客户产品及信息保密管理规程.doc

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嘉年三级文件GY.TD012产品及客户信息保密管理规程2013-A保密文件禁止复印

`深圳市嘉年印务有限公司

文件名称

文件编号

版本：

2013-A

产品及客户信息保密管理规程

GY.TD012

生效日期：

2013-6-8

作成

刘斐

审核

董力

批准

宋媛媛

发放范围

品质管理部、营销部、客服部、储运部、生产制造部、工艺技术部、印前部、印刷车间、后加工车间、凹印模切车间、装订车间、外发部

1目的

有效保护客户的知识产权，确保客户产品不流至非相关人员，避免与客户产品相关的资料及商业信息外泄。

2适用范围

适用于客户的产品及相关资料、信息。

3职责

3.1客服部负责确保本文件得到有效实施并及时更新，确保与产品相关的资料/信息不泄露至非相关人员（除非得到客户的允许）。

3.2生产制造部和工艺技术部负责确保产品及相关资料/信息（包括成品、半成品）生产过程中的流通、摆放在指定区域由指定人员进行，非相关人员未经允许不得接触或移走产品。

3.3储运部负责确保客户产品的入库、储存及货运在指定区域并由专人进行交接，确保产品不移交至非相关人员。

3.4品质管理部负责确保客户的待处理品、不良品明确标识后在指定区域摆放，同时确保不良品的报废经破坏性处理，并指定专人负责跟进。

4术语和定义（无）

5作业程序

5.1文件、资料防泄露流程：

5.1.1营业员/客服人员负责对客户资料、文件的保管。

保存方式为：

实物资料/文件使用专用柜锁存；电子档文件（包括原始文档、制作处理后的文档）在专用电脑上保存（包括日常使用、备份使用的电脑），并设置密码。

5.1.2因工作需要，客户资料和文件在内部或外部的传递应得到客服经理的允许，接受资料和文件的相关部门负责人监管其流向；客服人员负责对不再使用的资料和文件回收或监督销毁。

5.1.3若客户有提出对产品相关信息保密的要求或公司评审认为有必要对客户产品信息进行保密时，由客服经理制定对应客户的唯一编码，客户产品以代码的形式流通于生产系统。

此流通过程中仅与客户接触的相关人员（或由部门领导授权）可查阅客户产品相关信息。

5.1.4所有客户的编码默认以A开始按照进入公司的时间先后顺序开始编号，若客户有提供其他编号的规则，由客服代表联系确定后提交给客服经理确认。

5.2文件制作、PS版、菲林、产品控制流程：

5.2.1产品文件及相关资料信息由客服人员接收后，传递到印前部进行制作处理，印前部指定专人、专用电脑处理制作文件，并妥善保管相关文件资料（包括实物资料等）；接收到的原始电子文件及制作处理过的电子文件必须在专用电脑上保存（包括日常使用、备份使用的电脑），并设置密码。

5.2.2PS版、菲林由印前部负责保存，一般情况下PS版、菲林不得流出公司。

因各种导致产品必须发外生产时，生产制造部在ERP系统中填写《发外加工申请单》，外发部安排发外方可安排PS版流出，且由外发部指定发外专人负责对PS版的全程监管和回收。

PS版的报废必须先经过破坏性处理，由品管部负责监督完成。

5.2.3因各种原因导致产品需外发加工生产时按照GY.TD017《发外加工控制流程》进行，经过评审合格的发外加工商与公司签订的《发外加工合同》要求包含保密条款，发外涉及的所有资料和产品（包括不良品）在发外工作结束后要求全部回收，外发部指定发外专人全程跟进发外保密工作的落实，品质管理部负责监控并落实发外不良品的处理。

5.2.4生产各相关工序的主任负责流入本工序产品的保密控制，工序间建立交接制度，产品在指定区域摆放，未经允许非相关工作人员不得接触或移动产品。

5.2.5生产完工的产成品由最后完工车间严格按照交接制度办理入仓，交接产品摆放在指定的交接区域，由储运部门指定专用仓库、专人管理库存产品及负责产品的收发工作，未经允许非指定专人以外的人员不得移动产品。

库存产品数量严格做到“三统一”，即电脑ERP库存帐、产品标示卡和产品实物完全一致，每月定期盘点一次并随时进行抽查，储运部负责人和指定的专人对库存产品的保密控制工作负责。

5.2.6待处理品及不良品必须经过明确标识，在指定区域摆放，不良品的报废须由品质管理部主任确认并指定专人进行，报废品须经破坏性处理。

5.2.7门卫严格按照公司相关制度对PS版、菲林或纸张等的流出公司进行把关，任何物品均要求凭《放行条》或《出货单》等相关证明单据方可准予放行，并作好登记。

废品的流出还须确认是否已经做破坏性处理。

5.2.8成品送货过程中的保密控制流程由储运部负责，产品的运输由指定的专用车辆进行，储运部监督控制运输过程中车辆行驶路线及行驶进程，确保产品全部准时、安全到达。

5.3客户信息防泄露流程：

公司所有有可能接触客户商业信息的人员均须签订《客户信息保密协议》，严格遵守协议的相关要求，确保客户商业信息不被非相关人员获取。

6支持文件

《客户信息保密协议》

深圳市嘉年印务有限公司

客户信息保密协议

甲方：

深圳市嘉年印务有限公司协议编号：

公司地址：

深圳市宝安区大浪街道办上横朗老工业区协议地点：

深圳市宝安区

联系电话：

0755-28070168

乙方：

部门：

职位：

第一条：

为有效保护客户的知识产权，确保客户的相关信息不流至非相关人员，特制订本协议。

第二条：

受聘于深圳市嘉年印务有限公司（甲方）的所有可能获取客户信息的相关岗位人员（乙方）均须签订本协议，否则不得上岗。

相关岗位分别为：

营销部经理、客服经理、营业员、跟单员、生产制造部部长、技术部经理、储运部经理、品质管理部经理、印前部主任及制作员。

第三条：

客户信息包括客户产品销售金额及销售数量、产品单价、产品工艺及技术要求、产品使用材料、质量标准以及相关文件资料等。

第四条：

客户信息只能在工作必须的前提下在已签订协议人员内部流通，非工作原因，任何人不得将客户信息透露给不相关人员。

特殊情况下，某些信息需向外透露时，必须提前得到客户允许。

第五条：

乙方有权利和义务监督相关岗位人员是否严格遵守本协议，如发现有违反本协议的行为，需及时制止并向公司报告。

第六条：

甲方发现其雇员有违犯本协议的行为，应立即将其调离相关岗位，情节严重的，还须按照公司相关制度做进一步的处理。

第七条：

本协议经双方签字盖章后自签订之日起生效，协议一式两份，甲乙双方各执一份。

甲方盖章：

乙方：

年月日年月日

7相关表格（无）

8附录

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