企业业务流程设计.docx
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企业业务流程设计
制造装配业信息化的业务流程设计
摘要：
企业业务流程是企业管理水平的重要标志，也是企业管理规X化、制度化的基础。
企业业务流程将企业管理思想、企业管理制度、管理动作及工作标准管理表单等糅合为一体，成为企业管理的重要工具和方法。
企业信息化的业务流程设计阶段有两个主要的任务,一方面使得现有流程质量更加透明，另一方面，使得业务管理流程与软件系统如ERP等相呼应。
在两种情况下，最基本的是处理的方法和标准化的描述语言。
设计阶段回答问题诸如,谁做什么并以什么样的顺序来做,完成什么样的工作或服务和使用了什么样的软件系统。
流程分析将鉴别在组织架构和流程中存在的技术弱点并允许采用潜在的改进方法。
分析结果与公司目标相结合来推出目标流程。
关键字：
业务流程设计、业务流程图、ERP、基点
一、业务流程设计总体思路
企业在设计信息化的业务流程前，首先必须对流程的概念有足够认识。
流程是指在一定的基点之间按照一定的逻辑关系以一定方式实现的活动。
这里有四个要素不可或缺，即：
活动、形式、逻辑关系、基点。
基点，特别是关键基点也是分析流程的突破口。
找准流程的关键基点，分析它们之间的信息和功能需求，以及实现需求的最经济流程，并对现有流程做适度调整、增删，以使其时间最短、资源耗用最低。
具体来说，对流程相关环节的增加、消除、简化、合并、调整都有可能在实际工作中采用。
至于对整个流程体系的彻底推翻和重组则需要慎重，尤其是要考虑企业管理机体的承受能力和业务运营上可能带来的巨大冲击，以及如何化解这一冲击。
采取自上而下的方法，先设计总体流程，然后逐级展开。
比如：
在企业的经营活动过程中，每一个业务子流程都有特定的目标性和明确的任务及相对应的组织形式。
在一个业务中可能有一种活动或多种活动。
例如,库存发放材料活动的目的是，依据领料单上的物料品种、需求量发放原材料给生产班组。
在该库存发放材料的业务流程中只有发料的活动；又如采购业务活动的目的是，依据采购单要求，按时、按量地采购原材料，及时送到检验部门进行质量检查，将检验合格原材料送到仓库保管。
而在该采购业务流程中有采购，送检，入库活动。
二、基于信息化项目的业务流程设计应注意的问题。
（一）要坚持从业务管理出发而不是从软件技术出发。
只有坚持从业务出发，才不至于使设计出来的业务管理流程陷入操作流程陷阱之中。
因为软件技术是持续变革的，没有不变的技术，只有相对不变的企业战略和业务赢利宗旨；只有坚持从业务管理出发，才能有利于将管理流程落实到企业的赢利本原上来，通过信息系统理顺业务流程，降低运营成本，使企业发挥最大效益。
（二）要高度重视企业管理流程与ERP管理流程之间的互动性不是为了设计流程而设计流程。
企业管理是ERP的支撑体系，企业管理固然要考虑ERP的软件流程，但同时还应该考虑到ERP的反作用，即ERP的流程思想作为相对通用的企业流程体系，在面对不同行业、不同规模、不同管理方式、不同运营流程的企业时，需要做适度的变更和有针对性的部署，因此设计时也有必须关注这一特点。
很重要的一点就在于对信息技术与业务流程的融合度具有相当的理解，并清楚本企业应该适合采用什么样的途径来促进这种融合，不要把企业管理流程与信息化流程隔离开来。
因此不可能有一个绝对的前后次序，两者必须融为一体。
（三）设计流程时务必考虑组织设计与工作标准的制定，与管理表单相结合，与ISO质量管理体系相结合的原则。
为建立基于信息化的企业管理制度奠定坚实的基础。
（四）企业业务流程设计必须考虑管理成本（流程成本）。
尽量做到成本最低，流程通畅。
什么样的业务流程体系是最经济的？
最经济的流程体系是不是一定就能产生最大价值？
业各流程的每一个节点所耗费的成本是多少，子流程的流程成本是否过大？
这些都必须仔细分析。
三、业务流程描述
（一）采购业务流程描述：
采购工作主要为企业提供生产和管理所需的各种原料，企业的采购工作相当重要，并且也非常繁琐。
相当多的企业采购人员因采购工作的一些琐事而影响了采购工作的效率，对采购工作的主要控制要素：
物品供应的数量、价格、以及供应时间只能勉强应付，几乎没有精力和时间去研究采购市场和开发供应商，更谈不上建立企业稳固、高效和低成本的供应链条。
对于制造型企业来说，物料成本占整个产品成本的比重较大或非常大。
如，石油炼油企业的原材料成本占销售额的80%，对于几乎占用最少原材料的制药业，其原材料成本也占了近30%。
大多数制造业的原材料成本都占了其销售额的一半以上。
因此，采购部门必须适时、适量、适质、适价地完成采购任务，为生产部门生产所需的原材料。
采购流程可以分为以下四个部分来描述：
1、完成采购什么的问题，接受物料需求或采购指示。
物流需求大部分来自生产部门的生产计划产生的需求，最终由销售订单、销售计划和企业计划部门的战略计划而产生，再通过仓储部门的核算，制定出确切的采购计划，既补充库存的不足，又能满足生产的需求。
采购部门必须按物料规格、数量、需求时间及质量要求进行采购。
为了防止不合理采购，制定的采购计划必须经各部门主管签字。
2、完成怎么去采购的问题，选择供应商，签订合同。
供应商处于企业供应链的供应端，采购部门掌握越多的供应商，企业的供应来源就越丰富。
企业在选择供应商时一般关注3个要素：
价格、质量和交货期。
在选择供应商时，可以按招标的方式来确定最佳的供应商。
签订合同前，必须由财务部门审核，应付款到一定程度时，因有最高层领导签字。
现代企业意识到供应商对企业的重要影响，把建立和发展与供应商的合作关系作为企业整个经营战略的重要部分，与供应商共同分析成本与质量因素，并向供应商提供技术支持，形成战略联盟，定期对供应商进行评估。
在现代JIT生产方式下，这种关系尤为重要。
3、完成怎样处理的问题，订单跟踪。
在签订合同，发出采购单后，为了保证订单按期、按质、按时交货，要对订单进行跟踪检查，控制采购进度。
4、验收入库
采购部门要协助库存和检验部门对供应商来料进行验收，确保入库的是合格商品。
按需收货，不能延期也不能提前，平衡库存物流，保证企业生产的需求。
对于不合格的原材料返回，将数据传给财务系统。
5、财务结算，采购评价
入库完后，采购部门应配合财务部门来结帐付款，计算出物料的采购成本，并及时督促供应商发票，结清采购订单。
对该次采购进行总结，为下次采购做准备。
图一：
企业采购流程简图
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图二：
企业采购流程图
基于信息技术，也基于供应链环境下产生了电子化协同采购以及准时采购。
图三：
电子协同化采购流程
（二）仓储配送流程描述：
1、仓储流程
库存是以支持生产、维护、操作和客户服务为目的而存储的各种物料，包括原材料和在制品、维修件和生产消耗、成品和备份等，库存包括物料的存储、收发、使用及计划与控制等方面。
商品库存量与库存费用存在库存量越大，库存费用就越多，而在同时的缺货率就越小，将失去更少的生产和销售机会；库存量越小，库存费用就越少，而同时缺货率就越大，将失去销售和生产的机会就多。
仓储的目的就是在寻求一个适合企业本身的存储点，追求利润最大化
图四：
库存关系图
仓储的作用：
1、维持生产的稳定，避免应原料缺乏而停产；
2、维持销售产品的稳定，支持企业的销售服务；
3、平衡企业物流，调节供应和需求；
4、平衡流通资金的占用的作用，进行企业的战略整合。
但是，库存占用了企业大量的资金，增加了企业的产品成本与管理成本，掩盖了企业众多的管理问题，如计划不周、采购不力、生产不均衡、产品质量不稳定及市场销售不力等，因此企业要想方设法降低库存。
仓储合理化的原则有：
1、提高存储密度，提高仓容利用率；
2、采用有效的储存定位系统；
3、采用有效的监测清点方式；
4、采用现代储存保养技术；
5、采用集装箱、集装袋、托盘等运储装备一体化的方式。
仓储业务流程如下：
1、物料入库
采购订单的来料入库根据采购订单来接受物料，安排检验，办理入库手续，开收料入库单，分配材料库存货位，同时监督来料是否与订单相符。
还包括生产完工入库、半成品入库、生产剩余物料入库以及销售退货入库等，生产完工入库后要进行生产成本的计算，数据转入财务系统，销售退货的相关数据也要相应的计入财务系统。
建立相应的物料、商品的信息档案，如入库时间，数量、质量、存储地点等，方便查询和出库时使用，保证先进先出的原则，避免物品的沉积，积压企业资金。
2、物料日常维护
对仓库里的货物进行整理、维护，既可以更好的利用仓库，也可以维护货物，使物料在储存阶段不发生物理、化学变化，到出库时仍完好。
3、物料出库
物料出库有生产领料、非生产领料与销售提货等。
生产领料按车间订单如加工单，根据物料清单（BOM）与工艺路线生成工艺领料单；销售提货按销售订单或合同生成出货单据，并生成出货单。
生成的销售出货单可以追溯到相应的资料，如单据、订单、生产加工单与原材料信息，满足ISO9000质量体系的管理要求，以备以后所用。
这些过程都可以通过ERP系统给财务子系统传递数据及生成财务记账凭证
4、库存盘点
定期对库存物品的清查，包括物品数量、质量等，对不同的库存物品按其库存周转周期进行盘点，。
其目的是为了清查库存的实物是否与账面数目相符以及库存物资的质量状态，做到帐物相符。
在保证数量和质量的情况下，尽量减少库存数量和降低库存成本。
图五：
仓储业务流程图
对于现代企业来说，由于信息化和各种软件如：
ERP，企业的仓库管理越来越完善，通过计算机管理系统平台，入库出库操作简化，采用光电识别系统，在货位上设置光电识别装置，该装置对被存物扫描，并将准确数目自动显示出来。
用计算机指示存取，可以防止人工存取所出现的差错。
方便货物查询，简化库存盘点的工作量。
对于以往的仓库存货多的情况有所改善，可以做到货物的先进先出。
在保养维护方面可以进行实时检测。
图六：
入库简图
出库简图：
图七：
出库简图
2、配送流程
配送是商家针对客户而言，是仓储的一个特殊出库方式，从企业仓库到客户手中的过程。
配送是在全面配货基础上，完全按照用户要求，包括商品种类、品种搭配、数量、时间等方面的要求所进行的运送，是“配”和“送”的有机结合形式。
配送的货物为客户订购或购买的货物。
配送是企业“第三利润源”的主要源泉。
因此，企业的配送业务安排的得当不仅可以节省配送费用，还能称为吸引客户的一种手段。
图八：
配送流程图
在选择配送方式时，可以委托企业外的专门配送中心，也可以企业自身建立自己的配送中心。
当是自己的配送中心时要注意货物流向流量与运输线路的协调、各种运输方式设备能力、组织工作和运价的协调。
运输方式合理分工的步骤：
首先，调查研究地区和地区间各种运输方式的现状及运输结构；
其次，进行国民经济和社会对运输需求的预测；
第三，进行运输能力与运量增长的平衡分析；
第四，各种运输方式合理分工的经济评价次序；
第五，各种运输方式扩展能力的投资效益的研究和分析，选择最佳方案；
最后，确定企业的国家或地区综合运输网模型。
（三）销售流程描述：
销售作为企业利润和现金流量的直接源泉，其管理质量直接影响企业生存和发展。
销售在企业的供应链中处于市场与企业的供应接口的位置，主要为客户与最终用户提供服务和产品，从而实现企业的资金转化并获取利润，为企业提供生存与发展的动力源泉，实现企业的社会价值。
销售业务流程为：
1、接受客户订单
该业务活动流程首先由客户提出订货要求，然后根据客户订货要求编制销售单，最后，对销售单进行审批。
对销售单中各项销售要素的审核过程是对该笔销售交易的认可过程，也是对该笔销售交易的控制过程。
验证该业务中客户的真实性、商品价格、种类、规格的正确性以及销售商品数量的可接受性，销售单一般是进入销售管理系统的第一X单据，销售单审批内容包括对销售产品种类、规格、数量、单价、客户、赊销额度、信用政策等，是销售的关键内部控制环节。
对销售单实施有效内部控制，可以保证销售业务的真实性、估价的正确性，也有利于保证后续数据的正确性。
在ERP环境下，系统应内置严格的销售业务批准程序，并且这种程序可以在ERP系统定制。
应内置的批准程序包括符合企业销售政策的业务批准程序和不符合企业销售政策的业务的特殊批准权限授权。
符合企业销售政策的业务批准程序包括销售客户审批和销售价格政策审批。
在程序的内部审核机制上，应进行严格的单据完整性检查，审核项目不完整的销售单将不能流转到下一步骤；在审核销售商品的品种、规格和数量时，应充分利用ERP的集成性，调用生产制造和进销存等模块的信息，设置不合格品种、规格和数量短缺报警机制，避免给企业造成信誉和经济上的损失。
2、安排发货
为了防止仓库保管人员XX私自发货，企业应要求仓库保管人员只有在收到经批准的出库单时才能发货。
对于本环节的控制，理想的控制程序是：
全部销售出库单均由系统根据完整的销售单生成，并对出库单设置内部追踪能力，从根本上避免存货管理人员自行发货的可能性。
3、按出库单发货
为了避免装运人员装运XX的产品，应由存货管理部门将装运通知与系统内的销售单核对后，由存货管理部门人员监督装运人员装运，并在销售单上签署已装运指令，在ERP系统标注装运通知单，生成销售出库单。
4、向客户开具账单
开具账单即为客户填写、寄送销售发票，销售发票应连续编号。
ERP系统这项功能所针对的问题包括：
是否对所有装运的货物都已开具账单、是否只对实际装运开具账单、有无重复开具账单或虚构交易、是否按经批准的商品价目表所列价格开具账单等。
为了降低开具账单过程中出现遗漏、重复、错误计价或其他差错风险，销售发票应由系统根据已发运的装运凭证、已标注发运的销售单自动生成。
系统中的发票记录应记录所依据的销售单号、存货销售出库单号和装运凭证编号，以便于体现销售发票与三者之间的关系。
开具发票前系统内部程序应能自动核查销售单与装运凭证的完整性。
在职责划分上，开具发票业务与存货管理业务、装运凭证编审业务是不相容职务，不能由同一人负责。
5、发票过账
为了确认销售的真实性、确保销售记录的完整性、保证业务估价与分摊的正确性，ERP系统应具备单据追踪能力，在销售系统生成总账所须凭证时，应能联查销售发票、装运凭证等，保证记录销售程序的完整性。
并将数据转入财务子系统。
6、收款
为正确办理和记录现金、银行存款收入，ERP系统在收款环节应检查收款业务是否按照流程设计的三种收款方式严格执行，有无未按规定程序执行及私设小金库现象发生。
在这方面，汇款通知单起着很重要的作用。
7、应收账款清账
对于信用期内收回的款项应重点检查款项到账后是否立即对应收账款清账，同时记录客户资信情况、调整客户赊销额度；对于确实无法收回的坏账，应获取货款无法收回的确凿证据，经适当审批后再及时注销；对于会计期末未收回的款项，企业应将对客户的风险评估纳入客户管理内容，在此基础上制定针对该客户的信用政策和坏账预期。
为应对坏账风险的冲击，在控制程序上应充分利用ERP系统的信息处理能力，分别对客户制定坏账准备提取方案，提高坏账准备提取的准确性。
在ERP系统环境下，坏账政策的制定要经过适当的授权，符合企业会计制度，并与坏账提取进行职责分离。
8、办理销货退回、售后服务
退货业务涉及退货的批准，退货货物的入库和应收账款的冲减三个环节。
为保证业务在授权X围内进行和实物与资金处理的一致性，ERP系统在职责划分上，要求退货的批准、退货货物的接收和开具贷项通知单、应收账款的冲减应分别由不同人员负责，并确保与此业务有关的部门和人员各司其职，分别控制实物流和会计处理。
现代企业在ERP环境下的销售管理业务流程图为：
图九：
现代企业在ERP环境下的销售管理业务流程图
图十：
企业的普通销售业务流程图
四、总结
对于这三个流程来说，采购和销售处于企业的两端，是企业要运行的基点，对企业的发展起着举足轻重的作用，占企业产、供、销三大系统的两个。
采购工作是企业资金流的最大出口，能控制好采购工作可以很大程度上节约企业资金；仓储流程关系着企业生产的两头，物料来源，产品出处，好的仓储流程可以提高企业的生产效率，降低企业成本；销售系统是企业的利润来源，挖掘潜在客户，留住现有客户是销售的目标，因此，快捷、方便、高效的服务成为现代企业的追求。
其间始终贯彻着资金流——财务系统。
因此，进销存系统如下：
图十一：
进销存系统
对于整个企业来说，从采购到销售始终都在一个水平结构：
图十二：
从采购到销售水平结构图
参考文献：
[1]甘华鸣.MBA业务流程.中国国际广播2002版
[2]罗鸿.ERP电子工业2006年8月
[3]胡继承.物流管理XX工程大学2006年8月
[4]唐纳德（美）.供应链物流管理机械工业2007年3月
[5]蓝仁昌.仓储作业实训高等教育2007年7月
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