商务信函信头格式.docx

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商务信函信头格式

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商务信函信头格式

　　篇一：

商务信函的格式和范文

　　商务信函的格式和范文

　　商务信函属于商务礼仪文书范畴，是指企业与企业之间，在各种商务场合或商务往来过程中所使用的简便书信。

其主要作用是在商务活动中用来建立经贸关系、传递商务信息、联系商务事宜、沟通和洽商产销；询问和答复问题、处理具体交易事项。

其种类包括联系函、推销函、订购函、确认函、索赔函等多种。

　　文种特性

　　〔一）语气口语性

　　每一封商务信函的往来都是不同的企业之间或者企业领导者彼此之间的一种情感交流。

人都是感性的，所以商务信函更多地体现了感性的一面。

而不是人们想象的商务信函应该用一种特殊的“生意腔”，信函读起来使人感到非常热情、友好，就像朋友之间的谈话那样简单、自然、人性化。

无论是歉意的道歉函，还是善意的劝说函，或者购买函，完全可以通过信函中的语气、语调来表现。

（二）内容直接性

　　企业每天都要阅读大量信函文件。

商务信函不需要用华丽的词句。

所以，商务信函要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。

用简洁朴实的语言来写信函，使信函读起来简单、清楚、容易理解。

当涉及数据或者具体的信息时，如时间、地点、价格、货号，等等，要用语精确，使交流的内容更加清楚，这更有助于加快商务活动的进程。

　　（三）态度真诚性

　　商务信函要能够充分体现真诚、礼貌。

不管说什么，都要带着诚意去说。

把写好的商务信函拿起来读一遍，确保如果此时对方正在电话中与你通话，他一定能够感受到你的自然、真诚和礼貌。

这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语，而是体现了一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。

　　（四）主旨单一性

　　商务信函具有纯粹的业务性，一般要求专文专事，内容集中单一，围绕公务，突出主旨。

　　（五）格式规范性

　　商务信函结构类似于一般的书信，有称呼、有正文、有署名。

外贸商务函、电的写作则必须依照国际惯例，用英语或对方国家所使用的语言书写，在文法和书写格式上也要符合对方的语言规范和习惯。

　　（六）地位平等性

　　商务信函是两个平等法人之间的往来文书，反映双方平等、互惠互利的关系。

商务信函的写作应相互尊重，以礼相待。

　　（七）要求时限性

　　商务信函是在商务活动的每个环节中形成的，每封信函都是一定时限内的双方意愿的明确表达。

因此，接收对方的信函后必须及时回复。

目前，信函的传递越来越多地使用图文传真、电子邮件等快速传递形式，以适应这一特点的需要。

　　商务信函一般由三部分组成：

信头、正文、信尾。

（一）信头

　　信头即信函的开头，由发信人名称及地址、标题、函号、称谓、收信人地址和单位等组成。

1发信人名称及地址

　　发信人名称及地址一般写明发信人企业单位名称及详细地址。

还包括电话号码、电报挂号、专用电码、电传、传真、网址等商务联系信息。

　　2．标题

　　作为商务信函，它与一般的普通信件不同，只要不是企业单位个人与个人之间的交流，商务信函一般可以有标题。

标题位置在信文首页卜方，居中书写，其内容是标明事由。

事由要求

　　概括出函件的主旨、中心，使收信人通过标题就对信文的主要内容有大致的了解。

常见的商务信函标题有以下两种形式：

（1）由事由加文种名称“函”构成，如“关于要求承付打印机货款的函”、“推销函”、“订购函”、“索赔函”等。

（2）先写“事由”二字，加冒号提示，然后直接标写该信函的内容，如“事由：

机动车索赔”。

3函号

　　函号即编号，分为对方编号和己方编号。

在外贸业务信函的信头上注明编号，可保证信函便于管理和查阅。

　　函号位置一般出现在标题右下方或信头的左上方。

常见的有两种形式：

一是仿效行政公文发文字号的格式，采用“x函〔xxxx〕x号”或（xxxx）“函第x号”的形式；二是采用直接编号的形式，如“第x号”。

　　4称谓

　　称谓是对收信人或收信单位的称呼，一般写受文者的尊称，这是商务信函必须的一项。

其位置一般在标题或函号的左下方，单独占行，顶格书写，后面用冒号。

书写时有以下两种称谓：

（1）泛指尊称。

“尊敬的”后加称谓并加冒号，如“尊敬的先生”、“尊敬的女士”等。

尊称中可以使用职务，如“尊敬的办公室主任”、“尊敬的财务部部长”、“尊敬的销售部经理”等。

（2）具体称谓。

即具体指名道姓的尊称。

在姓名后面加称谓语。

这类称谓一般用于写信人与收信人彼此认识或者非常熟悉的情况。

因为这种称谓能够体现写信人与收信人之间的情感与密切关系。

称谓可用泛称中的“先生”、“女士”等，也可以使用职务，如“尊敬的办公室石主任”、“尊敬的财务部张部长”、“尊敬的销售部王经理”等。

　　5．收信人地址、单位

　　收信人地址、单位要写明收信人企业单位名称及详细地址。

（二）正文

　　正文是商务信函的主体，叙述商务往来联系的实质问题。

正文写作要求内容单纯，一文一事，文字简明，事实有据，行文礼貌。

　　1问候语

　　问候语也即应酬语或客气语。

开头的问候语是商务信函必不可少的，即发信人对收信人打招呼的礼貌问候语。

一般用一两句尊敬的客气话表示，如“您好”,“近来生意可好，效益颇高”等。

如果是初次联系，可使用“久仰大名，未亲雅教”等词语。

如果是回函，可使用“惠书敬悉，不胜感激”等词语表示感谢来函。

　　2主体

　　主体是商务信函正文的核心内容，是发信人要说明的事项。

不同的商务信函的内容是不同的。

一般包括以下两个内容：

　　（l说明发函缘由。

直截了当、简明扼要地说明发函的目的、根据、原因等内容；复函则要引叙对方来函要点，以示复函的针对性。

（2）说明发函事项。

主体表达信函的中心内容，一般是根据发函缘由详细地陈述具体事项，或是针对所要商洽的问题或联系事项，阐明自己的意见。

要求语气要平和，问题要明确，事实要清楚，表达要明白。

如商洽函的正文主体包括商洽缘由、商洽内容、意愿要求三部分；询问函的正文主体包括询问缘由、询问事项两部分；答复函的正文主体包括答复缘由、答复内容两部分；商品报价函的正文主体包括产品的价格、结算方式、发货期、产品规格、可供数量、产品包装、运输方式等。

　　如果正文主体内容简单，逻辑上可采用篇、段合一式结构，如果正文主体内容较多，逻辑上可采用分段式结构。

　　3结尾语

　　正文结束以后，一般用精练的语言将主体所叙之事加以简单概括，并提出本函的有关要求，强调发函的日的。

如请求函的结尾语是“拜托之事，承望协助解决为盼”，希望回函的结尾语是“不吝赐函，静候佳音”等。

结尾语视发信人与收信人的关系以及信函的内容而定，要求恰当得体。

　　（三）信尾

　　信尾部分包括四部分内容。

　　1祝颂语

　　所有的商务信函都要写明祝颂语。

祝颂语分为祝者自身的请候语和收信人的安好语两部分：

（1）请候语，在正文结束后空两格书写。

常用的有“敬祝”、“顺颂”、“恭祝”

　　等。

（2）安好语，一定另起一行顶格书写，以表示对对方的尊重。

常用的安好语有“商棋”、“金安”、“生意兴隆”等。

　　2签署

　　签署即发信人的署名或签名、用印。

商务信函的署名可根据企业的要求或发信人的意见而定。

有的企业署名以单位名称加盖印章的方式；有的企业要求发信人直接签名，以示对信函的内容负责。

个人签名一定要由发信人亲手所签。

　　3日期

　　日期一般是发信具体时间。

商务信函因为涉及商务业务往来，务必写明发信日期。

一般采用以下三种形式：

（1）公文日期形式。

即在信函签署下方用汉字小写写明发信日期，如xxxx年八月十八日。

（2）阿拉伯数字形式。

即在信函签署下方用阿拉伯数字写明发信日期，如20XX年8月18日。

　　（3）国际标准简写法形式。

即在信函签署下方用阿拉伯数字标记年、月、日，在一位数的月、日前加“0"，如20XX年08月18日。

　　无论哪种写法，日期务必写全，以便存档备查。

如20XX年08月08日，不能写成“08年08月08日”。

　　4附件

　　附件是随函附发的有关材料，如报价单、发票、确认书、单据等。

如果需要标注附件的，在信函签署的下方可以标注附件。

如果附件是两个以上的，要分别标注附件一、附件二等。

　　范文：

　　道歉函

　　xx市兴达贸易有限公司：

　　贵公司20xx年x月x日函收悉。

函中所诉20xx年1月7日《购买电脑桌合同》中，所收的35套黄花牌电脑桌部分出现接口破裂一事，深表歉意，此事已引起我方高度重视，现已就此事进行调查。

　　经有关邵门查实：

我厂生产的xxxx型黄花牌电脑桌，出厂时，经质检部门检验全部为优质产品。

函中所提的部分电脑桌出现接口破裂，是由于我方工人在出仓时搬运不懊造成的。

衬贵公司的损失，我公司再次深表歉意，并请贵公司尽快提供电脑桌受损的详细数字及破损程度，以及公证人证明和检验证明书，我介司将以最快的速度按实际损失给予无条件赔偿。

对此，我们将引以为戒，查找工作中存在的问题和不足，制仃改正措施杜绝此类事件的发生。

希望能够得到责公司谅解，继续保持良好的贸易往来关系。

　　候复

　　xx市光明家具有限公司

　　20xx年8月9日

　　本文来源于：

http:

///article/sort07/sort053/info-3417.html

　　篇二：

商务信函的书信格式

　　商务信函的书信格式

　　1.thetoppartofabusinessletter

　　日期：

date:

23decemberxx

　　地址：

mr.jamesgreen

　　salesmanager

　　bbbplc

　　55-60oldst,londone66hg

　　称谓：

dearmr.green（deargentlemen,dearsir,dearsirs,dearmadam）

　　2.thebodypartofabusinessletter

　　标题（可以不要）

　　正文

　　3.lookatthetwoendingsofbusinessletterbelow.noticetheusefulphrasesthatareusedintheseletters.

（1）pleaseletmeknowifthisisconvenience.

　　ilookforwardtohearingfromyou.

　　bestwishes

　　yourssincerely,

　　（signature）

　　ms.gillianjanes

　　personnelnanager

（2）pleasephoneustoconfirmthedetails.welookforwardtoreceivingyourcomments.yoursfaithfully

　　（signature）

　　forms.gillianjones

　　personnelmanager

　　篇三：

常用商务信函及格式

　　常用商务信函及格式

　　你知道怎样写英文信函信头吗？

　　英文信函的信头也称信端，其内容包括发件公司的名称、标志、通信地址、电话号码、传真号、电子邮箱等。

书写信头的目的是为了方便收件人了解信函来自何处，并为回复提供联系方式。

　　很多公司都会印制带信头的信纸。

一般来说，人们喜欢将简单的信头放在信纸上端居中，将复杂的信头放在信纸的右侧或上下两端。

在使用这种信纸打印信函时，一定要注意为信头留出足够的空间。

　　对于私人商务信函，如求职信等，信头通常写在信纸的右上方。

　　如果信函的长度超过两页，那么从第2页开始就不再需要信头了，只需写上页码、收件人姓名及日期。

　　英文地址的书写和中文地址的书写有很大区别，应遵循从小到大的原则。

特别值得注意的是，地址中的标点符号需正确使用。

当前的习惯做法是，行末一般不加标点符号，但行中间该加标点的地方，还是不应省略。

门牌号码与街道名称之间不加标点，但是在城市与国家名称之间必须用逗号分开。

　　一、介绍信

　　1.Dearmr/ms,

　　ThisistointroducemrFrankJones,ournewmarketingspecialistwhowillbeinLondonfromApril5tomidAprilonbusiness.weshallappreciateanyhelpyoucangivemrJonesandwillalwaysbehappytoreciprocate.

　　Yoursfaithfully

　　尊敬的先生/小姐，

　　现向您推荐我们的市场专家弗兰克·琼斯先生。

他将因公务在4月15日到4月中旬期间停留伦敦。

我们将非常感谢您向琼斯先生提供的任何帮助，并非常高兴施以回报。

　　您诚挚的

　　2.Dearmr/ms,

　　wearepleasedtointroducemrwang,ourimportmanagerofTextilesDepartment.mrwangisspendingthreeweeksinyourcitytodevelopourbusinesswithchiefmanufacturesandtomakepurchasesofdecorativefabricsforthecomingseason.weshallbemostgratefulifyouwillintroducehimtoreliablemanufacturersandgivehimanyhelporadvicehemayneed.Yourfaithfully

　　尊敬的先生/小姐，

　　我们非常高兴向您介绍我们纺织部的进口经理王先生。

王先生将在你市度过三周，他要与主要的生产厂家拓展商务并为下一季度采购装饰织品。

如能介绍他给可靠的生产厂家，向他提供所需的任何帮助或建议，我们将不胜感谢。

您诚挚的

　　二、感谢信

　　Dearmr/ms,

　　ThankyouforyourletterofJune4,enclosinganaccountoftheorganizationandworkofyourchamberofcommerceandIndustry.weareverygratefulforsuchadetailedaccountofyouractivities.Thisinformationiscertaintohelpincreaseourfuturecooperation.

　　Yoursfaithfully

　　尊敬的先生/小姐，

　　谢谢您六月四日的来信及随信附上的说明书，该说明书描述了你们工商总会的工作与组织结构。

对给我们一个你们活动如此详细的描述，我们表示非常感谢。

这一信息一定能帮助促进我们未来的合作。

　　你诚挚的

　　三、祝贺信

　　1.Dearmr/ms,

　　ontheoccasionofthe35thanniversaryofyournationalDay,pleaseacceptourheartiestcongratulations.maythetradeconnectionsbetweenourcountriescontinuetodevelopwitheachpassingday!

　　Yoursfaithfully

　　尊敬的先生/小姐，

　　值此国庆三十五周年之际，请接受我们最真诚的祝贺。

愿我们两国之间的贸易联系持续发展。

　　你诚挚的

　　2.Dearmrminister

　　AllowmetoconveymycongratulationsonyourpromotiontoministerofTrade.Iamdelightedthatmanyyearsserviceyouhavegiventoyourcountryshouldhavebeenrecognizedandappreciated.wewishyousuccessinyournewpostandlookforwardtoclosercooperationwithyouinthedevelopmentoftradebetweenourtwocountries.

　　sincerely

　　尊敬的部长先生，

　　请允许我向您升任贸易部长表示祝贺。

多年来你对国家的贡献被认可，欣赏，我非常高兴。

我们祝愿您在新的职位取得成功，期待我们两国在贸易发展上进一步合作。

　　诚挚的

　　四、回复信

　　Dearmr/ms,

　　Thankyouforyourletterconveyingcongratulationsonmyappointment.Iwishalsotothankyoufortheassistanceyouhavegivenmeinmyworkandlookforwardtobettercooperationinthefuture.

　　sincerely

　　尊敬的先生/小姐，

　　感谢你来信对我的任命表达的祝贺。

我也感谢您对我的工作给予的支持，并期望未来能有更好的合作。

　　诚挚的

　　五、邀请信与答复

　　1、邀请信

　　Dearmr/ms,

　　weshouldliketoinviteyourcorporationtoattendthe1997InternationalFairwhichwillbeheldfromApril29tomay4attheaboveaddress.FulldetailsontheFairwillbesentinaweek.welookforwardtohearingfromyousoon,andhopethatyouwillbeabletoattend.

　　Yoursfaithfully

　　尊敬的先生/小姐，

　　在上述地址，我们想请贵公司参加于四月二十九日到五月四日举办的1997国际商品交易会，关于交易会的详情我们一周内将寄给你。

希望不久能收到你的来信，并能来参加。

　　您诚挚的

　　2、肯定答复

　　Dearmr/ms,

　　Thankyouforyourletterofmarch20invitingourcorporationtoparticipateinthe1997InternationalFair.weareverypleasedtoacceptandwillplantodisplayourelectricalappliancesaswedidinpreviousyears.mrLiwillbeinyourcityfromApril2to7tomakespecificarrangementsandwouldverymuchappreciateyourassistance.Yoursfaithfully

　　尊敬的先生/小姐，

　　感谢三月二十八日来信邀请我们公司参加1997国际商品交易会。

我们乐于参加并计划展示我们前几年生产的电子设备。

李先生将于四月二日至七日去你市做具体安排，非常感谢你的协助。

　　你诚挚的

　　3、否定的答复

　　Dearmr/ms,

　　Thankyouverymuchforyourinvitationtoattendthe1997InternationlFair.Aswearegoingtoopenarepairshopinyourcityatthattime,wearesorrythatwe　　484c-9781-4611c8d9e142.jpg"style="max-width:

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shallnotbeabletocome.wehopetoseeyouonsomefutureoccasion.

　　Yoursfaithfully

　　尊敬的先生/小姐，

　　非常感谢您邀请我们参加1997国际商品交易会。

由于我们将于同一时间到你市新开一家维修店，非常抱歉我们不能前去。

希望以后在某些场合见到您。

　　您诚挚的

　　商务回信中的经典例句：

　　本公司断定我们所提供的货色优良,价格公道,感谢贵公司给我们一个机会,使我们的要求得以实现。

　　wearecertainthatweareofferingasoundarticleatpopularprice,andweshouldappreciateanopportunitytosubstantiateourclaims.

　　贵公司5月6日函悉,本公司无法承购贵公司开价的商品。

此复。

　　Inanswertoyourfavourofthe6thmay,weinformyouthatweareunabletotakethegoodsofferedbyyou.

　　关于贵公司所询麦麸一事,现可提供该货20吨。

　　Inanswertoyourinquiryforbran,weofferyou20tonsofthesame.

　　贵函收悉,此地商场仍保持平静。

　　Answeringtoyourletter,westatethatthemarketremainsquiet.

　　至今未复5月8日贵函,甚感歉疚,还望原谅。

　　Kindlyexcuseournotreplyingtoyourfavourofthe8thmayunitltoday.

　　本月8日贵函敬悉。

?

?

先生是位诚实可靠的人,特此告知。

　　Inresponsetoyourletterofthe8thinst.,Iampleasedtosaythatmr.?

?

isamanoftrustworthycharacter.

　　关于所询h.先生的情况,谨此高兴地告知,他是一位足以信赖的人。

　　Inresponsetoyourinquiryrespectingmr.h.,wehavepleasureinstatingthatheisathoroughlyreliableman.

　　关于s.公司的情况,我们特此欣然函复。

　　wearegladtoansweryourinquiryconcernings.我们不能提供贵公司特定的那种餐盘的报价。

　　Replyingtoyourinquiryofthe10thinst.,weareunabletoofferyouplatesofthesizeyouspecify.

　　贵函收悉,我们已将样品提交本公司的买方,特此奉告。

　　Inreplytoyourletter,wearepleasedtoinformyouthatwehaveshownthesampletoourbuyer.你方6月12日的来函收悉,兹寄去面额为150美元的支票一张,谨此奉复。

　　Inreplytoyoursof12thJune,Isendherewithacheque,valuing$150.