经店总同意拉进卖场做补损，并将文件存档。
7.8内勤依退货订单号列印“商品验收单”并在“文件审核”栏上签名确认并在“收货号码标签”处盖“验退专用章”。
退货区依“商品退货单”，“商品验收单”与厂商核对商品数量无误后请厂商在“商品退货单”之“取货员”栏位及“商品验收单”签名确认，并经安管检查确认，将退货商品放行，外勤将“商品验收单”“仓库联”及“商品退货单”“仓库联”交内勤，内勤依日期序号归档，并登记在“商品退货通知单汇总表”上。
7.9在“商品退货单”上记下取货车辆之车牌号码（或证件号）以备查询。
7.10退货商品若原外箱已拆封，须使用封箱胶带封存，以免在运送途中短少，责任不易归属。
八、收货差异之处理：
收货区作业错误或其它原因须作更正时，应填写“收货数量更正单”更正之，“收货数量更正单”分A、B两种：
8.1A单一式两联，须经客服经理核准后，方可更正完成，更正完成后，第一联交客服助理留存，第二联仓管课留底。
（三天内可操作）
8.2B单仅限电脑无档案或财务处已做审核之订单，仓管无法直接更正时使用。
（三
天以上可操作）
8.3B单须经店总经理核准后，复印二份。
一份交会计部（传真至总公司财务处以利厂商请款）、一份交卖场助理，以“收货更正”代码做库存调整，隔日核对S101收货更正明细报表。
8.4仓管课留原件备查
九、分店间转货：
参阅OP006分店与分店间的转货作业规范。
编号
OP063
文件名称
收货区作业规范
时间
07年修正版
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骆建中、吴政隆
十、商品诈底处理规定：
10.1商品诈底之定义是指厂商送货时故意以不正当方式，造成分店收货时少收，借以谋取利润。
常见方式如下：
10.1.1外箱包装完整，箱内商品数量小于外箱标示数量。
10.1.2整箱商品中有部分商品仅有空盒，无商品。
10.1.3整箱商品中有部分商品质量或保质期不符合公司规定。
10.1.4生鲜商品上层品质正常，下层商品品质不佳。
10.1.5整批商品中有部分和此商品不同，且是次级品或价格较低的商品。
10.1.6其他。
10.2处理方式：
10.2.1收货区发现厂商有上述情形，部门应E-mail通知采购，内容包含厂编、厂商名称、
订单号码、货号、品名、发生原因，是否为物流公司送货等，并CC各店收货
区注意，如现场有判定上的困难、争执或其他特殊情形，收货区须立即电话通
知采购处理。
10.2.2收货区用数码像机拍摄记录，并当日由店助将照片E-MAIL至相关采购、相关采购总监及营运总监助理。
10.2.3收货区将实际发生情形登记于“商品验收单”之品名下方空白处，并请送货员签字确认，“商品验收单”可复印一份附于黑名单后作为事后追查之依据。
编号
OP063
文件名称
收货区作业规范
时间
07年修正版
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骆建中、吴政隆
10.2.4如实收数量少于送货数量，以实收数量为主，送货人员须另行签字确认，不可因第3项已签字而未再确认。
10.2.5对余下商品100%验货。
（全部开箱检验）。
10.2.6建立诈底厂商黑名单（收货时须特别注意厂商明细『如附件5-1』），在收货时加强验收比率（至少50%的商品全部开箱），如3个月内未再犯，则取消黑名单。
10.2.7如相同厂商当月连续在1个店发生2次诈底或在公司全部分店1月内发生3次诈底，采购处应给予罚款严惩或拒绝往来，此厂商在3个月内必须全部开箱检验（100%）。
10.2.8每月5日前分店汇总厂商诈底情形填于“店厂商诈底汇总表”中『附件5-2』，E-mail给客服专员、营运总监助理及采购总监，以利追踪采购处理情形。
10.2.9每月15日前，采购须将处理情形说明于“店厂商诈底汇总表”之「采购处理」栏位中，回传营运处。
10.3发现厂商诈底，分店若不做处罚决定，应知会采购或通知采购处理。
10.4发现厂商送货诈底时，必须同时确认是物流公司送货或厂商自己运送，若为物流公司送货，则于“店厂商诈底汇总表”中之厂编前加注“*”号。
十一、空退空进：
参阅OP051空退空进作业规范。
编号
OP063
文件名称
收货区作业规范
时间
07年修正版
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骆建中、吴政隆
十二、使用表单：
12.1收货清单
12.2赠品收/退货单
12.3商品退货单（收货差异通知单）
12.4收货数量更正单A
12.5收货数量更正单B
12.6商品退货通知汇总表
12.7商品无法收货原因
12.8收货时须特别注意厂商明细
12.9店厂商诈底汇总表
十三、使用报表
13.1S101报表（收货更正明细报表）
13.2S102报表（当日收货明细表）
13.3S105报表（转入催收报表）
13.4S165报表（退货订单状态明细）
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OP063
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收货区作业规范
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07年修正版
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骆建中、吴政隆
附表：
商品无法收货原因
1.无订单（永续订单除外）。
2.送货商品与订单品项、数量不符合。
3.商品订单重复送货。
4.商品交货日期与订单日期不符合（±n天）。
5.商品无国际条码，也未贴店内码。
6.商品包装、规格、型号与订单不符合。
7.商品破损或品质不良（影响销售）。
8.商品保质期未达到国产的三分之一、进口的二分之一。
9.商品未标示制造日期或保存日期及无中文说明、成分说明、重量标志和制造商地址、电话。
10.生鲜类的商品单证不齐。
11.商品交货总数量未达该订单二分之一以上（通知相关楼面课长处理）。
12.标签（条码）规格、印刷、位置不符合规定或无法扫读。
（店内码必须覆盖于不可以扫描之条码上）。
13.电器类、电动玩具类未有3C标志。
14.食品类未有QS标志。
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