办公室业务学习系列资料.docx
《办公室业务学习系列资料.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《办公室业务学习系列资料.docx（10页珍藏版）》请在冰点文库上搜索。
办公室业务学习系列资料
办公室业务学习系列资料之一
第一讲公文格式及常用公文写作
【前言】本讲内容主要包含以下三部分内容，拟分三期发给各位综合办公室从业人员组织学习并作为考试依据，后附本讲考试样卷，请大家妥善保存。
一、公文格式及要点解读（附考试样卷）
二、常用公文种类和写作要点
三、应用性公文及写作要点
第一部分公文格式及要点解读（附后）
办公室业务学习系列资料之二
第二部分常用公文种类和写作要点
根据《中铁五局一公司公文处理实施细则（试行）》（公司办〔2012〕225号），公司常用的公文种类有：
（一）决定
【定义】对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”。
【写作要点】决定的正文通常由原因和事项两部分组成。
原因部分写明决定的根据，最后归纳为“……特作如下决定”。
事项部分则写明决定的内容；如果是规定的决定，还要提出希望或要求。
但奖惩性的决定则可分成四部分，即被奖惩者的基本情况、被奖惩的事迹或事实、奖惩的依据、具体的奖惩决定等。
依据决定内容多少，具体写作时一般有三种结构形式：
一是分段式。
适用于内容比较简单的决定。
按内容分段，每段说清一个问题，或一个问题中的一层或几层意思。
二是篇段合一式。
适用于内容单一的决定。
特点是文字单一，不分段落，一气呵成。
三是分条列项或小标题式。
适用于内容较为复杂的决定。
或者分条列项，或者标出小标题，各自相对独立，合组成一个整体。
不同类型的决定，由于事项不同，写法上也略有差异。
一般用于奖惩性的决定，多采用篇段合一式或分段式；而用于法规性或部署指挥性的决定，则多采用小标题式或分条列项式。
决定的写作要点：
一是把握好结构，详情如上；二是处理好决定中的议论和说明性文字。
对内容比较复杂的决定，表达上应当以说明为主，适当结合或穿插些议论。
说明是用来表达决定的具体内容、事项与要求；议论则通常写在全文或每一部分、每一段落、每一层次的开头，用来提出观点、提示重点。
三是处理好文字的长短、详略安排。
决定正文的长短、详略安排，应该结合决定的内容来全盘考虑、合理搭配。
一般而言，就长短来说，指挥性的决定，内容一般都较为复杂，文字也就较长；而知照性的决定，由于内容单一，文字就比较简短。
就详略而言，对知照性的决定，原因部分一般需要写得详细一些，而事项部分相对就简略点；反之，指挥性的决定，原因部分就可相对简略一些，而事项部分则要求详细一点；奖惩性决定中，叙写先进或错误事实的文字详一些，奖惩依据或决定事项相对就简略一点。
（二）通知
【定义】发布规章、转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级的公文，传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项，任免和聘用干部，用“通知”。
【写作要点】通知这种公文定义比较长。
我们知道通知是我们天天看到的公文，就是要求下级或者让大家都知道这么一个文种。
它的特点是广泛性、周知性、时效性。
运用得非常广泛，一般都是用来让大家都知道的，同时它的时效性非常强，通知一件事情往往都是在多少天之内要做的事情。
那么通知我们可以说任何一个会写文件的人都会写，但是通知也有它的固定格式和要求。
通常用红头和不用红头。
先看看不用红头的通知写法。
公司内网通知公告栏经常会有通知，一般不用红头。
举个例子，我看到有单位通知定于哪天召开项目领导班子会议，请班子成员和各部门负责同志参加会议，然后后面请大家欢迎光临。
这是刚入职的大学生写的。
我们说在一个工作单位，它通知开一个严肃的会议必须是一个请准时参加。
那么通知当中常犯的错误我把它概括为几个方面。
一个是我们说发布指示安排工作的同时在结尾的地方都要提出贯彻执行的有关要求，比如说要定于哪天召开什么会议，请什么什么人，准时出席。
这就是贯彻执行的有关要求，你不能说欢迎光临，那就是欢迎光临你也可以不光临。
有的同志写的时候就忽略了这一点，就光写哪天哪天召开什么会议，嘎然而止没有了。
你通知我是让我参加还是就让我知道一下呢？
这个意思不明确。
再一个就是时间、地点、对象、什么事、为什么？
这五个“W”在通知当中应该都一般要写全而有的同志往往写不全，写了会议通知时间、地点、请什么人参加了，但是为什么事情开的呢？
为什么事情而开这个会呢？
没有。
一般应该写为贯彻落实什么什么精神，决定召开什么会议，这就把为什么和什么事交代清楚了，所以常见的第二个错误就是五个“W”要素不全。
常见的错误还有一个就是有的把通知和通告混为一谈。
通知是通知要做的事情，通告是告知的意思。
把要做的事情和仅仅得知就可以的事情也混为一谈也容易出现笑话，这个也是需要防止的事情。
下面讲用红头的通知。
人事任免和聘用干部大家常见的通知。
另外，公司安排什么活动，比如推行精细化管理什么的，下发一个管理制度和办法，都可以用通知的形式行文。
公司内网公共文件柜里有现成的范文，可以找来对照看看。
（三）通报
【定义】表彰先进，批评错误，传达重要指示精神或情况，用“通报”。
【写作要点】通报是什么意思呢？
通报这样一种文种是上级把有关的人和事告知下级这样的一种文种，通报的运用很广，可以表扬好人好事，批评错误和歪风邪气，通报应引以为戒的恶性事故，也可以用来传达重要的情况以及各单位需要知道的一些事项。
通报的目的是为了交流经验、吸取教训、教育干部、推动工作。
通报一般按照内容分为三类，表彰性通报、批评性通报和情况通报。
通报的写作通常没有什么特殊的要求，就是把你需要告知的事情讲清楚，用最简洁的语言把事情讲得最清楚，这就是一个好的通报，不管是表彰得也好、批评得也好情况通报也好，都是这样的。
另外一个要注意写通报的时候还不能仅仅是把事情说完了就完了，一定要总结几条经验教训来教育大家，这就是通报的基本要求。
（四）报告
【定义】向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见和建议、答复询问、报送行政规章备案，用“报告”。
【写作要点】报告都是属于上行文，是下级对上级的情况汇报。
一般产生于事后，一件事情做完了报告一下，也有是在时间比较长的这样一件工作过程当中阶段性地汇报情况，进展如何，我们解决了哪些困难还可能出现什么困难。
有什么经验，存在什么不足？
这是说报告它是下对上的，是事后的或者是事中的，它不可能是上对下的，也不可能产生事前，这是报告的一个基本原则。
报告的写作分为几个部分：
第一部分，报告原由，报告什么事情在开头要有一段话，导语俗称帽子，要有一个帽子，我们关于什么事情做一个报告，下面是正文部分。
把需要报告的事情的原尾、工作的过程、收获体会、效果一条一条列出，最后还要有一个归纳总结，对这一项工作，这个问题的解决结果如何，我们做了一个分析，它有没有实现我们既定的目标。
有没有创新，有没有克服哪些始料未及的困难，有没有哪些值得总结、带有规律性的认识和体会。
报告要写好需要注意这么几个问题，一是立意要新，要提炼主题，应该在占有大量材料的基础上进行分析研究，归纳观点，从中提炼出能够反映事物本质的、带规律性的报告主题。
报告要有灵魂就在于立意是不是新。
第二个，内容要实，要真实，要具体，不能仅仅应用概括的语言、简单的讲一下过程，然后讲很多理论性的评述性的一些事件，这不是报告的写法，报告主要是把事情原原本本的过程和它的真实发生的具体细节进行归纳、总结、描述，所以内容要实。
第三重点要突出，报告里写的内容一般都比较多，但么在诸多的环节、细节当中，我们要突出最重要的东西，浓墨来写重点，使人看后能够得要领。
第四，报告要符合文体要求，不能混同于请示。
我们说请示主要是需要领导决定、决策的。
报告则是像领导通报工作情况，所以报告当中不能夹带请示就像请示当中不能夹带报告一样。
（五）请示
【定义】向上级机关请求批示、批准，用“请示”。
【写作要点】首先搞清楚什么是请示呢？
请示是下级机关向上级机关请求对某一项工作、某一个问题做出指示，对某一项政策界限给予明确，对某一些事情予以审批、批准使用的一种请求性的公文。
请示分为三种，一个是请求指示性的请示，第二种请求批准性的请示。
第三种是请求批转性的请示。
就第一种而言，是为了上级给一个明确的指示而请示的，就第二种而言希望上级批准某一件事情而做的请示。
就第三种而言是希望我这个意见批转其他有关的单位和部门而做的请示。
请示必须具备四个条件：
第一个，必须是下级对上级的行文，不能说平级之间我请示你，更不能说上级对下级的请示。
第二，请示的问题需要是自己无权作出决定和处理的，自己有权决定、职责范围之内的事情自己就应该依法依规作出决定而不应该请示，只有自己无权才需要向上请示。
第四必须是上级有权作出的决定，这样的请示。
就是是自己或者单位向上面请求决定批准，而上级又具有这方面职权的这样的事项。
第四个是上级有权作出决定的。
请示写作当中经常出现一些不当的情况，一个是没有按照“一事一请示”的原则，请示必须是一件事情单独写一个请示而不能把几件事情写到一起，我们经常看到一些请示把几件事情放在一起领导让领导决定，他觉得这样可以省一些领导的心，其实这不符合公文原则的。
请示这样的公文它规定了必须是一件事一请示。
第二个请示要求的太高，比如要求公司给本项目增加定员编制，如果你请示上面增加1－2个名额也许是合适的，那你提出增加10个那要求太高，这个是一个常见的错误。
第三个请示当中夹带报告，所谓报告我们前面讲了，就是一件事情需要怎么做，做完了，我们向上做一个汇报。
在请示当中就不能有汇报的内容，汇报报告它是让领导知道就行了，而请示是要领导作出决定，进行批准或者是不批准，所以请示夹带报告让领导无所适从。
第四个请示给领导答复的时间有的过紧，我们经常遇到一些情况，自己本单位写请示修修改改，领导批准、忙活了半天，从星期一忙到星期五，到星期五这个请示出手了，报到上级机关去了，要求上级机关在下周一之前要作出决定，虽然你可能在请示里面没有明确说请领导在下星期一之前作出决定，但是你这里讲的事情，你星期二要开什么会议，请领导来出席并讲话，那么领导星期二要参加你的会，星期一必须作出决定，作出决定还要准备好明天的讲话，给领导的时间就过紧了，这个也是经常出现的一个漏洞。
请示的写作看似简单，实际上是一件十分艰巨的任务，要使请示写得好，能够到领导那边顺利地得到批准，写作技巧也是必不可少的，首先必须对事情的来龙去脉了解清楚，对需要领导决定的事情自己拿捏得比较准，可能性很大，才能给领导请示。
如果完全就是不可能的事情，那么这个请示暂时就不具备条件写。
请示要有明确的指向，是一就是一，是二不要让领导觉得一和二都可以，要非常明确，所以要对情况了解，要了解自己单位的情况，了解这件事情的需求的情况，还要了解领导决策的情况。
这是请示的写作。
（六）批复
【定义】答复下级机关请示事项，用“批复”。
【写作要点】批复这个文种是用于答复下级机关请示事项的回复性公文，就是对应请示的这个文种的就是批复。
它要发这样的文件，它是针对的是请示作为条件的。
批复的特点是针对性、回复性、权威性，所谓针对性就是有来有往，下级请示上级，上级就是要有批复，批复不能盲目地讲其他问题，只能针对他请示的问题来起草批复，弦外之音不能有。
第二呢是回复性，和针对性相不同的就是请示里面提到的事情，应该是有问有答，有问必答，这就是它的回复性，不能说在请示当中这件事情它用几句话来概括讲的这件事情，我们要一事一请示，但是我们说一件事情它都是由若干件小事情组成的。
比如说一个铁路项目部请示公司要增加一个架子队，那么增加机构肯定和增加人员是在一起的，那么增加这个机构就增加几个人员编制，这个不算这个在一个请示当中夹带别的事情两件事情放在一起请示的，不是的，这还是一事一请示。
那么你回复的时候，批复的时候是也针对性，同意他设这个机构，定员定编也同意，我觉得这样的批复他就没有满足我们所的第二个特点的要求，回复性。
它里面说了我增加这个机构，其中要有几个编制，这是一件事情当中的两件小事情。
那么你回复的时候也要讲清楚，同意设立这个机构，同意设置几个定员，这就需要回复性，每一条都是要有回复。
权威性就是既然是上级机关它就有上级机关的职权，有权就要体现权威性，在起草文字措辞的时候，不能用协商式的方式。
比如他要增加一个架子队，增加几个定员，你说目前公司定员定编控制得很严，是不是考虑以后再提这个问题，这就不是权威性的语言，你应该怎么说呢？
现在公司暂不同意增设这个架子队，那么人员就不用提了，机构都不同意了，所以人就不同意了。
或者也可以说，机构同意设，但是定员编制比他报的要减少一半，这个也是一种权威性的一种批复，这是批复的三个特点。
我们讲批复分为两类，一类是审批性的批复，就像我刚才说的，这个申请增加编制机构，那么你要审批同意了，不同意了要做批复，还有一种是指示性的批复。
他这件事情来请示你我该怎么做？
比如发生了群体性突发事件，我们也是以项目属地管理为主，但是达到一定大的规模它需要向上请示。
那么下级请示上级，我们采取何种手段来阻止，你就是要指示它采取这个沟通做思想政治工作的方法处理，尽量不要使事态过大，要慎用警力，要如实地面对媒体，这些都是你的指示，这也是一种批复，叫指示性批复。
写批复要注意的几个问题，一个是行文针对性。
刚才已经说了，下级请示什么事情，上级就应该批复什么事情，不能顾左右而言其他。
第二，批复的观点要明确，上级的态度要明朗，不能过于原则，更不能模棱两可，使得下级无所适从、无所遵循。
第三，批复要及时，久拖不决不是办法，要在尽短的时间内。
如果时效性很强的必须迅速当即批复，如果还需要研究一下又容许，时间允许研究一段时间的话也要尽快做出决定、做出批复。
第四，批复的行文要言简意赅，一般来说批复不需要论述，更不需要举例，不需要举这个案例，说人家怎么做的你也可以考虑怎么做，人家怎么怎么做的，这不叫批复，这叫行政指导。
行政指导一般可以通过谈话的方式，没有必须采取公文的方式。
那么作为公文的批复要言简意赅，怎么言简意赅呢？
最好的办法就是直接讲你的意见。
你是批复性的，你是审批性的，你就同意还是不同意，同意什么方案，不同意什么方案。
你是指示性的那你就讲出你的观点，这样既没有论述也没有阐述你的观点，更没有穿靴戴帽，那么文字就简单了。
这是讲的批复。
（七）函
【定义】平行机关、不相隶属机关之间商洽工怍、询问和答复问题。
向有关主管部门请求批准，用“函”。
【写作要点】公文当中的函是不相隶属这个关系的单位相互之间商洽工作的这么一种文种。
从广义上来讲，就是信件，它是人们传递和交流信息的常用的一种书面形式，但是作为公文的函就超出了这样一种书信的范围，它不仅用途广泛，而且最重要的是它具有法律效益，就不能认为公函不是公文，它同样具有公文权威性。
函的特点一个是沟通性，一个是灵活性，第三是单一性。
一份函一般只写一件事情。
这些函件应该注意的问题，要严格按照公文的格式来写，并不是像家庭信件那样随便地写。
函的写法以陈述为主，主要是把商洽的工作、咨询的问题和答复的问题向有关需要请求批复的事宜写清楚就可以了，语气要恳切、态度要谦逊、语言要朴实。
项目部常见的请当地公安接洽爆破物品事宜，就可用公函。
函的结尾一般常用“即请函复，特此函达（此复）”等等的习惯用语，有的时候也可不用。
（八）会议纪要
【定义】记载、传达会议情况和议定事项，要求有关单位共同遵守、执行，用“会议纪要”。
【写作要点】下面我们讲会议纪要的写作。
实际上会议纪要也是一种应用性公文。
我们常说开了会之后要做一个纪要，它主要是给参与会议单位作为交流情况和存档用的，如果我们这个会议的情况要向外进行传播就需要另一种文体，就是我前面说的简报的会议专题简报的这种方式。
那么会议纪要它是用于记载传达会议情况和议定事项这样一种功能的文字材料，会议纪要和会议记录不同，一个会议既要做记录又要做纪要，记录是把每一个人发言的内容，有条件地把每一个字都记下来不需要进行整理，不需要讲究它的逻辑性、它的语言是不是顺畅，只要如实记录下来作为备查就可以了。
而纪要则是在会议整个记录的基础上，去掉繁杂的、重复的，把里面的内容进行整体、梳理，把最后形成的决定概括出来，所以会议纪要比会议记录要短得多。
会议纪要也有容量大的也有容量小的两种，容量大的会议纪要主要是一些重要的研究决定问题比较多的会议所纂写的纪要，可以写得长一点就把每一个决定的事情都分别进行论述。
那有很多会是由单向决定一定事情那么就可以简短一点，只要把问题说清楚，决定讲明白就可以了。
1．写会议纪要须掌握的要领
（1）抓中心，抓要点
写会议纪要需要掌握这样几个要点，一个是抓住中心、抓住要点，听了半天的会，你要能够掌握会议的中心思想是什么？
它是讨论的什么问题，这个问题怎么来解决的？
最后议定了哪几条，抓住了中心思想、中心问题和中心工作，才能写好会议纪要。
对会议的主要内容要进行梳理、不能像豆腐干一样罗列，而是要按照重要性的程度来进行排列。
要把反映中心思想的、表述中心任务的放在前面，按照重要程度来进行排列。
（2）反映会议的全貌
第二个要注意的问题是要能够反映会议的全貌，要概括会议的共同决定，凡是没有形成一致意见的，如果是重大问题就需要写明分歧所在，如果没有达成一致意见但不是重大问题，一般性次要问题的可以在纪要里面不写。
（3）掌握和运用公司制度办法的相关规定
写会议纪要还要把握第三个要点就要掌握和运用公司制度办法的相关规定，对会议进行概括，要用这样一条红线来贯彻会议纪要的写作。
体现有高度，体现公司层面的相关政策性和严肃性。
（4）注意开头语
第四个要点就是在写作的时候为了使得我们的数据具有可看性，我们可以把一个观点用一个“会议认为”，另一个观点用“会议指出”，再一个事情的决定可以说“会议强调”，有些可以用“与会人员一致表示”这样一些词语来做每一个问题、每一个段落的开头语，这样也可以使人看起来以后层次非常清楚。
而且有的时候还能起到强调的作用。
（5）区别介绍性文字与引用性文字
还要注意一个问题，就是介绍性的文字写的人可以灵活叙述，但是属于引用别人讲述的内容必须忠实于发言者的原意，我们不能随便地来改他的意思，也不能随便地增加他的内容，就是会议没有讨论到的事情，人家没有讲的话，你在纪要里面不能写进去，不能根据你的想象他讲了上半句你帮他写上半句，这不是写小说、编故事，他如果讲上半句，下半句的结论没有出来那么这就不形成结论，不能因为我们的推断来意会，来默会。
（6）区分大小型会议
写会议纪要还要区分小型、大型这个两种会议，小型的会议侧重于写会议发言和讨论的情况。
扼要地介绍一下讨论的过程，然后列出决议的事项就可以了，大型的会议纪要内容比较多，那么除了开头有一个导语，就是综合地介绍一下发言的情况、讨论的情况，还要分正文三个内容。
就是要分标题列出决定的内容，决定的第一件事情是什么？
决定的第二件事情是什么？
分别列出决定的内容。
当然，大型会议的写纪要也可以有不同的写法。
一种是叙述式，就是按照会议的进程，第一部分讨论什么东西，第二部分讨论了什么事情，这么一步一步地写。
也可以横过来把会议最后决定的几件事情做出一个标题，分别加以论述，就是不按时间顺序来写了。
还有一种也可以按照发言记录式记录，就是第一个某某领导讲，第二个某某某书记讲，第三个某某某部门的负责人讲。
按照发言者发言的顺序来进行写作。
当然他绝不是会议的记录，而是经过整体、梳理、精炼了很多的，是要有逻辑性很强的表述，跟口语表达完全不一样。
虽然还是在这个人的名下，但是是经过整理的，是有逻辑脉络的，这是三种比较大型会议纪要的写法。
2．会议纪要之外的本领
（1）对会议的主题、会议研究的内容要有了解
我们写会议纪要还要掌握一些会议纪要之外的一些本领，首先我们对会议的主题、会议研究的内容要有一个了解。
如果你对开什么会不了解，仅仅是靠听会这么一段时间整理出很精当的会议纪要就比较难。
你听下来以后你肯定会觉得有一些讲的观点你不了解它的背景，它的前因后果，你又要去翻一些资料，所以会后的一些工夫就要多花一些，如果你事先了解了就在做记录的时候就只记有重要性的观点，不需要把所有讲的内容都记下来，就是只记什么呢？
就是只记对写纪要有用的那些文字，因为一般重要的会议一般会有2个以上的人参加做这个秘书性工作，一个人负责记录，一个负责写纪要。
这个写纪要的人你事先掌握了会议主题要讨论内容的一些背景，可能会达成什么共识、决定什么事项，有一个比较深入的了解。
你在听会的时候你就把这些内容就可以有选择地做记录，而不需要面面俱到的记下每一句话，而腾出时间来思考哪些是重要的，哪些是不重要的，这样会议一结束，你脑子里面已经基本形成了这个纪要的框框、轮廓和基本的内容、主要脉络。
（2）对参与会议的人员事先要有了解
第二要对参与会议的人员事先要有了解，是哪位领导主要领导出席还是副的出席，各部门可能是哪一位领导出席，这一些人他平时的观点你掌握不掌握，这些人他在会议当中可能会提出什么比较尖锐的观点，是不是会产生对立的情绪；这些你事先如果有了解了，这对写好会议纪要也是有用的。
（3）要有高度的概括本领
那么会议纪要的第三个就是要有高度的概括本领。
这个也需要平时积累锻炼的，开半天会记录下来的内容那是好几万字，在好几万字当中你要把它概括部出一两千字甚至更短的会议纪要，因为多数的会议纪要是一二千字、二三页纸，这样的会议纪要如果你没有平时的思维锻炼和工作实践的锻炼，那么你就很难从里面抽出重要的东西来，把握住核心的内容，特别是决定的事项要写得准确，符合会议的原意。
这个是第三要注意的问题。
（4）会议纪要完成之后，要按照程序送给有关负责领导人审阅
第四个是写好会议纪要稿子之后，要按照程序送给有关负责领导人，要他审阅，不是你写完了以后就可以发了。
会议纪要一定要送给领导，有的是分管领导，有的是管会议纪要的定稿；有的是主要领导，领导要修改签字，如果领导没有修改签字，这个会议纪要是不能发的。
（九）议案（可不考虑此文种）
【定义】各单位行政按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议的事项，用“议案”。
公司办〔2012〕225号文件中的定义有误。
【写作要点】议案的正文包括提出议案的案由、案据（理由）和解决方案三个要素。
此种公文公司目前没有用处，公文处理办法规定有误。
这里介绍一下提案，用于职工代表大会的文种，每年职代会前公司工会向职工征集的提案就是这类型的内容。
注意事项：
一是撰写议案既要目的明确，又要理由充分。
二是议案的文字、语气都得平和、简洁，切忌用咄咄逼人的命令口气。
三是准确界定文种内涵。
首先，议案不等于提案——议案用于各级人民代表大会或其常务委员会，提案则用于各级职工代表大会。
议案与提案有联系也有区别。
其联系是：
这两个文种都是用于集体开会时向会议提出的意见或建议。
其区别在：
议案用于人大代表们向人大会议所提的意见与建议；提案则用于职工代表向职代会所提出的意见和建议，对其他会议所提的意见与建议有时也称为提案。
议案的约束力相对要更大一些。
其次，议案不等于方案——议案可以用方案的形式来表现，但“方案”还可以作为一种事务性文书，用于计划性的总体筹划，二者应予鉴别。
再次，议案与建议也有区别：
议案的内容涉及重大问题，并且有一定的呈文程序；建议则适用范围较广，事无巨细，均可提出建议。
（十）公告、通告（基层各项目部用得少）
【定义】宣布重要事项或法定事项，用“公告”。
在一定范围内公布应当遵守或周知的事项，用“通告”。
【公告写作要点】公告适用于向一定范围宣布重要事项。
其主要特点是：
（1）郑重性。
从制发机关看，公告只限于公司两办以及公司授权的部门或单位，一般的单位和部门不能制发公告。
公告是公开告知而且是郑重宣布的，是极为郑重严肃的事，其内容必须是重要事项。
这一文种是不能随意使用的。
（2）周知性。
公告是一种公布性公文，一般通过报刊、电台、电视等媒体告知有关方面。
其知照范围的广泛，是其他文种所不能比拟的。
（3）新闻性。
有相当一部分公告，是向外迅速及时地报道新近发生的重大事件，而且公告事项一般不起指令作用，主要是知照其事，这一点与新闻消息极为相似，所以说公告具有新闻性的特点。
公告的写作要领：
公告的标题，以下列两种写法居多：
一种是发文机关名称加文种，另一种是只写“公告
升级会员 