储值卡管理规定.docx

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储值卡管理规定

Preparedon24November2020

储值卡管理规定

储值卡管理办法

为确保储值卡发放流程的准确、顺利，保证储值卡在定制、移交、充值、销售、使用过程中的安全有效，制定本办法。

储值卡的进销存业务通过“会员管理系统”进行管理。

系统由市场部、财务结算中心、各门店服务中心、收银部、财务部相关人员操作，各部门均须配备相应业务负责人，并明确责任。

第一条职能分工

（一）市场部负责储值卡的需求统计、定制、验收、写磁、售后服务（换卡除外），同时负责储值卡全面管理。

（二）财务结算中心负责储值卡的注册、分发、换卡。

（三）信息中心保证会员管理系统的正常运行，及时解决系统出现的问题。

（四）各门店财务部负责储值卡的需求上报、领用，并且监督储值卡的使用；服务中心负责储值卡的销售、问题卡的处理；收银部负责储值卡销售时的收款。

第二条办卡流程

1、内部员工办卡流程（不含服务台人员）：

各门店员工办卡均可到服务台进行办理，主要步骤：

办理人交现金——询问员工编号——办卡人递卡或办理人使用新卡——充卡人录入办理——核对资料——交还办卡人储值卡及电脑小票。

2、服务台员工办卡流程（仅限本店服务台人员）

门店服务台员工办卡均可到服务台进行办理，主要步骤：

办理人交现金——询问员工编号——办卡人递卡或办理人使用新卡——充卡人录入办理——核对资料——交还办卡人储值卡及电脑小票——办卡人登记——授权人签字确认

备注：

办卡授权人不得自行操作该系统为本人办卡；

3、顾客办卡流程：

顾客办理储值卡均可在各店服务台办理，主要步骤：

办理人交现金——办卡人递卡或办理人使用新卡——充卡人录入办理——告知使用方法及注意事项——交还办卡人储值卡及电脑小票

第三条办卡额度授权及监督办法

（1）根据充值额度，操作人员必须为授权人员，不得越级操作，若授权人员或审核人员因调休或外出必须有一方在场方可操作，否则视同违规操作。

（2）审核人员因调休或其他原因不能到场，可按金额升序依次上调审核人员，直到店长级，如：

因前台主管不在可由防损员进行审核；若无监督人和审核人签字，视同违规处理。

（后附《办卡授权及监督登记表》）。

（3）因授权人员不在场，其他人员代操作或代监督、审核，必须在《办卡授权及监督登记表》例外栏上说明原因，并有授权人员签字确认。

第四条储值卡管理业务流程

（一）空白储值卡的定制

1.定制。

市场部根据市场需求，确定空白储值卡的面额及相应数量，并进行设计定稿（卡面的内容、卡号的准确、卡的磁性）。

2.验收。

市场部负责按批次随机抽检10张空白储值卡。

3.保管。

市场部负责空白储值卡的保管，并建立《空白储值卡库存登记表》（附件2）。

（二）充值交付

1.储值卡申请。

各门店制定次月储值卡需求计划表，由财务部于当月5日前报财务结算中心。

2.卡号注册。

每月8日前，财务结算中心根据储值卡需求和市场部提供的卡号，注册相应的储值卡信息，制作《储值卡注册单》（附件3）一式两联，一联由财务结算中心记账，一联交市场部留存。

3.刷卡写磁。

信息中心根据财务结算中心提供的《储值卡注册单》进行刷卡写磁，于当月22日前完成（遇中秋、春节两大节日，提前1个月内分批完成）。

在刷卡写磁前应核对每盒储值卡的初始卡号，并在刷卡写磁充值后进行复核，以核实卡号的准确性，复核率须不低于5%。

对无法刷卡写磁的废卡，由财务结算中心制作《储值卡注销单》（附件4）一式两联，财务结算中心与市场部各存一联，分别进行注销、封存。

4.交付财务结算中心。

市场部与财务结算中心在《储值卡部门交接单》（附件6）上签字后，将已充值的储值卡交付财务结算中心。

财务结算中心以《储值卡部门交接单》作为记账凭证，根据此表进行入账，形成储值卡的库存。

财务结算中心核实已写磁储值卡与《储值卡注册单》数量是否一致，于每月24日前入账。

（三）门店领用及保管

门店每月25日起到财务结算中心领用本月储值卡。

财务结算中心根据门店报送储值卡需求，制作《储值卡申领单》（附件7）一式两联，一联由财务结算中心留存记账，一联由门店留存记账。

清点后的储值卡，须在包装后加上封条，至分店后存入银库，由两人以上共同启封。

服务中心到财务部领用储值卡时，须制作《储值卡申领单》，一式两联，一联由门店财务留存记账，一联由服务中心留存记账。

每日下班后，服务中心须将剩余储值卡加封，存放于银库。

（四）门店销售

1.门店服务中心人员制作《储值卡售卡单》（附件8）（一式两联，一联由服务中心记账，一联由收银部记账），并根据顾客要求的支付方式选择“开通类型”。

2.顾客持《储值卡售卡单》到指定收款台，收银员根据其支付方式进行收款，再在前台销售管理系统的外挂程序中操作，门店服务中心收取顾客带回的已盖章的《储值卡售卡单》，并在会员管理系统中确认储值卡已付款，再发放储值卡。

3.门店财务部、收银部每日与服务中心核对单据、收款额。

4.因系统问题或顾客要求改变储值卡面额等原因需作退卡处理的，门店服务中心应首先确认储值卡无消费记录，方可填写《储值卡退卡申请表》（附件10），经门店总经理签字后，制作《储值卡退卡单》（附件11）进行处理。

未经审批，门店服务中心不得私自进行退卡处理。

（1）储值卡已发放时，作退卡操作，应选择“真正退回”，并将储值卡统一交予信息中心处理后，方可再次销售、使用。

（2）储值卡尚未发放时，作退卡操作，应选择“冲红”，方可再次销售。

（五）库存盘点

每月23日由市场部负责空白储值卡进行盘点，财务结算中心、门店财务部、门店服务中心负责对保管的储值卡进行盘点，并详实填制《储值卡盘点表》（附件9）。

公司安排相关部门对储值卡库存状况进行随机抽检。

（六）补磁、重写、换卡

门店服务中心负责问题卡的处理，填制《问题储值卡登记表》（附件5）以收取顾客的问题储值卡，并统一交予信息中心处理，收到顾客储值卡的日期至通知顾客领取的日期，不能超过5天，禁止门店由顾客直接到公司自行处理。

1.储值卡磁力减弱导致无法正常使用或卡号出现错误时，门店服务中心负责将问题卡统一交予信息中心处理，并填写《储值卡补磁登记表》（附件12）或《储值卡重写登记表》（附件13）。

2.储值卡因磁条损坏、卡面折断等原因导致无法使用时，门店服务中心负责将问题卡统一交于公司处理，先到财务结算中心更换无卡号的空白储值卡，并填写《储值卡更换登记表》（附件14），再由信息中心进行重写。

《储值卡更换登记表》一式两联，财务结算中心与信息中心部各存一联。

更换掉的储值卡由信息中心封存。

3.重写前操作人员，须查看受理期间此储值卡是否仍有操作，如消费、补磁等，确认没有后方可操作，否则，须落实原因后，再进行相关处理。

（七）储值卡回收

储值卡金额消费为空后，收银员将其收回，在磁条上打孔并剪断作废。

如顾客不同意交回储值卡，须在储值卡磁条处作打孔处理后，再交予顾客。

注意事项：

●储值卡业务流程中的所有表格须按要求填写完整，并严格审批流程。

●储值卡销售的支付方式不受限制，包括银联卡、支票等，并不得收取手续费，款到帐后方可开通。

●第七条收银员受理储值卡支付时，须先刷卡，再输入版面卡号，核对储值卡版面卡号与系统卡号一致后，方可收款。

●第八条顾客用储值卡支付时，须在发票上盖“储值卡消费部分不作报销凭证”章。

●第九条储值卡不记名、不挂失、不兑现、逾期作废。

●第十条违反以上条款者，视情节轻重，处以50—200元不等罚款。

●第十一条本办法自发布之日起执行，本办法最终解释权归和丰园水果精品超市所有。

附件：

1.《储值卡发行流程》

2.《空白储值卡库存登记表》

3.《储值卡注册单》

4.《储值卡注销单》

5.《问题储值卡登记表》

6.《储值卡部门交接单》

7.《储值卡申领单》

8．《储值卡售卡单》

9.《储值卡盘点表》

10.《储值卡退卡申请表》

11.《储值卡退卡单》

12.《储值卡补磁登记表》

13.《储值卡重写登记表》

14.《储值卡更换登记表》

和丰园精品水果超市

附件1：

储值卡发行及售后流程

附件2：

空白储值卡库存登记表

金额

数量

日期：

日期：

日期：

日期：

日期：

进/出

余

进/出

余

进/出

余

进/出

余

进/出

余

200

箱数

张数

500

箱数

张数

800

箱数

张数

1000

箱数

张数

箱数

张数

附件3：

（系统单据）

储值卡注册单

时间：

单据号

面值（元）

起始卡号

终止卡号

数量（张）

录入日期

记账日期

财务结算中心：

市场部：

附件4：

（系统单据）

储值卡注销单

时间：

单据号

面值（元）

起始卡号

终止卡号

数量（张）

备注

记帐日期

财务结算中心：

市场部：

附件5：

问题储值卡登记表

接收日期

顾客卡号

现余额

顾客签名

联系电话

经办人

返还日期

现余额

顾客签名

经办人

备注

附件6：

储值卡部门交接单

日期：

单张面额（元）

起始卡号

终止卡号

制卡数量（张）

实际数量（张）

合计金额（万元）

备注

合计

财务结算中心：

市场部：

附件7：

（系统单据）

储值卡申领单

单据号：

打印时间：

发卡单位：

发卡部门：

申领组织：

申领部门：

面值

起始卡面号

结束卡面号

数量

金额

申领数量：

申领金额：

发卡人：

申领人：

附件8：

（系统单据）

储值卡售卡单

单据号：

打印时间：

记账时间：

售卡组织：

售卡部门：

卡面值

卡面号

数量

金额合计

销售额：

支付方式：

制单人：

收款员：

顾客：

附件9：

储值卡盘点表

日期：

卡面值

卡号

库存数量

库存金额

实盘数量

实盘金额

盈亏数量

盈亏金额

合计：

盘点人：

监点人：

附件10：

储值卡退卡申请表

门店：

日期：

卡面值

卡号

数量

金额

合计

退卡

原因

经办人：

财务部经理：

总经理：

附件11：

（系统单据）

储值卡退卡单

单据号：

打印时间：

售卡组织：

售卡部门：

引荐人：

卡面号

发行面值

备注

接受人：

收款人：

顾客：

附件12：

储值卡补磁登记表

年月

日期

门店

顾客卡号

金额

制卡人

领卡人

备注

附件13：

储值卡重写登记表

年月

日期

门店

原卡号

现卡号

余额

制卡人

领卡人

附件14：

储值卡更换登记表

日期

门店

卡号

余额

信息中心经办人

结算中心经办人

领卡人

换卡

原因

年月