小型农田水利工程档案管理讲义.docx
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小型农田水利工程档案管理讲义
农田水利工程项目档案管理
牛立军
华北水利水电学院
二０一一年四月
目录
农田水利工程档案资料管理讲义
一、农田水利工程为什么要进行档案管理
1、档案资料包括了整个工程项目建设的痕迹。
2、它为今后工程的运行、维护、扩建、续建、事故责任追究提供了原始依据。
3、它可为将来的工程建设提供经验。
4、是工程验收的重要依据。
5、国家对水利工程档案管理的规定（水办【2005】480号）。
二、什么是水利工程档案
1、什么是水利工程档案
水利工程档案是指水利工程在前期、实施、竣工验收等各建设阶段过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
2、水利工程档案管理的内容
2.1工程建设前期工作文件材料
主要包括：
勘测设计任务书、报批文件及审批文件；规划报告书、附件、附图、报批文件及审批文件；项目建议书、附件、附图、报批文件及审批文件；可行性研究报告书、附件、附图、报批文件及审批文件；初步设计报告书、附件、附图、报批文件及审批文件；各阶段的环境影响、水土保持、水资源评价等专项报告及批复文件；各阶段的评估报告；各阶段的鉴定、实验等专题报告；招标设计文件；技术设计文件；施工图设计文件等等。
2.2工程建设管理文件材料
主要包括：
工程建设管理有关规章制度、办法；开工报告及审批文件；重要协调会议与有关专业会议的文件及相关材料；工程建设大事记；重大事件、事故声像材料；有关工程建设管理及移民工作的各种合同、协议书；合同谈判记录、纪要；合同变更文件；索赔与反索赔材料；工程建设管理涉及到的有关法律事务往来文件；移民征地申请、批准文件及红线图（包括土地使用证）、行政区域图、坐标图；移民拆迁规划、安置、补偿及实施方案和相关的批准文件；各种专业会议记录；专业会议纪要；有关领导的重要批示；有关工程建设计划、实施计划和调整计划；重大设计变更及审批文件；有关质量及安全生产事故处理文件材料；有关招标技术设计、施工图设计及其审查文件材料；有关投资、进度、质量、安全、合同等控制文件材料；招标文件、招标修改文件、招标补遗及答疑文件；投标书、资质资料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件；开标、评标会议文件及中标通知书；环保、档案、防疫、消防、人防、水土保持等专项验收的请示、批复文件；工程建设不同阶段产生的有关工程启用、移交的各种文件材料；出国考察报告及外国技术人员提供的有关文件材料；项目法人在工程建设管理方面与有关单位（含外商）的重要来往函电等等。
2.3施工文件材料
工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要；施工计划、技术、工艺、安全措施等施工组织设计报批及审核文件；建筑原材料出厂证明、质量鉴定、复验单及试验报告；设备材料、零部件的出厂证明（合格证）、材料代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等；设计变更通知、工程更改洽商单等；施工定位（水准点、导线点、基准点、控制点等）测量、复核记录；施工放样记录及有关材料；地质勘探和土（岩）试验报告；基础处理、基础工程施工、桩基工程、地基验槽记录；设备及管线焊接试验记录、报告，施工检验、探伤记录；工程或设备与设施强度、密闭性试验记录、报告；隐蔽工程验收记录；记载工程或设备变化状态（测试、沉降、位移、变形等）的各种监测记录；各类设备、电气、仪表的施工安装记录，质量检查、检验、评定材料；网络、系统、管线等设备、设施的试运行、调试、测试、试验记录与报告；管线清洗、试压、通水、通气、消毒等记录、报告；管线标高、位置、坡度测量记录；绝缘、接地电阻等性能测试、校核记录；材料、设备明细表及检验、交接记录；电器装置操作、联动实验记录；工程质量检查自评材料；施工技术总结，施工预、决算；事故及缺陷处理报告等相关材料；各阶段检查、验收报告和结论及相关文件材料；设备及管线施工中间交工验收记录及相关材料；竣工图（含工程基础地质素描图）；反映工程建设原貌及建设过程中重要阶段或事件的声像材料；施工大事记；施工记录及施工日记等等。
2.4监理文件材料
监理合同协议，监理大纲，监理规划、细则、采购方案、监造计划及批复文件；设备材料审核文件；施工进度、延长工期、索赔及付款报审材料；开（停、复、返）工令、许可证等；监理通知，协调会审纪要，监理工程师指令、指示，来往信函；工程材料监理检查、复检、实验记录、报告；监理日志、监理周（月、季、年）报、备忘录；各项控制、测量成果及复核文件；质量检测、抽查记录；施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工安全事故等报告；工程进度计划实施的分析、统计文件；变更价格审查、支付审批、索赔处理文件；单元工程检查及开工（开仓）签证，工程分部分项质量认证、评估；主要材料及工程投资计划、完成报表；设备采购市场调查、考察报告；设备制造的检验计划和检验要求、检验记录及试验、分包单位资格报审表；原材料、零配件等的质量证明文件和检验报告；会议纪要；监理工程师通知单、监理工作联系单；有关设备质量事故处理及索赔文件；设备验收、交接文件，支付证书和设备制造结算审核文件；设备采购、监造工作总结；监理工作声像材料；其他有关的重要来往文件。
2.5工艺、设备材料（含国外引进设备材料）文件材料
工艺说明、规程、路线、试验、技术总结；产品检验、包装、工装图、检测记录；采购工作中有关询价、报价、招投标、考察、购买合同等文件材料；设备、材料报关（商检、海关）、商业发票等材料；设备、材料检验、安装手册、操作使用说明书等随机文件；设备、材料出厂质量合格证明、装箱单、工具单，备品备件单等；设备、材料开箱检验记录及索赔文件等材料；设备、材料的防腐、保护措施等文件材料；设备图纸、使用说明书、零部件目录；设备测试、验收记录；设备安装调试记录、测定数据、性能鉴定等。
2.6科研项目文件材料
开题报告、任务书、批准书；协议书、委托书、合同；研究方案、计划、调查研究报告；试验记录、图表、照片；实验分析、计算、整理数据；实验装置及特殊设备图纸、工艺技术规范说明书；实验装置操作规程、安全措施、事故分析；阶段报告、科研报告、技术鉴定；成果申报、鉴定、审批及推广应用材料；考察报告等。
2.7生产技术准备、试生产文件材料
技术准备计划；试生产管理、技术责任制等规定；开停车方案；设备试车、验收、运转、维护记录；安全操作规程、事故分析报告；运行记录；技术培训材料；产品技术参数、性能、图纸；工业卫生、劳动保护材料、环保、消防运行检测记录等。
2.8财务、器材管理文件材料
财务计划、投资、执行及统计文件；工程概算、预算、决算、审计文件及标底、合同价等说明材料；主要器材、消耗材料的清单和使用情况记录；交付使用的固定资产、流动资产、无形资产、递延资产清册等。
2.9竣工验收文件材料
工程验收申请报告及批复；工程建设管理工作报告；工程设计总结（设计工作报告）；工程施工总结（施工管理工作报告）；工程监理工作报告；工程运行管理工作报告；工程质量监督工作报告（含工程质量检测报告）；工程建设声像材料；工程审计文件、材料、决算报告；环境保护、水土保持、消防、人防、档案等专项验收意见；工程竣工验收鉴定书及验收委员签字表；竣工验收会议其他重要文件材料及记载验收会议主要情况的声像材料；项目评优报奖申报材料、批准文件及证书。
三、如何做好农田水利工程档案管理
1、明确岗位职责
建立健全档案管理机构，明确人员岗位职责。
按照水利工程档案分类和工程项目进度分工负责，责任到人，健全收发、交接、签字、归档制度和奖惩制度。
2、建设专用库房、购置专用设备
建设与工程项目相适应的、符合规范要求的专用档案库房。
购置档案专用文件柜，配备必要的装订工具和印刷设备，如装订机、裁纸刀、扫描仪、复印机、电脑等。
所需费用可分别列入工程总概算的管理房屋建设工程项目类和生产准备费中。
3、档案工作的起止时间
水利工程档案工作应贯穿于水利工程建设程序的各个阶段。
即从水利工程建设前期就应进行文件材料的收集和整理工作；在签订有关合同、协议时，应对水利工程档案的收集、整理、移交提出明确要求；检查水利工程进度与施工质量时，要同时检查水利工程档案的收集、整理情况；在进行项目成果评审、鉴定和水利工程重要阶段验收与竣工验收时，要同时审查、验收工程档案的内容与质量，并作出相应的鉴定评语。
4、档案工作的职责分工
4.1项目法人的职责
项目法人对水利工程档案工作负总责，须认真做好自身产生档案的收集、整理、保管工作，并应加强对各参建单位归档工作的监督、检查和指导。
项目法人应设立档案室，落实专职档案人员，项目法人的档案人员对各职能处室归档工作具有监督、检查和指导职责。
4.2参建单位的职责
勘察设计、监理、施工等参建单位，应明确本单位相关部门和人员的归档责任，切实做好职责范围内水利工程档案的收集、整理、归档和保管工作；属于向项目法人等单位移交的应归档文件材料，在完成收集、整理、审核工作后，应及时提交项目法人。
项目法人应认真做好有关档案的接收、归档和向流域机构档案馆的移交工作。
工程建设的专业技术人员和管理人员是归档工作的直接责任人，须按要求将工作中形成的应归档文件材料，进行收集、整理、归档，如遇工作变动,须先交清原岗位应归档的文件材料。
5、档案工作的质量把关
水利工程档案的质量是衡量水利工程质量的重要依据，应将其纳入工程质量管理程序。
质量管理部门应认真把好质量监督检查关，凡参建单位未按规定要求提交工程档案的，不得通过验收或进行质量等级评定。
工程档案达不到规定要求的，项目法人不得返还其工程质量保证金。
6、档案工作的信息化建设
项目法人应按照国家信息化建设的有关要求，充分利用新技术，开展水利工程档案数字化工作，建立工程档案数据库，大力开发档案管理计算机软件，提高档案管理水平，为工程建设与管理服务。
7、上报档案管理情况登记表
项目法人应按时向上级主管单位报送《水利工程建设项目档案管理情况登记表》
水利基本建设档案管理情况登记表
项目名称
项目法人
主要设计单位
主要施工单位
主要设备安装单位
主要监理单位
批准概算总投资
万元
计划工期
年月－年月
项目档案资料管理情况（项目法人）
档案资料管理部门
隶属部门
负责人
联系电话
联系地址
邮编
库房面积
档案工作其他用房面积
设备
档案柜架（套/组）
计算机（台）
复印机（台）
空调机（台）
其他设备
现有档案
资料数量
档案正本（卷/册）
资料（卷/册）
竣工图（张/卷）
项目法人代表
（公章）
年月日
注：
此表应于项目开工6个月内报送上级主管单位的档案部门，所有未验收的项目，每年12月30日前均需再次填报。
四、农田水利工程档案的归档与移交
1、归档期限
水利工程档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。
长期档案的实际保存期限,不得短于工程的实际寿命。
《水利工程建设项目文件材料归档范围和保管期限表》（附件）是对项目法人等相关单位应保存档案的原则规定。
项目法人可结合实际，补充制定更加具体的工程档案归档范围及符合工程建设实际的工程档案分类方案。
2、归档责任
水利工程档案的归档工作，一般是由产生文件材料的单位或部门负责。
总包单位对各分包单位提交的归档材料负有汇总责任。
各参建单位技术负责人应对其提供档案的内容及质量负责；监理工程师对施工单位提交的归档材料应履行审核签字手续，监理单位应向项目法人提交对工程档案内容与整编质量情况的专题审核报告。
3、归档要求
水利工程文件材料的收集、整理应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T1182-2000）。
归档文件材料的内容与形式均应满足档案整理规范要求。
即内容应完整、准确、系统；形式应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、竣工图及声像材料须标注的内容清楚、签字（章）手续完备，归档图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T10609.3-1989）要求统一折叠。
工程资料整编内容及具体的归档要求详见第五部分。
4、竣工图
竣工图是水利工程档案的重要组成部分，必须做到完整、准确、清晰、系统、修改规范、签字手续完备。
项目法人应负责编制项目总平面图和综合管线竣工图。
施工单位应以单位工程或专业为单位编制竣工图。
竣工图须由编制单位在图标上方空白处逐张加盖"竣工图章"，有关单位和责任人应严格履行签字手续。
每套竣工图应附编制说明、鉴定意见及目录。
施工单位应按以下要求编制竣工图：
4.1按施工图施工没有变动的，须在施工图上加盖并签署竣工图章。
4.2一般性的图纸变更及符合杠改或划改要求的，可在原施工图上更改，在说明栏内注明变更依据，加盖并签署竣工图章。
4.3凡涉及结构形式、工艺、平面布置等重大改变，或图面变更超过1/3的，应重新绘制竣工图（可不再加盖竣工图章）。
重绘图应按原图编号，并在说明栏内注明变更依据，在图标栏内注明"竣工阶段"和绘制竣工图的时间、单位、责任人。
监理单位应在图标上方加盖并签署"竣工图确认章"
竣工图章（比例1：
1，单位mm）
竣工图确认章（比例1：
1，单位mm）
注：
竣工图章中（XX工程）应在图章制作时，直接填写上工程项目的全称；竣工图章与确认章中的编制单位与监理单位均可在图章制作时，直接填写清楚。
5、声像档案
水利工程建设声像档案是纸制载体档案的必要补充。
参建单位应指定专人，负责各自产生的照片、胶片、录音、录像等声像材料的收集、整理、归档工作，归档的声像材料均应标注事由、时间、地点、人物、作者等内容。
工程建设重要阶段、重大事件、事故，必须要有完整的声像材料归档。
6、电子档案
电子文件的整理、归档，参照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）执行。
7、归档分数
项目法人可根据实际需要，确定不同文件材料的归档份数，但应满足以下要求：
7.1项目法人与运行管理单位应各保存1套较完整的工程档案材料（当二者为一个单位时，应异地保存1套）；
7.2工程涉及多家运行管理单位时，各运行管理单位则只保存与其管理范围有关的工程档案材料；
7.3当有关文件材料需由若干单位保存时，原件应由项目产权单位保存，其他单位保存复制件。
8、归档时间
工程档案的归档时间，可由项目法人根据实际情况确定。
可分阶段在单位工程或单项工程完工后向项目法人归档，也可在主体工程全部完工后向项目法人归档。
整个项目的归档工作和项目法人向有关单位的档案移交工作，应在工程竣工验收后三个月内完成。
9、归档目录
工程档案的归档与移交必须编制档案目录。
档案目录应为案卷级，并须填写工程档案交接单。
交接双方应认真核对目录与实物，并由经手人签字、加盖单位公章确认。
（XXX）工程
档案交接单
本单附有目录张，包含工程档案资料卷。
（其中永久卷,长期卷,短期卷；
在永久卷中包含竣工图张）
归档或移交单位（签章）:
经手人：
年月日
接收单位（签章）:
经手人:
年月日
五、工程资料整编内容及归档要求
1、工程资料整编内容（共3卷）
1.1工程建设管理卷
1.1.1工程设计文件（包括项目建议书、初步设计、实施方案及批复文件）。
1.1.2工程设计批准文件
1.1.3工程招投标文件（招投标文件可单附）。
1.1.4工程合同文件（招标代理、监理、设计、施工）。
1.1.5工程质量监督书、工程项目划分及审批。
1.1.6开工报告审批表。
1.1.7开工报告单。
1.1.8分部工程验收鉴定书。
1.1.9单位工程验收鉴定书。
1.1.10工程竣工验收鉴定书。
1.1.11工程质量评定报告。
1.1.12工程建设工作报告。
……
1.2施工文件材料卷
1.2.1施工图纸、设计变更、施工技术说明及要求、图纸会审记录或纪要。
1.2.2施工组织设计，施工计划、方案、工艺、措施。
1.2.3隐蔽工程验收记录。
1.2.4工程质量评定
1.2.5设备产品出厂资料、图纸说明书、测绘验收、安装调试、性能鉴定及试运行等资料。
1.2.6各种原材料、构件质量鉴定，检查检测试验资料。
1.2.7各种试验报告单。
1.2.8工程施工日志。
1.2.9工程照片。
1.2.10工程竣工图。
……
1.3监理文件材料卷
1.3.1监理合同
1.3.2监理规划
1.3.3监理大事记、会议纪要。
1.3.4建理日志。
1.3.5变更价格审查、延长工期、支付审批、索赔处理文件。
1.3.6监理工程师通知单、批复文件。
1.3.7其他有关的重要来往文件。
2、工程资料归档要求
2.1卷内资料印制要求
2.1.1资料内容也可用微机打印，但签字栏、日期及审查意见一律手填。
2.1.2资料较多时，可分卷装订，但需用代号注明。
2.2卷内资料签字盖章要求
2.2.1卷内资料签字及记录必须用碳素墨水、蓝黑墨水或油墨填写，如用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水填写无效。
2.2.2卷内资料由责任人签字部位必须由责任人签字，如有空缺无效。
2.2.3卷内资料由责任单位签字盖章部位必须由责任单位责任人签字加盖单位公章，缺一无效。
2.2.4卷内资料的填写必须全面真实，并注明日期。
2.3卷皮书写及装订要求
2.3.1各卷封皮一律采用黄色卷皮统一装订，卷皮书写一律采用微机打字。
2.3.2各卷装订完毕后，分卷装入标准档案盒。
档案盒封面或侧面用微机白纸打字后插入夹贴内，其书写字体及型号符合统一要求。
2.3.3归卷整理完整、干净、整齐。
2.4各种资料用纸规格要求：
统一为A4纸。
2.5资料归档要求
2.5.1各卷内必设全套（1~3卷）总目录，卷内目录字体加粗。
2.5.2资料归档必须统一编排页码，用打号机打印。
2.5.3工程验收资料整理归档工作以施工单位为主，建设、监理单位负责把关并提供相应资料。
2.5.4工程项目完成后，对各阶段完成的单位工程资料总卷内目录要清晰、有条理。
单位工程资料总目录样式
××××单位工程资料总目录
序号
资料名称
全卷编号
页数
资料提供单位
日期
（一）
1
2
3
…
（二）
14
15
16
…
（三）
21
22
23
…
档案封皮样式
小型农田水利工程
××××工程竣工资料
第一卷
1-1
工程建设管理卷
自年月至年月
保管期限
本卷共件页
归档号
档案盒正面样式
档号：
×××－×××
××××工程
工程建设管理卷
档案盒侧面样式
档号
××××
案卷题名
××××××××工程（第一卷）
六、农田水利工程档案的验收
水利工程档案验收是水利工程竣工验收的重要内容，应提前或与工程竣工验收同步进行。
凡档案内容与质量达不到要求的水利工程，不得通过档案验收；未通过档案验收或档案验收不合格的，不得进行或通过工程的竣工验收。
1、档案验收人员
各级水行政主管部门组织的水利工程竣工验收，应有档案人员作为验收委员参加。
水利部组织的工程验收，由水利部办公厅档案部门派员参加；流域机构或省级水行政主管部门组织的工程验收，由相应的档案管理部门派员参加；其他单位组织的有关工程项目的验收，由组织工程验收单位的档案人员参加。
2、档案专项验收
大中型水利工程在竣工验收前要进行档案专项验收。
其他工程的档案验收应与工程竣工验收同步进行。
档案专项验收可分为初步验收和正式验收。
初步验收可由工程竣工验收主持单位委托相关单位组织进行；正式验收应由工程竣工验收主持单位的档案业务主管部门负责。
水利工程在进行档案专项验收前，项目法人应组织工程参建单位对工程档案的收集、整理、保管与归档情况进行自检，确认工程档案的内容与质量已达要求后，可向有关单位报送档案自检报告，并提出档案专项验收申请。
档案自检报告应包括:
工程概况，工程档案管理情况，文件材料的收集、整理、归档与保管情况，竣工图的编制与整编质量，工程档案完整、准确、系统、安全性的自我评价等内容。
3、档案专项验收组
档案专项验收的主持单位在收到申请后，可委托有关单位对其工程档案进行验收前检查评定，对具备验收条件的项目，应成立档案专项验收组进行验收。
档案专项验收组由验收主持单位、国家或地方档案行政管理部门、地方水行政管理部门及有关流域机构等单位组成。
必要时，可聘请相关单位的档案专家作为验收组成员参加验收。
4、档案专项验收工作的步骤、方法与内容
4.1听取项目法人有关工程建设情况和档案收集、整理、归档、移交、管理与保管情况的自检报告；
4.2听取监理单位对项目档案整理情况的审核报告；
4.3对验收前已进行档案检查评定的水利工程，还应听取被委托单位的检查评定意见；
4.4查看现场（了解工程建设实际情况）；
4.5根据水利工程建设规模，抽查各单位档案整理情况。
抽查比例一般不得少于项目法人应保存档案数量的8％，其中竣工图不得少于一套竣工图总张数的10%；抽查档案总量应在200卷以上；
4.6验收组成员进行综合评议；
4.7形成档案专项验收意见，并向项目法人和所有会议代表反馈；
4.8验收主持单位以文件形式正式印发档案专项验收意见。
5、档案专项验收意见
档案专项验收意见应包括以下内容：
5.1工程概况。
5.2工程档案管理情况：
5.2.1工程档案工作管理体制与管理状况
5.2.2文件材料的收集、整理、立卷质量与数量
5.2.3竣工图的编制质量与整编情况
5.2.4工程档案的完整、准确、系统性评价
5.3存在问题及整改要求。
5.4验收结论。
5.5验收组成员签字表。
附件：
水利工程建设项目文件材料归档范围与保管期限表
序号
归档文件
保管期限
项目法人
运行管理单位
流域机构档案馆
1
工程建设前期工作文件材料
1.1
勘测设计任务书、报批文件及审批文件
永久
永久
1.2
规划报告书、附件、附图、报批文件及审批文件
永久
永久
1.3
项目建议书、附件、附图、报批文件及审批文件
永久
永久
1.4
可行性研究报告书、附件、附图、报批文件及审批文件
永久
永久
1.5
初步设计报告书、附件、附图、报批文件及审批文件
永久
永久
1.6
各阶段的环境影响、水土保持、水资源评价等专项报告及批复文件
永久
永久
1.7
各阶段的评估报告
永久
永久
1.8
各阶段的鉴定、实验等专题报告
永久
永久
1.9
招标设计文件
永久
永久
1.10
技术设计文件
永久
永久
1.11
施工图设计文件
长期
长期
2
工程建设管理文件材料
2.1
工程建设管理有关规章制度、办法
永久
永久
2.2
开工报告及审批文件
永久
永久
2.3
重要协调会议与有关专业会议的文件及相关材料
永
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