客户投诉处理方案及案例文档格式.doc

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（1）让客户先发泄情绪。

当客户还没有将事情全部述说完毕之前，就中途打断，做一些言词上的辩解，只会刺激对方的情绪。

如果能让客户把要说的话及要表达的情绪充分发泄，往往可以让对方有一种较为放松的感觉，心情上也比较平静。

（2）善用自己的肢体语言，并了解客户目前的情绪。

在倾听的时候，应以专注的眼神及间歇的点头来表示自己正在仔细地倾听，让客户觉得自己的意见受到重视。

同时也可以观察对方在述说事情时的各种情绪和态度，以此来决定以后的应对方式。

（3）倾听纠纷发生的细节，确认问题所在。

倾听不仅只是一种动作，还必须认真了解事情的每一个细节，然后确认问题的症结所在，并利用纸笔将问题的重点记录下来。

如果对于投诉的内容不是十分了解，可以在客户将事情说完之后再问对方。

不过在些过程中，千万不能让客户产生被质问的印象，而应以婉转的方式请对方提供情况，例如：

“很抱歉，有一个地方我还不是很了解，是不是可以再向您请问有关……的问题”。

并且在对方说明时，随时以“我懂了”来表示对问题的了解状况。

2.表示道歉

不论引起客户不满的责任是否属于公司内部部门，如果能够诚心地向客户道歉，并对客户提出的问题表示感谢，都可以让客户感到自己受到重视。

事实上，从营销部门的立场来说，如果没有客户提出投诉，营销经理也就不知道有哪些方面的工作有待改进。

一般来说，客户之所以投诉，表示他关心这家企业，愿意继续与之合作，并且希望这些问题能够获得改善。

困此，任何一个客户投诉都值得物流部门道歉并表示感谢。

3.提供解决方案

所有的客户投诉都必须向其提出解决问题的方案。

在提供解决方案时，必须考虑下列几点：

（1）掌握问题重心，分析投诉事件的严重性。

通过倾听将问题的症结予以确认之后，要判断问题严重到何种程度，以及客户有何期望。

这些都是处理人员在提出解决方案前必须考虑的。

例如，客户对于配送时间延迟十分不满，进行投诉。

就必须先要确认此行为是否已对客户造成经营上的损失，若是希望赔偿，其方式是什么，赔偿的金额为多少，这些都应该进行相应的了解。

（2）有时候客户投诉的责任不一定属于公司部门，可能是由其它承运商所造成。

例如送货不及时，承运商不配合交接货物，其责任应在承运商，此时应会同承运商处理，并为客户提供协助和保持联络，以表示关心。

（3）按照营销部门既定的办法处理。

物流部门一般对于客户投诉有一定的处理方法，在提出解决客户投拆的办法时，要考虑到既定方针。

有些问题只要引用既定的办法，即可立即解决，例如补货、换货的处理；

至于无法援引的问题，就必需考虑做出弹性的处理，以便提出双方都满意的解决办法。

（4）处理者权限范围的确定。

有些客户投诉可以由物流部门的客户服务人员立即处理，有些就必须报告营销经理，这些都视物流部门如何规定各层次的处理权限范围而定。

在服务人员无法为客户解决问题时，就必须尽快找到具有决定权的人士解决，如果让客户久等之后还得不到回应，将会使其又回复到气愤的情绪上，前面为平息客户情绪所做的各项努力都会前功尽弃。

4.让客户认同解决方案

处理人员所提出的任何解决办法，都必须亲切诚恳地与客户沟通，并获得对方的同意，否则客户的情绪还是无法恢复。

若是客户对解决方法还是不满意，必须进一步了解对方的需求，以便做新的修正。

有一点相当重要：

对客户提出解决办法的同时，必须让对方也了解物流部门为解决问题所付出的诚心与努力。

5.执行解决方案

当双方都同意解决的方案之后，就必须立即执行。

如果是权限内可处理的，就迅速利落、圆满解决。

若是不能当场解决或是权限之外的问题，必须明确告诉对方事情的原因、处理的过程与手续、通知对方的时间及经办人员的姓名，并且请对方留下联络方式，以便事后追踪处理。

在客户等候期间，处理人员应随时了解投诉处理的过程，有变动必须立即通知对方，直到事情全部处理结束为止。

6.客户投诉处理结果总结

这一步骤主要应从以下两个方面做好工作：

（1）检讨处理得失。

对于每一次的客户投诉，都必须做好妥善的书面记录并且存档，以便日后查询。

物流经理应定期检讨投诉处理的得失，一旦发现某些投诉是经常性发生的，必须追查问题的根源，以改进现有作业，或是制订处理的办法；

如果是偶发性或特殊情况的投诉事件，也应制订相应规定，作为物流员工再遇到类似事件时的处理依据。

（2）对物流部门员工宣传并防止日后再发生。

所有的客户投诉事件，营销经理都应通过固定渠道，如例会等在部门内宣传，让员工能够迅速改善造成客户投诉的各项因素，并了解处理投诉事件时应避免的不良影响，防止类似事件再度发生。

二、客户投诉处理作业要领培训

处理客户投诉最重要的一件事，就是要让每一个投诉事件的处理方式具有一致性。

如果同一类型的客户投诉，因为处理人员的不同而有不同的态度与做法，势必让客户丧失对这家企业的信心。

客户投诉的方式不外乎电话投诉、信函投诉，或者是直接到物流部门当面投诉这三种方式。

依据客户投诉方式不同，可以分别采取下列行动：

1.客户电话投诉的处理

（1）倾听对方的不满，考虑对方的立场，同时利用声音及话语来表示对其不满情绪的支持。

（2）从电话中了解投诉事件的基本信息。

（3）如有可能，把电话的内容予以录音存档，尤其是特殊或涉及纠纷的抱怨事件。

2.信函投诉的处理

（1）立即通知客户已经收到信函，表示诚恳的态度和解决问题的意愿。

（2）请客户告知联络电话，以便日后的沟通和联系。

3.当面投诉的处理

（1）用上面所说到的“抱怨处理步骤”妥善处理客户的各项投诉。

（2）各种投诉都需填写“客户投诉记录表”。

对于表内的各项记载，尤其是名称、地址、联络电话以及投诉内容必须复述一次，并请客户确认。

（3）所有的投诉处理都要制定结束的期限。

（4）必须掌握机会适时结束，以免因拖延过长，浪费了双方的时间。

（5）客户投诉一旦处理完毕，必须立即以书面的方式通知对方，并确定每一个投诉内容均得到解决及答复。

（6）谨慎使用各项应对措词，避免导致客户再次不满。

三、客户投诉处理的通报与训练

俗话说：

“预防胜于治疗”。

物流经理除了必须对投诉事件制定处理的作业原则与要领之外，还须将每个投诉的处理以各种渠道进行通报，并进行有计划的训练，让所有员工了解必要的事项，达到有效减少客户投诉的目的。

1.客户投诉处理的通报

所有投诉事件处理完毕之后，客户服务人员都应将记录表妥善填写并予以整理归纳，分析客户投诉发生的原因、处理的得失、注意的事项，确定奖惩、改进的办法，然后有效地通报至每一位员工。

2.处理客户投诉能力训练

物流服务人员处理客户投诉的能力与设诉事件是否得以有效解决有相当大的关系。

为此，物流经理要对员工进行相应服务技巧的培训，使之真正具备高超的行业素质，敬业乐业，促进物流部门整体工作的提高和改善，投诉训练内容有：

（1）面对客户投诉的基本理念及处理投诉的原则。

（2）物流部门既定的投诉处理办法以及相关的客户服务原则。

（3）认识常见的客户投诉项目。

（4）熟悉各种投诉方式的处理要领。

（5）熟悉各种应对用语。

客户投诉的处理，对于物流部门的工作而言，事实上是一种持续不断的改进过程。

物流经理做好投诉处理工作，掌握处理技巧，其目的不仅在于减少投诉的发生，更重要的是要借每一次投诉的处理来提升本部门的业务水平。

苏州吉人漆业有限公司

客户投诉处理程序

一、目的

为及时解决客户投诉，提升售后服务质量，提高客户满意度特制定本程序

一、职责限权

1、营销部：

负责客户来电、来函及来访投诉的受理，并将投诉内容告知区域经理，同时负责投诉单据的退货及冲帐工作。

2、市场部：

负责向客户解释并协商处理，提出初步处理意见。

3、产品服务部：

负责客户投诉处理的跟踪与验证，并负责相关资料的数据统计、分析及归档工作。

4、质量管理部：

负责牵头与车间及技术部查清原因，制定纠正预防措施，并落实具体责任人。

三、流程

1、营销部在接到客户来电、来访及来函后应填制《客户投诉（退货）处理单》，同时通知该投诉区域的大区经理，并将《客户投诉（退货）处理单》交产品服务部。

2、大区经理在接到营销部通知后，应及时与客户沟通了解具体实际情况做好解释工作，并就具体问题与客户协商后提出解决方案（补偿在2000元以内的大区经理可直接处理）报产品服务部审核及验证。

3、产品服务部在接到大区经理的处理方案后，确认投诉的真实性并签署具体处理意见后交技术副总审批，审批完成后将《客户投诉（退货）处理单》交质量管理部；

4、质量管理部接到《客户投诉（退货）处理单》后，负责组织生产车间及技术部查清原因，并制定纠正预防措施落实责任人。

5、营销部接到《客户投诉（退货）处理单》后请总经理审批，并负责办理相关的退货及冲帐工作。

6、产品服务部负责客户投诉的统计、分析及归档工作；

并于次月5日前将统计资料交至技术副总处。

四、责任

如在处理投诉过程中有弄虚作假或夸大事实的行为，一经查实将给予相应责任人严厉的惩罚。

五、实施日期

本程序自批准之日起代替原《客户投诉处理程序》。

六、客户投诉处理流程图如下

《客户投诉（退货）处理单》

记录、确认投诉内容

向投诉者解释、协商处理

处理结果的跟踪、验证

来电

来函

来访

营销部市场部产品服务部质量管理部

客户投诉处理流程图

技术副总审批

总经理

审批

办理退货及冲帐手续

统计、分析、存档

查清原因及责任人并制定纠正预防措施

编制：

黄小军批准：