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讲义

三级秘书考证

一、秘书资格证的性质

秘书资格证是1997年劳动保障部推出的第一个全国统考秘书职业资格证书，也是秘书行业的入门标准证书。

此秘书资格证具有普遍认可性，一般公司和企事业单位的文秘招聘都以拥有此证书为基本标准。

它分为五级、四级、三级和二级和涉外秘书五个等级。

考试一般是一年两次，主要在五月和十一月分别有一次。

二、内容

1、秘书职业考核的内容以《秘书国家职业标准》和《秘书国家职业资格培训教程》为依据。

2、秘书职业考核的内容包括职业道德、基础业务素质、案例分析、工作实务等四个基本内容。

考试分为两套试卷，每套试卷各占100分。

第一段包括职业道德和基础业务素质两个部分（时间：

90分钟）。

第二段包括案例分析（2题）和工作实务（3题）两个部分（120分钟）。

第一套卷子理论知识（职业道德和基础业务素质）

项目

三级秘书

基

本

要

求

职业道德

10分

基础知识

20分

会议管理

20分

事务管理

25分

文书拟写与处理

25分

第二套卷子专业能力（案例分析和工作实务）

项目

三级秘书

基本

要求

会议管理

30分

事务管理

40分

文书拟写与处理

30分

（1）职业道德：

共25小题。

分为单选和多选。

【分析】这个部分不需要复习，几乎没有需要具体识记的内容，只要按照自己平时积累的常识如实作答即可。

1、在我们的社会生活中，经济条件比较好的人和经济条件比较差的人交往，前者不能带有优越感看不起后者，后者也不能带有自卑感，感到低人一头。

这是人际交往中（A ）。

A、平等原则的要求 

B、互助原则的要求 

C、功利原则的有求 

D、谦让原则的要求 

2、下列说法中，包含着创新思想的是（A ）。

A、“与时俱进” 

B、“礼之用，和为贵” 

C、“民为邦本，本固邦宁” 

D、“见利忘义” 

3、正确的义利观，在现实条件下的选择是（B ）。

A、见利思己 

B、见利思义 

C、嘴上讲义，行动上讲利 

D、行小义，得大利 

4、诚实劳动是劳动者（ABCD ） 

A、素质高低的衡量尺度 

B、人生态度的外在反映 

C、实现人生价值的重要手段 

D、立身处世的基本出发点 

（2）基础业务素质：

共100题。

其中60道单选，40道多选，都是1分1题。

【分析】第一卷测试的主要是识记和理解能力，而对分析能力和综合能力要求较低（主要在二卷中测试）。

举个例子，

在制定计划时应遵循的原则是（C）

A明确权限B督促检查C实事求是D监控应变

【分析】这种题目考的就是你的记忆能力，你看书记住了就得分了，没看书就很容易混淆。

所以秘书考证就测试而言，不一定你有很足的实践经验，你就一定能考过，如果你对考试内容不熟悉有时候也很难过关。

相反，你即使没有实战经验，如果能把书看熟，要通过也非难事。

这种题目难度不大，只要跟着划下重点记一下就可以了。

比较难的是需要理解的题目。

比如，

张勇的日工资是80元，2006年10月1日到7日，公司安排她加了7天班而且未补休，根据劳动法规定，公司除应向张某支付每日80元工资外，还应支付（A）加班费。

A800B560C1120D1360

【分析】国假加班工资应支付原工资的3倍，周末加班应支付原工资的2倍，所以，1-7号总工资为：

80*3*3+80*2*4=1360元，此题的陷阱一是很多考生没有把两个时间段不同的工资标准区分开；二是在它不是问你总额是多少，而是除去正常支付工资外还应补发多少，所以还要用总额减去已付工资，即1360—-80*7=800元。

这种题目光记书本是没用的，还要真正理解相关规定之后加以应用才能解题。

第二套试卷：

（1）案例分析：

50分。

一般是两个题目。

播放两段录像，然后在录像中找出正确和错误之处。

【分析】这个题目看似很难，其实是技巧最多的一个题目。

因为这个题目有很多共性几乎是放之四海而皆准的。

不论看哪段录像，都可以从这些点入手，比如

（1）看秘书的着装，看是否着职业装

（2）办公桌是否整洁、信函要分类放置（3）在打电话时，注意：

①电话要在铃响三声内接电话②要用礼貌用语，如您好等？

③上班时间不得占用电话聊天（4）保密：

①不能对好朋友泄密②不能为了炫耀，泄密③不能因为老板炒你，赌气泄密。

这些要素都可以在答卷中体现出来，而且错误之处不需要改正，只要指出来就可以了。

当然，结合不同的场景还会涵盖更多的考点。

比如关于商务活动中的签字仪式注意：

迎客：

秘书在大门口迎接，领导在会议室等待迎接；客人应坐在右边；签字厅应整洁干净；签字桌应为长桌，桌布应为绿色；实现应准备好签字用具：

如合同文本、签字笔、吸墨器等等。

这就需要结合具体章节再具体阐述了。

（2）工作实务：

50分。

一般是3个题目。

【分析】这个题目主要考查的就是综合运用知识能力和分析问题的能力了。

如果说选择题还可以猜一下的话，这个题目就是考真本事的了。

因为阅卷一般采取采点记分，所以字数不一定多，但是关键点，关键字一定要点到。

比如，2006年的考卷上就有这样一道题。

便 条

高叶：

 为开源流，发挥员工的最大能力，公司准备调整目前人员的工作模式。

拟安排研发部门的一些科技人员在家工作，请分析在家工作模式的优缺点。

另外，请简要介绍目前在一些组织中运用的其他较新的工作模式以供参考。

                                 总经理  苏明

                                      2007年3月5日

答案是：

1、在家工作模式优缺点

（1）在家工作模式含义：

指人们在家中执行企业或团队交给的工作和任务，通常减少在在的工作时数，而增加在家里的工作时数。

（2’）

（2）优点：

节省办公室的空间和资金；能把往返于办公室花费的时间用在工作上；有更大的灵活性安排管理自己的时间，安排工作与生活；减少高峰期交通拥挤，减少交通污染；工作人员也能减少交通费用。

（3’）

（3）缺点：

需投资计算机和电话给工作人员，以保持联系和能在家中开展工作；有的家庭环境嘈杂，缺乏适宜的办公环境和位置，工作难集中注意力；组织更加难以监督、管理和控制工作人员的工作；同事之间业务交流和情感交流减少，团队意识减弱，会感到寂寞；与专业人员和社会联系也减少。

（3’）

2、其他工作模式

（1）弹性时间工作模式：

在灵活的体制下允许员工对一天工作起止时间弹性化并积累计算总工作时间的一种方法。

（1’）

（2）远程工作模式：

指通过电话或计算机等现代工具在异地接受指令完成组织交给的工作的方法。

这些人员可以在家工作，也可以在当地的工作间工作，还可以组成本地团队，设立主管与总部保持联系。

（1’）

（3）虚拟办公模式：

通过电话和计算机等现代工具和技术使所有任务能在一个虚拟的环境中执行，同时，管理者也在虚拟环境下对员工的工作进行管理的一种工作模式。

（1’）

（4）兼职工作：

是指一人在多家企业或单位兼职，充分发挥其专业技能，其兼职的组织与其协商好兼职的期限、任务、费用，并以合同确立的工作模式。

（1’）

（5）定期合同制工作模式：

是指为完成某项任务聘用一些专门技术人员，并制定合同时确其权利和义务，直到完成项目的工作模式。

有的还采用承包一项特定任务的形式。

（1’）

（6）交替工作模式：

常由两人共同承担一项任务，每人工作一部分时间，但必须有段重叠的工作时间以交换信息，商议工作进度，共同完成工作。

（1’）

（7）临时办公桌形式：

由于在家工作、远程工作、弹性时间工作及兼职工作人员没有或不需要有固定的办公桌，来到企业工作时临时安排空闲的工作位置办公。

工作人员没有固定的办公桌，文件和信息存放在计算机网络中，书面文件存放在存储间的一辆小推车上，当他们来工作时，领取手推车，然后使用企业中一个空闲的工作位置。

（1’）

【分析】这种题目不一定要死记硬背，关键是理解之后能够内化为自己的语言表述出来，这样就会减轻记忆负担。

比如远程工作模式，它的概念你可能不能一字不差的背下来，但是只要你知道有这个点，顾名思义，远程工作肯定是不需要在固定场所工作，而是可以通过电话、电脑等方式远距离办公。

只要答到这个点也就得分了。

一、道德常识 

（一）、道德概念 

道德是处理人和人之间，个人与社会之间，个人与自然之间各种关系的一种特殊的行为规范。

（二）、道德性质 

1、道德是做人的根本。

2、道德是灵魂的力量、精神的支柱、事业成功的基础。

3、人生在世，最重要的两件事，一是学做人，一是学做事； 

（三）道德的作用 

道德是调节社会关系的重要手段。

（四）、道德规范与法律规范的区别与联系 

1、道德规范是做人的准则，法律规范是社会的准则 

2、道德规范比法律规范产生早，最终也将代替法律成为惟一的行为规范。

3、道德规范由社会舆论形成。

法律规范由国家制定。

4、两者作用范围不同，道德规范对道德行为，产生作用，法律只对违法行为产生作用。

（五）德治与法治的关系 

1、德治和法治相辅相成，互相促进。

2、德治与法治有相互重叠的成分。

3、德治与法治有相互转换与相互作用的关系。

二、公民基本道德规范的5项内容 

1、爱国守法 

2、明礼诚信 

3、团结友爱 

4、勤俭自强 

5、敬业奉献 

三、现代社会需要增强的5种意识 

1、自主意识 

2、竞争意识 

3、效率意识 

4、民主法律意识 

5、开拓创新意识 

四、公民道德5项基本要求 

爱祖国、爱人民、爱劳动、爱科学、爱社会主义。

五、社会主义道德的核心、原则、重点、着力点 

社会主义道德的核心是为人民服务； 

社会主义道德的原则是集体主义； 

社会主义道德的重点是诚实守信； 

社会主义道德的着力点是社会公德、职业道德、家庭美德。

六、职业道德与企业文化的关系 

1、职业道德在企业文化中占有重要作用（或职业道德是企业文化的重要内容之一） 

2、职业道德是增强企业凝聚力的手段。

3、职业道德可以增强企业竞争力。

七、企业文化的性质 

企业文化是企业的经营之道、企业精神、企业价值观、企业目标、企业作风、企业礼俗、员工科学文化素质、职业道德、企业环境、企业规章制度以及企业形象的总和。

八、职业道德与个人的关系 

1、职业道德是个人事业成功的重要条件。

2、每一个成功者都有职业道德。

3、职业道德是人格的一面镜子。

4、职业道德反映个人整体道德素质。

5、提高职业道德水平是人格升华最重要的途径。

九、个人道德素质的内容 

道德认识、道德情感、道德意志、道德行为。

十、道德的内容 

文明礼貌、爱岗敬业、诚实守信、办事公道、勤俭节约、遵纪守法、团结互助、开拓创新、道德修养。

十一、文明礼貌四项标准 

仪表端庄、语言规范、举止得体、待人热情。

十二、爱岗敬业的要求 

1、树立职业理想 

2、强化职业责任 

3、提高职业技能 

十三、诚实守信的要求 

1、忠诚所属企业 

2、维护企业信誉 

3、保守企业秘密 

十四、办事公道的要求 

1、坚持真理 

2、公私分明 

3、公平公正 

4、光明磊落 

十五、勤劳节俭的作用 

1、有利于防止腐败 

2、有利于促进效率提高 

3、有利于降低生产成本 

4、有利于可持续发展 

十六、团结互助的要求 

1、平等尊重 

2、顾全大局 

3、互相学习 

4、加强协作 

十七、开拓创新的有关表述 

1、开拓创新是时代的需要 

2、要有创新意识和科学思维 

3、要有坚定信心和意志。

十八、开拓创新的作用 

1、促进优质高效； 

2、促进服务争先； 

3、促进效率看好； 

4、促进事业发展； 

5、促进竞争取胜； 

6、促进个人成功。

（1·1）

第一章会议管理

本章概述：

本章主要阐明了三级秘书应掌握的会务管理技巧。

一、会前拟订会议筹备方案和应急方案，检查、审核会议状况并及时与领导沟通；二、会中对会议进展、经费使用的监督及对突发事件的处理；三、会后对会议的评估与总结等。

本章在两套试卷中大致占50分。

第一节会前筹备

一、会议筹备方案的拟定

（一）会议筹备方案的内容

1、确定会议的主题与议题

会议的主题是指关于会议要研究的问题、要达到的目的。

议题是对会议主题的细化。

比如,议题一:

讨论下半年销售计划；议题二：

讨论下半年人事计划等。

确定会议主题、议题的要素有3点：

一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。

例：

 确定会议的主题与议题应不包括（B　）。

A.有切实的依据B.考虑社会热点问题

C.结合本单位实际D.要有明确的目的

例：

会议的议题根据实际情况一般可以（）。

A．合并议题

B．撤销议题

C．精简议题

D．临时改变议题

【答案】C

【解析】拟订会议方案是秘书的重要工作内容之一。

会议主题是指关于会议要研究的问题、达到的目的。

确定主题的主要方法：

一是要有切实的依据；二是必须是结合本单位的实际；三是要有明确的目的。

议题是对会议主题的细化，所以议题根据实际情况可以精简议题。

2、确定会议的名称

有些会议的名称是固定的，如董事会等；有些会议的名称是不固定的，应根据会议的议题或主题来确定，有的名称中还可以包括时间、范围等因素。

如“天地公司2005年全体员工总结大会”。

3、确定会议的议程

例：

上午：

培训部总监发言

生产部总监发言

下午：

分组讨论

总经理做总结报告

4、确定会议的时间和地点

会议时间：

开始时间、结束时间、每项议程的时间。

注意效率，考虑领导情况。

会议地点：

具体详细，如“北京国际会展中心6层603会议室。

5、确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要。

（投影仪、电脑、录音笔等等）

6、确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作。

（包括会议通知、领导发言稿、工作报告等所有会议的书面材料）

7、确定会议与会代表的组成。

8、确定会议经费预算。

（文件资料费；邮电通讯费；会议设备和用品费；会议场所租用费；会议办公费；宣传交际费；住宿补贴费；会议伙食补贴费；交通费；不可预见的临时开支）

9、确定会议住宿和餐饮安排。

10、确定会议的筹备机构，大型会议需要确定筹备机构与人员分工。

（材料组、后勤组、财务组等）

考点可能出题：

例1：

多选

秘书人员应根据会议筹备方案的内容，在会前确定（ABCD）

A会议的主题和议题B确定会议的名称

C确定会议的时间和地点D确定会议的经费预算

例2：

工作实务题

“李宁”公司要在长沙举行2009年度新款冬装产品推介会，天地商务中心承办了这次活动。

你是该公司的宣传部经理，请你撰写一份构思新颖、考虑周全、预算合理、让领导和服装厂家都满意的会议策划书。

【分析】这种题目就需要考生运用知识综合分析、解决问题。

（可参照P7的示例分析操作）

（1·2）

（二）电话会议及视频会议知识

1、电话会议

1）含义（了解）

电话会议是利用程控电话的“会议电话”功能召集不同地点的人员举行会议。

任何电话用户只要申请并开通了“会议电话”的服务功能，就可以随时召开电话会议。

电话会议适用于规模不大、办公地点相对集中的企业。

2） 电话会议的交流的特点（可出多选题或单选题）

（1）电话会议方便灵活准备时间短，回复迅速，是电子通信会议中花费最少的。

（优点）

（2）电话会议缺少身体语言，难以进行互动交流，而且缺少文本，难以传递大量细节信息（缺点）

（3） 为了提高电话会议的效率可以搭配使用其他通信方式，增进信息的传输与交流。

（辅助方式）

D． 电话会议适用于分公司不远、规模不大的企业。

（适用范围）

3）电话会议信息工作的要求（了解）

（1） 准确发出开会信息

（2） 认真分发会议书面信息材料

（3） 合理安排会场信息传输设备

（4） 按时接通电话

（5） 互相通报出席情况。

（6）做好会议记录。

（用录音电话系统记录会议信息）

例：

电话会议是一种以语言交流为手段的会议形式，无法实现文字的同步传输，因此需要（D）

A.派出人员具体组织安排B.配置视频设备C.做好会议报到工作

D.提前做好会议书面信息的分发工作

2、视频会议

1）含义（了解）

视频会议是利用通信网络传递图像和声音信号的一种现代化会议方式。

适用于布置重要工作、宣布重大决定。

2）特点（视频会议属于同步会议）

（1） 实现了声音和图像同时传递

（2）打破了空间的限制

（3） 节省时间、费用。

（4）交流效果较好

（5）视频会议局限，准备时间较长，投入成本高，交流不够深入广泛

例：

视频会议的特点不包括（C）

A.实现声音与图像同时传送B.节省时间、费用

C.形成广泛的间接沟通D.打破了空间限制

3） 视频会议信息工作的要求

（1）发出开会信息

（2）分发文件信息资料

（3）布置会场

（4）设置与检查会场信息传输设备

（5）做好会议信息准备

（6）采用先集中后分散的形式。

（7）汇总情况信息

3.远程会议筹备方案的特点（重点）　　

1） 远程会议具有节省时间和金钱，与电话服务机构商定使用录音的形式做永久记录，交流更加直接与简短的优点。

2） 远程会议筹备方案拟定时，应先预先了解提供电信会议服务公司的服务要求，并提前将开会内容告知电信公司。

3） 会议材料及会议程序必须尽量寄给与会人员

4） 要有专人负责检查远程会议设备

考点可能出题：

可出多选题、录像题、实务操作题

例1：

远程会议实现了（）进行会议的交流和沟通。

A.异时  B.异种  C.异地  D.异向 E.异常

答案：

AC

分析：

远程会议特点之打破时空界限，所以实现异时异地进行交流和沟通。

例2：

录像题：

可以摄录一次远程会议的过程，然后提问。

如，是否把 会议材料及会议程序寄给了所有与会人员，是否有专人负责检查远程会议设备等。

例3：

实务操作题：

如请向经理阐释远程会议的特点

例4：

在召开远程会议时，应首先考虑的是（A）

A.技术要求、保密要求

B.省时、省力

C.交通不便

D.互动性强

例5：

远程工作模式的人（AC）

A.企业监督管理困难

B.需要企业投资工作设备

C.缺少同事间联系和团队合作

D.不属于企业员工

例:

视频会议设备要求较高，要保证既能将主会场的画面和声音传给各分会场，又能把各分会场的信息反馈给主会场。

会场内必须配备（A）

A远程电话

B高速传真机

C复印机

D同声传译

（三）会务机构的分工

会务组：

负责会务组织、会场布置、会议接待签到个会议的组织、协调工作。

秘书组：

负责你写会议方案，准备各种会议文件和资料，做好会议记录，编写会议纪要、简报等。

接待组：

负责生活服务、交通疏导、医疗服务等工作。

宣传组：

负责会议的录音录像、娱乐活动、照相服务和对外宣传报道。

财务组：

负责会议经费的统筹使用和收费、付账工作。

保卫组：

负责防火、防盗、人身安全和财务安全、保密工作。

例：

小张在负责给与会代表照相时发现相机出了故障，这种问题应由哪个部门承担责任（C）

A.会务组B.秘书组C.宣传组D.接待组

2．会议接待组工作的重点应放在（）。

A．会议生活服务

B．收费结算

C．宣传娱乐

D．医疗交通

【答案】AD

【解析】大中型会议的筹备和服务工作，不可能靠一两个人完成，这就需要组建会议筹备机构，一般来讲，会务筹备机构包括会务组、秘书组、接待组、宣传组、财务组、保卫组，各组分工明确，互相协调。

接待组负责生活服务、交通疏导、医疗服务等工作。

会务机构分工的要求（选择题，了解即可）

1）根据会议规模和类型组织人员队伍

2）会务机构分工明确，责任到人

3）加强协调，定期沟通

（四）会议筹备方案的制定程序（选择题，了解即可）

1）组建会议筹备委员会

2）分成筹备小组

3）形成筹备方案

4）领导审核方案

（五）会前准备工作的基本要求（选择题，了解即可）

1）充分

2）周密

3）安全

（六）会议筹备方案与会议策划方案的区别与联系

会议策划方案一般包含会议筹备方案和会议预算方案。

区别：

会议策划是对会议做整体的计划，涉及到参与举办会议的各个部门和各种关系，由策划人将各种关系和矛盾调整统一，最后形成一套合理可行的方案和流程。

会议预算则可以理解为将该策划方案数字化的过程。

联系：

会议策划的每一个环节和项目都要与会议的预算项目一一对应。

策划为预算提供了方向，预算为策划方案提供了资金的保证。

会议预算与会议策划是相辅相成的关系。

（七）会议座位安排的方法

1．较大型会场的座次安排

会场座位布局摆放可以有多种形式或形状，较大型的会场，一般在礼堂、会堂、体育场馆举行，可采取大小方形和半圆形。

例：

涉及三方以上代表的谈判，会场一般采用（C）。

（A）方拱型、正方型（B）圆型、马蹄型

（C）正方型、圆型（D）正方型、马圆型

2.中小型会议的座次安排

一些中小型的办公会、专题会、研讨会一般在会议室、会议厅或临时设置的会客室进行，可摆放成方拱形、半月形、椭圆形、圆形、长方形和T字形等

3.主席台座次的安排

1）依职务的高低和选举的结果安排座次。

职务最高者居中，然后按先左后右、由前至后的顺序依次排列。

2）为工作便利起见，会议主持人有时需在前排的边座就座，有时可按职务顺序就座。

3）在主席台的桌上，于每个座位的左侧放置姓名台签。

二、检查会务的筹备情况（可能出案例录像题）

1．会务筹备情况检查的主要内容

1）会议准备是否充分（会期、会议规模、与会人员

2）会议期间能否排除各种干扰（关闭手机或调成振动）

3）环境条件与用品准备（会议舒适度、茶水、文具）

4）文件材料的准备情况（文件名称、份数、编号）

5）会场布置情况的检查（与会议议题相适宜。

会场布置是否与会议议题相适应，会标是否端庄醒目、主席台是否按议定座次摆放，领导者名签安排是否妥当，旗帜、鲜花等烘托气氛的装饰物是否放置得体，音响、照明、通讯、录音、录像、通风、安全保卫等设备、措施是否完善。

）

6）会议保卫工作的检查（设备线路、运转及操作规范的安全可靠;消防设施齐全有效;防窃听装置灵敏高效;检查进出会场人员的身份，尽量不许与会议无关人员进入会场）

例：

 检查会场布置的情况应注意的方面是（C ）。

A、会标是否庄严醒目

B、领导者名签安排是否妥当

C、投票设施是否完善

D、旗帜、鲜花等烘托气氛的装饰物是否放置得体

例：

内部小型会议的必备用品是（A）

A.文具、茶具B.交通工具C.台签D.投票箱

例：

对视频会议的会场布置要求有（A）

A.一台摄像机B.主会场和分会场都悬挂会标

C.摆放鲜花D.采用自然光.

2．会务筹备情况检查结果的形式

1）书面形式

2）口头形式

3）协调会形式

例：

会场布置情况的检查一般不采用（B）

A.口头形式B.座谈会形式C书面形式D.协调会形式

3.会务筹备情况检查的方法

1）听取会议筹备人员的汇报

2）会前现场检查

例：

会议筹备时不可以（D）

（A）合并议题（B）改变分组的名单

（C）改变讨论的范围（D）完全改变议题

例：

会议分组讨论，一般事先不需要明确（C）

（A）分组的意义（B）分组的名单

（C）服务人员协调（D）记录的人员

例：

在会议进行中间，秘书应做好（A）的工作。

（A）清