合同管理制度51.docx
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合同管理制度51
东营港城热力有限责任公司
合同管理制度
为加强公司合同管理，提高经济效益，根据《中华人民共和国合同法》及其他有关法律法规的规定，结合公司的实际情况，制订本制度。
一、总 则
1、合同管理是企业管理的一项重要内容，搞好合同管理，对于公司经济活动的开展和经济利益的取得，都有积极的意义。
公司全体员工都必须严格遵守本制度。
各有关部门必须互相配合，共同努力，搞好公司合同管理工作。
2、依据《中华人民共和国合同法》与公司实际，对外签订的合同主要分为以下四类：
销售合同、采购合同、施工合同、其他类合同。
二、合同的比价、招议标及签订
1、签订合同必须遵守国家的法律、政策及有关规定。
对外签订合同，除法定代表人外，必须是持有法人委托书的法人委托人，法人委托人必须对公司负责。
2、签订合同原则上应有两人或两人以上共同参加。
3、签约人在签订合同之前，必须认真了解对方当事人的情况。
要对对方法律资质、对方资信情况和履行能力进行严格审查。
（1）对方当事人法律资质审查的主要内容有：
①企业营业执照、组织机构代码证、税务登记证、授权委托书；
②特种行业生产经营许可证书；
③工程建设企业的施工资质等级证书及施工许可证；
④依据合同性质、类别所要求的其他资质证明材料。
（2）对方当事人资信情况和履行能力审查的主要内容有：
①对方当事人近三年来的经营业绩材料；
②对方有关生产规模、技术实力、施工或供货能力方面的相关资料。
4、公司的采购部负责公司日常零星采购及物料采购，技术部负责设备的采购，对于20万以下的物料采购由采购部负责询价比价，对于10万元以下的设备采购由技术部负责询价比价，对于20万以上的物料采购和10万元以上的设备采购由公司统一进行招议标，本着“价廉物美、择优签约”的原则选定合同签订方，并填写《合同询价表》（附件1）与合同一起上传至集团公司合同管理系统。
5、订立合同，除即时交割（银货两讫）的简单小额经济业务外，一律采用书面形式。
6、合同对各方当事人权利、义务的规定必须明确、具体，文字表达要清楚、准确，严格按照集团公司的合同范本签订。
合同双方都必须使用合同专用章，原则上不使用公章，严禁使用财务章或业务章。
7、签订合同：
在法律法规允许的情况下，除合同履行地在我方所在地外，签约时应力争在合同纠纷的解决条款中将仲裁或者诉讼管辖权明确在有利于维护我方合法权益的地区。
8、任何人对外签订合同，都必须以维护公司合法权益和提高经济效益为宗旨，严禁在签订合同时假公济私、谋取私利，否则按集团公司有关规定严肃处理，情节严重构成犯罪的，移交司法机关处理。
三、合同的审查批准
1、合同在正式签订前，由合同管理员负责合同内容初审，并组织公司内部合同评审，将通过内部评审的合同按集团公司合同审批流程上报审批，审查批准后，方能正式签订。
2、合同由部门负责人具体经办，拟订初稿后必须经公司分管领导审阅后按合同审批权限审批。
合同审查的要点是：
（1）合同的合法性。
包括：
合同内容是否符合国家法律、政策和本制度规定；当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力。
（2）合同的严密性。
包括：
合同应具备的条款是否齐全；当事人双方的权利、义务是否具体、明确；文字表述是否确切无误。
（3）合同的可行性。
包括：
当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件；预计取得的经济效益和可能承担的风险；合同非正常履行时可能受到的经济损失。
4、根据法律规定或实际需要，合同还可以报工商行政管理部门鉴证，或请公证处公证。
四、合同的履行
1、合同依法订立，具有法律约束力。
一切与合同有关的部门、人员都必须严格执行合同所规定的义务，确保合同的实际履行或全面履行。
2、合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。
没有合同条款或法律规定的，一般应以物资交清，工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。
3、有关部门负责人应随时了解、掌握合同的履行情况，发现问题及时处理或汇报。
否则，造成合同不能履行、不能完全履行的，要追究有关人员的责任。
五、合同的变更、解除
1、在合同履行过程中，如实际履行或适当履行确有人力不可克服的困难而需变更、解除合同时，应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商，经双方协商一致，可以变更、解除或者终止合同：
（1）因合同方发生合并、分立、破产、解散、重组等企业形式变更时，必须签订变更协议；
（2）变更合同主体或者其他条款的，必须签订变更协议；
（3）合同约定或者法律规定的变更、解除条件出现时，按合同约定或者法律规定执行；
（4）有证据证明合同对方经营情况急剧恶化时，我方应书面通知对方提供担保，对方不提供担保或者虽提供担保但经营情况继续恶化时，可以书面通知对方终止履行合同并要求赔偿；
（5）合同履行过程中发生不可抗力时，我方应立即书面通知对方并保留证据，同时采取有效措施防止损失扩大。
2、当对方当事人提出变更、解除合同的，应从维护公司合法权益出发，从严控制。
3、变更、解除合同，一律必须采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、电传等），口头形式一律无效。
4、变更、解除合同的协议在未达成或未批准之前，原合同仍有效，仍应履行。
但特殊情况经双方一致同意的例外。
5、因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的，除法律允许免责的以外，均应承担相应的责任，并在变更、解除合同的协议书中明确规定。
6、以变更、解除合同为名，行以权谋私、假公济私之实，一经发现，从严处理。
六、合同纠纷的处理
1、合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷的，应按《中华人民共和国合同法》等有关法规规定妥善处理。
2、处理合同纠纷的原则是：
（1）坚持以事实为依据、以法律为准绳，法律未规定的，以国家政策或合同条款为准。
（2）以双方协商解决为基本办法。
纠纷发生后，应及时与对方当事人友好协商，在既维护我方合法权益，又不侵犯对方合法权益的基础上，互谅互让，达成协议，解决纠纷。
（3）因对方责任引起的纠纷，应坚持原则，保障我方合法权益不受侵犯；因我方责任引起的纠纷，应尊重对方的合法权益，主动承担责任，并尽量采取补救措施，减少我方损失；因双方责任引起的纠纷，应实事求是，分清主次，合情合理解决。
（4）不能协商解决的纠纷应及时搜集相关的证据材料，为下一步仲裁或诉讼做好准备工作。
3、在处理纠纷时，应加强联系，积极主动地做好应做的工作，统一意见，统一行动，一致对外。
未经集团公司同意，任何部门、个人不得对外提供有关证据、材料、合同。
4、合同纠纷的提出，加上由我方与对方当事人协商处理纠纷的时间，应在法律规定的时效内（一般为2年）进行，并必须考虑有申请仲裁或诉讼的足够时间。
5、对于合同纠纷经双方协商达成一致意见的，应签订书面协议，由双方代表签字并加盖双方单位公章或合同专用章。
七、合同的管理
1、公司对合同管理实行分类管理、规范审批、各负其责的管理模式。
2、合同专用章的管理：
（1）公司的合同专用章由集团公司经营管理部统一登记备案；
（2）公司对外签订合同必须使用合同专用章，不得以部门印章或着行政公章代替合同专用章签订合同；
（3）合同专用章要加盖在合同落款处及文字更正处，连页打印的合同要加盖骑缝章，禁止在空白介绍信、信笺纸等空白纸上加盖合同专用章；
（4）合同专用章由专人负责管理，使用必须登记备案，未经批准不得携带合同专用章外出签订合同；
（5）合同专用章管理人员应妥善保管合同专用章，不得遗失、毁损或擅自交与他人；
（6）对违反合同专用章使用管理规则而引起的一切责任事故，要追究当事人的法律责任。
3、合同管理员会同有关部门认真做好合同管理的基础工作。
具体如下：
①对于需要集团公司审批的合同以集团公司合同审批系统自动生成的编号为合同档案的索引依据。
②对于无需集团公司审批的合同用以下方式建立的合同编号为索引依据；合同编号如下：
DYGC——****——******——**
东营港城合同类型年月顺序号
合同类型编号表：
销售
采购
施工
其他
XS
CG
SG
QT
以2011年5月第4份销售合同为例编号为：
DYGC-XS-201105-04
③合同档案中应包括合同签订申请表、合同原件、履行情况、争议处理等有关资料；
④建立合同管理台帐（附件2），有利于管理查找合同；
⑤填写“合同签订与履行情况统计表”（附件3），每月5号前上交集团公司经营管理部。
八、本制度由管理部负责解释。
九、本制度自下发之日起正式实施。
附件1
XXXXXXXXXXXXX有限公司
询价表
合同编号：
日期：
年月日
申请部门
经办人
合同名称
合同摘要
项目询价情况
最终结果：
财务负责人：
年月日
业务分管经理：
年月日
总经理：
年月日
附件2
年合同履行台账
序号
集团合同编号
内部合同编号
签订日期
签订地点
对方主体
签订情况
履行情况
合同变更、解除
标的
单位
数量
单价
金额
交货地点
交货时间
付款方式
交货时间
数量
状态
名称
规格
附件3
胜利油田大明集团有限公司年月
合同签订与履行情况统计表
填报单位（公章）:
东营大明新型建材有限责任公司填报日期：
2010年1月10日万元
序号
合同编号
合同名称
合同类型
投资/经营
对方主体
我方主体
合同主要
内容
标的额
签订日期
签定地点
履行期限
合同实际履行情况
经办人
备注
合计
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审核人：
制表人：
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