时间管理.docx
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时间管理
时间管理
第一讲时间管理的四个发展（上）
时间管理概述
时间管理的必要性
时间具有“供给毫无弹性”、“无法蓄积”、“无法取代”、“无法失而复得”等特性，所以时间是最不为人们理解和重视的，也正因为如此，时间的浪费比其他资源的浪费就更为普遍，也更为严重。
因此，当人们无所事事，或者忙得晕头转向却不见成效时，应该暂时停下来审视一下自己的时间利用效率，审视一下自己在时间中所处的角色，寻找一条更为合适的途径，实现自己的目标，追求自己的人生价值。
在经理人的所有管理技能中，时间管理最容易被忽略，对中国的经理人而言，这又是一个急需解决的问题。
初级经理人从员工的岗位过渡到管理者的岗位，比较容易忽略管理的角色和时间管理的技能，而中、高级管理者的工作时间更忙碌，工作任务更多，时间效率的管理也就显得更加重要。
时间管理的内涵
1．时间管理
那么什么是时间管理呢？
在日常生活中始终如一、有的放矢地使用行之有效的方法，组织管理好自己生活的方方面面，最有意义、最大限度地利用自己所拥有的时间，这就是时间管理。
时间管理不仅仅是工作的管理，也包含着业余时间的管理；不仅仅是在企业里的管理，同时也包含着家庭生活、业余时间、业余爱好的管理。
也就是说，时间管理应该是包含着生活中所有时间的合理利用和支配。
2．主管在时间管理中存在的误区
很多主管在时间管理上普遍存在以下一些认识误区：
宁愿去做事情，而不是去做正确的事；
宁愿去解决问题，而不是有创意地去选择解决方法；
宁愿去保持原来的做法和手段，而不是去优化、优选工作的流程和方法；
宁愿去被动地执行服从和遵守职务，而不是主动积极地进行创新和求得最佳的结果；
宁愿去节约成本，而不愿意主动地增加利润，尤其是在投资理财的观念方面，国人习惯开源节流，但实际是比较喜欢节流，比较喜欢勤俭节约，而忽视要去更多地增加收入。
表1-1管理时间的自我评估
宁愿
而不是
正确地做事
做正确的事
解决问题
有创意的选择
保持手段
优化手段
遵循义务
求得结果
降低成本
增加利润
3．传统的时间管理观念
从节约和增加收入这两方面进行比较，传统的观念喜欢节约，时间管理的传统观念中渗透了这种生活哲学观的影子。
传统的时间管理观念强调以下几个方面的内容：
强调时间的重要。
古人曰“一寸光阴一寸金，存金难买寸光阴”，这里强调了时间的价值和重要性。
强调时间流失的速度。
孔子曰“逝者如斯夫！
”看到滔滔不绝的江水，想到时间也如流水一样，不断地、快速地流淌，强调了时间的无法失而复得性。
强调时间管理的计划性。
中国古人关于时间管理的最基本方法是计划性，俗语常说“预则立，不预则废”，也就是说在做事之前要有充分的准备和充分的计划，强调了计划的重要性。
俗语常说“一年之计在于春，一日之计在于晨”，放到当今的竞争激烈的社会中，这句俗语在依然实用的同时，可以稍加变通，改成“一年之计在于去冬，一日之计在于昨夜”，因为到了春天再开始做计划已经来不及了，而要在去年的冬天就要做第二年的计划，同样，一天的计划要在昨天晚上或昨天下班的时候就做好了。
也就是所有的计划都要提前做。
时间管理的四个发展
（一）竞赛以快趋强
竞赛以快趋强，军事以先下手为强，在市场环境急剧变化和动荡的今天，商界讲究“快鱼”策略，过去的竞争规则是大鱼吃小鱼，比资本量，比规模，以实力论胜负。
今天是比速度，比学习的速度，比反应的速度，比创新的速度，速度快者方能取胜。
（二）你有多少资本
如果问一个人有多少资本，他往往想到的是自己的车子、房子、股票债券等有形资产，而容易忽略掉自己的时间财富。
爱因斯坦说过：
“一切与生俱来的赠品中，时间最宝贵！
”时间不仅宝贵，而且时间最公平，无论一个人多么富裕或多么贫穷，上天给予的时间是绝对公平的，每人每天24小时，一分一秒都不差，时间不会对任何人厚此薄彼。
但是上天又是不公平的，因为每个人的时间价值是不一样的，成功人士单位时间的价值非常高，而一般的普通人，时间的单位价值就比较低。
（三）72岁人的一生
一个人的时间到底是怎么度过的，每个人一生的时间是怎样被利用的，时间哪里去了？
为了回答这些问题，科学家对人群的时间利用做了科学的研究，将统计的结果进行汇总，从而得出了如下的结论。
假设一个人的生命时间是72岁，则他的时间使用情况可以用表1-2来表示：
表1-272岁人的一生时间利用表
活动内容
所消耗时间
睡觉
21年
工作
14年
个人卫生
7年
吃饭
6年
旅行
6年
排队
5年
学习
4年
开会
3年
打电话
1年
找东西
1年
其他
3年
（四）效率与效能
人们重视生命，乐于理财，却疏于时间管理
时间管理的三大观念
时间管理有三大观念，第一是时间观念，第二是效率观念，第三是效能观念。
对这三大观念的理解和把握，是时间管理的关键。
1．时间观念：
1小时与3年的关系
建立时间观念很重要，有了时间观念，才能利用琐碎的时间，才能把点点滴滴的时间珍惜起来。
在人们的理解中，3年是一个很大的时间单位，而1小时则是一个常被忽略的时间单位，实际上，如果每天能节约出1个小时，则在人生70年的岁月中，就可以节约出3年的时间，时间观念的重要性由此可见一斑。
2．效率观念：
速度能使石头漂起来
所谓效率观念，就是要有速度。
石头之所以能漂浮在水面上，如《孙子兵法》所言“疾也”，也就是速度很快的原因。
3．效能观念：
始终不偏离终极目标和结果，与人生奋斗方向相吻合
效能的观念就是不仅要衡量速度的快慢，还要考虑其他的因素。
中国人习惯以效率衡量事物，而不常论效能，人们常常夸奖一个人做事很有效率，却很少夸这个人非常有效能。
效能的概念，用毛主席的话来说，效率是代表“快”，效能代表“多、快、好、省”，即数量多、速度快、结果好、品质高、成本节约，也就是说，仅仅速度快不行，还要方向正确、结果良好、效果明显、成本又低，所以效能的概念始终不偏离终极目标和结果。
在时间管理中，时间的效能和人生的奋斗方向和企业的终极目标要相吻合。
效率与效能的关系犹如价格和性价比，效率就好比价格，而效能好比是性价比。
效率是指“快”，而效能是指“多、快、好、省”；效率高就是价格便宜，即买这个货物所花的货币数量比较少，效能高是指单位货币内所获得的回报和价值比较大，即当人们去买大宗的物件，例如买电脑、买汽车、买家具的时候，不仅要注重价格因素，更看重性价比因素，不是越便宜越好，而是关注投入的钱和所获得的回报价值高低之间的比。
同样的，在单位时间内，所获得的产值大小就是效率，而在单位时间内所获得的价值和回报的大小就是效能。
效能的重点是不但要完成任务，而且要求速度要快、正确率要高、成本要低，效能和效率相均衡。
21世纪的经理人，不但要意识到时间很重要，要去抓点点滴滴的时间，要注意做事情的数量和速度，同时还要追求价值，要多、快、好、省。
第二讲时间管理的四个发展（下）
时间管理的四个发展历程
时间管理的发展经历了四个阶段，人们从认识到时间管理的重要性，到开始进行时间管理，期间也经历了管理方式和管理重点的转移。
1．第一代：
时间增加和备忘录
第一个阶段称为时间的单纯增加和备忘录。
时间的增加是指当时间不够用，而工作任务比较多的时候，就单纯地加班加点，延长工作时间。
备忘录就是把所有要做的项目列出来，制作成一个工作任务清单，做一件，勾掉一件，以此种方式进行时间的分配和使用管理。
2．第二代：
工作计划和时间表
第二个阶段称为工作计划和时间表，即在所有要做的工作任务开始之前，把清单列出来，在每一项任务之前定一个时间的期限，例如早晨8点～9点做什么，9点～10点做什么，下午1点～2点做什么，每一项任务都有开始和结束的时间，在这个时间段中完成规定的某项任务。
这个方法有时候也称为行事历时间管理法。
3．第三代：
排列优先顺序以追求效率
第三个阶段的时间管理称为排列优先顺序以追求效率的时间管理。
当工作任务越来越多，多到在规定的时间里面没有办法彻底做完的时候，就要求对时间管理的内容进行一定的更改，第一，对工作任务要做一些取舍；第二，对工作任务要排优先顺序，比如，先做哪一件，后做哪一件；重点做哪一件，非重点做哪一件；主要做哪些，次要做哪些；做哪些，不做哪些，等等，描述这个取舍和优先顺序的办法可以通过象限法进行。
如果按照重要程度的轴来标记横坐标，按照紧急程度的轴来标记纵坐标，可以构成ABCD四个象限，A象限是又重要又紧急的事情，B象限是重要但不紧急的事情，C象限是紧急但是不重要的事情，D象限是不重要也不紧急的事情。
如图1-1所示：
A类工作：
又重要又紧急的事情
首先应做A类工作，因为A类是又紧急又重要的，这类工作一般属于突发事件。
当工作中出现了突发事件的时候，应该放下手头所有的工作，全身心地扑上去解决，这种行为被形象地称为救火行动。
B类工作和C类工作
当重要又紧急的突发事件被处理之后，接下来是应该处理C类紧急但不重要的工作，还是B类重要但不紧急的工作？
有人认为C类工作很紧急，应先期处理，也有人认为B类工作很重要，应先期处理。
按照时间占用的顺序来划分，也就是按照时间的紧急程度来说，专家认为应先处理B类工作。
为了对B类工作和C类工作完成时间进行分析，可通过分析假设不做C类工作，会导致整个时间管理出现怎样的状况；而如果不做B类工作，又会导致整个时间管理出现怎样的状况。
透过这两种状况的不同比较，就可以清晰地看到两种选择的差别。
B类工作重要但不紧急，如果不做的话，B类工作会随着时间的进一步推移，越来越紧急，直到突破一定的极限，变成A类工作，所以，B类重要不紧急的工作一旦被拖延下去，就会变成突发事件。
C类工作如果不断地被拖延，随着时间的不断推移，它也会变得越来越紧急，当越过一定的极限以后，C类工作就可能因为失去时机而消失，由此就会遭受一定的损失，承担一定的责任，工作本身也可能会因此而消失。
不紧急
图1-2第三代时间问题分类示意图
如果在B类和C类工作之间做冲突性的分析，例如下午只有一段时间，只能做一件事，要么做B类工作，要么做C类工作，两者不可兼得，那时就应该扔掉C类工作，要保住B类工作，因为B类工作的价值更大，它的重要程度更大。
在两者不可兼得的情况下，如果可以延长工作时间，统筹协调，进行更好的策略性的安排，即在B类工作不变成A类工作之前，先把C类工作完成，再按部就班地处理B类工作，这样就可以达到双赢的效果。
但是管理专家通过实验发现这种理想状态很难实现，因为C类工作的数量太多，单个C类工作虽然花费的时间不多，但是C类工作的数量层出不穷，所谓“野火烧不尽，春风吹又生”，很多经理人对于C类事件的处理只能疲于应付，致使时间管理者陷入了C类事件的汪洋大海之中，迷失方向，只见树木，不见森林。
C类事件的描述有著名的帕金森定律，也称为爆米花定律，就是2斤玉米看上去不是很大，但是经过膨化以后有可能会变为一箩筐玉米花。
由此可见，被膨胀、被扩大后的结果会导致C类工作数量庞大，以致无法完全彻底地被解决。
但中国经理人面对一大堆繁杂事务的时候，习惯于“急事急办”，“特事特办”，于是就会践踏原则，就会没有时间性，就是总把最紧急的事情拿来做，从不考虑这件事情的价值如何，不考虑时间的重要性程度。
对于紧急不重要的事情，可以把它们安排在时间使用的后面，一定不能使其占用B类工作的时间。
时间就像一根橡皮筋，要设定期限，不要把工作任务变成发面团，像爆米花一样膨胀，占有你的工作时间和空间。
如图1-3所示：
图1-3第三代时间管理事件分类示意图
4．第四代：
以重要性为导向，价值导向，目标导向，结果导向
第四代时间管理的代表是时间管理的二八定律。
意大利经济学家帕累托认为，万事万物都可以分为重点的少部分和一般的大部分，这就是通常所说的二八定律，即80%的结果源于20%的努力，也就是80%的结果是因为20%的关键因素所致。
所谓“打蛇打七寸，擒贼先擒王，好钢用在刀刃上”，用最有效率的时间去做20%的最有效率的工作，在这些时间段，注意力要高度集中，一口气把事情干完，不要中间停止，从而达到一种高效率。
同时，要调整生物钟，控制好工作的节奏，使得效能最高。
时间管理的六个概念
不管是中国传统的时间管理，还是第四代时间管理，在时间管理中，以下六个概念是贯穿于时间管理中最核心的重要问题。
1．消费与投资
消费与投资包含多个概念，时间如果用于工作、学习，就是一种投资，因为它是有回报的。
如果用于陪家人聊天、外出旅游、无所事事、彻底放松，就属于消费，所以时间管理要多投资，少消费，达到投资和消费的平衡。
2．机遇与选择
在时间管理中，要主动地选择，而不是被动地等待，主动可以导致机遇，等待则只能处于无奈状态，不能将人生时间使用的可能性发挥到极致。
3．应变与制变
应变就是当问题发生时，去被动地做出反应；制变则是去控制住事情，能够主动地预先做出一些预防，让事情最大可能地朝着自己把握的方向发展。
4．效率与成效
在时间管理中，要有很高的时间利用率，而且时间利用的结果是可见的、是优质的、是与奋斗目标相一致的，而不是南辕北辙的结局。
5．紧要与重要
处理好紧要问题与重要问题的关系，具体做法如下：
对于重要且紧要的问题立即处理；
对于重要但不紧要的问题优先处理；
对于紧要但不重要的问题最后处理；
对于不重要也不紧要的问题则予以回避。
6．反应与预应
当问题发生后，能及时做出反应，采取必要的措施。
对于未发生的问题，则防患于未然，提前做出预防，使问题有良好的预警处理机制。
时间的杀手：
时间损失分析
时间哪里去了？
现在很多时间管理者惊呼“谁动了我的时间？
”对于每天的24小时，对于每小时的60分钟，似乎都特别容易逝去。
时间的杀手究竟在哪里？
一般来说，时间的损失不外乎以下几个方面的因素：
设定目标方面的时间损失；
制定计划方面的时间损失；
做出决定方面的时间损失；
在工作组织方面的时间损失；
工作开始时的时间损失；
每日安排上的时间损失；
在信息和沟通方面的时间损失。
耗时因素分析
（一）外因和内因的耗时
对时间损失因素的分析，也可以按照外因和内因来分类，调查者通过对人们日常消耗时间因素的归类，大致将这些原因划归为以下几个方面：
1．外在因素耗时的类型
电话干扰；
不速之客；
沟通不良；
资料不全；
文件复杂；
工作搁置等。
2．内在因素耗时的类型
计划欠妥；
事必躬亲；
条理不清；
欠缺自律；
无力拒绝；
做事拖延等。
（二）有形和无形的浪费
在时间浪费中，有些时间是被眼睁睁地看着消耗掉的，而有些时间则是在管理者毫无知觉的情况下被浪费掉的，因此，浪费时间的现象可以按照有形浪费和无形浪费来区分。
1．有形浪费
开小差；
资源不足；
电话；
程序繁琐；
间断；
等待。
2．无形浪费
计划不周；
不懂说“不”；
拖延；
不懂授权；
不分轻重缓急。
时间管理困惑汇总
在经理人的时间管理中，时间总是被无数的突发事件和小问题所占用；经理人做好了工作计划，但在实际的工作中，却根本不能按照自己的预定计划来完成这些工作；经理人自己总是感觉时间不够用，而且这种不够用又不断地被加班和身心疲惫所加剧。
时间管理的困惑可以归纳为以下几个方面：
工作无计划，忙忙碌碌不知道干了什么，总是感觉时间不够用；
计划常被突发事件、会议中断或打乱；
工作被小问题拖延；
工作时间超出原计划；
下属工作的突发事件多，无能力解决。
时间管理误区
（一）时间管理误区
在时间管理中，人们认为自己的时间属于自己的私人财富，似乎今天过了还有明天、今年过了还有明年；或者突然感觉自己时日不多了，自己的很多工作都堆在一起了，自己已无所适从了。
这种潜意识的循环论左右了人们的思维，也让人们在时间面前不知所措。
人们常犯的时间管理错误包括以下几个方面：
不尊重时间；
没有认识到时间为不可竭尽资源；
不了解重要性与紧急性；
没有时间管理系统。
（二）良好的时间安排
要走出时间管理的误区，需要认识时间的“供给毫无弹性”、“无法蓄积”、“无法取代”、“无法失而复得”等特性，并对自己的工作和生活进行计划性安排。
良好的时间安排应做到以下几个方面：
确定事情优先顺序；
做好计划安排；
及时解决问题。
经理人的时间管理，最主要的是提高效率，要善于集中时间，切忌平均利用时间，要时刻以帕累托定律提醒自己加强时间管理的重要性，要善于处理工作时间和生活时间的关系。
时间管理是经理人成功的前提，经理人的效率管理就是要明确效率的真谛—对事不对人，要了解自己的生活节律，让自己的时间管理和自己的生理特征相一致。
第三讲提高个人成效的方法（上）
时间管理的关键取决于个人工作的成效，每天对于每个人都是恒定不变的24小时，但不同的人有不同的使用方法，不同的人在24小时的利用上截然不同。
对所有的经理人而言，掌握衡量自我工作成效的方法就是能否成功管理自己时间的最重要因素。
一、效能管理法
（一）象限时间管理法的分类
对事件重要与紧急情况的分析，也是对效率和效能关系的阐释，于是，在由重要程度和紧急程度所构成的象限中，处理ABCD四类事件的顺序依次是：
首先处理位于A象限的事情，也就是对既重要且紧急的事件首先处理；
其次应处理位于B象限的事情，也就是对重要但不紧急的事件进行处理；
接下来处理C象限的事情，也就是对不重要但很紧急的事件进行处理；
最后再处理D象限的事情，也就是不重要也不紧急的事件。
按照象限时间管理法的分类，ABCD四类事件如图2-1所示：
图2-1象限时间管理法示意图
（二）象限时间管理法四类事件的分析
1．A类突发事件出现的原因
在时间管理中，事件的出现总是让管理者感到棘手，为什么会出现如此多的A类突发事件，是哪个环节的工作没有做好呢？
通过管理专家的研究，A类突发事件一般都是因为B类事件的处理存在问题导致的，也就是说，当对重要但不紧急的事件未做妥善处理时，这些事件会随着时间的推移而不断增加紧急成分，最终，B类重要但不紧急的事件都会转换为A类重要且紧急的突发事件。
而影响B类事件完成的原因则是由于C类事件遮住了管理者的眼睛，使得管理者忽略了B类事件，却花了很多精力去处理C类事件了，结果B类事件会慢慢变成A类事件。
在日常的经理人活动中，B类事件转化为A类事件的情况经常发生，当这些转化发生之后，经理人只能马上停下手边的任何工作，全力以赴地处理这些A类事件，A类事件处理完后，经理人才又回到原来的工作上，于是这种管理不善的情况就不停地在经理人的时间表上循环出现。
经理人会花50%左右的时间处理琐碎的杂事，也就是C类紧急但不重要的事情；又会花50%左右的时间处理A类紧急的突发事件，于是，经理人在C类事件和A类事件之间来回奔波，成了时间管理的救火队员，而B类事件则被扔在一边，虽然B类事件非常重要、很有价值，但却被遗忘或无暇顾及。
2．避免B类事件转化为A类事件的方法
避免B类事件转化为A类事件的方法是需要对所有类事件进行处理，一般可以采用的方法包括：
压缩：
将事件的核心完成，或简化完成该事件的步骤。
替代：
寻找到比此事件更重要或紧急的事件，或以更有成效的事件代替该事件，从而使得时间利用率更高。
授权：
将事件的处理权授予他人，由他人代为处理。
先做：
在第三代事件管理中，先做A类突发事件；在第四代时间管理中，只依照重要性来区分所有事件，因此先做B类重要事件。
总之，最重要的应该最先来处理。
舍弃：
对部分事件，如果其重要程度和紧急程度都不高，则可以将之舍弃，以更多的时间来完成其他工作。
增加：
对重要事件，要增加完成时间，增加工作量来全力以赴地完成，以使该类事件的处理更加完美。
改进：
改进部分事件的性质，尤其需要将A类事件改成B类事件。
杜绝：
突发事件不能杜绝，重要事件也不能杜绝，紧急事件一般也无法杜绝，因此，对不重要且不紧急的事件要进行杜绝。
确保：
确保重要事件能保质保量地按时完成。
聚焦：
安排专门的时间段，集中精力聚焦重要事件的处理。
少做：
不重要事件要尽力避免。
不做：
对不重要不紧急的事件可以采取不予理睬的办法，甚至以牺牲部分利益为代价而放弃处理这些事件，以换取处理其他事件的时间。
不同的方法适用于不同的事件，只有选择适合的方法处理适合的事件，才可以节约时间，将经理人从奔波于A类事件和C类事件之间的救火角色中解救出来，但如果选择的方法不适合事件的处理，则效果必然适得其反，使得事件性质升级，花费时间也将成倍增加。
【自检2-2】
您认为以下各种方法在ABCD四类事件的处理中，各适用于哪些事件的处理。
方法
适用事件
压缩
替代
授权
先做
舍弃
增加
改进
杜绝
确保
聚焦
少做
不做
见参考答案2-2
综上所述，经理人之所以有那么多的A类突发事件，是因为B类重要不紧急的工作做得不够，所以从时间分配的角度看，对紧急与重要的突发事件需要安排20%～25%的时间，且一定要控制在25%以下，对重要不紧急的工作需要安排65%～80%的时间。
也就是要把绝大部分工作时间花在重要但不紧急的工作上，把重要不紧急的工作变成紧急又重要的去做，对紧急不重要的工作花15%的时间处理，不紧急也不重要的工作则可以扔掉。
图2-2管理工作时间分配示意图
3．艾森豪威尔将军的时间管理原则
艾森豪威尔将军认为，面对ABCD四个象限的工作时，应该采取不同的应对措施：
A类紧急且重要的突发事件要本人做，而且要立即做；
对重要不紧急的B类工作，要本人花大量的时间聚焦在此工作上；
对C类紧急但不重要的工作，要尽量不安排自己做，而是要委托授权给别人做。
如果必须自己做，要减少它工作量；
对不重要且不紧急的工作，要把它扔进废纸篓。
艾森豪威尔将军的时间管理原则是属于第三代和第四代时间管理之间的一个管理原则，这个原则提倡紧急又重要的突发事件由本人立即做，但按照第四代时间管理原则，每一分、每一秒都要做最有生产力的事情，也就是做最重要的事情，对于紧急性程度很高又非常重要的任务，如果可以授权，也可以授权于他人来完成。
图2-3艾森豪威尔原则示意图
二、艾维李的效率法
美国管理学家艾维李提出了“10分钟6件事效率法”。
他认为，可以先花5分钟的时间，把接下来的一个阶段，也即明天、下周甚至下个月要做的6件事情列出来，然后花5分钟的时间，把这6件事情按照重要性程度优先顺序排序，将最重要事件的排为一号，次要事件排为二号，依此类推。
再把这6件事写在纸上，剪成一个一个小纸条，在上班开始后，按照重要性次序一一执行，当第一件工作达到阶段性目标后，开始做第二件工作，这样就可以保证每一时、每一分、每一秒都在做最重要，最有价值的工作。
艾维李的效率法可以总结为以下三个步骤：
列出明天（下周、下月）要做的6件重要事情；
把这6件事情按重要程序排序；
上班开始先做1号，完成之后做2号，再做3号，依次类推，直至下班结束。
在经理人的时间有限、资源有限，而工作任务不可取舍的前提下，要有效
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